MANUAL DA QUALIDADE



1. OBJETIVO

Descrever e regular as compras de bens e contratação de serviços para o Município de Alfândega da Fé de forma a garantir o cumprimento das regras estabelecidas e legislação aplicável.

2. ÂMBITO

Todas as aquisições de bens e serviços solicitados pelos serviços e unidades orgânicas do Município de Alfândega da Fé.

3. DEFINIÇÕES

LFL – Lei das Finanças Locais

CPA – Código do Procedimento Administrativo

CCA – Código dos Contratos Púbicos

4. REFERÊNCIAS

NP EN IS0 9001: 2015

OHSAS 18001:2007

NP EN IS0 14001:2012

Decreto-lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro com as respectivas alterações.

Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela lei n.º 5-A/200, de 11 de Janeiro.

Lei n.º 2/2007, de 15 de Janeiro (LFL).

Decreto-lei n.º 442/91, de 15 de Novembro, alterado e republicado pelo Decreto-lei n.º6/96, de 31 de Janeiro (CPA).

Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho – Regime da realização de despesas públicas com locação e aquisição de bens e serviços, respeitante à parte não revogada.

Resolução n.º 14/2011 do Tribunal de Contas – Diário da República, 2.ª Série, n.º 156, de 16 de Agosto – Instrução e tramitação dos processos de fiscalização prévia.

Decreto-Lei nº 18/2008, de 29 de Janeiro de 2008 - Aprova o Código dos Contratos Públicos.

Decreto-Lei n.º 278/2009, de 2 de Outubro de 2009 - Procede à alteração do Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo

Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de Janeiro e republica-o na integra.

Lei nº 8/2012, de 21 de Fevereiro.

Orçamento de Estado.

5. RESPONSABILIDADES

|Atividade |Responsável |

|Solicitação da Aquisição |Chefe de Divisão ou responsável a que se destina a Aquisição. |

|Apresentação das exigências específicas relativas a cada produto, quando aplicável |Chefe de Divisão ou responsável que efectuada a solicitação |

|Autorização para solicitar orçamentos e quem convidar/consultar |Órgão Executivo |

|Aquisição/verificação nos stocks e solicitação de orçamentos |Coordenadora Técnica do Aprovisionamento e o Responsável pelo |

| |Armazém |

|Elaboração de Relatório de análise de propostas |Coordenadora Técnica do Aprovisionamento |

|Autorização da compra após análise do Relatório |Órgão Executivo |

|Conferir conformidade dos Bens ou Serviços |Chefe de Divisão ou responsável que o solicitou |

6. DESCRIÇÃO

Quem faz a Solicitação:

O Chefe de Divisão ou Responsável deve solicitar os materiais ou contratação do serviço à Secção de Aprovisionamento através de uma informação de aquisição de bens ou contratação de serviços, anexando à informação o IMP.01 constante deste procedimento. O material e/ou serviço deve ser descrito na solicitação por meio de consulta: às normas técnicas, catálogos técnicos; projeto ou memorial descritivo.

O serviço solicitante deve ainda ter em atenção e facultar, informação relativa a:

• Especificações técnicas, normas técnicas (que devem ser tidas em conta pelo fabricante, representante ou importador);

• Condições de embalamento, acondicionamento e transporte, se aplicável;

• Certificados de origem, declarações de conformidade – marca CE, ou produtos de certificação obrigatória: se aplicável.

A unidade orgânica que solicita a aquisição, deve sempre que possível, indicar a dotação orçamental adequada à despesa que se pretende realizar, apropriando-a em consonância com as caraterísticas, finalidades e objectivos previstos no Orçamento e GOP´s em vigor, descrevendo a despesa o prazo para a sua realização, e estimativa de custos (podendo para o efeito juntar orçamentos de apoio).

Qualquer outra informação dever ser descritiva como complemento da solicitação. Pode-se fazer um desenho ou croqui do que se está a solicitar se entenderem que é benéfico para a continuidade do processo de aquisição/contratação.

Exemplos de descrição de solicitações:

• Areia - Deve ser descrito o tipo de areia desejada (média, grossa, fina) e a quantidade.

• Cimento – Tipo de cimento; classe do cimento; peso do saco e qualidade.

• Barras, fios e telas de aço – deve ser descrita a quantidade, em número de rolos, bem como as suas dimensões, tipo de aço.

• Lâmpadas – Deve ser descrita a potência, tensão, tipo (fluorescente, incandescente, halogéneas, etc..).

• Disjuntar Elétrico – Tipo de disjuntor; tensão; corrente; modelo.

• Vidros – tipo de vidro; medidas; cor.

Órgão Executivo:

O órgão executivo ao receber a solicitação de aquisição de material, despacha no sentido de constatar a necessidade da realização da despesa, e encaminha para a Secção de Aprovisionamento para verificar o material em stocks e só depois avançar para aquisição se constatar essa necessidade.

Secção de Aprovisionamento:

A Secção de Aprovisionamento dá continuidade ao procedimento, através da abertura do procedimento mais adequado e tendo sempre em conta a legalidade da aquisição/contratação.

Nesta fase são seguidas todas a normas legais, nomeadamente:

• Verificação e cabimentação orçamental da despesa a realizar, constitui um requisito legal para a fase seguinte de autorização da despesa, verificação das demais exigências legais aplicáveis;

• Recomenda-se que sejam feitas consultas a pelo menos 3 entidades;

• Devem ser feitas consultas a todos os fornecedores do concelho sempre que se verifique a existência dos mesmos para o fornecimento do bem ou serviço em questão;

• O aprovisionamento deve na solicitação de propostas ao fixar o prazo para apresentação das mesmas ter em conta: o tempo necessário a elaboração da proposta, nunca menos de 3 dias se solicitado por e-mail ou fax e 5 dias por correio;

• Importa ressalvar que nos termos do art. 113.º do CCP, não podem ser convidadas a apresentar propostas as entidades às quais já tenha sido adjudicado no ano económico em curso e nos dois anos económicos anteriores, na sequência do ajuste direto, consoante o caso propostas para a celebração de contratos cujo objeto seja do mesmo tipo ou idêntico, e cujo pelo contratual acumulado seja superior a 75.000 €.

• Solicitação de toda a documentação necessária e exigível para o procedimento;

• A celebração de quaisquer contratos na sequência de ajuste direto deve ser publicada, pela entidade adjudicante, no portal da internet dedicado aos contratos públicos .pt;

• Publicação é condição de eficácia do respetivo contrato, independentemente da sua redução ou não a escrito, nomeadamente para efeitos de quaisquer pagamentos (art.127.º) (não aplicável aos ajustes diretos simplificados (at.128.ºn,º3)).

Após a receção das propostas, que devem ser abertas na presença de um membro do executivo, o aprovisionamento elabora o relatório e remete-o para análise (IMP.02), sendo neste efetuada a sua adjudicação, justificando-se a sua motivação, pelo órgão executivo.

Órgão Executivo:

A adjudicação será proposta e realizada de acordo com a competência para efetuar a contratação a fornecedores, sendo justificada a razão da proposta de adjudicação.

Secção de Aprovisionamento:

Após o despacho de autorização da despesa será comunicado à entidade fornecedora a adjudicação.

Quem faz a Solicitação:

Ao receber/prestarem os bens ou serviço solicitado, o serviço solicitante verifica a conformidade da prestação, tendo em conta o adjudicado; as especificações técnicas; as normas técnicas; o embalamento, se aplicável; certificados de origem, declarações de conformidade – marca CE, ou certificação obrigatória, de aplicável.

Se tudo estiver em conformidade, e efetuada a aceitação do bem ou do serviço.

Se detetadas não - conformidades graves, devem ser comunicadas ao adjudicatário e é efetuada a respetiva devolução, devidamente justificada.

Secção de Aprovisionamento:

Depois da despesa realizada e a fatura confirmada pelo Chefe de Divisão ou Responsável que solicitou a aquisição/contratação, a fatura é remetida para a contabilidade, que irá efetuar o registo informático da mesma.

Qualquer fatura para ser processada pela contabilidade deverá conter os seguintes elementos:

– Nome e NIF (número de identificação fiscal do fornecedor);

– Nome, número de contribuinte e morada da Entidade;

– Descrição do bem / serviço, quantidade e preço unitário;

– Informação sobre se o valor está isento de IVA, ou se inclui IVA e a taxa a que está sujeita;

7. ANEXOS

Impresso para “Solicitação de Compra ou Contratação”.

Impresso para “Relatório de Analise de Propostas”.

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