Universidad de Costa Rica 501

[Pages:125]Universidad de Costa Rica 501 Informe Anual de la Rectora 2009 ? 2010

Variable

Meses

Julio

Agosto

Septiembre Octubre Noviembre Total

Liq. Tramitadas 60

50

40

24

6

339

Liq. Revisadas 27

10

24

11

2

125

Liq. Devueltas 20

9

20

7

2

90

Porc. Devoluci?n 74,07%

90,00%

Vac. Novenos 0,00

0,00

Vac. Dozavos 0,00

105,64

Vacaciones

33.433,61 13.769,19

Cesant?a 1

260.969,88 49.594,31

Cesant?a 2

209.917,04 44.366,65

Preaviso

543,62 125,10

Aguinaldo

15.444,70 5.302,98

Lay 9783 2% 9.169,31 1.816,75

Lay 9783 1% 4.583,92 907,705

83,33%

63,64%

0,00

0,00

0,00

0,00

36.070,72 6.907,82

201.329,69 22.380,19

170.799,56 20.041,05

0,00

918,80

19.987,38 4.749,58

7.303,41 899,79

3.439,96 461,57

100,00% 0,00 0,00 763,41 11.750,87 10.946,91 462,56 1.531,87 428,39 214,19

72,00% 0,00 825,27 143.527,65 893.771,90 738.580,94 5.123,47 59.274,04 31.854,96 15.770,16

Total

534.062,07 115.988,33 438.930,72 56.358,79 26.098,20 1.888.728,39

Entre los meses de enero y noviembre se tienen 339 liquidaciones tramitadas, 125 revisadas y 90 devueltas para alguna correcci?n (72% de devoluci?n). Se tiene un monto total pagado por ?1.888.728.390,00.

Casos especiales y pago de vacaciones a docentes interinos

Tabla N.? 50 Secci?n de Control de la ORH. Pago de vacaciones a personal interino y estudios especiales, enero-noviembre de 2009

Revisi?n de Estudios especiales Pago de vacaciones Total

Revisi?n de Estudios especiales Pago de vacaciones Total

Enero 0 0 0

Julio 0 3 3

Febrero 1 10 11

Agosto 2 4 6

Mes

Marzo

Abril

1

0

16

1

17

1

Mes

Septiembre Octubre

0

0

3

0

3

0

Mayo 0 4 4

Junio 0 2 2

Noviembre 0 2 2

Total 4 45 49

Fuente: Base de datos de estudios especiales.

502 Universidad de Costa Rica Informe Anual de la Rectora 2009 ? 2010

Revisi?n constancias de salario, tiempo servido y otros

El porcentaje de devoluci?n de constancias de tiempo servido se mantiene entre 13,18% y 52,90%; entre tanto, la devoluci?n de constancias de detalles de nombramiento se sit?a entre 50% y 100%. La inconsistencia que m?s se presenta en la revisi?n de las constancias se relaciona con la transcripci?n del tiempo servido y la digitaci?n.

En 2009 dio inicio el proyecto inform?tico de Datos Hist?ricos, mediante el cual se realiza un cambio radical en el proceso gracias a su automatizaci?n.

Revisi?n certificaciones para pensi?n

Las certificaciones para pensi?n se dividen en cinco grupos: detalles para pensi?n, complementos para pensi?n, anualidades, r?gimen becario y vacaciones eneros.

En 2009, las proporciones de devoluci?n en cada uno de estos grupos son las si- guientes: detalles de pensi?n: 38,82%; complementos para pensi?n: 21,29%; anua- lidades: 32%; constancias de r?gimen becario: 26,97%; constancias de vacaciones eneros: 28,52%. En relaci?n con 2008, ?nicamente el grupo de r?gimen becario disminuy? el porcentaje de devoluci?n.

Tabla N.? 51 Secci?n de Control ORH Resumen constancias pensi?n revisadas: enero/noviembre de 2009

Constancias

Recibidas Detalles Complemento Anualidad R. Becario Vac. Eneros

Devueltas Detalles Complemento Anualidad R. Becario Vac. Eneros

Porcentaje Detalles Complemento Anualidad R. Becario Vac. Eneros

Mes Enero

Febrero Marzo

24

29

50

44

94

86

9

8

12

9

7

26

34

27

24

7

11

8

7

7

10

4

3

1

0

0

5

4

6

6

29,17% 15,91% 44,44% 0,00% 11,76%

37,93% 7,45% 37,50% 0,00% 22,22%

16,00% 11,63% 8,33% 19,23% 25,00%

Abril

17 47 5 6 22

7 3 2 4 3

41,18% 6,38% 40,00% 66,67% 13,64%

Mayo

42 52 10 23 31

8 11 5 4 3

19,05% 21,15% 50,00% 17,39% 9,68%

Junio

39 61 8 6 35

8 7 1 4 8

20,51% 11,48% 12,50% 66,67% 22,86%

Universidad de Costa Rica 503 Informe Anual de la Rectora 2009 ? 2010

Constancias

Recibidas Detalles Complemento Anualidad R. Becario Vac. Eneros

Devueltas Detalles Complemento Anualidad R. Becario Vac. Eneros

Porcentaje devoluc. Detalles Complemento Anualidad Reg. Becario Vac. Eneros

Julio

22 52 7 1 23

7 10 3 0 4

31,82% 19,23% 42,86% 0,00% 17,39%

Agosto

23 38 3 3 18

11 12 3 0 1

47,83% 31,58% 100,00% 0,00% 5,56%

Sep.

24 40 7 1 22

26 28 2 4 13

108,33% 70,00% 28,57% 400,00% 59,09%

Fuente: Base de datos de certificaciones para pensi?n.

Otras revisiones

Oct.

24 26 1 6 21

20 14 0 3 21

83,33% 53,85% 0,00% 50,00% 100,00%

Nov.

10 19 5 1 6

5 10 0 0 6

50,00% 52,63% 0,00% 0,00% 100,00%

Total

304 559 75 89 263

118 119 24 24 75

38,82% 21,29% 32,00% 26,97% 28,52%

El 2009 ha sido un a?o de innovaci?n en los diferentes sistemas dise?ados con la fi- nalidad de hacer m?s eficiente la funci?n de la ORH. La Secci?n de Control trans- form? sustancialmente su operatividad en relaci?n con las revisiones de procedi- mientos, legislaci?n y an?lisis de los diferentes m?dulos de la planilla: revisi?n de los hist?ricos de renta, comparaci?n entre la planilla de marzo con la de abril, com- paraci?n de los derechos laborales en cada una de las planillas y otros.

Uno de los procesos principales fue el pago oportuno y correcto de todas las re- asignaciones que ten?an vigencia a partir de enero de 2008 y que fueron canceladas en mayo de 2009. Este proceso contribuy? a la mejora de los sistemas reci?n im- plantados, los cuales fueron optimizados para cumplir con los objetivos propuestos en el nuevo m?dulo de planillas.

Se elabor? una base de datos y se proporcion? capacitaci?n en su uso para utilizarla en la comparaci?n de los pagos que efect?a SIRH con respecto a los calculados.

504 Universidad de Costa Rica Informe Anual de la Rectora 2009 ? 2010

Otro estudio elaborado por la Secci?n de Control se relaciona con la repercusi?n del pago de peligrosidad a las personas a cargo de la seguridad de la Instituci?n, lo que requiri? la revisi?n de los montos retroactivos por pagar.

Igualmente, se procedi? con la revisi?n del aumento del 3% calculado sobre el salario de 2008, aplicable a partir de julio de 2009, tarea de mucho cuidado ya que implicaba revisar el pago como tal y analizar y revisar la forma de c?lculo del nuevo m?dulo de aumento. Se realiz? tambi?n la revisi?n del salario escolar pagado en enero de 2009.

Otro proceso al que esta Secci?n dio apoyo fue el an?lisis y revisi?n del pago de la anti- g?edad m?dica a docentes de la Facultad de Odontolog?a. Esta labor requiri? realizar reuniones y consultas, ya que la Comisi?n respectiva dej? estas tareas en manos de la ORH, espec?ficamente a cargo de las secciones de Control y de Gesti?n de Pago.

La Secci?n de Control asumi? tambi?n la realizaci?n de estudios para la OPLAU (estimaci?n del costo de romper el tope del 90% de la anualidad) y para la Contra- lor?a Universitaria (costo de pagar los incentivos de la Ley N.? 6836 a los profesio- nales en salud del PAIS).

Finalmente, la Secci?n proporcion? tambi?n colaboraci?n en otras diversas tareas a cargo de la ORH.

Sistema de Gesti?n de la Calidad

En 2009 tuvo lugar el desarrollo de la etapa de trabajo m?s intensa en el marco del proyecto Sistema de Gesti?n de la Calidad de la ORH. Esta etapa consisti? en la preparaci?n de toda la documentaci?n exigida por la norma ISO 9001-2000, relativa al cumplimiento de los requisitos que involucra un Sistema de Gesti?n de Calidad. Se cumpli? con las etapas programadas y se logr? concluir con la documentaci?n de los procedimientos generales implicados en la Norma ISO -9001-2000. Al cierre de a?o se trabajaba en la etapa final de la documentaci?n y en la mejora de los proce- dimientos espec?ficos de cada secci?n de la Oficina.

Se evidenci? la necesidad de definir y dise?ar algunos formularios o registros necesa- rios para llevar el control de las actividades y documentos que se desarrollan, los cuales fueron incluidos como parte de los procedimientos de la ORH. Tambi?n se solicit? a las jefaturas de cada proceso incluir los puntos de control y trazabilidad que a su criterio estuvieran haciendo falta en los respectivos procedimientos.

Universidad de Costa Rica 505 Informe Anual de la Rectora 2009 ? 2010

El "Manual de Calidad", as? como en su totalidad los 20 "procedimientos gen?ricos" que lo conforman, son parte de los requerimientos de la norma ISO. En 2009 se logr? la elaboraci?n de estos procedimientos gen?ricos, as? como el "Manual de Calidad", en proceso de aprobaci?n al cierre de a?o.

Logros

- El Sistema de Gesti?n de la Calidad permite que las Secciones de la ORH cuenten con procedimientos documentados de sus procesos.

- Disposici?n de criterio y m?todos que permiten asegurar la eficacia en la operaci?n y el control de los procesos.

- Mecanismos para el seguimiento, la medici?n y el an?lisis de los procesos. - Incremento de la satisfacci?n de la comunidad usuaria. - Mejora continua de los procesos. - Conocimiento del personal acerca de lo que considera y requiere el Sistema de Gesti?n

de la Calidad.

Retos y perspectivas

- Automatizaci?n de todos los procesos a cargo la Secci?n de Control. - Control y seguimiento de los diferentes procesos de las Secciones de la ORH, relaciona-

dos con las tareas de documentaci?n. - Dar seguimiento a la autoevaluaci?n de control interno bajo la coordinaci?n de la OPLAU. - Divulgar por medio de charlas de capacitaci?n cu?les son las responsabilidades adquiri-

das en el marco de la Ley de Control Interno. - Implementar el Sistema de Gesti?n de la Calidad, seg?n los procesos documentados,

gen?ricos y de apoyo solicitados por la Norma ISO 9001:2000. - Modificar la revisi?n total de constancias y certificaciones, sustituy?ndola por revisio-

nes por muestreo, con la finalidad de que las personas a cargo de esta labor puedan, dedicar parte de su tiempo al seguimiento de otras labores importantes. - Propiciar un ambiente de an?lisis y estudio de los diferentes procesos de la Oficina, con la finalidad de contribuir con su mejoramiento.

Secci?n de Servicios Administrativos

Al cierre de 2009, la ejecuci?n de presupuesto por parte de la ORH es de 87,87%, quedando pendiente una compra de tarjetas inal?mbricas para la Secci?n de Tecno- log?a de Informaci?n.

506 Universidad de Costa Rica Informe Anual de la Rectora 2009 ? 2010

Fue necesario solicitar a la Vicerrector?a de Administraci?n apoyo presupuestario en las partidas de productos de papel y materiales de c?mputo. La Oficina se vio en la ta- rea de informar por escrito a diversas personas sobre tr?mites tales como: reasigna- ciones derivadas de la modificaci?n presupuestaria N.? 1-2009, traslado de personal nombrado bajo la modalidad de ocasional en la planilla ordinaria, pagos por concepto de riesgo profesional, respuestas a los recursos de revocatoria presentados a ra?z del estudio integral de puestos (casos resueltos por la Comisi?n Bipartita), tr?mite de reasignaciones por la modificaci?n N.? 11-2009 (incluye plazas consolidadas de los remanentes presupuestarios y los casos de la Comisi?n Bipartita), informe individual de respuesta a juicio ganado por profesionales en Odontolog?a.

Plataforma de Servicios

Se reabri? una tercera ventanilla en la Plataforma de Servicios para la recepci?n de acciones de personal y documentaci?n. Entre sus funciones se encuentra la emisi?n de constancias de salario de entrega inmediata, obteni?ndose un excelente resul- tado de 6.543 constancias emitidas.

La Secci?n tiene adem?s como funci?n recibir, registrar, escanear, distribuir y despachar la correspondencia que genera la Oficina y su entrega a las diferentes dependencias de la Instituci?n. Ingresaron 5.925 oficios y se despach? la cantidad de 9.357 oficios.

Registro y distribuci?n de acciones de personal

Se asign? una persona para realizar el registro en el sistema de control de acciones. Fueron emitidas 24.558 acciones de personal ("P-6" y "P-8") a noviembre de 2009.

Asimismo, se atendi? un total de 3.000 devoluciones de acciones de personal, 795 certificaciones para pensi?n y 208 oficios de liquidaci?n de derechos laborales.

Actualizaci?n de expedientes

A partir de julio de 2009 se puso en marcha el Proyecto de Datos Hist?ricos. Las personas a cargo del archivo hicieron la actualizaci?n de los expedientes y el archivo de la documentaci?n. Se logr? actualizar un total de 1.864 expedientes de personal, de los cuales 1.276 corresponden al Proyecto de Datos Hist?ricos.

Esta actualizaci?n represent? una oportunidad para registrar los expedientes con c?digo de barras e ingresarlos al sistema AEBIS, lo que facilita un estricto registo del pr?stamo de expedientes a usuarios internos u externos.

Universidad de Costa Rica 507 Informe Anual de la Rectora 2009 ? 2010

Se elabor? la tabla de plazos de conservaci?n de documentos, la cual fue remitida al Archivo Universiario para su revisi?n y visto bueno. El plan de clasificaci?n est? elaborado y a la espera de hacerle algunas modificaciones, debido a la tabla de plazos de conservaci?n de documentos.

Actualmente, est?n siendo escaneados los concursos internos en propiedad de la Secci?n de Reclutamiento y Selecci?n y se mantienen en forma electr?nica para facilitar la informaci?n.

Centro Vacacional Playa Bejuco

La Comisi?n Especial Centro Vacacional Playa Bejuco, coordinada por la Jefatura de la ORH, est? realizando una serie de acciones con el prop?sito de elaborar una pro- puesta para el ?ptimo desarrollo del Centro.

Una estudiante de la Maestr?a Interdisciplinaria en Gesti?n Ambiental y Ecoturismo est? realizando su proyecto de graduaci?n como complemento al trabajo de la Comisi?n. El objetivo de este trabajo es elaborar un dise?o arquitect?nico que permita a la Adminis- traci?n valorar y facilitar la toma de decisiones con respecto al proyecto Bejuco.

Se solicit? la colaboraci?n de la Escuela de Arquitectura para elaborar un plan maestro del centro recreacional y se est? aplicando una encuesta con una muestra de 488 funcio- narios y funcionarias de la Instituci?n para obtener informaci?n sobre este tema. Esta en- cuesta la tiene a su cargo la Unidad de Servicios Estad?sticos de la Escuela de Estad?stica.

Actualmente, el Centro se mantiene cerrado y la Vicerrector?a de Administraci?n contin?a proporcionado el apoyo presupuestario para su mantenimiento.

Participaci?n en el Programa Gesti?n del Riesgo y Reducci?n de Desastres

La encargada de Servicios Administrativos y el Jefe de la Secci?n de Tecnolog?a de Infor- maci?n participaron como integrantes del Programa Gesti?n del Riesgo y Reducci?n de los Desastres de la Universidad de Costa Rica. Se elabor? un plan de capacitaci?n dirigido a los miembros del Comit? de 25 edificios en el Campus Universitario.

Se conform? el Comit? de Gesti?n del Riesgo del Edificio Administrativo A, confor- mado por dos representantes de las diferentes oficinas del edificio. El Comit? est? actualmente elaborando el plan de reducci?n de vulnerabilidad y atenci?n de emergencias correspondiente al edificio en menci?n.

508 Universidad de Costa Rica Informe Anual de la Rectora 2009 ? 2010

Participaci?n en Comisiones

La encargada de la Secci?n participa en la Comisi?n Especial Centro Vacacional Playa Bejuco, bajo la coordinaci?n de la Jefatura de la ORH.

Retos y perspectivas

- Aplicaci?n de tabla de plazos para la conservaci?n de documentos. - Cambio del archivo m?vil a estanter?a fija y cambio de posici?n de luces y distribuci?n. - Convertir el archivo en un archivo de gesti?n y no de acopio de documentos. - Programar actividades de capacitaci?n en las ?reas de mayor consulta y en temas de

servicio al cliente, as? como en procedimientos para fortalecer el desarrollo del personal de la plataforma de servicios. - Repositorio documental, an?lisis de documentaci?n esencial de la ORH y recopilaci?n de informaci?n.

Secci?n de Reclutamiento y Selecci?n

En 2009 se publicaron seis concursos internos para nombramiento en propiedad. En promedio, en cada uno de estos concursos se inscribieron de dos a cinco perso- nas para optar por una misma plaza.

Concurso

01-2009 02-2009 03-2009 04-2009 05-2009 06-2009

Plazas publicadas

61 30 84 22 21 19

Inscripciones recibidas

160 71 116 75 95 61

En el 98% de las plazas publicadas para nombramiento en propiedad fue seleccio- nada una persona que ya labora en la misma dependencia. Al cierre de a?o queda pendiente de resolver 21 plazas, 19 de las cuales corresponden al concurso 06-2009, publicado en la primera semana de noviembre.

Es pol?tica central de la Administraci?n disminuir la inestabilidad laboral en la Uni- versidad, por lo que una de las estrategias planteadas la constituye la consolidaci?n de nombramientos en propiedad. En 2009 se realizaron 219 nombramientos en propiedad y 246 temporales.

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