Ayuda AP Online 2.hpe.com
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|Bienvenidos a AP Online |
|1.0 Información General |
| 1.1 Quién puede usar AP Online |
| 1.2 Cómo funciona AP Online |
| 1.2.1 Qué facturas pueden ser procesas dentro de AP Online? |
|2.0 Guía para Procesar AP Online |
| 2.1 Acceso a AP en Línea a través del Portal de Proveedor |
| 2.1.1 Entrada al Portal del Proveedor |
| 2.1.2 Portal Mi Proveedor |
| 2.2 Búsqueda AP Online |
| 2.3 Resumen de Reportes |
| 2.4 Detalles del Proveedor |
| 2.5 Detalles de la Factura |
| 2.6 Detalles de la Orden de Compra |
| 2.7 Detalles de Pago |
|3.0 Técnicas de Búsqueda |
| 3.1 Escenarios de Valores de Campo |
|4.0 Descripciones detalladas de campo |
|5.0 Contactos de Cuentas por pagar |
| 5.1 Números de Teléfono Gratuitos |
| 5.2 Correo electrónico |
|6.0 Preguntas Frecuentes |
|7.0 Soporte |
| 7.1 Portal de Ayuda |
| 7.2 Administrador de AP Online |
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|LOS MATERIALES (INCLUIDO EL SOFTWARE) Y LOS SERVICIOS PROPORCIONADOS EN ESTE SITIO SE SUMINISTRAN «EN LAS CONDICIONES QUE SE |
|ENCUENTRAN», SIN GARANTÍAS DE NINGÚN TIPO, INCLUIDAS LAS GARANTÍAS DE COMERCIALIDAD, DE IDONEIDAD PARA UN PROPÓSITO CONCRETO O LA |
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Bienvenidos a AP Online
AP Online es una herramienta de negocios que intenta proporcionar a nuestros valiosos clientes externos, socios, proveedores y proveedores de servicios con fácil acceso, información actualizada de facturas que proporcionarán facturas, ordenes de compra, envío de pagos e información master del proveedor atraves de un sitio seguro. Este servicio online es rápido y fácil de usar y está disponible a cualquier hora que se necesite para obtener información acerca de una factura que nos ha sido enviada para pago.
Beneficios de AP Online
• 24 horas / 7 días a la semana acceso a la información de su factura ingresada a Hewlett-Packard
• No espera en el teléfono por respuestas para facturas, pago y preguntas sobre transacciones
• Pago, factura e información de envío de pagos accesible en una ubicación central
• Facilidad de conectarse con el Centro de Respuesta al Cliente de Hewlett-Packard
• Fecha Límite Estimada de transacciones abiertas
Beneficios del Portal del Proveedor
El Portal del Proveedor de HP provee a Socios de Negocios de HP, Proveedores de HP y Vendedores de HP con un punto de entrada simple para todas sus interacciones de negocios con HP basadas en la Web
proporcionando:
• Un simple URL
• Una vista y sentido familiar y de marca
• Navegación eficiente de UI
• Administración de usuario estandarizada
• Registro simple para los usuarios del servicio
• ID y password para el usuario del servicio
• Un modelo común de soporte
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1.0 Información General
1.1 Quién puede usar AP Online
AP Online está disponible para socios externos de negocios con un adecuado registro y acceso. Actualmente, AP Online extrae información transaccional de cuatro sistemas de pago de Hewlett-Packard.
Registro
Servicios de protección de password - Servicios de protección de password corresponden a servicios con modelo de autenticación de Clase C. Servicios bajo este modelo son limitados a HP y se puede acceder usando un ID de usuario y password. Este proceso de registro incluirá su requisición de servicios de portal protegidos de Clase C y activar el administrador de AP Online para crear un perfil de usuario.
Acceso del usuario
Dentro de los días siguientes a su requisición. Usted recibirá una confirmación e información de acceso vía e-mail. Despues de esto, simplemente acceda al servicio usando el enlace de "ID y password de entrada" en el lado izquierdo de navegación del portal de proveedor. Usted necesitará su ID y password para entrar. Despues de entrar, el enlace de servicio será desplegado en el lado izquierdo del portal del proveedor.
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1.2 Cómo funciona AP Online
AP Online se interconecta con cuatro sistemas SAP de pago a proveedor de Hewlett-Packard. Los sistemas admitidos son: US1 y FI1 [sistemas pre-fusión de HP] y EPH y SPE [sistemas pre- fusión de Compaq]
• Facturas pagadas y no pagadas que mencionan número de OC
• Facturas pagadas y no pagadas sin número de OC
• Pagos (envío de datos/información de factura)
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1.2.1 ¿Qué facturas son admitidas en AP Online?
Sistemas de pagos de Hewlett-Packard
Hewlett-Packard recibe y procesa facturas de todo el mundo. Hay muchos lugares a nivel mundial donde son manejadas las cuentas por pagar. Dependiendo del tipo de transacciones compradas por Hewlett-Packard (ej. Productos o servicios) se determina cuando y cómo ciertas facturas son procesadas. Hay dos principales plataformas de tramitación centralizadas utilizadas en HP. Un sistema Américas SAP US1, y un sistema África y Medio Oriente Europa SAP, FI1.
Conecciones AP Online admitidas
• US1 [Modelo centralizado de verificación de facturas Américas]; HP 4.5b SAP
• FI1 [Modelo centralizado de verificación de facturas Europa, Medio Oriente y Africa]; HP 4.5b SAP
• SPE; Pre-fusión Compaq 3.1 SAP
• EPH; Pre-fusión Compaq 3.1 SAP
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2.0 Guía para Procesar AP Online
2.1 Acceso a AP en Línea a través del Portal de Proveedor
Para acceder a AP Online, usted debe iniciar sesión en go/supplierportal . Ingrese usando el ID del usuario y password provisto por el administrador de AP Online. Haga click en entrada de ID y password de usuario.
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2.1.1 Entrada al Portal del Proveedor
ID y Password de usuario
Como fué mencionado arriba, una vez que el socio externo se registra en AP Online, debe tomar aproximadamente dos días hábiles antes de recibir confirmación e información de acceso vía e-mail. Una vez que reciba esta información, usted puede acceder a la aplicación usando el enlace "ID y password entrada de usuario" que se sitúa en el lado izquierdo del portal del proveedor. Por favor tenga en mente que el ID y password son sensibles en relación a mayúsculas y minúsculas. Presione Sign-on.
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2.1.2 Portal Mi Proveedor
La barra de navegación de la izquierda despliega todas las aplicaciones/servicios a los cuales el usuario está registrado. Presione en el enlace de AP Online.
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Presione el >> enlace de AP Online en la parte izquierda de la navegación. Esto abrirá una nueva ventana.
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2.2 Búsqueda AP Online
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Desde la página principal de búsqueda (pantallazo de arriba) tiene la habilidad de buscar objetos de las siguientes categorías:
• Código de Compañía (ejem. US00/us00;no es sensitivo a mayúsculas o minúsculas)
• Número de proveedor (Debe seleccionar de la lista de abajo; disponible para seleccionar Ctrl+click para seleccionar varios proveedores)
• Número de Factura
• "Hasta" fecha de factura (mm/dd/aaaa)
• "Desde" fecha de factura
• Número de orden de compra
• Número de Pago (también conocido como Documento Referencia de Compensación)
Usted tiene la habilidad de pedir todos los estados de los pagos o seleccionar de los siguientes:
• Abierto
• Pagado
• Bloqueado
Tiene la habilidad de ordenar los objetos de cualquier forma; orden primario o secundario de la siguiente manera:
• Código de compañía
• Número de proveedor
• Número de factura
• Número de pago
• Estatus de pago
• Número de orden de compra
• Fecha de factura (mm/dd/aaaa)
El orden por default es por número de factura. El botón de reset permite al usuario borrar todos los valores contenidos dentro de los campos de selección. Presionando el botón de Búsqueda, completa el proceso y envía la búsqueda a la base de datos.
Nota: Use el >> Enlace de búsqueda del menú de la parte izquierda de navegación para regresar a la pantalla de búsqueda de AP Online.
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2.3 Resumen de Reportes
Esta página muestra los resultados con criterios de búsqueda de la hoja previa de búsqueda. Si existe mucha información que procesar, usted debería considerar regresar a la página de búsqueda con criterios de AP Online, y limitar la búsqueda con parámetros adicionales. Los usuarios pueden obtener el Resumen de Reportes a un documento de Excel, Word o un archivo de formato HTML.
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Una vez que los resultados son desplegados, una lista de todas las facturas dentro de los últimos seis meses aparecerá en base al criterio de búsqueda (pagado, abierto/reversado o bloqueado).
De la pantalla del Resumen de Reporte, el usuario tiene la opción de ir a cualquiera de las siguientes cuatro páginas detalladas:
• Detalles de Proveedor
• Detalles de Factura
• Detalles de Orden de Compra
• Detalles de Pago
Nota: Use el >> Enlace de Búsqueda de la parte izquierda del menú de navegación para regresar a la pantalla de búsqueda de AP Online. Es posible descargar funcionalidades para así poder guardar las transacciones del Resumen de Reportes. Opciones en Microsoft Excel, Microsoft Word y Web [html] están disponibles. Al presionar uno de los botones para descargar, el usuario puede guardar los resultados.
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2.4 Detalles del Proveedor
La página de Detalles de Proveedor muestra el número de proveedor, nombre, dirección e información bancaria (dependiendo del método de pago asignado) como sea mantenido por el sistema interno de pagos de HP (SAP). El usuario puede regresar al Resumen de Reportes presionando en el >> enlace para regresar a resultados.
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Si el usuario tiene una pregunta o problema acerca del proveedor o de la información bancaria desplegada en la página, por favor póngase en contácto con el Centro de Atención al Cliente de HP vía e-mail desde el enlace. Para hacer esto, presione en el enlace llamado: >> Preguntas/Problemas de Transacción.
La aplicación hará el pre-llenado de la información básica y bancaria del proveedor en la forma. Habrá oportunidad de agregar información adicional para asistir al equipo de soporte al momento de hacer la búsqueda de la pregunta/problema. Presione en Enviar despues de agregar cualquier información pertinente.
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2.5 Detalles de la Factura
La página de Detalles de Factura muestra detalles acerca de la factura ya que está publicada en el sistema interno de pagos de HP (SAP). El usuario puede regresar al Resumen de Reportes presionando en el >>enlace para regresar a resultados.
Vista ABIERTA
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Vista BLOQUEADA
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Vista PAGADA
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Si el usuario tiene una pregunta o problema acerca de los detalles de una factura desplegados en esta pantalla, por favor póngase en Contacto con el Centro de Atención al Cliente de HP a través de la forma de enlace de e-mail. Para hacer esto, presione en el enlace titulado: >> Preguntas/Probemas de Transacción.
La aplicación hará el pre-llenado de la información básica de la factura en la forma. Habrá oportunidad de agregar información adicional para asistir al equipo de soporte al momento de hacer la búsqueda de la pregunta/problema. Presione en Enviar después de agregar cualquier información pertinente.
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2.6 Detalles de la Orden de Compra
La página de Detalles de la Orden de Compra muestra detalles acerca de la orden de compra dado que existe dentro de los sistemas internos de HP Compras. El usuario puede regresar al Resumen de Reportes presionando en el >>enlace para regresar a resultados.
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Si el usuario tiene una pregunta o problema acerca de los detalles de una factura desplegados en esta pantalla, por favor póngase en Contacto con el Centro de Atención al Cliente de HP a través de la forma de enlace de e-mail. Para hacer esto, presione en el enlace titulado: >> Preguntas/Problemas de Transacción.
La aplicación hará el pre-llenado de la información básica de la orden de compra en la forma. Habrá oportunidad de agregar información adicional para asistir al equipo de soporte al momento de hacer la búsqueda de la pregunta/problema. Presione en Enviar después de agregar cualquier información pertinente.
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2.7 Detalles de Pago
La página de Detalles de Pago muestra detalles acerca de pago ya que está publicada en el sistema interno de pagos de HP (SAP). El usuario puede regresar al Resumen de Reportes presionando en el >>enlace para regresar a resultados.
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Si el usuario tiene una pregunta o problema acerca de los detalles de pago desplegados en esta pantalla, por favor póngase en Contacto con el Centro de Atencion al Cliente de HP a través de la forma de enlace de e-mail. Para hacer esto, presione en el enlace titulado: >> Preguntas/Problemas de Transacción.
La aplicación hará el pre-llenado de la información básica de pago en la forma. Habrá oportunidad de agregar información adicional para asistir al equipo de soporte al momento de hacer la búsqueda de la pregunta/problema. Presione en Enviar después de agregar cualquier información pertinente.
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3.0 Técnicas de Búsqueda
La pantalla Principal de Búsqueda es usada para delimitar la información que es obtenida por la aplicación AP Online. El usuario puede completar usando varias combinaciones de los campos de información para pedir un resumen de reporte - y del resumen, "buscar más profundamente", cierta información más detallada.
Para delimitar "búsquedas rápidas" (obtener mucha información de regreso), la aplicación requiere que una selección mínima de criterios sea ingresada. Número de proveedor es el único dato numérico que necesita ser ingresado. El usuario tiene la posibilidad de ingresar información numérica adicional, si así lo desea.
Después de llenar los criterios de selección, el usuario debe presionar en el botón de Ingresar al final de la pantalla. La pantalla de resumen de AP Online será presentada.
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3.1 Escenarios de Valores de Campo
Por favor vaya a la siguiente página para ejemplos específicos de objetos numerados
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1 Cambiar el Idioma - El usuario selecciona el lenguaje de su preferencia durante el registro. El lenguaje seleccionado será siempre el mismo cada vez que el usuario entre a AP Online. En cualquier momento el usuario puede seleccionar un idioma distinto usando la opción de abajo.
• EN = Inglés
• ES = Español
• DE = Alemán
• FR = Francés
2 ID de usuario - El ID de usuario es asignado por el administrador de AP Online. Normalmente es el e-mail del usuario. Para clientes externos, este campo de información no puede ser re-escrito o modificado.
3 Código de Compañía - Este campo es "opcional" y sirve para identificar la región de Hewlett-Packard. Este campo es de un máximo de 4 dígitos de largo (alfanumérico).
Ejemplos: US00 [Estados Unidos]; MX00 [México]; SG00 [Singapur]; DE00 [Alemania]; ES00 [España];
FR00 [Francia]; CA00 [Canadá], GB00 [Gran Bretaña]; NO00 [Noruega]
4 Numero de Proveedor - Un número de proveedor es un número de hasta diez dígitos (predominantemente 8 dígitos) usados para identificar el proveedor en documentos financieros recibidos y pagados por Hewlett Packard. Los números de proveedor son típicamente números, pero en un porcentaje pequeño de casos, éstos puede contener caracteres alfanuméricos. Para clientes externos, la lista de números de proveedor será proporcionada y este campo de dato no puede ser re-escrito o modificado. El usuario puede seleccionar TODOS los numeros de proveedor o usar el CTRL+teclas de cursor para seleccionar 2 o más. Para Super Usuarios de aplicación, el número de proveedor debe incluir dos ceros al inicio.
Ejemplos: 0014011488, 0017009501, 0020098172, 0031096762, 0016001304, 0071008495, DH00000034
5 Número de Factura - Número de factura de Clientes externos. Personal de Operaciones de Hewlett-Packard removerá todos los espacios y caracteres especiales [ejem. &%^#@/_-] cuando se coloquen facturas en el sistema de pagos. El campo de número de factura no es sensitivo a mayúsculas o minúsculas. Cuando se usa adicionalmente al criterio de selección del número de proveedor, el sistema solo enlistará facturas que encajan. Nota: No existe la funcionalidad de búsqueda llamada "Wild-Card".
Ejemplos: INV93743 puede ser ingresado como inv93743; 09-12314 puede ser ingresado como 0912314
6 Rango de Datos de la Factura - El usuario puede limitar la búsqueda a un rango de datos específico utilizando los íconos del calendario. Nota: AP Online archiva sólo los últimos seis meses válidos de datos...
7 Número de Orden de Compra - Este campo contiene caracteres alfa-numéricos. La orden de compra es expedida por Hewlett-Packard. Nota: No existe la funcionalidad de búsqueda llamada "Wild-Card".
Ejemplos: SBY…, 77…, SBE…, 32…, H4…
8 Número de pago- Dependiendo de la región del usuario, el número de pago puede hacer referencia a varios significados. Por ejemplo, en EEUU puede mencionarse como número de verificación mientras que en el Reino Unido o Irlanda se lo puede mencionar como número de referencia clearing. El único valor que este campo acepta es un valor numérico de 10 dígitos que comience con 20...Nota: No tiene función de búsqueda "Wild-Card".
Ejemplos: 2012871967, 2000002644
9 Estado del pago- El usuario puede verificar las tres casillas o no para ver TODAS las transacciones disponibles. Además, el usuario puede sólo seleccionar el tipo de transacciones que serán vistas.
PAGADO – La factura ha cumplido con éxito los procesos de pago de Hewlett-Packard. El pago será realizado al cliente externo a través de métodos aprobados por él.
ABIERTO – la factura ha sido recibida y enviada dentro del sistema de pago de Hewlett Packard. La factura se enviara para el pago cuando los términos se venzan.
BLOQUEADO – La factura está retenida. Una factura puede ser retenida por varias razones.
Ejemplos: Aprobación pendiente (monto de factura grande), recibos de productos faltantes, notas de crédito pendientes, discrepancia de precios entre factura y orden de compra, asuntos de certificados
de impuestos, etc.
REVOCADO – La factura/pago original ha sido revocado. El personal de operaciones de HP revocará una transacción si un error ha sido ingresado, etc. Si usted tiene preguntas específicas del porqué la
factura se muestra como revocada, favor de contactarse con HP.
10 Clasificación- El usuario final tiene la capacidad de clasificar las transacciones en el orden deseado. Si lo que se seleccionó tiene muchas líneas de información, el usuario puede clasificar las líneas en un order en particular. Desde el menú desplegable, el usuario puede seleccionar el campo por el cual las transacciones serán clasificadas. Por ejemplo, si la secuencia de clasificación deseada fuera fecha de factura dentro de la orden de compra, el usuario seleccionaría orden de compra en el menú de información primaria y fecha de factura en el menú de información secundaria.
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4.0 Descripciones detalladas de campo
|Nombre de campo |Definición |
|ID de usuario |Un ID de usuario es el código usado por un usuario para identificarse cuando ingresa al sistema/ |
| |empieza la sesión. Es usado por el sistema para identificar únicamente al usuario. |
|Código de compañía |La unidad organizacional Contabilidad Financiera de Hewlett-Packard dentro de su sistema de pagos |
| |para el seguimiento de clientes externos radicados en la región. Ej SG00/Singapur; US00/Estados |
| |Unidos; GB00/Gran Bretaña. |
|Número de proveedor |Un número de proveedor es un número de hasta diez dígitos (predominantenente 8 dígitos) usados para|
| |identificar al proveedor en documentos financieros recibidos y pagados por Hewlett Packard. Los |
| |Números de proveedores pueden contener caracteres alfa-númericos aunque normalmente están |
| |compuestos por números solamente. |
|Número de factura |El documento comercial del cliente externo o del proveedor enviados a Hewlett-Packard; indicando |
| |los productos, cantidades y precios acordados para los productos o servicios que el vendedor ya ha |
| |proporcionado a Hewlett-Packard. Nota: Quitaremos todos los espacios y caracteres del número de |
| |factura. |
|Fecha de factura |Normalmente es la fecha en que los productos son embarcados; las fechas de pago son establecidas en|
| |relación a la fecha de la factura o fecha de recepción de factura |
|Número de Orden de Compra |Autorización escrita de Hewlett-Packard para que un proveedor embarque productos y/o servicios a un|
| |precio especificado. |
|Número de Pago |El número de documento de Hewlett-Packard asignado a la(s) factura(s) que fueron |
| |desbloqueadas/pagadas. Se lo conoce también como Número de Referencia de pagos. |
|Estado de pago |El estado actual de pago o de factura en el sistema de cuentas a pagar de Hewlett-Packard. El |
| |estado es actualizado en AP Online; tiempo límite: 24 hs. |
|Clasificación primaria/secundaria |Para organizar la información de AP Online en el orden deseado, AP Online tiene tipos de funciones |
| |que pueden organizar ítems en un orden específico en el Reporte Resumen |
|Fecha inicial |Fecha desde la cual aplica el pago; puede referirse también como Fecha de Recepción de Factura |
|Moneda |La unidad de cambio que el cliente externo y/o Hewlett-Packard utilizan para facilitar la |
| |transferencia de productos y servicios. |
|Fecha de vencimiento estimada |Fecha en la cual se espera que la factura sea pagada, calculada desde la fecha de la factura más |
| |los términos de pago o es calculada de la fecha de recepción de factura de HP más términos de pago |
| |dependiendo de los estándars de la región. *Atención: El campo de Fecha de vencimiento estimada |
| |aparecerá vacío procesados en la instancia de pre-fusión de Compaq SAP o configurados con términos |
| |de pago especiales. |
|Número de documento |El número de documento es la clave que el sistema usa para acceder al documento contable. El número|
| |de documento es único por código de compañía y año fiscal. |
|Múltiples OC |En algunas regiones Hewlett-Packard acepta facturas de clientes externos que se refieren a |
| |múltiples números de orden de compra; por lo que usted verá Múltiples OC plasmadas en la columna |
| |del número de OC en AP Online. Haciendo click en el link Múltiples OC se desplegará las OC |
| |asociadas con la transacción |
|Términos de pago |Información sobre una factura relacionda directamente con los términos y condiciones de |
| |Hewlett-Packard que debe realizar pagos a un cliente externo. |
| |Ej. Neto 45 días, descuentos, pago adelantado. |
|Métodos de pago |Procedimiento a través del cual los pagos son realizados (cheque, recibo de cambio, o transferencia|
| |de banco al exterior por ejemplo) |
|Clave de banco |Clave única de identificación para un banco. |
|Monto de pago |Monto total por pago neto por parte de Hewlett-Packard hecho en documento de moneda |
|Swift Code |Códigos usados cuando se transfiere dinero entre bancos, especialmente transferencias |
| |internacionales. El código es de 8 ó 11 caracteres, constituidos de: 4 caracteres- código de banco,|
| |2 caracteres- ISO código de país, 2 caracteres- código de locación, 3 caracteres- código de |
| |sucursal, opcional (XXX para oficina primaria). |
|Abierto |La factura ha sido recibida y enviada dentro del sistema de pagos de Hewlett-Packard. La factura |
| |será enviada para pago cuando los términos de venzan. |
|Pagado |La factura ha completado exitosamente los procesos de pago de Hewlett-Packard. Los pagos serán |
| |realizados al cliente externo a través de sus métodos aprobados. |
|Bloqueado |La factura está retenida. Una factura puede quedar retenida por diversas razones Ejemplos: |
| |Aprobación pendiente( monto de factura elevado), recibos de productos faltantes, notas de crédito |
| |pendientes, discrepancia de precios entre factura y OC, asuntos de certificados de impuestos, etc. |
|Revocado |La factura/pago original ha sido revocada. El personal de HP Operations revocará una transacción si|
| |un error ha sido ingresado, etc. Si usted tiene preguntas específicas del porqué la factura se |
| |muestra como revocada, favor de contactarse con HP. |
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5.0 Contactos de Cuentas por pagar
Cuentas por pagar
Descripción de servicios:
Cuentas a pagar son montos que se deben a vendedores o a proveedores que surgen de la compra de mercadería, materiales, insumos o servicios.
El Centro de Respuesta al cliente (CRC) se encarga de de todas las consultas que llegan de proveedores, compradores o solicitantes sobre el estado de facturas para productos y servicios proporcionados a HP.
USA Telefóno: +1 404 774.4646
5.1 Números de Telefóno Gratuitos
|País |Número de Telefóno Gratuito |
|Estados Unidos |+1 800 325 5372 |
|Argentina |0 800 288 52 800 (ID +1 800 325 5372) |
|Brasil |0800 890 0288 (ID + 1 800-325-5372) |
|Chile |800 260 029 (ID +1 800 325 5372) |
|Columbia |+1 800 911 0010 (ID +1 800 325 5372) |
|Ecuador |+1 800 225 528 (ID +1 800 325 5372) |
|México |+1 800 288 2872 (ID +1 800 325 5372) |
|Perú |0 800 50 288 (ID +1 800 325 5372) |
|Puerto Rico |800-325-5372 |
|Venezuela |0 800 552 6288 (ID +1 800 325 5372) |
El proceso en las transacciones de cuentas por pagar se realiza para diferentes territorios alrededor del mundo. Estas facturas son procesadas en el Global e-Business Center en Bangalore, India; el Barcelona Global Business Center; Guadalajara, México o Singapur.
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5.2 Correo electrónico
|Región |Países apoyados |Dirección de email |
|Asia Pacífico |China, Hong Kong, Tailanda y Taiwan |vp.sgbc.support.crc@ |
|Asia Pacífico |Excluyendo China, Hong Kong, Tailanda y Taiwan |vendor-payable.crc@ |
|Américas |Estados Unidos |vendor-payables-us-support@ |
|Américas |Canadá |cnd-vp-crc@ |
|Latinamérica | |soporte.cxp.lar@ |
|Europa, Medio Oriente y África |Reino Unido e Irlanda |uk-ireland-vp.crc@ |
|Europa, Medio Oriente y África |Excluyendo Reino Unido e Irlanda |ec.crc@ |
6.0 Preguntas Frecuentes
Facturas faltantes
Presenté mi factura en OB10, pero no la veo en AP Online
Resumen no hace referencia al número de OC
Cálculo de fecha estimada de vencimiento
¿Qué significan los diferentes estados de pago?
Información OB10
Mensajes de errores comunes
¿Qué representa el Código de Compañía?
Instrucciones de Registro
1 ¿Hay facturas faltantes en los resultados de mi búsqueda?
Su perfil de AP Online debe contener todos los números de posibles proveedores asociados con su compañía como es mencionado en el sistema interno de pagos de HP. El administrador AP Online usa información provista durante el registro para seleccionar el proveedor correcto. Si el usuario sabe que tiene múltiples números de proveedores, tendra que enviar un e-mail de solicitud al administrador de AP Online. Desde el Resumen, haga click en el link de AP Online para Preguntas/Problemas.
2 Explique por qué mis facturas están en OB10 pero no se muestran en AP Online.
La factura ha sido enviada electrónicamente a Hewlett Packard vía OB10; sin embargo, la factura todavía no ha sido enviada a nuestro sistema de pagos.
3 ¿Por qué no veo una OC mencionada en la columna de Número de Orden de Compra?
Al momento, la aplicación AP Online sólo extrae facturas, pagos, y datos de OC de cuatro Instancias SAP (US1, FI1, EPH, & SPE). Aunque usted pueda haber mencionado una OC en la factura presentada a Hewlett Packard, es posible que la factura fue procesada en un sistema diferente y haberse movido para su pago a uno de los sistemas ya mencionados. El valor de la OC no se transfiere en este caso. Ordenes de compra que empiezan con los siguientes dígitos no se muestran en la columna OC - 44..., 77...
4 ¿La Fecha estimada de vencimiento es la fecha esperada para recibir el pago?
La Fecha estimada de vencimiento es calculada agregando los términos de pago (ej. Neto 45 días) a la fecha inicial. Es la fecha cuando los sistemas de Hewlett-Packard procesan el pago de facturas. Dependiendo de la región y de los términos de pago del cliente, la factura será pagada en 2-3 días. Si aplica, permita tiempo de envio.
5 ¿Qué significan los diferentes estados de pago?
ABIERTO- la factura ha sido recibida y enviada dentro del sistema de pago de Hewlett Packard. La factura se recogerá para el pago cuando los términos se venzan
PAGADO- La factura ha completado exitosamente los procesos de pago de Hewlett-Packard. Los pagos serán realizados al cliente externo a través de sus métodos aprobados.
BLOQUEADO- La factura está retenida. Una factura puede ser retenida por varias razones. Ejemplos: Aprobación pendiente (monto de factura elevado), recibos de productos faltantes, credit memo pendientes, discrepancia de precios entre factura y OC, asuntos de certificados de impuestos, etc.
REVOCADO- La factura/pago original ha sido revocado. El personal de HP Operations revocará una transacción si un error ha sido ingresado, etc. Si usted tiene preguntas específicas del porqué la factura se muestra como revocada, favor de contactarse con HP.
EJEMPLO: El solicitante no ha respondido a la aprobación de mail de A/P. La factura será desbloqueada en un par de días y antes de que el término neto esté vencido. Favor de verificar.
6 ¿Cómo entrego mis facturas electrónicamente vía OB10? ¿Cúales son los pasos para proceder?
HP ha reinventado nuestro proceso de Cuentas a Pagar uniendo la red de factura electrónica OB10. Dicha red está disponible a los proveedores que facturan en los Estados Unidos, Reino Unido, Canadá, Francia, España, Países bajos, Alemania e Irlanda. La lista de entidades de HP que han adoptado la red OB10 y otros detalles relacionados se pueden encontrar en E-invoicing. Revise el módulo de Finanzas en HP está solicitando a los proveedores que envíen facturas en papel a estas entidades trasladando sus entregas de facturas a la red OB10. Hewlett-Packard provee un Centro de Respuesta al Cliente el cual está mejor posicionado para responder a sus consultas OB10. Puede contactar al Centro de Respuesta al Cliente por correo electrónico a vendor-payables-us-support@ o gratuitamente por teléfono al 800-325-5372, un agente lo asistirá.
7 Mensajes de error comunes
¡Demasiadas transacciones que coinciden! Favor de hacer un pequeño ajuste en sus selecciones- para evitar problemas o falta de resultados, la aplicación requiere que un criterio mínimo de selección sea ingresado. Normalmente ingresar datos en al menos dos campos de selección corregirá el problema. Consulte las secciones de Técnicas de Búsqueda contenidas en este documento. Sesión finalizada- Luego de 30 minutos de inactividad el sistema se cerrará automáticamente. Será necesario ingresar nuevamente.
8 ¿Qué representa el Código de Compañía?
Un Código de Compañía es una unidad organizacional dentro de la contabilidad financiera. US00 es EEUU, FR00 es Francia, CA00 es Canadá. Para una lista completa, favor de contactarse con el administrador de AP Online.
9 ¿Tengo problemas para registrarme?
Haga click en >> el link AP Online localizado a la izquierda debajo del sitio. Revise rápidamente la literatura para asegurarse de que esta aplicación funcionará para su compañía. Haga click en el Nuevo Usuario- Link de página de registro bajo la sección de información de registros útiles. Complete la pantalla de registro inicial. Seleccione el servicio de ayuda en línea de AP en la parte baje de la pantalla y presione continuar. Continue ingresando la información de su compañía en la segunda pantalla de registro. Por favor proporcione los 3 valores de información del negocio. Presione enviar y revise. Si es correcto, presione enviar una vez más. Dentro de los siguientes dos días hábiles de su solicitud, usted recibirá un mensaje de confirmación y de bienvenida a AP en linea, describiendo el proceso simplificado para ingresar al sistema. Si no obtiene respuesta de nosotros dentro de los 2 días hábiles, o si tiene preguntas, por favor contacte al portal del equipo de soporte al proveedor vía e-mail.
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7.0 Soporte
7.1 Portal de Ayuda
Favor de contactar al equipo de soporte del Portal del Proveedor HP para asistencia si usted:
Está experimentando algún problema con el portal
Está experimentando algún problema con los servicios que el portal provee
Es un empleado de HP y necesita presentar una solicitud para:
57 Que agreguen o cambien el contenido del texto;
58 Pedir cambios de funcionalidad en el portal;
59 Empezar un diálogo para la integración de sus servicios a través de este portal.
Usted puede realizar una llamada vía:
E-mail: formulario de soporte online del Portal del Proveedor en:
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7.2 Administrador de AP Online
Favor de contactar al Administrador de AP Online para asistencia si usted:
Está teniendo dificultades en localizar la factura
Desea actualizar su perfil de usuario de AP Online:
a. Agregar un número de proveedor;
b. autorizar a usuarios adicionales en el perfil;
Usted puede enviar un e-mail al Administrador de AP Online vía: AP-online.setup@ [sólo en inglés]
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Ayuda AP Online
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