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Programa de Apoio aos Actores n?o EstataisLista de controlo - miss?o apoio administrativo & financeiroSIMN?OARQUIVO – ORGANIZA??O CONTABILIDADEArquivo do contrato originalDistribui??o cópias do contrato aos co-beneficiários Sistema de contabilidade organizado, de partidas dobradasUtiliza??o de uma lista de despesasCONCILIA??O CONTAS / CAIXAS Documento de concilia??o Receitas / DespesasReconcilia??o mensal Banco / petty cash Tabela de controlo % utiliza??o do pré-financiamentoTAXA DE C?MBIODoc comprovativo do uso da taxa de c?mbio para convers?o EUR / MZ (dia recep??o fundos)Tabelas de registo dos gastos em duas moedas (EUR / MZN)Uso taxa c?mbio Inforeuro para outras moedas (data pagamento)JUSTIFICATIVOS DE DESPESAS Dossier com justificativos para cada despesa (art. 16.9 CG)Despesas incorridas previstas no or?amento aprovado Despesas incorridas durante o período de execu??o da ac??o Fichas de salário fazendo aparecer os impostos Livros de controlo de bordo dos veículos (verif. combustivel, manuten??o)CUSTOS SIMPLIFICADOSCustos indicados como simplificados no or?amento aprovadoInforma??es qualitativas e quantitativas relativos aos custos simplificados plausíveisTotal dos custos simplificados < 60.000 EURREGULAMENTO INTERNO / PER DIEM Caso aplicar taxas diferentes da taxa oficial da UE, existência de um regulamento interno sobre pagamento das despesas de viagem Gastos per diem: valor inferior ao max. per diem UE ?ADJUDICA??O CONTRATOS No caso de adjudica??o de contratos < 60.000€, existência de um Manual interno de regras para adjudica??o de contratos ? Aquisi??o equipamentos, contrata??o de prestadores de servi?os, realiza??o de obras: aplica??o regras de adjudica??o específicas e gerais (melhor qualidade / pre?o, igualdade tratamento, imparcialidade, proporcionalidade, n?o discrimina??o, transparência, ausência de conflito de interesse) Regra de nacionalidade respeitada Elabora??o de um relatório sobre a adjudica??o de contratos Conserva??o doc comprovativos (contratos, notas de encomenda e entrega, acta recep??o obras, rel. de presta??o de servi?o, lista participantes, timesheets)Utiliza??o das rubricas 5.2 e 5.7 do Or?amento: plena subcontrata??oIVA Envio carta pedido isen??o IVA e / ou resposta da Autoridade TributáriaPLANO DE VISIBILIDADE Elabora??o e envio do Plano de Visibilidade e envio para a ACALTERA??ES AO CONTRATO Caso de altera??es ao contrato sem adenda: informa??o da AC Altera??o do or?amento < 25 %: informa??o da AC antes da apresenta??o do relatório anual Altera??o do or?amento > 25 %: autoriza??o obtida pela AC Utiliza??o imprevistos: autoriza??o prévia obtida pela AC INVENT?RIO Sistema de inventário organizadoLista documentos a disponibilizar:Geral:- Extractos contas- Situa??o petty cash- Doc taxa c?mbio dia recep??o fundos- Carta pedido IVA e / ou resposta Autoridade tributáriaRegisto Despesas:- Lista despesas- Tabelas financeiras conforme ao modelo de relatório financeiro Documentos comprovativos de despesas:- Pastas de justificativos- Fichas de salário- Livro de bordo dos carros- OutrosCustos simplificados:- Custos simplificados: documenta??o comprovativaManuais de procedimentos internos:- Regulamento interno - Outros manuais de procedimentos (adjudica??o de contratos, per diem ?...)- Grelhas salariaisAdjudica??o contratos:- Dossier adjudica??o contratos (publica??es, doc concurso...). Relatórios sobre a adjudica??o de contratos- Provas de realiza??o das obras / aquisi?o fornecimentos / realiza??o de presta??o de servi?o- Lista inventário Visibilidade- Plano de visibilidade e sua eventual aprova??o ................
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