Portal Rasmi Bahagian Kewangan Kementerian Kesihatan ...



GARIS PANDUAN BAGI PENGANJURAN MAJLIS/ACARA RASMI KERAJAAN DAN JAMUAN KERAIAN RASMI KERAJAAN

1. TUJUAN

Garis panduan ini adalah bertujuan untuk memaklumkan mengenai peraturan dan syarat-syarat bagi perolehan penganjuran Majlis/Acara Rasmi Kerajaan dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan dan peraturan kewangan lain yang berkuatkuasa.

2. LATAR BELAKANG

1. Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.4 Tahun 2013 (SPP4/2013) mengenai Tatacara Perolehan bagi Penganjuran Majlis/Acara Rasmi Kerajaan dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan, Kementerian Kewangan telah bersetuju membenarkan Kementerian menguruskan perolehan perkhidmatan penginapan, makan minum, sewaan dewan/bilik mesyuarat, sewaan peralatan dan kemudahan lain yang berkaitan secara pakej atau katering bagi penganjuran Majlis/Acara Rasmi Kerajaan dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan secara rundingan terus. Sehubungan itu juga, Ketua Setiausaha Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) selaku Pegawai Pengawal KKM telah bersetuju untuk mewakilkan kuasa melulus seperti berikut:

|Bil. |Had Nilai |Kuasa Melulus |

|1. |Sehingga RM50 ribu |Ibu Pejabat KKM - Ketua Program/Setiausaha Bahagian/Pengarah Bahagian |

| | | |

| | |JKN/Institusi KKM - Pengarah Kesihatan Negeri/Institusi |

|2. |Melebihi RM50 ribu sehinga |Ibu Pejabat KKM - JK Sebutharga di peringkat Ketua Program/Bahagian |

| |RM500 ribu | |

| | |JKN/Institusi KKM – JK Sebutharga di peringkat JKN/Institusi |

|3. |Melebihi RM500 ribu |Lembaga Tender KKM (mengikut had nilai yang ditetapkan) |

2. Walau bagaimanapun, Kementerian Kewangan pada 15 Julai 2019 telah meminda Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.1 Perolehan bagi Penganjuran Majlis/Acara Rasmi Kerajaan Dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan.

3. TAFSIRAN

1. “Majlis/acara rasmi Kerajaan” adalah bermaksud seperti yang dinyatakan di dalam PK 7.1 iaitu mesyuarat/persidangan/konvensyen yang diadakan di peringkat Antarabangsa/Kebangsaan/Kementerian/Jabatan untuk meraikan pelawat iaitu orang kenamaan atau rombongan rasmi dari dalam atau luar Negara yang diakui terwajib diraikan secara rasmi berkaitan dengan urusan Kerajaan, acara pelancaran atau pembukaan rasmi serta penutup sesuatu projek/pertandingan oleh Kementerian/Jabatan.

2. “Pakej” seperti di dalam PK 7.1 adalah ditafsirkan sebagai perolehan yang merangkumi kombinasi mana-mana item bagi menganjurkan Majlis/Acara Rasmi Kerajaan dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaanseperti penginapan, makan minum, sewaan dewan/bilik mesyuarat, penyewaan peralatan dan kemudahan lain yang berkaitan.

3. “Katering” seperti di dalam PK 7.1 adalah ditafsirkan sebagai perkhidmatan penyediaan makanan bagi majlis jamuan yang diuruskan oleh Jabatan tanpa melibatkan penginapan atau sewaan dewan/khemah serta peralatan seperti kerusi, meja, perhiasan dan alat siar raya.

4. SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN DALAM MENIMBANG KELULUSAN AKTIVITI LATIHAN SECARA PAKEJ

1. Selaras dengan pindaan PK 7.1, Pegawai Pengawal telah bersetuju untuk mewakilkan kuasa meluluskan perolehan perkhidmatan Majlis/Acara Rasmi Kerajaan dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan mengikut had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus seperti berikut:

|Bil. |Had Nilai |Kuasa Melulus |

|1. |Sehingga RM20 ribu |Ibu Pejabat KKM - Setiausaha Bahagian/Pengarah Bahagian |

| | | |

| | |JKN/Institusi KKM - Pengarah Negeri/Institusi |

|2. |Melebihi RM20 ribu sehingga RM500 |Ibu Pejabat KKM - JK Sebutharga di peringkat Ketua Program/Bahagian |

| |ribu | |

| | |JKN/Institusi KKM – JK Sebutharga di peringkat JKN/Institusi |

|3. |Melebihi RM500 ribu |Lembaga Perolehan KKM |

| | |(mengikut had nilai yang ditetapkan) |

5. TANGGUNGJAWAB PIHAK BERKUASA MELULUS

1. Dengan perwakilan kuasa berkenaan adalah menjadi tanggungjawab pihak yang diberi kuasa melulus perolehan penganjuran Majlis/Acara Rasmi Kerajaan dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan untuk mematuhi dasar dan prinsip perolehan Kerajaan, peraturan kewangan yang berkuatkuasa dan garis panduan ini serta amalan tadbir urus baik.

6. SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN DALAM MENIMBANG KELULUSAN PEROLEHAN PENGANJURAN MAJLIS/ACARA RASMI KERAJAAN DAN JAMUAN KERAIAN RASMI KERAJAAN

1. Bagi tujuan pematuhan kepada PK 7.1, pihak kuasa melulus adalah diberi kuasa menimbang dan meluluskan perolehan penganjuran Majlis/Acara Rasmi Kerajaan dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan tertakluk kepada syarat-syarat berikut:

i) Peruntukan

Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan peruntukan yang dibenarkan untuk menganjurkan satu-satu Majlis/Acara Rasmi Kerajaan dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan berkenaan telah diluluskan dan mencukupi. Selaras dengan Surat Pekeliling Ketua Setiausaha KKM Bil.1 Tahun 2016, semua Majlis/Acara Rasmi Kerajaan dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan hendaklah dibuat secara sederhana dan mengambil kira langkah-langkah yang digariskan di perenggan 4.10 Surat Pekeliling tersebut.

ii) Kadar kelayakan dan lain-lain perbelanjaan

Kadar-kadar semua pihak yang terlibat dengan Majlis/Acara Rasmi Kerajaan dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan tersebut hendaklah mematuhi kadar kelayakan pekeliling kewangan yang berkuatkuasa. Sekiranya penganjuran Majlis/Acara Rasmi Kerajaan dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan tersebut melebihi kadar kelayakan semasa, kelulusan perlu dikemukakan ke Bahagian Kewangan, KKM untuk mendapatkan kelulusan daripada pihak Kementerian Kewangan.

iii) Kajian pasaran

Pihak penganjur hendaklah membuat kajian pasaran dengan mendapatkan harga yang paling menguntungkan (sekurang-kurangnya tiga (3) sebutharga. Kajian pasaran hanya dikecualikan ke atas:

a) Perolehan bernilai kurang daripada RM20 ribu; dan

b) Perolehan daripada Institut Latihan Awam (ILA).

iv) Pemilihan tempat

a) Perolehan tidak tertumpu kepada satu penyedia kemudahan sahaja dan pemilihan tempat hendaklah memberi keutamaan kepada premis sendiri atau ILA. Perolehan juga boleh dilaksanakan dengan penyedia kemudahan latihan seperti dewan/pusat konvensyen yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan atau anak-anak syarikatnya yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang 221506 (Penyewaan Ruang Pejabat/Bangunan) dan hotel/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang 222501 (Hotel/Resort).

b) Jabatan perlu memberi keutamaan kepada syarikat/hotel yang berdaftar dalam kod bidang 040103 (Makanan Bermasak Islam) di dalam kawasan/daerah berkenaan untuk menyediakan perkhidmatan katering.

c) Perolehan sehingga RM20 ribu boleh dilaksanakan dalam kalangan mana-mana syarikat/pembekal sama ada berdaftar/tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

d) Penganjur hendaklah membuktikan secara dokumentasi bahawa segala usaha telah dijalankan untuk mendapatkan premis Kerajaan, atau sekiranya premis Kerajaan tidak dapat menampung kapasiti peserta dan keperluan bagi Majlis/Acara Rasmi Kerajaan dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan yang dirancang, majlis tersebut boleh diadakan di hotel/syarikat yang menawarkan pakej yang berpatutan.

v) Menghadkan kekerapan mengadakan Majlis/Acara Rasmi Kerajaan dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan hendaklah dihadkan kepada aktiviti rasmi yang dianggap penting dan perlu sahaja.

vi) Pelantikan pengurus acara (event manager) adalah tidak dibenarkan.

vii) Tatacara rundingan harga seperti di PP/PK7.16 adalah dikecualikan, namun pegawai yang menguruskan perolehan hendaklah berusaha untuk merundingkan harga bagi mendapatkan nilai faedah terbaik kepada Kerajaan dan mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua pihak secara bertulis sama ada melalui e-mel/faks.

7. Jawatankuasa Penilaian

1. Pihak Jabatan hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Penilaian bagi tujuan pemilihan syarikat penyedia perkhidmatan yang paling menguntungkan Kerajaan. Keahlian Jawatankuasa Penilaian hendaklah terdiri daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli, dimana sekurang-kurang seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Pelantikan hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan.

2. Penubuhan dan penilaian yang dibuat hendaklah mematuhi syarat-syarat dan peraturan yang ditetapkan oleh Garis Panduan ini dan PK 7.1.

8. Pesanan Kerajaan

1. Setiap Jabatan yang akan menganjurkan Majlis/Acara Rasmi Kerajaan dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaanperlu mengeluarkan Pesanan Kerajaan kepada pihak pembekal selaras dengan Arahan Perbendaharan 176.1 (d) atau (e) atau selewat-lewatnya dalam tempoh satu minggu (1) selepas perkhidmatan diterima. Pegawai Pengawal akan mengambil tindakan ke atas pegawai yang gagal mematuhi peraturan yang ditetapkan.

9. Surat Setuju Terima

1. Jabatan hendaklah mengeluarkan Surat Setuju Terima (SST) bagi perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai atau perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu.

10. Bon Pelaksanaan

1. Jabatan dikecualikan daripada mengenakan Bon Pelaksanaan bagi perolehan melebihi RM200 ribu sama ada bermasa atau one-off.

11. Dokumen Perjanjian

1. Jabatan dikecualikan daripada mengadakan dokumen perjanjian bagi perolehan secara one-off. Jabatan hendaklah menyatakan dengan jelas terma dan syarat bagi perkhidmatan tersebut bagi memastikan kepentingan Kerajaan terpelihara dan dilampirkan bersama Pesanan Kerajaan. Jabatan hendaklah memastikan semua obligasi syarikat telah disempurnakan sebelum bayaran dilakukan.

2. Jabatan perlu mewujudkan satu dokumen perjanjian bagi pelaksanaan perolehan secara bersiri/bermasa.

12. AM

1. Pekeliling-Pekeliling yang boleh dirujuk adalah seperti berikut:

i) Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.1 Perolehan Bagi Penganjuran Majlis/Acara Rasmi Kerajaan dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan (pindaan 15 Julai 2019).

ii) Surat Pekeliling Ketua Setiausaha Bil.1 Tahun 2016.

13. KUAT KUASA

Garis panduan ini berkuatkuasa mulai dari tarikh ianya diedarkan. Dengan pelaksanaan Garis Panduan ini, Surat Perwakilan Kuasa Meluluskan Tatacara Perolehan bagi Penganjuran Majlis/Acara Rasmi Kerajaan dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan rujukan (24)dlm.KKM-58/300/3-6 Jld.5 bertarikh 24 November 2013 adalah dibatalkan.

Bahagian Kewangan

Kementerian Kesihatan Malaysia

September 2019

................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download