Procedimentos a ser atentados para elaboração de ATAS



Procedimentos Sugestivos a Serem Atentados Para Elaboração de ATAS de AGO/E’s

Texto Atualizado em 20/01/2009

1) Introdução

Nos primeiros 90 dias de cada exercício, as cooperativas de crédito devem realizar as Assembléias Gerais Ordinárias e se for o caso, as Extraordinárias.

Na necessidade de realização das duas Assembléias, recomenda-se que sejam realizadas identificadas como Cumulativas, caso contrário, o Banco Central do Brasil entenderá como processos distintos, podendo ocorrer falhas no desenvolvimento do processo.

2) Procedimento Pós-Assembléia – Elaboração das ATAS

Após a realização das Assembléias, a cooperativa deverá atentar-se aos procedimentos formais para elaboração da ATA, observando-se os seguintes itens:

2.1 Estética da ATA

Deverá ser preenchida em folha de papel avulso;

Parte superior: espaçamento mínimo de 6 cm;

Parte Inferir: espaçamento mínimo de 2 cm;

Margens: espaçamento de no mínimo 3 cm, a esquerda;

Linhas: espaçamento entre as linhas de no mínimo 1,50 cm.

2.2 Deliberações

As deliberações contidas na ATA deverão atender a seqüência contida no EDITAL de convocação.

2.3 FATES – Deliberação em AGO

Normalmente publicado no item três do edital de convocação, o FATES deverá ser constituído conforme procedimentos internos da cooperativa, podendo ter a seguinte redação: “Aprovação do Plano de utilização do FATES – Fundo de Assistência Técnica Educacional e Social, conforme programa apresentado”.

Caso não tenha nenhum plano elaborado, bem como a inexistência de procedimentos internos contidos em Regimento Interno, poderá ser utilizado a seguinte redação: “A Assembléia delegou poderes ao (mencionar se é Conselho de Administração ou Diretoria Executiva) gerir o FATES de acordo com a necessidade sociais dos associados”.

2.4 Deliberação na Extraordinária

Havendo reforma estatutária a cooperativa deverá atentar-se aos seguintes procedimentos:

Mais de 50% do estatuto social: havendo essa situação, torna-se facultativo a menção dos artigos reformados;

Menos de 50% do estatuto social: havendo essa situação, torna-se obrigatório a transcrição de todos artigos na ATA;

Quando houver mudança de razão social, deverá ser incluída na ata a seguinte redação: “alteração de razão social da Cooperativa de ______________ para Cooperativa _______________,”...

Quando houver mudança de endereço, essa deverá ser transcrita na ATA.

2.5 Envio do Estatuto Social ao BACEN

Os estatutos devem ser enviados Conforme Circular Informativa 097.01 – OPERACIONAL da NCA, via internet, e, em papel, também, quando se tratar de reforma ampla e geral.

2.6 Identificação dos Diretores Responsáveis

Deverá ser identificado na ATA o diretor responsável por cada área de exigência do BACEN.

Caso a cooperativa tenha Conselho de Administração, apenas os diretores executivos (Presidente, Secretário e Tesoureiro) poderão assumir tais responsabilidades, podendo, um diretor, ser responsável por mais de uma atribuição.

3) Modelo de Ata de Assembléia Geral com Eleição do Conselho de Administração e Conselho Fiscal

COOPERATIVA: (mencionar razão social sem abreviaturas)

Endereço: (local da sede social, Cidade e Estado)

CNPJ: (mencionar o número)

NIRE: (mencionar número de registro constante no verso da ata de constituição ou na Ficha Cadastral Modelo 1 da JUCESP)

ATA DA ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA (E EXTRAORDINÁRIA se for o caso)

Aos _____ dias do mês de ________ de ____, às _____ horas, na sede social localizada à _________________________ (endereço onde foi realizada a assembléia), nesta cidade de ____________, Estado de ____ , realizou-se a Assembléia Geral Ordinária (e Extraordinária se for o caso) da Cooperativa (mencionar razão social sem abreviaturas). PRESENÇAS: Estiveram presentes (mencionar número correspondente ao quorum) _____ de associados, conforme assinaturas constantes no Livro de Presença, realizando-se a Assembléia em ____convocação (mencionar se é a 1ª, 2ª ou 3ª convocação), esclarecida que nesta data é de ______ (mencionar quantidade de associados existentes na cooperativa) o número de associados em condições de votar. Edital de Convocação publicado no jornal (mencionar nome do jornal em que foi publicado), folha nº _____, edição de ______ (mencionar data). Composição da Mesa: (discriminar os componentes da mesa, indicando o cargo que ocupam na cooperativa, observado o previsto no Estatuto Social). Durante as deliberações sobre a prestação de contas do exercício findo, presidiu a assembléia o Sr. _________ (nome do associado), sendo secretariado pelo Sr. __________ (nome do associado). DELIBERAÇÕES: ORDINÁRIA - Foram aprovadas por unanimidade de votos as seguintes deliberações: 1) Prestação de contas do Conselho de Administração, acompanhado do parecer do Conselho Fiscal e Auditoria (se houver), compreendendo: relatório da gestão; balanços gerais do 1º e 2º semestres; demonstrativo das sobras apuradas (ou das perdas verificadas, se for o caso); 2) Das Sobras brutas apuradas no exercício, foram destinadas (atenção: veja percentual previsto no seu Estatuto) ____ % para o Fundo de Assistência Técnica Educacional e Social (FATES); ____ % para a conta de Reserva Legal; e das Sobras Líquidas apuradas, foi aprovada (atenção: alternativas que podem ser aprovadas, exemplo): _____% ou R$ _______ para a distribuição aos associados na proporção direta das operações realizadas por cada um no exercício findo, ______% ou R$ ______ para constituição da conta de Reservas de Contingências correspondente a provisão dos encargos da COFINS e PIS,

_____% ou R$ ______, para incorporação ao FATES; ____% ou R$ ______ para incorporação a conta de Reserva Legal. 3) Aprovado o plano de aplicação do FATES, conforme programa apresentado, ou, a Assembléia delegou poderes ao Conselho de Administração gerir o FATES de acordo com as necessidades sociais dos associados. 4) Conselho de Administração - Eleição por aclamação, abstendo-se de votar os legalmente impedidos, dos membros do Conselho de administração com mandato de ____ anos até a AGO de ______ (prazo de mandato previsto no estatuto). Os Senhores: (mencionar nomes, nacionalidade, estado civil, profissão, RG – nº e órgão expedidor/Estado, CPF, data de nascimento, endereço completo (incluindo o bairro, cidade, Estado e CEP dos eleitos). Conforme disposição do Estatuto Social, os membros ora eleitos para o Conselho de Administração, reuniram-se separadamente do plenário da Assembléia o procederam a nomeação dos cargos executivos, ficando a Diretoria Executiva, assim composta: Presidente Sr.______________________; Tesoureiro Sr __________________ e Secretário Sr. ________________________. 5) Conselho Fiscal - eleitos para o Conselho Fiscal: EFETIVOS : Srs. ______________________________________ e SUPLENTES: Srs. ________________________________________ (mencionar nome, nacionalidade, estado civil, profissão, RG – nº e órgão expedidor/Estado, CPF, data de nascimento, endereço completo - incluindo o bairro, cidade, Estado e CEP dos eleitos), com mandato de 1 (um ano) até a posse dos eleitos na AGO de ______. Os eleitos para o Conselho de Administração e Conselho Fiscal serão empossados nos cargos após aprovação dos nomes pelo Banco Central do Brasil. O Senhor presidente declarou, em nome da cooperativa, que os eleitos para o Conselho de Administração e Conselho Fiscal não têm antecedentes criminais, que desconhece fatos desabonadores à sua conduta e que demonstraram previamente que preenchem as condições previstas na Resolução 3.041/02. EXTRAORDINÁRIA – 1a) Reforma do Estatuto Social – A reforma foi aprovada por maioria de votos dos presentes, ficando os artigos alterados com a seguinte redação ________________________________________, de acordo com o exemplar do estatuto social em anexo, que se constitui parte integrante desta ata. ou 1b) Reforma do Estatuto Social – A reforma ampla e geral foi aprovada por maioria de votos dos presentes, de acordo com o exemplar do estatuto social em anexo, que se constitui parte integrante desta ata. (Atenção: O texto a seguir entra no item de “assuntos de interesses gerais”). Nesta oportunidade e em cumprimento às exigências do Banco Central do Brasil, foram nomeados os Diretores responsáveis pelo: Controle de Riscos de Liquidez (Resolução 2804/00) o Diretor Sr.__________________; Atendimento de denúncias, reclamações e por prestação de informações no sistema RDR (resolução - 3289/05) o Diretor Sr. __________________; Responsável pela Auditoria/Contabilidade (Resolução 3198/04) o Diretor Sr: ______________;Contas de Depósito (Resoluções 2025/93 e 2078/94 e Circular 2452/94) o Diretor Sr: ______________; Lavagem de Dinheiro (Lei 9613/98 e Circular 2852/98) Diretor Sr: ______________; Cadastro - Informações no UNICAD (Circular 3165/02) o Diretor Sr: ______________; Central de Risco (Circular 2977/00) o Diretor Sr: ______________; Conta de Investimento (Circular 3248/04) o Diretor Sr: ______________; Troca e Empréstimos de Títulos (Resolução 3197/04) o Diretor Sr: ______________; Gerenciamento do Risco Operacional (Resolução 3380/06) o Diretor Sr: ______________; Ouvidoria (Resolução 3477/07) o Diretor Sr: ______________; Gerenciamento do Risco de Mercado (Resolução 3464/07) o Diretor Sr: ______________; Cadastro e Informações ao Unicad (Circular 3165/02) o Diretor Sr: ______________, Envio de Informações ao SCR (Circular 3214/03) o Diretor Sr: ______________ Diretor Responsável pelo PRE (Resolução 3.490/07), Demonstrativo de Limites Operacionais (DLO) Circular 3.398.

Nada mais havendo a tratar, foi franqueada a palavra aos presentes, encerrando-se a assembléia geral cuja ata, lida e achada conforme, vai assinada pelo presidente, pelo secretário, pelo tesoureiro e pelos associados que desejarem faze-lo, ou uma comissão de (informar a quantidade de associados) associados (conforme o Estatuto, mencionar os nomes seguidos).A presente é cópia fiel do texto lavrado no livro próprio. .............................., de ............................... de ............. .

PRESIDENTE TESOUREIRO

SECRETÁRIO

4) Modelo de Ata de Assembléia Geral com Eleição de Diretoria (ou Diretoria Executiva) e Conselho Fiscal

COOPERATIVA (mencionar razão social sem abreviaturas)

Endereço: (local da sede social, Cidade e Estado)

CNPJ: (mencionar o número)

NIRE: (mencionar número de registro constante no verso da ata de constituição ou na Ficha Cadastral Modelo 1 da JUCESP)

ATA DA ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA E (EXTRAORDINÁRIA se for o caso).

Aos _____ dias do mês de ________ de ____, às _____ horas, na sede social localizada à _________________________ (endereço onde foi realizada a assembléia), nesta cidade de ____________, Estado de ____ , realizou-se a Assembléia Geral Ordinária (e Extraordinária se for o caso) da Cooperativa (mencionar razão social sem abreviaturas). PRESENÇAS: Estiveram presentes (mencionar número correspondente ao quorum) _____ de associados, conforme assinaturas constantes no Livro de Presença, realizando-se a Assembléia em ____ convocação(mencionar se é a 1ª, 2ª ou 3ª convocação), esclarecido que nesta data é de ______ (mencionar quantidade de associados existentes na cooperativa) o número de associados em condições de votar. Edital de Convocação publicado no jornal (mencionar nome do jornal em que foi publicado), folha nº _____, edição de ______ (mencionar data). Composição da Mesa: (discriminar os componentes da mesa, indicando o cargo que ocupam na cooperativa, observado o previsto no Estatuto Social). Durante as deliberações sobre a prestação de contas do exercício findo, presidiu a assembléia o Sr. _________ (nome do associado), sendo secretariado pelo Sr. __________ (nome do associado). DELIBERAÇÕES: ORDINÁRIA - Foram aprovadas por unanimidade de votos as seguintes deliberações: 1) Prestação de contas da Diretoria Executiva, acompanhado do parecer do Conselho Fiscal e Auditoria (se houver), compreendendo: relatório da gestão; balanços gerais do 1º e 2º semestres; demonstrativo das sobras apuradas (ou das perdas verificadas, se for o caso); 2) Das Sobras brutas apuradas no exercício, foram destinadas (atenção: veja percentual previsto no seu Estatuto) ____ % para o Fundo de Assistência Técnica Educacional e Social (FATES); ____ % para a conta de Reserva Legal; e das Sobras Líquidas apuradas, foi aprovada (atenção: alternativas que podem ser aprovadas, exemplo): _____% (ou R$ _____) para a distribuição aos associados na proporção direta das operações realizadas por cada um no exercício findo, ______% (ou R$ ______) para constituição da conta de Reservas de Contingências correspondente à provisão dos encargos da COFINS e PIS, _____% (ou R$ ______) para incorporação ao FATES; ____% (ou R$ ______) para incorporação a conta de Reserva Legal. 3) Aprovado o plano de aplicação do FATES, conforme programa apresentado, ou, a Assembléia delegou poderes à Diretoria Executiva gerir o FATES de acordo com as necessidades sociais dos associados. 4) Eleição Diretoria Executiva (ou Diretoria): Eleição por aclamação, abstendo-se de votar os legalmente impedidos, dos membros da Diretoria Executiva (ou Diretoria) com mandato de ____ anos, até a AGO de ______ (prazo de mandato previsto no estatuto). Os Senhores: Presidente: (relacionar nome por extenso, qualificação, nacionalidade, estado civil, profissão, RG – nº e órgão expedidor/Estado, CPF, data de nascimento, endereço completo - incluindo o bairro, cidade, Estado e CEP), Secretario: (relacionar nome por extenso, qualificação, nacionalidade, estado civil, profissão, RG – nº e órgão expedidor/Estado, CPF, data de nascimento, endereço completo - incluindo o bairro, cidade, Estado e CEP) Tesoureiro: (relacionar nome por extenso, qualificação, nacionalidade, estado civil, profissão, RG – nº e órgão expedidor/Estado, CPF, data de nascimento, endereço completo - incluindo o bairro, cidade, Estado e CEP). 5) Conselho Fiscal - eleitos para o Conselho Fiscal: EFETIVOS: Srs. ______________________________________ e SUPLENTES: Srs. ________________________________________ (mencionar nome, nacionalidade, estado civil, profissão, RG – nº e órgão expedidor/Estado, CPF, data de nascimento, endereço completo - incluindo o bairro, cidade, Estado e CEP dos eleitos), com mandato de 1 (um ano) até a posse dos eleitos na AGO de ______. Os eleitos para a Diretoria Executiva e Conselho Fiscal serão empossados nos cargos após aprovação dos nomes pelo Banco Central do Brasil. O Senhor presidente declarou, em nome da cooperativa, que os eleitos para a Diretoria Executiva e Conselho Fiscal não têm antecedentes criminais, que desconhece fatos desabonadores à sua conduta e que demonstraram previamente que preenchem as condições previstas na Resolução 3.041/02. EXTRAORDINÁRIA – 1a) Reforma do

Estatuto Social – A reforma foi aprovada por maioria de votos dos presentes, ficando os artigos alterados com a seguinte redação ________________________________________, de acordo com o exemplar do estatuto social em anexo, que se constitui parte integrante desta ata. ou 1b) Reforma do Estatuto Social – A reforma ampla e geral foi aprovada por maioria de votos dos presentes, de acordo com o exemplar do estatuto social em anexo, que se constitui parte integrante desta ata. (Atenção: O texto a seguir entra no item de “assuntos de interesses gerais”).

Nesta oportunidade e em cumprimento às exigências do Banco Central do Brasil, foram nomeados os Diretores responsáveis pelo: Controle de Riscos de Liquidez (Resolução 2804/00) o Diretor Sr.__________________; Atendimento de denúncias, reclamações e por prestação de informações no sistema RDR (resolução - 3289/05) o Diretor Sr. __________________; Responsável pela Auditoria/Contabilidade (Resolução 3198/04) o Diretor Sr: ______________;Contas de Depósito (Resoluções 2025/93 e 2078/94 e Circular 2452/94) o Diretor Sr: ______________; Lavagem de Dinheiro (Lei 9613/98 e Circular 2852/98) Diretor Sr: ______________; Cadastro - Informações no UNICAD (Circular 3165/02) o Diretor Sr: ______________; Central de Risco (Circular 2977/00) o Diretor Sr: ______________; Conta de Investimento (Circular 3248/04) o Diretor Sr: ______________; Troca e Empréstimos de Títulos (Resolução 3197/04) o Diretor Sr: ______________; Gerenciamento do Risco Operacional (Resolução 3380/06) o Diretor Sr: ______________; Ouvidoria (Resolução 3477/07) o Diretor Sr: ______________; Gerenciamento do Risco de Mercado (Resolução 3464/07) o Diretor Sr: ______________; Cadastro e Informações ao Unicad (Circular 3165/02) o Diretor Sr: ______________, Envio de Informações ao SCR (Circular 3214/03) o Diretor Sr: ______________ Diretor Responsável pelo PRE (Resolução 3.490/07), Demonstrativo de Limites Operacionais (DLO) Circular 3.398.

Nada mais havendo a tratar, foi franqueada a palavra aos presentes, encerrando-se a assembléia geral cuja ata, lida e achada conforme, vai assinada pelo presidente, pelo secretário, pelo tesoureiro e pelos associados que desejarem fazê-lo, ou uma comissão de (informar a quantidade de associados) (conforme o Estatuto, mencionar os nomes seguidos).A presente é cópia fiel do texto lavrado no livro próprio. .............................., de ............................... de ............. .

PRESIDENTE TESOUREIRO

SECRETÁRIO

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