Manual do Presidente de Interact Club



Manual do Secretário

de Interact Club

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Kimberli P. Berwig

Apresentação:

É com grande alegria e gratificação que me apresento hoje, como Secretária Distrital de um distrito como o 4640, e desenvolvo este Manual do Secretário a todos os secretários da gestão 2008/2009, esperando também ser útil a futuros secretários.

Para tanto, reuni diversas informações sobre o que acredito que um secretário não pode deixar de saber para ter uma ótima gestão.

Os modelos apresentados nesse Manual são apenas propostas demonstrativas, com a finalidade de exemplificar visualmente a forma prática do que é requisitado em cada item. Cada modelo pode (deve) ser individualmente adaptado.

Índice:

1. Rotary – 5

1.1. - O que é Rotary? – 5

1.2. – O objetivo de Rotary é: - 5

1.3. – Prova Quádrupla – 6

1.4. – Simbolismo – 7

1.5. - Paul Percy Harris – 7

2. Rotaract – 10

2.1. – O que é Rotaract? – 10

2.2. – Objetivos – 10

2.2.1. – Desenvolvimento Profissional - 10

2.2.2. – Desenvolvimento de Liderança - 10

2.2.3. – Projetos de Prestação de Serviços - 11

3. Interact – 12

3.1. – Introdução – 12

3.2. – O que é Interact? – 12

3.3. – Objetivos – 13

3.4. – 20 bons motivos para pertencer ao Interact – 13

4. Estrutura do clube – 17

4.1. – Porque saber disso? – 18

5. Introdução à Secretaria – 19

5.1. – Responsabilidades do Secretário – 19

6. Iniciando e Terminando a Gestão – 20

6.1. – Início da Gestão – 20

6.2. – Término da Gestão – 20

7. Arquivos e Documentos – 21

7.1. – Documentos – 21

7.2. – Arquivos e Registros – 22

7.3. – Outros tipos de Documentos e Registros - 22

8. Distribuição de Material – 25

8.1. – Sócios - 25

8.2. – Convidados - 25

8.3. – Recuperantes – 27

9. Correspondências – 29

9.1. – Papéis e envelopes timbrados, carimbos – 30

9.2. – Envios (anuais) para o Rotary Internacional – 31

9.3. - Envios Simples: Circulares, Boletins Nacionais e Internacionais, Informativos – 31

9.4. – Ofícios - 32

10. Ata – 33

10.1. – Livro Ata – 33

10.2. – Iniciar um Livro Ata - 33

10.3. – Escrever o Livro Ata – 34

10.4. – Ata – 34

11. Freqüência – 37

11.1. – Freqüência – 37

11.2. – O Livro de Presença – 37

11.3. – Freqüência Individual – 39

12. Relatório Distrital – 41

12.1. – Relatório – 41

12.2. – Gestão 2008/2009 – 42

13. Importante – 43

1. ROTARY

1.1. O que é Rotary?

Rotary é uma organização internacional de profissionais e pessoas de negócios, líderes em suas áreas de atuação, que prestam serviços humanitários, fomentam elevado padrão de ética em todas as profissões e ajudam a estabelecer a paz e a boa vontade no mundo.

1.2. O objetivo de Rotary é:

O objetivo do Rotary é estimular e fomentar o IDEAL DE SERVIR, como base de todo o empreendimento digno, promovendo e apoiando:

PRIMEIRO: O desenvolvimento do companheirismo como elemento capaz de proporcionar oportunidades de servir.

SEGUNDO: O reconhecimento do mérito de toda ocupação útil e a difusão das normas de ética profissional.

TERCEIRO: A melhoria da comunidade pela conduta exemplar de cada um na sua vida pública e privada.

QUARTO: A aproximação dos profissionais de todo o mundo, visando a consolidação das boas relações, da cooperação e da paz entre as nações.

1.3. Prova Quádrupla

[pic] Durante muitas décadas, Rotary Clubs e rotarianos em todo o mundo têm usado a Prova Quádrupla, como instrumento para desenvolver o respeito e compreensão entre os povos.

Como se emprega a Prova é indicado pelo rotariano de Chicago que a idealizou.

    Sugere ele que, primeiro, se decore o texto e, depois, se adquira o hábito de confrontar pensamentos, palavras e atos com as perguntas formuladas.

    É um guia para se agir direito. Se guardada de memória e aplicada no tratamento com terceiros, contribuirá definitivamente para mais efetivas e amistosas relações.

    A experiência de muitos tem mostrado que se deve consultar sistematicamente a Prova Quádrupla para avaliar a retidão de pensamentos, palavras e atos, logrando-se maior felicidade e êxito.

1.4. Simbolismo

Os 24 dentes representam as 24 horas do dia. Cada rotariano deve viver o Rotary em ação e pensamento durante todas as horas.

Os 6 raios representam as qualidades essenciais do rotariano, em relação à:

1. Família: Ser bom chefe de família.

2. Ação: Cumprir os deveres de cidadão.

3. Amizade: Cultivar a capacidade de fazer e manter amigos.

4. Profissão: Seguir a ética profissional, agindo de acordo com os princípios do Rotary.

5. Religião: Respeitar normas e princípio religiosos.

6. Instituição: Manter a integração no movimento rotário, cooperando.

A cor do ouro evoca a nobreza e legitimidade dos propósitos rotários. A cor azul lembra o firmamento, indicando a universalidade e a elevação dos mesmos propósitos.

1.5. Paul Percy Harris

Paul Percy Harris (1868-1947), advogado, foi o fundador do Rotary, a primeira e a mais internacional das organizações de clubes de prestação de serviços integrada por profissionais e executivos que programam atividades humanitárias, promovem alto padrão de ética profissional, bem como paz e compreensão mundial.

   Nascido em Racine, Wisconsin (EUA), no dia 19 de abril de 1868, Paul foi o segundo dos seis filhos de George N. Harris e Cornélia Bryan Harris. Aos três anos de idade foi morar em Wallingford, Vermont (EUA) com seus avós paternos, que o criaram. Casou-se com Jean Thompson Harris (1881-1963), mas não tiveram filhos. Formou-se em Direito na Universidade de Iowa e obteve o título de Doutor Honorário da Universidade de Vermont.

             Paul Harris trabalhou como repórter de jornal, foi professor de economia, ator de teatro e caubói. Fez inúmeras viagens pelos Estados Unidos e Europa, como representante de uma companhia de mármore e granito. Em 1896 decidiu advogar em Chicago. Certa noite, durante uma caminhada após jantar na casa de outro advogado, Paul Harris, depois de ser apresentado a alguns amigos do seu colega que eram proprietários de casas comerciais naquele bairro residencial de Chicago, se lembrou da vida na cidade de New England onde cresceu. Esse episódio inspirou Paul Harris a organizar um clube, sem restrições políticas ou religiosas, para que executivos e profissionais tivessem a oportunidade de desfrutar de companheirismo e estabelecer novas amizades.

    Em 23 de fevereiro de 1905, Paul Harris, juntamente com outros três homens de negócios: Silvester Schiele, comerciante de carvão, Gustavus Loehr, engenheiro de minas, e Hiram Shorey, alfaiate, formou o primeiro clube. O clube recebeu o nome de "Rotary" devido ao fato de que seus sócios se reuniam em rodízio nos respectivos locais de trabalho. Seu quadro social cresceu rapidamente. Muitos sócios eram provenientes de cidades pequenas. No terceiro ano do clube, Paul Harris assumiu a presidência e decidiu que a idéia do Rotary Club deveria ser expandida a outras cidades com o intuito de transformá-lo em importante movimento de prestação de serviços.

     O segundo Rotary Club foi fundado em São Francisco, Califórnia (EUA), em 1908. Em agosto de 1910, quando o número de clubes chegou a 16, foi organizada a Associação Nacional dos Rotary Clubs. Quando, em 1912, o movimento tornou-se internacional, após a formação de clubes no Canadá e Inglaterra, o nome passou a ser "Associação Internacional dos Rotary Clubs". Paul Harris foi o primeiro presidente de ambas as associações. Em 1922, o nome foi abreviado para "Rotary International". Com o passar do tempo, abriram-se filiais na Europa e Ásia. A Prova Quádrupla foi adotada em 1932. Contudo, devido a duas guerras mundiais, por muito tempo a Europa Oriental manteve suas portas fechadas ao Rotary. Somente em 1989, Rotary Clubs foram restabelecidos na Polônia e Hungria. Em 1990 foi formado o primeiro Rotary Club na ex-União Soviética.

      Em 27 de janeiro de 1947, por ocasião do falecimento do Presidente Emérito do Rotary International, Paul Harris, havia cerca de 6000 Rotary Clubs pelo mundo todo, unidos pelos ideais rotários de companheirismo e prestação de serviços.

    Em todo o mundo, os rotarianos dedicam seu tempo e conhecimentos a vários programas profissionais e projetos de prestação de serviços comunitários e internacionais. A Fundação Rotária do Rotary International patrocina programas internacionais educativos e humanitários, a um custo anual de aproximadamente US$ 60 milhões, oferecendo subsídios com o intuito de salvar vidas e promover o bem estar social. Ademais, patrocina embaixadores internacionais da boa vontade através dos programas de bolsas educacionais a alunos e professores universitários e de intercâmbio internacional de profissionais e executivos. Atualmente, o Programa de Bolsas Educacionais da Fundação Rotária é mundialmente o maior programa patrocinado por uma organização do setor privado. Cerca de 1000 bolsas educacionais são concedidas anualmente. Através do programa Pólio Plus, o Rotary International já arrecadou mais de US$ 230 milhões destinados à compra de vacina antipólio, ao apoio à "mobilização social", à motivação dos setores públicos e privado e à assistência aos milhares de voluntários das campanhas de imunização.

       Embora Paul Harris dedicasse muito do seu tempo ao Rotary, também se destacou por seus trabalhos cívicos e profissionais. Foi o primeiro diretor-presidente da Associação Nacional para Crianças e Adultos Deficientes. Foi membro do conselho diretivo da Ordem dos Advogados dos Estados Unidos, bem como membro do conselho diretor da Ordem dos Advogados de Chicago e seu representante no Congresso Internacional de Direito em Hague (Holanda). Foi homenageado com o prêmio "Silver Buffalo", da Organização dos Escoteiros dos Estados Unidos, por distintos serviços pró-juventude e condecorado pelos governos do Brasil, Chile, República Dominicana, Equador, França e Peru.

2. ROTARACT

2.1. O que é Rotaract?

No início dos anos 60, Rotary Clubs de todo o mundo começaram a patrocinar grupos de jovens universitários, como uma atividade da Avenida dos Serviços à Comunidade. Em 1968, reconhecendo a importância dessa atividade, o conselho diretor e o presidente do Rotary International (RI) em 1967-68, Luther Hodges, aprovaram o Rotaract como um programa oficial do RI. O primeiro clube a ser admitido oficialmente foi o Rotaract Club de North Charlotte, na Carolina do Norte, EUA. Depois de várias décadas, o Rotaract tornou-se uma dinâmica associação internacional de clubes de prestação de serviços, presente em 120 países e áreas geográficas, com mais de 130.000 sócios em 6.000 clubes.

2.2. Objetivos

2.2.1 Desenvolvimento Profissional

Cada Rotaract Club deve oferecer aos sócios, oportunidades para desenvolvimento profissional através de seminários e conferências sobre tópicos como os seguintes:

- carreiras profissionais

- atualidades tecnológicas no mundo dos negócios

- administração e marketing

- ética profissional

- finanças e opções de crédito para o estabelecimento de empresas

2. Desenvolvimento de Liderança

As atividades de desenvolvimento de liderança visam ensinar os sócios a tornarem-se melhores líderes em sua vida pessoal, bem como ajudá-los a desenvolver clubes ativos, com projetos relevantes de prestação de serviços. Alguns tópicos importantes no treinamento de líderes são:

- técnicas de oratória

- técnicas de promoção do Rotaract junto a sócios potenciais

- estabelecimento de consenso entre os sócios

- delegação de responsabilidades quanto a projetos e acompanhamento

- oportunidades de promoção dos projetos

- recursos financeiros para o clube

- avaliação do sucesso do clube

3. Projetos de Prestação de Serviços

"Dar de Si Antes de Pensar em Si" é o princípio-guia do Rotary. Os projetos de prestação de serviços do Rotaract devem ter como objetivo uma melhor qualidade de vida para os membros da comunidade local e mundial. Tais projetos costumam procurar soluções para problemas cruciais da atualidade, tais como violência, uso de drogas, Aids, fome, destruição do meio ambiente e analfabetismo. Cada Rotaract Club deve programar pelo menos dois grandes projetos de prestação de serviços anualmente - um em prol da comunidade local e outro de promoção da compreensão internacional. Cada projeto deve envolver todos ou a maioria dos sócios.

O artigo VII dos "Estatutos Prescritos para o Rotaract Club" explicam as atividades dos Rotaract Clubs e as diretrizes dos projetos.

3. INTERACT

3.1. Introdução

A maior dificuldade em se angariar novos sócios e aumentar o quadro social dos clubes de Interact é conseguir explicar em poucas palavras, e de maneira atrativa, o que é Interact Club. É importante frisar que não fazemos parte apenas de um grupo de prestação de serviços, mas sim, de um club de formação de líderes. Infelizmente nem todas as pessoas preenchem o perfil que se espera de um interactiano, e por esse motivo, deixam de lado uma oportunidade única de crescimento.

O Interact tem uma rotatividade muito grande, em função do pouco tempo de movimento que cada um pode ter, diferentemente de Rotaract e Rotary. Em vista disto, os clubes não podem se manter fechados, porque com o envelhecimento dos sócios e a eminente saída do movimento pode acarretar o fim do clube. Estejam sempre chamando sócios novos e com o perfil que se espera de um interactiano. O quadro social é o maior patrimônio de um clube.

Ter o tão falado espírito interactiano não é nada além do que ter e respeitar os padrões de fundação da instituição em 1962. E esse espírito deve primeiramente partir do clube, na vontade e no empenho de formar novos líderes, capacitar jovens, servir ao próximo, criar novas amizades e principalmente viver Rotary.

3.2. O que é Interact?

O Interact é uma mescla de clube de prestação de serviços com clube social para jovens de 14 a 18 anos de idade, e seu nome provém da abreviação de International Action (Ação Internacional). O primeiro clube foi fundado em 28 de Outubro de 1962, em Melbourn, Flórida; hoje em dia, existem milhares de clubes mundo afora, cada um patrocinado por um Rotary Club que o motiva e orienta. Mas os Interact Clubs são responsáveis por sua própria administração e manutenção, permitindo que os sócios desenvolvam suas habilidades de liderança ao mesmo tempo em que assimilam a importância do trabalho em equipe.

Cada Interact Club realiza pelo menos dois projetos de prestação de serviços anualmente. Um em benefício da escola ou comunidade e outro em prol da compreensão internacional. Embora os interactianos trabalhem arduamente para que esses projetos sejam bem-sucedidos, eles também se divertem travando amizades com outros adolescentes e trabalhando em conjunto.

O Interact se tornou um fenômeno mundial, de rápido crescimento, dispondo de um dos mais significativos programas de prestação de serviços do Rotary, com mais de 10.700 clubs abrangendo cerca de 110 países e áreas geográficas.

Interactianos muitas vezes motivam a criação de um Rotaract Club e participam de seminários RYLA (Prêmio Rotário de Liderança Juvenil) além do intercâmbio de jovens e bolsas educacionais.

3.3. Objetivos

1 – Desenvolver qualidades de liderança e integridade pessoal – Os valores de liderança e integridade pessoal adquiridos no Interact serão usados durante toda a vida. É indiscutível o fato de que o interactiano comprometido com o movimento será não só um bom profissional, mas acima de tudo, uma pessoa íntegra.

2 – Prestar auxílio e ajuda ao próximo – Não há nada mais gratificante do que ver o sorriso no rosto de uma criança. O Interact proporciona essa experiência de doar-se a quem precisa.

3 – Compreender o valor da responsabilidade individual e dedicação ao trabalho – Só é possível adquirir todo conhecimento e valores do movimento quando existe vontade de trabalhar. O interactiano que leva a sério os objetivos de Rotary poderá usufruir ao máximo do Interact.

4 – Promover compreensão e boa vontade internacional – As ações locais bem empregadas estão ajudando a tornar o mundo um local melhor.

3.4. 20 bons motivos para pertencer ao Interact.

Amizade:

Em um mundo cada vez mais complexo o Interact satisfaz uma das necessidades mais básicas dos seres humanos: a do companheirismo. Essa é uma das razões pela qual o movimento foi fundado em 1962.

Contatos profissionais:

Este foi o segundo motivo do surgimento do Interact. Toda pessoa precisa de uma rede de contatos. O Interact representa um corte transversal das profissões de uma comunidade, pois os interactianos estão envolvidos em todos os ramos comerciais e profissionais, ajudando-se uns aos outros.

Crescimento profissional:

O envolvimento com o INTERACT favorece o crescimento pessoal na área de relações humanas.

Experiências em Lideranças:

O Interact é uma organização que congrega líderes e pessoas de sucesso. Servir em cargos interactianos é sinônimo de experiência em liderança. A pessoa aprende a lidar, motivar, influenciar e comandar aqueles que já são líderes.

Atuação cívica na comunidade:

A ligação com um Interact club tornam seus sócios melhores cidadãos. Tipicamente, o Interact congrega as pessoas mais atuantes de uma sociedade.

Informação atualizada:

As reuniões semanais do Interact procuram manter seus sócios atualizados sobre o que acontece na sociedade e no mundo. Discutem-se temas variados apresentados por palestrantes.

Diversão:

O Interact ainda oferece diversão. Todas as reuniões semanais, projetos do clube, atividades sociais e eventos são interessantes e divertidos. Além disso, prestar serviços também é divertido.

Oratória:

Muitas pessoas que ingressam em nossa organização tem receio de falar em público. O Interact permite excelência em oratória, fortalecimento da autoconfiança e aproveitamento de oportunidades no meio de comunicação.

Cidadão do Mundo:

Todo interactiano usa um distintivo, e é recebido e incentivado a participar das reuniões de mais de 194 países do mundo. São poucos os lugares no mundo que não contam com um Interact Club. No Interact fazemos amigos na comunidade local e mundial.

Assistências durante viagens:

Como existem Interact Clubs em muitos lugares, com muita freqüência interactianos que precisavam de médico, advogados, hotéis, dentista, conselhos, etc., durante uma viagem conseguiam através de Interact e de Rotary.

Entretenimento:

Todo Interact organiza reuniões e atividades de entretenimento, as quais são muito importantes para trazer diversão as nossas ocupadas vidas profissionais ou de negócios. No Interact são organizadas conferências, convenções, acampamentos, assembléias, que, além de informação, orientação, e serviço interactiano, também oferecem muita diversão.

Melhoria das habilidades sócias:

Toda semana e em diversas reuniões e eventos, o Interact aperfeiçoa nossas personalidades e habilidades interpessoais, oferecendo ambiente ideal para pessoas que gostam de sociabilizar.

Programas familiares:

O Interact e o Rotary oferecem um dos mais fantásticos programas familiares do mundo, o Intercâmbio de Jovens.

Conhecimentos profissionais:

Espera-se que todo interactiano envolva-se com a melhoria de sua profissão ou ocupação, sirva em comissões de serviços profissionais e participe da divulgação da sua profissão.

Valores éticos:

Os interactianos aplicam em todas as atividades a Prova Quádrupla, a qual reflete seus padrões de ética. Espera-se que todos os interactianos atuem eticamente em suas profissões e relacionamentos pessoais.

Conscientização Cultural:

Em encontros representados no Interact, mundialmente, quase todas as religiões, raças, culturas, nacionalidades e crenças políticas estão presentes. Em nosso meio encontram-se os cidadãos de maior destaque dos mais variados campos do conhecimento humano. Os interactianos entram em contato com outras culturas e anseiam trabalhar e ajudar as pessoas de todos os lugares. Conseqüentemente tornam-se melhores pessoas em seus próprios países.

Prestígio:

Os interactianos são pessoas de prestígio: líderes no meio dos negócios, profissionais, artísticos, governamentais, esportivos, religiosos, estudantis e muitos outros.

Pessoas agradáveis:

Acima de tudo os interactianos são pessoas agradáveis. São indivíduos que crêem que o valor de cada um reside em ter um bom coração e não destaque pessoal.

Oportunidades de servir:

O Interact é formado por clubes dedicados a prestação de serviços. Seu interesse máximo é a humanidade, seu produto de maior valor é a dedicação ao servir. Os melhores motivos para tornar-se interactiano são as oportunidades de ajudar nossos semelhantes e o bem-estar que resulta de nossas ações.

Recompensa:

Experiências vividas que você jamais esquecerá, e principalmente...

Amizades que você terá para o resto de sua vida!

4. ESTRUTURA DO CLUBE

4.1. Estrutura do Clube

Para melhor servir a comunidade e ao próximo, juntamente com a capacitação e criação da questão de hierarquia, o Interact Club é dividido em cargos e avenidas, que são renovadas a cada gestão, para que assim todos os sócios tenham a oportunidade de desenvolver sua liderança.

Presidência - A principal função do presidente é administrar a reunião e dar a palavra final. Sempre representar o seu Interact em reuniões interactianas, rotaractianas e rotarianas. É também função do presidente entrante (ou Vice) selecionar o seu Conselho Diretor. A escolha do presidente é feita sob eleição, respeitando a vontade da maioria, e o mesmo só poderá voltar a esse cargo após todos os membros terem passado pelo cargo. Salvo casos especiais.

Vice-Presidente – Geralmente é a segunda pessoa mais votada na eleição. Em caso de candidato único o presidente entrante abre votação para a escolha de seu vice. A função do vice é substituir o presidente sempre que preciso e prestar auxílio às demais avenidas.

Secretário – Cuida de toda documentação recebida e expedida pelo clube, bem como a criação de cartas e ofícios. A ata da reunião é feita pelo secretário, que cuida também da freqüência dos sócios.

Tesouraria - O tesoureiro é o encarregado de receber tanto a mensalidade dos companheiros quanto os lucros de campanhas. É responsável pelo repasse das per captas a Representadoria, bem como o controle do caixa para projetos de cunho social.

Protocolo - O protocolo tem como função começar a reunião chamando a Mesa dos Trabalhos e anunciando os companheiros, convidados e visitantes. É ele também quem discorre toda reunião, chamando os cargos e companheiros que queiram falar algo. É responsável também por todo o protocolo oficial das reuniões, posses, eventos e projetos.

Avenida de Serviços Internos – Estimula a harmonia dentro de clube através do companheirismo. Procura manter o clube sempre organizado e nomeia comissões para auxiliá-lo nessa tarefa.

Avenida de Serviços à Comunidade – Trata de verificar as necessidades da comunidade e informá-las ao clube, para que assim, sejam discutidas maneiras de saná-las. Geralmente coordena projetos de âmbito social.

Avenida de Serviços Profissionais – Responsável por organizar, agendar e promover palestras com profissionais. Também dá atenção aos profissionais da sociedade, homenageando-os em suas datas comemorativas.

Avenida de Serviços Internacionais - Tem como função manter o clube informado sobre eventos mundiais. É o elo do seu clube com os demais existentes no planeta.

Esses são os cargos e avenidas padrões existentes em todos os clubes, porém, fica a encargo do presidente rever a criação de novas funções, como a avenida de finanças, avenida de esportes, e etc.

Embora cada avenida tenha seu responsável, qualquer sócio e visitante pode dar sugestões de projetos para ela.

4.2. Porque saber disso?

Poderíamos apontar vários motivos do por que saber como funciona um clube. O principal deles é que o presidente, muitas vezes, representa o seu Interact Club, e é sua função saber como cada cargo e avenida devem trabalhar.

Conhecer a estrutura do Interact não é dever apenas do presidente, mas sim, de todo interactiano.

5. INTRODUÇÃO À SECRETARIA

A secretaria é um dos cargos mais importantes do conselho diretor, pois dela depende o bom andamento dos trabalhos do clube.

O secretário do Interact Club possui inúmeras responsabilidades e, por isso, deve ser uma pessoa organizada e detalhista, além de ser alguém de confiança do clube. É responsável pelos arquivos e guarda de todos os materiais burocráticos do clube.

Um secretário eficiente é prestativo e essencial a uma boa administração.

É importante ressaltar que seu modo de trabalhar deve ser detalhadamente explicado ao seu sucessor para assegurar a boa continuidade dos trabalhos.

Muitas vezes, Interact Clubs indicam um segundo secretário para dividir as responsabilidades, o que é aconselhável. O 1º secretário ficaria responsável pelas atas e o 2º pelas correspondências, ou vice-versa.

O Rotary Internacional (RI) exercerá o direito de eliminar de seu bando de dados os Interact Clubs que tiverem suas correspondências devolvidas ao RI e também quando os funcionários da sede mundial encontrarem-se impossibilitados de obter informações sobre os referidos clubes, após terem contatado os Representantes Distritais de Interact e o Rotary Club patrocinador. Portanto, responda com o máximo de presteza às correspondências do RI, caso contrário seu clube poderá ser desativado.

5.1. Responsabilidades do Secretário

• Elaborar as atas de todas as reuniões ordinárias e do Conselho Diretor;

• Organizar as fichas individuais (cadastros) de cada sócio;

• Controle de entrada e saída de correspondências;

• Livro de Presença e freqüências;

• Admissão e baixa de sócios;

• Escrever e responder prontamente correspondências dos outros clubes;

• Zelar pelo material do clube, organizando documentos, arquivos e registros;

• Distribuir material para o clube, convidados e recuperantes;

• Enviar os relatórios mensais (do mês anterior) à Secretaria Distrital (SDI) ou ao Representante Distrital (RDI), até o dia 10 de cada mês.

6. INICIANDO E TERMINANDO A GESTÃO

6.1. Início da Gestão

PRIMEIRO: Informe-se se seu clube está em dia! A secretaria continua sendo a mesma, o que troca é o (a) secretario (a). Verifique se está tudo em ordem com a secretaria da gestão anterior; tanto do próprio Club, quanto Distrital ou do Rotary Internacional. Verifique, ainda, se existe qualquer outro tipo de pendência local, como correspondências para responder ou enviar. Resolva tudo o quanto antes para não atrasar sua própria parte no trabalho.

SEGUNDO: Zele pelo material do Club! Ele é o patrimônio que várias pessoas construíram e que continuamente recebe contribuição de outras.

TERCEIRO: Seja cuidadoso e detalhista com tudo o que você faz! Os seus registros do Club ficarão arquivados para as próximas gestões e servirão como referência. Quanto melhor, mais direto e direito for realizado o trabalho, melhor para todas as partes.

6.2. Término da Gestão

Repasse os Arquivos devidamente organizados para o próximo (a) secretário (a). Uma lista do material e dos documentos que estão sendo entregues poderá facilitar o serviço de ambas as partes.

Informe-o (a) sobre a existência de alguma pendência.

Comunique a Equipe Distrital Entrante sobre o novo Conselho Diretor do Club, avise também o seu órgão Multidistrital correspondente (DIIC) e o Rotary Internacional.

Alterações no horário, dia ou local da reunião também precisam ser informadas.

7. ARQUIVOS E DOCUMENTOS

7.1. Documentos

Alguns Documentos são de indispensável permanência no arquivo do Club:

• Material de Treinamento: Para, quando for necessária, alguma alteração na Equipe de Dirigentes do Club ao longo da gestão. Auxilia e orienta os novos dirigentes em suas respectivas funções (Presidente, Vice-presidente, Secretário(s), Tesoureiro(s), Protocolo(s), Presidentes de Comissões de Serviço). Pode ser requerido juntamente ao quadro de Dirigentes Entrantes após a Assembléia Distrital de Treinamento (EDI). Lembrando que existe também o material destinado a novos sócios que auxilia a familiarização com o Programa.

• Regimento Interno do Club: Todos os Clubs contém normas e diretrizes singulares. Tê-las “em mãos” pode auxiliar em questões internas como a porcentagem mínima de presença exigida ou o comprometimento e valores das cotas mensais.

• Manual: Contém informações e diretrizes do Rotary Internacional de como deve acontecer o Programa e os respectivos procedimentos desde fundação até fechamento de Clubs.

Alguns Documentos/Formulários do Manual de Interact merecem atenção especial:

Documentos Estatuários do Rotary Club Internacional: Em resumo são as normas e diretrizes estabelecidas pelo Rotary Internacional para o Programa:

• Estatutos Prescritos (pág. 31 – 34)

• Regimento Interno Prescrito (pág. 35 – 36)

• Declaração de Normas (pág. 37 – 40)

Formulários (Fundação do Club): São os Formulários que o(s) Rotary(s) Club(s) Patrocinado (es) preenche(m) e envia(m) para o Rotary Internacional a respeito do(s) Club(s) a ser (em) fundado(s). Não há a necessidade de reenvio a não ser no caso de um novo(s) Club(s):

• Lista de Organização de Club (pág. 41 – 42)

• Formulário de Pedido de Publicações do RI (pág. 43)

Formulários (Anuais): São os dados constantemente atualizados:

• Formulário de Dados de Dirigentes Entrantes (pág. 45) (correspondência 9.2)

• Formulário de Dados de Projeto (pág. 47 – 48) (correspondência 9.2)

• Formulário de Sócio (pág. 55) (distribuição de material 8.2)

Inscrição para Reconhecimento da Semana Mundial: (correspondência 9.2)

7.2. Arquivos e Registros

Os materiais do Club, normalmente, podem ser arquivados.

Caso haja disponibilidade de uma sala, parte dela ou mesmo um armário junto ao espaço destinado ao(s) Rotary(s) Club(s) Patrocinador (es), providencie. Preferencialmente arquive o material na sede das reuniões para facilitar possíveis consultas. Lembre-se disso, principalmente, se o espaço for conjugado ao do(s) Rotary(s) Club(s) Patrocinador (es) porque não é regra que as reuniões aconteçam em um lugar comum a todos os Clubs.

Separe esses materiais em gavetas e/ou pastas e caixas. Catalogue-os antes de guardá-los e preocupe-se com a etiquetação; faça-a de forma legível, aparente e apresente apenas os dados mais relevantes. Organize de forma fácil e compreensível a qualquer interessado.

Modelo de etiqueta:

|INTERACT CLUB ___________________, DISTRITO 4640. |

|Gestão 2008/2009 – Realizemos os Sonhos |

| |

|Presidente: ______________________ |

|Secretário: ______________________ |

| |

|Comissão de Serviços _______________________ |

| |

|(MATERIAIS – CERTIFICADOS, FOTOGRAFIAS, ETC). |

7.3. Outros tipos de Documentos e Registros

“Pim”: Individual. É o símbolo dos participantes do Programa. Cada novo sócio recebe do Club seu “Pim” ao tomar pose oficialmente ou, quando assumir determinado cargo na Diretoria, seu “Pim” referente. A secretaria deve encarregar-se da compra de novas peças e do armazenamento do que for sobressalente. O Club definirá qual parte será responsável pela reposição dos “Pins” extraviados. Por exemplo, no caso do Sócio/Dirigente perder seu “Pim”, o Club deve ter definido se esse Sócio/Dirigente deve pagar pela uma nova peça ou se isso fica sob cargo financeiro do Club.

No caso dos “Pins” de Dirigentes, eles podem ser integralmente repostos a cada nova gestão ou repassados da equipe que deixa a diretoria para equipe entrante; isso fica a escolha de cada Club lembrando que quando os “Pins” são repassados entre equipes de dirigentes poderá haver necessidade de reposição de alguma(s) unidade(s) desse material por parte do Club.

Os “Pins” dirigidos, como os de “Sócio 100%” ou de “Sócio Fundador”, servem de incentivo ou parabenização, sendo uma escolha do Club entregá-los. “Sócio 100%” é, normalmente, entregue ao Sócio que está em dia com o Club; essa definição é variável e pode abranger um ou mais quesitos: freqüência, mensalidades, participação nas atividades propostas, etc. “Sócio Fundador” é entregue aos Sócios que fundaram o Club em que participam ou para Fundadores que, mesmo em outro Club, continuam participando da Família Rotária.

Manuais e outros Livros: Pondere a necessidade de diferentes tipos de Manuais/Livros. Converse com o Presidente, Tesoureiro e Club sobre a possibilidade de aquisição desses materiais. Muitas vezes há necessidade de informação extra e pode ser oportuno manter esse tipo de informação no próprio Club. Facilita e diminui o tempo de pesquisa e auxilia em projetos anual-permanentes.

Fotografias: Dizem que “uma imagem vale mais do que mil palavras”.

Fotografe e/ou esteja em contato com os Sócios que costumam fotografar.

Organize um (ou mais) álbum(s) de fotografias para o Club. Apresentá-lo(s) para novos sócios e convidados torna as atividades e as intenções do programa menos abstratas, ajuda na prestação de contas com Rotary(s) Club(s) Patrocinador (es) e/ou Distrito, mantêm a lembrança de ex-sócios e facilita a repetição de determinadas atividades.

Organize de forma cronológica e/ou dividida por Comissões de Serviço.

Lembre-se de identificar cada álbum e mesmo de deixar um índice para facilitar as consultas. Faça um cabeçalho individual, ou, antes de cada grupo de fotos:

• Nome do Projeto ou do Evento/Encontro;

• Data (do dia em questão, do começo e termino do Projeto/Evento/Encontro, etc.);

• Cidade/Local;

• N° de Edição (Projeto ou Evento/Encontro);

• Comissão a que pertenceu (Projeto);

• Quem está presente na foto (caso seja interessante mencionar);

• Comentários que marcaram a(s) foto(s) em questão;

• Outros dados relevantes.

Modelo de rodapé:

|INTERACT CLUB ___________________, DISTRITO 4640. |

|Gestão 2008/2009 – Realizemos os Sonhos |

| |

|PROJETO ________________ |

|Avenida de Serviços ____________ |

| |

|___________________ (Local), ___________ (Data) |

Troféus, Certificados, Crachás: Normalmente as atividades do Club e dos Sócios/Dirigentes são reconhecidas com a entrega de troféus e/ou certificados de reconhecimento; essa entrega pode ser feita pelo próprio Club, pelo Distrito ou por alguma outra entidade integrante da Família Rotária ou não.

Quando são recebidos pelo Club, troféus e certificados fazem parte do arquivo da gestão em que foram recebidos e como qualquer outro material devem ser cuidadosamente catalogados. Os troféus normalmente permanecem expostos no espaço físico destinado ao Club ou secretaria. Os certificados podem ser catalogados e arquivados em pastas individuais/coletivas ou receber moldura para serem, também, expostos. Quando recebidos em caráter pessoal por algum sócio do Club, dirigente ou não, fotografe a ocasião para registro.

Certificados de participação em Eventos/Encontros, normalmente, são recebidos/entregues em caráter pessoal por todos os sócios. O Club pode requerer, junto a organização, um certificado “genérico” para compor o histórico do Club naquele Evento/Encontro, embora, nem sempre seja possível consegui-lo. Outra possibilidade é receber a doação do certificado de ex-sócios.

Os crachás são individuais, identificações durante a participação de um determinado Evento/Encontro. Mas também é possível recebê-los como doação de sócios para o Club, integrando o arquivo. Poderão então ser guardados e/ou expostos com as fotos; catalogados e arquivados; expostos com os troféus e certificado(s) de participação do mesmo Evento/Encontro.

Fotografe e registre quando o Club entregar troféus e certificados. Tenha arquivado as empresas (telefones e endereços) onde esse material foi cotizado e confeccionado; idéias e modelos que foram discutidos além do que foi aprovado e, quando possível, pequenas amostras dos diferentes materiais sugeridos. Será útil na necessidade de nova confecção/reedição do material.

8. DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAL

(Variável de clube para clube)

8.1. Sócios

“Pim”: arquivos e documentos 7.3

Crachás: Alguns Clubs, quando em formação, adotam crachás para facilitar a memorização entre os Sócios. Outros adotam crachás permanentemente para facilitar a interação de convidados e/ou recuperantes. Opção de cada Club.

8.2. Convidados

Pasta Informativa: Para acontecer aceitação de determinado convidado, normalmente, é preciso um número “x” de participação em reuniões e projetos – a variante de Club para Club é o Regimento Interno. Antes de ser efetivado como sócio ativo, é interessante que esse convidado em potencial conheça o programa em que participará.

Sugestão para ser analisada juntamente ao Club é a criação de uma “Pasta Informativa”. Ela poderá apresentar peculiaridades do grupo; uma pequena definição básica do que é, metas, como e por que surgiu o programa; um pequeno álbum ou algumas fotos de Projetos/Encontros/Eventos; e, ainda, uma carta de boas-vindas com palavras de incentivo por parte dos sócios ativos do Club. A devolução do material, após o sócio ser efetivado, ou mesmo, depois de determinado tempo é determinação do próprio Club; lembrando que praticamente todo(s) o(s) convidado(s) têm sócios ativos como seus padrinhos o que auxiliaria na devolução desse material quando assim decidido.

Fichas de Cadastro (Formulário de Sócio): Cadastro de dados individual de cada sócio.

Esse cadastro, nada mais é que, o Quadro Social ativo que o Club mantém durante o ano.

Ao iniciar uma nova gestão, um Cadastro de Sócios ativos deverá ser informado a tesouraria do Club, também, enviado para a Representadoria Distrital. Qualquer alteração nesse Quadro de Sócios, adesões e baixas, durante a gestão devem ser comunicadas a tesouraria do Club e a Representadoria Distrital – essas alterações influenciam diretamente a cobrança e o pagamento per capita para Representadoria Distrital, evitando faltas ou excessos. Isso também facilitará, por exemplo, a cobranças de atrasados através da exatidão de sócios em cada mês.

Acompanhando as modificações do Quadro Social do Club, será possível analisar a taxa de freqüência total do Club nas reuniões e ao final de cada mês. Ocasiões em que é calculada a porcentagem de presença de cada sócio individualmente para somá-las como Club.

Fichas de convidados sujeitos a aprovação devem estar separadas das fichas dos sócios ativos, evitando transtornos com o cadastro atual que o Club mantém com a Representadoria Distrital. Essas fichas, após aprovação do sócio pelo Club, deverão ser adicionadas ao cadastro, o sócio então agora considerado ativo integrará o Quadro Social do Club e o Cadastro Distrital.

O próprio manual do programa trás exemplo do que deverá ser preenchido no Formulário. Nele devem constar os dados mais aproveitados na comunicação Interna e localização de cada sócio. Faça um catálogo com e-mails e celulares. Providencie que todos no Club recebam uma cópia, inclusive o(s) Conselheiro(s) do(s) Rotary(s) Club(s) Patrocinador (es) e Presidentes dos outros Clubs da Família Rotária na sua cidade (Interact(s), Rotaract(s), Rotary(s), ASR). Alguns Clubs também enviam essa lista para Clubs de diferentes cidades como uma forma de fomentar o Companheirismo.

Mantenha o Cadastro atualizado!

Tenha, em todas as Reuniões, cópias para entregar aos Convidados em potencial.

Modelo de Formulário de Sócio:

|FORMULÁRIO DE SÓCIO DO INTERACT CLUB ___________________ |

|Gestão 2008/2009 – Realizemos os Sonhos |

| |

| |

|Nome Completo: ______________________________ |

|Data de Nascimento: __/__/____ |

|Nome do Pai: _________________________________ |

|Nome da Mãe: __________________________ |

|Filho de Rotariano [ ] Sim [ ] Não |

|Telefone: __________ |

|Endereço: ________________ |

|E-mail: _______________________ |

| |

|Qual seu objetivo ao ingressar nesse Club? |

| |

| |

| |

|Compreendo e aceito os princípios do Interact, conforme expressos em seus propósitos e objetivos, e concordo em aceitar os |

|“Estatutos Prescritos para o Interact Club”, a “Declaração de Normas Referentes ao Interact” e o Regimento interno desse Club. |

| |

| |

|Assinatura: ___________________________________ |

|__________ (Local), _____ (Dia) de ___________ (Mês) de ____. (Ano) |

Como controle do Quadro Social, sugere-se a elaboração de uma tabela de Admissões e Baixas. Ela poderá ser mensal ou mesmo bimestral, trimestral. Indiferente como seja feito o controle, ele deverá ser mensalmente repassado a tesouraria e, nos meses necessários, para Representadoria Distrital.

Modelo de Controle de Quadro Social:

|INTERACT CLUB ___________________, distrito 4640. |

|Gestão 2008/2009 – Realizemos os Sonhos |

|QUADRO SOCIAL |

|Referente ao mês de: (Mês) |

|ADMISÕES |

|(Nome) |

|(Nome) |

|(Nome) |

|TOTAL: |

|BAIXAS |

|(Nome) |

|(Nome) |

|(Nome) |

|TOTAL: |

8.3. Recuperantes

Recuperação: O cartão de recuperação serve para abonar, individualmente, as ausências faltas de determinado sócio em seu respectivo Club. Cada cartão abona uma falta influenciando a porcentagem total de freqüência do sócio. Ou seja, o cartão deverá ser somado como presença, substituinte da ausência, na porcentagem total do sócio ao final do mês.

É um recurso viável nos 15 dias anteriores ou nos 15 dias posteriores a data da ausência no Club participando na reunião de outro Club/Entidade filiada a Família Rotária, por exemplo, outros Clubs de Rotaract, Interact, Rotary, ASR. Esses cartões são requeridos juntamente a secretaria do Club anfitrião, ou seja, o Club que recebe o recuperante.

Quando recebida uma recuperação, o (a) Secretário (a) deve anunciá-la entre as demais correspondências; dizendo a qual sócio e a que data de reunião é referente à recuperação entregue.

Sempre tenha uma quantidade considerável de cartões em cada nova reunião.

Esses cartões precisão conter determinadas informações do Club e do recuperante, como:

• Nome do Club Anfitrião e Distrito;

• Cidade e data;

• Espaço para preencher o nome do sócio;

• Espaço para preencher o nome do Club do recuperante;

• Espaço para assinatura do Secretário (a) do Club Anfitrião;

• Podem ser acrescentados outros dados como o símbolo do programa, local e horário da reunião do Club Anfitrião, uma demarcação para apontar a qual tipo de Club da Família Rotária pertence o recuperante, etc.

Modelo de Cartão de Recuperação:

| | |

| |Interact Club ___________________ |

| |Distrito 4640 |

| | |

|Reuniões: | |

|__________ (Dia), ______ | |

|(Horário), _______ (Local). | |

| | |

| | |

| |O Interact Club ___________________agradece a visita do (a) companheiro (a) ____________________ |

| |(Nome) |

| |do nome do Club ___________________________________________. |

| | |

| |___________________ (Local), ___ (Dia), de __________ (Mês), de _____ (Ano). |

| | |

| |________________ |

| |Secretário (a) |

9. CORRESPONDÊNCIAS

Encarregue-se da correspondência. Lembre-se sempre da “caixa de correio” ou do local em que é recebida, torne o recebimento o mais acessível que puder.

Procure por endereços atualizados. Eles poderão ser providenciados nos portais do DIIC, por exemplo. Providencie uma agenda para essas informações. Informe-se sobre o sistema de ‘mala-direta’ para facilitar e baratear o envio. Sempre que possível, envie correspondência com notícias, novidades e boletins informativos divulgando o Club, faça convites para as diferentes atividades ao longo do ano, parabenize os sócios com cartões, etc.

Não acumule correspondências para responder ou por enviar. Organize uma ficha com o que foi recebido/enviado, suas respectivas datas com remetentes/destinatários e uma pequena síntese do assunto. Sempre responda, mesmo que seja para agradecer a atenção.

Registre tudo em ATA. Apresente ao Club uma síntese do que for importante no espaço que a Secretaria tem durante a reunião.

Arquive tanto o que receber quanto o que enviar (cópias). Guarde esse material em “pastas de arquivo-morto”, “pastas Z” ou de qualquer outra maneira que evite algum tipo de extravio, separe de forma cronológica. Esse arquivo fará parte do material da gestão e servirá de registro e pesquisa do que aconteceu durante o ano.

As correspondências eletrônicas (e-mails) ao assumirem um caráter informativo devem receber o mesmo tratamento que uma correspondência normal. Ser apresentado ao Club, registrado em ATA e respondido.

Crie um correio eletrônico exclusivo para o Club para evitar transtornos, perda ou confusão de informações. Por exemplo, evitará que correios eletrônicos importantes sejam automaticamente enviados para o “lixo eletrônico” do seu servidor por engano. Mantenha a senha em segredo, entre Secretaria e Presidência e, quando necessário, Tesouraria.

Modelo para controle de Correspondências e Correios - Eletrônicos:

|CORRESPONDÊNCIAS |

|Destino: |Remetente: |

|Tipo: (carta convencional, correio eletrônico, etc). |Tipo: (carta convencional, correio eletrônico, etc). |

|(Boletim Nacional/Internacional, Circular, Informativo, etc). |(Boletim Nacional/Internacional, Circular, Informativo, etc). |

|Assunto: |Assunto: |

|TOTAL ENVIADO: |TOTAL RECEBIDO: |

|OFÍCIOS |

|Destino: |Remetente: |

|Assunto: |Assunto: |

|TOTAL ENVIADO: |TOTAL RECEBIDO: |

9.1. Papéis e envelopes timbrados, carimbos

Certifique-se sobre quem necessita assinar a correspondência. Por exemplo, Ofícios deverão apresentar a assinatura do (a) Presidente, respostas a correspondências simples poderão ser assinadas apenas pelo (a) Secretário (a), pedidos de adesão/colaboração para determinada (o) atividade/projeto podem contar com um visto do (a) Presidente da Comissão de Serviço e assim por diante.

Procure enviar material impresso ou, no mínimo, datilografado. Nem sempre a manuscrita é de fácil compreensão principalmente quando enviada ao exterior. Com exceção dos correios eletrônicos, preferencialmente, providencie assinaturas reais. Lembre-se de providenciar cópias dos envios para registro e arquivo.

Personalize o material que será enviado em nome do Club, das folhas de papel aos envelopes. A estética e o cuidado com a correspondência sempre são valorizados por quem a recebe. Cuide com o excesso de cola e com materiais de diferentes texturas/pesos/medidas que possam danificar ou mesmo quebrar durante o envio como os “souvenires”, “CDs”, etc.

Para papéis timbrados e envelopes:

• Símbolo do Programa;

• Nome do Clube e Distrito;

• Data de Fundação do Club;

• Nome do Rotary Club Patrocinador;

• Endereço da sede e dia das reuniões;

• Outras informações relevantes.

Modelo de Timbre para papéis e envelopes:

| |

|Interact Club ___________________ |

|Distrito 4640 |

|Fundado em __ de ________ de ________. |

|Patrocinado por _____________________. |

| |

|Reuniões todos (as) os (as) __________________________, às ___ horas e ___ minutos, na (o) __________ (endereço), (cidade) – |

|Paraná. |

Os carimbos são mais questão de ocasião e utilidade.

Podem variar apresentando desde símbolo do Programa com o nome específico do Club ou ter todos os dados que constam nos papéis e envelopes timbrados. Podem ser carimbos destinados para determinada promoção para identificar convites e fichas ou, ainda, podem apresentar o nome específico do Club, do Presidente em questão e/ou Secretário para ser utilizado sob a assinatura do(s) mesmo(s).

9.2. Envios (anuais) para o Rotary Internacional

Formulário de Dados de Dirigentes Entrantes:

Recebido em janeiro, todos os anos. Tem data limite para ser enviado ao Rotary Internacional. São os dados dos Dirigentes entrantes, é a atualização feita para os Guias Internacionais de cada gestão. Esses dados servirão como fonte de pesquisa para qualquer membro da Família Rotária a partir do início da nova gestão.

Formulário de Dados de Projeto:

Arquivo de Projetos desenvolvidos. Tem estipulada uma data limite para ser devolvido (normalmente 1ºde maio). Sendo que uma cópia deve ser enviada ao Rotary Internacional (Sede Mundial e Sucursal em São Paulo) e outra cópia a Representadoria Distrital. É um “termômetro” de como os projetos vêm se desenvolvendo no Brasil, e em outros paises.

Inscrição para Reconhecimento da Semana Mundial:

É enviado anualmente. Esse Formulário validará a participação do Club nas quatro atividades propostas para sua semana específica dentro do calendário de atividades do Rotary Internacional. A semana é proposta a partir do dia mundial dedicado ao Programa; Interact e Rotaract têm datas diferentes (verificar no Manual). Pede-se que os Clubs completem essas quatro atividades anualmente. Manter, permanentemente, uma cópia desse Formulário facilita a organização prévia das atividades.

9.3. Envios Simples: Circulares, Boletins Nacionais e Internacionais, Informativos

Boletins, Informativos nacionais ou internacionais, Jornais, Convites... Escreva sempre que houver oportunidade. Comunique aos outros Clubs quais atividades o seu Club está desenvolvendo. Convide-os a participar dessas diversas atividades. Interaja.

Estimule a criação de um “Jornal” ou de um “Boletim” interno. Ele pode conter informações sobre as atividades extra-Club que os sócios vêm desenvolvendo, poderá informar de atividades na própria cidade ou região, apresentar novos sócios, etc. A idéia principal desse tipo de circular é integrar os sócios para que formem maiores vínculos de Amizade.

Crie uma lista de correios eletrônicos ou uma rede para telefonemas facilitando a comunicação no Club. Quanto mais integrados os sócios e os demais Clubs, maior e mais forte será o crescimento do grupo. Essas atividades, como circulares e lista para comunicação, poderão ser organizadas junto a Comissão de Serviços Internos.

9.4. Ofícios

Documento escrito para comunicação com Órgãos do Serviço Público ou ainda fins como, por exemplo, comunicação com Autoridades Eclesiásticas, Clubes e Associações, etc.

Compõe-se das seguintes partes:

1. Timbre: O papel deverá estar timbrado no alto papel como qualquer Correspondência Oficial do Club, apresentando Símbolo do Programa, nome do Club e outras informações importantes.

2. Índice e Número – três linhas abaixo, margem esquerda: Escreve-se “Ofício” e em seguida o número a ele referente. Na seqüência uma barra oblíqua (/) e os dois últimos algarismos do ano ou ano de gestão.

3. Data – mesma linha do Índice e Número, margem direita: Escreve-se a localidade e a data completa.

4. Cuidados e Tema(s) – três linhas abaixo: “Aos Cuidados” (A/C) de quem chegará o Ofício; deverá aparecer nome completo quando pessoa física ou que parte da Instituição receberá a Correspondência, Secretária, por exemplo. E o(s) Tema(s) principal (is) abordado.

5. Invocação – três linhas abaixo: Escreve-se o Cargo do Receptor e em seguida o tratamento adequado. Por exemplo: Senhor Secretário; Excelentíssimo Senhor Governador; etc. O Receptor será a pessoa na Instituição para a quem o Ofício será, diretamente, dirigido.

6. Texto – três linhas abaixo: O texto deve ser datilografado em espaço dois. Deve ser objetivo. Apresentar a intenção e em seguida uma explicação sintetizada dos motivos que motivaram o envio do Ofício.

7. Cumprimento final – parágrafo próprio sem qualquer numeração – Contém a despedida e, quando for ocasião, votos/apreço/estima a respeito do Receptor/Instituição.

8. Assinatura – quatro linhas de espaço: Nome civil do Emissor com as iniciais maiúsculas indicando, logo abaixo, o Cargo que ocupa com todas as letras maiúsculas. A assinatura se faz logo acima do nome datilografado.

9. Endereço – lado esquerdo; parte inferior do papel: Cada item em uma nova linha:

• Forma de tratamento exigida tendo apenas as iniciais maiúsculas;

• Nome Civil do Receptor com todas as letras maiúsculas;

• Cargo do Receptor com as letras iniciais maiúsculas sendo precedido pela sigla DD (abreviatura de Digníssimo);

• Nome do Logradouro/Estabelecimento/Entidade e endereço com as iniciais maiúsculas;

• “CEP” (código de Endereçamento Postal), cidade e sigla da Unidade da Federação (sigla do Estado ou Distrito Federal);

10. Lembre-se de respeitar o número indicado de linhas de espaçamento entre um item e outro; no geral, recomendam-se pelo menos três linhas entre cada item abordado com exceção dos parágrafos do Texto que deveram ser consecutivos. Dessa forma o Oficio torna-se apresentável e organizado.

10. ATA

10.1. Livro ATA

É responsabilidade da Secretaria – Cuide-o e manuseio com responsabilidade.

É um documento importante. Deve ser levado para todas as reuniões (Formais e/ou de Conselho Diretor) do Club porque está sujeito a consultas em qualquer momento.

Funções:

• Registro das reuniões Formais (Ordinárias), Extraordinárias e Assembléias Gerais;

• Registro das reuniões de Conselho Diretor;

Registro e Oficialização dos assuntos discutidos, ocorrências importantes, decisões, etc.

Desconfie sempre da sua memória. Escreva a ATA durante as reuniões, ainda que em forma de rascunho, não deixe para escrever depois da reunião ou durante a semana. O (a) Secretário (a) precisa estar atento a todos os pontos de discussão para transmitir fielmente o que foi decidido; sem o excesso ou a falta de palavras. Sem qualquer omissão refletindo apenas as deliberações discutidas sem descrever maiores detalhes de como aconteceu.

Escrever diretamente no Livro é sujeitar-se a erros, rasuras, e impossibilita a aprovação prévia, por parte do Club, do que será lavrado. Por isso é aconselhável optar por um “rascunho”. Esse rascunho será apresentado à aprovação do Club na reunião seguinte a que foi escrito, poderá sofrer correções antes de transcrito ao Livro ATA. Embora aconselhável, fica a critério dos Clubs.

A leitura da ATA anterior no começo de cada nova seção ajuda aos sócios, principalmente os que estiveram ausentes, a retomarem os pontos de discussão tratados. Clubs que possuem listas de correio eletrônico em massa podem utilizá-la para, semanalmente, enviar aos sócios ausentes uma síntese da ATA. Evitando que os trabalhos/atividades possam ser prejudicados ou atrasados. É também a critério de cada Club.

10.2. Iniciar um Livro ATA

Deve ser um Livro próprio, com páginas numeradas e sem margem.

Na primeira folha, junto à data, deve aparecer o “Termo de Abertura” e, na última folha conseqüentemente, o “Termo de Encerramento”.

Deve conter o número de folhas, propósitos (se reuniões formais, extraordinárias, etc.) e as assinaturas do Presidente e Secretário de quando se inicia o Livro.

Um cabeçalho, na capa do Livro, com os dados do Club, ano de fundação, ano da gestão, Lema e outras informações relevantes, além de deixá-lo esteticamente mais apresentável, facilitará a pesquisa e o arquivamento.

10.3. Escrever o Livro ATA

1. Padronize. Use, preferencialmente, uma única cor de caneta, ou azul ou preta. Nunca canetas de cores diversas ou lápis.

2. Escreva com letra cursiva e legível. Nunca letra de forma.

3. Deve apresentar as assinaturas do (a) Presidente e do (a) Secretário ao final de cada seção.

4. O Livro ATA não possui margens. Quando necessárias, devem ser feitas pelo (a) Secretário (a).

5. O Livro ATA deve ser escrito de forma cronológica.

6. Não salte ou arranque páginas; lembre-se que são numeradas.

7. Não deixe linhas em branco. Isso evita o acréscimo de informações depois que a ATA já foi devidamente aprovada, transcrita e assinada. Entre uma e outra ATA pode-se saltar linhas desde que elas sejam traçadas, inutilizando-as. No Corpo da Ata não deverá haver espaços.

8. Faça um rascunho e o transcreva com atenção. Não rasure, ou utilize recursos como corretivos e borrachas. É um documento. A melhor maneira de corrigir é como em uma redação para vestibular onde se escreve “o que eu gostaria de dizer”, ou “quero dizer” e assim por diante.

9. A Errata serve para a correção de equívocos em ATA(s) anterior (es). Essa correção deverá, preferencialmente, acontecer na seqüência da ATA com erro(s). Ela apresentará o número da ATA e o que nela está errado, sua correção e as assinaturas do (a) Presidente e do (a) Secretário (a).

10. “Termo de Retificação” funciona como a “Errata”.

Ao terminar seu rascunho, antes de transcrevê-lo para o Livro ATA, ou, antes de sujeita-lo a aprovação no Club pergunte-se “Caso eu não estivesse nessa reunião, conseguiria compreender tudo o que foi dito apenas com a leitura dessa ATA?” Resposta afirmativa. ATA redigida corretamente.

10.4. ATA

Deve, principalmente, conter:

1. Tipo de Reunião – Formal (Ordinária), Extraordinária, Conselho Diretor, etc.;

2. Data, Horário de início e Local;

3. Por quem foi presidida;

4. Presentes;

• Recuperantes: Sócios de outros Clubs da Família Rotária. A ATA deve apresentar, além do nome, o cargo que a pessoa ocupa no seu respectivo Club/Distrito.

• Convidados: Convidados dos Sócios do Club que potencialmente se tornarão Sócios ativos. Além de seus nomes, deverá constar a quantidade de reuniões que esse Convidado apresenta no Club; se primeira, segunda e assim por diante.

• Visitantes: São os demais Convidados que o Club recebe. Palestrantes, Personalidades, Representantes de outras Entidades e/ou Instituições, etc. São os Convidados que estão visitando o Club, porém sem a pretensão de integrar o Quadro Social, mas sim para prestar alguma conta/convite.

5. Aprovação e Correção da(s) ATA(s) anterior (es);

6. Declaração da Secretaria e da Tesouraria;

7. Síntese das Comissões de Serviço e Dirigentes;

8. Síntese das decisões Tomadas e do Programa;

9. Avisos;

10. Horário de encerramento.

11. Assinaturas – Presidente, Secretário (a) (Sócios).

Modelo:

ATA n° número da reunião por extenso, (número cardinal entre parênteses, opcional), Reunião tipo da reunião, se Ordinária (Formal), Extraordinária, de Conselho, etc., Distrito número do Distrito segundo o Rotary Internacional (RI), do Rotary Internacional, gestão ano da gestão, com o lema respectivo Lema do RI. Às horas por extenso (número cardinal entre parênteses, opcional) horas, do dia por extenso (número cardinal entre parênteses, opcional), do mês de mês em questão do ano de por extenso (número cardinal entre parênteses, opcional), reuniu-se o Interact Club nome do Club na local da reunião na localidade de endereço incluindo cidade. Com a presença de porcentagem de presença do total do Club por extenso (número cardinal entre parênteses, opcional) do(s) sócio(s), sendo ele (s) nome dos sócios presentes. Ausência de quantidade por extenso (número cardinal entre parênteses, opcional) sócio(s): nomes. O (A) protocolo nome do Protocolo cumprimentou aos presentes, convidando-os a protocolo inicial da reunião, em seguida nomeou Presidente do RI, Governante Distrital e Representante Distrital e os componentes da mesa diretiva, que são quem está na mesa, começando pelo (a) presidente. Em seguida o (a) Protocolo passou a palavra para o (a) Presidente que iniciou a seção. Devolvendo a palavra ao (a) Protocolo, houve a informação das datas comemorativas da semana, leitura da prova Quádrupla, etc... e a nominação de Visitantes e Recuperantes sendo convidados (por parte de quem e a quantidade de visitas ao Club) e recuperantes (Club, Cargo quando houver e Distrito), palestrantes ou outras autoridades presentes, com um total de quantidade total de convidados e recuperantes por extenso (número cardinal entre parênteses, opcional) Visitantes. A palavra foi passada ao (a) Presidente que abriu espaço para a Secretaria informar informes gerais: recuperações, boletins, correspondências, avisos, etc. retomando a palavra, o (a) Presidente pediu a Tesouraria que fizesse seus informes, informes gerais: saldos de entrada, saídas, dívidas, etc. O (a) Presidente abriu a Pauta de Trabalhos. Foram discutidos assuntos, Comissões de Serviços, votações, etc. Ficando decidido que decisões tomadas e o que fica para próxima reunião. A reunião encerrou-se às horário por extenso e números cardinais entre parênteses, opcional, lavra-se essa ATA, assinada pelo(a) Presidente nome do(a) presidente e pelo(a) Secretário(a) nome do(a) secretário(A).

A Pauta a ser discutida pode ser dividida por Comissões. Por exemplo: (...) Foram discutidos na Comissão de nome da Comissão de Serviços, presidida/organizada por nome do (a) Sócio, o(s) assunto(s) assuntos. Ficando decidido nessa Comissão que decisões tomadas e o que fica para próxima reunião.

Embora não seja fácil, quando há a aprovação e verificação prévia da ATA para a transcrição no Livro, ela pode ser assinada pelos sócios ativos presentes na reunião. Por exemplo: (...) E, assinada também, pelos Companheiros Sócios ativos, presentes nessa Reunião.

Lembrando: O Protocolo para informações, nomeações, leituras e Reflexões, poderá variar entre os Clubs.

11. FREQÜÊNCIA

11.1. Freqüência

Cada Club, dentro do seu Regimento Interno, estipula uma porcentagem de freqüência mínima para os seus sócios. Normalmente o não cumprimento dessa norma implica o Desligamento/Afastamento do Sócio.

Quanto a esses Desligamentos/Afastamentos, vale lembrar que:

• Afastamento: Afastar um Sócio não significa desliga-lo definitivamente. Isso pode acontecer, por exemplo, a pedido do próprio Sócio. Apresentando motivos que serão avaliados pelo Conselho Diretor/Club, a condição de “Afastado” poderá ter um tempo estipulado (dias, meses, reuniões ou, ser indeterminado) para que o Sócio retorne efetivamente ao Club. Ele continuará como integrando a Organização, porém sem ser necessariamente um Sócio Ativo (podendo ser desligado, durante esse período, do Cadastro Distrital de Sócios). Ou, o próprio Conselho Diretor/Club poderá optar pelo afastamento de algum Sócio, analisando os motivos e estipulando as condições da mesma forma.

• Demissão: Demitir um Sócio não significa afasta-lo terminantemente do Club, mas sim da participação em qualquer outro Programa/Club da Família Rotária. Quando demitido do Programa/Club em que participa esse Sócio não poderá ingressar em um novo Programa/Club da Família Rotária mesmo que em outra cidade ou Distrito.

• Desligamento: O Desligamento funciona como intermediário entre o que foi apresentado. Quando não há a possibilidade do Sócio participar ativamente de determinado Club, ele poderá desligar-se através de um Comunicado ao Conselho Diretor. Ele deixará de fazer parte do Quadro Social do Club definitivamente. Entretanto poderá participar de outro Programa/Club que melhor se adapte a sua condição. Por exemplo, os Interactianos que, ao completarem 18 anos de idade, impossibilitados de continuar no Programa, desligam-se de seus Clubs e passam a participar de um Club de Rotaract.

11.2. O Livro de Presença

“Termos de Abertura e Encerramento”, aplicados no Livro ATA, devem ser aplicados, nos mesmos moldes, a esse Livro. Ele registra a freqüência individual de cada Sócio nas reuniões.

Há Clubs que preferem que os Sócios, Convidados e Visitantes, assinem o próprio Livro ATA. Porém isso só será possível, com exatidão, quando a ATA for escrita diretamente no seu Livro durante as reuniões. Clubs que optam pela escrita de rascunho da ATA sofreriam baixas nas assinaturas, por exemplo, de Visitantes considerando que não sempre eles estarão presentes no dia em que a ATA, referente ao dia em que estiveram no Club, for lavrada.

Isso, por outro lado, não ocorre quando há preferência por um Livro exclusivo para Registro de presença.

Cada Reunião tem sua própria porcentagem de presença de Sócios e Visitantes, dessa forma cada Reunião deve ter sua página exclusiva no Livro. Com um cabeçalho apresentando dados da respectiva Reunião, como:

1. Nome do Club e Distrito;

2. Gestão e Lema Rotário;

3. Número e tipo da Reunião;

4. Duas Colunas – uma com os nomes dos sócios em ordem alfabética e outra com espaço para a assinatura dos sócios;

5. Espaço reservado para registro dos Convidados, Visitantes e Recuperantes;

6. Porcentagem total de presença do Club – calculada através do número total de Sócios do Club pelo número total de Sócios Presentes na Reunião.

Modelo de Livro de Presença:

| |

|INTERACT CLUB ___________________ |

| |

|DISTRITO 4640 |

|“Realizemos os Sonhos” |

|Gestão 2008 – 2009 |

|LIVRO DE PRESENÇA – Dia __/__/__. |

| |

|Nº da Reunião: Tipo da Reunião: |

|n° |SÓCIOS |ASSINATURA |

|1 |(Nome) | |

|2 |(Nome) | |

|3 |(Nome) | |

|4 |(Nome) | |

|5 |(Nome) | |

| |

|Porcentagem Total de Presença de Sócios: |

|n° |CONVIDADOS |

|1 | |

|2 | |

|3 | |

|4 | |

|5 | |

|n° |VISITANTES |

|1 | |

|2 | |

|3 | |

|4 | |

|5 | |

|n° |RECUPERANTES |

|1 | |

|2 | |

|3 | |

|4 | |

|5 | |

|nº |CONSELHEIROS |ASSINATURA |

|1 |(Nome) | |

|2 |(Nome) | |

|3 |(Nome) | |

___________________ __________________

(Nome) (Nome)

Secretário (a) 2008/2009 Presidente 2008/2009

11.3. Freqüência Individual

Sócios honorários não precisam apresentar mínimo de freqüência mensal.

Convidados em potencial devem ter a freqüência acompanhada conforme o Estatuto Interno de cada Club para que não seja extrapolado o tempo para votação.

Sócios ativos também precisam ter esse acompanhamento porque, normalmente, uma determinada porcentagem de ausência do Sócio pode implicar no seu desligamento do Club. E, claro, ausência generalizada pode ser o reflexo de algum problema apresentado no próprio Club ou entre os Sócios/Convidados, é algo que precisará ser analisado.

Ao final do mês, o Sócio ativo poderá apresentar um máximo de 100% de presença. Essa porcentagem poderá acontecer de duas formas:

• Participando de todas as Reuniões Formais no próprio Club;

• Recuperando Reuniões em outros Clubs (distribuição de material 8.3)

Poderá acontecer de determinado Sócio, no cálculo ao final, exceder os 100%. Apresentar, por exemplo, total de 125% de presença. Isso acontecerá com Sócios que participam de todas as Reuniões Formais de seus respectivos Clubs ademais de participam como Recuperante em outras Locais. Os Cartões serão normalmente arquivados e somados a porcentagem do Sócio. Mas independente dessa quantidade excedida, continuará apresentando “100%” como total.

12. RELATÓRIO DISTRITAL

Acostume-se a conversar com a Representadoria Distrital. Seja por telefone, por correio ou correio eletrônico, esteja sempre em contato com a Equipe.

Os Clubs normalmente seguem um padrão definido pela sua respectiva Representadoria Distrital quanto aos dados que deverão ser mensalmente apresentados.

O modelo poderá ser sugerido, ou, ainda, poderá ser padronizado pela Representadoria Distrital. Isso varia entre Distritos e Gestões. Nessa gestão 2008/2009, os relatórios enviados pelos secretários (as) serão padronizados, como foram feitos na última gestão.

O Relatório deverá ser preenchido mensalmente pelos Clubs e repassado a Secretaria Distrital até o dia 10 de cada mês.

12.1. Relatório

Mensal . (Bimestral ou mesmo Trimestral dependendo do Distrito. Informe-se com o (a) Secretário (a) anterior ou com a Secretaria Distrital). Muita atenção para a data de entrega. Ela abrange os primeiros dez dias de cada mês.

É através do Relatório que a Equipe Distrital analisa determinado Club; reconhece as atividades e os rumos que cada um tem tomado e percebe as necessidades do Distrito.

Preocupe-se com a estética. Esse Relatório é como qualquer outro Documento, ele é a representação gráfica do que o Club está desenvolvendo ao longo de cada mês (ou período de tempo). Faça uma capa com os dados principais como nome, cidade, Fundação e Patrocinador (es); o mês referente; nome do (a) Presidente e Secretário (a), etc. (Quando não padronizado). Cuide com qualquer excesso seja nas cores ou na quantidade de informações. Guarde-o num envelope próprio além do que será usado no envio por correio normal ou, se possível, coloque-o numa pasta/encadernação. Quando o relatório é enviado por correio eletrônico preocupe-se da mesma maneira. A probabilidade de ser impresso pela Representadoria para ser arquivado é muito grande.

Obs:

• Verifique, junto a Tesouraria do Club, a necessidade de envio do comprovante de pagamento de per capita para a Representadoria Distrital junto ao Relatório Mensal de Secretaria;

• Caso não haja alguma especificação por parte do Distrito, proponha que o Relatório de Tesouraria seja entregue junto, ou no mesmo período, que o Relatório Mensal de Secretaria.

12.2. Gestão 2008/2009

Como já especificado, nesta gestão 2008/2009 os relatórios de secretaria serão padronizados para melhor controle da Representadoria e Secretaria Distrital e para esta ter arquivadas todas as informações necessárias de cada club.

Os relatórios serão enviados apenas por correio e deverão ser enviados até o dia 10 de cada mês (Por exemplo, enviar o relatório do mês de janeiro até o dia 10 de fevereiro) à Secretária Distrital, Kimberli Berwig, no endereço:

Kimberli Pauline Berwig

Avenida Maripá, nº 1155 – Centro.

Marechal Cândido Rondon – Paraná.

CEP: 85960-000

Cada secretário também poderá enviar ao e-mail da Secretaria do distrito informações e dados sobre projetos, visitas, reuniões, festivas, entre outros, realizados pelo clube, assim como também poderão enviar fotos e vídeos.

OBS: Assim como o envio dos relatórios mensais, o envio de informações e fotos via internet contarão pontos ao clube no concurso de melhor club do distrito.

E-mail da Secretaria Distrital:

sdi.4640@

Para quaisquer dúvidas entre em contato com:

• Lucas Veroneze – Representante Distrital de Interact – Distrito 4640 – Gestão 2008/2009:

Telefone: (45) 3378-1369

Celular: (45) 3312-2843

E-mail: lveroneze@

• Kimberli Pauline Berwig – Secretária Distrital de Interact – Distrito 4640 – Gestão 2008/2009:

Telefone: (45) 3254-1812

Celular: (45) 9969-2070

E-mail: kim.4640@

13. IMPORTANTE

- Rotary Internacional

- Rotary Internacional (português)

- Rotary Internacional no Brasil

- DIIC, Departamento de Informação do Interact Club.

- Cadastro de Clubs no DIIC

- ANP, Arquivo Nacional de Projetos.

- OMIR Brasil, Organização Multidistrital de Rotaract Clubs no Brasil.

Escritório do Rotary Internacional no Brasil:

Rua Tagipuru, 209.

CEP: 01 156 000 – São Paulo, SP.

Telefone: (11) 3826-2966

Fax: (11) 3667-6575

- Distrito 4640

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