Zimbra Web Client User Guide Advanced Web Client

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Zimbra Collaboration 8.7

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Zimbra Collaboration 8.7 February 2016

Table of Contents

1

Setting Up Your Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Using Advanced and Standard Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Using the Touch Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Signing In and Signing Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Sign In . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Sign Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Choose a Default Client Version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 If Your Session Expires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Changing Your Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Navigating the Zimbra Web Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Use Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Use Browser Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Get Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Personalizing Your Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Change the Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Change Font and Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Change Your Default Time Zone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Change the Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Change Text Direction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Move the Reading Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Change the Pane Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Accessing External Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Add an External Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Set Up POP Behavior for Your Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Using Exchange Web Services (EWS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Clients Supported for EWS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Configure Mac Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Configure Mac Native Mail Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

2

Managing Your Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Customizing Your Mailbox Initial View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 View Email Messages by Conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Change the Message View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Using Zimlets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Enable or Disable a Zimlet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Using A Reading Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Turn Reading Pane On or Off . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Set the Reading Pane for Marked as Read Behavior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Changing How Often Your Account Checks for New Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Setting Desktop Alerts For New Email Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Moving Less Important Mail Out of the Inbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Automatically Forwarding Messages You Receive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Receiving New Mail Notification to Another Email Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Marking Multiple Messages for the Same Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Delete more than one message at once . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Tag more than one message at once . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Print more than one message at once . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Forward more than one message at once . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Moving Email Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Sorting Messages in the Content Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Group Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Removing Spam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Mark Email as Spam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Mark Email as Not Spam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Empty the Junk Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Spam Mail Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Maintaining a Trusted Addresses List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Finding the Origin of an Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Managing Your Account Quota . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Reduce the Size of Your Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Folder Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Setting Up an Out of Office Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Subscribing to RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Reading Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Read a Message in Conversation View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Read a Message in Single Message View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Mark a Message or Conversation as Unread . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Opening Attachments to an Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 View Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Remove Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Preview Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 View Attachments as HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Displaying Messages in HTML Format or Plain Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Set Message Display Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Turn Off Preference to Display Images in Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 How Address Bubbles Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Returning Read Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Printing an Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Print a conversation (all messages) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Print one message in a conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Deleting a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Empty Your Trash Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Recover Items Purged from Trash . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Assigning Retention Policies to Email Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

3

Composing and Sending Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Composing a New Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Addressing a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Use Automatic Address Completion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Adding Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Add an Attachment to a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Add Attachments Using Drag and Drop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Removing an Attachment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Using Signatures Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Using Other Account Identities When You Send an Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Add Personas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Delegate Others to Send Messages on Your Behalf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Delegate Send Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Sending Email on Behalf of Someone Else . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Customizing Your Options for Composing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Using HTML to Compose Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Request a Return Receipt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Save a Message as a Draft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Mark the Priority Level of a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Spell Check a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Adding Words to the Spell Dictionary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Spell Check All Messages Before They are Sent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Replying to Email Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Reply to a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Set Preferences for Email Replies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Forwarding Email Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Forward an Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Forward a Message as the Originator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Forward a Message as a Redirected Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Set Preferences for Forwarded Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Undeliverable Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

4

Working with Email Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Setting Up Filter Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Filter Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Filter Rule Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Creating a Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Create a Filter from an Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Create a Filter for Calendar Invitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Viewing Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 View Existing Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Change Filter Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Applying a Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Apply a Filter to a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Editing a Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Making a Filter Active or Inactive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Setting Up an Activity Stream Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Set Up an Activity Stream Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Move Messages Into the Activity Stream Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Move Messages Out of the Activity Stream Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Filtering Using Wildcards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Asterisk (*) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Question mark (?) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Escape character is Slash: \ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Setting Up Filters Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Example of Sorting Incoming Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Example of Using the Activity Stream Filter and Adding Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . 62 Example of Adding an Exception to Your Activity Stream Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

5

Organizing Your Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Using Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Create a Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Rename a Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Delete a Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Using Tags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Create a Tag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Assign a Tag to an Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Remove a Tag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Display Messages with a Specific Tag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Search for Items by Tag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Change a Tag Color . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Rename a Tag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Delete a Tag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Using Flags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Flag a Message or Conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Remove a Flag from a Message or Conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

6

Using Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Adding Contacts to an Contact List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Add a New Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Add a New Contact from an Existing Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Automatically Add Contacts to Emailed Contacts List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Viewing Contacts in Your Contact Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Check if an Email Address is in Your Contacts List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Creating a Contact Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Creating a Contact Group from a Contacts List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Adding Members to an Existing Contact Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Moving a Contact to Another Contact List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Editing Contact Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Forwarding Contact Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Printing a Contact Name or Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Deleting Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Importing a Contact List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Exporting a Contact List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Managing Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Create a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 View a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Modify a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Unsubscribe from a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Subscribing to a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

7

Working with Calendars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Set Your Default Calendar View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Create a Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Organize your Calendars into Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Add Color to a Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 View Multiple Calendars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 View Calendar Activities in a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Display All Day Appointments in Your Work Week View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Displaying Your Free/Busy Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Send Your Free/Busy Status to Others . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Other Calendar Preferences to Configure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Set Up Your Calendar as a Private Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Automatically Add Received Appointments to Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Import Your iCal Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Export Your iCal Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Adding an iCalendar From an Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Adding External Calendars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Printing a Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Deleting a Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

8

Scheduling Appointments, Meetings, and Events . . . . . . . . . . . . . . 89

Creating an Appointment Quickly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Quick Appointments from the Mini Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Configure Your Default Meeting Duration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Creating a Meeting from the Appointment Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Send Invites to Attendees in Different Time Zones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Using the Scheduling Tool to Set Location Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Using the Scheduling Tool to Find Attendee Availability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 View Availability in the Mini-Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Scheduling Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Scheduling an All-Day Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Move All Day Events to a New Day . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Creating an Appointment from an Existing Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Scheduling an Appointment Within an Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Using Email Messages to Set Up Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Create a Meeting Request From a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Changing an Appointment or Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Resend an Meeting Invitation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Cancelling a Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Delete One Meeting in a Series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Delete All Meetings in a Series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Receiving a Permission Denied Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Printing an Appointment or Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Responding to a Meeting Invitation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Hide Declined Meetings in Your Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Forward a Meeting Invite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Show Reminders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

9

Using Task Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Creating a Task List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Creating a Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Add a Task Quickly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Create a Detailed Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Viewing Tasks in the Reading Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Changing a Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Update a Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Mark a Task Complete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Moving a Task to Another List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Sorting Tasks within a Task List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Filtering Tasks by Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Deleting a Task or Task List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Delete a Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Delete a Task List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Printing a Task or Task List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Importing a Task Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Exporting a Task List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

10 Working in Briefcase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Creating Briefcase Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Adding Files to Your Briefcase Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Upload Files from Briefcase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Upload Email Attachments to Briefcase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Checking Out and Checking In Files to Briefcase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Managing Version Control of Files in Briefcase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 View Version History of a Briefcase File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Restore a Document to the Previous Version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Delete a Document from Briefcase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Rename a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Creating Documents in Briefcase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Format with the Rich-text Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Viewing Files in Briefcase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Working in Briefcase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Open Files in Briefcase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Move Files in Briefcase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Tag a File in Briefcase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Sending Files from Your Briefcase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Send an Email with a Link to a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Send a File as an Email Attachment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

11 Sharing Your Account Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Accessing Privileges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Roles for Internal Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Type of Items to Share . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Share Mail Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Share Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Share Calendars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Share Task List Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Sharing a Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Changing User Access to a Shared Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Removing User Access to a Shared Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Accepting an Invitation to Share Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Finding Items Shared With You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Managing Your Shared Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Share a Folder from the Preferences Sharing Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Change Access From the Sharing Preferences Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Sharing with a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

12 Searching Your Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Finding an Item with Quick Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Perform a Quick Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Performing an Advanced Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Search Filters You Can Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Basic Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Advanced Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Searching Syntax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Searching with Key Words . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Using * as a Wildcard in Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Setting Search Folders and Items Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Displaying Search String . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Saving a Search Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Searching for Messages Sent To or From the Sender . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Search From Messages that You Received . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Use Advanced Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Searching for Messages Sent To or From the Recipient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Search Sent and Draft Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

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