Manual de Acess



Manual de

Introdução ao

Microsoft Access

( 1994 – 2000 Paulo Matos dos Santos

paulo.santos@

Índice

1. Introdução 4

2. Análise de dados 5

2.1 Recolha e normalização de dados. 6

2.2 Diagramas entidade - associação. 8

3. As bases de dados 9

3.1 O Microsoft Access 9

4. Conceitos básicos 10

4.1 Como entrar e sair do Access 10

4.2 Como criar uma nova base de dados 10

4.3 Como usar uma base de dados criada anteriormente 10

4.4 A janela da base de dados 10

4.4.1 Barra de ícones 11

5. Tabelas 11

5.1 Como criar uma tabela 12

5.2 Como gravar ou fechar uma tabela 13

5.3 Os campos 13

5.3.1 Tipos numéricos 14

5.3.2 Propriedades dos campos 14

5.4 Índices 15

5.5 Como criar chaves primárias 15

5.6 Introdução rápida de dados 16

5.7 Ligações entre tabelas 16

6. Edição de dados 17

6.1 Alterar a dimensão das colunas 17

6.2 “Congelar” colunas 17

6.3 Deslocar colunas 18

6.4 Esconder colunas 18

6.5 Gravar a disposição do modo de visualização DATASHEET 18

6.6 Alteração de dados numa tabela 18

6.7 Apagar fichas 19

7. Formulários (Forms) 20

7.1 A barra de ícones dos formulários 20

7.2 Introduzir dados com um formulário 20

7.3 Procura de uma ficha 22

7.4 Utilização de filtros 22

7.5 Ordenação de dados 23

7.6 Criação rápida de formulários 24

7.7 Alteração de formulários 24

7.7.1 Deslocar um bloco no formulário 25

7.7.2 Alterar o alinhamento dos campos 25

7.7.3 Alterar a palete de cores 25

8. Pesquisas 26

8.1.1 Como abrir uma pesquisa 26

8.1.2 Pesquisas com várias tabelas 26

8.1.3 Como criar uma pesquisa a partir de uma tabela 27

8.1.4 Como criar uma pesquisa a partir de várias tabelas 27

8.1.5 Efectuar cálculos estatísticos em pesquisas 28

9. Interacção com outras aplicações 29

9.1 Importação de dados do Excel 29

10. Relatórios 30

10.1 Abrir um relatório 30

10.2 Alterar relatórios 30

10.2.1 Acrescentar controlos 31

10.2.2 Acrescentar um controlo desligado 31

10.2.3 Acrescentar um controlo ligado 31

10.3 Criação rápida de relatórios 32

10.4 Impressão de relatórios 32

11. Programação em Access 33

12. Bibliografia 34

1 Introdução

Este manual sobre o Access 2.0 foi elaborado em 1994. Está elaborado sobre a versão inglesa.

Ao fazer uma arrumação dos ficheiros achei que seria interessante disponibilizar esta informação na Internet para os vários interessados.

Os fundamentos do Access não mudaram tanto pelo que o que aqui está escrito continua a manter-se válido para o Access 95, 97 e 2000.

O interface com o utilizador do Access é fácil de utilizar por quem já trabalhou com o Windows e com programas como o Word ou o Excel.

Para um utilizador normal de microinformática as primeiras listas a serem elaboradas costumam ser feitas em Word ou em Excel. O Access permite ir mais além.

Além do fundamental de como guardar os seus dados, manipula-los, exibi-los e selecciona-los é conveniente ter alguns conhecimentos sobre como fazer uma análise de dados.

À medida que os projectos forem evoluindo notará que o intercâmbio com outras pessoas ou mesmo o apoio técnico se tornará importante para uma maior eficácia na utilização das bases de dados criadas no Access. O Access está orientado para criar bases de dados para serem usadas por grupos de até cerca de 50 utilizadores. Acima disto deverá considerar outras ferramentas.

Para bases de dados grandes criadas em Access é possível fazer uma migração de dados para SQL server. O nível acima é o do Oracle e Informix.

A vantagens dos computadores para trabalhar com bases de dados em relação a sistemas manuais são:

• Pesquisa de dados milhares de vezes mais rápida.

• Custo. O espaço ocupado pela informação da lista telefónica de Lisboa num disco duro equivale a cerca de 2$00 sendo esse espaço reaproveitável.

• Flexibilidade. Os dados podem ser consultados por vários critérios e ordenações diferentes.

2 Análise de dados

A análise de dados é o que permite definir a forma como os seus dados vão ser ditribuidos em vários conjuntos e quais as relações entre os mesmos.

Este tema e a sua não observação é o que está na base da maior parte dos erros em bases de dados criadas por utilizadores pouco experientes. A conversão de uma base de dados para a qual não foi feita a análise de dados correcta num formato adequado é um trabalho moroso e por vezes mais caro do que a criação de uma base de dados de raíz.

Se só pensa utilizar bases de dados já criadas por outros poderá saltar este capítulo.

Deve ser feita sempre antes de criar qualquer base de dados.

A análise de dados é uma metodologia para reunir dados e convertê-los num modelo lógico de dados.

Esta abordagem é efectuada em 4 passos:

• Recolha e normalização de dados.

Os dados são recolhidos e agrupados em pequenos grupos lógicos chamados entidades os quais serão tão independentes como possível.

• Diagramas entidade - associação.

Associar as entidades que estão associadas a outras através de diagramas.

• Análise de transações.

Determinação do fluxo dos dados, utilização dos dados e do local de introdução dos vários dados. Este tópico transcende o âmbito deste curso.

• Modelação dos dados

Desenho da estrutura física e lógica dos dados tendo em conta o desempenho do computador. Este tópico transcende o âmbito deste curso. Para as bases de dados típicas que são criadas em Access este passo não costuma ser muito relevante.

Antes da análise de dados é necessário saber o que se pretende obter a partir dos dados colocados. A técnica para isto é a análise funcional. O seu âmbito ultrapassa os objectivos deste manual pelo que só se refere alguns tópicos.

Fases da análise funcional

1. Determinar a missão e objectivo geral da organização.

2. Examinar os produtos, mercados, canais e serviços da organização.

3. Determinar os objectivos específicos e problemas da organização.

Por organização deverá, neste caso, entender-se o nível ao qual se trabalha. Os responsáveis na organização determinam estes pontos e a sua comunicação permite uma implementação eficaz do sistema de bases de dados.

1 Recolha e normalização de dados.

A primeira tarefa é agrupar os dados recolhidos. Este agrupamento será feito de uma forma normalizada pelo que antes de mais é necessário definir alguns termos.

• Entidade - Algo que se identifica através de um nome ou de uma descrição. Uma factura é um exemplo.

• Atributo - É uma característica da entidade. Estes atributos podem ser comuns a várias entidades. Um exemplo é a data de factura.

• Elemento, dado ou campo - Um nome dado ao atributo no sistema do computador que representa o atributo. No caso anterior poderia ser DATA_FACT

• Identificadores - Um ou mais campos que definem uma entidade de uma forma única. Por exemplo, pode ser o número da factura.

• Índice - Um identificador que pode ser utilizado para ordenar os dados, ou seja todos os valores que toma são únicos.

• Chave Primária – O campo que serve de índice e de identificador principal de uma entidade.

• Chave estrangeira - Um campo que é um atributo de uma entidade sendo simultâneamente uma chave primária doutra entidade.

• Relacionamento - Um tipo de associação entre duas unidades de dados. Os tipos de relacionamento podem ser um para muitos, muitos para muitos e um para um.

Após estar definido o vocabulário necessita-se de agrupar as relações e normaliza-las.

Para tal vamos pegar num documento que contenha dados e vamos analisa-lo da seguinte forma:

1. Dar um nome ao documento.

2. Descobrir índices existentes.

3. Listar os campos existentes..

O processo de normalização permite reduzir o impacto que terá a alteração da base de dados.

O primeiro passo é:

Os grupos repetidos retiram-se para uma nova entidade.

A nova entidade terá um chave primária composta pela chave primária anterior e outro índice.

No caso de uma factura as linhas correspondentes a cada produto formarão outra entidade.

O segundo passo é:

Atributos que só dependam só da chave primária retiram-se para uma nova entidade.

No caso anterior cada produto terá associado a si um preço, logo manter uma base de dados só com os preços simplifica a sua alteração.

O terceiro passo é:

Atributos que dependam somente doutro índice dentro de uma entidade retiram-se para uma nova entidade.

O exemplo no caso de uma factura será as informações relativas ao cliente as quais dependem só do número de cliente. Este é um exemplo de uma chave estrangeira.

Com estes passos será possível assegurar mais facilmente a coerência dos dados que vier a introduzir.

É possível levar a normalização um pouco mais para lá disto mas se respeitar este nível já estará a fazer um bom trabalho

No caso de sistemas muito complexos ou onde rapidez de acesso aos dados é muito importante poderá fazer-se um processo de desnormalização de dados mas este tipo de abordagem não costuma ser utilizado a nível de bases de dados em Access.

2 Diagramas entidade - associação.

Após ter normalizado os dados necessita de relacionar os dados. Esta relação pode ser dos seguintes tipos:

• Muitos para muitos

Existem muitos produtos e muitas facturas.

• Um para muitos

Um cliente pode corresponder a várias facturas.

• Um para um.

Uma factura só pode corresponder a um cliente.

As relações muitos para muitos são habitualmente divididas em duas relações um para muitos. Isto é conseguido através da criação de uma terceira entidade.

No caso de facturas cria-se uma entidade item do produto. Com esta entidade tem-se que uma factura tem vários itens e um produto pode surgir em vários itens de várias facturas.

3 As bases de dados

O computador é uma máquina destinada a processar informação. Uma das principais utilizações dos computadores é trabalhar com bases de dados. Toda a informação que seja passível de ser digitalizada (colocada sobre a forma de zeros e uns) é passível de ser manipulada por um computador.

Uma base de dados é um conjunto de informações que são um modelo de situações reais.

Uma base de dados é composta por um conjunto de tabelas com informação. Cada tabela corresponde a um conjunto de informação sobre um tópico específico. O conjunto de tabelas que compõem uma base de dados permitem ter a informação necessária sobre uma actividade ou situação que está a ser modelada.

Uma base de dados relacional consiste em várias tabelas armazenadas que estão relacionadas entre si.

Um sistema de gestão de bases de dados ( em inglês, DBMS, database managment system) possui um conjunto de ferramentas para manipular a informação.

A nível dos computadores pessoais o uso de base de dados difunde-se com o Dbase.

Com o surgimento do Windows e tal como sucedeu com os programas de processamento de texto, de folhas de cálculo e outros, esperava-se que surgissem bases de dados a funcionar sobre o Windows tirando proveito da interface mais amigável e da possibilidade de interacção com outros programas. Existem várias bases de dados a funcionar no Windows como o PARADOX da Borland, o SUPERBASE 4 ou o Approach da Lotus. O Access é da Microsoft pelo que tem está mais relacionado com o Word e o com o Excel.

1 O Microsoft Access

O Access é um sistema de bases de dados relacionais gráfico. O Access é poderoso e fléxivel permitindo guardar os dados conforme desejado e definir relações entre os dados. O programa tira vantagem do ambiente gráfico do Windows.

Todas os dados no Access são manipulados através de objectos. Um objecto é uma unidade identificável que pode ser manipulada e seleccionada. Exemplos de objectos são tabelas, ecrãns de entrada, relatórios, controlos, imagens, gráficos, caixas de diálogo e documentos criados por outras aplicações.

4 Conceitos básicos

Neste capitulo ver-se-a os conceitos básicos necessários para a utilização do Access.

1 Como entrar e sair do Access

Para entrar no Access basta fazer um duplo clic no ícone do ACCESS [pic].

Para sair do Access executar-se o comando FILE EXIT.

2 Como criar uma nova base de dados

Quando se entra no Access só existe o menu FILE. Para trabalhar com os nossos dados necessitamos de criar uma nova base de dados da seguinte forma:

1. Executa-se o comando FILE NEW DATABASE.

2. Na caixa de diálogo que surge indica-se o nome da base de dados a criar.

3. Carrega-se em OK.

3 Como usar uma base de dados criada anteriormente

Para usar uma base de dados criado anteriormente faz-se:

• No caso de ser uma das últimas 4 bases de dados utilizadas executa-se o comando FILE e indica-se o número correspondente à base de dados.

• Para indicar uma qualquer base de dados executa-se o comando FILE OPEN DATABASE e na caixa de diálogo que surge indica-se o nome da base de dados.

4 A janela da base de dados

[pic]

Após ter criado ou aberto uma base de dados surgem mais opções nos menus e surge também um quadro com o aspecto que se apresenta ao lado.

Esta caixa vai ser o centro a partir do qual vou efectuar as operações sobre a base de dados.

Os 3 botões de cima são os botões de comando e permitem criar novas entidades do tipo indicado, abrir uma entidade do tipo indicado ou altera-la. Os 6 botões ao alto são os botões de objectos e correspondem aos objectos mais comuns de uma base de dados. Carregando em cada um deles vê-se uma lista dos objectos desse tipo existentes. No Access 2000 surgem ainda mais opções mas que não irei abordar aqui.

Os objectos a que correspondem os vários botões são:

• Tabelas - As tabelas contém dados acerca de um tópico específico. Por exemplo, acerca de formandos ou sobre livros.

• (Query) - Pesquisas - As pesquisas consistem em perguntas que se efectuam sobre a base de dados. Por exemplo, pode-se reunir informação acerca dos formandos de cursos de secretariado.

• (Form) – Formulários ou Ecrãs de entrada - São criados para editar a informação na base de dados.

• (Report) - Relatórios - Servem para imprimir informação a partir da base de dados.

• Macros - Conjunto de acções que permite automatizar certas tarefas na base de dados.

• Módulos - Programas escritos em Microsoft Access Basic os quais tem mais possibilidades que as macros.

1 Barra de ícones

[pic]

Existe ainda uma barra de ícones através dos quais é possível efectuar algumas das operações mais comuns de uma forma mais rápida.

Os ícones acima existentes são pela ordem em que surgem:

• Print preview - Mostra como o objecto seleccionado ficará quando impresso.

• New Query - Cria uma nova pesquisa.

• New Form - Cria um novo ecrã de entrada de dados.

• New Report - Cria um novo relatório.

• Undo - Reverte a ultima acção efectuada.

• Help - Abre a ajuda do Access.

5 Tabelas

Todos os dados no Access são armazenados em tabelas. Uma base de dados pode ser composta por várias tabelas.

Uma tabela consiste de linhas, chamadas fichas, (em inglês, record) e de colunas, chamadas campos, (em inglês, fields). Os campos contém um dado sobre o assunto da ficha, por exemplo, numa ficha de formandos um campo pode ser a data de nascimento.

1 Como criar uma tabela

Após se ter feito a análise de dados e se ter criado uma base de dados é necessário começar a criar as tabelas onde vou colocar os dados. As tabelas apresentam fichas correspondentes às linhas e campos correspondentes às colunas.

Para criar uma tabela carrega-se no símbolo de tabela e no botão NEW.

[pic]

Quando se faz isso surge uma caixa como a que está acima. Nesta caixa vai-se introduzir o nome dos campos, o seu tipo e uma descrição acerca de cada campo. Para deslocar-se ao longo dos vários campos pode-se utilizar o rato, a tecla de TAB ou as setas e o ENTER.

Os nomes dos campos vão surgir nos vários tipos de entidades a serem criadas posteriormente. De igual modo o que estiver colocado em Description surgirá sempre que se entre no campo respectivo num formulário criado automaticamente.

Na parte de baixo da janela controla-se as properiedades dos campos que se estão a introduzir e tem uma zona descritiva com informação acerca do que se está a fazer.

Para modificar uma tabela basta seleccionar uma tabela e carregar no botão DESIGN.

Nas novas versões de ACCESS existem outras formas de criar tabelas.

2 Como gravar ou fechar uma tabela

Após se ter colocado todos os campos executa-se o comando FILE SAVE ou FILE SAVE AS e na caixa de diálogo que surge indica-se o nome a atribuir à tabela.

De notar que no caso de se tentar fechar a janela sem ter gravado a tabela o programa pergunta se não quer gravar e em caso afirmativo pergunta o nome a atribuir à tabela.

Para fechar uma tabela executar o comando FILE CLOSE. De notar que no caso de ter alterado a tabela e não ter gravado as alterações o programa pergunta se não as quer gravar e aguarda uma confirmação antes de a fechar.

3 Os campos

A cada campo vai corresponder um nome.

O nome dum campo em Access pode ter até 64 letras, incluindo espaços em branco. Os únicos caracteres que não pode ter são: ( . ), ( ! ) e ( ( ( ).

O campo pode ser de vários tipos de acordo com a informação que será armazenada nesse campo. Os tipos de campos existentes são:

|Text |Tipo por defeito. O texto neste campo terá o tamanho indicado sem no entanto exceder 255 caracteres. |

|Memo |Texto com um comprimento máximo de 32000 caracteres. Os campos Memo não podem ser indexados. |

|Number |Qualquer tipo numérico. Ver a tabela de tipos numéricos. |

|Date/Time |Valores de data e hora desde o ano 100 ao 9999. |

|Currency |Valores monetários. Este número é preciso até 15 números no lado esquerdo do ponto, o que equivale a |

| |100 mil milhões de contos e até 4 números do lado direito do ponto. |

|Autonumber /Counter |Contador. Um número incrementado automaticamente pelo Microsoft Access sempre que uma nova ficha é |

|(em Access 2) |acrescentada à tabela. Estes campos não podem ser actualizados. |

| |Nas novas versões este campo é do tipo AutoNumber sendo um longo inteiro. |

|Yes/No |Este campo só pode ter os valores Yes e No. Este campo não pode ser indexado. |

|OLE Object |Neste campo pode-se colocar um objecto OLE. Os objectos OLE serão criados através de outras |

| |aplicações servidoras de OLE como o Excel ou o Draw. Através deste campo é possível, por exemplo, |

| |colocar imagens. O tamanho máximo é de cerca de 128 megabytes. Este campo não pode ser indexado. |

1 Tipos numéricos

|Byte |Guarda números inteiros entre 0 e 255. Ocupa 1 byte. |

|Integer |Guarda números inteiros entre -32768 e 32767. Ocupa 2 bytes. |

|Long Integer |Guarda números inteiros entre -2147483648 até 2147483647. Ocupa 4 bytes. |

|Single |Guarda números com seis dígitos de precisão desde -3.402823E38 até 3.402823E38. Ocupa 4 bytes. |

|Double |Tipo por defeito. Guarda números com dez casas de precisão desde 1.79769313486232E308 até |

| |1.79769313486232E308. Ocupa 8 bytes. |

Quanto menos bytes ocupar um número menos memória ocupará a base de dados e mais rápidas serão as pesquisas e alterações nesse campo. No entanto isto só é relevante para bases de dados bastante grandes.

2 Propriedades dos campos

A cada campo vão estar associadas um conjunto de propriedades. Estas variam de acordo com o tipo de campo. As propriedades existentes são:

|Tipo de campo |Propriedades |

|Text |Field Size, Format, Caption, Default Value, Validation Rule, Validation Text, Indexed. |

|Memo |Format, Caption, Default Value, Validation Rule, Validation Text. |

|Number |Field Size, Format, Decimal Places, Caption, Default Value, Validation Rule, Validation Text, Indexed |

|Date/Time |Format, Caption, Default Value, Validation Rule, Validation Text, Indexed |

|Currency |Format, Decimal Places, Caption, Default Value, Validation Rule, Validation Text, Indexed |

|Counter |Format, Caption, Indexed |

|Yes/No |Format, Caption, Default Value, Validation Rule, Validation Text |

|OLE Object |Caption, Validation Rule, Validation Text |

Descrevem-se em seguida algumas destas propriedades dos vários campos e quais os valores possiveis para as mesmas.

• Tamanho de campo - Field Size

No caso de ser texto o valor máximo é de 255 caracteres. O valor à partida é de 50 caracteres.

No caso de ser um campo do tipo numérico o seu tamanho corresponde

• Formato - Format

O formato varia de acordo com o tipo de informação do campo.

• Casas decimais - Decimal places

O número de dígtos que surge depois do zero.

• Caption

Através desta propriedade atribui-se um nome ao campo.

• Valor por defeito - Default Value

O valor que surge antes de se colocar um dado

• Regra de validação - Validation Rule

A regra de validação a que as entradas de um campo tem de estar submetidas.

• Texto de validação - Validation Text

O texto que surge quando não é colocada uma entrada válida.

• Indexado – Indexed

Indicação se é para criar um índice da tabela neste campo. Um campo indexado tem como principal vantagem que todas as pesquisas que forem efectuadas nele serão feitas de uma forma mais rápida.

4 Índices

Quando se coloca um campo como indexado cada vez que vai se adicionar uma ficha na tabela é escrito numa tabela com os indíces de uma forma ordenada a referência desse campo. Este processo faz com que demore mais tempo a introdução de cada ficha mas, no entanto, quando se pesquisa a informação sobre um campo indexado a pesquisa é bastante mais rápida.

Os índices podem ser simples ou compostos por vários campos.

5 Como criar chaves primárias

Uma chave primária é um valor ou combinação de valores através dos quais se identifica de forma única cada ficha existente na base de dados não podendo existir valores da chave primária repetidos.

Embora não seja obrigatório o seu uso é aconselhável, pois acelera a pesquisa da informação e permite definir ligações por defeito entre tabelas.

Os passos necessários para criar uma chave primária são:

1. Carregar com o rato na linha correspondente ao campo que se pretende que seja a chave primária.

2. Carregar no ícone com uma chave que surge na barra de ícones.

3. Verificar que surge o símbolo de uma chave nessa linha.

O tipo de campo autonumber costuma ser utilizado para chave primária.

6 Introdução rápida de dados

Após se ter criado uma tabela o passo seguinte é acrescentar dados a essa tabela. Após se ter criado uma tabela está-se no modo de visualização DESIGN, pelo que é necessário mudar para o modo de visualização DATASHEET.

Quando se passa para este modo de edição surge uma tabela que no cimo tem o nome dos campos e nas várias linhas vai ter as fichas com os dados. Assim que se começa a escrever numa ficha o selector de linha passa para um lápis.

Para escrever numa linha basta carregar com o cursor do rato sobre o ponto onde se pretende escrever. No caso de querer só alterar os valores existentes carregue em F2 tendo a célula que quer alterar destacada.

No fim fica uma linha em branco que serve para acrescentar novas fichas às já existentes.

As alterações a cada ficha são gravadas automáticamente após se ter mudado para outra ficha.

No Access 97 e 2000 é possível criar tabelas a partir desta janela.

7 Ligações entre tabelas

Após se terem criado várias tabelas podem-se estabelecer ligações entre tabelas da seguinte forma:

• Executa-se o comando EDIT RELATIONSHIPS.

• Escolhe-se a tabela a partir da qual se pretende criar a ligação e a tabela com a qual se pretende criar a ligação.

• Escolhe-se os nomes dos campos que vão funcionar como chave estrangeira e como chave primária. No caso de os campos estarem definidos como chave primária de uma tabela e terem o mesmo nome o Access irá sugerir que sejam estes usados para fazer a ligação.

• Define-se o tipo de ligação entre as tabelas como sendo um para um ou um para muitos.

6 Edição de dados

Após se ter criado as tabelas passa-se à edição de dados. Nesta interessa-nos visualizar as várias fichas e toda a informação nelas contida.

A forma de visualização DATASHEET é a mais fácil de aprender a utilizar.

Para editar os dados neste modo de visualização deve-se fazer:

1. Seleccionar a tabela da qual se pretende ver os dados.

2. Carregar no botão OPEN para ver as fichas e então:

- Usar as setas, o rato ou então a barra [pic] para rodar entre as várias fichas. Na barra tem-se a hipótese de ir para a primeira ficha, para a ficha anterior, de indicar o número da ficha para que se pretende ir, para a ficha seguinte e para a última ficha.

- Utilizar a barrra de navegação horizontal para rodar entre os vários campos.

1 Alterar a dimensão das colunas

Quando a coluna não tem dimensão suficiente para mostrar toda a informação para a visualizar pode-se alterar o tamanho da coluna.

Para tal fazer:

1. Colocar o cursor do rato entre duas colunas no meio do nome dos campos até o cursor do rato assumir a forma de uma seta dupla.

2. Arrastar o cursor do rato até ter a coluna com a dimensão desejada.

Para quem já trabalha com o Excel o processo não tem nada de novo.

Através dos menus pode-se executar o comando LAYOUT COLUMN.

Também se pode alterar a altura das linhas mas não é muito habitual.

2 “Congelar” colunas

Quando se têm muitos campos interessa, regra geral, manter um ou mais campos a serem sempre visualizados. Para tal é necessário “congelar” esses campos.

Para tal faz-se:

1. Coloca-se o cursor sobre a coluna por onde se pretende congelar.

2. Executa-se o comando LAYOUT FREEZE COLUMNS

Para retirar esta opção executa-se o comando LAYOUT UNFREEZE COLUMNS.

3 Deslocar colunas

Para deslocar colunas neste modo de visualização fazer:

Carregar com o rato em cima do nome do campo para seleccionar toda a coluna.

Carregar novamente com o rato e arrastar até à localização desejada.

4 Esconder colunas

Para esconder colunas fazer o seguinte:

1. Seleccionar as colunas a esconder.

2. Executar o comando LAYOUT HIDE COLUMNS.

Para mostrar as colunas escondidas fazer:

1. Executar o comando LAYOUT SHOW COLUMNS

2. Na caixa de diálogo que surge seleccionar as colunas a serem novamente visualizadas.

3. Carregar no botão SHOW.

4. Carregar no botão CLOSE.

5 Gravar a disposição do modo de visualização DATASHEET

Para fazer isto executar o comando FILE SAVE LAYOUT.

6 Alteração de dados numa tabela

É possível alterar os dados introduzidos numa tabela em várias fichas de uma só vez. Para tal fazer:

1. Colocar o cursor no campo no qual se pretende efectuar a alteração.

2. Executar o comando EDIT REPLACE

3. Na caixa FIND WHAT colocar o texto ou valor a procurar.

4. Na caixa REPLACE WITH colocar o texto com que se pretende substituir.

5. Carregar no botão REPLACE ALL.

6. Responder que sim quando for perguntado se após ter chegado quer continuar a pesquisa no início.

7. Carregar em OK quando chegar ao fim do bloco de pesquisa ou da operação de pesquisa.

8. Carregar em CLOSE.

9. Confirmar que se quer gravar as alterações.

7 Apagar fichas

Para apagar fichas basta fazer:

1. Seleccionar as fichas a apagar carregando no selector das fichas no lado esquerdo da ficha ou fichas a apagar.

2. Executar o comando EDIT DELETE ou carregar na tecla DELETE.

3. Confirmar carregando em OK.

O comando EDIT CUT permite colocar essas fichas no Clipboard.

7 Formulários (Forms)

O Access pemite configurar a forma como os dados são visualizados e editados através da utilização de formulários. nestes formulários é possível acrescentar também gráficos e cores. A ordem e disposição dos campos é definida pelos utilizadores.

Os formulários apresentam as seguintes vantagens quando comparadas com o modo de visusalização DATASHEET:

• Regras de validação de entradas indicadas pelo utilizador.

• Percorrer dados de várias tabelas.

• Susbtituir formulários existentes em papel.

• poder incluir sons e imagens na introdução de dados.

A desvantagem consiste em não permitir ver tantas fichas como o modo anterior.

1 A barra de ícones dos formulários

Quando se trabalha com formulários a barra de ícopnes toma a forma acima. Os ícones nela existentes correspondem, por ordem em que surgem a:

• Desenho de formulários.

• Visualização de formulários.

• Visualização no modo DATASHEET.

• Previsão de impressão.

• Procura.

• Edição de filtro/ordenação

• Aplicação de filtro/ordenação

• Mostrar todas as fichas.

• Caixa do campo actual.

• Undo.

• Ajuda

2 Introduzir dados com um formulário

Para introduzir dados com um formulário é necessário abrir esse formulário. Para tal fazer:

1. Carregar no botão de formulários.

2. Seleccionar o formulário pretendido e carregar em OPEN ou fazer um duplo clic.

Os tipos de campos existentes num formulário são:

• Caixa de texto preenchido automaticamente

• Caixa de texto a ser preenchido pelo utilizador.

• Lista de opções a serem escolhidas pelo utilizador.

• Imagens OLE.

• Caixa com campos do tipo MEMO. Nestas caixas para introduzir mais que uma linha carregar em CTRL-ENTER.

• Caixas de escolha de opções.

Quando se editam dados num formulário funcionam todas as teclas vistas anteriormente e ainda as teclas PAGE DOWN e PAGE UP para passar para a ficha anterior e para a seguinte.

Para se acrescentar uma nova ficha deslocamos-nos para a última ficha ou então executa-se o comando FILE RECORDS DATA ENTRY.

3 Procura de uma ficha

Se pretendermos procurar, por exemplo, o nome duma pessoa, basta fazer o seguinte:

1. Colocar o cursor no campo do nome da pessoa.

2. Carregar no ícone do binóculo.

3. Na caixa de diálogo e dentro da caixa FIND WHAT colocar o nome a procurar.

4. Na caixa WHERE seleccionar se se pretende procurar um nome exactamente igual ao que se indicou (MATCH WHOLE FIELD), se pretende encontrasr um nome que tenha esse início (START OF FIELD) ou se pretende apenass que essa nome exista no campo (ANY PART OF FIELD).

5. Carregar no botão FIND FIRST.

6. Se não for essa a ficha pretendida carregar no botão FIND NEXT até encontrar a ficha pretendida.

7. Carregar em CLOSE.

Pode-se ainda escolher que se pretende procurar em todos os campos através da opção SEARCH IN ALL FIELDS.

Este método pode ser usado em conjunto com os métodos explicados anteriormente para alterar e apagar fichas

4 Utilização de filtros

Nos formulários é possível utilizar filtros para restringir as fichas que surgem no ecrã. Para tal fazer :

1. Carregar no botão Filter/Sort.

2. Na caixa que surge carregar na zona do primeiro campo.

3. Nesta caixa seleccionar o campo a ser utilizado.

4. Na zona onde diz Criteria por baixo desse campo colocar o critério a ser utilizado.

5. Carregar no botão para aplicar o filtro.

Após este procedimento só as fichas que obedeçam ao critério são visualizadas.

Usando a mesma técnica pode-se alterar o filtro criado para pesquisar outras condições.

5 Ordenação de dados

A ordenação de dados é semelhante ao ponto anterior:

1. Carregar no botão Filter/Sort.

2. Na caixa que surge carregar na zona do primeiro campo.

3. Nesta caixa seleccionar o campo a ser utilizado.

4. Na zona onde diz Sort colocar o tipo de ordenação a ser efectuado: Ascendente (Ascending) ou descendente (Descending)..

5. Carregar no botão para aplicar a ordenação.

Os filtros são temporários e não são gravados com o formulário. Para usar várias vezes o mesmo filtro usa-se pesquisas que serão abordadas no capítulo seguinte.

Para visualizar novamente todo os dados carregar no ícone de visualização de todas as fichas.

6 Criação rápida de formulários

O Access facilita a criação rápida de formulários a partir de tabelas criadas pelo utilizador. Os formulários também podem ser criados a partir de pesquisas definidas pelo utilizador.

A ferramenta para o fazer é o FORMWIZARDS, de notar que em inglês a palavra WIZARD significa mágico ou feiticeiro.

Os passos necessários para criar um formulário utilizando o FORM WIZARD são:

1. Se ainda não estiver seleccionado carregue no botão dos FORMS.

2. Carregue no botão NEW para criar um novo formulário.

3. Na caixa SELECT TABLE/QUERY selecciona a tabela ou pesquisa a partir da qual quer criar o formulário.

4. Carregue no botão do FORMWIZARDS.

5. Escolha a opção SINGLE COLUMN.

6. Carregue em OK.

7. Carregue no botão >> para acrescentar todos os campos ao formulário.

8. Carregue no botão NEXT.

9. Escolha a aparência pretendida.

10. Carregue em NEXT.

11. Carregar no ícone do modo de visualização de formulário.

12. Execute o comando FILE SAVE FORM para gravar o formulário.

7 Alteração de formulários

Após se ter criado o formulário a sua apresentação deve ser alterada para o tornar mais fácil de ler e bem organizado. Para alterar um formulário faz-se:

1. Selecciona-se o formulário a ser alterado.

2. Carrega-se no botão DESIGN.

3. Selecciona-se a entidade a ser alterada e executa-se uma operação sobre ela.

Zonas do formulário :

• Cabeçalho - Onde se coloca um título e descrição acerca do formulário.

• Zona de detalhe - Onde se coloca o corpo principal do formulário.

1 Deslocar um bloco no formulário

Todos os campos e blocos de texto podem ser arrastados com o rato e a sua posição alterada fazendo:

1. Seleccionar o bloco pretendido. Para tal carregar com o rato em cima do bloco ou então marcar um rectângulo carregando com o rato numa extremidade e arrastando até à outra.

2. Colocar o cursor do rato em cima do campo até este tomar uma forma de uma mão.

3. Arrastar a mão para a nova localização do bloco e largar o botão do rato.

2 Alterar o alinhamento dos campos

Para alterar o alinhamento com que o texto surge nos campos faz-se:

1. Selecciona-se os campos pretendidos.

2. Carrega-se no ícone com o tipo de alinhamento pretendido.

3 Alterar a palete de cores

[pic]

Para alterar a palete de cores faz-se:

1. Selecciona-se os blocos de texto aos quais se pretende alterar a cor.

2. Carrega-se no ícone da palete de cores.

3. Na opção APPEARANCE indica-se se pretende uma aparência normal, levantada (Raised) ou afundada (Sunken).

4. Na opção TEXT indica-se a cor do texto.

5. Na opção FILL indica-se a cor do preenchimento.

6. Na opção BORDER indica-se a cor das margens.

7. Na opção WIDTH indica-se a largura das margens.

8. Nas caixas CLEAR pode-se tirar o preenchimento e as margens.

8 Pesquisas

A grande vantagem do Access sobre outros programas e mesmo sobre outras bases de dados consiste nas pesquisas. As pesquisas permitem achar os dados que se pretendem e ordenados da forma que se quiser. Através das pesquisas podem-se achar as respostas a várias perguntas acerca dos dados existentes na nossa base de dados.

As pesquisas podem ser efectuadas sobre uma ou várias tabelas e podem servir de base a formulários e relatórios.

Antes já se tinham visto os filtros mas as pesquisas permitem criar filtros permanentes.

1 Como abrir uma pesquisa

Para abrir uma pesquisa fazer:

1. Carregar no botão de pesquisas

2. Escolher a pesquisa que se quer ver.

3. Visualizar os dados que obedecem às especificações da pesquisa.

4. Carregar no botão de DESIGN para se ver os parâmetros da pesquisa e para, eventualmente os alterar.

2 Pesquisas com várias tabelas

Uma pesquisa pode ser feita a partir de várias tabelas. Neste caso é necessário estabelecer relações entre as tabelas de forma a relacionar a informação duma forma significativa. Esta indicação é colocada como uma linha que liga um campo de uma tabela a um campo da outra tabela.

No caso de se trabalhar com uma pesquisa deste tipo o comando VIEW TABLE NAMES permite ver os nomes das tabelas a que os vários campos pertencem.

3 Como criar uma pesquisa a partir de uma tabela

Os passos para o fazer são:

1. Carregar no ícone de pesquisas.

2. Carregar no botão NEW.

3. Seleccionar a tabela na qual se pretende efectuar a pesquisa.

4. Carregar no botão ADD.

5. Carregar em CLOSE.

6. Arrastar os campos que se pretendem da zona de cima para a zona em baixo para a linha FIELD. arrastando o campo com o nome da tabela seguido de um asterisco arrastam-se todos os campos.

7. Debaixo dos campos colocar se serão utilizados na ordenação, o critério de pesquisa nesses campos e a indicação se esse campo deve ser visualizado.

8. Carregar no botão do modo de visualização DATASHEET ou no botão com um ponto de exclamação.

O conjunto de dados que assim surge obedece aos critérios definidos na pesquisa e tem a ordenação indicada assim como os campos pedidos. A este conjunto de dados resultantes de uma pesquisa cham-se um DYNASET, que é um conjunto de fichas definido por uma pesquisa.

4 Como criar uma pesquisa a partir de várias tabelas

Os passos para o fazer são:

1. Carregar no ícone de pesquisas.

2. Carregar no botão NEW.

3. Seleccionar a tabela a acrescentar à pesquisa.

4. Carregar no botão ADD ou executar o comando QUERY ADD TABLE.

5. Repetir os dois passos anteriores até ter colocado todas as tabelas pretendidas.

6. Carregar em CLOSE.

Para efectuar o JOIN de campos de duas tabelas fazer:

1. Seleccionar numa das tabelas um dos campos..

2. Arrastar esse campo até outra tabela para o campo com o mesmo nome. Como regra geral o campo na primeira tabela é uma chave estrangeira e na segunda tabela é a chave primária.

Após estes passos surge uma linha a ligar esses campos. Para tirar a ligação entre as tabelas basta seleccionar e apagar essa linha.

No caso de já existir uma ligação entre as tabelas assim que se colocam as duas tabelas na pesquisa o JOIN é colocado.

A forma de acrescentar campos e critérios é igual ao caso de só uma tabela.

5 Efectuar cálculos estatísticos em pesquisas

Através das pesquisas é ainda possível determinar valores médios e somatórios para vários valores de vários campos.

Para tal faz-se:

1. No modo de visualização DESIGN carrega-se no botão do somatório. Isto faz que surga uma linha com os totais na grelha de saída. Por defeito coloca a opção GROUP BY em cada campo.

2. Em cada campo escolhe-se o tipo de estatística pretendido:

- A opção GROUP BY indica que é para agrupar os dados por cada valor desta opção.

- A opção SUM indica que se deve efectuar a soma dos valores existentes neste campo para cada grupo indicado nos outros campos.

- A opção COUNT faz a contagem de fichas existentes.

- A opção AVERAGE efectua a média.

9 Interacção com outras aplicações

Não basta saber trabalhar com o Access, é necessário conseguir importar e exportar informação de outras bases de dados.

A forma mais simples é utilizar o Clipboard - Aproveitando o facto do Access trabalhar em Windows pode-se importar e exportar dados através do Clipboard para qualquer outra aplicação do Windows.

Porém os processos mais importantes serão a importação de dados a partir do Excel e a partir do Dbase.

Em qualquer caso a forma de efectuar uma importação é:

1. Abrir a base de dados para a qual se pretende importar dados.

2. Executar o comando FILE IMPORT.

3. Escolher o tipo de dados a importar.

4. Seleccionar o ficheiro a partir do qual se pretendem importar os dados.

De notar que em qualquer importação efectuada pelo programa este cria automáticamente uma tabela com os erros existentes na passagem dos dados.

Por vezes os caracteres especiais como sejam palavras com acentos perdem parte da informação durante a tradução, nesses casos é necessário voltar a colocar os acentos ou tentar importar primeiro para outros programas onde os acentos não sejam alterados.

1 Importação de dados do Excel

Para importar dados do Excel convém que estas estejam dispostos sob a forma de linhas com as fichas e de colunas com os campos. A primeira linha é considerada como tendo os nomes dos campos.

No caso de ter dificuldade a importar um campo numérico por parte dos valores lá colocados estarem como texto tente colocar a primeira ficha com este campo também do tipo texto isto faz que o Access tente reconhecer esse campo como sendo de tipo texto deixando de se ter alguns erros.

No caso de ter problemas na importação dos dados verifique ainda os seguintes aspectos:

• Verifique que o ficheiro do Excel se encontra fechado.

• Veifique que a versão de Access com que está a trabalhar permite importar ficheiros da versão de Excel com que está a trabalhar. Pode no Excel pedir para gravar os dados num formato diferente.

10 Relatórios

Quando se pretende apresentar informações de um modo profissional e com uma boa apresentação utilizam-se os relatórios. Num relatório tem-se mais controlo sobre a forma como a informação é exibida. Num relatório pode-se incluir totais e sub-totais daas várias parcelas.

À semelhança dos formulários num relatório também se utilizam campos de tabelas ou de pesquisas. Também se podem incluir gráficos mas não se pode editar os dados com os relatórios.

1 Abrir um relatório

Para abrir um relatório faz-se:

1. Carrega-se no botão dos relatórios.

2. Selecciona-se o relatório a ser aberto.

3. Carrega-se no botão PREVIEW.

2 Alterar relatórios

Para se alterar relatórios faz-se:

1. Selecciona-se o relatório a ser alterado.

2. Carrega-se no botão DESIGN.

Zonas do relatório:

• Report Header - Cabeçalho do relatório - Coloca-se nesta zona informação como o título, a data ou resumos sobre a informação contida no relatório. serve para fazer uma capa para o relatório.

• Report Footer - Fim do relatório - Tem a mesma função que o cabeçalho.

• Page Header - Cabeçalho da página - Coloca-se nesta zona informação como os cabeçalhos das colunas ou numeração das páginas.

• Page Footer - Fim da página - Tem a mesma função que o cabeçalho.

• Group Header - Cabeçalho do grupo - Coloca-se nesta zona informação como o nome do grupo, ou totais de grupo. Esta opção só surge se se agrupar os dados com o botão SORTING AND GROUPING DATA.

• Group Footer - Fim do grupo - Tem a mesma função que o cabeçalho.

• Detail - Detalhe - Os dados que criam o corpo principal do relatório e que são tirados a partir dos campos de uma tabela ou de uma pesquisa.

1 Acrescentar controlos

Um controlo é um objecto gráfico, como por exemplo, uma caixa de texto, uma moldura de um objecto, um rectângulo ou um botão de comandos que se coloca num formulário ou num relatório para mostrar dados, efectuar uma acção ou decorar o relatório ou formulário.

Um controlo pode ser:

• ligado - está relacionado a um campo específico.

• desligado - não está relacionado com um campo ou expressão. Utilzam-se para mostrar texto informativo ou gráficos e imagens de outras aplicações.

• calculado - mostra valores calculados a partir de dados de um ou mais campos pertencentes a tabelas, pesquisas ou outros controlos

2 Acrescentar um controlo desligado

Os passos para tal são:

1. Certificar-se que a TOOLBOX está visível. se não estiver executar o comando VIEW TOOLBOX.

2. Se necessário reposicionar a TOOLBOX numa parte onde não “atrapalhe”.

3. Verificar que existe espaço para colocar o controlo. Caso não exista deslocar o cursor do rato para as margens da zona onde se pretende colocar o controlo até ele assumir a forma duma seta dupla e então aumentar o tamanho da zona.

4. Carregar na TOOLBOX no ícone correspondente ao tipo de controlo a criar.

5. Colocar texto caso seja necessário incluilo no controlo.

3 Acrescentar um controlo ligado

Os passos para tal são:

1. Certificar-se que a lista de campos está visível. Se não estiver executar o comando VIEW FIELD LIST.

2. Carregar no nome do campo que se deseja colocar e arrastar esse campo para a posição onde se quer ter o controlo. Neste caso surgem duas caixas: uma com o nome do campo e outro onde surge o valor do campo. Na primeira caixa é possível alterar o texto que surge.

3 Criação rápida de relatórios

Da mesma forma que com os formulários também se podem criar rapidamente relatórios. Para tal vai-se utilizar o REPORT WIZARDS. Os passos para criar um relatório são:

1. Carregar no botão dos relatórios.

2. Carregar no botão NEW.

3. Seleccionar a tabela ou a pesquisa a partir da qual se pretende criar o relatório.

4. Carregar no botão REPORT WIZARDS.

5. Seleccionar o tipo de relatório a criar.

6. Carregar em OK.

7. Indicar os campos pretendidos.

8. Carregar em NEXT.

9. Escolher o campo pelo qual se pretende ordenar os dados.

10. Carregar em NEXT.

11. Escolher o tipo de apresentação pretendido.

12. Carregar em NEXT.

13. Carregar no botão PRINT PREVIEW ou DESIGN.

De notar que para tipos diferentes de relatórios os ecrãs que surgem diferem e pode haver mais alguns passos intermédios.

4 Impressão de relatórios

Após se ter criado os relatórios para os imprimir basta executar o comando FILE PRINT.

O comando FILE PRINT PREVIEW permite prever como vai ficar o relatório quando impresso.

|Saber efectuar pesquisas de actualização. |Actualizações da base de dados através de pesquisas.|

|Utilizar as ligações OLE. |Campos do tipo OLE. |

|Saber trabalhar com macros. |As macros no Access. |

11 Programação em Access

O Access permite ser programado em Visual Basic e a partir daí funcina como uma linguagem de programação.

Todas as tabelas, pesquisas, formulários e relatórios podem ser manipulados como objectos e através da interligação com outros objectos é possível na mesma aplicação interagir com o Excel, o Word, o Visio ou outros programas.

Quando chegar à fase de programação e de pretender fazer pequenos desenvolvimentos sobre o Access tenha em atenção que o seu modelo de dados foi feito de uma forma correcta.

O desenvolvimento de aplicações em Access à medida do utilizador apresenta vantagens a nível de custo e rapidez inicial para o desenvolvimento de aplicações.

Da minha experiência acima de 50 tabelas é uma base de dados muito complexa. Nestes casos é especialmente importante manter uma nomenclatura uniforme dos nomes dos campos e das várias entidades sobre pena de se demorar muito mais tempo a fazer a manutenção das bases de dados ou de repetir trabalho já feito.

Uma indicação no nome dos queries sobre se são queries auxiliares facilita o uso da base de dados.

A criação de módulos com rotinas para serem chamadas de vários formulários ou relatórios facilite a manutenção do código.

Por fim, em termos de desenvolvimento direi que para a criação de uma solução em Access deverá contabilizar cerca de 3 horas de trabalho por cada form ou relatório que seja feito. Este tempo têm em consideração o tempo de análise, desenvolvimento, testes e alguma documentação básica.

A implementação de algoritmos elaborados implica regra geral um alargamento deste tempos. Algoritmo elaborados são aqueles que não permitem ser resolvidos com 2 queries consecutivos ou que obrigam a programação.

12 Bibliografia

• Teaching Microsoft Access. - PC Magazine

• Introduction to Microsoft Access. - Microsoft

• Manuais do programa. - Microsoft

• Ajuda do programa. - Microsoft

• Data Analysis : The key to Database Design - QED

• O S.G.B.D.R. ACCESS - Fundetec

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