RELATÓRIO SEMANAL DOS TRABALHOS DESENVOLVIDOS NO



RELATÓRIO SEMANAL DOS TRABALHOS DESENVOLVIDOS NO

TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO MARANHÃO

Período: 06 a 12 de junho de 2009

INTRODUÇÃO

Nesta semana o Programa Integrar ampliou o foco de suas atividades e, além de continuar as ações junto às Secretarias, reforçou a atuação no Eixo Modernização.

A Juíza Coordenadora do Programa Integrar participou de reuniões realizadas no Tribunal de Justiça, no Fórum Central, no 7 JECC, no Ministério Público, na Defensoria Pública e na ESMAM quando foram entabuladas gestões para a realização de mutirões e viabilização de ações conjuntas para a melhoria da prestação jurisdicional. Também esteve reunida com o Presidente da Associação dos Magistrados do Maranhão.

DAS AÇÕES DO PROGRAMA INTEGRAR

EIXO – MODERNIZAÇÃO

Metodologia de Trabalho do Programa Integrar

Implementação da metodologia de integração, preparação e rotina a ser doravante adotada pela equipe do Programa Integrar nas Secretarias. Neste sentido, foram elaborados os fluxos de procedimentos para as Varas de Cartas Precatórias, Cíveis incluindo as Varas de Família.

Visita ao 7º JECível

Foi constatada a necessidade de auxílio no gabinete da Juíza para saneamento de acervo de processos pendentes de despachos e sentenças, bem como outras ações de Modernização:

• Fixou-se que a ação na área de JECíveis ocorreria no âmbito do 7º JEC, o qual serviria, posteriormente, de referência para os demais;

• Dois analistas do grupo de apoio aos gabinetes serão deslocados para a unidade;

• Reunião com empresas mais demandadas (CEMIR, OI, TIM, CASSIS etc.) será marcada para se viabilizar a citação eletrônica;

• Provimento para tornar obrigatório o ajuizamento eletrônico pelo advogado será proposto.

Instalação de leitores ópticos/Fornecimento de mais 40 unidades: O Núcleo de Informática do Fórum Central concluiu a instalação dos leitores óticos em todas as unidades. O setor de material do TJMA manteve contato com o Núcleo e informou que localizou 40 leitores óticos, os quais serão enviados para o Núcleo, que o instalará nas unidades, garantindo pelo menos dois leitores por Secretaria.

Reunião com o secretário da 1ª Vara de Fazenda Pública

Realizada com a finalidade de estimulá-lo a assumir de fato a chefia da Secretaria, afastando sua esposa do comando, e comprometê-lo com os

resultados e a implantação do novo modelo de trabalho. Foi bastante positiva e motivacional, colhendo-se do secretário o compromisso de alterar sua postura perante a equipe.

Conclusão da redação da portaria do Diretor do Fórum sobre funcionamento do protocolo

Após conversa com o Diretor do Fórum sobre a necessidade de estruturar a Distribuição estipulando horários diários de entrega, foi apresentada minuta de portaria pela Direção do Fórum, a qual foi trabalhada, resultando em nova redação.

Pedido de criação dos protocolos de carga e remessa no sistema

A fim de eliminar os livros de protocolo e adequar o Themis ao provimento da CGJ que trata dos livros obrigatórios, em que se prevê o livro de cargas com folhas soltas.

Reunião com o Desembargador Corregedor

Foram discutidos vários pontos a saber: Central de mandados, NAPP, veículos para oficiais de justiça, secretário da Vara de Cartas Precatórias, oficiais para mutirão de Cartas Precatórias, mutirão de bens apreendidos, júris e central de inquéritos.

Também foi objeto da reunião a constituição da equipe do TJMA para multiplicação das ações do Programa Integrar bem como a designação de assessores para o mutirão de despachos e sentenças.

Reunião com FERJ – Ajustes sobre o arquivamento de autos com custas a pagar

Apresentada minuta de Ato do Presidente, constando procedimento a ser proposto, qual seja:

• cálculo de custas pela Contadoria;

• custas até R$ 300,00 a Contadoria liberaria o arquivamento a ser realizado pela Secretaria;

• custas acima de R$ 300,00 a Secretaria promove a cobrança por carta; se não houver pagamento, devolve á Contadoria para emitir certidão ao FERJ que tentará cobrança e enviará para a Procuradoria do Estado.

Foi discutida a redação do art. 26 da Lei de Custas, em que se prevê o procedimento de cobrança de custas finais. Foi argumentada a inviabilidade de se manter rubricas para custas finais na tabela judicial, de sorte que a equipe do FERJ reformulará este ponto para ser apresentada na próxima semana ao presidente e ratificada pelo Programa. A tabela de custas deve conter apenas custas de ingresso, restando apenas diligências de oficial para o final. Também constará no projeto de lei remissão a Resolução do Pleno para tratar de procedimento de cobrança de custas finais e isenção.

Início da reorganização do Setor de Distribuição

Realizadas as sequencias de atividades:

• Etiquetadas as estantes da linha de atendimento, com as separações de INICIAIS CÍVEIS FAMÍLIA – FAZENDA – GERAL, PETIÇÕES CÍVEIS FAMÍLIA – FAZENDA – GERAL, DISTRIBUIÇÃO CÍVEL e CRIMINAL, DESMEMBRAMENTO etc.

• Identificados os escaninhos com cada uma das unidades jurisdicionais para separação do material a ser enviado, petições e iniciais pré-autuadas.

• Arquivados documentos antigos de protocolos e livros, organizados em cerca de 14 caixas a serem enviadas para o Arquivo Judiciário.

Há pendência de encaminhamento de processos redistribuídos, de redistribuição e desmembramento de autos. Será sugerido ao diretor do fórum, que a distribuidora regularize esta situação, retirando do atendimento esta tarefa.

• Realizadas distribuições de competências não localizadas no Fórum Central, bem como de DPVATs de JECíveis, estes de forma prévia ao ajuizamento nos juizados.

Será sugerida à CGJ a regularização desta situação com a descentralização da distribuição e a definição de competência dos JECs.

Desenvolvimento de atividades na 3ª Vara da Fazenda Pública – 2ª Fase do plano do PROGRAMA INTEGRAR

Foi certificada a publicação de cerca de 300 processos com o controle dos respectivos prazos.

Foi ensinada à equipe como contabilizar os prazos processuais e à medida da análise dos processos, vários feitos foram destacados para arquivamento imediato ou envio para a Contadoria. Ao longo do trabalho, foi destacada a importância de se encaminhar os processos que não permaneceriam na Secretaria imediatamente, incutindo na equipe a idéia da tramitação rápida, sem deixar para fazer amanhã o que pode se fazer hoje.

Foram orientados a não mais utilizar o carimbo de numeração de autos, tornando mais célere o trabalho de numeração das folhas.

Foram recebidos cerca de 50 processos despachados do gabinete, dos quais cerca de 15 foram analisados imediatamente, dando o devido encaminhamento dentro da Secretaria, passando-se a exata noção de como a Secretária deve atuar.

EIXO RECURSOS HUMANOS

Em preparação para a realização de atividades envolvendo os serventuários de vários setores, temos:

Palestra sobre práticas de bom atendimento ao público

• Público alvo: Todos os funcionários da Comarca da Capital

Workshop – Propostas de melhorias nos setores técnicos

• Público alvo: Equipes Multidisciplinares

Workshop – Efetivo cumprimento de diligências – Dificuldades e soluções

• Público alvo: Oficiais de Justiça

Curso de Liderança e Gerenciamento para Secretários do TJMA

• Público alvo: Secretários - Chefes de Cartórios do Tribunal de Justiça do Maranhão

• Ministrado pelo servidor Claudio Gomes de Oliveira – DGE/CNJ na Escola Superior da Magistratura do Maranhão – ESMAN.

O curso, realizado no estilo “oficina de desenvolvimento”, teve como objetivo central a sensibilização e conscientização dos participantes para a implementação de mudanças na postura gerencial e contou com a participação de 62 (sessenta e dois) Secretários que compõem a estrutura do Tribunal de Justiça do Maranhão.

As atividades foram desenvolvidas com metodologia participativa, possibilitando a todos, espaços para reflexão, argumentações e compartilhamento de percepções e conhecimentos. Utilizou-se como exposição e desenvolvimento dos conteúdos:

|TEMA |ABORDAGEM |

|Contexto e Cenários |Evolução e ondas de transformação Mudanças nas relações da sociedade |

|Planejamento Estratégico |Base conceitual, dimensões, importância |

| |Instrumentos de Gestão Pública |

|Liderança e Gerenciamento |Conceitos, diferenças e semelhanças |

| |O papel da liderança nas instituições |

| |Competências essenciais às lideranças |

|Gestão de Equipes |Formação, desenvolvimento e motivação das equipes. Espiral descendente |

| |e ascendente |

|Comunicação e Feedback |O processo de comunicação humana |

| |Filtros, barreiras e tipos de comunicação |

| |Como buscar, receber e fornecer feedback |

| |A arte de ouvir |

|Gestão por Resultados |Modelos de gestão pública |

| |O entendimento do conceito de resultado |

| |Preparação, competência, resultado |

|Motivação e desenvolvimento |A compreensão das forças que movem o comportamento humano |

|Análise e Melhoria de Processos |O processo organizacional e suas características |

| |Estrutura de um processo organizacional |

| |Fluxogramas |

| |Contribuições para a produtividade no trabalho |

|Inteligência Emocional no Trabalho |Equilíbrio de razões e emoções |

| |Os hemisférios cerebrais e suas funções |

| |As 5 áreas da inteligência emocional |

| |Emoções, atitudes, comportamentos e resultados |

Como recurso metodológico, foi aplicada a prática da exposição temática por meio de abordagens lúdicas e provocativas, buscando a participação espontânea dos integrantes do evento. Foram utilizados, além de recursos de mídia, discussões em grupos, desafios em grupos, realização de jogos organizacionais e filme temático motivacional.

EIXO TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Foi disponibilizada uma nova versão do sistema Themis, com a implementação de eventos solicitados pelo Programa Integrar. A equipe da STI continua trabalhando para agilizar a produção de nova versão do Themis que introduz outras possibilidades que otimizem as tarefas das Secretarias.

• Atualização do THEMIS 3: Cronograma já fechado (sujeito a mudanças) com a informática, conforme novas demandas e o aumento de programadores disponíveis para a execução das tarefas.

• Projudi: Instalação na Turma Recursal e nos 8 Juizados restantes. O cronograma esta em fase final de elaboração com a Dra. Lucimary

• Distribuição/Redistribuição (conforme a necessidade de cada local) dos microcomputadores e suprimentos doados pelo CNJ para atender às varas com sistemas de processo eletrônico ou de controle processual

• Treinamento dos usuários - cursos referentes ao Themis a serem programados e realizados, preferencialmente, quando as demandas principais já estiverem desenvolvidas. Levantada a possibilidade de elaboração de manual de usuário inteligente

• Consulta Processual Internet, cabendo à equipe responsável do Projeto Integrar realizar esta manutenção/desenvolvimento de programas a serem trabalhados

• Consulta Processual Internet, cabendo à equipe responsável do Projeto Integrar realizar esta manutenção/desenvolvimento de programas a serem trabalhados.

EIXO GESTÃO DOCUMENTAL

Processos encaminhados ao Arquivo Geral em 09/06/2009:

3VCR: 142 3VFP: 053 4VCV: 035

5VFP: 007 1VFM: 044 7VFP: 029

3JEC: 6328 4JEC: 2332 3VFP: 37

4VFP: 106 6VFP: 76 8VCV: 59

Dos colaboradores deslocados para o Arquivo Geral apenas NATÁLIA GOMES está comparecendo, os demais (DANIEL E DEJANE) se apresentaram somente nos dias 25 e 26. O Sr. Aurino se prontificou a aferir e tomar as providências cabíveis quanto a tal situação.

Somando todos os dados referentes aos arquivamentos informados até o presente momento chegamos ao seguinte somatório total de processos arquivados: 42.193 processos.

Quando do deslocamento para levar os processos ao Arquivo Geral, foi-nos informado sobre a existência de uma servidora lotada naquela unidade, chamada LÚCIA DE FÁTIMA MOREIRA SERRA, em gozo de licença-prêmio, que foi designada para Presidente da Comissão para Elaboração de Tabela de Temporalidade para Guarda e Incineração. Em contato com a sobredita funcionária, fomos informados que a mencionada tabela já está pronta e na mesa do Desembargador Presidente há aproximadamente 03 meses para análise/aprovação. Cientificada do objetivo de modernização do Arquivo Geral, a dita funcionária dispôs-se a verificar com o Desembargador Presidente do TJMA sobre o estado de tramitação da tabela e na terça-feira retornar o contato. Informou não ter qualquer forma de backup da tabela de temporalidade encaminhada ao Des. Lourival para disponibilizar para análise prévia e indicação de eventuais adaptações no modelo e sugestão quando da realização da sobredita reunião. Ademais, pôs-se à disposição para reunião com a coordenação do Programa Integrar.

Foram realizados os primeiros contatos para tratar da Tabela de temporalidade referente à gestão documental dos processos e outros documentos alocados no Arquivo geral – agendamento de reunião para 15 junho de 2009.

EIXO PROCEDIMENTO DE TRABALHO

Varas Criminais

Com base nas estatísticas obtidas e na visita inicial realizada junto às Varas Criminais no início dos trabalhos, elaborou-se um planejamento do que seria executado, considerando a situação existente:

(a) baixa de processos: primeiramente, seriam: (a.1.) encaminhados ao arquivo todos os processos que já se encontravam baixados e que ainda estavam nas secretarias das varas criminais; (a.2.) concomitantemente, localizados, triados e baixados, no sistema processual, os feitos que nesta fase estavam;

(b) adoção de “ações globais” com relação aos grandes problemas verificados, dentre elas:

(b.1.) destinação de bens apreendidos (editais de números 001, 002 e 003): busca para solucionar o problema da quantidade de bens apreendidos de feitos baixados que “abarrotam” tanto o depósito quanto as secretarias das varas criminais; em anexo, reportagens sobre bens apreendidos.

Cronograma dos bens apreendidos:

1. Os bens que, até o dia 19.06.2009, inclusive, não forem pelas partes e/ou pelos interessados objeto de pedido e/ou de restituição e/ou de manifestação que impeça a sua destruição e/ou doação, serão destinados.

1.1. As instituições e/ou as entidades que receberão os bens apreendidos são as seguintes, dentre outras:

(a) Casa de Abrigo; e

(b) Creche Judith Pacheco.

1.2. A destruição dos bens que não forem doados será feita por meio de processo físico/mecânico (queima, incineração, quebra, achatamento, entre outros).

1.3. A destinação dos bens ocorrerá no dia 26.06.2009, entre as 8 horas e as 18 horas, nos seguintes locais:

(a) encaminhamento para imediata ou posterior destruição: Vigésimo Quarto Batalhão de Caçadores, na Av. São Marçal, s/n, bairro João Paulo, em São Luís, MA, encaminhamento para destruição; e

(b) encaminhamento para imediata ou posterior doação: Coordenadoria de Atividades Especiais, na Praça Dom Pedro II, s/n, Centro, em São Luís, MA, para destinação a entidades carentes e assemelhadas, mantidas pelo Tribunal de Justiça do Maranhão.

1.4. O transporte dos bens que serão destinados será realizado ao longo do dia 26.06.2009, respeitando os horários naquele parágrafo definidos e ao seguinte:

(a) os destinados para destruição serão encaminhados diretamente para o Vigésimo Quarto Batalhão de Caçadores;

(b) os destinados para doação serão encaminhados diretamente a Coordenadoria de Atividades Especiais do Tribunal de Justiça do Maranhão.

1.5. As unidades judiciárias e o depósito judicial deverão acondicionar os bens que serão doados e os que serão destruídos de acordo com a destinação sugerida no Edital n. 003/2009, realizando a respectiva separação, tudo com a finalidade de facilitar o transporte.

2. Caso até o dia 19.06.2009, inclusive, as partes e/ou os interessados não ingressarem com pedido de restituição dos bens objeto do presente Edital, devem os Secretários de cada uma das Varas Criminais certificar o decurso do prazo e providenciar o acondicionamento dos bens para transporte, separando-os.

2.1. Havendo manifestação,

(a) deve a Direção do Foro ser imediatamente comunicada, pelo meio mais efetivo possível, de que o bem não deverá participar do mutirão; e

(b) devem os autos ser imediatamente conclusos para decisão do respectivo Juízo.

3. Caso até as 13 horas do dia 23.06.2009, inclusive, as partes e/ou os interessados não ingressarem com pedido de restituição dos bens objeto do presente Edital, fica decretado, de forma automática, o perdimento destes bens, em virtude do valor ínfimo que representam, sendo que eventuais bens constantes do Edital n. 003/2009 que não se enquadrarem nos Editais de números 001 e 002 (feitos em andamento etc) consideram-se como não-escritos no referido anexo, podendo ser excluídos da destinação a qualquer tempo, independentemente de pedido e/ou de manifestação da parte e/ou do interessado.

4. Foi determinada a comunicação ao Ministério Público, por meio da Coordenadoria das Promotorias Criminais da Comarca de São Luís, MA, e oficiou-se à Corregedoria-Geral do Tribunal de Justiça do Maranhão, encaminhando-se cópia do Edital.

(b.2.) convênio a ser assinado pela Secretaria de Segurança Pública, pelo Tribunal de Justiça, pelo Ministério Público e pela Defensoria Pública (minuta de Convênio segue em anexo ao presente): visa solucionar, na área criminal, o problema existente de dificuldade de comunicação entre esses diversos órgãos, especialmente em regime de plantão e com relação a dados e à localização de presos; na área cível, procura solucionar o problema das intimações dos principais órgãos e da realização de exames de DNA para em ações de investigação de paternidade de pessoas carentes;

(b.3.) planejamento para a realização de convênio para a realização de audiências e para a instalação de “posto avançado” do Tribunal do Júri dentro das universidades (em anexo segue minuta de convênio a ser firmada com as universidades): visa resolver o problema existente hoje de tão-somente haver um auditório para que as três varas do Tribunal do Júri realizem suas sessões plenárias;

Um dos Convênios já está totalmente assinado: o convênio com a universidade UNICEUMA já foi assinado pelo Reitor (que aceitou integralmente a nossa minuta) e pelo Diretor do Foro Central da Comarca de São Luís. O Convênio assinado encontra-se com a Dra. Conceição. As duas outras universidades estão analisando a minuta de Convênio.

Em anexo, também segue o planejamento da 1ª e da 2ª Varas Criminais do Júri sobre procedimentos de audiências.

(c) treinamento dos secretários em rotinas de trabalho (esse treinamento em rotinas de trabalho encontra-se no plano de efetividade para o Tribunal do Júri, que segue em anexo) e adequação do espaço físico para a adoção dessas rotinas;

(d) estabelecimento de metas às equipes de trabalho. O trabalho está nesta fase, todavia dificuldades existem, pois a Corregedoria-Geral não possui prazos de movimentação de processos e de despacho de feitos. Seria interessante que fosse editado provimento neste sentido.

Foi sugestionada a criação da Central de Mandados, com as explicações pertinentes, mas ainda aguardamos retorno: parece que a idéia não é unânime.

Foram trabalhadas as seguintes varas criminais:

(a) 1ª Vara Criminal: ainda em fase de treinamento em rotinas; tem de ser trabalhada; é prioridade;

(b) 2º Vara Criminal: ainda em fase de treinamento em rotinas; mas com diversas baixas (1.120 processos baixados); adesão ao edital de bens apreendidos; vara praticamente saneada;

(c) 4ª Vara Criminal: já treinada em rotinas (os principais servidores já treinados no sistema Themis); já organizada com novos localizadores; adesão ao edital de bens apreendidos;

(d) 5ª Vara Criminal: já treinada em rotinas (os principais servidores já treinados no sistema Themis); já organizada com novos localizadores; não aderiu, por enquanto, ao edital de bens apreendidos, embora tenha separado todos os bens para tal finalidade;

(e) 6ª Vara Criminal: já treinada em rotinas (os principais servidores já treinados no sistema Themis); já organizada com novos localizadores; adesão ao edital de bens apreendidos;

(f) 7ª Vara Criminal: já treinada em rotinas (os principais servidores já treinados no sistema Themis); já organizada com novos localizadores; adesão ao edital de bens apreendidos;

(g) 8ª Vara Criminal: já treinada em rotinas (os principais servidores já treinados no sistema Themis); já organizada com novos localizadores (manteve as caixas, mas os localizadores de cumprimento estão todos abertos); adesão ao edital de bens apreendidos;

(h) 9ª Vara Criminal: já treinada em rotinas (os principais servidores já treinados no sistema Themis); já organizada com novos localizadores; adesão ao edital de bens apreendidos;

(i) 10ª Vara Criminal: já treinada em rotinas (os principais servidores já treinados no sistema Themis); não possuía bens apreendidos; grande número de baixas (mais de 20 caixas de processos); vara saneada; todas as sentenças são proferidas em audiência;

(j) 11ª Vara Criminal (com competência para o Júri): já treinada em rotinas (falta treinar servidores no sistema Themis); estuda organizar a secretaria em novos localizadores, mas aguarda minha vista final; não possuía bens apreendidos de processos baixados; aderiu à assinatura de convênios para realização de Júri em universidades e instalação de posto avançado do Júri;

(l)1ª Vara Criminal do Júri: já treinada em rotinas (os principais servidores já treinados no sistema Themis); está se organizando nos novos localizadores, mas manterá algumas caixas; adesão ao edital de bens apreendidos; aderiu à assinatura de convênios para realização de Júri em universidades e instalação de posto avançado do Júri.

(m) 2ª Vara Criminal do Júri: já treinada em rotinas (falta treinar servidores no sistema Themis); já organizada com novos localizadores (mas manteve as caixas); adesão ao edital de bens apreendidos; aderiu à assinatura de convênios para realização de Júri em universidades e instalação de posto avançado do Júri;

(n) 2ª Vara Criminal do Juizado Especial Criminal: já treinada em rotinas (falta treinar servidores no sistema Themis); vai organizar a secretaria em novos localizadores em breve, pede uma visita a mais minha; não possuía bens apreendidos de processos baixados; possuiu um rodízio para a realização de diversas audiências (de conciliação, de transação penal e de instrução) ao mesmo tempo; a vara é saneada; baixou 3.300 processos;

Ainda não foram trabalhadas:

(a) 3ª Vara Criminal: por impossibilidade inicial de pessoal (mas isto está sendo resolvido, pois ganhamos assessores e estagiários na semana passada); o colega Umberto sabe que esta vara é prioridade nesta semana;

(b) 1ª Vara do Juizado Especial Criminal: por impossibilidade inicial de pessoal (mas isto está sendo resolvido, pois ganhamos assessores e estagiários na semana passada); essa vara não é prioridade, pois se encontra bem, uma vez que baixou, com a triagem inicial, mais de 1.100 processos;

(c) Vara Criminal de Entorpecentes: temos orientação da Dra. Conceição para aguardar nossa atuação.

Varas Cíveis

4ª Vara Cível

Implementado novo lay out para a Secretaria. A reforma para a colocação de prateleiras para a disposição dos processos teve início devendo ser concluída em aproximadamente 10 dias.

A sala dos Oficiais de Justiça será utilizada como ANEXO para a execução das atividades da Secretaria uma vez que também a equipe foi reforçada por vários servidores do Tribunal de Justiça.

Cerca de 330 processos conclusos foram encaminhados ao gabinete do magistrado. Os processos extintos estão tendo a respectiva decisão publicada e, após certificados, estão sendo preparados para envio ao Arquivo Central.

Os processos estão sendo localizados no Themis e recolocados nas novas prateleiras separados por fase em que se encontram.

7ª Vara Cível

Separação e preparação de remessa de 52 caixas para o Arquivo, com baixa. Realizada reunião com o Juiz da Vara e o Secretário, tendo sido repassadas, ao primeiro, informações referentes ao projeto de melhoria a ser implementado na Secretaria, tendo este, dado todo o apoio, juntamente com o Secretário.

Depois de concluído o trabalho de remessa ao arquivo, será feito um esforço concentrado para juntada de todos os documentos pendentes, antes de iniciar o trabalho de retirada dos autos das caixa e separação por tipo de movimentação.

8ª Vara Cível

Inicialmente, a Secretária mostrou-se muito resistente às mudanças propostas para a Secretaria, não se dispondo à retirada dos processos das caixas e também a abandonar o sistema de numeração interna dos processos, tendo inclusive manifestado sua discordância com as alterações apresentadas.

Como forma de demonstrar à Secretaria a necessidade de retirada dos processos das caixas foi sugerida uma análise de processos contidos em 05 caixas escolhidas aleatoriamente.

A princípio, a Secretária concordou, mas, no momento da analise dos processos ela tinha uma justificativa para não fazê-lo. Não houve a sua participação na análise dos processos, o que seria fundamental para que ela mesma chegasse à conclusão de necessidade de mudança do método de trabalho.

Depois de realizada uma análise dos processos, foi apresentado o resultado à Secretária que, em um primeiro momento, colocou em suspeita os dados coletados, só se convencendo após nova conferência, desta vez realizada por ela. Dos dados colhidos por amostragem, ficou claro que não há impulso oficial aos processos que estão acondicionados em caixas, tendo, assim, a Secretária se mostrado um pouco menos reticente, mas, ainda, muito descontente com as alterações em sua forma de trabalho.

Marcada uma reunião entre a Secretária da Vara com a Dra. Conceição e o colega André, para que se possa definir se será realizado o trabalho na secretaria da 8ª Vara Cível.

Varas de Família

Levantamento face quadro atual de equipamentos a serem substituídos, aplicando-se a logística mais eficiente para o atendimento às Unidades:

|SECRETARIA |QUANTIDADE DE EQUIPAMENTOS ANTIGOS PARA SUBSTITUIÇÃO |

|1ª VARA DA FAMÍLIA |01 |

|2ª VARA DA FAMÍLIA |02 |

|3ª VARA DA FAMÍLIA |02 |

|4ª VARA DA FAMÍLIA | 02* |

|5ª VARA DA FAMÍLIA | 01** |

|6ª VARA DA FAMÍLIA | 02*** |

|7ª VARA DA FAMÍLIA |02 |

* 4ª Vara da Família – um dos equipamentos precisa apenas de substituição o monitor;

** 5ª Vara da Família – apenas um equipamento, contudo, deve haver inserção de mais um ponto de rede lógica

*** 6ª Vara da Família – um dos equipamentos necessitará de instalação de ponto de rede lógica.

Os Secretários das Varas de Família foram ainda orientados quanto a rotina de trabalho que poderá ser adotada por eles para regularização dos atrasos, bem assim a manutenção das atividades diárias.

Vara de Interdição, Sucessão e Alvará

Realizada reunião com a Secretária e os servidores da Vara, onde foram coletadas diversas informações sobre a situação e funcionamento das rotinas da Secretaria, com o objetivo de avaliar a necessidade e realizar o trabalho na Vara, tendo sido constatado que a Secretaria da Vara encontra-se bem organizada, com os processos acondicionados diretamente nas prateleiras, devidamente separados por classe (inventário, arrolamento, alvarás, interdição etc) com capas de cores diferentes, o que facilita a separação e visualização de cada tipo de ação.

Depois de verificada a situação da Secretaria, concluiu-se que não haveria necessidade de realização do trabalho pelo Programa Integrar na Vara de Interdição, Sucessão e Alvará.

Varas da Fazenda Pública

1ª Vara da Fazenda Pública

Durante os dias 08 e 09 de junho, a 1ª V Fazenda Pública relocalizou e reorganizou os processos, após a modificação do layout, que comportou um número maior de escaninhos para a acomodação dos processos.

É preciso ainda sanear os processos que se encontram para certificação, na média, hoje, de 500 feitos aguardando certificação.

Orientação no sentido de utilizar a certidão de remessa de publicação e de certificação de data de disponibilização (tudo na mesma folha), que foi elaborada pelo Programa Integrar, expediente que dispensa o recorte da resenha para colar nos autos e a juntada de cópia do diário oficial.

Ação sugerida junto à Juíza Titular da Vara no sentido de que ela devolva pelo menos um servidor da Secretaria que se encontra com ela no gabinete. A Secretaria possui dois servidores pela manhã e dois à tarde, o que resulta em número insuficiente para o cumprimento do andamento processual, enquanto o gabinete possui 5 servidores, sendo que dois foram deslocados da Secretaria.

2ª Vara da Fazenda Pública:

Nos dias 08 e 09 de junho 90% dos processos já estavam triados, localizados por andamento processual e registrados no Themis de acordo com a nova localização marcada no escaninho.

Os processos que subiram para conclusão já estavam triados. Segundo relatado pela Secretária, diariamente os processos prontos para conclusão são remetidos ao gabinete.

Constatou-se a necessidade de realização de um mutirão de expedição de mandados e ofícios, com os próprios funcionários da Vara, uma vez que encontrou-se mais de 200 processos aguardando o cumprimento das referidas expedições. Assunto já tratado com o Juiz Titular da Vara, que já se dispôs a solucionar esta demanda.

Constatado que há um servidor na Vara, de nome Benedito, que não cumpre as metas que lhe são repassadas pela Secretária, o que já foi repassado ao Juiz Titular. O referido servidor só cumpriu as metas que lhe foram delegadas, depois que eu conversei com ele e pedi que realizasse a expedição de 20 mandados por tarde.

Orientação no sentido de utilizar a certidão de remessa de publicação e de certificação de data de disponibilização (tudo na mesma folha), que foi elaborada pelo Programa Integrar, expediente que dispensa o recorte da resenha para colar nos autos e a juntada de cópia do diário oficial.

3ª, 4ª e 5ª Varas da Fazenda Pública:

Orientação às secretárias na realização dos procedimentos e na necessidade da feitura de mandados, publicações, etc, de acordo com a demanda reprimida de cada Vara.

A 5ª Vara da Fazenda Pública foi orientada a proceder às publicações devido a demanda elevada. Direcionado um técnico do TJMA, que está na 1ª V Fazenda Pública, para, a partir de 3ª feira auxiliar nas publicações (já tem experiência nas publicações da 1ª V Fazenda).

Orientação no sentido de utilizar a certidão de remessa de publicação e de

certificação de data de disponibilização (tudo na mesma folha), que foi elaborada pelo Programa Integrar, expediente que dispensa o recorte da resenha para colar nos autos e a juntada de cópia do diário oficial.

7ª Vara da Fazenda Pública

Na 7ª Vara, foi feita a retirada das caixas, triagem e organização dos processos nos novos escaninhos. Foram identificadas várias diligências pendentes no que tange a expedição de documentos.

Foram triados todos os processos que se encontravam aguardando remessa à Procuradoria, bem como foram encaminhados para os respectivos cumprimentos.

O volume de expedição de mandados é gigantesco e somente um mutirão de cumprimento viabilizará a 7ª Vara, uma vez que, como relatado anteriormente, somente uma Oficiala de Justiça cumpre mandados atualmente, já que o outro se encontra de licença (embora ainda não deferida). Ainda estão sendo cumpridos os mandados de 2008. Nenhum mandado de 2009 foi retirado da Secretaria, embora muitos estejam expedidos;

Foi orientado que se transferisse a demanda dos ofícios para os Correios, o que dará certo alívio aos Oficiais, mas não será suficiente para

solucionar o problema da demanda diária. Certamente a Central de mandados seria a solução perfeita para sanar o problema.

8ª Vara da Fazenda Pública

Triagem dos processos. Foram identificados, organizados nos escaninhos e lançados no Themis.

Varas de Execução Fiscal

Nas 3 Varas de Execução fiscal, os ofícios para a Receita Federal e Detran eram encaminhados pelos Oficiais de Justiça, gerando uma demanda paralela à que já possuem. Nas três situações houve orientação no sentido de abandonar o procedimento, em virtude da desnecessidade, bem como, no último caso (encaminhamento de ofícios), a transferirem a demanda para os Correios.

A 6ª Vara, que no primeiro momento pareceu saneada, embora seja a mais organizada, mantém métodos de trabalho bastante emperrados, como por exemplo:

• para acompanhar o mandado de citação inicial, além da cópia da CDA já disponibilizada pelas Procuradorias, eles tiravam cópia de tudo mais que houvesse nos autos;

• juntavam aos autos todos os despachos e sentenças prolatadas pelo Juiz, o que demandava um enorme desperdício de tempo para uma coisa absolutamente desnecessária.

Vara de Precatórias Cíveis e Criminais

Em reunião ocorrida no Tribunal de Justiça ficou definida a data de 27 de junho próximo para a realização do mutirão das cartas precatórias. Objetivando viabilizar o mutirão 40 juízes foram designados para presidir as audiências, foram colocados a disposição da VCP mais 7 oficiais de justiça e 2 veículos para o cumprimento dos mandados. Referidos oficiais também irão cumprir os mandados relativos a demanda retida da VCP.

Preparativos:

. Triagem de 400 processos

. Confecção dos mandados e ofícios necessários;

. Comunicação ao Juízo Deprecante para as providências cabíveis;

. Elaboração da Pauta de Audiências

. Definição da logística de apoio necessária ao Mutirão

. Preparação dos processos e conferência após juntada do Mandado

Todos os processos do Plano de Ação da CGJ foram triados e os respectivos mandados preparados e entregues aos oficiais de justiça, para cumprimento.

Realizada uma reunião do Dr.Frederico, Juiz da VCP com os oficiais de justiça designados pela Direção do Fórum a fim de traçar a logística de trabalho dos mesmos. Eleito 2 coordenadores para organizar a divisão dos mandados de acordo com um loteamento que será feito do município de São Luis. Todos os mandados serão entregues a esses coordenadores que se encarregarão de dividir, distribuir, receber os mandados cumpridos e posteriormente entregar na secretaria da VCP.

Feita a triagem de todos os processos que se encontravam na Vara. Os mesmos foram retirados das caixas e separados pela natureza criminal, cível e família. Também os relativos a réus presos foram separados e priorizados. Referidas precatórias serão dispostas em prateleiras e ordenadas por ano e por número de distribuição.

Será apresentada ao Dr. Frederico um plano de trabalho que contemple o cumprimento diário de toda a demanda do dia anterior bem como a redução diária de um número a ser definido de cartas relativas à demanda reprimida de modo que, a médio prazo, não haja na VCP nenhuma carta pendente. Esse trabalho, além de evitar o recebimento multiplicado de várias cartas com o mesmo objeto irá fazer com que a VCP não receba mais ofícios cobrando o cumprimento das precatórias.

Foram encaminhados para o Arquivo Geral os ofícios e documentos – na sua maior parte, ofícios de cobrança da carta precatória - anteriores a 2009.

Foram efetivamente expedidas 1180 cartas por perda de objeto, cumpridas e certificadas, redistribuídas para outras Varas. Cerca de 800 ofícios confeccionados e assinados aguardam a expedição uma vez que foi dado prioridade ao procedimento de separação das cartas precatórias que se encontravam nas caixas.

Localizados grande número de documentos cuja carta já havia sido devolvida para o Juízo Deprecante. Está sendo providenciada a remessa dos mesmos, acompanhados de ofício, para o Juízo de origem para juntada aos autos.

Juizado Especial

7o JECível

Em reunião realizada na 7ª U. J. E. Cível com a Dra. Conceição, Dr. Júlio e Dra. Eunice (Juíza respondendo pelo respectivo Juizado), ficou acertado o início da implantação do Projeto Integrar.

Início dos trabalhos de triagem dos processos físicos mais antigos quando foram constatadas as seguintes situações:

• os processos nascem e morrem dentro da mesma caixa, ou seja, a mesma metodologia utilizada em várias Varas já modificadas pelo Programa Integrar;

• inúmeros processos aguardando devolução de mandados por parte de merinhos, que sequer exercem mais suas funções na Unidade;

• grande quantidade de petições e AR.s aguardando juntada;

• inúmeros processos aguardando cumprimento de despacho (expedição de Cartas Intimações e Mandados);

• vários despachos proferidos em sede de mutirão, que em nada condiz com a fase do processo. Existe processo extinto há anos e ainda em tramitação com despacho de Juízes determinando a expedição de Mandado de Execução.

Finalizados os trabalhos de triagem e separação de mais de 300 (trezentos) desses processos mais antigos os mesmos foram dispostos em escaninhos, por fase processual.

Iniciado o julgamento dos processos que já poderiam ser encaminhados para o Arquivo (Extinção de Execução, Homologações de Acordo e Desistência).

Em conversa informal com a Juíza da Unidade, ficou acertado que as sentenças e despachos seriam preparados para que ela pudesse analisar e já ir proferindo as decisões e despachos. Acrescentou a Magistrada, que o que tivesse ao seu alcance, seria feito para que a Vara se adequasse ao Modelo sugerido pelo Projeto Integrar.

Durante a triagem dos processos, foram surgindo graves problemas e erros, quais sejam:

• localizados dois processos que foram catalogados, onde verificou-se a existência de fraude no recebimento indevido de valores através de alvarás judiciais expedidos pela Vara em meados de 2004, que até a presente data, não se tomou uma posição para apuração do caso e o que é pior, a parte demandante ainda não recebeu os valores indevidamente subtraídos por terceiro, alheio aos autos;

• encontrado um processo (número 1696/02), já em fase de execução cuja sentença (fls. 21/22) foi retirada dos autos;

• várias precatórias ainda na Vara, já com despachos determinando suas devoluções, datados de 2003 e 2004. Dentre elas, uma que figura como Juízo deprecante, o Juizado da 9ª Unidade da Comarca de Fortaleza, onde em contato telefônico, foi constatado que referido processo já está arquivado desde 2005 e a referida ordem ainda se encontra para devolução;

• existência de inúmeros processos em que figura como parte ré, a empresa TELEMAR, onde os autores reclamam indenizações por ações da Telebrás existentes nas linhas telefônicas por eles adquiridas. Problema - Processos com a mesma causa de pedir e julgamentos divergentes, seja em fase de sentença monocrática ou em fase de Recurso;

• encontrados vários processos em estado de conservação vergonhoso, dentre eles, vários sem capa e até sem a primeira pagina da inicial;

• existência de vários mandados e cartas de intimações de sentença datadas de 2006, prontos para envio e ainda grampeados na capa dos autos;

• constatou-se que a atual preocupação daquela serventia, é com os processos mais novos, inclusive os Digitais (Projudi), estando os antigos em total abandono.

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