Primeiramente, verificar no Catálogo Athena se a BMA ...



UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO”

FACULDADE DE FILOSOFIA E CIÊNCIAS

CAMPUS DE MARÍLIA

MANUAL DE

COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA

MARÍLIA

2012

SUMÁRIO

1 COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA 3

2 SOLICITAÇÃO DE COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA 3

2.1 Pesquisa em Base de Dados e em Buscadores da Internet 3

2.2 Solicitação Rede Unesp 4

2.3 Solicitação Extra Unesp (Nacional) 5

2.4 Solicitação Extra Unesp (Exterior) 7

2.5 Orientações 8

3 ATENDIMENTO DE COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA 9

3.1 Atendimento Via COMUT 9

3.2 Atendimento Via E-mail 10

3.3 Orientações 11

4 COMUT 11

4.1 Encaminhamento, Atendimento e Gerenciamento de Pedidos 12

4.2 Orientações 26

5 BRITISH LIBRARY 28

5.1 Encaminhamento de Pedidos 28

5.2 Orientações 31

6 ESTATÍSTICA DO SERVIÇO DE COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA 33

APÊNDICE A - Processo de Solicitação de Comutação Bibliográfica 34

APÊNDICE B - Processo de Atendimento de Comutação Bibliográfica (Via COMUT) 36

APÊNDICE C - Processo de Atendimento de Comutação Bibliográfica (Via E-mail) 37

ANEXO A 38

1 COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA

A comutação bibliográfica é um serviço por meio do qual se obtém, mediante pagamento, cópias de documentos técnico-científicos disponíveis nos acervos das principais bibliotecas nacionais e internacionais. Entre os documentos acessíveis, encontram-se artigos de periódicos, capítulos de livros, teses, dissertações, trabalhos de conclusão de curso, trabalhos publicados em anais de eventos e relatórios técnicos.

2 SOLICITAÇÃO DE COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA

A solicitação de comutação bibliográfica pelo usuário da Biblioteca da Unesp de Marília (BMA) deverá ser feita por meio do formulário disponibilizado no site da biblioteca (marilia.unesp.br/biblioteca). Para visualizar o formulário, clicar em Serviços Oferecidos e, em seguida, em Comutação Bibliográfica.

[pic]

O formulário enviado pelo usuário será encaminhado para o e-mail bibl-refere@marilia.unesp.br. Imprimir uma cópia do formulário recebido para anotações, controle e estatística.

2.1 Pesquisa em Base de Dados e em Buscadores da Internet

Antes de iniciar a pesquisa nas bases de dados e nos buscadores da Internet, verificar no Catálogo Athena se a BMA possui o material em seu acervo, pois pode ocorrer de o usuário solicitar um material existente na biblioteca.

Se o material for localizado na BMA, informar o usuário por e-mail sobre o cancelamento da solicitação em razão da localização do material na biblioteca. Registrar no formulário impresso essas informações e a data em que foi enviado o e-mail para o usuário. Arquivar o formulário na pasta de solicitação (Brasil).

Se o material não for localizado na BMA, verificar se o mesmo está disponível nas bases de dados ou nos buscadores da Internet. As bases de dados mais utilizadas são: CAPES Periódicos () e SciELO ().

Se o material for localizado na Internet, salvá-lo no computador e enviá-lo para o e-mail do usuário. Pedir ao usuário que confirme o recebimento do material. Registrar no formulário impresso o atendimento da solicitação e a data em que foi enviado o material para o usuário. Arquivar o formulário na pasta de solicitação (Brasil). Não será cobrado do usuário nenhum valor pelo envio do material.

Se o material não for localizado na Internet, seguir as instruções do item 2.2.

2.2 Solicitação Rede Unesp

Não localizado o material na Internet, verificar no Catálogo Athena se alguma das demais bibliotecas da Rede Unesp o possui.

Se o material não for localizado em nenhuma outra biblioteca da Rede Unesp e não estiver autorizado no formulário impresso o pagamento de cópias obtidas no Brasil, informar o usuário por e-mail sobre o cancelamento da solicitação em razão da não localização do material. Registrar no formulário impresso essas informações e a data em que foi enviado o e-mail para o usuário. Arquivar o formulário na pasta de solicitação (Brasil).

Se o material for localizado em outra biblioteca da Rede Unesp, solicitá-lo no site do Programa de Comutação Bibliográfica do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (COMUT). Se houver mais de uma biblioteca fornecedora, indicar até três no formulário de solicitação, uma vez que há a possibilidade do pedido não ser atendido. Neste caso, a biblioteca que receber o pedido e não puder atendê-lo terá a opção de repassá-lo para a próxima biblioteca, com exceção da última, que só terá a opção de cancelá-lo se também não puder atendê-lo. Se nenhuma das bibliotecas indicadas no formulário de solicitação atender o pedido, verificar no Catálogo Athena se há mais bibliotecas da Rede Unesp que possuam o material. Se houver, fazer um novo pedido. A solicitação no site do COMUT deverá ser feita em nome do usuário. Para tanto, é necessário que o usuário possua cadastro no site. Se ele ainda não tiver se cadastrado, orientá-lo por e-mail ou pessoalmente, informando-o sobre a possibilidade dele acompanhar a situação dos seus pedidos ao acessar o site com os seus dados. Solicitado o material a outra(s) biblioteca(s) da Rede Unesp no site do COMUT, registrar no formulário impresso o número do pedido gerado pelo sistema e a data de encaminhamento da solicitação.

Se o pedido for atendido, a BMA receberá o material por e-mail, uma vez que deverá ser escolhida esta forma de envio no formulário de solicitação. O atendimento do pedido é comunicado também por meio de um e-mail automático, enviado pelo sistema do COMUT quando a biblioteca fornecedora confirmar o atendimento no site. Verificar se o material recebido corresponde ao solicitado. Se não corresponder, entrar em contato com a biblioteca fornecedora a fim de corrigir eventual erro. Se corresponder, salvá-lo no computador e enviá-lo para o e-mail do usuário. Pedir ao usuário que confirme o recebimento do material. Registrar no formulário impresso o atendimento da solicitação e a data em que foi enviado o material para o usuário. Arquivar o formulário na pasta de solicitação (Brasil). Não será cobrado do usuário nenhum valor pelo envio do material, pois comutações bibliográficas solicitadas para as demais bibliotecas da Rede Unesp não geram cobrança de bônus para a BMA.

Se o pedido for cancelado e não estiver autorizado no formulário impresso o pagamento de cópias obtidas no Brasil, informar o usuário por e-mail sobre o cancelamento da solicitação e o motivo do não atendimento. É necessário acompanhar o pedido no site do COMUT para saber sobre o cancelamento e o motivo do não atendimento, pois não será enviado um e-mail automático pelo sistema do COMUT quando a biblioteca fornecedora confirmar o cancelamento no site. Registrar no formulário impresso o cancelamento da solicitação, o motivo e a data em que foi enviado o e-mail para o usuário. Arquivar o formulário na pasta de solicitação (Brasil).

Se o pedido for cancelado e estiver autorizado no formulário impresso o pagamento de cópias obtidas no Brasil, seguir as instruções do item 2.3, que também deverão ser seguidas se não for localizado o material em nenhuma outra biblioteca da Rede Unesp e estiver autorizado no formulário impresso o pagamento de cópias obtidas no Brasil.

2.3 Solicitação Extra Unesp (Nacional)

Se se tratar de periódicos, verificar no site do Catálogo Coletivo Nacional (CCN) se há alguma biblioteca brasileira não pertencente à Rede Unesp que possua o material e que o forneça por meio do site do COMUT. Bibliotecas que fornecem cópias via COMUT são identificadas com um asterisco vermelho no site do CCN. Se se tratar de livros, teses, dissertações, trabalhos de conclusão de curso e trabalhos publicados em anais de eventos, será necessário fazer uma busca nos catálogos on line das bibliotecas brasileiras não pertencentes à Rede Unesp. Neste caso, localizado o material, será necessário verificar no site do COMUT se a biblioteca que o possua participa do COMUT como fornecedora.

Se o material for localizado e este for fornecido por meio do site do COMUT, solicitá-lo. Se houver mais de uma biblioteca fornecedora, indicar até três no formulário de solicitação, uma vez que há a possibilidade do pedido não ser atendido. Neste caso, a biblioteca que receber o pedido e não puder atendê-lo terá a opção de repassá-lo para a próxima biblioteca, com exceção da última, que só terá a opção de cancelá-lo se também não puder atendê-lo. Se nenhuma das bibliotecas indicadas no formulário de solicitação atender o pedido, verificar se há mais bibliotecas brasileiras não pertencentes à Rede Unesp que possuam o material e que o forneçam por meio do site do COMUT. Se houver, fazer um novo pedido. A solicitação no site do COMUT deverá ser feita em nome do usuário. Para tanto, é necessário que o usuário possua cadastro no site. Se ele ainda não tiver se cadastrado, orientá-lo por e-mail ou pessoalmente, informando-o sobre a possibilidade dele acompanhar a situação dos seus pedidos ao acessar o site com os seus dados. Solicitado o material a uma ou mais bibliotecas brasileiras não pertencentes à Rede Unesp no site do COMUT, registrar no formulário impresso o número do pedido gerado pelo sistema e a data de encaminhamento da solicitação.

Se o pedido for atendido, a BMA receberá o material por e-mail, uma vez que deverá ser escolhida esta forma de envio no formulário de solicitação. O atendimento do pedido é comunicado também por meio de um e-mail automático, enviado pelo sistema do COMUT quando a biblioteca fornecedora confirmar o atendimento no site. Verificar se o material recebido corresponde ao solicitado. Se não corresponder, entrar em contato com a biblioteca fornecedora a fim de corrigir eventual erro. Se corresponder, salvá-lo no computador e imprimi-lo. Informar ao usuário por e-mail que o material está disponível na biblioteca e qual o valor a ser pago pelas cópias. O usuário docente tem direito a cinco artigos de periódicos gratuitos por mês. Registrar no formulário impresso o atendimento da solicitação e a data em que foi enviado o e-mail para o usuário. Arquivar o formulário na pasta de solicitação (Brasil). Será cobrado do usuário o valor estabelecido na tabela de preços do COMUT, pois comutações bibliográficas solicitadas para as bibliotecas brasileiras não pertencentes à Rede Unesp geram cobrança de bônus para a BMA. A compra de bônus é feita pela Seção de Finanças da Unesp de Marília. Emitir três vias de recibo. A primeira via será entregue para o usuário quando este efetuar o pagamento. A segunda via e o pagamento feito pelo usuário serão encaminhados para a Seção de Finanças da Unesp de Marília, que emitirá uma guia de recebimento. A terceira via será arquivada na biblioteca juntamente com a guia de recebimento.

Se o pedido for cancelado, verificar no site do CCN e nos catálogos on line se há alguma biblioteca brasileira não cadastrada no COMUT que possua o material. Esta pesquisa também deverá ser feita se o material não for localizado em nenhuma biblioteca brasileira não pertencente à Rede Unesp cadastrada no COMUT. É necessário acompanhar o pedido no site do COMUT para saber sobre o cancelamento e o motivo do não atendimento, pois não será enviado um e-mail automático pelo sistema do COMUT quando a biblioteca fornecedora confirmar o cancelamento no site. Registrar no formulário impresso o cancelamento da solicitação e o motivo.

Se o material não for localizado em nenhuma biblioteca brasileira não cadastrada no COMUT e não estiver autorizado no formulário impresso o pagamento de cópias obtidas no exterior, informar o usuário por e-mail sobre o cancelamento da solicitação em razão da não localização do material. Registrar no formulário impresso essas informações e a data em que foi enviado o e-mail para o usuário. Arquivar o formulário na pasta de solicitação (Brasil).

Se o material for localizado em alguma biblioteca brasileira não cadastrada no COMUT, solicitá-lo por e-mail.

Se a solicitação for atendida, a BMA receberá o material por e-mail, uma vez que deverá ser solicitada esta forma de envio. Verificar se o material recebido corresponde ao solicitado. Se não corresponder, entrar em contato com a biblioteca fornecedora a fim de corrigir eventual erro. Se corresponder, salvá-lo no computador e imprimi-lo. Informar ao usuário por e-mail que o material está disponível na biblioteca e qual o valor a ser pago pelas cópias. Será cobrado do usuário o valor estipulado pela biblioteca fornecedora. Registrar no formulário impresso o atendimento da solicitação e a data em que foi enviado o e-mail para o usuário. Arquivar o formulário na pasta de solicitação (Brasil). Emitir três vias de recibo. A primeira via será entregue para o usuário quando este efetuar o pagamento. A segunda via e o pagamento feito pelo usuário serão encaminhados para a Seção de Finanças da Unesp de Marília, que emitirá uma guia de recebimento. A terceira via será arquivada na biblioteca juntamente com a guia de recebimento.

Se a solicitação for cancelada e não estiver autorizado no formulário impresso o pagamento de cópias obtidas no exterior, informar o usuário por e-mail sobre o cancelamento da solicitação e o motivo do não atendimento. Registrar no formulário impresso o cancelamento da solicitação, o motivo e a data em que foi enviado o e-mail para o usuário. Arquivar o formulário na pasta de solicitação (Brasil).

Se a solicitação for cancelada e estiver autorizado no formulário impresso o pagamento de cópias obtidas no exterior e tratar-se de solicitação de artigo de periódico, seguir as instruções do item 2.4, que também deverão ser seguidas se não for localizado o material em nenhuma biblioteca brasileira não cadastrada no COMUT e estiver autorizado no formulário impresso o pagamento de cópias obtidas no exterior e tratar-se de solicitação de artigo de periódico.

2.4 Solicitação Extra Unesp (Exterior)

A solicitação de artigo de periódico deverá ser encaminhada para o exterior por meio do site da British Library. Para tanto, é necessário que a BMA possua bônus. A compra de bônus é feita pela Seção de Finanças da Unesp de Marília. Solicitado o material no site da British Library, imprimir uma cópia da página da Internet que contenha as informações do pedido e anexá-la ao formulário. Registrar no formulário impresso o número do pedido e a data de encaminhamento da solicitação. O número do pedido é determinado pela BMA ao preencher o formulário de solicitação. No caso, seguir a numeração da folha de controle de pedidos para o exterior. A aceitação do pedido pela British Library será confirmada por e-mail, no prazo de 24 horas. Se a BMA não receber nenhum e-mail, entrar em contato com o representante da British Library no Brasil.

Se o pedido for atendido, a BMA receberá o material. Normalmente, a BMA solicita o envio do material por correio, pois, por e-mail, além do valor das cópias, será cobrado o valor do copyright da publicação. Entretanto, não é possível saber por meio do site da British Library o valor do copyright de algumas publicações. Neste caso, se solicitado o envio do material por e-mail, somente quando a BMA receber a fatura da British Library é que será possível informar o usuário sobre o valor do copyright. O valor das cópias é determinado pelo tipo de envio e não pela quantidade de páginas. Verificar se o material recebido corresponde ao solicitado. Se não corresponder, entrar em contato com o representante da British Library no Brasil para corrigir eventual erro. Se corresponder, informar ao usuário por e-mail que o material está disponível na biblioteca e qual o valor a ser pago pelas cópias. Registrar no formulário impresso o atendimento da solicitação e a data em que foi enviado o e-mail para o usuário. Arquivar o formulário na pasta de solicitação (exterior). Será cobrado do usuário o valor estabelecido na tabela de preços da British Library, que deverá ser convertido no câmbio do dia em que o material chegar na biblioteca. Emitir três vias de recibo. A primeira via será entregue para o usuário quando este efetuar o pagamento. A segunda via e o pagamento feito pelo usuário serão encaminhados para a Seção de Finanças da Unesp de Marília, que emitirá uma guia de recebimento. A terceira via será arquivada na biblioteca juntamente com a guia de recebimento.

Se o pedido for cancelado, a BMA receberá um comunicado, no qual constará a justificativa do não atendimento do pedido. O comunicado será enviado por correio ou por e-mail, conforme a forma de envio do material escolhida no formulário de solicitação. Informar o usuário por e-mail sobre o cancelamento da solicitação e o motivo do não atendimento. Registrar no formulário impresso essas informações e a data em que foi enviado o e-mail para o usuário. Arquivar o formulário na pasta de solicitação (exterior).

Excepcionalmente, solicitar o artigo de periódico diretamente ao autor por meio de carta ou e-mail. Seguir o modelo do anexo A.

2.5 Orientações

Antes de encaminhar qualquer solicitação de comutação bibliográfica que gere cobrança para o usuário, entrar em contato com ele por e-mail a fim de lhe informar o valor das cópias e confirmar o pagamento autorizado no formulário. Se o usuário desistir da solicitação, registrar no formulário impresso o cancelamento, o motivo e a data. Arquivar o formulário na pasta de solicitação correspondente (Brasil ou exterior).

Para melhor compreender o processo de solicitação de comutação bibliográfica, verificar o apêndice A.

3 ATENDIMENTO DE COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA

A Biblioteca da Unesp de Marília (BMA) atenderá os pedidos de comutação bibliográfica encaminhados pelas bibliotecas e pessoas físicas por meio do site do Programa de Comutação do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (COMUT) ou via e-mail.

3.1 Atendimento Via COMUT

No site do COMUT, no campo referente ao atendimento, verificar se há pedidos na caixa de entrada. Se houver, imprimir o formulário do pedido e registrar nele a data de solicitação. Em seguida, verificar no Catálogo Athena se a BMA possui realmente o material.

Se o material não for localizado no Catálogo Athena, acessar o pedido no site do COMUT e, se não houver a opção de repassá-lo para outra biblioteca, cancelá-lo e indicar o motivo do cancelamento. Registrar no formulário impresso essas informações e a data em que foi finalizado o pedido. Arquivar o formulário na pasta de atendimento.

Se o material não for localizado no Catálogo Athena, acessar o pedido no site do COMUT e repassá-lo para a próxima biblioteca se houver esta opção, indicando o motivo do não atendimento. Registrar no formulário impresso essas informações e a data em que foi finalizado o pedido. Arquivar o formulário na pasta de atendimento.

Se o material for localizado no Catálogo Athena, buscá-lo no acervo.

Se o material não for encontrado no acervo, acessar o pedido no site do COMUT e, se não houver a opção de repassá-lo para outra biblioteca, cancelá-lo e indicar o motivo do cancelamento. Registrar no formulário impresso essas informações e a data em que foi finalizado o pedido. Arquivar o formulário na pasta de atendimento.

Se o material não for encontrado no acervo, acessar o pedido no site do COMUT e repassá-lo para a próxima biblioteca se houver esta opção, indicando o motivo do não atendimento. Registrar no formulário impresso essas informações e a data em que foi finalizado o pedido. Arquivar o formulário na pasta de atendimento.

Se o material for encontrado no acervo e se a forma de envio do material indicada no formulário impresso for o e-mail, escaneá-lo e salvá-lo no computador. Acessar o pedido no site do COMUT e atendê-lo, confirmando o número total de páginas copiadas e a forma de envio do material. Encaminhar o material para o e-mail do solicitante. Pedir ao solicitante que confirme o recebimento do material. Registrar no formulário impresso o atendimento do pedido e a data em que foi enviado o material para o solicitante. Arquivar o formulário na pasta de atendimento.

Se o material for encontrado no acervo e se a forma de envio do material indicada no formulário impresso for o correio, copiá-lo. Acessar o pedido no site do COMUT e atendê-lo, confirmando o número total de páginas copiadas e a forma de envio do material. Encaminhar o material para o endereço do solicitante. Informar o solicitante por e-mail sobre a postagem da correspondência e pedir a ele que confirme o recebimento do material assim que o receber. Registrar no formulário impresso o atendimento do pedido e a data em que foi enviado o material para o solicitante. Arquivar o formulário na pasta de atendimento. Antes de iniciar o atendimento, entrar em contato com o solicitante por e-mail para saber se a BMA poderá enviar o material por e-mail, uma vez que esta forma de envio possibilita um acesso mais rápido ao material. Se o solicitante concordar, seguir as orientações do parágrafo anterior.

3.2 Atendimento Via E-mail

Pode ocorrer de a BMA receber por e-mail solicitações de comutação bibliográfica de bibliotecas e pessoas físicas não cadastradas no COMUT. Neste caso, imprimir uma cópia do e-mail e registrar nesta folha a data de solicitação. Em seguida, verificar no Catálogo Athena se a BMA possui realmente o material.

Se o material não for localizado no Catálogo Athena, informar o solicitante por e-mail. Registrar na folha o cancelamento da solicitação e a data em que foi finalizado o atendimento. Arquivar a folha na pasta de atendimento.

Se o material for localizado no Catálogo Athena, buscá-lo no acervo.

Se o material não for encontrado no acervo, informar o solicitante por e-mail. Registrar na folha o cancelamento da solicitação e a data em que foi finalizado o atendimento. Arquivar a folha na pasta de atendimento.

Se o material for encontrado no acervo, encaminhar o orçamento para o e-mail do solicitante e informar-lhe que o atendimento está sujeito à confirmação do pagamento das cópias mediante envio da cópia do comprovante de depósito para o e-mail da BMA. Cobrar do solicitante o mesmo valor que seria cobrado da BMA pelo xerox do material. Se o envio do material for por correio, cobrar também o valor da postagem da correspondência. Dados para o depósito bancário: Santander, agência 0011, conta corrente 43000412-0, favorecido UNESP Campus de Marília.

Se o solicitante desistir do atendimento, registrar na folha o cancelamento da solicitação e a data em que a BMA recebeu o e-mail do solicitante. Arquivar a folha na pasta de atendimento.

Se o solicitante autorizar o atendimento por meio do envio da cópia do comprovante de depósito e se a forma de envio do material escolhida por ele for o e-mail, escanear o material e salvá-lo no computador. Encaminhar o material para o e-mail do solicitante. Pedir ao solicitante que confirme o recebimento do material. Registrar na folha o atendimento da solicitação e a data em que foi enviado o material para o solicitante. Arquivar a folha na pasta de atendimento.

Se o solicitante autorizar o atendimento por meio do envio da cópia do comprovante de depósito e se a forma de envio do material escolhida por ele for o correio, xerocar o material. Encaminhar o material para o endereço do solicitante. Informar o solicitante por e-mail sobre a postagem da correspondência e pedir a ele que confirme o recebimento do material assim que o receber. Registrar na folha o atendimento da solicitação e a data em que foi enviado o material para o solicitante. Arquivar a folha na pasta de atendimento.

3.3 Orientações

Para melhor compreender o processo de atendimento de comutação bibliográfica, verificar os apêndices B e C.

4 COMUT

O COMUT é o Programa de Comutação Bibliográfica gerenciado pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), disponibilizado na Internet e utilizado por bibliotecas e pessoas físicas mediante cadastro e aquisição de bônus, que servirão de instrumento para o pagamento das cópias de documentos técnico-científicos solicitadas.

O usuário vinculado a uma biblioteca cadastrada no COMUT poderá obter as cópias de duas maneiras: por intermédio da biblioteca, que fará o pedido no site do COMUT em nome do usuário; ou diretamente, ao efetuar o pedido pessoalmente no site do COMUT. Na primeira opção, o usuário não precisará adquirir bônus, mas deverá pagar para a biblioteca o valor referente aos bônus utilizados por esta quando o pedido for atendido. Além disso, o usuário também deverá se cadastrar no COMUT, apesar de o solicitante ser a biblioteca, pois, caso contrário, a biblioteca não conseguirá fazer o pedido em nome do usuário. Já na segunda opção, o usuário deverá se cadastrar no COMUT e adquirir bônus antes de encaminhar a sua solicitação no site. Neste caso, o usuário é identificado como usuário solicitante. Tanto a biblioteca quanto o usuário solicitante deverão possuir bônus suficientes a fim de garantir o atendimento do pedido pela biblioteca fornecedora. Somente pedidos atendidos geram a cobrança de bônus.

A Biblioteca da Unesp de Marília (BMA) utilizará o COMUT para encaminhar as solicitações de seus usuários para as bibliotecas brasileiras, pertencentes e não pertencentes à Rede Unesp, e também para atender as solicitações de outras bibliotecas e de pessoas físicas. Pedidos atendidos pelas bibliotecas da Rede Unesp não geram cobrança de bônus para a BMA.

4.1 Encaminhamento, Atendimento e Gerenciamento de Pedidos

A seguir, orientações para a BMA encaminhar, atender e gerenciar pedidos no site do COMUT.

Acessar o site e informar o código de acesso e a senha da BMA nos campos Código ou CPF e Senha, respectivamente. Na caixa de login, encontra-se também o link Cadastre-se.

[pic]

Pedidos para bibliotecas da Rede Unesp deverão ser encaminhados e gerenciados no campo GRUPO. Pedidos para bibliotecas brasileiras não pertencentes à Rede Unesp deverão ser encaminhados e gerenciados no campo SOLICITAÇÃO. Ao posicionar o cursor em um desses campos, aparecerá a opção Formulário. Posicionar o cursor nesta opção para acessar os formulários de solicitação (Anais de Congresso, Parte de Documentos, Periódicos e Teses). Os formulários terão campos em comum e campos específicos e, quando acessados, informarão o saldo de bônus atual da BMA. No formulário de solicitação de teses, é possível solicitar também dissertações e trabalhos de conclusão de curso.

[pic]

No exemplo abaixo, foi escolhido na tela anterior o formulário de solicitação de artigo de periódico (Grupo ( Formulário ( Periódicos), o mais utilizado pela BMA. Para dar início ao preenchimento do formulário, informar o CPF do usuário no campo CPF usuário e clicar em Selecionar. Se o sistema localizar os dados do usuário, clicar em Continuar. Se o usuário não for localizado, orientá-lo a se cadastrar no COMUT.

[pic]

Informar os dados do periódico e do artigo. Para tanto, confrontar os dados informados pelo usuário com os localizados nas bases de dados ou nos buscadores da Internet, a fim de indicar corretamente o periódico e o artigo. Se necessário, inserir informações adicionais no campo Observação. Clicar em Continuar.

[pic]

Em Forma de envio, selecionar E-MAIL. Em Selecione o endereço para envio, selecionar Solicitante, uma vez que o material deverá ser encaminhado para a BMA. Em BIBLIOTECA BASE PARA ATENDIMENTO, selecionar a biblioteca fornecedora. Clicar em Incluir. Indicar, quando possível, até três bibliotecas fornecedoras. Neste caso, o sistema é que determinará a ordem das bibliotecas para o encaminhamento do pedido quando estas forem inclusas no formulário. Caso seja inclusa uma biblioteca fornecedora por engano, selecioná-la e clicar em Excluir. Clicar em Continuar para finalizar o pedido.

[pic]

[pic]

Será exibido o orçamento do pedido, que se baseará no total de páginas do material solicitado. Como os pedidos para as bibliotecas da Rede Unesp não geram cobrança de bônus, o campo Qtd.Bônus sempre ficará zerado. Clicar em Finalizar Solicitação.

[pic]

Será gerado um número para o pedido.

[pic]

Para acompanhar o andamento do pedido, clicar na opção Situação da solicitação, disponível nos campos GRUPO e SOLICITAÇÃO. O pedido só será localizado no campo em que foi criado, ou seja, se se tratar de pedido enviado para biblioteca da Rede Unesp, clicar na opção Situação da solicitação do campo GRUPO, e se se tratar de pedido enviado para biblioteca brasileira não pertencente à Rede Unesp, clicar na opção Situação da solicitação do campo SOLICITAÇÃO.

[pic]

Clicar em Todos ou, para localizar apenas o(s) pedido(s) de determinado usuário, informar o seu CPF no campo CPF e clicar em Pesquisar.

[pic]

Clicar no pedido a ser verificado. O pedido em negrito indica que a biblioteca fornecedora ainda não deu início ao atendimento, podendo, por isso, ser excluído. Para tanto, selecionar o pedido e clicar em Excluir.

[pic]

Serão apresentados em uma tabela alguns dados do atendimento. Se no formulário de solicitação foram indicadas, por exemplo, duas bibliotecas fornecedoras, o sistema só mostrará a segunda biblioteca se a primeira repassar o pedido. Clicar em Formulário para confirmar a quantidade de bônus utilizada e a forma de envio do material para a BMA se o pedido for atendido e para verificar o motivo do repasse ou do cancelamento se o pedido for repassado ou cancelado.

[pic]

Pedidos enviados para a BMA devem ser verificados no campo ATENDIMENTO. Posicionar o cursor neste campo e em Caixa de Entrada e clicar em Filtro de Atendimento.

[pic]

Selecionar Todos e clicar em Buscar.

[pic]

Clicar no pedido para acessar o formulário de solicitação. O pedido em negrito indica que a BMA ainda não deu início ao atendimento

[pic]

Imprimir uma cópia do formulário de solicitação.

[pic]

Para finalizar o atendimento, acessar a caixa de entrada de pedidos e clicar no pedido.

[pic]

Para atender o pedido, informar no campo Confirmação do total de páginas a quantidade de páginas do material a ser enviado, escolher em Forma do documento a forma de envio do material indicada pelo solicitante, selecionar Atendido em Situação do atendimento e clicar em Continuar. Se o pedido não puder ser atendido, selecionar em Situação do atendimento a opção Repassado ou Cancelado, indicar o motivo do não atendimento no campo Motivo e clicar em Continuar. A opção Cancelado somente deverá ser utilizada se o sistema não apresentar a opção Repassado.

[pic]

O atendimento será processado. Se o material for enviado por correio, clicar em Formulário Envio para imprimir a folha que contém os endereços do remetente (BMA) e do destinatário (solicitante) e que deverá ser inserida no envelope próprio do COMUT.

[pic]

Para acessar um pedido já atendido pela BMA, posicionar o cursor em Situação do atendimento, existente no campo ATENDIMENTO, e clicar em Lista Geral.

[pic]

Informar o número do pedido no campo Pedido Nº e clicar em Buscar.

[pic]

Clicar no pedido.

[pic]

Serão apresentados em uma tabela alguns dados do atendimento. Clicar em Formulário para obter mais detalhes. Clicar em Formulário Envio para imprimir a folha de endereços, mencionada anteriormente.

[pic]

4.2 Orientações

Para obter o contato da biblioteca fornecedora, inserir a sua sigla ou a sigla da instituição a qual pertence no campo PESQUISA BIBLIOTECA BASE. Por meio deste campo é possível verificar também se uma determinada biblioteca participa do COMUT como fornecedora. Já para obter o contato da biblioteca solicitante, inserir a sua sigla ou a sigla da instituição a qual pertence no campo PESQUISA BIBLIOTECA SOLICITANTE. Em seguida, clicar em OK.

[pic]

Para verificar o valor do bônus, acessar o site do COMUT e clicar em Bônus.

[pic]

Clicar em Tabela de Preços.

[pic]

Considerar os valores da coluna USUÁRIO INSTITUCIONAL para cobrar o usuário. Atualmente, um bônus, que equivale a cinco páginas copiadas, está R$ 2,20. Se o material tiver, por exemplo, sete páginas, cobrar do usuário o valor referente a dois bônus. Antes de enviar a solicitação no site do COMUT, informar o usuário por e-mail sobre o valor que ele pagará pelo material solicitado, alertando-o que o orçamento está sujeito à alteração, uma vez que o número de páginas indicado no formulário enviado por ele à BMA pode não corresponder ao real. Somente enviar a solicitação se o usuário confirmar o pagamento das cópias.

[pic]

Para obter mais informações sobre o COMUT, verificar o manual disponível na página .

5 BRITISH LIBRARY

A Biblioteca da Unesp de Marília (BMA) solicitará para a British Library cópias de artigos de periódicos que não forem localizados no Brasil. As solicitações deverão ser encaminhadas por meio do site .br.

5.1 Encaminhamento de Pedidos

Antes de preencher o formulário de solicitação, verificar, por meio do link Catálogo Integrado, se a British Library possui o material. A não localização do material no catálogo, entretanto, não impede que a BMA encaminhe a solicitação, uma vez que a British Library poderá obter o material em outras bibliotecas. Para acessar o formulário, posicionar o cursor em Produtos e em ArtWeb e clicar em Acesso direto.

[pic]

Acessado o formulário, indicar o código e a senha da BMA nos campos Customer Code e Password, respectivamente. Em Email address, digitar bibl-diretoria@marilia.unesp.br. Em Request Number, informar o número do pedido. No caso, seguir a numeração da folha de controle de pedidos para o exterior.

[pic]

Informar os dados da publicação e do artigo. Para tanto, confrontar os dados informados pelo usuário com os localizados nas bases de dados ou nos buscadores da Internet, a fim de indicar corretamente a publicação e o artigo. Se necessário, inserir informações adicionais no campo Additional Information (e.g. source of reference).

[pic]

Em Select a delivery method and speed of service, selecionar a forma de envio do material escolhida pelo usuário: correio (Photocopy by post or airmail) ou e-mail (SED). É possível determinar também a agilidade no atendimento em cada forma de envio. Se for escolhido o e-mail, selecionar Copyright Fee Paid copy em Copyright fees, type of material (e.g. Music), microforms, home reading.

[pic]

Clicar em SUBMIT THIS REQUEST para enviar a solicitação.

[pic]

5.2 Orientações

O valor do material é determinado pela forma de envio e não pela quantidade de páginas copiadas. Para localizar a tabela de preços da British Library, acessar o site bl.uk. Posicionar o cursor em Services e clicar em Document supply.

[pic]

Clicar em Document Supply pricing.

[pic]

Acessar a tabela internacional. No exemplo abaixo, clicar em International 2011/12. Considerar os valores em dólares.

[pic]

Além do valor referente ao envio do material, será cobrado o valor do copyright da publicação se no formulário de solicitação for selecionado o e-mail como forma de envio. Para obter mais informações sobre o copyright e acessar o seu catálogo de preços, acessar o site .br e clicar em Preços de Copyright das Publicações. Os valores do copyright estão em libras.

[pic]

Antes de enviar a solicitação para a British Library, informar ao usuário por e-mail os valores referentes às formas de envio do material e o valor do copyright da publicação. A solicitação somente deverá ser enviada se o usuário confirmar o pagamento das cópias.

6 ESTATÍSTICA DO SERVIÇO DE COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA

A Biblioteca da Unesp de Marília (BMA) faz a estatística do seu serviço de comutação bibliográfica mensalmente e de forma manual, utilizando, para tanto, os formulários arquivados nas pastas de solicitação (Brasil e exterior) e atendimento.

Quando se tratar de pedidos solicitados pela BMA, informar a quantidade de pedidos atendidos e cancelados no Brasil e no exterior. Quando se tratar de pedidos enviados para a BMA, informar a quantidade de pedidos atendidos, repassados e cancelados. Na contagem, considerar a data de finalização do pedido. Seguir o modelo de tabela abaixo.

|JUNHO |

|SOLICITAÇÃO |ATENDIMENTO |

|Brasil |Exterior |Atendidos: 3 |

| | |Repassados: 0 |

| | |Cancelados: 1 |

|Atendidos: 5 |Atendidos: 0 | |

|Cancelados: 2 |Cancelados: 0 | |

Finalizado o ano, transferir os formulários das pastas para envelopes identificados.

APÊNDICE A - Processo de Solicitação de Comutação Bibliográfica

Continua

APÊNDICE B - Processo de Atendimento de Comutação Bibliográfica (Via COMUT)

APÊNDICE C - Processo de Atendimento de Comutação Bibliográfica (Via E-mail)

ANEXO A

-----------------------

Comutação Bibliográfica

Serviços Oferecidos

Excluir

Pedido

Pesquisar

CPF

SOLICITAÇÃO

Situação da solicitação

GRUPO

N°.Pedido

Qtd.Bônus

Finalizar Solicitação

Continuar

Incluir

Forma de envio

Selecione o endereço para envio

Solicitante

E-MAIL

BIBLIOTECA BASE PARA ATENDIMENTO

PERIÓDICO

Continuar

IDENTIFICAÇÃO DO PERIÓDICO

IDENTIFICAÇÃO DO ARTIGO

Observação

Selecionar

Continuar

CPF usuário

Saldo Atual

SOLICITAÇÃO

GRUPO

Formulário

Anais de Congresso

Parte de Documentos

Periódicos

Teses

Código ou CPF

Cadastre-se

Senha

Biblioteca | Caixa Entrada | Em Atendimento | Atendido | Cancelado | Repassado | Recebido

Formulário

Caixa de Entrada

Filtro de Atendimento

ATENDIMENTO

Todos

Buscar

Pedido

Formulário de solicitação

Pedido

Situação do atendimento

Confirmação do total de páginas

Motivo

Forma do documento

Continuar

Formulário Envio

Lista Geral

Situação do atendimento

ATENDIMENTO

Buscar

Pedido N°

Pedido

Formulário Envio

Formulário

OK

PESQUISA BIBLIOTECA SOLICITANTE

OK

PESQUISA BIBLIOTECA BASE

Bônus

Tabela de Preços

USUÁRIO INSTITUCIONAL

Fim

Produtos

ArtWeb

Acesso direto

Catálogo Integrado

Email address

Request Number

Password

Customer Code

Additional Information (e.g. source of reference)

Article Details

Publication Details

Copyright fees, type of material (e.g. Music), microforms, home reading

Select a delivery method and speed of service

SUBMIT THIS REQUEST

Document supply

Services

Document Supply pricing

International 2011/12

Preços de Copyright das Publicações

Fim

Atender a solicitação e enviar o material para o

e-mail do usuário

Cancelamento do pedido

Atendimento do pedido

Solicitar o material no site do COMUT

Se localizado o material

Fim

Cancelar a solicitação e informar o usuário por

e-mail

Se não localizado o material

Fim

Se localizado o material

Verificar se alguma biblioteca brasileira não pertencente à Rede Unesp possui o material e o forneça por meio do site do COMUT

Se autorizado no formulário o pagamento de cópias obtidas no Brasil

Se não autorizado no formulário o pagamento de cópias obtidas no Brasil

Cancelar a solicitação e informar o usuário por e-mail

Se não localizado o material e autorizado no formulário o pagamento de cópias obtidas no Brasil

Se não localizado o material e não autorizado no formulário o pagamento de cópias obtidas no Brasil

Verificar no Catálogo Athena se outra biblioteca da Rede Unesp possui o material

Atender a solicitação e enviar o material para o

e-mail do usuário

Verificar se o material está disponível nas bases de dados ou nos buscadores da Internet

Fim

Cancelar a solicitação e informar o usuário por

e-mail

Se não localizado o material

Se localizado o material

Verificar no Catálogo Athena se a BMA possui o material

Início

Solicitar o material no site do COMUT

Se localizado o material

Se não localizado o material

Verificar se alguma biblioteca brasileira não cadastrada no COMUT possui o material

Cancelamento do pedido

Atendimento do pedido

Fim

Fim

Fim

Fim

Fim

Fim

Fim

Se localizado o material

Se não localizado o material e autorizado no formulário o pagamento de cópias obtidas no exterior

Fim

Cancelar a solicitação e informar o usuário por

e-mail

Se não localizado o material e não autorizado no formulário o pagamento de cópias obtidas no exterior

Fim

Atender a solicitação e informar ao usuário que o material está disponível na BMA

Se autorizado no formulário o pagamento de cópias obtidas no exterior

Cancelar a solicitação e informar o usuário por e-mail

Se não autorizado no formulário o pagamento de cópias obtidas no exterior

Retirada do material pelo usuário mediante pagamento

Atender a solicitação e informar ao usuário que o material está disponível na biblioteca

Atendimento da solicitação

Cancelamento da solicitação

Solicitar o material por

e-mail

Solicitar o material no site da British Library

Cancelar a solicitação e informar o usuário por e-mail

Atender a solicitação e informar ao usuário que o material está disponível na biblioteca

Retirada do material pelo usuário mediante pagamento

Cancelamento do pedido

Atendimento do pedido

Retirada do material pelo usuário mediante pagamento

Fim

Fim

Se não localizado o material no Catálogo Athena

Se localizado o material no Catálogo Athena

Início

Verificar no Catálogo Athena se a BMA possui o material

Atender o pedido no site do COMUT e enviar o material para o solicitante por e-mail ou por correio

Repassar o pedido para a próxima biblioteca se houver no site do COMUT esta opção

Cancelar o pedido se não houver no site do COMUT a opção de repassá-lo para outra biblioteca

Se não localizado o material no acervo

Repassar o pedido para a próxima biblioteca se houver no site do COMUT esta opção

Cancelar o pedido se não houver no site do COMUT a opção de repassá-lo para outra biblioteca

Se localizado o material no acervo

Fim

Atender a solicitação e enviar o material para o solicitante por e-mail ou por correio se este comprovar o pagamento das cópias

Fim

Fim

Se localizado o material no Catálogo Athena

Se não localizado o material no acervo

Se localizado o material no acervo

Fim

Se não localizado o material no Catálogo Athena

Verificar no Catálogo Athena se a BMA possui o material

Início

Cancelar a solicitação se o solicitante desistir do atendimento

Cancelar a solicitação

Cancelar a solicitação

Encaminhar o orçamento para o solicitante

Excluir

Todos

................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download