Beschikking Annex 3 Audit Protocol NL



Accountantsprotocol Samenspraak en TegenspraakInleiding1.1Doel en opzet strategische partnerschappen Samenspraak en Tegenspraak (S&T)De subsidiebeschikkingen inzake subsidietoekenning S&T vloeien voort uit het beleidskader Samenspraak en Tegenspraak. De overkoepelende doelstelling van dit beleidskader is het versterken van maatschappelijke organisaties in lage- en lage-middeninkomenslanden in hun rol als pleiter en be?nvloeder. Dit stelt deze organisaties in samenwerking met hun (internationale) partners en via hun netwerken in staat op lokaal, nationaal en internationaal niveau hun rol te spelen in pleitbezorging en be?nvloeding en zo bij te dragen aan duurzame inclusieve ontwikkeling voor iedereen en aan het bestrijden van armoede en onrecht.Waar in dit protocol gesproken wordt over penvoerder wordt bedoeld de maatschappelijke organisatie die op grond van de subsidiebeschikking de subsidie ontvangt. Indien in het protocol wordt gesproken over alliantiepartners wordt bedoeld de penvoerder en zijn mede-indieners. Samenwerkingspartners in dit protocol zijn partners buiten de alliantie.1.2 NormenkaderVoor “Samenspraak en Tegenspraak” is het volgende normenkader van toepassing:Subsidiebeschikking inzake subsidietoekenning S&T, inclusief de daarbij behorende bijlagen. Ter informatie bij dit normenkader kunnen de volgende documenten geraadpleegd worden:Kamerbrief “Samenwerking met het maatschappelijk middenveld in een nieuwe context” van 9 oktober 2013;Beleidskader en aanvraagstramien “Samenspraak en Tegenspraak” van 13 mei 2014;Partnerschapsovereenkomst Strategische partners in Pleiten en Be?nvloeden.Documenten a) en b) zijn te raadplegen via: rijksoverheid.nl. Document c) is in bezit van de penvoerder. 1.3 Doel accountantsprotocolIn dit protocol worden de bij de accountantscontrole te hanteren toetspunten nader uiteengezet. Tevens wordt ingegaan op de wijze waarop de uitkomsten van de werkzaamheden door de accountant dienen te worden gerapporteerd.De penvoerder treedt op als opdrachtgever aan de accountant. Op verzoek van de minister kan een review worden uitgevoerd bij de fungerende accountant van de penvoerder ter toetsing op de naleving van dit protocol. Deze review zal in overleg plaatsvinden. 1.4LeeswijzerIn dit protocol wordt een tweedeling gemaakt tussen de werkzaamheden van de accountant ten behoeve van de financi?le S&T-rapportage door iedere alliantiepartner afzonderlijk (hoofdstuk 2) en de werkzaamheden ten behoeve van de financi?le S&T-rapportage van de alliantie als geheeld, opgesteld door de penvoerder (hoofdstuk 3).Dit betekent dat de penvoerder:zijn accountant wijst op de bepalingen in het protocol;de mede-indieners instrueert om hun accountant te wijzen op de bepalingen in het protocol.Alle paragrafen zijn van toepassing voor de accountants van alle alliantiepartners, met uitzondering van hoofdstuk 3 dat alleen van toepassing is voor de accountant van de penvoerder. 1.5 Wijze van verantwoorden De subsidie in het kader van de subsidieregeling “Samenspraak en Tegenspraak” is toegekend aan een organisatie, die optreedt als penvoerder voor een alliantie. Besteding van de ter beschikking gestelde middelen vindt plaats via de afzonderlijke alliantieleden, waaronder de penvoerder; de penvoerder is in dit opzicht ook als alliantielid te beschouwen. De rapportage-structuur is als volgt ingericht:Stap 1:De afzonderlijke alliantiepartners stellen een financi?le S&T-rapportage op m.b.t. de aan hen (door de penvoerder) ter beschikking gestelde en door hen bestede middelen. Dit geldt ook voor de penvoerder in diens hoedanigheid als alliantielid. Elke financi?le S&T-rapportage dient in ieder geval aan de volgende eisen te voldoen:de alliantiepartners verantwoorden zich over de opbouw van de overhead en geven inzicht in de toerekeningsmethodiek aan doelstellingen zoals opgenomen in het programmadocument, en in de kosten van beheer en administratie zoals opgenomen bij de goedgekeurde begroting. Zie artikel 1 van de beschikking en het via annex 1 bij de beschikking gevoegde programmadocument incl. begroting en liquiditeitsprognose;de verantwoording is op dezelfde wijze ingericht als de laatst goedgekeurde begroting voor het betreffende jaar. Hierin is tevens een geaccumuleerde verantwoording opgenomen. Zie artikel 5.3 en 6 van de beschikking;de verantwoording laat een vergelijking zien met de begroting waarbij afwijkingen op subtotaal land/regio groter dan 10% en verschuivingen tussen de budgetlijnen per land/regio groter dan 25% worden toegelicht. Zie artikel 5.3. en 6 van de beschikking; in de financi?le S&T-rapportage nemen de alliantiepartners een overzicht op van (vermoedens van) onregelmatigheden in de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten (zoals fraude, schending van aanbestedingsprocedures of enig andere onregelmatigheid, zie beschikking art. 3.1). Hierin worden gerapporteerd: de onderhanden (vermoedelijke) fraudes c.q. malversaties, aard van de constatering, het financi?le belang, getroffen maatregelen en huidige status (bijv. voortgang van onderzoek en/of bewaking door de alliantiepartner op getroffen maatregelen). Als bijlage (in dit protocol verder aangeduid als “Bijlage Verantwoord Bedrag”) bij de financi?le S&T-rapportage is een tabel opgenomen waarin m.b.t. het totaal van de lastens de subsidie aangegane programmaverplichtingen jegens derden wordt gespecificeerd, voor de betreffende rapportageperiode en cumulatief voor de looptijd van de subsidie: het totaal van de aangegane verplichtingen, het totaal van de hierop verrichte betalingen, en het totale bedrag waarover door de samenwerkingspartners verantwoording is afgelegd tijdens deze verslaggevingsperiode. In deze bijlage beschrijft de penvoerder / alliantiepartner tevens (in maximaal twee pagina’s A4) op basis van welk proces en welke bewijsstukken betalingen aan samenwerkingspartners als besteed/verantwoord worden beschouwd. Indien processen of bewijsstukken niet uniform zijn, maar afhankelijk van bepaalde voorwaarden (bijv. omvang financiering, locatie van programma-uitvoering, kwaliteit van de samenwerkingspartner, et cetera), dan worden deze variaties (=verschillende combinaties van bewijsstuk(ken) en proces(sen)) en de omstandigheden waaronder deze optreden, in de bijlage vermeld. De bijlagen zoals bedoeld onder e) worden door de penvoerder doorgeleid naar het Ministerie. Werkzaamheden accountant bij stap 1 Op de financi?le S&T-rapportages van de afzonderlijke alliantiepartners dient een controle uitgevoerd te worden volgens Standaard 800/805. Daarnaast dient een Standaard 4400-opdracht uitgevoerd te worden m.b.t. de “Bijlage Verantwoord Bedrag”.Zie verder Hoofdstuk 2 van dit protocol. De individuele alliantiepartners (waaronder de penvoerder) leveren de volgende documenten ten behoeve van de penvoerder: de financi?le S&T-rapportage zoals opgesteld door de alliantiepartner (inclusief de penvoerder voor diens aandeel in de besteding van de subsidie) met de daarbij behorende “Bijlage Verantwoord Bedrag”;de controleverklaring (Standaard 800/805) bij deze financi?le S&T-rapportage op niveau van alliantiepartner, inclusief het bijbehorende controleverslag zoals aangeduid in paragraaf 2.1/bijlage A bij dit protocol;het rapport van bevindingen (Standaard 4400) bij de “Bijlage Verantwoord Bedrag”. Stap 2:De penvoerder consolideert de financi?le S&T-rapportages van de afzonderlijke alliantiepartners tot één financi?le S&T-rapportage voor de alliantie als geheel.De penvoerder voegt de afzonderlijke “Bijlage(n) Verantwoord Bedrag” en de bijbehorende rapportages van bevindingen (Standaard 4400) samen tot één set. De penvoerder schrijft als onderdeel van deze set een samenvatting van ongeveer 800 woorden waarin hij de belangrijkste bevindingen uit de rapportages van bevindingen (Standaard 4400) onder de aandacht brengt, en aangeeft welk bedrag van de subsidie op basis van de “Bijlage(n) Verantwoord Bedrag” door de penvoerder en alliantiepartners als verantwoord wordt beschouwd. Werkzaamheden accountant bij stap 2 Op de geconsolideerde financi?le S&T-rapportage van de alliantie als geheel, wordt een Standaard 4400-opdracht uitgevoerd. Zie verder Hoofdstuk 3 van dit protocol. De financi?le rapportage door de penvoerder aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken bestaat uit:de geconsolideerde financi?le S&T-rapportage voor de alliantie als geheel; de Standaard 4400-rapportage inzake deze geconsolideerde financi?le S&T-rapportage;de set van “Bijlage(n) Verantwoord Bedrag” van de individuele alliantiepartners;de rapportages van bevindingen (Standaard 4400) bij deze bijlagen; ende als onderdeel van deze set door de penvoerder geschreven samenvatting;de (doorgeleide) controleverslagen zoals aangeduid in paragraaf 2.1 /bijlage A bij dit protocol.2.Werkzaamheden m.b.t. individuele alliantiepartners2.1InleidingIn deze paragraaf worden de werkzaamheden besproken die de accountant uitvoert met betrekking tot de financi?le S&T rapportage van elke alliantiepartner afzonderlijk. Deze werkzaamheden bestaan uit accountantscontrole van de financi?le S&T-rapportage enerzijds (zie 2.2 en 2.3) en een aanvullende Standaard 4400-opdracht anderzijds (zie 2.4). De werkzaamheden zoals aangeduid onder paragraaf 2.3 monden uit in een controleverklaring bij de financi?le S&T-rapportage conform Standaard 800/805 en bijbehorend controleverslag conform het sjabloon in bijlage A bij dit protocol. De werkzaamheden zoals aangeduid onder paragraaf 2.4 monden uit in rapport van bevindingen (Standaard 4400). Zowel het controleverslagen als de rapportages van bevindingen worden door de penvoerder doorgeleid naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Doel en reikwijdte van de accountantscontroleDe accountant controleert of de transacties zoals verwerkt in de financi?le S&T-rapportage voldoen aan het normenkader van paragraaf 1.2 . Bij de uitvoering van de werkzaamheden handelt de accountant conform de vereisten uit dit protocol en de relevante Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS). Object van controle is de financi?le S&T-rapportage van penvoerder voor het te controleren jaar (zie paragraaf 2.3 en 1.5 a t/m d) inclusief voorzover relevant de aan deze financi?le S&T-rapportages ten grondslag liggende processen en administraties.2.3Controleaanpak financi?le verantwoording (Standaard 800/805)De accountantscontrole wordt uitgevoerd volgens het recht van het land waar de desbetreffende penvoerder / alliantiepartner statutair gevestigd is (in de meeste gevallen zal dit Nederlands recht zijn), en conform de geldende standaarden voor accountants.De accountant hanteert een betrouwbaarheid van minimaal 95%. Voor het bepalen van de strekking van de verklaring geldt de volgende materialiteit:Soort controleverklaringGoedkeurendMet beperkingOordeelonth.AfkeuringFouten in de verantwoordingZie onderstaande tabel< 6%->6%Onzekerheden in de controleZie onderstaande tabel<10%> 10%-Bedrag subsidie jaar van de controleGoedkeuringstolerantieTot EUR 1,5 mln.3% van het subsidiebedragEUR 1,5 mln. tot EUR 5 mln.EUR 50.000Meer dan EUR 5 mln.1% van het subsidiebedrag.Als basis voor de materialiteit moet worden uitgegaan van het totaal van de lasten.Als onderdeel van de controlewerkzaamheden rond de financi?le verantwoording toetst de accountant expliciet of voldaan is aan de volgende specifieke voorwaarden conform 1.5 a t/m d. De accountant stelt de controleverklaring op conform het model onder punt 2.5.1 in dit protocol, of conform een recentere daarvoor in de plaats getreden voorbeeldtekst zoals gepubliceerd op de NBA-site.Bij de controleverklaring verstrekt de accountant een controleverslag conform het sjabloon in bijlage A bij dit protocol. Dit controleverslag is een uitzonderingsrapportage, en hierin gerapporteerde bevindingen hebben niet op voorhand gevolgen voor de strekking van de controleverklaring, tenzij de accountant van mening is dat de gerapporteerde bevindingen gevolgen hebben die van materieel belang zijn voor de financi?le S&T-rapportage.Indien de accountant in het kader van de uitgevoerde controle aandacht heeft besteed aan opzet en werking van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), en meer in het bijzonder aan a) autorisatie van uitgaande betalingen, b) de toerekening van directe en indirecte programmakosten, c) naleving van (Europese) aanbestedingsregels, d) de mate waarin de administratieve processen leiden tot vastlegging van de financi?le informatie conform het voor de entiteit geldende verslaggevingsstelsel, dan vermeldt hij zijn bevindingen inzake deze aspecten in dit controleverslag.De accountant vraagt een bevestiging bij de financi?le verantwoording (letter of representation; LOR) van het management van de subsidieontvanger op waarin wordt medegedeeld dat naar beste weten de financi?le verantwoording alle transacties en ontvangsten omvat, dat dit overzicht in alle opzichten juist en volledig is en dat aan alle subsidievoorwaarden is voldaan, ook de subsidievoorwaarden welke buiten de reikwijdte van de werkzaamheden van de accountant vallen. Als onderdeel van deze letter of representation dient het management specifiek te bevestigen dat voldaan is aan art. 16 van de subsidiebeschikking: “Subsidieontvanger zal aan derden niet aanbieden, noch van derden zoeken, accepteren of toegezegd krijgen, voor hemzelf of enige andere partij, enige schenking, beloning, compensatie of profijt van welke aard dan ook, die ge?nterpreteerd kan worden als een onwettige of corrupte praktijk (-)”.Indien het management van de alliantiepartner deze bevestiging niet wil opnemen in de letter of representation en/of geen letter of representation wil afgeven handelt de accountant overeenkomstig het bepaalde in Standaard 580 artikel 19, en maakt de accountant melding van de weigering in het in 2.1 aangeduide controleverslag conform het sjabloon in bijlage A bij dit protocol.Analoog aan de marginale toetsing van het bestuursverslag conform art. 393 lid 3 van Boek 2 Titel 9 BW, gaat de accountant na of het inhoudelijke deel van de S&T-rapportage verenigbaar is met het financi?le deel van de S&T-rapportage. 2.4Onderzoeksaanpak “Bijlage(n) Verantwoord Bedrag” (Standaard 4400)De accountant van de individuele alliantiepartner is verantwoordelijk voor het opstellen van een rapport van bevindingen bij de “Bijlage Verantwoord Bedrag” bij de financi?le S&T-rapportage. Deze opdracht heeft het karakter van een Standaard 4400 opdracht en dient op onderstaande wijze te worden uitgewerkt.Het uitvoeren van een Standaard 4400 opdracht betekent dat de accountant geen zekerheid verschaft, maar alleen onderzoeksbevindingen rapporteert. Dit protocol beschrijft de aandachtspunten voor het onderzoek. De gebruiker van het rapport moet zelf een oordeel vormen en zijn eigen conclusies trekken. De accountant dient de aard, tijdsfasering en omvang van de overeengekomen specifieke werkzaamheden goed met de opdrachtgever af te stemmen en in het rapport tot uitdrukking te brengen (zie Standaard 4400 paragraaf 11 en 17). Helder moet zijn, welke werkzaamheden de accountant heeft uitgevoerd en wat de reikwijdte van zijn werkzaamheden is geweest. Van de accountant wordt niet verwacht dat hij een uitspraak doet over de toereikendheid en geschiktheid van de verrichte werkzaamheden in relatie tot het doel waarvoor deze worden verricht, noch voor enig ander doel.De volgende werkzaamheden worden door de accountant verricht:Vormvereisten tabelDe accountant stelt vast dat de tabel in de “Bijlage Verantwoord Bedrag” minimaal bestaat uit de in paragraaf 1.5 onder e) aangeduide rijen en kolommen;Aansluiting inhoud van de tabel met de (project)administratieDe accountant stelt vast dat de in deze tabel vermelde bedragen voor de betreffende rapportageperiode en cumulatief aansluiten bij de (project)administratie. De accountant stelt vast of dit dezelfde (project)administratie is, waarop ook de financi?le S&T-rapportage is gebaseerd.Indien sprake is van een separate (project)administratie dan stelt de accountant vast of de in de tabel vermelde bedragen, voor zover van toepassing, overeenstemmen met de financi?le administratie waarop de financi?le S&T-rapportage gebaseerd is. Bestaan van bewijsstukken en procesDe accountant neemt kennis van de beschrijving van de penvoerder / alliantiepartner van het proces en de bewijsstukken op grond waarvan betalingen aan samenwerkingspartners als besteed/verantwoord worden beschouwd. De accountant stelt vast of in deze beschrijving variaties vermeld worden, en zo ja, welke variaties dit betreft. (Variaties =verschillende combinaties van bewijsstuk(ken) en proces(sen), die afhankelijk zijn van door de penvoerder / alliantiepartner omschreven voorwaarden / omstandigheden). De accountant vermeld deze variaties in zijn rapport van bevindingen.De accountant neemt kennis van het in de tabel m.b.t. de rapportageperiode als verantwoord vermelde bedrag, en vraagt de penvoerder / alliantiepartner om een specificatie hiervan naar onderliggende bedragen uit de (project)administratie. Uit deze specificatie selecteert de accountant 10% (maar minimaal twee en maximaal zeven) van de onderliggende bedragen uit de (project)administratie. Indien uit de beschrijving van de penvoerder / alliantiepartner blijkt dat sprake is van variatie in processen en/of bewijsstukken, kiest de accountant deze bedragen zodanig dat de twee of drie meest frequent voorkomende variaties in ieder geval in de selectie wordt betrokken. Indien bedragen op verschillende momenten gedurende de rapportageperiode als verantwoord zijn vastgelegd in de (project)administratie, streeft de accountant bij zijn selectie naar een spreiding in de tijd. Indien sprake is van meerdere samenwerkingspartners, dan streeft de accountant tevens naar spreiding van zijn selectie over de diverse samenwerkingspartners, ook over rapportageperiodes heen. Binnen de hierboven beschreven randvoorwaarden streeft de accountant ernaar om in zijn selectie tenminste 25% van het als verantwoord aangegeven bedrag te betrekken. Indien dit ertoe zou leiden dat meer dan het omschreven maximum van zeven van de onderliggende bedragen geselecteerd zou moeten worden, kan worden volstaan met een lager percentage.Met betrekking tot elk van de geselecteerde bedragen stelt de accountant vastof hier de bewijsstukken aan ten grondslag liggen, conform de beschrijving van de penvoerder / alliantiepartner;of hier de processen (inclusief vastlegging) aan ten grondslag liggen, conform de beschrijving van de penvoerder / alliantiepartner;of het in de (project)administratie als verantwoord vermelde bedrag cijfermatig aansluit bij de bedoelde bewijsstukken.Indien voor wat betreft bewijsstukken, processen of cijfermatig sprake is van afwijkingen, dan maakt de accountant hiervan melding in zijn rapportage, onder vermelding van aard en omvang van de afwijking. Daarnaast vermeldt de accountant tevens de reden voor de afwijking (indien hem deze bekend is). Indien de reden voor de afwijking niet bekend is, verzoekt de accountant de alliantiepartner om een toelichting en vermeldt hij in het rapport van bevindingen welke toelichting de alliantiepartner heeft gegeven. De accountant hoeft naar reden voor de afwijking, c.q. naar de toelichting door de alliantiepartner, geen aanvullend onderzoek te doen. 2.5Rapportage per alliantiepartner2.5.1Controleverklaring bij de financi?le S&T-rapportage (Standaard 800/805)De controleverklaring omvat in ieder geval de doelstelling en de reikwijdte van de accountantscontrole, de toegepaste controlecriteria voor zover relevant en het oordeel. De accountant rapporteert in geval van een goedkeurende controleverklaring conform de onderstaande voorbeeldtekst, of indien van toepassing, een actuelere voorbeeldtekst zoals gepubliceerd op de NBA-website:OpdrachtWij hebben de financi?le S&T rapportage ingevolge de subsidiebeschikking Samenspraak en Tegenspraak d.d. XX-XX-20XX van … (naam entiteit) te … (statutaire vestigingsplaats) over…(jaar) gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuurHet bestuur van de entiteit (of een?andere aanduiding, zoals 'Het bestuur van de stichting',?'De directie?van de vennootschap' (B.V/N.V.), enz.) is verantwoordelijk voor het opstellen van de financi?le S&T rapportage in overeenstemming met met de voorwaarden zoals gesteld in de subsidiebeschikking inzake de subsidieregeling Samenspraak en Tegenspraak dd XX-XX-20XX. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de financi?le S&T rapportage mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountantOnze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financi?le S&T rapportage op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Accountantsprotocol Samenspraak en Tegenspraak, specifiek paragraaf 2.2 en 2.3. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financi?le verantwoording geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de financi?le S&T rapportage. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de financi?le S&T rapportage een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude en fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van de financi?le S&T rapportage door de entiteit, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van financi?le de S&T rapportage, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de financi?le S&T rapportage. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.OordeelNaar ons oordeel is de financi?le S&T rapportage van (naam entiteit) over 20XX in alle van materieel belang zijnde opzichten opgesteld in overeenstemming met de voorwaarden zoals gesteld in de subsidiebeschikking inzake de subsidieregeling Samenspraak en Tegenspraak dd XX-XX-20XX.Beperking in gebruik en verspreidingskringDe financi?le S&T rapportage is opgesteld voor (naam alliantiepartner) en het Ministerie van Buitenlandse Zaken met als doel (naam entiteit en naam penvoerder) in staat te stellen te voldoen aan rapportageverplichtingen in het kader van de subsidieregeling Samenspraak en Tegenspraak. Hierdoor is de financi?le S&T rapportage mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bedoeld voor (naam entiteit en naam penvoerder) en het Ministerie van Buitenlandse Zaken en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.Plaats, datumNaam accountantspraktijkNaam externe accountant en ondertekening met die naam2.5.2 Rapport van bevindingen (Standaard 4400)Het rapport van bevindingen bevat de conform Standaard 4400 voorgeschreven elementen, beschrijft de werkzaamheden en bevindingen inzake de aspecten zoals genoemd in paragraaf 2.4 van dit controleprotocol. De accountant rapporteert conform de volgende voorbeeldtekst, of indien van toepassing, een actuelere voorbeeldtekst zoals gepubliceerd op de NBA-website:Aan: OpdrachtgeverRapport van feitelijke bevindingen inzake Samenspraak en Tegenspraak -rapportageOpdrachtWij hebben een aantal specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de financi?le S&T rapportage zoals omschreven in onze opdrachtbrief van ... (datum brief opdrachtbevestiging). Deze rapportage bevat de uitkomsten van deze werkzaamheden.Het is de bedoeling dat u zelf een oordeel vormt over de werkzaamheden en over de in dit rapport weergegeven bevindingen en op basis daarvan uw eigen conclusie trekt. Wij wijzen u er op dat indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen zouden zijn geconstateerd die voor rapportering in aanmerking zouden zijn gekomen.Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamhedenWij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 4400, "Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financi?le informatie", en het Accountantsprotocol Samenspraak en Tegenspraak, specifiek paragraaf 2.4. Het doel van deze opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden is het verrichten van die werkzaamheden die wij met ... (naam entiteit(en)) zijn overeengekomen en het rapporteren over de feitelijke bevindingen. Aangezien wij slechts verslag doen van feitelijke bevindingen uit hoofde van de overeengekomen werkzaamheden betekent dit dat op het in de financi?le S&T rapportage opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Dit houdt in dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend omtrent de getrouwheid van het in de financi?le S&T rapportage opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop.Beschrijving uitgevoerde specifieke werkzaamhedenWij hebben de werkzaamheden uitgevoerd zoals met u overeengekomen en zoals beschreven in het Accountantsprotocol Samenspraak en Tegenspraak, specifiek paragraaf 2.4. De toereikendheid en geschiktheid van de te verrichten werkzaamheden is de verantwoordelijkheid van de gebruikers van deze rapportage met wie deze werkzaamheden zijn overeengekomen. Derhalve doen wij geen uitspraak over de toereikendheid en geschiktheid van de verrichte werkzaamheden in relatie tot het doel waarvoor deze worden verricht, noch voor elk ander doel.Volledigheidshalve wijzen wij er nog op dat, indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht wellicht andere onderwerpen aan het licht zouden kunnen zijn gebracht die voor u mogelijk van belang zouden kunnen zijn geweest.Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht: wij hebben vastgesteld dat de tabel die onderdeel vormt van de Bijlage Verantwoord Bedrag zoals bedoeld in het Accountantsprotocol S&T, paragraaf 1.5, stap 1, onder e), minimaal bestaat uit de aldaar aangeduide rijen en kolommen;wij hebben vastgesteld dat de in bedoelde tabel vermelde bedragen voor de betreffende rapportageperiode en cumulatief aansluiten met de (project)administratie, dan wel met de financi?le administratie waarop de financi?le S&T-rapportage gebaseerd is;wij hebben kennisgenomen van de beschrijving van het proces en de bewijsstukken op grond waarvan betalingen aan samenwerkingspartners als besteed/verantwoord worden beschouwd. Wij hebben een specificatie opgevraagd van het in hiervoor genoemde tabel als verantwoord aangeduide bedrag, naar onderliggende bedragen uit de (project)administratie. Conform de aanwijzingen daartoe uit het Accountantsprotocol S&T hebben wij [aantal] van deze onderliggende bedragen geselecteerd. Met betrekking tot deze geselecteerde bedragen hebben wij vastgesteld of a) de bewijsstukken die hieraan ten grondslag liggen, conform bovengenoemde beschrijving zijn; b) de processen die hieraan ten grondslag liggen, conform bovengenoemde beschrijving zijn; c) het in de (project)administratie als verantwoord vermelde bedrag cijfermatig aansluit bij de bedoelde bewijsstukken. Beschrijving van de feitelijke bevindingenUit ons onderzoek is gebleken dat [...];Overige aspecten - beperking in verspreidingskring en het gebruikDeze rapportage is uitsluitend bestemd voor (naam alliantiepartner) en het Ministerie van Buitenlandse Zaken aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resultaten onjuist kunnen interpreteren. De rapportage mag niet aan andere partijen worden verspreid, noch mag eruit worden geciteerd, of eraan worden gerefereerd, zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming..Plaats en datum... (naam accountantspraktijk)... (naam accountant)3.Werkzaamheden m.b.t. Samenspraak en Tegenspraak-rapportage door de penvoerder3.1InleidingIn deze paragraaf worden de werkzaamheden besproken die de accountant uitvoert met betrekking tot de Samenspraak en Tegenspraak rapportage door de penvoerder. Deze verantwoording is een consolidatie van de financi?le S&T-rapportages van alle alliantiepartners.3.2 Samenspraak en Tegenspraak-rapportage penvoerder (Standaard 4400)De accountant van de penvoerder is verantwoordelijk voor het opstellen van een rapport van bevindingen bij de financi?le Samenspraak en Tegenspraak-rapportage van de alliantie als geheel. Deze opdracht heeft het karakter van een Standaard 4400 opdracht en dient op onderstaande wijze te worden uitgewerkt.Het uitvoeren van een Standaard 4400 opdracht betekent dat de accountant geen zekerheid verschaft, maar alleen onderzoeksbevindingen rapporteert. Dit protocol beschrijft de aandachtspunten voor het onderzoek. De gebruiker van het rapport moet zelf een oordeel vormen en zijn eigen conclusies trekken. De accountant dient de aard, tijdsfasering en omvang van de overeengekomen specifieke werkzaamheden goed met de opdrachtgever af te stemmen en in het rapport tot uitdrukking te brengen (zie Standaard 4400 paragraaf 11 en 17). Helder moet zijn, welke werkzaamheden de accountant heeft uitgevoerd en wat de reikwijdte van zijn werkzaamheden is geweest. Van de accountant wordt niet verwacht dat hij een uitspraak doet over de toereikendheid en geschiktheid van de verrichte werkzaamheden in relatie tot het doel waarvoor deze worden verricht, noch voor elk ander doel.De volgende werkzaamheden worden door de accountant verricht:De accountant stelt vast of met betrekking tot de informatie die als input is gebruikt voor de Samenspraak en Tegenspraak-rapportage (in casu de financi?le S&T-rapportages van alle alliantiepartners afzonderlijk) Standaard 800/805-controleverklaringen zijn afgegeven.De accountant stelt vast wat de aard van deze controleverklaringen is. Indien een controleverklaring anders dan goedkeurend is, wijst hij hierop in het rapport van bevindingen onder vermelding van: de naam van de betreffende alliantiepartner; de aard van de verklaring; de letterlijke tekst uit controleverklaring waarin de onderbouwing van het niet-goedkeurende oordeel staat weergegeven;indien van toepassing: de plek in de Samenspraak en Tegenspraak -rapportage van de alliantie als geheel, waar de post(en) is/zijn verwerkt op grond waarvan een andere dan goedkeurende verklaring is verstrekt.De accountant stelt vast dat de financi?le rapportages van alle afzonderlijke alliantiepartners door de penvoerder juist en volledig zijn samengevoegd tot de Samenspraak en Tegenspraak–rapportage en dat de penvoerder discrepanties in de aansluiting tussen rapportage van alliantiepartners en samenvoeging verklaart. Indien de accountant van mening is dat de samenvoeging of toelichting van de penvoerder onjuist of onvolledig is, doet hij aanbevelingen tot verbetering. Indien de penvoerder deze aanbevelingen niet opvolgt, maakt de accountant hier melding van in zijn rapport van bevindingen. 3.3Rapportage m.b.t. Samenspraak en Tegenspraak -rapportage door de penvoerder3.3.1Rapport van bevindingen (Standaard 4400)Het rapport van bevindingen bevat de conform Standaard 4400 voorgeschreven elementen, beschrijft de werkzaamheden en bevindingen inzake de aspecten zoals genoemd in paragraaf 3.2 van dit protocol en bevat tevens de in paragraaf 3.2 (3e bullit) genoemde samenvatting van de Standaard 4400-rapportages van de individuele alliantiepartners. 3.3.2 Voorbeeld tekstDe accountant rapporteert conform de volgende voorbeeldtekst, of indien van toepassing, een actuelere voorbeeldtekst zoals gepubliceerd op de NBA-website:Aan: OpdrachtgeverRapport van feitelijke bevindingen inzake Samenspraak en Tegenspraak -rapportageOpdrachtWij hebben een aantal specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de financi?le S&T rapportage zoals omschreven in onze opdrachtbrief van ... (datum brief opdrachtbevestiging). Deze rapportage bevat de uitkomsten van deze werkzaamheden.Het is de bedoeling dat u zelf een oordeel vormt over de werkzaamheden en over de in dit rapport weergegeven bevindingen en op basis daarvan uw eigen conclusie trekt. Wij wijzen u er op dat indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen zouden zijn geconstateerd die voor rapportering in aanmerking zouden zijn gekomen.Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamhedenWij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 4400, "Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financi?le informatie", en het Accountantsprotocol Samenspraak en Tegenspraak, specifiek paragraaf 3.2. Het doel van deze opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden is het verrichten van die werkzaamheden die wij met ... (naam entiteit(en)) zijn overeengekomen en het rapporteren over de feitelijke bevindingen. Aangezien wij slechts verslag doen van feitelijke bevindingen uit hoofde van de overeengekomen werkzaamheden betekent dit dat op het in de financi?le S&T rapportage opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Dit houdt in dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend omtrent de getrouwheid van het in de financi?le S&T rapportage opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop.Beschrijving uitgevoerde specifieke werkzaamhedenWij hebben de werkzaamheden uitgevoerd zoals met u overeengekomen en zoals beschreven in het Accountantsprotocol Samenspraak en Tegenspraak, specifiek paragraaf 3.2. De toereikendheid en geschiktheid van de te verrichten werkzaamheden is de verantwoordelijkheid van de gebruikers van deze rapportage met wie deze werkzaamheden zijn overeengekomen. Derhalve doen wij geen uitspraak over de toereikendheid en geschiktheid van de verrichte werkzaamheden in relatie tot het doel waarvoor deze worden verricht, noch voor elk ander doel.Volledigheidshalve wijzen wij er nog op dat, indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht wellicht andere onderwerpen aan het licht zouden kunnen zijn gebracht die voor u mogelijk van belang zouden kunnen zijn geweest.Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht: Wij hebben de aanwezigheid vastgesteld van Standaard 800/805-controleverklaringen bij de Samenspraak en Tegenspraak-rapportages door de afzonderlijke alliantiepartners, en tevens vastgesteld wat de aard is van deze controleverklaringen;Wij hebben vastgesteld dat (het financi?le deel van de) Samenspraak en Tegenspraak-rapportages juist en volledig is samengevoegd door de penvoerder;Wij hebben vastgesteld dat de penvoerder een verklaring heeft verstrekt bij eventuele discrepanties in de aansluiting tussen de rapportages van de individuele alliantiepartners en de samenvoeging.Beschrijving van de feitelijke bevindingenUit ons onderzoek is gebleken dat [...];Overige aspecten - beperking in verspreidingskring en het gebruikDeze rapportage is uitsluitend bestemd voor (naam penvoerder) en het Ministerie van Buitenlandse Zaken aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij verzoeken u derhalve de rapportage niet aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf De rapportage mag niet aan andere partijen worden verspreid, noch mag eruit worden geciteerd, of eraan worden gerefereerd, zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming.Plaats en datum... (naam accountantspraktijk)... (naam accountant)BIJLAGE A – Sjabloon controleverslagBehorend bij de controleverklaring van de financi?le S&T-rapportage conform Standaard 800/805Betreft: controleverslag bij S&T-rapportage van [naam alliantiepartner] inzake [naam programma ten behoeve waarvan subsidie is ontvangen] met penvoerder [naam penvoerder] ingevolge het Accountantsprotocol Samenspraak en Tegenspraak, specifiek paragraaf 2.3.Tijdvak gecontroleerde rapportage: [startdatum]-[einddatum]De accountant is verantwoordelijk voor het verrichten van de controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Accountantsprotocol Samenspraak en Tegenspraak. 1. Indien de accountant in diens controleverklaring komt tot een ander dan goedkeurend oordeel, licht de accountant hier het niet-goedkeurende oordeel toe.Toelichting bij niet-goedkeurend oordeel2. Indien de accountant in het kader van de uitgevoerde controle aandacht heeft besteed aan opzet en werking van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), en meer in het bijzonder aan de onderstaande aspecten, dan vermeldt hij zijn bevindingen inzake deze aspecten. Indien geen aandacht is besteed aan de AO/IB dan wel aan de genoemde aspecten, dan vermeldt de accountant hieronder “niet van toepassing”. Eventuele bevindingen inzake de AO/IB:a) Eventuele bevindingen inzake de autorisatie van uitgaande betalingen (d.w.z. of uitgaande betalingen geautoriseerd zijn door de daartoe gemachtigde functionaris(sen) en aan de rechthebbende partij)b) Eventuele bevindingen inzake toerekening van directe en indirecte programmakosten (en conformiteit hiervan met de goedgekeurde begroting uit Annex 1 van de beschikking):c) Eventuele bevindingen inzake van toepassing zijnde (Europese) aanbestedingsregels:d) Eventuele bevindingen inzake de mate waarin de administratieve processen leiden tot vastlegging van de financi?le informatie conform het voor de entiteit geldende verslaggevingsstelsel:3. Indien de accountant naar aanleiding van de uitgevoerde controle overige bevindingen heeft, met betrekking waartoe hij mondeling dan wel schriftelijk rapporteert aan de met governance belaste organen van de penvoerder / alliantiepartner, maakt hij daarvan melding in dit controleverslag.Eventuele overige bevindingen n.a.v. de uitgevoerde controle (met betrekking waartoe mondeling dan wel schriftelijk gerapporteerd is aan de met governance belaste organen):4. De alliantiepartner/penvoerder dient in de LOR aan de accountant te verklaren dat voldaan is aan art. 16 van de subsidiebeschikking: “Subsidieontvanger zal aan derden niet aanbieden, noch van derden zoeken, accepteren of toegezegd krijgen, voor hemzelf of enige andere partij, enige schenking, beloning, compensatie of profijt van welke aard dan ook, die ge?nterpreteerd kan worden als een onwettige of corrupte praktijk (-)”De accountant geeft aan of bovenstaande passage daadwerkelijk in de LOR is opgenomen. Bevindingen m.b.t. aanwezigheid in de LOR van voorgeschreven passage: ................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download