Procesboek - SPF Finances
| |
|Definitie van de processen (T3) |
| |
| |
|FOD FINANCIËN |
|Finale versie juli 2002 |
| |
| |
| |
| |
1. Inleiding 5
1.1. Voorwoord 5
1.2. Legende bij het procesboek 5
1.3. Processchema FOD Financiën 7
2. Functionele processen Belastingen en Invorderingen 8
2.1. Proces ‘verzamelen, beheren persoonlijke gegevens’ 9
2.2. Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ 13
2.3. Proces ‘verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften’ 17
2.4. Proces ‘vergunningen’ 23
2.5. Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ 26
2.6. Proces ‘acties op de fiscale balans’ 30
2.7. Proces 'ontvangsten' 33
2.8. Proces 'uitgaven' 39
2.9. Proces 'afsluiting en verificatie' 44
3. Functionele processen Patrimonium Documentatie 50
3.1. Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ 52
3.2. Proces ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’ 60
3.3. Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ 63
3.4. Proces ‘Waarderen van goederen’ 74
3.5. Proces ‘Opstellen en verlijden van een authentieke akte’ 83
3.6. Proces ‘Vorderen van rechten’ 86
3.7. Proces ‘Behandelen van onenigheden’ 95
4. Sturende processen 99
4.1. Proces ‘risicobeheer’ 100
4.2. Proces ‘Bepalen controleaanpak’ 104
4.3. Proces ’Inputbeheer Fraude’ 107
4.4. Proces 'inputbeheer invordering' 114
4.5. Proces ‘Bepalen invorderingsaanpak 115
4.6. Proces ‘klanteninzicht’ 118
4.7. Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ 123
5. Processen voor specifieke verwerking 127
5.1. Proces ‘selectie controle’ 128
5.2. Proces ‘nazicht fiscale situatie’ 131
5.3. Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ 134
5.4. Proces ‘mobiel toezicht’ 142
5.5. Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ 146
5.6. Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ 150
5.7. Proces ‘voorstel voor invorderingsactie’ 154
5.8. Proces ‘Borgtochten’ 156
5.9. Proces 'bewarende maatregelen' 162
5.10. Proces 'invordering' 165
5.11. Proces ‘algemene interactie’ 170
6. Ondersteunende processen 173
6.1. Proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’ 174
6.2. Proces ‘beheer controlemodellen’ 181
6.3. Proces 'beheer invorderingsmodellen' 183
6.4. Proces ‘operationele expertise’ 185
6.5. Proces ‘levering en distributie’ 188
6.6. Proces ‘integratie in de economische keten Ondernemingen’ 190
7. Reglementering en werkmethodes 193
7.1. Proces ‘reglementering’ 194
7.2. Proces ‘commentaar’ 197
7.3. Proces ‘werkmethodes’ 200
7.4. Proces ‘informatie’ 203
7.5. Proces ‘extern advies en medewerking’ 205
7.6. Proces ‘impulsbeheer’ 208
7.7. Proces ‘opvolging’ 210
8. Managementprocessen (P.M.) 212
Inleiding
1 Voorwoord
Dit document is een beschrijving van het toekomstig processchema van de FOD Financiën.
Het processchema van de FOD Financiën geeft een zicht op het toekomstig procesgang, niet op de toekomstige organisatiestructuur. De principes van het rapport ‘conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën’ op vlak van structuur blijven behouden.
Een procesboek heeft een grotere standvastigheid dan de structuren die kunnen wijzigen bij eenzelfde procesverloop. Evenzeer zijn eventuele wijzigingen op taak niveau mogelijk binnen eenzelfde procesverloop.
2 Legende bij het procesboek
De processen van de FOD Financiën kunnen gegroepeerd worden in 7 grote groepen:
- Functionele processen Belastingen en Invorderingen: deze processen zorgen voor de massale verwerking ten aanzien van aangiftes, dossiers en belastingplichtigen.
- Functionele processen Patrimoniale Documentatie: alle dossiers doorlopen deze processen
- Sturende processen: deze processen zorgen voor de selectie van bepaalde dossiers, aangiften, belastingplichtigen, activiteiten,… die aan een specifieke verwerking zullen onderworpen worden.
- Processen voor specifieke verwerking: deze processen zorgen voor de specifieke verwerking ten aanzien van bepaalde selecties van aangiftes, dossiers, belastingplichtigen,…
- Ondersteunende processen: deze processen leveren de nodige steun voor de functionele processen Belastingen en Invorderingen, de processen Patrimoniale Documentatie, de sturende processen en voor de processen voor specifieke verwerking.
- Processen reglementering en werkmethodes: deze processen leveren de organisatie de nodige ondersteuning op vlak van uitwerking en uitvoering van wetgeving.
- Managementprocessen (Pro Memori): deze processen leveren de nodige sturing aan het functioneren van de organisatie. Deze processen worden niet uitgewerkt binnen deze BPR, maar zijn omwille van de volledigheid in het processchema opgenomen.
Door middel van de verbindingspijlen op het processchema wordt voor zowel de functionele processen voor Belastingen en Invorderingen als voor de processen voor specifieke verwerking de chronologische volgorde aangegeven. De verbindingen tussen de 7 procesgroepen worden in de overzichten startschot, resultaat, input en output weergegeven.
De verbindingspijlen geven enkel een idee van de volgtijdelijkheid van de processen; geenszins geven ze een overzicht van de feedback mechanismen, de beslissingspunten, enz.
Het procesboek is zo opgemaakt dat één proces kan resulteren in verschillende groepen activiteitenblokken (M) en dat elk activiteitenblok kan uitgetekend worden in verschillende stroomschema’s (N).
We merken tenslotte op dat eenzelfde proces (met identieke activiteitenblokken en taken) kan resulteren in verschillende blauwdrukken (competenties, vte’s, ICT, infrastructuur).
In het procesboek worden per proces volgende elementen uitgewerkt:
- Bestaansreden, met ondermeer de belangrijkste doelstellingen.
- Omschrijving van de belangrijkste activiteitenblokken.
- Startschoten, namelijk welke gebeurtenissen, doen het proces beginnen
- Resultaten, namelijk wat is de uiteindelijke bedoeling van het proces, wat moet het opleveren
- Inputs, namelijk welke informatie is er nodig om een proces(stap) uit te voeren.
- Outputs, namelijk welke informatie wordt er geproduceerd door het proces uit te voeren
- Interface, namelijk link met een proces binnen het eigen programma of met (een proces in) een ander programma.
3 Processchema FOD Financiën
Functionele processen Belastingen en Invorderingen
Hier volgen de functionele processen voor de entiteit Belastingen en Invorderingen (inclusief Douane & accijnzen): deze processen zorgen voor de massale verwerking ten aanzien van aangiftes, dossiers en belastingplichtigen.
1 Proces ‘verzamelen, beheren persoonlijke gegevens’
Bestaansreden
Het proces ‘verzamelen, beheren persoonlijke gegevens’ dient om alle (potentiële) belastingplichtigen te identificeren en hun correcte en actuele ‘persoonlijke’ gegevens te verzamelen en te structureren in een enig dossier. Hierbij wordt rekening gehouden met de algemene richtlijnen betreffende het enig dossier zoals bepaald op niveau N-1 en N-2. Het proces ‘verzamelen, beheren persoonlijke gegevens’ heeft tevens tot doel alle gegevens die binnen en buiten de FOD Financiën ter beschikking zijn met betrekking tot deze belastingplichtigen (natuurlijke, rechtspersonen, feitelijke verenigingen,…) te verzamelen en te beheren. Op deze manier laat dit proces dan ook toe aan de andere processen om de rechten en verplichtingen van de belastingplichtige beter te kunnen opvolgen.
Waar de processen ‘verzamelen, beheren fiscale gegevens’ en ‘verzamelen, beheren van pre-arrival gegevens en aangiften’ zich richten op de gegevens in verband met de fiscale en niet fiscale situatie van een belastingplichtige, richt het proces ‘verzamelen, beheren persoonlijke gegevens’ zich op de gegevens met betrekking op de belastingplichtige zelf. Het zijn deze gegevens die specifiek zullen helpen bij het bepalen van de beste manier van interactie in al zijn vormen, gegeven de kenmerken van de belastingplichtige.
Het proces behelst de initiële inhoudelijke creatie van het enig dossier. Om deze reden moet bij de invulling van dit proces ook rekening gehouden worden met de inzameling van essentiële gegevens voor dienstverlening, nazicht en invordering.
Gezien het gebruik van deze gegevens de FOD overstijgt, zal in dit proces ook de kwaliteit van de gegevens bewaakt worden. Indien er inconsistenties geconstateerd worden, zal een signaal naar de eigenaar van de gegevens gestuurd worden.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Het identificeren van alle potentiële belastingplichtigen (en andere relevante categorieën burgers/entiteiten)
- Het organiseren van de inzameling van deze gegevens volgens het principe van ‘eenmalige verstrekking van gegevens’
- Het verzamelen van deze persoonlijke gegevens in een enig dossier waarvan de principes overheen de volledige FOD Financiën gerespecteerd worden
- Het verkrijgen of inbrengen van alle nodige gegevens op elektronische wijze
- Het samenstellen van een zo volledig en correct mogelijke gegevensverzameling zodat er geen vertekening optreedt in de resultaten van de analyses die binnen het proces ‘klanteninzicht’ en ‘risicobeheer’ op deze gegevens worden uitgevoerd.
- Het leggen van de juiste verbanden tussen verschillende belastingplichtigen/entiteiten waardoor een globaal en juist beeld ontstaat (vb. gezin, relaties tussen KMO’s, functies uitgeoefend binnen een onderneming)
- Het verhogen van de toegankelijkheid van de administratie door het toekennen van een accountmanager/werkstation (eerste lijnsverantwoordelijke voor het beheer van een bepaald dossier).
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Identificeren van belastingplichtige en wijziging: alle (potentiële) belastingplichtigen worden geïdentificeerd op basis van ontvangen of verzamelde inlichtingen of op basis van wijzigingen in de brongegevens. In dit activiteitenblok worden de nieuwe/gewijzigde gegevens ontvangen.
- Oplossen van anomalieën: inconsistenties die vastgesteld worden in de gegevens, worden in dit activiteitenblok opgelost. Waar nodig, vertrekt er feedback naar de eigenaar van de verzamelde gegevens.
- Verwerken van wijzigingen: de gegevens worden verwerkt om het dossier van de belastingplichtige actueel te houden. Indien een nieuwe belastingplichtige geïdentificeerd wordt, wordt er een nieuw enig dossier aangemaakt. Nieuwe belastingplichtigen worden toegewezen aan een werkstation. Wanneer een wijziging in gegevens dit noodzaakt, zal een ander werkstation toegewezen worden. Grote ondernemingen krijgen een account manager of een account management team toegewezen.
- Notificeren aan de belastingplichtige: afhankelijk van de aard van de wijziging, en in het bijzonder wanneer hij zelf niet het initiatief genomen had voor de wijziging, wordt de belastingplichtige op de hoogte gebracht van de registratie of wijziging in registratie. Bij belangrijke wijzigingen wordt hierbij ook van de gelegenheid gebruik gemaakt om bijstand te leveren aan de belastingplichtige.
- Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Wijziging brongegevens |Extern |
|Vrijwillige aanbieding van gegevens |Extern (belastingplichtige) |
|Ontvangen informatie/Ontdekte informatie |Proces ‘verzamelen, beheren van fiscale |
|vanuit andere processen |gegevens’ |
| |Proces ‘verzamelen, beheren van pre-arrival |
| |gegevens en aangiften’ |
| |Proces ‘vergunningen’ |
| |Proces ‘algemene interactie’ |
| |Proces ‘acties op de fiscale balans’ |
| |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
| |Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ |
| |Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ |
| |Proces ‘mobiel toezicht’ |
| |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Nieuwe geïdentificeerde belastingplichtige |Proces ‘levering en distributie’ |
|(burger of onderneming) |Proces ‘klanteninzicht’ |
|Schrapping van een belastingplichtige |Proces ‘levering en distributie’ |
| |Proces ‘acties op de fiscale balans’ |
|Enig dossier voor elke geïdentificeerde |Proces ‘acties op de fiscale balans’ |
|belastingplichtige met correcte persoonlijke |Proces ‘klanteninzicht’ |
|gegevens (inclusief zijn relatie tot andere |Proces ‘levering en distributie’ |
|belastingplichtigen/entiteiten) | |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|(Basis)gegevens van derden |Extern |
|Gegevens verstrekt door de betrokken |Extern |
|belastingplichtigen | |
|Verschillende soorten inlichtingen |Proces ‘verzamelen, beheren van fiscale |
| |gegevens’ |
| |Proces ‘verzamelen, beheren van pre-arrival |
| |gegevens en aangiften’ |
| |Proces ‘algemene interactie’ |
| |Proces ‘acties op de fiscale balans’ |
| |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
| |Proces ‘mobiel toezicht’ |
| |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
| |Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ |
| |Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ |
| |Proces ‘invordering’ |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Lijst met potentiële belastingplichtigen |Proces ‘acties op de fiscale balans’ |
|Nieuw enig dossier met persoonlijke gegevens |Alle processen |
|nieuwe belastingplichtige | |
|Geactualiseerd enig dossier met persoonlijke |Alle processen |
|gegevens belastingplichtige | |
|Notificatie aan de belastingplichtige van de |Proces ‘levering en distributie ’ |
|(wijziging aan) de registratie, indien nodig | |
|met gepaste brochures of ander ondersteunend | |
|materiaal | |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘opvolging’ |
2 Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’[1]
Bestaansreden
Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om :
- alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen (informatie verzameld door de administratie zelf, informatie verzameld op basis van aangiftes en informatie verzameld na reactie door belastingplichtige)
- na validatie van de vormvereisten de informatie te structureren in een enig dossier.
- (Objectieve) anomalieën te detecteren en op te lossen. Het betreft anomalieën die niet opgespoord worden via een verificatie van de fiscale situatie, maar betrekking hebben op objectief te corrigeren fiscale elementen. (vb. % aftrek van restaurantkosten)
- betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien te behandelen.
Dit proces vertoont parallellen met het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’. Waar het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ zich richt op de gegevens rond de belastingplichtige zelf, richt het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ zich op de gegevens met betrekking op de fiscale situatie van een belastingplichtige.
In eerste instantie worden in dit proces de bruto gegevens verwerkt die nodig zijn voor het berekenen van de belasting. Deze gegevens worden verzameld zowel bij derden (in het bijzonder voor Particulieren), als bij de belastingplichtige zelf.
Eens aan de belastingplichtige de berekening van de belasting of het betalingsbericht is meegedeeld (zie proces ‘acties op de fiscale balans’), worden de eventuele reacties van de belastingplichtige verwerkt via hetzelfde proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’. Dit proces is met andere woorden een ‘circulair’ proces, dat meerdere keren kan worden opgestart door eventuele bijkomende informatie of reacties vanuit de belastingplichtige.
Reacties van de belastingplichtige, de wijzigingen die daardoor ontstaan of eventuele nieuwe inlichtingen kunnen eveneens via het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ verwerkt worden in het enig dossier. Het proces zal ook instaan voor de kwaliteit van de gegevens. Tijdens de validatie worden de gegevens nagekeken op vormvereisten en objectieve anomalieën en wordt feedback gegeven aan de eigenaar van deze gegevens.
Indien objectieve anomalieën worden gedetecteerd en de gegevens moeten aangepast worden, zal de belastingplichtige gewezen worden op de wijziging in de gegevens. Betwistingen van deze wijzigingen worden in het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ behandeld.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Het verzamelen van correcte, coherente en volledige gegevens met betrekking op de fiscale situatie van de belastingplichtige
- Het organiseren van de inzameling van deze gegevens volgens het principe van ‘eenmalige verstrekking van gegevens’
- Het verzamelen van deze fiscale gegevens in een enig dossier waarvan de principes doorheen de FOD Financiën gerespecteerd worden.
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Definiëren nodige gegevens: voortdurende opvolging van wijzigingen in wetgeving en reglementering (link Functionele expertise en ondersteuning, FEO) zodat duidelijk is welke gegevens nodig zijn om een compleet fiscaal beeld te vormen van een belastingplichtige en welke gegevens expliciet nodig zijn voor de berekening van de juiste taxatie. De manier waarop de gegevensverzameling wordt georganiseerd (vb. elektronisch, welke instituten, wettelijke implicaties,…), maakt eveneens deel uit van deze activiteitenblok.
- Inwinnen en valideren gegevens: ontvangen en structureren van alle gegevens ter vorming van het fiscaal beeld van de belastingplichtigen. In dit activiteitenblok worden de aangeleverde gegevens ingebracht in het systeem. Alle binnenkomende documenten worden geregistreerd en geklasseerd.
- Behandelen materiële fouten en reacties van belastingplichtigen : eventuele vergissingen vanwege de administratie of belastingplichtige, alsook de voorgestelde verbeteringen van de belastingplichtige op het voorstel van belasting (taxatievoorstel) worden verwerkt en de correcties worden aangebracht in het systeem. De belastingplichtige of andere belanghebbenden worden hiervan op de hoogte gebracht.
- Oplossen van anomalieën: bij de verwerking van de informatie worden eventuele vormgebreken of objectieve anomalieën, die de verwerking van de aangifte onmogelijk maken, gedetecteerd. Deze gebreken worden opgelost, na contact met de belastingplichtige, indien nodig. Indien er inconsistenties worden vastgesteld in de gegevens zal er feedback vertrekken naar de eigenaar van de verzamelde gegevens.
- Administratieve geschillen: wanneer de belastingplichtige niet akkoord gaat met het bericht van wijziging, wordt de administratieve geschilprocedure opgestart. Deze procedure heeft tot doel dit niet-akkoord op te lossen binnen de FOD Financiën. Deze procedure bestaat uit 2 fases : het innemen van een gemotiveerde positie (na overleg met de belastingplichtige), gevolgd, indien nodig, door een hiërarchisch beroep.
- Gerechtelijke geschillen: de overgang van een geschil naar de bevoegde rechtbank start de gerechtelijke geschilprocedure. Deze eindigt wanneer een vonnis/arrest niet betwist wordt, of de hoogste rechtsinstantie zich heeft uitgesproken en het definitief verschuldigd bedrag dus vaststaat.
- Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties..
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Ontvangen informatie / lijst (bv.: DIV) |Extern (belastingplichtige, tussenpersoon, |
| |mandataris,…) |
|Ontvangen aangiftes (incl. geregionaliseerde |Extern |
|belastingen) | |
|Vraag tot aanpassing gegevens dossier / |Extern (Belastingplichtige, gerechtelijke |
|Reactie van de belastingplichtige op de |instanties, …) |
|betalingsvoorstel | |
|Wijziging van gegevens met een herberekening |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|van de belasting tot gevolg (verwerpen van |Proces ‘zaakbehandeling fraude’, |
|kosten, aanpassen omzet, e.d.) |Proces ‘dossierbehandeling fraude’ |
| |Proces ‘invordering’ |
1 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Enig dossier dat alle nodige gegevens bevat |Proces ‘berekenen schuld, tegoed, fin. |
|zodat een correcte berekening van schuld en |risico’s & recht terugbet.’ |
|tegoeden mogelijk is | |
|Enig dossier met correcte, volledige, actuele |Alle processen |
|en coherente gegevens | |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Enig dossier met enkel persoonlijke gegevens |Proces ‘verzamelen, beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
|Gegevens (aangiftes, listings, annexen, |Extern |
|fiches, lijsten (bv. DIV), correspondentie, | |
|klachten,…) | |
|Gegevens na nazicht/controle fiscale |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|situatie/Proactieve interactie met de |Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ |
|belastingplichtige |Proces ‘invordering’ |
| |Proces ‘dossierbehandeling fraude’ |
| |Proces ‘algemene interactie ’ |
|Wijzigingen aan de gegevens die de |Extern |
|belastingplichtige heeft aangebracht op zijn | |
|aangifte/taxatievoorstel | |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Enig dossier |Alle processen |
|Feedback naar eigenaar van de gegevens |Extern |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘opvolging’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
Proces ‘verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften’
Bestaansreden
Het proces ‘verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften’ staat in voor het verzamelen, het vastleggen en het opvolgen van de informatie die vereist is voor het uitvoeren van de volgende kern functies van Douane en Accijnzen :
– het stoppen van illegale goederen
– het onder het juiste formaliteitenstelsel plaatsen van de legale goederen
– het bewaken van formaliteitenstelsels
– het deskundig innen van belastingen
De belangrijkste doelstelling voor dit proces heeft betrekking op:
- volledigheid en coherentie verzekeren van de gegevens die vereist zijn voor de uitvoering van grenscontroles en accijnscontroles, de behandeling van aangiften en de behandeling voor annulatie, terugbetaling, kwijtschelding en rectificatie.
Opmerkingen:
– aangiften moeten beschouwd worden als
o aangiften die betrekking hebben op beweging van goederen – type Douane of Accijnzen
o het uitvoeren van bepaalde beroepen en activiteiten
– de ‘vrijgave van de goederen’ gebeurd in het proces 19 ‘Selectie controle’
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
– Ontvangen van Pre-arrival gegevens
o 'pre-Arrival gegevens' zijn gegevens in verband met aangiften voor het gekozen douane- en/of accijns-formaliteitenstelsel voor de aankomst van de goederen
o ‘pre-arrival gegevens’ moeten minimum de gegevens van de summiere aangifte bevatten
o ‘formaliteitenstelsels’ zijn alle wettelijk douane en accijnzenstelsels waaronder goederen kunnen worden aangegeven:
- Douane stelsels : Opslag, Invoer, Doorvoer of Uitvoer
- Accijnzen stelsels : opslag, productie of verwerking met schorsing van accijnzen, in verbruikstelling, vervoer onder schorsing van accijnzen.
o pre-arrival gegevens zijn altijd onder een elektronisch formaat (gestructureerde elektronisch boodschappen (geen gewone e-mail)).
o pre-Arrival gegevens moeten beschouwd worden :
- als manifestgegevens (zowel bij binnenkomen als bij het uitgaan van de goederen)
- of gegevens die zullen gebruikt worden voor de aangiften
o de volledigheid en correctheid van de doorgezonden pre-arrival gegevens, alsmede de tijdigheid waarbinnen ze verstrekt worden, zijn rechtstreeks bepalend voor de preselectie
– Ontvangen van aangiftegegevens
o de volgende formaten voor het ontvangen van aangiftegegevens zijn mogelijk:
- elektronisch (gestructureerde elektronische boodschappen (geen gewone e-mail))
- schriftelijk of mondeling (inclusief e-mail)
o als elektronische aangiftegegevens moeten beschouwd worden:
- een bevestiging van de pre-arrival gegevens of een goederenlijst (indien geen pre-arrival wordt gestuurd)
- of een aangifte (ook in het kader van een vereenvoudiging)
- of een aangifte tot rectificatie
- of een bestelbon van fiscale bandjes
o als schriftelijke of mondeling aangiftegegevens moeten beschouwd worden:
- een goederenlijst
- of een aangifte (ook in het kader van vereenvoudiging)
- of een aangifte tot rectificatie
- of een bestelbon fiscalebandjes
- of een exemplaar 3 van een uitvoer aangifte van een andere lidstaat van de E.U.
o als aangiften moeten beschouwd worden:
- douane aangiften
• tijdelijke opslag
• binnenbrengen en Invoer
• verzenden en Uitvoer
• doorvoer
• andere
- accijnzen aangiften
• vervoer onder schorsingsregeling
• in verbruikstelling
- andere
• beroep
• bezit en arbeid
– Valideren van aangiftegegevens
o nazien van de juistheid, de coherentie en de volledigheid van de gegevens voor het gevraagde formaliteitenstelsel.
– Registreren van aangiftegegevens
o het definitief elektronisch opslaan van de gegevens van de aangifte.
o Kennis geven aan de betrokken partijen van aangiftegegevens.
– Aanzuiveren
o aanzuiveren van de aangegeven hoeveelheden op de voorafgaande regeling
o vaststellen bereiken bestemming
o alle activiteiten die verband houden met het opvolgen en vaststellen van de uiteindelijke beëindiging van het gekozen formaliteitenstelsel
Beheren van de verbintenissen
o een verbintenis moet beschouwd worden als een schriftelijke overeenkomst tussen de aangever en de Douane om onbrekende aangifte-elementen binnen een vooraf vastgestelde termijn voor te leggen of uit te voeren.
o aanvaarden (of niet) van de verbintenisaanvraag
o opvolgen van aanzuivering van de verbintenis (door aflevering van documenten door de aangever of door het uitvoeren van de desbetreffende actie)
– Behandelen van de aanvragen tot rectificatie
o als aanvraag tot rectificatie moet beschouwd worden:
- een aanvraag tot annulatie van de aangifte
- of een aanvraag voor terugbetaling
- of een aanvraag voor kwijtschelding
- of een aanvraag voor correctie van de aangifte
o bevestigen van de ontvangst van aanvraag tot rectificatie
o afleveren van een toelating tot rectificatie (de aangever zal nadien een nieuwe aangifte indienen – ‘aangifte tot rectificatie’) of afwijzen van de aflevering ervan
– Afleveren en / of viseren van certificaten en attesten
o het al dan of niet elektronisch afleveren van bewijsstukken in verband met oorsprong, landbouw, ...
– Beheren van pre-arrival en aangiften applicaties
o Opvolgen van de correcte functionering van de applicaties
o opvolgen van behoeften aan nieuwe functionaliteiten op grond van interne behoeften (administratie) en externe ontwikkelingen (markt)
o definiëren van nieuwe functionaliteiten en opvolgen van de uitvoering ervan
- Interactie:
o Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling en helpdesk e-aangiften Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Pre-arrival gegevens |Extern (klant) |
|Aangiftegegevens |Extern (klant) |
|Aanvraag tot rectificatie |Extern (klant) |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Pre-arrival gegevens |Proces ‘selectie controle’ |
|Gevalideerde aangifte |Proces ‘selectie controle’ |
| |Extern (klant) |
|Rechten toegekend |Extern (Economische Zaken, Landbouw, …) |
| |Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
|Inzicht in de goederenstromen |Extern (NIS en Nationale Bank) |
|Aangezuiverd voorafgaande regeling |Proces ‘Risicobeheer’ |
|Toelating vrijgave borg |Proces ‘Ontvangsten’ |
| |Proces ‘Uitgaven’ |
| |Proces ‘Borgtochten’ |
|Bereikte bestemming vastgesteld |Proces ‘Risicobeheer’ |
| |Extern (Klant en buitenland kantoor van |
| |vertrek) |
|Geldigheidsduur verlengd van het gekozen |Proces ‘Ontvangsten’ |
|formaliteitenstelsel |Proces ‘Uitgaven’ |
| |Proces ‘Borgtochten’ |
| |Proces ‘Risicobeheer’ |
|Aanzuivering van het gekozen |Proces ‘Ontvangsten’ |
|formaliteitenstelsel |Proces ‘Uitgaven’ |
| |Proces ‘Borgtochten’ |
| |Proces ‘Risicobeheer’ |
|Annulatie van de aangifte |Proces ‘Berekenen schuld, ...’ |
|Toelating tot rectificatie |Extern ‘Klant’ |
|Afwijzing van rectificatie |Extern ‘Klant’ |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Gegevens van het enig dossier |Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
|Checklists (op basis van formaliteitenstelsel |Proces ‘werkmethodes’ |
|D&A en andere) |Extern (BIRB, andere FOD’s) |
|Check van saldo op kredietrekening of contante|Proces ‘Ontvangsten’ |
|betaling | |
|Controleverslag |Proces ‘Mobiel toezicht’ |
| |Proces ‘Administratieve of boekhoudkundige |
| |controle’ |
|Document(en) ter aanzuivering van een |Extern (Klant) |
|verbintenis | |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Voorlopig referentienummer |Extern (klant) |
|Coherente aangifte |Proces ‘Berekenen schuld, ...’ |
|Melding aan de klant |Extern (klant) |
|Identificatienummer |Proces ‘Ontvangsten’ |
|Niet tijdkritisch verplichte opdracht |Proces ‘Mobiel Toezicht’ |
|(vaststellen bereiken bestemming of beëindigen| |
|formaliteitenstelsel) of ( ‘afleveren en of | |
|viseren van certificaten en/of attesten’) | |
|Controle opdracht (in het kader van aanvraag |Proces ‘Mobiel toezicht’ |
|tot rectificatie of aanzuivering) |Proces ‘Administratieve of boekhoudkundige |
| |controle’ |
|Verslag niet aangezuiverde en vervallen |Proces ‘Administratieve en boekhoudkundige |
|document |controle’ |
|Coherente verbintenisaanvraag |Proces ‘Berekenen schuld, ...’ |
|Niet aanzuivering van verbintenis |Proces ‘Administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
|Aanzuivering of niet aanzuivering van een |Proces ‘Selectie controle’ |
|verbintenis | |
3 Proces ‘vergunningen’
Bestaansreden
Het proces ‘vergunningen’ dient om de legale handel te faciliteren zonder afbreuk te doen aan de waarborg van de naleving van de wetgeving.
De belangrijkste doelstellingen van het proces ‘Vergunningen’ hebben betrekking op:
- het vereenvoudigen van het formaliteitenstelsel door het te laten aansluiten bij de logistiek van de goederenbewegingen
- het bereiken van efficiëntie door douane- en accijnsbehandelingen, die verbonden zijn aan het formaliteitenstelsel, uit te voeren op de logische rustpunten van de logistieke keten
- het benutten van mogelijkheden tot risicoreductie
Omschrijving
De vergunningsaanvraag komt op initiatief van de klant. Een vergunningsaanvraag dient geanalyseerd en gevalideerd te worden alvorens een vergunning af te leveren.
De belangrijkste activiteitenblokken van het proces vergunningen zijn:
- Werven van vergunninghouders
o selecteren van potentiële vergunninghouders uit de klantenbestanden
o uitvoeren van een analyse van hun activiteiten met het oog op het stimuleren van het aanvragen van gepaste vergunningen
- Onderzoeken van de ontvankelijkheid
o Controleren van de volledigheid en wettelijke vormenvereisten van de aanvraag
o onderzoeken welke (combinatie van) Douane / Accijns regimes aangewezen zijn voor de klant
Tussen het tweede activiteitenblok “onderzoeken van de ontvankelijkheid” en het derde activiteitenblok “beslissen voor het afleveren van de vergunning” vinden de volgende activiteiten in andere processen plaats:
- Proces ‘risicobeheer’
o analyseren van de potentiële risico’s
o vaststellen risico-indicatoren op basis van risicoprofiel .
o wegen van de klant
- Proces ‘controle aanpak’
o definiëren een controle aanpak (controle model: audit) in functie van de vastgestelde potentiële risico’s
- Proces ‘selectie controle’
o selecteren van een klant om een audit uit te voeren
- Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’
o auditeren van de klanten systemen :
o beperkt audit in geval van een standaard vergunning
o geïndividualiseerde audit met identificatie van verbeteringsacties voor de klant in geval van een Grote Klant
- Proces ‘risicobeheer’
o bepalen van overblijvende risico’s (na verbeteringsacties ‘Grote Klant’).
o Vaststellen van risico-indicatoren door gebruikmakend van het risicoprofiel van de doelgroep
o aanpassen risico-indicatoren van het risicoprofiel van de Grote Klant
- Proces ‘Controle Aanpak’
o bepalen van afdekkingmaatregelen van de overblijvende risico’s
o opstellen van een controle aanpak op basis van de gedefinieerde afdekkingsmaatregelen:
o individueel controleprogramma voor een Grote Klant
o standaard controleprogramma voor een standaard vergunning
- Proces ‘borgtochten’ via proces ‘Inputbeheer invordering’ en proces ‘Bepalen invorderingsaanpak’
o bepalen van de nodige borg (type en bedrag) om de overblijvende risico’s af te dekken
o notifiëren aan de klant
- Beslissen afleveren vergunning
o bij het afleveren van de vergunningen worden de rechtsgevolgen van een vergunning tussen de Administratie en de klant vastgelegd. Daarin worden de rechten en plichten van de klant gedefinieerd en de praktische modaliteiten in verband met de vergunning vastgelegd
- Opvolgen van de vergunningen
o bewaken van de bepalingen van de vergunning (gebruik, geldigheid, borgstelling, ..)
▪ Indien nodig zal het individuele controleprogramma of de borgstelling aangepast worden of zelfs de vergunning ingetrokken worden.
- Innoveren
o Opvolgen van de systemen op de markt, de werkwijze van de klant en de impact op de vergunning (specifiek ‘Grote Klanten’)
- Interactie
o Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Klantenbestand |Dienst Douane & Accijnzen |
|Vergunningsaanvraag |Extern (klant) |
|Initiatief voor Innovatieproject |Extern (klant) |
| |Dienst Douane & Accijnzen |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Afgeleverde Vergunning inclusief een |Extern (klant) |
|controleprogramma en een eventuele | |
|borgstelling | |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Klantgegevens potentiële vergunninghouders – |Proces ‘verzamelen en beheren van pre-arrival|
|aantal aangiften per jaar |gegevens en aangiften’ |
|Regel en wetgeving |Proces ‘informatie’ |
|Klantgegevens |Extern (klant) |
|Goederengegevens |Proces ‘risicobeheer’ |
|Logistieke gegevens (trafiek) |Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke |
|Inninggegevens |gegevens’ |
|Waarborggegevens | |
|Klantensegmentatie |Proces ‘klanteninzicht’ |
|Risicoprofiel Doelgroepen Risicoprofiel Grote |Proces ‘risicobeheer’ |
|Klant | |
|Advies Bindende Tarief Inlichting, Bindende |Proces ‘Operationele Expertise’ |
|Oorsprong Inlichting | |
|Auditverslag = kennis van actuele risico’s |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
|Controle programma |Proces ‘bepalen controle aanpak ‘ |
|Eventuele Borgstelling |Proces ‘waarborgen’ |
|Informatiesystemen |Extern (klant) |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Vraag Advies Bindende Tarief Inlichting, |Proces ‘operationele Expertise’ |
|Bindende Oorsprong Inlichting | |
|Gevalideerde Vergunningsaanvraag, ingevulde |Proces ‘risicobeheer’ |
|vragenlijst en dossiergegevens | |
|Aanvraag (aanpassing) Borgstelling (type of |Proces ‘waarborgen’ |
|bedrag) | |
|Intrekking van de vergunning |Extern (klant) |
|Vergunninggegevens |Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
4 Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’[2]
Bestaansreden
Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze aan te merken als verschuldigd door of aan de belastingplichtige. Voor bepaalde belastingen worden deze bedragen ingebracht op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt.
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op:
- Het bijhouden van een volledig overzicht van de fiscale rechten en verplichtingen van een belastingplichtige door een complete en correcte historiek van de financiële proactieve interacties met deze belastingplichtige.
- Het correct berekenen van de belastingen (incl. geregionaliseerde), rechten, magazijnrechten, boetes en retributies en toewijzing ervan aan de persoon die verplicht is tot de betaling ervan.
- Het correct berekenen van de financiële risico's (vb. Berekening van de te stellen waarborg bij tijdelijk invoer - D&A)
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Definiëren en up-to-date houden verwerkingsinstrument: het instrument waarmee de verschillende verschuldigde belastingen (incl. geregionaliseerde), financiële risico’s en recht tot terugbetaling berekend wordt, moet aangepast zijn aan de laatste stand van zaken inzake wetgeving en reglementering. Dit houdt in dat de werking ervan opgevolgd wordt, de nodig wijziging worden geïdentificeerd en de invoering van deze wijzigingen wordt opgevolgd.
- Berekenen verschillende bedragen: Per type belasting wordt de verschuldigde belasting (incl. geregionaliseerde), de financiële risico’s of het recht tot terugbetaling berekend. Dit kan een initieel bedrag zijn, een verbetering op een voorgaand bedrag, het berekenen van een risico of het omzetten van een financieel risico in een schuld. Voor sommige belastingen/risico’s impliceert dit een berekening van het verschuldigde bedrag om de schuld/het tegoed van de belastingplichtige ten opzicht van de administratie te kunnen bepalen. Voor andere volstaat een bevestiging van de op de aangifte vermelde bedragen. Het berekend bedrag wordt eventueel (in functie van het type belasting) ingebracht op de fiscale balans van de belastingplichtige. De specificiteit van verschillende fiscale materies en de vervaldatum wordt hierbij eveneens geïntegreerd in deze rekening.
- Valideren van de berekende bedragen en behandelen van de anomalieën: de berekende bedragen worden gevalideerd voordat de belastingplichtige van het resultaat van de verwerking wordt geïnformeerd. Eventuele anomalieën worden geanalyseerd en indien nodig verbeterd.
- Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
Opmerking:
Bij douane en accijnzen ontstaat het merendeel der schulden uit het indienen van een aangifte. Het berekenen van deze schuld is een zeer tijdkritische activiteit. De aangifte kan niet verder behandeld worden en de goederen kunnen niet worden vrijgegeven of de toelating tot exploitatie kan niet worden gegeven, zolang er geen bevestiging gegeven is van de boeking van de verschuldigdheden en de betaling ervan of van het stellen van een waarborg voor de betaling van de schuld. Voor deze schulden zijn het berekenen van de schuld en het nemen van de waarborg activiteiten die het verloop en de resultaten van het proces ‘verzamelen, beheren pre-arrival gegevens & aangiften’ bepalen.
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Ontvangen aangifte / coherente aangifte |Proces ‘verzamelen, beheren fiscale gegevens’|
|/Lijsten |Proces ‘verzamelen, beheren pre-arrival |
| |gegevens & aangiften’ |
|Wijzigingen aan de gegevens die een |Proces ‘verzamelen, beheren fiscale gegevens’|
|herberekening nodig maken / Niet-aanzuivering |Proces ‘verzamelen, beheren pre-arrival |
|van een verbintenis / Annulering van de |gegevens & aangiften’ |
|aangifte | |
|Verschuldigde of te verminderen |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|boetes/interesten (procentueel) |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
| |Proces ‘mobiel toezicht’ |
| |Proces ‘verzamelen,beheren pre-arrival |
| |gegevens & aangiften’ |
| | |
| |Proces ‘dossierbehandeling fraude’ |
|Periodieke cyclus (magazijn rechten, |Proces ‘werkmethodes’ |
|openingsbelastingen, vergunningsrecht, …), | |
|begin van een nieuwe belastbare periode | |
|Aanvraag van de klant (Retributie, , |Extern (klant) |
|eurovignet, ...) en de verkoop van documenten | |
|Wijziging van wet- of regelgeving |Proces ‘werkmethodes’ |
|Vraag tot berekening van de belastingen en |Proces ‘waarborgen’ |
|rechten die op het spel staan |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
|Coherente verbintenisaanvraag |Proces ‘verzamelen, beheren pre-arrival |
| |gegevens en aangiften’ |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Up-to-date verwerkingsinstrument | |
|Berekende bedragen | |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Gegevens enig dossier |Proces ‘verzamelen, beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
| |Proces ‘verzamelen, beheren fiscale gegevens’|
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Berekende schuld/tegoed die op de fiscale |Proces ‘acties op de fiscale balans’ |
|balans komt | |
|Berekende schuld / financieel risico |Proces ‘ontvangsten’ |
|Berekend recht op terugbetaling / teruggave |Proces ‘uitgaven’ |
|Berekende bedragen van belastingen en rechten |Proces ‘waarborgen’ |
|die op het spel staan |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘opvolging’ |
5 Proces ‘acties op de fiscale balans’
Bestaansreden
Het proces ‘acties op de fiscale balans’ dient om op basis van de situatie van een synthesebalans de nodige acties te kunnen ondernemen. Deze fiscale balans omvat immers alle financiële rechten en verplichtingen van de belastingplichtige. Ze laat toe om op elk ogenblik een volledig zicht te hebben van de openstaande schulden en tegoeden per type belasting, evenals van de historiek van een specifieke belastingplichtige. Op basis van de situatie van deze balans kan dan ook aan de belastingplichtige een geconsolideerd taxatievoorstel met betalingsbericht overgemaakt worden[3].
De belangrijkste doelstelling voor dit proces heeft betrekking op:
- Verhogen van de compliance door het uitvoeren van pro-actieve en reactieve acties, mogelijk gemaakt door een analyse van de fiscale balans.
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Verzamelen van de ontbrekende gegevens: de mate waarin de aangiftes worden ontvangen, wordt opgevolgd. Wanneer aangiftes niet worden ontvangen op de verwachte datum, worden de nodige acties ondernomen om ervoor te zorgen dat de noodzakelijke gegevens worden verkregen. Bij het blijvend ontbreken van een aangifte kan een procedure voor ambtshalve aanslag opgestart worden.
- Opmaken van het betalingsbericht: periodiek wordt een taxatievoorstel/betalingsbericht verstuurd naar de belastingplichtige. In dit activiteitenblok wordt bepaald welke elementen uit de fiscale toestand van de belastingplichtige deel zullen uitmaken van het taxatievoorstel/betalingsbericht dat verstuurd zal worden. Tegoeden en schulden kunnen hierbij aangerekend worden om tot een globaal verschuldigd of terug te krijgen bedrag te komen.
- Creëren van een titel: dit activiteitenblok houdt in dat, wanneer de noodzaak zich aandient, de nodig elementen voor het creëren van een titel bij elkaar gebracht worden en op het niveau van taxatie uitvoerbaar verklaard worden.
- Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Overschrijden van de termijn voor een | |
|verwachte gebeurtenis | |
|Periodieke cyclus voor opstellen |Proces ‘werkmethodes’ |
|taxatievoorstel/betalingsbericht | |
|Noodzaak voor opmaken gecorrigeerd |Proces ‘berekenen schuld, tegoed fin. |
|taxatievoorstel/betalingsbericht |risico’s & recht terugbet.’ |
| |Proces ‘verzamelen, beheren fiscale gegevens’|
|Noodzaak aan uitvoerbaar verklaarde titel |Proces ‘invordering’ |
1 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Benodigde gegevens ingezameld | |
|Procedure van ambtshalve aanslag opgestart |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|Communicatie van het taxatievoorstel |Proces ‘levering en distributie’ |
|/betalingsbericht | |
|Uitvoerbaar verklaarde titel |Proces ‘invordering’ |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Gegevens i.v.m. al dan niet indiening |Proces ‘verzamelen, beheren fiscale gegevens’|
|Gegevens over schrapping als |Proces ‘verzamelen, beheren persoonlijke |
|belastingplichtige |gegevens’ |
|Feedback i.v.m. validatie aanvraag, met |Proces ‘uitgaven’ |
|eventueel gecorrigeerde elementen | |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Herinnering aan de belastingplichtige |Proces ‘levering en distributie’ |
|Signaal over mogelijk risico |Proces ‘risicobeheer’ |
|Vraag om validatie van voorgestelde |Proces ‘uitgaven’ |
|aanrekening | |
|Feit dat een betaling wordt verwacht |Proces ‘ontvangsten’ |
|Feit dat een terugbetaling dient te gebeuren |Proces ‘uitgaven’ |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘opvolging’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
Proces 'ontvangsten'
2 Bestaansreden
Het proces ‘ontvangsten’ behandelt de verwerking van alle betalingen (de verschillende belastingen, taksen, douaneschulden, accijnzen, voorafbetalingen, voorheffingen, boetes en toebehoren, borgsommen, enz.).
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
– het correct, snel en efficiënt innen, en toewijzen van de bovenvermelde betalingen
– het correct en tijdig toekennen van de ontvangsten aan de verschillende rechthebbende overheden
3 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
• Voorbereidende taken aan de inning van niet-fiscale schuldvorderingen (Patr.Di.)Bevoegdheids- en territorialiteitsonderzoek
• Creatie van de klant
• Creatie van de opdracht
• Creatie van de schuldeiser
– Vervaldagbeheer:
• Beheer van de vervaldagen
• Automatisch inbrengen van de schuldvorderingen in de comptabiliteit
• Automatisch verzenden van de uitnodigingen tot betalingen
• Voorbereiden opstellen uitvoerbare titel door de bevoegde administratie belast met de vestiging van de belastingen
• Overmaken van in te vorderen schulden
– Behandelen van de overschrijvingen:
• Eventueel berekenen van de verschuldigde nalatigheidsinteresten (automatisch)
• Inbrengen van betalingen in het comptabiliteitssysteem (automatisch)
• Opzoeken van de bestemming van de betalingen zonder gestructureerde mededelingen
• Behandelen van de verschillen inzake betalingen (BV, RV, BTW, en krediettermijnen, openingsbelasting, vergunningsrecht bij de Douane & Accijnzen). De volledige behandeling van de aangiften gebeurt echter in het proces 'verzamelen en beheren fiscale gegevens (of voor de douane in het proces 'verzamelen en beheren pre-arrival gegevens') en ‘actie op de fiscale balans’
• Boekhoudkundige rechtzettingen uitvoeren
• Verschaffen van de nuttige gegevens aan het proces 'invordering':
o Niet betaalde schulden te behandelen door het proces 'invordering'
o Betalingen op artikelen in vervolging
• Verschaffen van de nuttige gegevens aan het proces 'uitgaven'
– Behandeling van de betalingen in geld (D&A en patr.di.)
• Eventueel berekenen van de verschuldigde nalatigheidsinteresten
• Kwitanties uitschrijven
• Storting op de postchequerekening
• Inbrengen van betalingen in het comptabiliteitssysteem
• Verschaffen van de nuttige gegevens aan het proces 'invordering' :
o Niet betaalde schulden te behandelen door het proces 'invordering'
o Betalingen op artikelen in vervolging
• Verschaffen van de nuttige gegevens aan het proces 'uitgaven'
– Behandeling van de betalingen met betaalkaarten, cheques
• Eventueel berekenen van de verschuldigde nalatigheidsinteresten
• Kwitanties uitschrijven
– Behandelen voorafbetalingen
• Verschaffen van de nuttige gegevens aan het proces 'verzamelen en beheren fiscale gegevens'
• Beheer van het repertorium
• Behandeling van de teruggezonden uitnodigingen
– Beheer van de bedragen in beraad
• Opzoeken van de bestemming voor de niet toewijsbare bedragen, voor de bedragen met onbekende oorsprong, voor teveel betaalde bedragen en voor de niet-verschuldigde bedragen
• Een definitieve bestemming geven aan deze bedragen
- Beheer van de debiteurrekening (D&A)
• Openen van een debiteurenrekening
• Verificatie van het saldo
• Aanschrijven met het instellen van de krediettermijn en/of de reservatie op de kredietrekening
• Aanzuiveren van de kredietrekening en/of het beëindigen van de reservatie
• Blokkeren van de rekening van de debiteur
• Het aanpassen van de debiteurrekening
• Het innen van de borg
- Behandelen klachten
- Analyse van het dossier
- Oplossen van het probleem
- Opmaken van het antwoord en het voorstel
- Registreren en gepaste communicatie voeren
- Interactie
- Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
4 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Ontstaan van het recht op ontvangsten (op |Proces 'acties op de fiscale balans' |
|aangifte of uitvoerbare titel of | |
|taxatievoorstel) | |
|Spontane betalingen (voorafbetalingen en niet- |Extern |
|geregistreerde aannemers) | |
|Jaarlijkse en trimesteriele cyclus | |
|(voorafbetaling) (voor andere fiscale | |
|entiteiten buiten D&A) | |
|Dagvaarding of verzoek uitgaande van |Extern |
|belastingplichtige of derde | |
|Vonnis of arrest |Extern |
|Betaling en facturen van de bouwheer aangaande |Extern |
|niet-geregistreerde aannemers (voor andere | |
|fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen) | |
|Klachten over aanwendingen en betalingen, en |Extern |
|vergissingen | |
|Contactname door de belastingplichtige |Extern |
|Aanvraag voor recuperatie van ten onrechte |Proces 'uitgaven' |
|betaalde bedragen | |
|Reservatie op de borg (voor Douane & Accijnzen)|Proces 'acties op de fiscale balans' |
|Aanrekening op schulden |Proces 'uitgaven' |
|Aanvraag aan patr.di. voor de invordering van |Extern |
|een niet-fiscale schuld | |
5 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Bijgewerkte boekhouding |Proces 'invordering' |
|(volgens de betalingen) |Proces 'afsluiting en verificatie' |
| |Proces 'uitgaven' |
|Bijgewerkte boekhouding volgens de gegevens |Proces 'invordering' |
|van invordering (bijvoorbeeld | |
|betalingstermijnen en invorderingskosten) | |
|Volledige aanzuivering van de schuld |Proces 'invordering' |
|Lijst van voorafbetalingen |Proces 'verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens' (voor andere fiscale entiteiten dan|
| |Douane & Accijnzen) |
| |Proces 'verzamelen en beheren pre-arrival |
| |gegevens en aangiften' (voor D & A) |
|Administratieve beslissing over een klacht |Extern |
| |Proces ‘invordering’ |
6 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Betalingen via overschrijvingen |Extern |
|- met gestructureerde mededeling (inbegrepen | |
|aanrekening van terugbetalingen) |Proces 'uitgaven' |
|- zonder gestructureerde mededeling | |
|Betalingen in geld |Extern |
|Betalingen via betaalkaarten, cheques, ... |Extern |
|Geautomatiseerd bestand van de te betalen |Proces 'acties op de fiscale balans' |
|bedragen (uitvoerbare titel, aangiftes, |Proces 'administratieve en boekhoudkundige |
|taxatievoorstel, enz.) |controle' |
| |Proces 'mobiel toezicht' |
| |Proces 'verzamelen en beheren pre-arrival |
| |gegevens en aangiften' |
| |Proces 'dossierbehandeling Fraude' |
|Informatie komende van invordering |Proces 'invordering' |
|Deurwaardersexploot of verzoekschrift op |Extern |
|tegenspraak (uitgaande van belastingplichtige | |
|of derden) | |
|Vonnis of arrest |Extern |
|Lijst van boekhoudkundige fouten |Proces 'afsluiting en verificatie' |
| |Extern (Rekenhof en Europese Commissie) |
|Vrijstelling nalatigheidsinteresten |Proces 'invordering' |
|Aangezuiverde schulden |Proces 'invordering' |
|Aanneming in onwaarde of oninbaarheid |Proces 'invordering' |
|Afbetalingsplan |Proces 'invordering' |
|Beslissing/uitgavestuk |Proces 'invordering' |
|Ontheffing van vervolgingskosten |Proces 'invordering' |
|Opnieuw verzonden briefwisseling: |Proces 'invordering' |
|aanslagbiljetten, aanmaningen, | |
|taxatievoorstel | |
|Toepassing van art. 877 BNW (overlijden) |Proces 'invordering' |
|Uittreksel van vonnis penale boeten (patr.di.)|Extern |
|Automatisch bestand van het verschil |Proces ‘actie op de fiscale balans’ |
|aangifte/betaling | |
|Rekeningsuittreksels mbt een verkeerde |Extern |
|debet/credit | |
|Een vergunning voor het openen van een |Proces ‘vergunning’ |
|debiteurrekening (D&A) | |
|Teruggezonden uitnodigingen mbt de |Extern |
|voorafbetaling (niet bedeeld door de post) | |
7 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Kwitanties |Extern (D & A, Patr.Di.)) |
|Boekingen |Proces ‘afsluiting en verificatie’ |
|Administratieve beslissing |Proces ‘uitgaven’ en proces ‘invordering’ |
| |Extern |
|Betalingsexcedent |Proces ‘uitgaven’ |
|Brief voor recuperatie van ten onrechte betaalde| Extern |
|sommen | |
|Kennisgeving van ontvangst van betaling (niet |Proces ‘verzamelen en beheren van fiscale |
|geregistreerde aannemers) (voor andere fiscale |gegevens’ |
|entiteiten dan DA) |Proces ‘invordering’ |
|Geautomatiseerde bestanden van de niet tijdig |Proces ‘acties of de fiscale balans’ |
|betaalde bedragen op aangifte | |
|Geautomatiseerde bestanden van de niet tijdig |Proces ‘acties of de fiscale balans’ |
|betaalde bedragen op taxatievoorstellen | |
|Geautomatiseerde bestanden van de niet tijdig |Proces ‘voorstel voor invorderingsactie’ |
|betaalde bedragen op uitvoerbare titel |Proces ‘invordering’ |
| |Proces ‘bepalen van invorderingsaanpak’ |
|Geautomatiseerde bestanden van de niet betaalde |Proces ‘invordering' |
|schulden |Proces ‘invordering’ |
| |Proces ‘bepalen van invorderingsaanpak’ |
|Opgemaakte akte ter verbetering |Proces ‘uitgaven’ |
|Overzicht van de gedane voorafbetalingen (ander |Proces ‘distributie en levering’ |
|fiscale entiteiten dan Douane en Accijnzen) | |
|Rechtsplegingsvergoeding en schadevergoeding |Proces ‘uitgaven’ |
|Te veel betaald of verkeerdelijk betaald |Proces ‘uitgaven’ |
|Uitnodiging tot voorafbetaling (andere fiscale |Proces ‘levering en distributie’ |
|entiteiten dan Douane en Accijnzen) | |
|Verzending van saldoberichten en/of |Extern |
|rekeninguittreksels (D&A)aan belastingplichtigen| |
|Bestand met een overzicht van de terug te |Proces ‘uitgaven’ |
|betalen sommen aan de niet-geregistreerde | |
|aannemers | |
|Geautomatiseerd bestand van de niet-betaalde |Proces ‘actie op de fiscale balans’ |
|schulden waarvoor een uitvoerbare titel moet | |
|opgesteld worden | |
|Aanmaningen voor de niet-betaalde schulden |Extern |
|(normaal verzonden en aangetekende) | |
|Informatie over de betalingen betreffende in |Proces 'invordering' |
|vervolging gestelde schulden | |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘opvolging’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Kennisgeving van aanwending (niet geregistreerde|Proces ‘invordering’ |
|aannemers) (voor andere fiscale entiteiten dan | |
|D& A) | |
|Opdracht tot drukken en afleveren van fiscale |Proces ‘levering en distributie’ |
|bandjes (D&A) | |
|Afsluitingsrapport |Proces ’verificatie en afsluiting’ |
|Opnieuw verstuurde uitnodiging tot |Extern |
|voorafbetaling | |
|Informatie aan belastingplichtige en aan |Extern |
|invordering mbt uitgevoerde rechtzettingen |Proces ‘Invordering’ |
|Bewijsstukken mbt rechtzettingen |Proces ‘Verificatie en afsluiting’ |
|Aangepaste automatiseerde bestanden met de |Proces ‘Acties op de fiscale balans’ |
|verschillen aangifte/betaling | |
|Toekenning van een debiteurrekeningnummer (D&A) |Extern |
6 Proces 'uitgaven'
1 Bestaansreden
Het proces ‘uitgaven’ verzekert de correcte afhandeling van alle bedragen die de federale overheid verschuldigd is betreffende :
• belastingen, voorafbetalingen, taksen, douaneschulden, accijnzen, vrijgegeven borgsommen, voorheffingen, boetes en toebehoren, enz.
• de vergoedingen voor geleverde prestaties (deurwaarderskosten, advocaatkosten, hypotheekbewaringskosten, enz.)
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Het organiseren van het correcte verloop van de (terug)betaling aan de juiste rechthebbende (rechthebbende overheden, prestatieplichtigen, belastingplichtigen, ...);
- Het schadeloosstellen van de belastingplichtige wegens het ten onrechte in bezit houden van gelden die van rechtswege hem toebehoren (moratoriuminteresten, voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen).
2 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Behandelen uitgaven
o Bepalen van de bestemming
o Valideren van de aanwendingen/terugbetalingen
o Het opmaken van voorstellen inzake moratoriuminteresten (voor andere fiscale entiteiten dan D&A)
o Het opmaken van voorstellen nalatigheidsinteresten,
o Het opmaken van een dossier voor de rekenplichtige inzake liggende gelden
o Opstellen van de overschrijvingen en circulaire cheques (voor de sommen in beraad, teruggaven voor D& A, voor overdracht aan overheden, prestatieplichtigen, ...)
o Opstellen van de verrekenbare stukken (voor D& A)
o Onderzoeken en terugbetalen aan de rechthebbende niet-geregistreerde aannemer (voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen)
o Bijwerken van het repertorium (voor voorafbetalingen bij fiscale entiteiten)
- Behandelen klachten
- Analyse van het dossier
- Oplossen van het probleem
- Opmaken van het antwoord en het voorstel
- Registreren en gepaste communicatie voeren
- Interactie
- Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Geautomatiseerd bestand van de negatieve |Proces 'acties op de fiscale balans' |
|saldo’s (voor andere fiscale entiteiten dan | |
|Douane & Accijnzen) | |
|Administratieve beslissing |Proces 'nazicht fiscale situatie' (voor |
| |andere fiscale entiteiten dan Douane & |
| |Accijnzen) |
| |Proces 'invordering' |
| |Proces 'administratieve en boekhoudkundige |
| |controle' (voor Douane & Accijnzen) |
| |Proces 'mobiel toezicht' (voor Douane & |
| |Accijnzen) |
| |Proces 'verzamelen en beheren pre-arrival |
| |gegevens' (voor Douane & Accijnzen) |
| |Proces 'dossierbehandeling Fraude' |
|Te veel betaald/ verkeerde betaling |Proces 'ontvangsten' |
| |Extern |
|Aanvraag terugbetaling |Extern |
|Aanvraag terugbetaling voorafbetalingen (voor |Extern |
|andere fiscale entiteiten dan Douane & | |
|Accijnzen) | |
|Aanvraag terugbetaling storting |Extern |
|niet-geregistreerde aannemers (voor andere | |
|fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen) | |
|Dagvaarding of verzoek uitgaande van |Extern |
|belastingplichtige of derde | |
|Vonnis of arrest |Extern |
|Contactname door de belastingplichtige |Extern |
|Klachten, briefwisseling over bijvoorbeeld |Extern |
|onverschuldigde betalingen |Proces ‘invordering’ |
|Vrijgave borg in speciën (D&A) |Proces 'administratieve en boekhoudkundige |
| |controle' |
| |Proces 'mobiel toezicht' |
| |Proces 'verzamelen en beheren pre-arrival |
| |gegevens en aangiften' |
|Periodiciteit van betaling aan rechthebbende |Proces 'werkmethodes' |
|overheden | |
|Bewarende maatregelen |Proces ‘invordering’ |
|Opgemaakte akte ter verbetering |Proces 'ontvangsten' |
|Rechtsplegingsvergoeding en schadevergoeding |Proces 'ontvangsten' |
|Geautomatiseerd bestand met de te betalen |Proces ‘invordering’ |
|kosten aan rechthebbende (advocaten, | |
|rechtsdeurwaarders, hypotheekbewaarders, enz.)| |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Aanrekening op schulden |Proces 'ontvangsten' |
| |Proces 'invordering' |
|Terugbetaling |Extern |
|Dossier voor rekenplichtige der liggende gelden|Thesaurie |
|(bijvoorbeeld bij terugbetaling aan overleden |Extern |
|personen) | |
|Minnelijke schikking in gerechtelijke fase |Proces 'invordering' |
|Administratieve beslissing i.v.m. een klacht |Extern |
| |Proces ‘invordering’ |
|Overschrijving aan rechthebbende overheden |Thesaurie |
| |Extern (gemeenten voor Douane & Accijnzen) |
|Bijgewerkte boekhouding |Proces 'afsluiting en verificatie' |
|Betalingen via overschrijvingen, met |Proces ‘ontvangsten’ |
|gestructureerde mededeling (inbegrepen | |
|aanrekening van terugbetalingen) en zonder | |
|bijgewerkte boekhouding | |
|Uitbetaling van prestatievergoedingen |Extern |
|(deurwaarders, advocaten, opslagvergoedingen, | |
|hypotheekbewaarders...) | |
5 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Administratieve beslissing van taxatie of |Proces 'nazicht fiscale situatie' |
|invordering (met inbegrip akte ter |Proces 'administratieve en boekhoudkundige |
|verbetering) |controle' (voor Douane & Accijnzen) |
| |Proces 'mobiel toezicht' (voor Douane & |
| |Accijnzen) |
| |Proces 'verzamelen en beheren pre-arrival |
| |gegevens en aangiften' (voor Douane & |
| |Accijnzen) |
| |Proces 'dossierbehandeling Fraude' |
| |Proces 'invordering' |
| |Proces 'ontvangsten' |
|Betalingsexcedent |Proces 'ontvangsten' |
|Uitgavennota van de prestatieplichtige |Extern |
|Verkeerde betaling |Proces 'ontvangsten' |
|Teruggekomen taxatievoorstel aangaande |Extern |
|negatieve saldo’s (voor andere fiscale | |
|entiteiten dan Douane & Accijnzen) | |
|Aangezuiverde schulden |Proces 'invordering' |
|Aanneming in onwaarde of oninbaarheid |Proces 'invordering' |
|Beslissing/ uitgavestuk |Proces 'invordering' |
|Bijgewerkte boekhouding (volgens betalingen) |Proces 'ontvangsten' |
|Ontheffing van vervolgingskosten |Proces 'invordering' |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Overschrijvingen, circulaire cheques aan |Extern |
|rechthebbenden (terugbetalingen rechtstreeks | |
|uitgevoerd door uitgaven) | |
|Overzicht van de terugbetaalde borgsommen |Proces 'verzamelen en beheren pre-arrival |
|(voor Douane & Accijnzen) |gegevens en aangiften' |
| Geautomatiseerd |Thesaurie |
|bestand van de aanwendingstabellen |Proces 'invordering' |
|Geautomatiseerd bestanden i.v.m. de |Thesaurie |
|terugbetalingen aan de rechthebbenden | |
|Loonfiches (gerechtsdeurwaarders e.a.) |Proces 'verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens' |
|Teruggezonden taxatievoorstellen aangaande |Extern |
|negatief saldo’s | |
|Rechtsplegingvergoeding en schadevergoeding |Proces ’invordering’ |
|Boekingen |Proces 'afsluiting en verificatie' |
|Aanvraag voor recuperatie van ten onrechte |Proces 'ontvangsten' |
|betaalde betalingen | |
|Informatie over de geboekte betalingen i.v.m. |Proces 'invordering' |
|schulden in vervolging | |
| Rapporten, statistieken en |Proces ‘opvolging’ |
|algemene gegevens | |
| Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Informatie aan de belastingplichtige mbt |Extern |
|uitgevoerde aanwendingen met de eventuele | |
|saldo’s | |
|Beslaglegging inzake teruggaven |Thesaurie |
7 Proces 'afsluiting en verificatie'
1 Bestaansreden
Het proces 'afsluiting en verificatie' verzekert een controle op de coherentie, de juistheid en de rechtmatigheid van de boeking van de financiële verrichtingen. Bovendien moet dit proces zorgen voor een relevante, tijdige en juiste rapportering over deze verrichtingen aan het management en de controlerende overheden.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- de bewaking van de coherentie en rechtmatigheid van de boekingen;
- het rapporteren van de financiële verrichtingen en verplichtingen aan het management en de controlerende overheden;
- het bezorgen aan de belastingplichtige van een overzicht van hun financiële verplichtingen en rechten ten aanzien van Douane en accijnzen (D&A);
2 Omschrijving
Er is één activiteitenblok:
- dag-, maand- en jaarafsluiting, verificatiecyclus en
stopzetting activiteiten rekenplichtige
De belangrijkste activiteiten van dit proces zijn:
- Dagafsluiting
• Afrekenen van de aangiftepunten
• Uitvoeren van dagafsluitingen
• Controle op de coherentie van de boekingen
• Steekproefsgewijze controle van de juistheid en rechtmatigheid van de boekingen.
• Boekhoudkundige rechtzettingen uitvoeren
• Opstellen van de dagelijkse rapporten voor belastingplichtigen (voor Douane & Accijnzen), management en controleoverheden.
- Maandafsluiting:
• Uitvoeren van maandafsluitingen
• Opstellen van de maandelijkse rapporten voor belastingplichtigen (voor Douane & Accijnzen), management en controleoverheden.
- Jaarafsluiting:
• Uitvoeren van jaarafsluitingen
• Opmaken van de jaarlijkse beheersrekening
- Verificatie van de boekhouding:
• Opmaken van de bijzondere beheersrekening wegens einde beheer
• Verificatie van de regelmatigheid en tijdigheid van de boekingen en rapportering
• Opmaken van de bijzondere beheersrekening wegens deficit (Rekenhof)
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Dagelijkse cyclus |Proces 'werkmethodes |
|Maandelijkse cyclus | |
|Jaarlijkse cyclus | |
|Verificatiecyclus |Proces 'werkmethodes |
|Rekenplichtige die zijn activiteiten stopzet |‘Managementprocessen – P&O’ |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Diverse rapporten |Thesaurie |
| |Extern (gemeenten en andere overheden) |
|Verificatieverslagen | Extern |
| |Rekenhof |
5 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Boekingen |Proces 'ontvangsten' |
| |Proces 'uitgaven' |
|Bijgewerkte boekhouding |Proces 'uitgaven' |
|Bijgewerkte boekhouding (volgens betalingen) |Proces 'ontvangsten' |
|Geautomatiseerde bestand met de verschillende |Proces ‘ontvangsten’ |
|afsluitingen |Proces ‘uitgaven’ |
|De bewijsstukken inzake de rechtzettingen |Proces ‘ontvangsten |
|De terugbetaling van de borgtochten in species|Proces ‘uitgaven’ |
|(D&A) | |
6 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Verzending van saldoberichten aan |Extern |
|kredietrekeninghouder (voor Douane & | |
|Accijnzen) | |
|Lijst van boekhoudkundige fouten |Proces 'ontvangsten' |
|Saldoberichten (aan houders kredietrekening en|Extern |
|voorzover er geen acties op fiscale balans | |
|worden ondernomen) (D&A) | |
|Rapporten, statistieken en algemene | Proces ‘opvolging’ |
|gegevens | |
| Impuls voor R&W | Proces ‘impulsbeheer’ |
|Geautomatiseerd bestand van de jaarlijkse | Proces ‘ontvangsten’ |
|overdrachten |Proces ‘uitgaven’ |
Functionele processen Patrimonium Documentatie
Opmerking rond processen inzake niet-fiscale invordering: op basis van discussies in de stuurgroep werd beslist de processen inzake niet-fiscale invordering te consolideren in de relevante inning- en invorderingsprocessen. Om die consolidatie te kunnen doen is er echter eerst verder onderzoek op niveau van stroomschema’s en swimlanes nodig. Pas nadien zullen dus de juiste aanpassingen aan het procesboek kunnen gebeuren. Deze zullen worden ingevoerd in de finale versie van het procesboek FOD Financiën.
Hieronder volgen de functionele processen van de entiteit Patrimonium Documentatie: alle dossiers doorlopen deze processen.
1 Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’
Proces ‘Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie’
1 Bestaansreden
Het proces ‘Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie’ wordt uitgetekend om een zo volledig mogelijke up-to-date documentatie van het vermogen aan te leggen en te beheren, en op die manier een maximale rechtszekerheid te garanderen.
Dit proces heeft, met betrekking tot de operationele uitwerking, een belangrijke link met het programma CRM Patrimonium Documentatie. Daarom worden de interactieprocessen expliciet opgenomen in de interfaces.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Kwaliteitsbewaking van de patrimoniale documentatie (volledigheid, actualiteit, betrouwbaarheid) om rechtszekerheid te maximaliseren
- Snelle, efficiënte en effectieve processen, o.a. door middel van automatisering (e-processen) en integratie van bestaande processen op het niveau van de hypotheekkantoren, kadaster, registratie en domeinen
- Invullen en uitbreiden van de databank Rechtszekerheid met patrimoniale documentatie
- Om analyses en controles kwalitatiever te maken, de toegang tot andere databanken nastreven via de Kruispuntbank
- Toegang tot de patrimoniale documentatie via het opzoeken op onroerend goed én persoon
- Taakafspraken en –verdeling met externe stakeholders (vb.notarissen) opstellen
- Vereenvoudigen van processen en procedures
- Inzicht in en opvolging van de werkingskosten, performantiemanagement
- Standaardiseren van documenten waar mogelijk
- Transparante en klantvriendelijke processen uitwerken
1. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Extern formatteren: er wordt gestreefd naar een maximale standaardisatie van documenten. In het geval van een authentieke akte zal de notaris een uittreksel van de akte, een uittreksel van het hypothecair certificaat, een akte van nalatenschap,... opstellen in een gestandaardiseerde vorm en elektronisch doorsturen. Deze activiteit vindt plaats buiten de entiteit Rechtszekerheid
- Openen van een dossier: nadat het document ontvangen wordt (rechtstreeks van de klant, zijn gelastigde (notaris) of één van de centra) wordt er een opdrachtdossier geopend. Er gebeurt een kwalificatie van de aanvrager en van de documenten voor de verdere afhandeling van de opdracht (vb. alle documenten kunnen geregistreerd worden, maar daarom niet allemaal overgeschreven, bewaard…)
- Analyse en Controle: de ontvankelijkheid van de documenten wordt naar vorm onderzocht. Er wordt gecontroleerd of de gegevens uit de authentieke aktes overeenkomen met de gegevens die voorkomen in de patrimoniumdocumentatie. Er wordt tevens gecontroleerd of alle gegevens volledig en juist zijn om in de databank aangevuld te worden. In bepaalde gevallen zal er een ambtshalve inschrijving genomen moeten worden. Voor men de aangeboden documenten kan neerleggen, moeten de verschuldigde rechten en bijdragen betaald worden. Dit gebeurt in het proces Vorderen van rechten: registratierechten en bijdragen. Hierdoor wordt het fiscale bewust afgescheiden van het juridische
- Bijwerken van de patrimoniale documentatie: opslaan van de gegevens in de databank Patrimoniale Documentatie
- Afsluiten dossier: de klant krijgt een bericht over de bewaring en bijwerking van de patrimoniale documentatie. Dit gebeurt aan de hand van een gestandaardiseerd (electronisch indien mogelijk) document met vermelding van een contactpersoon. Vervolgens wordt het dossier afgesloten
2. Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Een overeenkomst |Extern |
| |Proces ‘Opstellen en verlijden van een |
| |authentieke akte’ |
|Een unilaterale akte |Extern |
|Patrimoniale informatie in een vonnis |Extern |
|Documenten |Extern |
|Repertoria van notarissen en |Extern |
|gerechtsdeurwaarders | |
3. Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Up-to-date gegevensbestanden patrimoniale | |
|documentatie | |
|Tegenstelbaarheid aan derden (zakelijke | |
|rechten in overgeschreven authentieke akten; | |
|ingeschreven of wettelijke voorrechten en | |
|hypotheken) | |
|Vaste datum | |
4. Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Voorafgaandelijk kadastraal |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
|identificatienummer |patrimoniumdocumentatie’ (beheer van het |
| |kadastraal plan) |
|Plan gevoegd bij de akte |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
| |patrimoniumdocumentatie’ (beheer van het |
| |kadastraal plan) |
|Uniek identificatienummer voor personen |Extern |
|Authentieke akte, onderhandse akte |Extern |
| |Proces ‘Opstellen en verlijden van een |
| |authentieke akte’ |
|Vonnissen en arresten |Extern |
|Unilaterale aktes |Extern |
|Repertoria van notarissen en |Extern |
|gerechtsdeurwaarders | |
|Documenten allerhande |Extern |
|Bevestiging van ontvangst van betaling |Proces ‘Vorderen van rechten (registratie, |
| |hypotheekrechten / bijdragen) |
|Informatie over segmenten |Proces ‘Klanteninzicht’ |
|Behoefteprofiel / Behoeften van de hele |Proces ‘Klanteninzicht’ |
|populatie | |
|Informatie over intenties |Proces ‘Klanteninzicht’ |
|Informatie over individuele klant |Proces ‘Klanteninzicht’ |
|Dienstverleningsmodel |Proces ‘Bepalen dienstverleningsaanpak’ |
5. Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Gestandaardiseerd communicatiedocument |Proces ‘Levering en distributie’ |
|Verzoekschrift tot correctie / aanvullingen / |Proces ‘Levering en distributie’, |
|inlichtingen |Proces ‘Opstellen en verlijden van een |
| |authentieke akte’ |
| |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
| |patrimoniumdocumentatie’ (beheer van het |
| |kadastraal plan) |
| |Proces ‘Waarderen van goederen’ (onroerende |
| |en roerende goederen) |
| |Proces ‘Behandelen van onenigheden’ |
|Inningsopdracht |Proces ‘Vorderen van rechten (registratie, |
| |hypotheekrechten / bijdragen) |
|Borderel van de ambtshalve inschrijving |Proces ‘Levering en Distributie’ |
|Gegevens ‘Klanten- en opdrachtendatabank’ |Proces ‘Klanteninzicht’ |
|Communicatie |Proces ‘Levering en Distributie’ |
|Feedback over gebruik van |Proces ‘Algemene interactie’ |
|dienstverleningsmodellen | |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘Opvolging’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘Impulsbeheer’ |
Proces ‘Beheer van het kadastraal plan’
1. Bestaansreden
Dit proces wordt uitgetekend teneinde het kadastraal plan continu en op digitale wijze bij te werken en te verbeteren.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Verhoging van het aantal percelen waarvan de afbakening juridisch correct is
- Evolueren naar een juridisch kadaster[4]
- Verzekeren van voorafgaandelijke kadastratie[5]
- Verhoging van de dekkingsgraad van het kadastraal plan van het grondgebied door de kadastratie van het niet-gekadastreerde openbaar domein
- Verhogen van de eigen inkomsten van de entiteit
2. Beschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Initialisering en primaire analyse: dit betreft het ontvangen en identificeren van de aanvraag (goed en perceelnummer), het openen (of creëren) van een dossier en een nummer toekennen. Op basis van de verkregen informatie wordt een eerste analyse van het dossier uitgevoerd en wordt een beslissing genomen over de dringendheid en de prioriteit van het dossier. Deze wordt toegekend aan een dossierbeheerder en een bevestiging van de opdracht wordt desgevallend verzonden naar de klant. In deze activiteitenblok wordt eveneens beslist of de afpalingsopdrachten[6] van de burger uitbesteed worden.
- Verzameling en analyse van basisgegevens: het dossier wordt opgesteld door interne (archieven, juridische stukken, reeds uitgevoerde opmetingen, …) en externe gegevens (bij voorbeeld, het plan van de privé landmeter) samen te brengen. Alle beschikbare gegevens worden geanalyseerd teneinde te bepalen of deze kwantitatief en kwalitatief voldoende zijn. Er wordt een beslissing genomen of een opmeting op het terrein moet uitgevoerd worden. Indien de gegevens voldoende zijn, gaat men rechtstreeks over naar de activiteitenblok « juridische en technische validatie »[7].
- Opmeting en behandeling van terreingegevens: het betreft het voorbereiden en uitvoeren van opmetingen op het terrein (met desgevallend de tussenkomst van GPS). Perifere gegevens worden eveneens nagekeken (omliggende percelen). In geval van een afpalingaanvraag, worden een aantal bijkomende specifieke taken uitgevoerd.
- Juridische en technische validatie: zowel de opmetingen uitgevoerd door het personeel van Opmetingen en Waarderingen als de plannen gerealiseerd door de privé landmeters, worden onderzocht en geauthentificeerd alvorens opgenomen te worden in het digitaal kadastraal plan. Er wordt een juridische of technische (metingsplan – technisch – visueel) kwaliteit gegeven aan de limieten en de punten. Deze activiteitenblok omvat eveneens de georeferencering[8] van de plannen.
- Behandelen van gegevens: na de juridische validatie van de gegevens zal het kadastraal plan bijgewerkt worden (numerieke schets) en de archivering in de respectievelijke lagen (juridisch tegenstelbaar – metingsplan – gegeoreferenceerd metingsplan – technische - visuele) van het G.I.S zal plaatsvinden.
- Diffusie en afsluiten van het dossier: de klant wordt geïnformeerd (communicatie van de afrekening voor betalende diensten) en het dossier wordt afgesloten.
3. Startschot
|Naam |Interface |
|Aanvraag tot perceelsidentificatie |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
|(voorafgaandelijke kadastratie) |patrimoniumdocumentatie’ |
|Juridische wijziging van het perceel |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
| |patrimoniumdocumentatie’ |
| |Proces ‘Waarderen van goederen’ (waarderen |
| |van onroerende goederen) |
|Afpalingsaanvraag en aanvraag voor plaatsing |Extern |
|van GPS punten | |
|Kwaliteitsactie[9] | |
Resultaten
|Naam |Interface |
|Bijgewerkt en juridisch gevalideerd kadastraal|Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
|plan |patrimoniumdocumentatie’ |
|Voorafgaandelijke kadastrale identificatie |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
| |patrimoniumdocumentatie’ |
|Afbakening van eigendom |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
| |patrimoniumdocumentatie’ |
| |Extern |
4. Voornaamste inputs
|Naam |Interface |
|Juridische gegevens over het perceel (akten, |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
|vonnissen, betwistingen, afpalingen…) |patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en |
| |bijwerken van Patrimonium Documentatie) |
| |Extern |
|Fysische en technische gegevens over het |Proces ‘Waarderen van goederen’ (waarderen |
|perceel (plan van de privé landmeters, |van onroerende goederen) |
|aangiften, vaststelling van wijziging, |Extern |
|regionale referenties, GPS fiches, NGI | |
|kaarten, schetsen, rapporten van topografische| |
|berekeningen, …) | |
|Administratieve gegevens (gemeentegrenzen, |Extern |
|wijziging van perceelnummer, definitie van het| |
|systeem van coördinaten, …) | |
5. Voornaamste outputs
|Naam |Interface |
|Afpaling- en metingsplannen |Extern |
| |Proces ‘Waarderen van goederen’ (waarderen |
| |van onroerende goederen) |
|Digitaal kadastraal plan |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
| |patrimoniumdocumentatie’ |
|Gegevens over de identificatie van onroerende |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
|goederen (voorafgaandelijke kadastrale |patrimoniumdocumentatie’ |
|identificatie) |Proces ‘Waarderen van goederen’ (waarderen |
| |van onroerende goederen) |
|Gegevens voor databases van de patrimoniale | |
|documentatie en ‘Knowledge Center’ | |
|(publicaties, statistieken, expertises, …) | |
|Aanvraag tot inning of eventuele invordering |Proces ‘Niet-fiscale invordering’ |
|van de te betalen diensten | |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘Opvolging’ |
|Impulsen voor Reglementering en Werkmethodes |Proces ‘Impulsbeheer’ |
2 Proces ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’
Bestaansreden
Het proces ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’ wordt uitgetekend om de toegankelijkheid van de patrimoniale documentatie voor alle klanten te maximaliseren, rekening houdend met de wetgeving aangaande de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Voor wat het afleveren van informatie betreft uit de archieven dient er rekening gehouden te worden met het feit dat deze niet zullen gedigitaliseerd worden.
Dit proces heeft, met betrekking tot de operationele uitwerking, een belangrijke link met het programma CRM Patrimoniumdocumentatie. Daarom worden de interactieprocessen expliciet opgenomen in de interfaces.
Informatie die openbaar is, zal in de mate van het mogelijke ter beschikking gesteld worden via de website.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Snelle aflevering van informatie door het uitbouwen van alle mogelijke communicatiekanalen
- Uitbouwen van het uniek loket principe
- Klantvriendelijke dienstverlening
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Openen van een dossier: er wordt een klantdossier en een opdrachtdossier geopend in de Databank Patrimonium Documentatie. De vraag om informatie wordt gecontroleerd op ontvankelijkheid (Heeft de aanvrager recht op dat type van informatie?) en er wordt een eerste onderscheid gemaakt tussen vragen die onmiddellijk kunnen beantwoord worden door een eenvoudige raadpleging van de Databank Patrimoniale Documentatie en vragen waarvoor uitgebreidere opzoekingen vereist zijn. Wanneer uitgebreidere opzoekingen vereist zijn dan wordt op basis van de territoriale bevoegdheid de vraag doorgestuurd. Er wordt een dossierbeheerder aangesteld die verantwoordelijk is voor de volledige behandeling van de vraag. In geval van uitgebreide opzoekingen wordt er een bijdragevoorstel geformuleerd aan de klant
- Opzoeking van de informatie: deze stap houdt in dat de benodigde informatie wordt opgezocht in de Patrimoniale Documentatie (elektronische databanken en archieven)
- Afsluiten van het dossier: op basis van de opgezochte informatie wordt een antwoord op de gestelde vraag geformuleerd en het antwoord wordt afgeleverd na het ontvangen van een eventuele vergoeding. In sommige gevallen zal er tevens een certificaat van authenticiteit afgeleverd worden. Het klantdossier en het opdrachtdossier worden afgesloten
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Een vraag om informatie |Extern |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Afgeleverde informatie |Extern |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Allerlei patrimoniumgegevens |Databanken Patrimoniale Documentatie en |
| |archieven Rechtszekerheid |
|Bevestiging van ontvangst van betaling van |Proces ‘Vorderen van rechten’ ( Registratie-,|
|bijdragen |hypotheekrechten en bijdragen) |
|Beslissingsmatrix m.b.t. ontvankelijkheid van |Proces ‘Werkmethodes’ |
|de vraag | |
|Informatie over segmenten |Proces ‘Klanteninzicht’ |
|Behoefteprofiel / Behoeften van de hele |Proces ‘Klanteninzicht’ |
|populatie | |
|Informatie over intenties |Proces ‘Klanteninzicht’ |
|Informatie over individuele klant |Proces ‘Klanteninzicht’ |
|Dienstverleningsmodel |Proces ‘Bepalen dienstverleningsaanpak’ |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Certificaat van authenticiteit |Proces ‘Levering en Distributie’ |
|Uittreksels van diverse documenten uit de |Proces ‘Levering en Distributie’ |
|Patrimoniale Documentatie (databank en | |
|archieven) | |
|Vraag om inning van bijdragen |Proces ‘Vorderen van rechten’ ( registratie-,|
| |hypotheekrechten en bijdragen) |
|Foutmeldingen m.b.t. inhoud van de databank |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
|Rechtszekerheid |patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en |
| |bijwerken van patrimoniumdocumentatie) |
|Gegevens ‘Klanten- en opdrachtendatabank’ |Proces ‘Klanteninzicht’ |
|Feedback over het gebruik van |Proces ‘Algemene Interactie’ |
|Dienstverleningsmodellen | |
|Communicatie |Proces ‘Levering en Distributie’ |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘Opvolging’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘Impulsbeheer’ |
Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’
Proces ‘Verwerving van onroerende goederen’
1. Bestaansreden
Het proces ‘Verwerving van onroerende goederen’ wordt uitgetekend om onroerende goederen te verwerven (= aankopen en onteigenen) in naam van en voor rekening van de federale en niet-federale overheden. Patrimoniumdiensten treedt op als (exclusief) bevoegd orgaan van de federale overheden en als lasthebber van de niet-federale overheden.
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op:
- Het verzekeren dat de overheden onroerende goederen kunnen verwerven binnen een vooraf bepaalde doorlooptijd (prioritisering van de opdrachten bij het betrokken team van Patrimoniumdiensten);
- Het verzekeren dat de overheden de juiste aankoopprijs betalen voor het gekochte onroerend goed. De juiste aankoopprijs is de werkelijke waarde van het onroerend goed. De verwervende overheid kan, eventueel en mits motivering, meer dan de werkelijke waarde betalen;
- Het verzekeren dat de onteigenden de juiste vergoeding voor hun schade krijgen. Dit wil zeggen dat de volledige schade die de onteigening hen berokkent, wordt vergoed, en dat zij op een faire manier worden behandeld door Patrimoniumdiensten;
- Het positioneren van Patrimoniumdiensten als ‘professioneel immobiliënagentschap’ en ‘notaris’ van en voor de overheden.
2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Openen van het dossier: het klantdossier wordt geopend (eventueel eerst gecreëerd indien de klant nog niet bekend is) en binnen het klantdossier wordt een nieuw verwervingsdossier geopend. Een eerste analyse van de opdracht (welke dienst moet worden geleverd?) wordt uitgevoerd; de wettelijke (is Patrimoniumdiensten wettelijk bevoegd om de dienst te verlenen?) en territoriale (is het team van Patrimoniumdiensten, gelet op het ambtsgebied, bevoegd voor die klant?) bevoegdheid wordt, zo nodig, onderzocht. De uitvoering van de opdracht wordt gepland (binnen welke termijn kan en/of moet de opdracht worden uitgevoerd?). Een ambtenaar van het betrokken team van Patrimoniumdiensten (in principe de ‘cliënt manager’) wordt aangeduid voor het uitvoeren van de opdracht.
- Analyse van de opdracht: de opdracht wordt getoetst aan het doel dat de opdrachtgever wil bereiken (eventueel worden alternatieven voorgesteld, bijvoorbeeld, er wordt voorgesteld het onroerend goed niet aan te kopen maar een recht van opstal te vestigen); een terreinverkenning wordt uitgevoerd om zich een eerste beeld te vormen van het onroerend goed.
- Voorbereiding van de verwerving: de waarde van het onroerend goed wordt gevraagd aan en geleverd door de entiteit Opmetingen & Waarderingen. Op basis van deze waarde wordt de te verwachten aankoopprijs of onteigeningsvergoeding geschat en de overheid die de goederen wil verwerven wordt gevraagd de nodige kredieten ‘vast te leggen’. Indien de kredieten worden vastgelegd – als de kredieten niet worden vastgelegd, wordt het proces natuurlijk gestopt – worden de nodige inlichtingen over de personen en de goederen verzameld. Aan de hand van deze inlichtingen worden de individuele dossiers aangelegd en worden de bij de verwerving betrokken zakelijke en persoonlijke rechten vastgesteld.
- Verwerving: met de eigenaar (en eventueel de huurder en/of de (hypothecaire) schuldeiser) wordt onderhandeld over de verwerving (Kan een akkoord over de aankoopprijs/onteigeningsvergoeding worden bereikt?):
- Als met de eigenaar (en eventueel de huurder en/of de (hypothecaire) schuldeiser) een akkoord kan worden bereikt, wordt het goed aangekocht of onteigend en wordt de authentieke akte opgemaakt en verleden (het betrokken team van Patrimoniumdiensten treedt op als ‘overheidsnotaris’);
- Als met de eigenaar geen akkoord kan worden bereikt en als het goed moet worden onteigend, wordt de gerechtelijke onteigeningsprocedure ingeleid.
- Post-verwerving activiteiten: de akte wordt aan de wettelijke formaliteiten onderworpen (registratie van de akte, overschrijving, etc.), het vereffeningsvoorstel wordt bezorgd aan de kredietbeheerder (=het voorstel van het betrokken team van Patrimoniumdiensten dat de opdrachtgever/kredietbeheerder toelaat de aankoopprijs/de onteigeningsvergoedingen te betalen aan wie het hoort), de partijen krijgen een afschrift/uitgifte van de akte, de provisie wordt afgerekend en, eventueel, terugbetaald, de individuele dossiers worden gesloten en het algemeen dossier wordt gesloten.
3. Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Opdracht tot verwerving van een onroerend goed|Extern |
4. Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Onroerend goed is verworven |Extern |
5. Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Gegevens over de personen en de onroerende |Proces ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ |
|goederen |Kruispuntbank van Patrimonium Documentatie |
| |Extern[10] |
|Schattingsverslag van het onroerend goed (orde|Proces ‘Waarderen van goederen’ (Waarderen |
|van grootte van de venale waarde) |van onroerende goederen) |
|Onteigeningsbesluit |Extern |
6. Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Authentieke akte van verwerving + afschrift en|Proces ‘Opstellen en verlijden van een |
|uitgifte |authentieke akte’ |
| |Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimonium |
| |documentatie’ (Bewaren en bijwerken van |
| |Patrimonium Documentatie) |
| |Extern |
|Vereffeningsvoorstel |Extern |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘Opvolging’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘Impulsbeheer’ |
Proces ‘Vervreemding en verkoop van onroerende goederen’
7. Bestaansreden
Het proces ‘Vervreemding en verkoop van onroerende goederen’ wordt uitgetekend om de onroerende goederen van de federale en niet-federale overheden te vervreemden of te verkopen. Patrimoniumdiensten treedt op als (exclusief) bevoegd orgaan van de federale overheden en als lasthebber van de niet-federale overheden.
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op:
- Het verzekeren dat de vervreemding of verkoop binnen een aanvaardbare doorlooptijd gebeurt (prioritisering van de opdrachten bij het betrokken team van Patrimoniumdiensten);
- Het verzekeren dat de overheden de hoogst mogelijke prijs krijgen voor de vervreemding/verkoop van hun onroerende goederen;
- Het positioneren van het betrokken team van Patrimoniumdiensten als ‘professioneel immobiliënagentschap’ en ‘notaris’ van en voor de overheden.
8. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Openen van het dossier: het klantdossier wordt geopend (eventueel eerst gecreëerd indien de klant nog niet bekend is) en binnen het klantdossier wordt een nieuw vervreemdingsdossier geopend. Een eerste analyse van de opdracht (welke dienst moet worden geleverd?) wordt uitgevoerd; de wettelijke (is Patrimoniumdiensten wettelijk bevoegd om de dienst te verlenen?) en territoriale (is het betrokken team van Patrimoniumdiensten , gelet op het ambtsgebied, bevoegd voor die klant?) bevoegdheid wordt, zo nodig, onderzocht. De uitvoering van de opdracht wordt gepland (binnen welke termijn kan en/of moet de opdracht worden uitgevoerd?). Een ambtenaar van het betrokken team van Patrimoniumdiensten (in principe de ‘client manager’) wordt aangeduid voor het uitvoeren van de opdracht.
- Analyse van de opdracht: de opdracht wordt juridisch geanalyseerd en getoetst aan het doel dat de opdrachtgever wil bereiken (eventueel worden alternatieven voorgesteld, bijvoorbeeld, er wordt voorgesteld het onroerend goed niet te verkopen maar een recht van opstal te vestigen).
- Voorbereiding van de vervreemding/verkoop: een terreinverkenning wordt uitgevoerd om zich een eerste beeld te vormen van het onroerend goed. De waarde van het onroerend goed wordt gevraagd aan en geleverd door de entiteit Opmetingen & Waarderingen. De nodige inlichtingen over het onroerend goed worden verzameld; op basis van de door de entiteit Opmetingen & Waarderingen bepaalde waarde van het onroerend goed, wordt de te verwachten verkoopprijs geschat; de wijze van vervreemding wordt bepaald (openbare verkoop of verkoop uit de hand?) en aan de opdrachtgever wordt een provisie voor kosten (onder meer publiciteitskosten) gevraagd. De nodige documenten en/of akten worden opgemaakt (algemene verkoopsvoorwaarden en bijzondere verkoopvoorwaarden bij openbare verkoop en algemeen en bijzonder verkoopreglement bij verkoop uit de hand). Publiciteit wordt gevoerd, onder meer op de website van Patrimoniumdiensten, eventueel gekende kandidaat-kopers (databank van potentieel geïnteresseerde klanten) worden gecontacteerd, wie erom vraagt krijgt inlichtingen over het te koop gestelde goed en het goed kan worden bezichtigd. De vereiste inlichtingen worden bezorgd aan diverse overheden (fiscale notificaties, aanbieding van het recht van voorkoop, etc.).
- Vervreemding/verkoop: het onroerend goed wordt vervreemd (het zakelijk recht wordt gevestigd) of verkocht (openbaar of uit de hand); de authentieke akte wordt opgemaakt en verleden (het betrokken team van Patrimoniumdiensten treedt op als ‘overheidsnotaris’).
- Post-vervreemding activiteiten: de akte wordt aan de wettelijke formaliteiten onderworpen (registratie van de akte, overschrijving, etc.), de verkoopprijs en de kosten worden betaald en in ontvangst genomen waarna kwijting wordt gegeven, de opdrachtgever wordt ingelicht, de partijen krijgen een afschrift/uitgifte van de akte, de provisie wordt afgerekend en, eventueel, terugbetaald, en het dossier wordt gesloten.
9. Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Opdracht tot vervreemding van een onroerend |Extern |
|goed |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
| |goederen’ (Vereffening van erfloze |
| |nalatenschappen) |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Onroerend goed is vervreemd/verkocht |Extern |
|De vereffening van de erfloze nalatenschap kan|Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
|verder gaan |goederen’ (Vereffening van erfloze |
| |nalatenschappen) |
10. Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Gegevens over de personen en de onroerende |Proces ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ |
|goederen |Kruispuntbank van Patrimonium Documentatie |
| |Extern |
|Schattingsverslag van het onroerend goed (orde|Proces ‘Waarderen van goederen’ (Waarderen |
|van grootte van de venale waarde) |van onroerende goederen) |
|Klantengegevens |Proces ‘Klanteninzicht’ |
11. Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Algemene en bijzondere verkoopvoorwaarden & |Extern |
|algemeen en bijzonder verkoopreglement | |
|Authentieke akte van vervreemding / verkoop + |Proces ‘Opstellen en verlijden van een |
|afschrift en uitgifte |authentieke akte’ |
| |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
| |patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en |
| |bijwerken van patrimoniumdocumentatie) |
| |Extern |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘Opvolging’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘Impulsbeheer’ |
Proces ‘Realisatie van roerende goederen’
1. Bestaansreden
Het proces ‘Realisatie van roerende goederen’ wordt uitgetekend om diensten te verlenen met betrekking tot de materiële roerende goederen van de overheden: de roerende goederen worden verkocht, gerecycleerd of vernietigd.
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op:
- Het verzekeren dat de materiële roerende goederen als een goede huisvader behandeld worden: de goederen die kunnen/mogen worden verkocht, worden verkocht, en de goederen die niet kunnen/mogen worden verkocht, worden vernietigd (milieuvriendelijke afvalverwerking) of gerecycleerd;
- Het verzekeren dat de publiekrechtelijke rechtspersonen zich daadwerkelijk ontdoen van de materiële roerende goederen die ze niet langer gebruiken.
2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Openen van het dossier: het klantdossier wordt geopend (eventueel eerst gecreëerd indien de klant nog niet bekend is) en binnen het klantdossier wordt een realisatiedossier geopend. De wettelijke (is Patrimoniumdiensten wettelijk bevoegd om de materiële roerende goederen van deze cliënt te realiseren?) en territoriale (is de betrokken entiteit van Patrimoniumdiensten, gelet op het ambtsgebied, bevoegd om de roerende goederen van de cliënt te realiseren?) bevoegdheid wordt, zo nodig, onderzocht. De uitvoering van de opdracht wordt gepland (binnen welke termijn kan en/of moet de opdracht worden uitgevoerd, onder meer gelet op het roerend goed zelf en op de mogelijkheid of opportuniteit de roerende goederen weg te halen bij de cliënt?).
- Voorbereiding van de realisatie: een eerste analyse van de opdracht wordt uitgevoerd (onder meer, zijn alle vereiste gegevens betreffende de roerende goederen ingevuld in het invulformulier op de website van Patrimoniumdiensten?). Het type realisatie wordt georganiseerd: kunnen / mogen de roerende goederen worden verkocht of moeten ze worden gerecycleerd/vernietigd?
- Realisatie van het goed:
De roerende goederen worden verkocht: eventueel opslaan van de goederen in de verkoopruimte en vormen van de te verkopen loten, publiciteit (onder meer, bezorgen van de catalogus aan de klanten opgeslagen in het klantenbestand, catalogus op de website van Patrimoniumdiensten), eventueel aanvraag van evaluatie van het roerend goed bij de entiteit Opmetingen & Waarderingen, bezichtiging van de goederen en openbare verkoop (of verkoop uit de hand);
De roerende goederen worden gerecycleerd/vernietigd: overeenkomstig het met de (gespecialiseerde) onderneming gesloten contract, wordt de afhaling van de roerende goederen georganiseerd, de roerende goederen worden afgehaald en gerecycleerd/vernietigd.
- Post-realisatie activiteiten: de verkoopprijs wordt ontvangen en getransfereerd naar de klant of de kosten van de vernietiging worden betaald (en eventueel verhaald op de klant) en dit wordt boekhoudkundig verwerkt. De verkochte roerende goederen worden weggehaald door de koper en het dossier wordt gesloten.
3. Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Vraag tot realisatie van roerende goederen |Extern |
|Noodzaak tot realisatie van roerende goederen |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
|in het kader van een erfloze nalatenschap |goederen’ (Vereffening van erfloze |
| |nalatenschappen) |
4. Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Roerend goed is verkocht |Extern |
| |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
| |goederen’ (Vereffening van erfloze |
| |nalatenschappen) |
|Roerend goed is gerecycleerd / vernietigd |Extern |
| |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
| |goederen’ (Vereffening van erfloze |
| |nalatenschappen) |
5. Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Klantengegevens |Proces ‘Klanteninzicht’ |
|Schattingsverslag van roerende goederen |Proces ‘Waarderen van goederen’ (waarderen |
| |van roerende goederen) |
6. Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Akte van verkoop |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
| |patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en |
| |bijwerken van Patrimonium Documentatie) |
| |Extern |
|Contract van vernietiging |Extern |
|Verkoopscatalogus, lastenboek, publiciteit |Extern |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘Opvolging’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘Impulsbeheer’ |
Proces ‘Vereffening van erfloze nalatenschappen’
1. Bestaansreden
Het proces ‘Vereffenen van erfloze nalatenschappen’ (=passief betalen en actief te gelde maken) wordt uitgetekend om de erfloze nalatenschappen in naam van de Staat in bezit te nemen.
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op:
- Het verzekeren dat de onbeheerde nalatenschappen met een batig saldo worden geërfd door de Staat[11];
- Het verzekeren dat het netto vereffeningsresultaat van de in bezit genomen erfloze nalatenschappen zo hoog mogelijk is;
- Het vereffenen van de erfloze nalatenschap als een goede huisvader (zodat later rekenschap kan worden gegeven aan de erfgenaam die toch nog opduikt).
2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Openen van het dossier: het dossier wordt geopend en een verantwoordelijke voor het beheer wordt aangeduid.
- Voorafgaand onderzoek van de optie (de nalatenschap opvorderen of niet): analyse van de activa en passiva van de nalatenschap (onder meer via de Kruispuntbank van de Patrimonium Documentatie) om uit te maken of de onbeheerde nalatenschap batig is en moet worden opgevorderd als erfloze nalatenschap. Eventuele erfgenamen worden opgespoord.
- Inbezitstelling:
De voorlopige inbezitstelling van de nalatenschap wordt gevraagd aan de burgerlijke rechtbank; de formaliteiten om de voorlopige inbezitstelling en het voorlopige beheer van de nalatenschap te bekomen worden vervuld; de nalatenschap wordt voorlopig beheerd (als een goede huisvader);
De definitieve inbezitstelling van de nalatenschap wordt gevraagd aan de burgerlijke rechtbank; de formaliteiten om de definitieve inbezitstelling van de nalatenschap te bekomen (onder meer, bekendmakingen in het Belgisch Staatsblad) worden vervuld.
- Vereffening: het te gelde maken van de activa (realisatie van de materiële roerende goederen, vervreemding/verkoop van de onroerende goederen en invordering van de schuldvorderingen van de overledene) en betalen van de passiva van de nalatenschap, en de boekhoudkundige verwerking van de vereffening.
- Sluiten van het dossier: het dossier wordt gesloten. Het gesloten dossier wordt heropend als een erfgenaam opduikt: in dit geval wordt rekenschap van het beheer en het vereffeningsresultaat van de nalatenschap uitgekeerd aan de erfgenaam.
3. Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Informatie omtrent het bestaan van een erfloze|Proces ‘Vorderen van rechten’ |
|nalatenschap |(successierechten) |
| |Extern |
4. Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Nalatenschap is vereffend |Proces ‘Beheer Thesaurie’ |
|Successierechten zijn betaald |Proces ‘Vorderen van rechten’ |
| |(successierechten) |
|Materiële roerende goederen van de |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
|nalatenschap zijn gerealiseerd |goederen’ (Realisatie van roerende goederen) |
|Onroerende goederen van de nalatenschap zijn |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
|vervreemd |goederen’ (Vervreemding en verkoop van |
| |onroerende goederen) |
|Schuldvorderingen zijn geïnd |Proces ‘Niet-fiscale invordering’ |
5. Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Overlijdensakte |Extern |
|Samenstelling activa en passiva nalatenschap |Proces ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ |
| |Kruispuntbank van Patrimonium Documentatie |
|Waardering van onroerende en roerende goederen|Proces ‘Waarderen van goederen’ (Waarderen |
| |van onroerende en roerende goederen) |
|Notariële inventaris |Extern |
|Voorlopige en definitieve verordeningen |Extern |
6. Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Informatie omtrent het patrimonium van de |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
|Staat |patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en |
| |bijwerken van Patrimonium Documentatie) |
|Authentieke akten |Proces ‘Opstellen en verlijden van een |
| |authentieke akte’ |
| |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
| |goederen’ (Vervreemding en verkoop van |
| |onroerende goederen + Realisatie van roerende|
| |goederen) |
|Verzoeken tot voorlopige en definitieve |Extern |
|inbezitstelling | |
|Publicaties |Extern |
|Beheerrekening |Proces ‘Beheer Thesaurie’ |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘Opvolging’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘Impulsbeheer’ |
Proces ‘Waarderen van goederen’
Proces ‘Waarderen van roerende goederen’
1. Bestaansreden
Dit proces wordt uitgetekend teneinde roerende goederen (venale waarde) te schatten voor klanten intern aan de FOD Financiën, en indien mogelijk, op lange termijn voor externe klanten. Deze schattingen hebben betrekking tot een groot aantal goederen (niet-genoteerde aandelen, meubilair, kunstwerken, verzamelstukken, …). De ontwikkeling van databases en specifieke documentatie over roerende goederen zal noodzakelijk zijn om venale waarden af te leveren. Gezien de grote diversiteit en complexiteit van roerende goederen zal de ondersteuning van externe experten noodzakelijk zijn.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Afleveren van schattingen gebaseerd op volledige en actuele informatie
- Afleveren van venale waarden onderbouwd door een duidelijke motivering
- Continu bijwerken van de patrimoniale documentatie
2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Initialisering en primaire analyse: de gegevens (aanvraag, aangifte, …) komen elektronisch binnen of per papier. Een opdrachtdossier wordt geopend en een dossiernummer wordt toegekend. Er volgt een primaire analyse van de gegevens, teneinde de activiteiten te plannen (in functie van de dringendheid en prioriteit van het dossier), de vereiste middelen te bepalen en het dossier aan een dossierbeheerder toe te vertouwen. Een bevestiging van de opdracht met de vermelding van onder andere de dossierbeheerder en de vooropgestelde termijn wordt verzonden naar de (interne) klant.
- Verzameling van de basisgegevens: de intern en in de Kruispuntbank beschikbare gegevens worden verzameld (databases, bestanden, beursinformatie, …) en samengebracht in het dossier. Externe informatie kan eveneens worden opgevraagd (banken, verzekeringen, externe partijen, …). Het opdrachtdossier wordt vervolledigd met de verzamelde informatie.
- Opportuniteitsanalyse: dit omvat de analyse van de finaliteit van de rentabiliteit[12], taak die vereist is voor de opdrachten waarbij een waarde aangegeven is en aldus gecontroleerd moet worden (successierechten). Voor deze aanvragen wordt de in de vorige activiteitenblok verzamelde informatie geanalyseerd. Een beslissing gebaseerd op risicoanalyse, wordt genomen of de aangegeven waarde aanvaardbaar is. Indien dit niet het geval is, worden de scope en de modaliteiten van de expertise bepaald. Voor de opdrachten met betrekking tot specifieke roerende goederen (bij voorbeeld kunstwerken), kan er desgevallend beroep worden gedaan op externe experten gespecialiseerd in het type te waarderen roerend goed (museumconservatoren, …).
- Expertise: een expertise wordt uitgevoerd teneinde een venale waarde te bepalen gebaseerd op de verzamelde informatie (desgevallend op het terrein). Alle informatie wordt geanalyseerd en het interne waarderingsverslag wordt opgesteld. Voor de gevallen waarbij externe experten belast zijn met een expertiseopdracht, wordt hun werk opgevolgd en geïntegreerd in het waarderingsverslag.
- Reporting: het waarderingsverslag bestemd voor de klant (inbegrepen motivering van de beslissing) wordt opgesteld. De gemotiveerde waarde of de tekortvaststelling[13] wordt gecommuniceerd aan de klant. Een tussentijdse bijwerking van de databases van de patrimoniale documentatie wordt uitgevoerd.
- Afsluiten van het dossier: de databases van de patrimoniale documentatie worden definitief bijgewerkt en het dossier wordt afgesloten.
3. Startschot
|Naam |Interface |
|Waarderingsaanvraag |Proces ‘Vorderen van rechten’ |
| |(successierechten / recht van overgang bij |
| |overlijden / ongenoegzaamheden) |
| |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
| |goederen’ (Realisatie van roerende goederen +|
| |Vereffening van erfloze nalatenschappen) |
4. Resultaten
|Naam |Interface |
|Volledige en gemotiveerde waarde |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van |
| |goederen’ (Realisatie van roerende goederen + |
| |Vereffening van erfloze nalatenschappen) |
|Aanvaardbare waarde |Proces ‘Vorderen van rechten (successierechten|
| |/ recht van overgang bij overlijden / |
| |ongenoegzaamheden) |
|Ongenoegzaamheid |Proces ‘Vorderen van rechten (successierechten|
| |/ recht van overgang bij overlijden / |
| |ongenoegzaamheden) |
5. Voornaamste inputs
|Naam |Interface |
|Juridische gegevens (aangiftes, aktes, |Extern |
|listings, …) | |
|Administratieve gegevens |Extern |
|Fysische gegevens (foto’s, …) |Extern |
Voornaamste outputs
|Naam |Interface |
|Gegevens overgemaakt aan de interne klanten |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
|(waarderingsverslag, communicatie van |goederen’ (Realisatie van roerende goederen +|
|beslissing, …) |Vereffening van erfloze nalatenschappen) |
| |Proces ‘Vorderen van rechten |
| |(successierechten / recht van overgang bij |
| |overlijden / ongenoegzaamheden) |
|Gegevens voor databases van de patrimoniale | |
|documentatie en ‘Knowledge Center’ | |
|(publicaties, statistieken, expertises, …) | |
|Aanvraag tot inning of eventuele invordering |Proces ‘Niet-fiscale invordering’ |
|van de te betalen diensten | |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘Opvolging’ |
|Impulsen voor Reglementering en werkmethodes |Proces ‘Impulsbeheer’ |
Proces ‘Waarderen van onroerende goederen’
6. Bestaansreden
Dit proces wordt uitgetekend teneinde onroerende goederen te schatten voor klanten intern en extern aan de FOD Financiën. Deze waarderingen hebben betrekking tot drie waarden: venale waarde, constructiewaarde en locatieve waarde/federaal kadastraal inkomen. De activiteiten van dit proces kunnen gedifferentieerd worden naargelang de te bepalen waarde.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Afleveren van waarderingen gebaseerd op volledige en actuele informatie
- Afleveren van waarden (venale waarde, constructiewaarde of locatieve waarde) onderbouwd door een duidelijke motivering en binnen optimale doorlooptijden
- Continu bijwerken van de patrimoniale documentatie
- Verhogen van de eigen inkomsten van de entiteit[14]
7. Beschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Initialisering en primaire analyse: de gegevens (aanvraag, aangifte, …) komen elektronisch binnen of per papier. Een opdrachtdossier wordt geopend en een dossiernummer wordt toegekend. Voor wat betreft de bepaling van de locatieve waarde van een goed na verbouwingen of van een nieuwbouw, wordt een standaard formulier verzonden naar de eigenaar. Dit formulier moet door deze[15] worden ingevuld en zal alle elementen met betrekking tot het goed, noodzakelijk voor de bepaling van het kadastraal inkomen, moeten meegeven.
- Er volgt een primaire analyse van het dossier, onder andere om de activiteiten te plannen (in functie van de dringendheid en de prioriteit van het dossier), de in te zetten middelen en de dossierbeheerder aan te duiden voor de behandeling van het dossier. Een bevestiging van de opdracht met de vermelding van de dossierbeheerder en de vooropgestelde termijnen wordt verzonden naar de klant.
- Verzameling en behandeling van de basisgegevens: de intern en in de Kruispuntbank beschikbare gegevens worden verzameld (databases, bestanden, …) en samengebracht in het dossier. Deze informatie (bij voorbeeld, van het formulier met betrekking tot de bepaling van het kadastraal inkomen van een goed na verbouwingen of van een nieuwbouw) wordt geïntegreerd in het systeem. Het mathematisch model berekent een waarde (locatieve of venale waarde[16]). Deze waarde wordt in de volgende activiteitenblok geanalyseerd.
- Externe informatie kan eveneens worden opgevraagd. Het opdrachtdossier wordt vervolledigd met de verzamelde informatie.
- Opportuniteitsanalyse: dit omvat de analyse van de finaliteit van de rentabiliteit – risicoanalyse – dat bepaalt of een diepgaande expertise moet uitgevoerd worden van het onroerend goed. Indien de aangegeven waarde (in het kader van successierechten) of de waarde bepaald door het mathematisch model, aanvaardbaar is, zal er geen aanvullende expertise gebeuren. In zulk geval wordt het dossier bijgewerkt en wordt de klant ingelicht.
- Expertise : in functie van de resultaten van het voorgaande activiteitenblok wordt een keuze gemaakt over welke type expertise van toepassing is voor deze opdracht: ‘en chambre’, courant (beperkt bezoek) of particulier (diepgaand bezoek). De expertise heeft als doel het bepalen van een waarde (venale waarde, constructiewaarde[17] of locatieve waarde) op basis van de volledige informatie overeenstemmend met de reële fysische situatie van het onroerend goed. Alle informatie wordt geanalyseerd en het interne waarderingsverslag wordt opgesteld.
- Reporting: het waarderingsverslag bestemd voor de klant (inbegrepen motivering van de beslissing) wordt opgesteld. De gemotiveerde waarde of de tekortvaststelling[18] wordt gecommuniceerd aan de klant. Het federaal kadastraal inkomen wordt betekend aan de burgerbelastingplichtige. Een tussentijdse bijwerking van de databases van de patrimoniale documentatie wordt uitgevoerd.
- Afsluiten van het dossier: de databases van de patrimoniale documentatie worden definitief bijgewerkt en het dossier wordt afgesloten.
8. Startschot
|Naam |Interface |
|Waarderingsaanvraag |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden |
| |van goederen’ (Verwerving van onroerende |
| |goederen, Vervreemding en verkoop van |
| |onroerende goederen, Vereffening van erfloze|
| |nalatenschappen) |
| |Proces ‘Vorderen van rechten |
| |(successierechten / recht van overgang bij |
| |overlijden / ongenoegzaamheden) |
| |Proces ‘Vorderen van rechten (onmiddellijk|
| |geïnde griffierechten) |
| |Proces ‘Vorderen van rechten (registratie,|
| |hypotheekrechten / bijdragen) |
| |Proces ‘Verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens’ |
| |Extern |
|Informatie over een gebeurtenis (aangifte, |Proces ‘bewaren en bijwerken van |
|informatie, vaststellingen, …) |patrimoniumdocumentatie’ (Beheer van het |
| |kadastraal plan) |
| |Extern |
9. Resultaten
|Naam |Interface |
|Volledige en gemotiveerde waarde |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
| |goederen’ (Verwerving van onroerende |
| |goederen, Vervreemding en verkoop van |
| |onroerende goederen, Vereffening van erfloze |
| |nalatenschappen) |
| |Proces ‘Verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens’ |
| |Extern |
|Aanvaardbare waarde |Proces ‘Vorderen van rechten |
| |(successierechten / recht van overgang bij |
| |overlijden / ongenoegzaamheden) |
| |Proces ‘Vorderen van rechten (onmiddellijk |
| |geïnde griffierechten) |
| |Proces ‘Vorderen van rechten (registratie, |
| |hypotheekrechten / bijdragen) |
|Ongenoegzaamheid |Proces ‘Vorderen van rechten |
| |(successierechten / recht van overgang bij |
| |overlijden / ongenoegzaamheden) |
10. Voornaamste inputs
|Naam |Interface |
|Juridische gegevens (listings, aangiftes, |Extern |
|aktes, fiches, vaststellingen, …) | |
|Administratieve gegevens |Extern |
|Fysische gegevens (foto’s, plannen, |Extern |
|vaststellingen, contracten, aangiftes, etc) | |
11. Voornaamste outputs
|Naam |Interface |
|Gegevens overgemaakt aan de interne of klanten|Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
|(waarderingsverslag, communicatie van de |goederen’ (Verwerving van onroerende |
|bevestiging, betekening van het federaal |goederen, Vervreemding en verkoop van |
|kadastraal inkomen, …) |onroerende goederen, Vereffening van erfloze |
| |nalatenschappen) |
| |Proces ‘Vorderen van rechten |
| |(successierechten / recht van overgang bij |
| |overlijden / ongenoegzaamheden) |
| |Proces ‘Vorderen van rechten (onmiddellijk |
| |geïnde griffierechten) |
| |Proces ‘Vorderen van rechten (registratie, |
| |hypotheekrechten / bijdragen) |
| |Proces ‘Verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens’ |
| |Extern |
|Betekening van het federaal kadastraal inkomen|Proces ‘ Levering en distributie’ |
|Gegevens voor databases van de patrimoniale | |
|documentatie en Knowledge Center (publicaties,| |
|statistieken, expertises, …) | |
|Aanvraag tot inning of eventuele invordering |Proces ‘Niet-fiscale invordering’ |
|van de te betalen diensten | |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘opvolging’ |
|Impulsen voor Reglementering en werkmethodes |Proces ‘Impulsbeheer’ |
3 Proces ‘Opstellen en verlijden van een authentieke akte’
Bestaansreden
Het proces ‘Opstellen en verlijden van een authentieke akte’ wordt uitgetekend om authentieke akten voor de federale en niet-federale overheden op te maken en te verlijden. Patrimoniumdiensten speelt op dat vlak de rol van ‘overheidsnotaris’, notaris van en voor de overheden.
Dit proces is een afzonderlijk proces als alleen de authentieke akte wordt opgemaakt en verleden, als met andere woorden de authentieke akte niet het resultaat is van een verwerving of vervreemding van een onroerend goed (bijvoorbeeld, verhuring of verkoop van sociale woningen en de daarmee verband houdende hypothecaire leningen, statuten van een (overheids)vennootschap).
Dit proces werkt als een subproces van de processen verwerving en vervreemding/verkoop van onroerende goederen.
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op:
- Het verzekeren dat de authentieke akten tijdig opgesteld en verleden worden;
- Het positioneren van de entiteit van Patrimoniumdiensten als ‘overheidsnotaris’;
- Het verzekeren van de rechtszekerheid van de authentieke akten.
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Openen van het dossier: het klantdossier wordt geopend (eventueel eerst gecreëerd indien de klant nog niet bekend is) en binnen het klantdossier wordt een opdrachtdossier geopend. Een eerste analyse van de opdracht (welke dienst moet worden geleverd?) wordt uitgevoerd; de wettelijke (is Patrimoniumdiensten wettelijk bevoegd om de dienst te verlenen?) en territoriale (is de entiteit van Patrimoniumdiensten , gelet op het ambtsgebied, bevoegd voor die klant?) bevoegdheid wordt, zo nodig, onderzocht. De uitvoering van de opdracht wordt gepland (binnen welke termijn kan en/of moet de opdracht worden uitgevoerd?). Een ambtenaar van het betrokken team van Patrimoniumdiensten (in principe de ‘client manager’) wordt aangeduid voor het uitvoeren van de opdracht.
- Juridische analyse van de vraag: welke akte moet worden opgemaakt? (een (eigendoms)overdragende akte of een andere akte bv. de statuten van een (overheids)vennootschap). Kan de gevraagde opdracht juridisch worden uitgevoerd?
- Voorbereiding van de akte: de nodige inlichtingen om de akte te kunnen opmaken worden verzameld; aan de opdrachtgever wordt een provisie voor kosten gevraagd. De nodige documenten en/of akten worden opgemaakt: onder meer de ontwerpakte wordt opgemaakt en voorgelegd aan de partijen en eventueel aangepast aan de opmerkingen van de partijen. De vereiste inlichtingen worden bezorgd aan diverse overheden (eventueel fiscale notificaties, etc.).
- Verlijden van de akte: het voorlezen en toelichten van de akte aan de partijen en het ondertekenen van de akte.
- Post-akte formaliteiten: de akte wordt aan de wettelijke formaliteiten onderworpen (registratie van de akte, overschrijving, etc.), de opdrachtgever wordt ingelicht, de partijen krijgen een afschrift/uitgifte van de akte, de provisie wordt afgerekend en, eventueel, terugbetaald, en het dossier wordt gesloten.
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Vraag naar authentieke akte |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
| |goederen’ (Verwerving van onroerende |
| |goederen, Vervreemding en verkoop van |
| |onroerende goederen) |
| |Extern |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Akte is verleden |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
| |goederen’ (Verwerving van onroerende |
| |goederen, Vervreemding en verkoop van |
| |onroerende goederen) |
| |Extern |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Gegevens over de personen (en eventueel de |Proces ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ |
|onroerende goederen) |Kruispuntbank van Patrimonium Documentatie |
| |Extern |
1 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Authentieke akte + afschrift en uitgifte |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
| |goederen’ (Verwerving van onroerende |
| |goederen, Vervreemding en verkoop van |
| |onroerende goederen) |
| |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
| |patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en |
| |bijwerken van Patrimonium Documentatie) |
| |Extern |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘Opvolging’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘Impulsbeheer’ |
4 Proces ‘Vorderen van rechten’
1 Proces ‘Vorderen van Zegelonmiddellijk geïnde griffierechten’
1 Bestaansreden
Het proces ‘Vorderen van Zegelonmiddellijk geïnde griffierechten’ de zegel wordt uitgetekend om deze zo efficiënt mogelijk te innen en over te maken aan de Thesaurie.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Vereenvoudiging van processen en procedures door dematerialisering en e-processen
- Een klantgedreven dienstverlening ontwikkelen
- Het (verder) verzekeren voor de overheid van deze bron van inkomsten
- Het invoeren van een effectieve controle op de heffing en inning van de onmiddellijk geïnde griffierechten
- Maximalisatie van synergieën met andere inningprocessen
- Vereenvoudiging van de griffierechten
2 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Heffing en aflossing: dit betreft het bepalen van het te betalen type recht en het overeenkomend bedrag. De heffing van de onmiddellijk geïnde griffierechten gebeurt aan de bron, dit is buiten de entiteit Rechtszekerheid
- Inning: In het geval van de onmiddellijk geïnde griffierechten lost de belastingplichtige of zijn gelastigde onmiddellijk zijn schuld af aan de bron, m.a.w. aan de primaire debiteur (de griffie). De geïnde rechten worden ingeschreven in de boekhouding van de primaire debiteur en er wordt een overzicht gemaakt van de geïnde rechten. Daarna worden zowel het geld als het overzicht van de geïnde rechten getransfereerd naar de entiteit Rechtszekerheid en daar in de boekhouding ingeschreven. De entiteit Rechtszekerheid controleert eveneens of het ontvangen bedrag overeenkomt met het volgens het overzicht verschuldigd bedrag. Dit wordt boekhoudkundig verwerkt. Deze rechten worden tenslotte de vooraf afgeloste zegel-, griffierechten of de met zegel gelijkgestelde taksen. Vervolgens worden de bedragen ingeschreven in de boekhouding doorgestort naar de Thesaurie en het getransfereerde bedrag wordt geboekt
- Opmerking: er zullen twee types periodieke controle voorzien worden. Een eerste type is de periodieke controle op de heffing van onmiddellijk geïnde griffierechten en een tweede type is de periodieke controle op de boekhouding in de griffies
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Een taxeerbaar feit onderworpen aan |Extern |
|onmiddellijk geïnde griffierechten, Alle | |
|handelingen of gebeurtenissen (fysisch en | |
|elektronisch) onderworpen aan een zegel (incl.| |
|met de zegel gelijkgestelde taksen) | |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Zegel onmiddellijk geïnde griffierechten en |Proces ‘ Beheer Thesaurie’ |
|onmiddellijk geïnde griffierechten op rekening| |
|van Thesaurie | |
6 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Ontvangsten overzicht van de geïnde |Extern |
|griffierechten | |
|Geïnde De door de griffiers ontvangen |Extern |
|griffierechten | |
7 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘Opvolging’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘Impulsbeheer’ |
2 Proces ‘Vorderen van Zegelregistratie-, hypotheekrechten en bijdragen’
1 Bestaansreden
Het proces ‘Vorderen van Zegelregistratie-, hypotheekrechten en bijdragen’ zegel wordt uitgetekend om deze zo efficiënt mogelijk te innen en over te maken aan de Thesaurie.
In dit proces worden wat betreft registratierechten niet de bijkomende registratierechten bedoeld (zie proces ‘Vorderen van successierechten, recht van overgang bij overlijden, ongenoegzaamheden en rechten in opschorting’).
Indien er bijdragen moeten betaald worden (dit zijn vergoedingen die de belastingplichtige dient te betalen voor diensten van de processen ‘Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie’ en ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’ van de entiteit Rechtszekerheid), dan is er een zelfde procesverloop als bij inning van registratierechten.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Vereenvoudiging van processen en procedures door onder andere dematerialisering, e-processen en andere betalingsmodaliteiten
- Een klantgedreven dienstverlening ontwikkelen
- Het (verder) verzekeren voor de overheid van deze bron van inkomsten
- Het invoeren van een effectieve controle op de heffing van de registratierechten
- Maximalisatie van synergieën met andere inningprocessen
- Vereenvoudiging van de bijdragen
2 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Analyse en Controle: dit betreft het analyseren en controleren van de over te schrijven documenten op basis waarvan de registratierechten worden berekend. Dit impliceert tevens een fiscale opportuniteitsanalyse.
- Heffing en aflossing: dit betreft het bepalen van het te betalen type recht/bijdrage en het overeenkomend bedrag. De bijdragen die geïnd worden voor de processen ‘Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie’ en ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’ zullen sterk vereenvoudigd worden. De professionelen zullen zelf hun registratie- en hypotheekrechten berekenen. Deze dienen enkel op hun correctheid gecontroleerd te worden. De controles verlopen gedifferentieerd en selectief.
- Betaalbaar maken: dit betreft het communiceren van het voorstel van te betalen rechten / bijdragen aan de belastingplichtige of zijn gelastigde (vb. notaris)
- Inning:
- De te innen rechten/bijdragen worden ingeschreven in de boekhouding. De entiteit Rechtszekerheid controleert of het ontvangen bedrag overeenkomt met de ingeschreven schuld. De professionele zullen beschikken over een nationale rekening die na het betaalbaar maken mag aangewend worden. Dit wordt boekhoudkundig verwerkt
- Voor al de rechten en bijdragen worden tenslotte de vooraf afgeloste zegel-, griffierechten of de met zegel gelijkgestelde taksen. Vervolgens worden de bedragen ingeschreven in de boekhoudingen juiste bedragen doorgestort naar de Thesaurie en het getransfereerde bedrag wordt geboekt.
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Een taxeerbaar feit onderworpen aan |Extern |
|registratie-, hypotheekrechten en bijdragen, |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
|Alle handelingen of gebeurtenissen (fysisch en|patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en |
|elektronisch) onderworpen aan een zegel (incl.|bijwerken van Patrimonium Documentatie) |
|met de zegel gelijkgestelde taksen) |Proces ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Zegelregistratie-, hypotheekrechten, bijdragen|Proces ‘Beheer Thesaurie’ |
|de en onmiddellijk geïnde griffierechten op |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
|rekening van Thesaurie |patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en |
| |bijwerken van Patrimonium Documentatie) |
| |Proces ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ |
5 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Een te registreren document |Extern |
|Ontvangsten Betalingsbewijs |Extern |
6 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Bevestiging van ontvangst betaling |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
| |patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en |
| |bijwerken van Patrimonium Documentatie) |
| |Proces ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ |
|Aanvraag waarderingsverslag (voor eventuele |Proces ‘Waarderen van goederen’ (Waarderen |
|ongenoegzaamheden registratierechten) |van onroerende en roerende goederen) |
|Communicatie |Proces ‘Levering en Distributie’ |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘Opvolging’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘Impulsbeheer’ |
Proces ‘Vorderen van successierechten / recht van overgang bij overlijden / ongenoegzaamheden / rechten in opschorting’
1. Bestaansreden
Dit proces ‘Vorderen van successierechten / recht van overgang bij overlijden / ongenoegzaamheden / rechten in opschorting’ wordt uitgetekend om de successierechten en bijkomende successierechten verschuldigd op aangiften van nalatenschap zo efficiënt en zo klantvriendelijk mogelijk te innen.
Het behandelt eveneens het recht van overgang bij overlijden. Dit is een recht gelijkaardig aan het successierecht, doch enkel berekend op de waarde van de onroerende goederen gelegen in België, verkregen uit een nalatenschap van een niet-rijksinwoner.
Onder dit proces worden eveneens de ongenoegzaamheden verstaan (vb. bij bijkomende registratierechten).
Opmerking: de jaarlijkse taks tot vergoeding van de successierechten van v.z.w’s wordt niet behandeld.
Successierechten en rechten van overgang bij overlijden worden door de federale overheid geïnd ten behoeve van de Gewesten.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Vereenvoudigen en standaardiseren van de aangifte van nalatenschap om zodoende het aantal ‘foute’ aangiften van nalatenschap te beperken
- Om analyses en controles kwalitatiever te maken, de toegang tot andere databanken nastreven via de Kruispuntbank Patrimoniale Documentatie
- Optimale relatie en interactie met de klant/belastingplichtige
- Efficiënte en effectieve berekening van de successierechten
- Effectieve controle op de inning van de successierechten
- Maximalisatie van Synergieën met andere inningprocessen van patrimoniumdocumentatie (vb. solvabiliteitsonderzoek)
2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Openen en samenstellen dossier: dit betreft vooreerst het aanduiden van een dossierbeheerder. Vervolgens wordt een successiedossier op naam geopend. De diverse gegevens betreffende vermogensbestanddelen (activa en passiva) en juridische informatie in verband met de nalatenschap worden samengebracht. Het betreft o.a. gegevens betreffende onroerende en roerende goederen in het binnenland en indien beschikbaar in het buitenland, juridische informatie, gegevens van de entiteit Opmetingen en Waarderingen, van AOIF, DIV, Bank- en verzekeringsinstellingen, gerechtsdeurwaarders (beslagen), NBB, andere overheden en diensten,... Deze verzameling en consultatie gebeurt zoveel mogelijk via elektronische weg
- Indiening successieaangifte: de potentieel indieningspichtige erfgenamen worden in kaart gebracht en voorafgaand aan de eigenlijke successieaangifte een inlichtingsblad toegestuurd. Nadat deze dit ingevuld inlichtingsblad hebben teruggestuurd, worden de gegevens vergeleken met de gegevens uit het successiedossier. Nadien wordt onderzocht of de successie belastbaar is, en in dit geval voor ieder een debiteurendossier geopend. Vervolgens verstuurt de entiteit Rechtszekerheid een gepersonaliseerd standaardformulier voor successieaangifte (eventueel elektronisch). De belastingplichtige dient op een gestructureerde manier informatie te verschaffen over zijn onroerende goederen en roerende goederen (fiscale devolutie). Eventueel kan het op langere termijn mogelijk worden een vooraf ingevulde successieaangifte te versturen naar de belastingplichtige. Naarmate de eigen databanken en de beschikbare gegevens via de Kruispuntbank worden uitgebreid, zal de informatie betreffende de roerende en onroerende goederen eveneens uitgebreid worden, waardoor de vooraf ingevulde successieaangifte een feit zou kunnen worden
- Controle: na het ontvangen van de (elektronische) successieaangifte kan gecontroleerd worden of alle elementen ingevuld en correct zijn. Indien nodig wordt er een bijvoeglijke aangifte verstuurd. Aan de entiteit Opmetingen en Waarderingen wordt gevraagd om selectief de roerende en onroerende goederen te waarderen. (Deze controle blijft onveranderd in het geval van een door de entiteit Rechtszekerheid voorafgaandelijk ingevulde successieaangifte.) Indien er na aanmaning geen successieaangifte wordt ontvangen, zal de entiteit Rechtszekerheid overgaan tot een ambtshalve aanslag
- Heffing: de effectieve berekening van de verschuldigde successierechten wordt uitgevoerd. De controle hierop gebeurt selectief.
- Betaalbaar maken: de belastingplichtigen krijgen een betalingsuitnodiging toegestuurd. De vordering (of eventueel de teruggave in geval van een bijvoeglijke aangifte) wordt in de boekhouding ingeschreven
- Invordering:
- Indien de belastingplichtige de schuld betaalt, wordt de betaling geïnd (zie volgende activiteitenblok).
- Indien de belastingplichtige de schuld niet betaalt, wordt de schuldvordering ingevorderd: verzenden van een tweede uitnodiging tot betaling, solvabiliteitsonderzoek (onderzoek van de actieve en passieve samenstelling van het vermogen van de schuldenaar via de Kruispuntbank), aanbieden en/of aanvaarden van een afbetalingsplan, eventueel, opmaken van het dwangbevel, betekenen van de uitvoerbare titel (onder meer, dwangbevel) door de gerechtsdeurwaarder en gedwongen uitvoering op het vermogen van de schuldenaar (beslag, eventueel een vereenvoudigde vorm van beslag op een tegoed van de schuldenaar bij een publiekrechtelijke rechtspersoon, bijvoorbeeld de terug te betalen belastingen)
- Inning: de betaling van de successierechten wordt boekhoudkundig verwerkt, en de betaalde bedragen worden getransfereerd naar de Thesaurie
- Afsluiten van het dossier: het successiedossier wordt afgesloten, de gegevensbank van debiteuren wordt aangevuld, en de debiteurendossiers worden eveneens afgesloten
- Opmerking: Bij ieder overlijden met overdracht van onroerende goederen stelt een bevoegde (notaris, vrederechter,…) een akte van erfopvolging op (burgerrechtelijke devolutie). Deze akte wordt in het proces ‘Bewaren en bijwerken van de patrimoniale documentatie’ overgeschreven en de informatie wordt opgenomen in de Databank Patrimoniale Documentatie. Dit om de mutaties tegenstelbaar te maken aan derden
3. Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Fysisch overlijden van een persoon |Extern |
| |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
| |goederen’ (Vereffening van erfloze |
| |nalatenschappen) |
|Juridisch overlijden van een persoon |Extern |
|(‘afwezige’) |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
| |goederen’ (Vereffening van erfloze |
| |nalatenschappen) |
|Vaststelling van ongenoegzaamheden |Proces ‘Waarderen van goederen’ (Waarderen |
| |van onroerende goederen) |
4. Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Successierechten op rekening van Thesaurie |Proces ‘Beheer Thesaurie’ |
|Onbelastbare successie |Extern |
5. Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Ingevuld inlichtingsblad |Extern |
|Ingevulde successieaangifte |Extern |
| |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
| |goederen’ (Vereffening van erfloze |
| |nalatenschappen) |
|Gegevens uit de databanken Patrimoniale | |
|Documentatie en uit de Kruispuntbank | |
|(Voorafgaand) waarderingsverslag |Proces ‘Waarderen van goederen’ (Waarderen |
| |van onroerende en roerende goederen) |
|Rapport over onenigheid |Proces ‘Behandelen van onenigheden’ |
6. Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Voorafgaand inlichtingsblad met instructies |Proces ‘Levering en Distributie’ |
|Gepersonaliseerd standaardformulier voor |Proces ‘Levering en Distributie’ |
|successieaangifte |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
| |goederen’ (Vereffening van erfloze |
| |nalatenschappen)en’ |
|Aanvraag (voorafgaand) waarderingsverslag |Proces ‘Waarderen van goederen’ (Waarderen |
| |van onroerende en roerende goederen) |
|Vaststelling van eventuele erfloze |Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van|
|nalatenschap |goederen’ (Vereffening van erfloze |
| |nalatenschappen) |
|Opdracht tot teruggave bij een bijvoeglijke |Proces ‘Beheer Thesaurie’ |
|aangifte | |
|Betalingsuitnodiging |Proces ‘Levering en Distributie’ |
|Document van de ‘Ambtshalve aanslag’ |Proces ‘Levering en Distributie’ |
|Dwangbevel |Proces ‘Levering en Distributie’ |
|Afbetalingsplan |Proces ‘Levering en Distributie’ |
|Initiatie van een bezwaar / geschil |Proces ‘Behandelen van onenigheden’ |
|Communicatie na analyse |Proces ‘Levering en Distributie’ |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘Opvolging’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘Impulsbeheer’ |
5 Proces ‘Behandelen van onenigheden’
1 Bestaansreden
Het proces Behandelen van onenigheden wordt uitgetekend om via een transparante procedure onenigheden tussen de burger (in de brede zin van het woord) enerzijds en de Administratie anderzijds snel en efficiënt op te lossen.
Onder dit proces vallen verschillende types ‘onenigheden’ die zich binnen de entiteit Patrimonium Documentatie kunnen voordoen:
Betwistingen: vormen van onenigheden die buiten de formele procedures of wetgeving vallen.
Bezwaren: vormen van onenigheden die verlopen volgens formele procedures en/of aan formele vereisten moeten voldoen om ontvankelijk te zijn.
Geschillen: onenigheden die afgehandeld worden voor een gerechtelijke instantie. De entiteit Opmetingen en Waarderingen behandelt zelf geen geschillen. Geschillen m.b.t. Opmetingen en Waarderingen worden behandeld door de entiteit Rechtszekerheid.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Rechtszekerheid en transparantie waarborgen
- Transparante, vereenvoudigde en gelijkvormige procedures en beslissingen opstellen;
- Verhogen efficiëntie en effectiviteit van het proces binnen een redelijke doorlooptijd;
- Responsabilisering van de betrokken dossierbeheerders;
- Gebruik maken van de verworven ervaring teneinde de behandeling van onenigheden te optimaliseren en pro-actief de dossierbehandeling in de originele processen te verbeteren
2 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Opportuniteitsanalyse: indien in één of ander proces een bepaalde stap een risico of een potentieel tot onenigheid inhoudt, wordt deze potentiële onenigheid geëvalueerd. Op grond van deze evaluatie beslist de Administratie om al dan niet zelf een betwisting of geschil in te stellen.
- Openen van een dossier: er wordt een onenigheiddossier geopend waarin alle gegevens m.b.t. de onenigheid zullen bijgehouden worden. Indien het een lopende onenigheid betreft, wordt het bestaande onenigheiddossier opgezocht en geopend.
- Primaire analyse: bij een betwisting of bezwaar geïnitieerd door een externe partij worden een aantal handelingen gesteld die te maken hebben met de ontvankelijkheid van de onenigheid. De kwalificatie van de onenigheid in het licht van de ontvankelijkheid vormt de basis voor de prioriteitsstelling en planning van de verdere behandeling. Indien het een geschil betreft, mondt de analyse van het verzoekschrift/de dagvaarding of het ontwerp van gedinginleidend stuk uit in de aanstelling van een advocaat.
- Onderzoek/Technisch onderzoek: er wordt een desk onderzoek uitgevoerd ter voorbereiding van de behandeling van de onenigheid. Bij een geschil hoort altijd een plaatsbezoek, dat in een schattingsadvies resulteert. Bij een betwisting/geschil wordt een voorstel van aanpak geformuleerd op basis van de vaststelling van een materiële misslag of van de conclusie van een eventueel plaatsbezoek. Bij elk plaatsbezoek is het mogelijk dat de Administratie intern of extern advies inwint.
- Onderzoek/Juridisch onderzoek: in deze stap gebeurt een inhoudelijke analyse van de aangeboden stukken. Het juridisch kader wordt uitgetekend en gebruikt om de aangeboden stukken te toetsen. Op grond hiervan wordt de strategie bepaald voor afhandeling van de onenigheid. Eventueel zal de Administratie na deze fase zelf een geschil initiëren.
- Afhandelen van de onenigheid: deze stap omvat verschillende activiteiten om tot een regeling van de onenigheid te komen. Bij een betwisting of een bezwaar omvat de afhandeling onderhandeling(en) met de tegenpartij. Deze onderhandelingen zijn gebaseerd op de strategie die tijdens het onderzoek bepaald werd. Bij een geschil (inclusief de gerechtelijke onteigening) wordt de gerechtelijke procedure gevolgd.
- Sluiten van het dossier: de verworven kennis m.b.t. de onenigheid wordt opgeslagen in een kennisdatabank. Er wordt een eindverslag opgemaakt en eventueel wordt feedback gegeven aan de opdrachtgever of aan andere betrokkenen. Nadat eventuele financiële verrichtingen uitgevoerd zijn, wordt het dossier van de onenigheid afgesloten.
- Interactie: Binnen het kader van dit proces kunnen verschillende types interacties plaatsvinden: behandeling van aanvraag status dossier, aanvraag informatie, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces en die niet in het procesverloop zelf ontwikkeld zijn, verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Een risico op onenigheid in een bepaalde |Alle functionele processen van Patrimonium |
|processtap |Documentatie |
|Onenigheid (betwisting, bezwaar, geschil) |Extern |
|geïnitieerd door een burger |Alle functionele processen van Patrimonium |
| |Documentatie |
|Onenigheid (betwisting, geschil) geïnitieerd |Alle functionele processen van Patrimonium |
|door de Administratie |Documentatie |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Betwisting of geschil is afgehandeld |Extern |
| |Alle functionele processen van Patrimonium |
| |Documentatie |
| |Managementprocessen (kennisbeheer) |
| |Proces ‘Impulsbeheer’ |
5 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Procedures en vereisten m.b.t. |Proces ‘Reglementering’ |
|ontvankelijkheid |Proces ‘Operationele expertise’ |
|Dagvaarding/verzoekschrift |Extern |
|Noodzakelijk info voor het desk onderzoek |Gegevensbank en archief Patrimonium |
|(technisch onderzoek) |Documentatie |
| |Extern |
|Intern of extern advies ter ondersteuning van |Extern |
|het plaatsbezoek of van de toetsing aan het |Proces ‘Operationele expertise’ |
|juridisch kader of van de afhandeling van het |Proces ‘Waarderen van goederen’ |
|geschil | |
|Alle aangeboden stukken m.b.t. de onenigheid |Extern |
|Vonnissen en arresten |Extern |
|Allerlei bronnen van informatie m.b.t. |Extern |
|wetgeving, rechtsleer, rechtspraak en |Managementprocessen (kennisbeheer) |
|precedenten | |
|Ereloonnota’s en kostennota’s |Extern |
6 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Aangepaste status van het dossier (status |Alle functionele processen van Patrimonium |
|van onenigheid) |Documentatie |
|Onenigheiddossier | |
|Communicatie i.v.m. niet-ontvankelijkheid |Extern |
|Ontwerp van gedinginleidend stuk | |
|Rapport van het technisch onderzoek en | |
|voorstel van aanpak van de onenigheid | |
|Aanvraag tot waardering |Proces ‘Waarderen van goederen’ |
|Schattingsadvies op basis van het |Extern |
|plaatsbezoek |Proces ’Waarderen van goederen’ |
|Voorstel van strategiebepaling op basis van| |
|het juridisch onderzoek | |
|Administratieve beslissing op basis van het| |
|juridisch onderzoek | |
|Communicatie i.v.m. afhandeling van de |Extern |
|betwisting of het bezwaar (resultaat van de| |
|onderhandeling) | |
|Rapportering over de onderhandeling of de | |
|afhandeling van het geschil | |
|Aanpassing van patrimoniumgegevens |Proces ‘Waarderen van goederen’ |
| |Proces ‘Bewaren en bijwerken van |
| |patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en bijwerken |
| |van Patrimonium Documentatie) |
| |Proces ‘Vorderen van rechten’ |
|Betekend vonnis |Extern |
|Staat van erelonen en kosten |Proces ‘Beheer Thesaurie’ |
|Betalingsvoorstel (bij gerechtelijke |Proces ‘Beheer Thesaurie’ |
|onteigening) | |
|Diverse procedurestukken (dagvaarding, |Extern |
|verzoekschrift, conclusies) | |
|Rapporten, statistieken en algemene |Proces ‘Opvolging’ |
|gegevens | |
|Conclusies m.b.t. reglementering en/of |Proces ‘Impulsbeheer’ |
|werkmethode | |
|Relevante kennis m.b.t. behandelen van |Managementprocessen (kennisbeheer) |
|onenigheden | |
Sturende processen
Onder sturende processen wordt de verzameling van volgende processen verstaan:
- Risicobeheer
- Klanteninzicht
- Inputbeheer Fraude
- Inputbeheer Invordering
Deze processen zullen in de toekomst de FOD Financiën toelaten om pro-actief en gericht activiteiten uit te voeren naar fiscale operatoren, bepaalde dossiers, enz.
De sturende processen hebben als gemeenschappelijke kenmerken dat zij:
- Structurerend zijn: organiseren van (sommige) activiteiten van de FOD Financiën
- Initiatief nemen: het opstarten van de activiteiten gebeurt volledig vanuit het initiatief van de FOD Financiën
- Gestaafde zijn: de activiteiten zullen ondernomen worden op basis van onderbouwde analyses.
De vier sturende processen zullen in volledige interactie staan met elkaar. Deze interactie zal toelaten de processen onderlings te voeden door de bevordering van de informatie- en kennisverdeling.
1 Proces ‘risicobeheer’
1 Bestaansreden
Het proces ‘risicobeheer’ wordt uitgetekend om risico’s of risicogebieden te identificeren, te analyseren en te beschrijven in een risicoprofiel. Het risicoprofiel is de tenuitvoerlegging van het risicobeheer en bevat de identificatie van het risicogebied, de mogelijke risico’s, de bijhorende risico-indicatoren en het risiconiveau.[19] In dit proces worden eveneens bijkomende opsporingen verricht om informatie in te zamelen die nodig is bij het opstellen van de profielen. Risicobeheer geeft dus een sturende input naar de opsporingactiviteiten.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Identificatie en analyse van de risico’s en risicogebieden: het verwerven van een zo volledig en correct mogelijk beeld van de bestaande risico’s of risicogebieden, de risico-indicatoren en het risiconiveau;
- Opstellen van risicoprofielen als voorbereidende fase waarop de Administratie zich steunt voor het bepalen van de bijstandsprocedures, van de controleprogramma’s en invorderingsplannen.
- Beschikken over een basis waarop de Administratie zich steunt voor de selectie voor wat de controle betreft en een voorstel van invorderingsactie voor wat de invordering betreft.
Opmerking: ruling is geen proces op zich; het zal, onder andere geconcretiseerd worden binnen de activiteiten van dit proces. De analyse van de feedback vanuit de verschillende processen gebeurt onder meer in het proces ‘risicobeheer’ teneinde de nodige informatie bij het opstellen of bijwerken van een risicoprofiel op te bouwen.
2 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Beheren van de informatie verbonden aan het risicobeheer : de activiteiten m.b.t. de ontvangst van gegevens en informatie, noodzakelijk of nuttig voor risicobeheer, de verwerking van informatie, de analyse van de verzamelde informatie, en de inzameling van additionele informatie, indien nodig. Het belangrijkste resultaat van dit activiteitenblok is de ter beschikking stelling van gestructureerde informatie over één of meerdere risico’s of risicogebieden. Aan de hand van informatie verstrekt door verscheidene interne of externe informatiebronnen (feedback na nazicht fiscale situatie, klantenkennis, sectoriele studie, operationele expertise, wettelijke bepalingen invordering, solvabiliteitsgegevens, …), worden risico’s geïdentificeerd. Aflijning van het risicogebied waarin de risico’s zich kunnen voordoen; Inventarisatie van het risico of risicogebied.
- Inzamelen van additionele informatie: het proces ‘risicobeheer’ kan op elk moment beroep doen op het activiteitenblok ‘inzamelen van additionele informatie’, zowel bij de identificatie van een risico(gebied), bij de beslissing om een profiel te creëren, bij het zoeken naar indicatoren, bij de analyse van het risico, bij de bepaling van het risiconiveau, als bij de latere uitwerking van het risicoprofiel in functie van het ontwikkelen van een aanpak om het risico af te dekken.
- Prioritiseren van risico’s en nemen van beslissing over het creëren van profielen: in het activiteitenblok ‘Beheren van de informatie verbonden aan het risicobeheer’ vindt eveneens een eerste analyse plaats om de gegevens te structureren. Eens de informatie gestructureerd is wordt ze overgemaakt aan het activiteitenblok ‘Prioritiseren van risico’s en nemen van beslissing over het creëren van profielen’ die de analyse uitdiept, de prioriteiten legt en beslist over de creatie van de risicoprofielen.
- Ontwikkelen en onderhouden van risicoprofielen: opzoeken van indicatoren (parameters, feiten, coëfficiënten, gemiddeldes), risicoanalyse (op een bepaald tijdstip worden de risico-indicatoren geanalyseerd in termen van waarschijnlijkheid, van frequentie en van omvang), risiconiveau (evaluatie, op basis van de analyse, van de risicograad inherent aan elke fiscale of niet-fiscale activiteit. Deze analyse wordt verricht voor elke risico-indicator en voor het geheel van risico-indicatoren in een risicogebied), en analyse van de feedback.
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Informatie |Alle processen |
|Vraag om informatie |Managementprocessen |
|Feedback van een geïmplementeerd risicoprofiel|Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Risicoprofiel met een beslissing om het risico|Proces ‘bepalen van controle aanpak’ |
|af te dekken via een bijstands-, controle- of |Proces ‘bepalen van dienstverleningaanpak’ |
|invorderingsaanpak. |Proces ‘bepalen van invorderingsaanpak’ |
| |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
6 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Informatie uit verschillende bronnen, |Massale processen |
|beschikbaar op papier of een geïnformatiseerde|Specifieke externe processen |
|drager, gestructureerd of niet | |
|In te coderen dossiers | |
|Resultaat van het nazicht van dossier volgens |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|de vooropgestelde methode | |
|Complementaire informatie (bijv. een reeds | |
|bestaand dossier) | |
|Negatief advies van een technische dienst en | |
|eventueel van sommige diensten op het terrein | |
|Positief advies van een technische dienst en | |
|eventueel van sommige ervaren diensten op het | |
|terrein | |
|Extern antwoord op een vraag voor een studie | |
|die voorafgaat aan een analyse model | |
|Bepaalde elementen van piloot dossiers | |
7 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Vragen aan verschillende interne en externe |Proces ‘operationele expertise’ |
|diensten om een effectieve ter beschikking |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|stelling ter verzekeren | |
|Ontwikkelen van een gegevensbank en programma |Alle processen |
|Lastenboek (ICT, bijeenbrengen van gegevens) | |
|Adviesvraag aan technische diensten, eventueel| |
|aan sommige terrein diensten | |
|Statistieken | |
|Opdracht aan bepaalde diensten of personen om | |
|gegevens of informatie binnen of buiten de | |
|Administratie in te zamelen | |
|Opdracht om pilootdossiers uit te voeren (naar| |
|de externe processen) | |
|De nodige gegevens of informatie (synthese | |
|rapport) | |
|Aanpassing van de voorgestelde controle-aanpak| |
|Aanpassing van de voorgestelde | |
|invorderingsaanpak | |
3 Proces ‘Bepalen controleaanpak’
1 Bestaansreden
Het proces ‘bepalen controle aanpak’ staat in voor het bepalen van de gepaste controletypologie om risico of risicogebied – dat door het proces ‘risicobeheer’ geïdentificeerd werd – af te dekken.
In dit proces wordt het type aanpak bepaald voor fiscale operatoren of groepen fiscale operatoren of goederen waarvan het risico als hoog of middelmatig wordt ingeschat. De bepaling van de meeste gepaste en specifieke controletypologie, om risico’s of risicogebieden af te dekken, omvat dus:
Het consulteren van de meest geschikte controletypologie in de voorstellen van het proces ‘beheren controlemodellen’.
Het leggen van specifieke klemtonen in de controletypologieën in functie van de af te dekken risico’s, risicogebieden en risico-indicatoren.
Het ontwikkelen van specifieke typologieën indien de voorgestelde aanpakken niet toelaten om de risico’s, risicogebieden of risico-indicatoren af te dekken.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Het verzekeren van een aangepaste aanpak om het geïdentificeerde risico of risicogebied op een optimale manier te dekken.
- Het verzekeren van een transparante aanpak die, in de mate van de beschikbare middelen, een gelijke controle voorschrijft tussen gelijkaardige fiscale operatoren
2 Beschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Creëren en uitwerken van een specifieke controleactie : Het creëren en uitwerken van een specifieke controleaanpak is het uitwerken van de controleaanpak om risico’s of risicogebieden te dekken - welke controleaanpak aangewezen is in functie van het risiconiveau (hoog of middelhoog) en de aard van het risico (op basis van de indicatoren) – rekening houdend met een kostenbaten studie.
- Testen en valideren van het volledige risicoprofiel: Indien nodig aftoetsen van de voorgeschreven specifieke controletypologie door een reële test op het terrein; analyse van de resultaten en doorlichting als deze in lijn zijn met de verwachtingen. Rekening houden met een kosten-baten studie[20]: in deze activiteitenblok wordt eveneens een simulatie gedaan van de benodigde middelen op basis van historische gegevens en vergeleken met de beschikbare middelen. Eventueel wordt de controleaanpak dusdanig aangepast.Bepalen van de feedback vereisten (nodige gegevens, opsplitsing van informatie en resultaat per motief, …) en formaat.
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Profiel met beslissing controleaanpak |Proces ‘risicobeheer’ |
|Herziening bestaand profiel |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
| |Proces ‘mobiel toezicht’ |
| |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle |
| |Proces ‘operationele expertise’ |
| |Proces ‘beheren controlemodellen’ |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Materiële ter beschikking stelling van het |Proces ‘selectie controle’ |
|volledige risicoprofiel inclusief | |
|controleaanpak | |
5 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Nieuw controlemodel |Proces ‘beheer controlemodellen’ |
|Bestaand controlemodel |Proces ‘beheer controlemodellen’ |
|Opzoekingen & resultaten (invulling van de |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|feedback fiche) |Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ |
| |Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ |
| |Proces ‘verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens’ |
| |Proces ‘mobiel toezicht’ |
| |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
|Ingeschatte kosten van materiaal en personeel |Management processen |
|Testresultaten |Proces ‘nazicht fiscale situatie( |
|Beschikbare middelen |Management processen |
|Analyse van de feedback fiche |Proces ‘risicobeheer’ |
6 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Profiel met controletypologie |Proces ‘operationele expertise’ |
| |Proces ‘klanteninzicht’ |
| |Proces ‘inputbeheer Fraude’ |
| |Proces ‘inputbeheer Invordering’ |
| |Proces ‘mobiel toezicht’ |
| |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
| |Proces ‘selectie controle’ |
|Aanvraag voor controlemodel |Proces ‘beheer controlemodellen’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Opdracht voor het eventueel uitvoeren van een |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|test | |
|Instructie |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|Cursussen | |
|Model van electronische feedback fiche (met |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|lijst met de nodige feedback elementen | |
4 Proces ’Inputbeheer Fraude’
Bestaansreden
Het proces ‘inputbeheer fraude’ dient om signalen te verwerken en daarbinnen de nodige elementen te onderkennen die wijzen op zware fraude. De beoordeling van deze elementen kan dan leiden tot het opstarten van de processen ‘zaakbehandeling fraude’ en ‘dossierbehandeling fraude’. Enerzijds is deze aansturende rol van dit proces gebaseerd op een oriëntatie van de binnenkomende inlichtingen, anderzijds zal dit proces zelf elementen onderkennen op basis van strategische fraudeanalyse en screening van de beschikbare gegevens op mogelijke fraudegevallen.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Het efficiënt gebruiken van de gegevens in de strijd tegen de fraude (in het bijzonder de carrouselfraude) en het verzekeren dat een maximaal aantal zware fraudegevallen wordt onderkend en vervolgens ook bestreden.
- Het verzekeren dat enkel de zaken die voldoen aan de rol van Fraudebestrijding / Onderzoek & Opsporing worden weerhouden voor onderzoek door Fraudebestrijding / Onderzoek & Opsporing.
- Het verzekeren van de optimale inzet (kosten/baten) van de middelen van Fraudebestrijding / Onderzoek & Opsporing rekening houdend met het proportionaliteitsbeginsel en met de gestelde prioriteiten, die zich inschrijven in het ruimer beleidskader.
- Het tegengaan van de concurrentievervalsende werking van de fraude.
- Het uitdiepen en bevestigen van sterke vermoedens van nieuwe fraude(technieken), onder meer d.m.v. opsporingsacties naar aanleiding van ad hoc signalen, om de aanpak van de fraude te verbeteren en bij te dragen aan het bepalen van de strategische prioriteiten en aan het beleid ter bestrijding en voorkoming van fraude.
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Oriënteren: vanuit verschillende externe en interne bronnen (risicobeheer, gerecht, klachten, de entiteiten P/KMO/GO/D&A, internationale organisaties en buitenlandse partners, ...) worden signalen aangebracht omtrent bedrijven, organisaties, personen of goederenstromen, die een verhoogd risico vertonen op mogelijk zwaar frauduleus gedrag. Het signaal wordt geconsolideerd met andere signalen i.v.m. dezelfde subjecten, zodat dit nieuwe signaal eventueel kan geïntegreerd worden in acties die reeds ondernomen worden. Op basis van een evaluatie van deze signalen wordt het risico bepaald in termen van bruikbaarheid, belangrijkheid in functie van de vooraf bepaalde prioriteiten (de mate waarin het een zaak is voor Fraudebestrijding / Onderzoek & Opsporing rekening houdend met de prioriteiten die zich inschrijven in het beleidskader) en dringendheid. Deze beoordeling, tezamen met de beschikbare capaciteit, bepaalt of er actie wordt ondernomen door Fraudebestrijding / Onderzoek & Opsporing, of de inlichting wordt doorgegeven aan andere diensten binnen of buiten de FOD Financiën, of wordt bewaard voor wanneer er extra informatie beschikbaar wordt of wordt geklasseerd.
Bij waarnemingen van heterdaad zal het oriënteren zich herleiden tot een ‘snelle’ coördinatie met onmiddellijke go/no go beslissing.
- Kenniscreatie/rapporteren/informatie verschaffen: periodieke en éénmalige thematische rapporten opstellen en analyses uitvoeren (inbegrepen strategische fraudeanalyses en risicoprofielen voor specifieke fraudemechanismen) m.b.t. bepaalde fraudeonderwerpen, naar aanleiding van vaststellingen of signalen, en in het bijzonder in het kader van specifieke interacties met interne en externe partners in de strijd tegen de fraude (verzoeken van politie, justitie, buitenlandse opsporingsdiensten, internationale organisaties,...).
- Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Vraag tot onderzoek door overheid |Extern |
|Mogelijke risicogevallen van fiscale of |Proces ‘selectie controle’ |
|douane- & accijnzenaards | |
|Vaststellingen gedaan binnen of na afloop van |Proces ‘risicobeheer’ |
|andere onderzoeken. Resultaten/outputs van |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
|lopende en afgeronde operaties en onderzoeken |Proces ‘dossierbehandeling fraude’ |
| |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
| |Proces ‘mobiel toezicht’ |
| |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
| |Proces ‘vorderen van rechten’ |
|Risicoprofielen |Proces ‘risicobeheer’ |
|Contacten met of mededelingen van niet-fiscale|Extern (sociale inspectie, arbeidsinspectie, |
|diensten (binnenland) |ministerie van volksgezondheid, OVAM, |
| |politie, parket, …) |
|Ontvangen ‘klachten’ vanwege |Extern |
|belastingplichtigen | |
|Vraag om info door andere administratie |Extern |
|(binnenland of buitenland) of het gerecht | |
|Vraag om info/mededeling van andere diensten |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
|binnen de FOD Financiën |Proces ‘mobiel toezicht’ |
| |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
|Mededeling van vermoedens van fraude of |Extern (internationale partners, |
|inlichtingen vanuit het buitenland |internationale politiediensten, ...) |
|Dit omvat ook een aanvraag tot deelname aan | |
|een JCO (Joint Customs Operation), hetgeen kan| |
|leiden tot de opstart van een internationale | |
|opsporings-operatie | |
|Gerealiseerde studies/rapporten |Proces ‘operationele expertise’ |
| |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
|Punctuele informatie, omgevingsfactoren,… |Extern (pers, anonieme tips, ...) |
|Waarneming heterdaad |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
| |Proces ‘dossierbehandeling fraude’ |
| |Proces ‘mobiel toezicht’ |
| |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
| |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
| |Extern (politie, ...) |
|Opgestelde strategische fraudeanalyse |Extern (internationale partners,…) |
|Vraag van risicobeheer |Proces ‘risicobeheer’ |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Te onderzoeken zaak (direct of later) |Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ |
|Klassering zonder gevolg/ geen infomededeling | |
|Te onderzoeken door andere entiteiten |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Proces ‘mobiel toezicht’ |
| |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
| |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
| |Extern (politie, parket, ...) |
|Gezamenlijk te onderzoeken zaak |Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ |
| |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
| |Extern (politie, parket, buitenlandse |
| |partners, ...) |
|Onmiddellijk actie nemen (snelle coördinatie |Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ |
|bij heterdaad) | |
|Actieve distributie van een rapport/analyse |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Extern (politie, parket, buitenlandse |
| |partners, ...) |
|Beantwoorden vraag om informatie |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Extern (politie, parket, buitenlandse |
| |partners, ...) |
|Informatie gestockeerd | |
|Gekanaliseerde informatie (lopende zaken, |Proces ‘risicobeheer’ |
|externe partners |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
| |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
| |Extern |
|Za(a)k(en) opgeschort/stopgezet/ samengevoegd |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
1 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Vaststellingen uit andere onderzoeken |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
| |Proces ‘dossierbehandeling fraude’ |
| |Proces ‘mobiel toezicht’ |
| |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
| |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|Opdrachten/mededelingen |Extern (parket, ...) |
| |Managementprocessen |
|Gestelde vraag om informatie door binnenlandse|Extern |
|of buitenlandse administratie of het gerecht | |
|Gerealiseerde studies |Proces ‘operationele expertise’ |
|Gegevens i.v.m. de betrokken |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|belastingplichtigen |Proces ‘operationele expertise’ |
|Ontvangen antwoorden op informatievragen |Extern |
|Beschrijving van fraudefenomenen |Extern |
|Bijstandsvraag |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
| |Proces ‘dossierbehandeling fraude’ |
|Punctuele informatie |Extern (pers, anonieme tips, ...) |
|Strategisch plan met beleidsprioriteiten |Managementprocessen |
|Formele overdrachtsregels met andere |Managementprocessen |
|entiteiten | |
2 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Inschrijving op werkplan |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
|Beantwoorde vragen voor informatie |Extern |
|Inlichtingen m.b.t. een op te starten of |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
|lopende zaak |Proces ‘dossierbehandeling fraude’ |
|Doorzenden van inlichtingen naar andere |Proces ‘verzamelen, beheren fiscale gegevens’|
|administratie | |
|Risicogebonden informatie aan binnen- en |Proces ‘risicobeheer’ |
|buitenlandse partners (in zoverre deze niet |Extern |
|confidentieel is) | |
|Vraag om studie |Proces ‘operationele expertise’ |
|Inlichtingen mbt ‘waarneming heterdaad’ |Proces ‘dossierbehandeling fraude’ |
|Beschrijving van fraudefenomenen |Proces ‘risicobeheer’ |
|Zowel beknopte rapporten m.b.t. fraude als |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
|diepgaande strategische fraudeanalyses |Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ |
| |Extern (politie, parket, internationale |
| |douanepartners, internationale |
| |politiepartners,...) |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
5 Proces 'inputbeheer invordering'
1 Bestaansreden
Het proces 'inputbeheer invordering' dient om aan de hand van de veelheid van inlichtingen die binnenkomen of verzameld worden, na te gaan of de solvabiliteit van belastingschuldigen van die aard is dat in het proces 'invordering' specifieke acties dienen genomen te worden.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Verzamelen van informatie over de solvabiliteit van belastingschuldigen teneinde de invordering te vergemakkelijken en te versnellen via het optimaal gebruik van de beschikbare informatie komende vanuit eigen en externe onderzoeksactiviteiten
- het verzekeren van de optimale inzet van de middelen die leiden tot invordering
2 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Opsporen en consolideren van signalen: vanuit verschillende externe en interne bronnen (risico beheer, gerecht, klachten, andere fiscale entiteiten,...) worden signalen aangebracht omtrent belastingplichtigen die een verhoogd risico vertonen op georganiseerd onvermogen of andere vormen van ontlopen van de belastingen. Deze signalen worden geregistreerd in het enig dossier en waar nodig wordt de bron verwittigd van de ontvangst.
- Solvabiliteitsonderzoek: Er wordt onderzocht of de debiteur solvabel is, vooraleer de invordering wordt opgestart
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Vraag van de invordering |Proces 'invordering' |
|Informatie of verslag van de fiscale |Proces 'nazicht fiscale situatie' (voor |
|entiteiten |andere fiscale entiteiten dan Douane & |
| |Accijnzen) |
| |Proces 'dossierbehandeling Fraude' |
| |Proces 'administratieve en boekhoudkundige |
| |controle' (voor Douane & Accijnzen) |
| |Proces 'mobiel toezicht' (voor Douane & |
| |Accijnzen) |
| |Proces 'invordering' |
|Vaststellingen en informatie komende van |Extern |
|derden (o.a. arbeidsinspectie , sociale | |
|inspectie gerecht, federale politie, | |
|buitenlandse douane…) | |
|Vraag vanuit het proces borgtochten |Proces ‘waarborgen’ |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Aangevuld enig dossier met concrete |Proces 'invordering' |
|invorderingsgegevens |Proces 'borgtochten' (voor Douane & |
| |Accijnzen) |
| |Proces 'bewarende maatregelen' |
| |Bepalen ‘invorderingsaanpak’ |
|Geautomatiseerd bestand met informatie over |Proces 'invordering' |
|collectieve schuldenregelingen, overlijden en | |
|vertrek naar het buitenland | |
|Geautomatiseerd bestand met informatie over |Proces 'invordering' |
|faillissementen en concordaten | |
|Rapportering aan invordering en borgtochten |Proces ‘invordering’ |
| |Proces ‘borgtochten’ |
5 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Uiterlijke kenmerken die kunnen leiden tot een|Proces 'invordering' |
|efficiëntere invordering |Proces 'nazicht fiscale situatie' (voor |
| |andere fiscale entiteiten dan Douane & |
| |Accijnzen) |
| |Proces 'administratieve en boekhoudkundige |
| |controle' (voor Douane & Accijnzen) |
| |Proces 'mobiel toezicht' (voor Douane & |
| |Accijnzen) |
|Informatie |Proces 'inputbeheer Fraude' |
6 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Informatie |Proces 'inputbeheer Fraude' |
| |Proces 'invordering' |
| |Proces 'bepalen invorderingsaanpak' |
|Informatie vanuit andere landen, |Proces 'invordering' |
|administraties | |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
7 Proces ‘Bepalen invorderingsaanpak
Het proces ‘bepalen invorderingsaanpak’ staat in voor het bepalen van de meest gepaste invorderingsactie om risico's of risicogebieden die door het proces ‘risicobeheer’ geïdentificeerd werden af te dekken.
In dit proces wordt het type aanpak bepaald voor geïdentificeerde operatoren of groepen operatoren met een risico.
De invorderingsactie wordt begrepen als zijnde de formulering van een keuze van (opeenvolgende) invorderingstaken of bijstandstaken die het best een bepaald risico kan dekken.
De bepaling van de meest gepaste invorderingsaanpak om risico’s of risicogebieden af te dekken omvat dus dat:
een keuze van de meest geschikte specifieke invorderingsactie zal gemaakt worden uit de invorderingmodellen voorgesteld door het proces ‘beheer invorderingsmodellen’;
het proces ‘bepalen invorderingsaanpak’ verantwoordelijk zal zijn voor het leggen van specifieke klemtonen in de invorderingsactie in functie van het te dekken risico, risicogebieden en risico-indicatoren.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Het verzekeren van een transparante aanpak die in de mate van de beschikbare middelen een gelijke invorderingsaanpak voorschrijft tussen gelijkaardige fiscale operatoren
- Het verzekeren van een standaard aanpak om het geïdentificeerde risico op een optimale manier af te dekken.
- Het vormt ‘één van de belangrijkste basissen waarop de administratie zich steunt voor het implementeren van de bijstandsprocedures en de invorderingsplannen.
- Het vormt één van de basissen waarop de administratie zich steunt voor de verdeling van de beschikbare middelen;
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Kiezen van de meest aanbevolen invorderingsacties: Uitwerking per risiconiveau en per risicogebied welke typologieën inzake invordering aangewezen zijn om toe te passen, rekening houdend met een optimale aanwending van de beschikbare middelen.
- Valideren van het invorderingsmodel en opstellen van instructies:, Rekening houden met een kosten-baten studie[21].Uitvoeren van een analyse die toelaat te vermijden dat invorderingsacties worden ondernomen voor dossiers waaruit manifest het onvermogen van de operator blijkt en waarin alle wettelijke middelen reeds werden ingezet. Opstellen van een instructie en bepalen van de feedback vereisten (nodige gegevens, opsplitsing van informatie en resultaat van motief,…).
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Profiel met beslissing invorderingsaanpak |Proces ‘risicobeheer’ |
|Herziening bestaand profiel |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Proces ‘invordering’ |
| |Proces ‘operationele expertise’ |
| |Proces ‘bepalen invorderingsmodellen’ |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Materiële ter beschikking stelling van het |Proces ‘voorstel voor invorderingsactie’ |
|volledige profiel | |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Nieuw invorderingsmodel |Proces ‘beheer invorderingsmodellen’ |
|Bestaand invorderingsmodel | |
|Opzoekingen en resultaten (invulling van de |Proces ‘invordering’ |
|feedbackfiche) |Proces ‘inputbeheer invordering’ |
| |Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
| |Proces ‘verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens’ |
| |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|Ingeschatte kosten van materiaal en personeel,|Managementprocessen |
|beschikbare middelen | |
|Informatie |Proces ‘inputbeheer invordering’ |
|Reglementering en werkprocedures |Proces ‘informatie’ |
|Analyse van de feedback fiche |Proces ‘risicobeheer’ |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Profiel met invorderingstypologie |Proces ‘operationele expertise’ |
| |Proces ‘klanteninzicht’ |
| |Proces ‘inputbeheer Fraude’ |
| |Proces ‘inputbeheer invordering’ |
|Aanvraag voor ‘beheer invorderingsmodellen’ en|Proces ‘beheer invorderingsmodellen’ |
|voor ‘reglementering en statuten’ | |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Instructie |Proces ‘waarborgen’, proces ‘bewarende |
| |maatregelen’ en Proces ‘invordering’ |
|Model van de electronische feedback fiche (met|Proces ‘waarborgen’, proces ‘bewarende |
|lijst met nodige feedback elementen) |maatregelen’ en Proces ‘invordering’ |
8 Proces ‘klanteninzicht’
Bestaansreden
Om op adequate wijze te kunnen beantwoorden aan de behoeften van de klanten, moet de FOD Financiën in de eerste plaats kunnen begrijpen wat deze behoeften zijn. Zo moet onder meer bepaald worden:
Via welke interactiekanalen wenst een bepaalde klant te interageren met de FOD Financiën?
Wat zijn de redenen van contact tussen de klant en de FOD Financiën, wat zijn de typische gedragingen van deze klant?
Welke dienstverlening verwacht de klant van FOD Financiën?
Op basis van dit inzicht kunnen klanten vervolgens opgedeeld worden in verschillende segmenten. Uit deze segmentatie wordt bepaald met welk segment de FOD Financiën prioritair moet interageren voor welke dienstverlening en met welk doel.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Het verwerven van een zo volledig en correct mogelijk beeld van de situatie, de noden en de intenties van de verschillende klanten
- Het komen tot een efficiënte en werkbare segmentatie van klanten (klantensegmenten) met een prioritisering van de dienstverlening naar bepaalde segmenten op basis van de dienstverleningsstrategie. Deze laatste wordt bepaald in het proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’.
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Definiëren van de vraag: Binnen dit activiteitenblok wordt de vraag naar klanteninzicht geregistreerd en geanalyseerd. Op basis van de analyse wordt een methodiek geselecteerd om een antwoord te genereren op de vraag en wordt aangegeven welke de relevante gegevens zijn die dienen verzameld te worden.
- Verzamelen van relevante data: Binnen dit activiteitenblok worden taken uitgevoerd die tot doel hebben de gegevens te zoeken en te verwerven die noodzakelijk zijn om de geselecteerde analysemethodiek uit te voeren.
- Samenstellen van klanteninzicht: Binnen dit activiteitenblok wordt door middel van de geselecteerde methodiek het klanteninzicht bepaald en geëxtrapoleerd op basis van de verzamelde gegevens. Hiervoor wordt de data in een eerste fase op uniforme wijze klaargezet, geclassificeerd en geprepareerd.
- Controleren van het klanteninzicht: Binnen dit activiteitenblok wordt gecontroleerd of het klanteninzicht dat verworven werd door middel van de analyse, correct en bruikbaar is. Wanneer het analyseresultaat niet bevestigd wordt door de testresultaten, dient geïdentificeerd welke taken van het proces opnieuw doorlopen moeten worden.
- Prioritisering van de dienstverleningsbehoeften: Binnen dit activiteitenblok kan een prioritisering worden toegekend aan een bepaalde dienstverleningsbehoefte die geïdentificeerd werd op basis van het verworven klanteninzicht. Deze prioritisering zal binnen het proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ verder gebruikt worden.
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Punctuele vragen (eventuele |Proces ‘strategie en uitwerking van |
|dienstverleningsbehoefte) |dienstverleningsmodellen’ |
| |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Proces ‘impulsbeheer’ |
| |Extern |
|Periodieke cyclus (continue vragen) | |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Antwoord op de vraag naar klanteninzicht en |Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ |
|behoefteprofiel met prioritiseringsbeslissing |Extern |
|Antwoord op de vraag naar klanteninzicht |Proces ‘strategie en uitwerking van |
| |dienstverleningsmodellen’ |
| |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Proces ‘algemene interactie’ |
| |Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ |
| |Proces ‘leveren van patrimoniale informatie’ |
| |Proces ‘bewaren en bijwerken van |
| |patrimoniumdocumentatie’ |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Klantendata (Enig dossier) |Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
| |Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’|
| |Proces ‘nazicht fiscale situatie’, |
| |Proces ‘invordering’ |
| |Proces ‘mobiel toezicht’ |
| |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
| |Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële |
| |risico’s of recht tot terugbetaling’ |
| |Proces Risicobeheer? |
| |Extern (voorbeeld aangekocht of verkregen van |
| |andere overheidsinstanties) |
|Materiële vraag naar klanteninzicht |Proces ‘strategie en uitwerking van |
| |dienstverleningsmodellen’ |
| |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Proces ‘impulsbeheer’ |
| |Extern |
|Rulingdossiers |Proces ‘algemene interactie’ |
|Interactie historieken |Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
| |Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’|
| | |
| |Proces ‘algemene interactie’ |
|Dienstverleningsstrategie |Proces ‘strategie en uitwerking van |
| |dienstverleningsmodellen’ |
|Analyses van sectoren |Proces ‘operationele expertise’ |
|Geactualiseerde lijsten van risicogebieden |Proces ‘risicobeheer’ |
|Beschrijvingen van risicoprofielen |Proces ‘risicobeheer’ |
|Gegevens ‘Klanten- en opdrachtendatabank’ |Proces ‘leveren van patrimoniale informatie’ |
| |Proces ‘bewaren en bijwerken van |
| |patrimoniumdocumentatie’ |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Registratie van de vraag en van de daarbij | |
|behorende gegevens | |
|Aanvraag voor importeren van gegevens |Extern |
| |Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
| |Proces ‘verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens’ |
|Vraag naar procedure om gegevens beschikbaar te |Extern |
|maken | |
|Omschrijving inhoud en scope |Procedure openbare aanbesteding |
|Opdracht klantenbevraging |Proces ‘Algemene Interactie’ |
| |Extern |
|Segmentatierapport: Listings van segmenten & |Proces ‘operationele expertise’ |
|subsegmenten |Proces ‘strategie en uitwerking van |
| |dienstverleningsmodellen’ |
| |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
| |Proces ‘verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens’ |
|Klanten-listings volgens segmenten en |Proces ‘operationele expertise’ |
|subsegmenten |Proces ‘strategie en uitwerking van |
| |dienstverleningsmodellen’ |
| |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
| |Proces ‘verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens’ |
|Inventaris van klantennoden en intenties |Proces ‘Algemene interactie’ |
| |Proces ‘Bepalen dienstverleningsaanpak’ |
| |Proces ‘strategie en uitwerking van |
| |dienstverleningsmodellen’ |
|Trends en Marktevoluties |Extern |
| |Proces ‘Strategie en uitwerking van |
| |dienstverleningsmodellen’ |
| |Proces ‘operationele expertise’ |
|Aanvraag verzamelen gegevens |Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
|Feedback naar vraagsteller bij seponeren van |Extern |
|aanvraag |Proces ‘strategie en uitwerking van |
| |dienstverleningsmodellen’ |
| |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Proces ‘impulsbeheer’ |
| |Extern |
10 Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’
Bestaansreden
Het Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ laat toe een geschikt dienstverleningsmodel te selecteren (uit de reeks bestaande dienstverleningsmodellen of na creatie door het proces ‘strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen’). Deze selectie gebeurt in functie van de situatie en de behoeften die voor de verschillende segmenten gedetecteerd werden binnen het proces ‘klanteninzicht’. Ook vanuit andere processen kan een vraag naar het bepalen van een dienstverleningsaanpak worden geformuleerd (zoals bijvoorbeeld vanuit het proces ‘risicobeheer’ (bijstandsacties)).
Voorbeeld Fiscale entiteiten: een bedrijf, behorende tot het segment startende bedrijven, dat zijn belastingaangifte 3 weken voor de ultieme inleveringdatum nog niet heeft teruggestuurd, zou telefonisch kunnen gecontacteerd worden door de Fiscale entiteiten, met de vraag of het bedrijf persoonlijke bijstand verlangt.
Voorbeeld Patrimoniumdocumentatie: een 75-jarige vrouw, die onlangs haar man heeft verloren, zou een brochure kunnen krijgen van Patrimoniumdocumentatie waarin haar op eenvoudige wijze wordt uitgelegd op welke wijze zij haar verschillende verplichtingen ten aanzien van Patrimoniumdocumentatie kan nakomen.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Het inspelen op de behoeften van de specifieke doelgroep en subgroepen en op relevante sleutelmomenten in de levenscyclus van deze doelgroep
- De klanttevredenheid verhogen door middel van een dienstverleningsmodel aangepast aan de noden, de situatie en de behoeften van de klant en georganiseerd rond de intenties van de klant
- Verbeteren van het imago van de FOD Financiën
- Verhogen van de compliance
- Identificatie van een geschikte communicatieaanpak als antwoord op de vraag vanuit andere processen
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Identificeren en selecteren van een dienstverleningsmodel:
- Binnen dit activiteitenblok wordt op basis van de analyse van de vraag naar het bepalen van een dienstverleningsaanpak en de richtlijnen opgenomen in de dienstverleningsstrategie, een dienstverleningsmodel geselecteerd. Wanneer geen van de bestaande dienstverleningsmodellen in aanmerking komt, wordt een aanvraag opgesteld voor het ontwikkelen van een nieuw dienstverleningsmodel of een nieuwe externe communicatie
- Testen van het dienstverleningsmodel: Binnen dit activiteitenblok wordt enerzijds geverifieerd of het dienstverleningsmodel overeenstemt met de objectieven die geïdentificeerd werden binnen de dienstverleningsbehoefte. Anderzijds worden de kosten en baten voor de organisatie en de doelgroep geanalyseerd die resulteren uit de selectie van een bepaald dienstverleningsmodel. Het aanwenden van een bestaand dienstverleningsmodel, oorspronkelijk bedoeld voor doelgroep X, voor een nieuwe doelgroep Y, kan immers grote financiële gevolgen hebben indien de nieuwe doelgroep Y bij voorbeeld tien keer groter is dan de oorspronkelijke doelgroep X.
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Dienstverleningsbehoefte |Extern |
| |Proces ‘algemene interactie ’ |
| |Proces ‘klanteninzicht’ |
| |Proces ‘integratie in de economische keten |
| |ondernemingen’ |
|Beslissing om een bepaald segment prioritair |Proces ‘klanteninzicht’ |
|te benaderen | |
|Nood aan dienstverleningsaanpak |Extern |
| |Proces ‘informatie’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
|Aanvraag voor bijstandsactie |Proces ‘risicobeheer’ |
|Nieuwe Reglementering |Proces ‘informatie’ |
|Nood aan externe communicatie |Extern |
| |Proces ‘algemene interactie ’ |
| |Proces ‘klanteninzicht’ |
| |Proces ‘integratie in de economische keten |
| |ondernemingen’ |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Selectie dienstverleningsmodel |Proces ‘algemene interactie’ |
| |Proces 'leveren van informatie’ |
| |Proces ‘leveren van patrimoniale informatie’ |
| |Proces ‘bewaren en bijwerken van |
| |patrimoniumdocumentatie’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Materiële vraag voor bepalen |Extern |
|dienstverleningsaanpak |Proces ‘algemene interactie ’ |
| |Proces ‘klanteninzicht’ |
| |Proces ‘integratie in de economische keten |
| |ondernemingen’ |
| |Proces ‘informatie’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
| |Proces ‘risicobeheer’ |
|Informatie over noden en behoeften van een |Proces ‘klanteninzicht’ |
|doelgroep | |
|Klantenprofielen |Proces ‘klanteninzicht’ |
|Intenties |Proces ‘klanteninzicht’ |
|Dienstverleningsstrategie |Proces ‘strategie en uitwerking van |
| |dienstverleningsmodellen’ |
|Nieuwe of aangepaste dienstverleningsmodellen |Proces ‘strategie en uitwerking van |
| |dienstverleningsmodellen’ |
|Feedback van het Dienstverleningsmodel |Proces ‘algemene interactie’ Proces ‘leveren |
| |van patrimoniale informatie’ |
| |Proces ‘bewaren en bijwerken van |
| |patrimoniumdocumentatie’ |
|Testresultaten | |
|Ingeschatte kosten van o.a. materiaal en |Extern |
|personeel | |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Opdracht (aanpassing) dienstverleningsmodel |Proces ‘strategie en uitwerking van |
| |dienstverleningsmodellen’ |
|Opdracht uitvoeren test | |
|Materiële vraag voor aanvullende informatie |Extern |
| |Proces ‘algemene interactie ’ |
| |Proces ‘klanteninzicht’ |
| |Proces ‘integratie in de economische keten |
| |ondernemingen’ |
| |Proces ‘informatie’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
| |Proces ‘risicobeheer’ |
|Getest dienstverleningsmodel |Proces ‘Werkmethodes’ |
|Testrapport |Extern |
Processen voor specifieke verwerking
Hier volgen de processen voor specifieke verwerking: deze processen zorgen voor de specifieke verwerking ten aanzien van bepaalde selecties van aangiftes, dossiers, belastingplichtigen,…
1 Proces ‘selectie controle’
Bestaansreden
‘Selectie controle’ is het proces waarbij, afhankelijk van de situatie, op zowel centraal als op lokaal niveau het bestand van te controleren en niet te controleren fiscale en niet fiscale operatoren kan worden aangemaakt.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Het identificeren van de verplicht (niet) te controleren fiscale en niet-fiscale operatoren en goederenstromen; mits motivatie kan, door middel van de vrije ruimte voor lokale selectie, een operator of een goederenstroom toch gecontroleerd worden.
- Het streven naar een gelijke behandeling door het objectiveren van de selectie
- De praktische toepassing van de risicoprofielen: richtlijnen organiseren voor de selectie en ingreep van de overheidsbeslissingen
- Het optimaliseren van de basissen waarop de administratie zich steunt voor de selectie en de verdeling van de beschikbare middelen: Optimalisatie van de human resources, de materiële en financiële middelen van de administratie om te komen tot een juiste heffing van de belasting en een minimalisatie van de fiscale en niet-fiscale risico’s;
Om te vermijden een verkeerd beeld te krijgen van het proces ‘selectie controle’, wordt de lezer erop gewezen dat de bepaling van het risico en de exactheid ervan onderhevig zijn aan de beschikbaarheid en de juistheid van fiscale en niet-fiscale gegevens omtrent de fiscale en niet fiscale operator.
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Confronteren en komen tot selectievoorstel -[22]): Op basis van de confrontatie van de aangifte van een fiscaal object (o.a. transactie) of subject, of pre-arrival gegevens met de verschillende profielen die van toepassing zijn, wordt het risiconiveau van dit fiscaal object of subject bepaald. De vertaling hiervan leidt tot een voorstel voor een concrete actie, zijnde verplichte selectie, indicatieve selectie of niet-selectie met de motieven ervan. Dankzij de specifieke controleaanpak beschreven in het profiel (door het proces ‘bepalen controleaanpak’), zal er per risiconiveau in functie van de indicatoren een welbepaalde controleactie worden voorgeschreven. De verwachte feedback is eveneens voorgeschreven in het vorig proces, welke essentieel is om het profiel naar de toekomst toe te verbeteren.
- Op termijn zal dit eerste activiteitenblok een louter ICT applicatie worden. Het volume confrontaties zal zodanig groot worden dat een geïnformatiseerde confrontatie verplicht is.
- Nazien voorstel: De intelligentie van het selectiesysteem zal mettertijd groeien op basis van ervaringen met en verwerkingen van risicoprofielen. Ondertussen zal het nazicht van het voorstel (steekproeven, toegevoegde waarde, coördinatie van voorstellen tussen verschillende niveaus, validatie, …) van groot belang zijn om de kwaliteit van het voorstel na te kijken.
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Gevalideerd profiel met typologie en materiële|Proces ‘bepalen controleaanpak’ |
|ter beschikking stelling | |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Selectievoorstel: lijst met verplicht te |Proces ‘mobiel toezicht’ |
|controleren en niet te controleren fiscale |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
|objecten of subjecten inclusief voorgeschreven|controle’ |
|aanpak en feedbackvereisten |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
| |Proces ‘inputbeheer Fraude’ |
| |Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ |
| |Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Fiscaal object/subject |Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
| |Proces ‘verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens’ |
| |Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële |
| |risico’s of recht tot terugbetaling’ |
| |Extern (contra informatie, …) |
|Historiek (gegevens, selectie, nazicht) |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
| |Proces ‘operationele expertise’ |
| |Proces ‘inputbeheer Fraude’ |
| |Proces ‘inputbeheer invordering’ |
| |Proces ‘invordering’ |
| |Proces ‘mobiel toezicht’ |
| |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
|Lokale kennis |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
| |Proces ‘operationele expertise’ |
| |Managementprocessen |
| |Proces ‘mobiel toezicht’ |
|Volledige profiel |Proces ‘bepalen controle aanpak’ |
|Informatie over beschikbaar personeel |P&O |
|Informatie over beschikbare middelen |ICT |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Lijst van indicatief/verplicht te controleren |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|belastingplichtigen |Proces ‘operationele expertise’ |
|Feedback naar risicobeheer (motivatie indien |Proces ‘risicobeheer’ |
|niet-selectie) | |
|Feedback indien de resultaten niet |Proces ‘risicobeheer’ |
|haalbaar/relevant zijn |Proces ‘controleaanpak’ |
|Richtlijnen voor de selectie |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|Richtlijnen voor de motivatie van de feedback |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
2 Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Bestaansreden
Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie.
Dit proces zet de stap van geselecteerde dossiers naar invulling van het werkplan. Dit proces omvat ook het maken van een correcte vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden en het oplossen van de geschillen die hiermee samenhangen.
Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ brengt verschillende processen samen. De geïdentificeerde risico’s uit het proces ‘risicobeheer’ worden afgedekt volgens de aanpak uitgekozen in het proces ‘bepalen controle aanpak’ eventueel gebruikmakend van het ondersteuningsmateriaal voor controles ontwikkeld door het proces ‘beheer controlemodellen’.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Vertrouwen creëren in de gelijkheid en transparantie van het taxatieproces; o.m. door de gebruikte controleprocedures te objectiveren.
- Verzekeren van een correcte heffing van de belasting
- Verzekeren van een continue verbetering van het risicobeheersingproces door het verlenen van feedback omtrent de selectiemotieven en de behaalde resultaten i.v.m. die selectiemotieven.
- Verzekeren van een vlotte en eenvoudige afhandeling van niet-akkoorden en geschillen
Opmerking: De ruling is geen proces op zich; het zal onder het proces Algemene Interactie-Specifieke interactie behandeld worden.
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Selectie en opstellen werkplan: uit de lijst met voorgestelde risico’s wordt een lange termijnplanning opgemaakt rekening houdend met de imperatieve (verplicht op te nemen) en indicatieve risico’s en de lokale kennis.. Op basis van deze lange termijnplanning wordt een korte termijnplanning opgemaakt waarbij de lijst van weerhouden risico’s geconfronteerd wordt met de beschikbare middelen. De selectie uit de indicatieve lijst, voorzien door risicobeheer wordt gemotiveerd zodat een feedback mechanisme gerealiseerd wordt.
- Voorbereiden van het nazicht: Het geïdentificeerde risico wordt geconsolideerd met andere lokaal gekende gegevens. Deze gegevens kunnen betrekking hebben op die specifieke belastingplichtige of betrekking hebben op het segment waarin de belastingplichtige zich bevindt. De relaties tussen deze verschillende gegevens en/of de verschillende betrokken entiteiten worden in kaart gebracht. De controleopdracht wordt een eerste keer geanalyseerd en de aanpak verder gedetailleerd.
- Uitvoeren van het nazicht: dit is het uitvoeren van het nazicht volgens de aanpak zoals die in de vorige activiteitenblok werd bepaald om de op voorhand geïdentificeerde risico’s te bevestigen of te ontkrachten. De activiteiten die verricht worden tijdens het nazicht worden gedocumenteerd. Binnen het kader van de uitvoering van het nazicht, kunnen de ambtenaren beroep doen op ondersteuningsmateriaal ontwikkeld binnen het proces ‘beheer controlemodellen’. Tijdens dit nazicht zal ook op geregelde tijdstippen of wanneer nieuwe informatie aan het licht komt, afgetoetst worden of het verantwoord is de ingezette aanpak te wijzingen of het nazicht zelfs stop te zetten.
- Uitvoeren van opsporingsactiviteiten: afhankelijk van de in te zetten controle aanpak, kan het nodig zijn om de uiteindelijke taxatie te ondersteunen d.m.v. opsporingstaken. Deze taken bestaan uit het verkrijgen van materiële vaststellingen en het opsporen van concrete feiten die dienstig zullen zijn in de onderbouwing van het taxatiestandpunt.
- Administratieve geschillen: wanneer de belastingplichtige niet akkoord is na een formele wijzigingsprocedure, wordt de administratieve geschilprocedure opgestart. Deze procedure heeft tot doel dit niet-akkoord op te lossen binnen de FOD Financiën in het kader van een administratief beroep.
- Gerechtelijke geschillen: de overgang van een geschil naar de bevoegde rechtbank start de gerechtelijke geschilprocedure. Deze eindigt wanneer een vonnis/arrest niet betwist wordt, of de hoogste rechtsinstantie zich heeft uitgesproken en het definitief verschuldigd bedrag vaststaat.
- Evalueren uitvoering fiscaal nazicht en feedback: om de selectie en de aanpak naar de toekomst toe te verbeteren worden voor elk van de geselecteerde dossiers gerapporteerd over de realisatie van het risico en de efficiëntie en effectiviteit van de aanpak. Bij de evaluatie van het nazicht wordt er aan de processen ‘risicobeheer’ en ‘bepalen controle aanpak’ een uitgesplitste feedback gegeven omtrent de geconstateerde meerwaarde verbonden aan elk van de afzonderlijke redenen die aanleiding hebben gegeven tot de selectie van het dossier. Er wordt ook feedback gegeven over eventuele andere nieuwe elementen die tijdens het nazicht aan de oppervlakte zijn gekomen en ook behandeld werden. Elementen i.v.m. fraude zullen gerapporteerd worden aan het proces ‘inputbeheer fraude’.
- Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord,, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces ‘Algemene interactie-Specifieke interactie’.
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Voorstel tot selectie (indicatieve en |Proces ‘selectie controle’ |
|imperatieve lijst) | |
|Vaststellingen in onderzoeken |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|Vraag tot verder nazicht |Proces ‘verzamelen en beheren fiscale |
|waarschijnlijkheidsfouten |gegevens’ |
|Vraag/opdracht ombudsman |Extern |
|Klacht tegen derden |Extern |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Aangepaste gegevens enig dossier a.d.h.v. |Proces ‘verzamelen en beheren fiscale |
|onderzoek fiscale situatie |gegevens’ |
| |Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
|Opgelegde boetes |Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële |
| |risico’s of recht tot terugbetaling’ |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Verschillende soorten inlichtingen; gegevens| |
|enig dossier | |
|Voorgestelde controle aanpak |Proces ‘bepalen controle aanpak’ |
|Beslissingen en informatie van de rechtbank |Extern |
|Lokale kennis |Intern |
|Indicatieve en imperatieve lijst |Proces ‘Risicobeheer’ |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Update enig dossier |Proces ‘verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens’ |
|Feedback naar risicobeheer |Proces ‘risicobeheer’, |
| |Proces ‘bepalen controle aanpak’ |
|Feedback i.v.m. fraude |Proces ‘inputbeheer Fraude’ |
|Feedback i.v.m. ondernomen acties in het kader|Proces ‘operationele expertise’ |
|van de uitvoering van het nazicht |Proces ‘werkmethodes’ |
|Inlichtingen voor andere entiteiten |Proces ‘verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens’ |
|Inlichtingen |Extern |
|Aanvraag wetaanpassing |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘opvolging’ |
3 Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’
Bestaansreden
Het proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ dient om het compliance gedrag te bevorderen aan de hand van controles van de bedrijfsadministratie, al dan niet a posteriori en om de handel te faciliteren door maximaal gebruik te maken van systeemcontroles.
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op:
- het controleren van de correctheid van de heffing
- het a posteriori controleren van de ontvankelijkheid en juistheid van aangiften
- het nagaan van de correcte naleving van het formaliteitenstelsel
Het proces dient dus enerzijds om de bedrijfsadministratie te vergelijken met de aangiften en anderzijds de bedrijfsadministratie te vergelijken met de goederenstroom.
Opmerkingen
- Er werd besloten om de afhandeling van geschillen te beschrijven onder de titel ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ alhoewel de geschillen in het verlengde liggen van zowel het proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’, ‘mobiel toezicht’, ‘verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften’ , ‘vergunningen’ en ‘ontvangsten’.
- Bij Douane en Accijnzen moet onderscheid gemaakt worden tussen enerzijds de afhandeling van administratieve geschillen en anderzijds de afhandeling van strafrechtelijke geschillen.
- Administratieve geschillen zijn de geschillen die indien ze niet in de schoot van de administratie kunnen worden opgelost, voor de burgerlijke (fiscale) rechter zullen worden gebracht. Zij hebben betrekking op een meningsverschil tussen de onderneming en de FOD Financiën en hebben in generlei mate een repressief karakter.
- Strafrechtelijke geschillen zijn geschillen die indien ze niet in de schoot van de administratie kunnen worden afgehandeld, door middel van een minnelijke regeling (transactie) op initiatief van de administratie voor de strafrechter (correctionele rechtbank) zullen worden ingeleid. Zoals de naam het aangeeft, is de doelstelling te bestraffen en te ontraden.
Omschrijving
Administratieve en boekhoudkundige controle
Onregelmatigheden en tekortkomingen opsporen door controle van de administratieve geschriften en de systemen van de klant die de naleving van de wettelijke en administratieve voorschriften moeten garanderen.
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Opstellen werkplan
▪ operationeel plannen (datum, plaats, team en technische middelen) van :
• audit opdrachten
• controle opdrachten
• (individuele) controleprogramma’s
• controles van geselecteerde aangiften
• en bijstandsopdrachten in samenwerking met andere fiscale entiteiten.
- Uitvoeren
▪ uitvoeren van administratieve en boekhoudkundige controles en uitvoeren van audits in het kader van de aanvraag en toepassing van de vergunning.
▪ binnen het kader van de uitvoering van het controle, kunnen de ambtenaren beroep doen op ondersteuningsmateriaal ontwikkeld binnen het proces ‘operationele expertise’.
▪ tijdens de controle zal ook op geregelde tijdstippen of wanneer nieuwe informatie aan het licht komt, afgetoetst worden of het verantwoord is de ingezette aanpak te wijzingen of de controle zelfs stop te zetten
▪ het kan ook nodig zijn de controle te ondersteunen d.m.v. opsporingstaken. Deze taken bestaan uit het verkrijgen van materiële vaststellingen en het opsporen van concrete feiten die dienstig zullen zijn in de onderbouwing van het vaststellen van fraude
▪ voor de controles die niet uitgevoerd kunnen worden moeten wij verantwoording afleggen
- Rapporteren
▪ documenteren in het controle- of audit verslag
▪ doorgeven van uitgevoerde activiteiten, vaststellingen en aanbevelingen.
- Nemen van bewarende maatregelen
▪ heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden om de rechten van de FOD Financiën veilig te stellen, zoals nemen van een wettelijke hypotheek, de aanhouding, het in beslag nemen van goederen of borgstelling
- Transactionele afhandelen - onmiddellijk afhandelen
▪ heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden om de begane onregelmatigheden of overtredingen te bestraffen.
▪ de controlerende ambtenaar heeft van de gewestelijk administrateur delegatie gekregen om aan de overtreder onmiddellijk bij de vaststelling een minnelijke schikking aan te bieden om de overtreding af te handelen.
Geschillen
De belangrijkste activiteitenblokken van de geschillen zijn :
Voor administratieve geschillen
- Behandelen bezwaarschrift
▪ wanneer een belastingplichtige of de economische operator niet akkoord gaat met een beschikking van de administratie kan hij in een eerste fase zijn recht van administratief beroep uitoefenen.
▪ de FOD Financiën moet dan formeel standpunt innemen over het al dan niet behouden van de oorspronkelijke beslissing.
- Gerechtelijke fase
▪ indien de belastingplichtige of de economische operator ook met de beslissing van de FOD Financiën over zijn administratieve beroep niet akkoord kan gaan, kan hij de zaak voor de burgerlijke (fiscale) rechter brengen.
▪ dit activiteitenblok heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden om de beslissing van de FOD Financiën te verdedigen voor de burgerlijke (fiscale) rechter en de eventueel betekening van het vonnis.
Voor strafrechtelijke geschillen
- Transactioneel afhandelen N-3
▪ wanneer in hoofde van een belastingplichtige inzake douane en accijnzen inbreuken worden vastgesteld die bestraft worden met een strafrechtelijke sanctie, zal in eerste instantie ernaar gestreefd worden om het geschil in der minne te regelen (transactie) waardoor een strafzaak voor de rechtbank vermeden wordt en het geschil in de schoot van de administratie wordt beëindigd.
▪ het gaat om kennis nemen en beoordelen van de vastgestelde feiten en omstandigheden en in functie daarvan
• aanbieden van een minnelijke schikking of
• bevestigen van de minnelijke schikking die door de controlerende ambtenaar reeds werd aangeboden
- Nemen van bewarende maatregelen
▪ heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden om de rechten van de FOD Financiën veilig te stellen, zoals nemen van een wettelijke hypotheek, de aanhouding, het in beslag nemen van goederen of borgstelling
- Gerechtelijke fase
▪ indien de minnelijke regeling niet wordt aanvaard of indien de feiten te ernstig zijn waardoor een minnelijke regeling uitgesloten is, zal het dossier op initiatief van de FOD Financiën bij de strafrechter worden ingeleid waardoor de gerechtelijke fase start. Deze fase eindigt wanneer een definitieve gerechtelijk uitspraak is gekregen.
▪ dit activiteitenblok heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden om van de strafrechter een veroordeling te bekomen, het vonnis te betekenen en eventueel ten uitvoer te leggen (inning van de boetes en verschuldigde aanvullende belastingen) of de ten uitvoer legging te bekomen ( gevangenisstraf).
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Startschot voor ‘administratieve en | |
|boekhoudkundige controle’ | |
|Lijst met verplicht te controleren fiscale en |Proces ‘selectie controle’ |
|niet fiscale subjecten of objecten, inclusief | |
|voorgeschreven aanpak en feedbackvereisten | |
|Lijst met te controleren of niet te |Proces ‘selectie controle’ |
|controleren transacties inclusief | |
|voorgeschreven aanpak en feedbackvereisten | |
|Controleopdracht in verband met terugbetaling,|Proces ‘verzamelen en beheren pre-arrival |
|kwijtschelding of rechtzetting van de aangifte|gegevens en aangiften’ |
|Bijstandsaanvraag O&O |Proces ‘inputbeheer Fraude’ |
|Externe bijstandsaanvragen (buitenlandse |Extern (buitenlandse Douane Administraties, |
|Douane Administraties, EU, andere FOD’s) |EU, andere FOD’s) |
|Bijstandsaanvragen van andere Administraties |Extern (andere Administraties binnen FOD |
|binnen FODFIN |Financiën) |
|Startschot voor geschillen | |
|Administratief beroep tegen beschikking |Extern |
|Kennisgeving van vordering in rechte of |Extern |
|dagvaarding | |
|Onmiddellijke afhandeling |Processen ‘mobiel toezicht’, ‘administratieve|
| |en boekhoudkundige controle’ |
| |O&O |
|Vaststelling overtreding |Processen ‘mobiel toezicht’, ‘administratieve|
| |en boekhoudkundige controle’, ‘verz. en beh. |
| |pre-arrival gegevens en aangiften’ |
| |O&O |
|Bericht van niet betaling of niet aanvaarding |Extern |
|van de minnelijke schikking |Processen ‘ontvangsten’, ‘vergunningen’ |
|PV om het vermogensonderzoek te starten |Proces ‘adm. en boekh. controle’, ‘mobiel |
| |toezicht’ |
| |O&O |
|Dagvaarding of vordering in rechte door de | |
|overtreder | |
|Vragen van advocaat, beroep, cassatie, |Extern |
|arbitragehof, Europese hof van justitie | |
|Vonnis of arrest |Extern |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Resultaat voor ‘administratieve en | |
|boekhoudkundige controle’ | |
|Controleverslag = kennis van actuele risico’s|Proces ‘risicobeheer’ |
|Bevestiging van de juistheid van de gegevens | |
|van de aangifte en van de naleving van de | |
|verplichtingen die volgen uit de aangifte en | |
|de vergunning | |
|Auditverslag = kennis van actuele risico’s |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Proces ‘vergunningen’ |
|Minnelijke schikking |Processen ‘bewarende maatregelen’ en |
| |patrimonium |
|Resultaat voor geschillen | |
|Beslissing van N-2 over administratief beroep |Extern |
| |Processen ‘ontvangsten’, ‘invordering’, |
| |‘uitgaven’, ‘vergunningen’, ‘borgtochten’, |
| |‘operationele expertise’, ’verzamelen en |
| |beheren persoonlijke gegevens’ |
| |O&O |
|Betekening vonnis of arrest |Extern |
|Minnelijke schikking of beschikking |Extern |
| |Processen ‘ontvangsten’, ‘uitgaven’, |
| |‘vergunningen’, ‘borgtochten’, ‘operationele |
| |expertise’, ‘verz. en beh. persoonlijke |
| |gegevens’, ‘risicobeheer’ |
| |O&O |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Belangrijkste inputs voor ‘administratieve en | |
|boekhoudkundige controle’ | |
|Geselecteerde standaard Controleprogramma |Proces ‘selectie controle’ |
|- Standaard Vergunning - | |
|Geselecteerde Individueel controle programma |Proces ‘selectie controle’ |
|- Vergunning Grote Klant - | |
|Auditopdrachten (Individueel of standaard) |Proces ‘selectie controle’ |
|Geschriften en systemen van de klant |Extern (klant) |
|Klantengegevens |Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
|Risicoprofiel doelgroepen risicoprofiel ‘grote|Proces ‘risicobeheer’ |
|Klant’ | |
|Advies en ondersteuning |Proces ‘operationele expertise’ |
|Belangrijkste inputs voor geschillen | |
|Dossier |Processen ‘ontvangsten’, ‘invordering’, |
| |‘uitgaven’, ‘vergunningen’, ‘borgtochten’, |
| |‘operationele expertise’, ’verzamelen en |
| |beheren persoonlijke gegevens’ |
| |O&O |
|Vragen dep. Advocaat |Extern |
|Beroep |Extern |
|Cassatie |Extern |
|Vonnis of arrest |Extern |
|Aanvraag voor herziening van de minnelijke |Extern |
|schikking | |
|Definitief PV |Processen ‘mobiel toezicht’, administratieve |
| |en boekhoudkundige controle’ |
| |O&O |
|Bericht van betaling of niet betaling of |Proces ‘ontvangsten’ |
|afwijzing van de transactie | |
|Bevestiging hypothecaire inschrijving | |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Belangrijkste outputs voor ‘administratieve en | |
|boekhoudkundige controle’ | |
|Klantgegevens |Proces ‘verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens’ |
|Controleverslag = kennis van actuele risico’s |Proces ‘risicobeheer’ |
|Auditverslag = kennis van actuele risico’s |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Proces ‘vergunningen’ |
|Feedback i.v.m. ondernomen acties in het kader |Proces ‘operationele expertise’ |
|van de uitvoering van de controle | |
|Belangrijkste outputs voor geschillen | |
|Bericht om inning of uitbetaling te stoppen |Proces ‘ontvangsten’ |
| |Proces ‘invordering’ |
|Opvraging dossier |Processen ‘ontvangsten’, ‘invordering’, |
| |‘uitgaven’, ‘vergunningen’, ‘borgtochten’, |
| |‘operationele expertise’, ’verzamelen en |
| |beheren persoonlijke gegevens’ |
| |O&O |
|Kennisgeving |Extern |
|Dossiernummer |Proces ’verzamelen en beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
|Opdracht departements advocaat |Advocaat |
|Beslissing voor verdere actie en antwoorden op |Advocaat |
|vragen departements-advocaat | |
|Stopzetting geschil |Processen ‘ontvangsten’, ‘uitgaven’, |
| |‘vergunningen’, ‘borgtochten’, ‘operationele |
| |expertise’ |
| |O&O |
|Kennisgeving vonnis |Processen ‘ontvangsten’, ‘uitgaven’, |
| |‘vergunningen’, ‘borgtochten’, ‘operationele |
| |expertise’, ‘verz. en beh. Persoonlijke |
| |gegevens’, ‘mobiel toezicht’, administratieve |
| |en boekhoudkundige controle’ |
| |O&O |
|Registratie vaststelling |Proces ‘verz. en beh. persoonlijke gegevens’ |
|Kennisgeving niet-verklaring minnelijke schikking|Extern |
| |Proces ‘ontvangsten’, ‘borgtochten’, ‘verz. en|
| |beh. persoonlijke gegevens’, ‘risicobeheer’ |
|Opdracht voor opstellen 350, PV of verslag |Processen ‘verzamelen en beheren pre-arrival |
| |gegevens en aangiften’, ‘administratieve en |
| |boekhoudkundige controle’ ‘mobiel toezicht’ |
| |O&&O |
|Kennisgeving vastgestelde overtreding |Extern |
|Kennisgeving beslissing |Extern |
| |Processen ‘verz. en beh. pre-arrival gegevens |
| |en aangiften’, ‘adm. en boekh. controle’, |
| |‘mobiel toezicht’ |
| |O&O |
|Afstand van de goederen |Proces ‘Patrimonium documentatie’ |
|Uitnodiging tot betalen |Extern |
|Aanvraag hypothecaire inschrijving | |
|Te stellen borg |Proces ‘ontvangsten’ |
|Dagvaarding |Extern |
4 Proces ‘mobiel toezicht’
Bestaansreden
Het proces ‘mobiel toezicht’ dient om het ‘compliance’ gedrag te bevorderen en de criminele goederen te weren aan de hand van fysieke controle, documentaire controle en ontradende bewaking.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- de samenleving inzake gezondheid, veiligheid en milieu te beschermen
- overeenstemming tussen de gegevens en de goederen te verzekeren
- de naleving van de fiscale en niet fiscale wettelijke voorschriften te verzekeren
- dit met een minimum aan hinder voor de klant en een maximale reductie van het oponthoud van de goederen
Omschrijving
Deze controles worden aan de grens, of op de openbare weg of in de instelling van de klant uitgevoerd.
Deze controles kunnen ook in samenwerking met andere Belgische controlediensten (RVA, Federale Politie, Economische Inspectie...) of andere Europese douanediensten uitgevoerd worden.
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
– Plannen
o voor de verplichte tijdkritische controleopdrachten :
▪ ontvangen controleopdrachten
▪ toewijzen van de nodige middelen
o voor de niet-tijd kritische fysieke controles en documentaire controles
▪ bepalen van de beschikbare capaciteit
▪ opnemen in een planning
▪ toewijzen aan een team
o voor de controles die niet uitgevoerd kunnen worden
▪ afleggen van verantwoording
o voor alle de controles
▪ ter beschikking stellen van de nodige instructies om de controles uit te voeren
o voor bepaalde controles
▪ bijstand vragen van andere overheidsdiensten (Economische Zaken, Landbouw,...)
– Uitvoeren
o uitvoeren van fysieke en documentaire controles
o binnen het kader van de uitvoering van het controle, kunnen de ambtenaren beroep doen op ondersteuningsmateriaal ontwikkeld binnen het proces ‘operationele expertise’.
o tijdens de controle zal ook op geregelde tijdstippen of wanneer nieuwe informatie aan het licht komt, afgetoetst worden of het verantwoord is de ingezette aanpak te wijzingen of de controle zelfs stop te zetten
o het kan ook nodig zijn de controle te ondersteunen d.m.v. zaak behandeling fraudetaken. Deze taken bestaan uit het verkrijgen van materiële vaststellingen en het opsporen van concrete feiten die dienstig zullen zijn in de onderbouwing van het vaststellen van fraude
o voor de controles die niet uitgevoerd kunnen worden moeten wij verantwoording afleggen
– Rapporteren
o documenteren in het controleverslag
o doorgeven van uitgevoerde activiteiten, vaststellingen en aanbevelingen
– Nemen van bewarende maatregelen
o heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden om de rechten van de FOD Financiën veilig te stellen, zoals nemen van een wettelijke hypotheek, de aanhouding, het in beslag nemen van goederen of borgstelling
– Transactionele afhandelen - onmiddellijk afhandelen
o heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden om de begane onregelmatigheden of overtredingen te bestraffen.
o de controlerende ambtenaar heeft van de gewestelijk administrateur delegatie gekregen om aan de overtreder onmiddellijk bij de vaststelling een minnelijke schikking aan te bieden om de overtreding af te handelen.
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Lijst met verplicht te controleren fiscale en|Proces ‘selectie controle’ |
|niet fiscale subjecten of objecten, inclusief| |
|voorgeschreven aanpak en feedbackvereisten | |
|Lijst met de te controleren/niet te |Proces ‘selectie controle’ |
|controleren transacties inclusief | |
|voorgeschreven aanpak en feedback | |
|vereisten.electiecontrole | |
|Nationale en internationale acties |Extern (andere overheden, Douanediensten, RVA,|
| |Federale Politie...) |
|Controleopdracht i.v.m. aanvraag tot |Proces ‘verzamelen en beheren van pre-arrival |
|rectificatie en aanzuiveringen |gegevens en aangiften’ |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Terugwijzing |Extern |
|Bevestiging van de juistheid van de gegevens |Proces ‘risicobeheer’ |
|van de aangifte | |
|Bevestiging van de naleving van de |Proces ‘risicobeheer’ |
|verplichtingen die volgen uit de aangifte | |
|Bevestiging van de naleving van de |Proces ‘risicobeheer’ |
|verplichtingen die volgen uit de vergunning | |
|Minnelijke schikking |Processen ‘bewarende maatregelen’ en |
| |patrimonium |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Individuele controleprogramma |Proces ‘selectie controle’ |
|- Standaard vergunning | |
| Individuele controleprogramma |Proces ‘selectie controle’ |
|- Grote Klant | |
|Klantengegevens |Proces ‘selectie controle’ |
|Geselecteerde melding, aangifte |Proces ‘selectie controle’ |
| |Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ |
| |Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ |
|Geselecteerde klant |Proces ‘selectie controle’ |
| |Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ |
|Geselecteerd vervoermiddelen (bepaalde) |Proces ‘selectie controle’ |
| |Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ |
| |Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ |
| |Extern (andere FOD’s, RVA, FOD Financiën) |
|Geselecteerd reiziger |Proces ‘selectie controle’ |
| |Proces ‘zaakbehandeling fraude |
| |Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ |
|Beslissing om bepaalde activiteiten waar te |Extern (Klant) |
|nemen |Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ |
|(vernietigingen, uitzonderlijke prestaties, |Proces ‘selectie controle’ |
|vaststellen van de aanwezigheid van goederen | |
|(actieve verdeling, verhuisboedels, bewaking | |
|van goederen)) | |
|Beslissing van preventieve aanwezigheid |Proces ‘selectie controle’ |
| |Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ |
|Selectie van bepaald goederenstromen |Proces ‘selectie controle’ |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Controleverslag (positieve en negatieve) |Proces ‘risicobeheer’ |
|Monsters |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Proces ‘operationele expertise’ (laboratorium|
| |van D&A en O&O) |
| |Extern (laboratorium van Economische Zaken) |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘opvolging’ |
6 Proces ‘zaakbehandeling Fraude’
Bestaansreden
Het proces ‘zaakbehandeling fraude’ dient enerzijds om de zaken die verder onderzocht moeten worden bloot te leggen naar omvang (de ernst van de fraude) en reikwijdte (de betrokkenen bij de zaak). Dit gebeurt door middel van onderzoeken en operaties. Eveneens worden hieruit lessen getrokken voor de behandeling van andere zaken. De activiteiten worden opgestart wanneer er een vaststelling van fraude is geweest ofwel met aanzienlijke zekerheid kan gezegd worden dat fraude voorkomt, en waarbij deze vermoedens door specifieke acties moeten worden bevestigd.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Bevestigen van aanzienlijke vermoedens van fraude door specifieke acties te ondernemen.
- Het verzekeren van de bestrijding van het geheel van de fraudeaspecten van een zaak, niet alleen de fiscale aspecten
- Het verzekeren van de proportionele inzet van middelen in vergelijking met de ernst van de fraude en de verwachte impact van de acties
- Het genereren van informatie ten behoeve van andere interne en externe diensten betrokken in het geheel van de fraudebestrijding, in het bijzonder de diensten die instaan voor het risicobeheer, de controles en het nazicht.
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Bepalen van strategie: voor de behandeling van de zaak wordt een strategie uitgetekend die rekening houdt met de karakteristieken, de belangrijkheid van de zaak, en de dringendheid. Dit omvat ook het inschatten van de noodzaak en mogelijkheden tot samenwerking met andere binnenlandse of buitenlandse (gebruik van internationale bijstandsmechanismen of samenwerking,…) partijen in het geheel van de fraudebestrijding.
Op basis van info verkregen uit de behandeling van andere zaken en dossiers, lokale kennis, buitenlandse, gerechtelijke of andere externe bronnen, wordt een passend opsporingsmodel opgesteld dat zal worden toegepast voor het opsporen van fraude.
- Uitvoeren van de strategie: de vooropgestelde activiteiten worden uitgevoerd volgens de bepaalde strategie om op een gerichte manier de omvang van de zaak en/of het gebruikte fraudemechanisme in kaart te brengen. Hierbij worden individuele dossiers (of taken binnen een opsporingsoperatie) opgestart en toegewezen aan de gepaste diensteenheden. Voor de betrokken dossiers wordt eventueel een standaard aanpak uitgetekend. Gedurende de looptijd van het onderzoek of de specifieke opsporingsoperatie wordt de realisatie van de strategie opgevolgd en afgezet tegen de verwachte resultaten. Indien nodig wordt de strategie aangepast of wordt het onderzoek stopgezet (kosten/baten afweging).
- Evalueren van de gevolgde strategie: van zodra het zinvol is en ook na afloop van het onderzoek of de operatie worden de acties geëvalueerd op de elementen die nuttig kunnen zijn voor toekomstig onderzoek, de mate waarin de vooropgestelde resultaten zijn behaald en de wijze waarop de middelen zijn ingezet. Hierbij wordt omtrent de resultaten feedback gegeven aan o.m. risicobeheer, zeker wat betreft nieuwe fraudefenomenen of varianten van de bestaande en waar mogelijk, ook aan de partijen die aan de basis lagen van de eerste signalen. Vaststellingen van specifieke nieuwe fraudegevallen worden teruggekoppeld naar inputbeheer om na beoordeling eventuele nieuwe zaken of dossiers op te starten.
De resultaten kunnen beoordeeld worden op verschillende gebieden die niet tot de FOD Financiën beperkt blijven (belasting in buitenland, geïnde sociale bijdragen, strafrechtelijke vervolging,…).
- Opsporing: deze activiteitblok bestaat hoofdzakelijk om de gestructureerde en gesignaleerde wijdvertakte fraude door middel van specifieke opsporingsacties bloot te leggen en te bestrijden. Deze activiteiten brengen vaak een grote mate van internationale samenwerking met zich mee.
- Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Opstarten van een zaak |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
|Gezamenlijk te onderzoeken zaak |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
|Op te starten specifieke opsporingsoperatie |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
|Beslissing tot stopzetting van een andere zaak|Proces ‘inputbeheer fraude’ |
|Beslissing tot consolidatie van een andere |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
|zaak | |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Het, zoveel als haalbaar is, bereikt hebben | |
|van de vooropgestelde kwantitatieve en | |
|kwalitatieve resultaten | |
|Communicatie van informatie/feedback over |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
|onderzoek- en opsporingsresultaten |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Extern (internationale partners, ...) |
1 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Signalen en risicobeoordeling |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
|(risicoparameters, …) / inlichtingen m.b.t. |Proces ‘risicobeheer’ |
|een op te starten zaak (zaakmap) | |
|Feedback uit de behandelde individuele |Proces ‘dossierbehandeling fraude’ |
|dossiers (Controleverslagen, informatie van |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
|het gerecht, bezwaren/verzet van de |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
|belastingplichtigen, vonnissen en arresten, | |
|werkelijk geïnde bedragen, enz) | |
|Data verkregen in het kader van protocol MOU |Extern |
|Planning van de middelen (resourceplanning) |Managementprocessen |
3 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Beslissing om een welbepaald dossier volledig |Proces ‘dossierbehandeling fraude’ |
|of gedeeltelijk zelf te behandelen | |
|Uitlopers om door anderen te laten behandelen |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
| |Proces ‘nazicht fiscale situatie’, Proces |
| |‘vorderen van rechten’ |
| ‘Aanbevelingen’ voor samenwerking of vlotte |Proces ‘dossierbehandeling fraude’ |
|uitwisseling van gegevens of prioritaire |Proces ‘vorderen van rechten’ |
|behandeling van een zaak |Proces ‘inputbeheer invordering’ |
| |Proces ‘bewarende maatregelen’ |
| |Extern |
|Standaard aanpak voor de dossiers betrokken in|Proces ‘dossierbehandeling fraude’ |
|een bepaalde zaak |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
| |Proces ‘vorderen van rechten’ |
|Spontane inlichtingen en verslagen voor |Extern |
|binnenlandse, buitenlandse of internationale | |
|partners in de strijd tegen de fraude | |
|Informatie aan het gerecht |Extern |
|Vragen om informatie aan buitenlandse |Extern |
|administraties | |
|Vaststelling tijdens een opsporingsoperatie |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
|Mogelijke dossiers die wijzen op een andere |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
|zaak/ zaakoverschrijdende informatie | |
|Inlichtingen i.v.m. een dossier in een zaak |Proces ‘dossierbehandeling fraude’ |
|Kenniselementen voor de aanpak van |Proces ‘bepalen controle aanpak’ |
|soortgelijke zaken (risicogebonden informatie)|Proces ‘risicobeheer’ |
|Initiatief naar media |Proces ‘strategie en uitwerking |
| |dienstverleningsmodellen’ |
|Bijstandsvraag |Proces ‘mobiel toezicht’, Proces ‘inputbeheer|
| |fraude’, Extern |
|Rapporten (interne werking,…), statistieken en|Proces ‘opvolging’ |
|algemene gegevens |Managementprocessen |
|Draaiboek van een operatie |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
7 Proces ‘dossierbehandeling Fraude’
Bestaansreden
Het proces ‘dossierbehandeling Fraude’ dient om voor een welbepaald dossier in een zaak, bewijsmateriaal te verzamelen, de daders van een fraude te identificeren evenals de ernst van de fraude en deze te volgen doorheen hun volledige afhandeling, en ook om hieruit lessen te trekken voor de behandeling van de andere dossiers in deze zaak. Het proces wordt dus opgestart met elementen die wijzen op bestaande fraude in binnen- of buitenland en leidt tot gericht onderzoek.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Het beteugelen van misdrijven of inbreuken op de fiscale wetgeving
- Het nastreven van ontradingseffect door een effectieve behandeling van de dossiers
- Het verzekeren van het blootleggen van de essentiële aspecten nodig voor het aantonen van de ernst van de fraude
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Bepalen van aanpak: voor de geïdentificeerde betrokkenen wordt een aangepaste benadering uitgetekend binnen de strategie die gedefinieerd wordt in het proces ‘zaakbehandeling fraude’. Deze aanpak kan impliceren dat meerdere entiteiten het werk verdelen. Deze dossieraanpak houdt ook de concrete operationele planning van de onderzoeksactiviteiten in.
- Uitvoeren van aanpak: de uitgetekende aanpak wordt geïmplementeerd. Tijdens de onderzoeksactiviteiten wordt stelselmatig alle beschikbare informatie aan het dossier toegevoegd. Gedurende het onderzoek van een dossier wordt het verloop regelmatig geëvalueerd. Indien nodig wordt de aanpak gewijzigd of de dossierbehandeling stopgezet.
- Evalueren gevolgde aanpak: de gevolgde aanpak wordt, van zodra het zinvol is en na afloop, beoordeeld op de mate waarin ze de verwachte resultaten heeft bereikt en de mate waarin de informatie die hieruit is voorgekomen kan hergebruikt worden voor de aanpak van andere dossiers in deze zaak of ten dienste kan staan van andere partijen o.m. risicobeheer. Dit omvat ook communicatie van de nodige informatie en resultaten indien dit nodig en mogelijk is.
- Behandelen van geschillen: dit activiteitenblok omvat zowel de administratieve fase, de gerechtelijke en afhankelijk van de materie een strafrechterlijke of andere procedure.
- Bekeuringsactiviteiten voor transactionele afhandeling met onmiddellijke beslissing: dit omvat taken die betrekking hebben op een onmiddellijke minnelijke schikking.
- Bekeuringsactivititeiten voor bewarende maatregelen Douane & Accijnzen: dit omvat taken m.b.t. een aanhouding of een inbeslagneming van goederen.
- Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
1 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Beslissing om een welbepaald dossier volledig |Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ |
|of gedeeltelijk zelf te behandelen |Proces ‘inputbeheer fraude’ voor snelle |
| |coördinatie |
|Nieuwe informatie verkregen vanuit de zaak |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
|voor een lopend dossier | |
2 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Definitief verschuldigd bedrag (met nadruk op|Proces ‘ontvangsten’ |
|hetgeen uiteindelijk binnenkomt in de |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
|schatkist) of vastgestelde overtredingen |controle’ |
|Stopzetting dossierbehandeling (geen fiscale |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
|schuld noch overtreding) | |
3 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Ingezamelde gegevens (opdracht, klacht, |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
|vaststellingen afkomstig van | |
|P/KMO/GO/Invordering/D&A/…. vragen van het | |
|gerecht, vragen van buitenlandse fiscale | |
|diensten, constateringen uit risicobeheer, | |
|over frauduleuze goederenstromen…) | |
|Inlichtingen die aanleiding gaven tot |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
|behandeling individueel dossier | |
|Beschrijving van fraudefenomenen |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
| |Proces ‘operationele expertise’ |
|Standaard aanpak voor behandeling van dossier |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
|Aansporing tot nemen van prioritaire acties |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
|Ontvangst bezwaarschrift |Extern |
|Ontvangst inleiding (verzoekschrift/ verzet) |Extern |
|voor alle rechtsinstanties (fiscale en | |
|niet-fiscale procedures) | |
|Briefwisseling met belastingplichtige in kader|Extern |
|van onderzoek | |
|Briefwisseling met belastingplichtige in kader|Extern |
|van geschil | |
|Briefwisseling met derden |Extern |
|Conclusies van de tegenpartij voor alle |Extern |
|rechtsinstanties | |
|Planning van de middelen (resourceplanning) |Managementprocessen |
4 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Standpunt van de administratie i.v.m. de |Proces ‘berekenen schuld, tegoed, fin. |
|verschuldigde sommen of tegoeden (bericht van |risico’s & recht tot terugbet.’ |
|wijziging, procedure stukken, …) | |
|Wijziging van de schulden en tegoeden |Proces ‘ontvangsten’ |
| |Proces ‘uitgaven’ |
|Kennisgeving aan het gerecht |Extern |
|Afleveren van informatie |Extern |
|Mogelijke nieuwe dossiers/zaken |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
|Feedback over resultaten en vooruitgang van de |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
|dossierbehandeling | |
|Bijstandsverzoeken |Proces ‘mobiel toezicht’ |
| |Proces ‘inputbeheer fraude’ |
| |Extern |
|Briefwisseling met belastingplichtige in kader van|Extern |
|onderzoek | |
|Briefwisseling met belastingplichtige in kader van|Extern |
|geschil | |
|Briefwisseling met derden |Extern |
|Conclusies van de administratie voor alle |Extern |
|rechtsinstanties | |
|Mededelingen aan Invordering i.v.m. |Proces ‘inputbeer invordering’ |
|invorderingsactiviteiten |Proces ‘bewarende maatregelen’ |
|Spontane inlichtingen aan buitenland |Extern |
|Status van eventuele bezwaren |Proces ‘ontvangsten’ |
|Kenniselementen voor de aanpak van soortgelijke |Proces ‘zaakbehandeling fraude’ |
|dossiers (risicogebonden informatie) |Proces ‘operationele expertise’ |
| |Proces ‘risicobeheer’ |
|Rapporten (interne werking,…), statistieken en |Proces ‘opvolging’ |
|algemene gegevens |Managementprocessen |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Bekeuringsakten |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige|
| |controle’ |
|Inventaris van in beslag genomen goederen en |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige|
|ontvangstbewijs |controle’ |
8 Proces ‘voorstel voor invorderingsactie’
Bestaansreden
Het proces ‘voorstel voor invorderingsactie’ wordt uitgetekend om een eerste voorstel te maken van de aangewezen invorderingsprocedure die voor geïdentificeerde dossiers kan worden ingesteld. Het betreft een voorstel tot het instellen van een bepaalde invorderingsactie aangezien wettelijk gezien de rekenplichtige persoonlijk verantwoordelijk is voor de belasting waarvan de invordering hem werd toevertrouwd. De exclusieve beslissingsbevoegdheid behoort derhalve tot de betrokken rekenplichtige.
De organisatie van de feedback van de voorgestelde invorderingsacties is cruciaal teneinde deze te kunnen toetsen aan de behaalde resultaten.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- De verdeling van de beschikbare middelen: de optimalisatie van de human resources, de materiële en financiële middelen van de administratie om te komen tot een juiste invordering van de belasting en een minimaliseren van de fiscale en niet-fiscale risico’s
- De praktische toepassing van de risicoprofielen: richtlijnen organiseren voor de voorstellen tot instelling van een aangewezen invorderingsactie en voor de ingreep van de overheidsbeslissingen
- Streven naar een gelijke behandeling door het objectiveren van de voorstellen tot instelling van een invorderingsactie
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Confronteren en komen tot een voorstel voor invorderingsactie: op basis van de confrontatie van een fiscaal object of subject met de verschillende profielen die van toepassing zijn, wordt het risiconiveau van dit fiscaal object of subject bepaald. De vertaling hiervan leidt tot een concreet voorstel voor invorderingsactie en het opslaan van de motieven die geleid hebben tot het voorstel tot instelling van een invorderingsactie. Op termijn zal dit eerste activiteitenblok een louter ICT applicatie zijn.
- Nazien voorstel: De intelligentie van het systeem voor voorstel van een invorderingsactie zal mettertijd groeien op basis van ervaringen met en verwerkingen van risicoprofielen. Ondertussen zal het nazicht van het voorstel van groot belang zijn om de kwaliteit van het voorstel na te kijken.
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Gevalideerd profiel met typologie en materiële | Proces ‘bepalen invorderingsaanpak’ |
|ter beschikking stelling | |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Voorstel voor invorderingsactie |Proces ‘invordering’ |
| |Proces ‘operationele expertise’ |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Lijst onbetaalde schulden en het lastenboek |Proces ‘inning’ |
|(object/subject) | |
|Volledige profiel |Proces ‘bepalen invorderingsaanpak’ |
|Inventaris van beschikbare middelen |P&O |
| |ICT |
| |Alle processen |
|Fiscale en niet-fiscale gegevens omtrent |Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke |
|operator |gegevens’ |
| |Proces ‘verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens’ |
|Lokale kennis |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Proces |
| |‘operationele expertise’ |
| |Proces ‘invordering’ |
| |Proces ‘inputbeheer Invordering’ |
| |Managementprocessen |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Listings en/of statistieken opgemaakt door ICT|Proces ‘invordering’ |
|Richtlijnen voor de motivatie van de feedback | |
9 Proces ‘Borgtochten’
1 Bestaansreden
Het proces ‘borgtochten’ dient om met instemming van de belastingplichtige de nodige waarborgen te nemen opdat zij hun financiële verplichtingen zouden nakomen ten aanzien van Douane en accijnzen. Het bewarend beslag valt niet onder dit proces.
De belangrijkste doelstelling voor dit proces heeft betrekking op:
– met een minimum aan hinder voor de handel, een solide zekerheid bieden voor de inning van de eventuele verschuldigde bedragen
Opmerkingen:
– het kan gaan om borg in geld, personele zekerheden, zekerheid in roerende goederen of in effecten
– meestal gaat het proces borgtochten gepaard met het proces vergunningen. In het proces ‘Vergunningen’ worden aan de ondernemingen bepaalde faciliteiten toegestaan, mits het stellen van een borg, waarmee het financiële risico van de overheid toch binnen aanvaardbare perken worden gehouden
2 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Bepalen en berekenen van borgtocht
o inschatten van de schulden die kunnen voortvloeien uit de activiteiten van de onderneming
o inschatten van de solvabiliteit van de onderneming en de mate waarin er mag verwacht worden dat zij haar verplichtingen zal nakomen. Deze inschatting gebeurt op basis van het auditverslag en het solvabiliteitsrapport
o inschatten van de te stellen zekerheid bepaald op basis van de twee vorige inschattingen
- Aanvaarden van de borgtocht
o omvat alle activiteiten die verband houden met het aanvaarden van de akte van borgtocht daaronder begrepen het aanvragen van de schatting van als onderpand aangeboden goederen, het nemen van hypothecaire inschrijvingen, en het afgeven van bewijzen om het stellen van de borgtocht aan te tonen in andere Lidstaten van de E.U.
- Beheren van de borgtochten
o periodieke evalueren van de borgtocht
o evalueren van de borgtocht op vraag van de onderneming
o evalueren van de borgtocht naar aanleiding van informatie vanuit het proces ‘risicobeheer’ of van informatie verstrekt door de onderneming
o afgeven van certificaten van borgtocht
o bewaken termijnen van vergunningen en de implicaties op het financieel risico
- Opvolgen van de opzegging van de borgtochten
o registreren en in kennis stellen van alle betrokken van de opzegging
o opvolgen van de verplichtingen verbonden aan de opgezegde akte
o vrijgeven van de akte, verlenen van handlichting voor de hypothecaire inschrijvingen of vrijgeven van de in pand gegevens warden, van zodra komt vast te staan dat alle verplichtingen ten aanzien van de akte werden voldaan
- Interactie
o binnen het kader van dit proces zal een type interactie plaatsvinden: bespreken en onderhandelen borgtocht. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zal dit type interactie die verbonden is aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Borgvereiste uit hoofde van een vergunning |Proces ‘vergunningen’ |
|Schuld of financieel risico |Proces 'berekenen schuld, tegoed, financiële |
| |risico’s of recht tot terugbetaling’ |
|Vraag voor herziening van de borgstelling |Extern (Klant) |
|(type of bedrag) | |
|Informatie |Proces ‘risicobeheer’ |
| |Extern (Klant) |
|Aanvraag certificaat van borgtocht |Extern (Klant) |
|Opzegging |Extern (Klant) |
|In gebreke blijven van de borg |Proces ‘ontvangsten’ |
| |Proces ‘invordering’ |
|Periodieke opvolgingsplicht |Reglementering en werkmethodes |
5 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Aanvaarde akte van borgtocht |Extern (Klant) |
| |Proces ‘ontvangsten’ |
|Afwijzing van de akte van borgtocht |Extern (Klant) |
| |Proces ‘vergunningen’ of Proces ‘verzamelen |
| |en beheren pre-arrival gegevens en |
| |aangiften’ |
|Borgstelling |Proces ‘vergunningen’ |
|Certificaat van borgtocht of GRN (Guarantee |Extern (Klant) |
|Reference Number) | |
6 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Verbintenissen |Proces ‘verzamelen en beheren pre-arrival |
| |gegevens en aangiften’ |
|Schuldberekening |Proces 'berekenen schuld, tegoed, financiële |
| |risico’s of recht tot terugbetaling’ |
|Rapport voorafgaande audit |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
|Controleprogramma |Proces ‘bepalen van controleaanpak’ |
|Vergunning |Proces ‘vergunningen’ |
|Risicoprofiel |Proces ‘risicobeheer’ |
|Rapport solvabiliteitsonderzoek |Proces 'inputbeheer Invordering’' |
|Invorderingsgegevens |Proces ‘verz en beh. Persoonlijke gegevens’ |
|Voorstel borgstelling in onroerende goederen |Extern (Klant) |
|Akte van borgtocht |Extern (Klant) |
|Schatting |Proces ‘waarderen van goederen’ |
|Depositobewijzen |Extern |
|Hypothecaire toestand van de onroerende |Proces ‘leveren van patrimoniuminformatie’ |
|goederen | |
|Bevestiging hypothecaire inschrijving |Proces ‘leveren van patrimoniuminformatie’ |
|Schuldtoestand |Proces ‘ontvangsten’ |
| |Proces ‘invordering’ |
|Niet-aangezuiverde verbintenissen |Proces ‘verz. en beh. Pre-arrival gegevens en|
| |aangiften’ |
|Controleverslag |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controles’ |
|Kennisgeving verlies of diefstal van een |Extern |
|certificaat van borgtocht | |
|Hernieuwde stavende stukken |Extern |
7 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Vaststelling vereiste borg |Proces ‘vergunningen’ |
|Aanvraag schuldberekening |Proces 'berekenen schuld, tegoed, financiële |
| |risico’s of recht tot terugbetaling’ |
|Verzoek toelichting gegevens |Proces ‘administratieve en boekhoudkundige |
| |controle’ |
| |Extern |
|Aanvraag schatting |Proces ‘waarderen van goederen’ |
|Voorstel aanpassing akte van borgtocht |Extern (borg) |
| |Proces ‘vergunningen’ |
| |Proces ‘verz. en beh. van pre-arrival |
| |gegevens en aangiften’ |
|Vraag voor verstrekking van ontbrekende |Extern |
|bijlagen | |
|Aanvraag schuldtoestand |Proces ‘ontvangsten’ |
| |Proces ‘invordering’ |
|Aanvraag niet-aangezuiverde verbintenissen |Proces ‘verz. en beh. van pre-arrival |
| |gegevens en aangiften’ |
|Hypothecaire inschrijving |Proces ‘bewaren en bijwerken van |
| |documentatie’ |
|Kennisgeving aanvaarding akte van borgtocht |Proces ‘vergunningen’ |
| |of |
| |Proces ‘verz. en beh. van pre-arrival |
| |gegevens en aangiften’ |
| |Extern (aangever) |
|Evaluatierapport |Proces ‘verz. en beh. persoonlijke gegevens’ |
|Verzoek voor aanpassing van de borgtocht of |Extern (Aangever) |
|opzegging van de borgtocht | |
|Bericht niet-uitvoering van de gevraagde |Proces ‘verz. en beh. van pre-arrival |
|aanpassing van de borgtocht |gegevens en aangiften’ |
| |Of |
| |Proces ‘vergunningen’ |
|Voorstel voor aanpassing van het certificaat |Extern (Aangever) |
|van borgtocht | |
|Bevestiging hypothecaire inschrijving |Proces ‘bewaren en bijwerken van |
| |documentatie’ |
|Aanvraag heroverlegging stavende stukken |Extern |
|Opzegging akte van borgtocht |Extern (borg en belastingplichtige) |
|Kennisgeving opzegging |Proces ‘vergunningen’ |
| |Proces ‘verz. en beh. pre-arrival gegevens en|
| |aangiften’ |
| |Proces ‘ontvangsten’ |
|Bevestiging van de opzegging |Extern |
|Ontlasting (van de verplichtingen |Extern |
|voortvloeiende uit de opgezegde akte van |Proces ‘vergunningen’ |
|borgtocht) |Proces ‘verz. en beh pre-arrival gegevens en |
| |aangiften’ |
| |Proces ‘ontvangsten’ |
|Handlichting hypothecaire inschrijving |Proces ‘bewaren en bijwerken van |
| |documentatie’ |
|Kennisgeving opzegging en vrijgaven van het |Deposito & Consignatiekas |
|deposito | |
|Vrijgave van de akte van borgtocht |Extern |
|Negatieve beslissing over de vraag voor |Extern |
|ontlasting | |
10 Proces 'bewarende maatregelen'
1 Bestaansreden
Het proces ‘bewarende maatregelen’ bestaat uit het waarborgen van de rechten van de schatkist voor nog vast te stellen rechten.
De belangrijkste doelstelling voor dit proces heeft betrekking op:
- Het nemen van maatregelen met als doelstelling het waarborgen van de invordering van nog te vestigen schulden voor dewelke de “bewijsleverende” elementen doen vermoeden dat een belangrijke bijdrage ten laste van een belastingsschuldige gecreëerd zal worden, een bijdrage die niet-recupereerbaar wordt door de huidige kredietwaardigheid van de geïnteresseerde of van de door hem uitgevoerde manoeuvres om zijn insolvabiliteit te organiseren.
Opmerking: De bewarende maatregelen en hypotheken voor de vastgestelde rechten (tegen belastingschuldige of derde) zijn onderdeel van het proces 'invordering'. De omzetting van de bewarende maatregelen in uitvoerende maatregelen wordt beschreven in het proces 'invordering'.
2 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Het opstellen van een verzoekschrift aan de beslagrechter en het nemen van bewarende maatregelen:
o Dit verzoekschrift wordt opgesteld na een onderzoek van de verkregen inlichtingen van de fiscale ambtenaren gedetacheerd naar de ad hoc-cel van het centrale bureau tegen de georganiseerde economische en fiscale criminaliteit (CDGEFID) of na een onderzoek van de aanvragen van de verantwoordelijke ambtenaren van de wijzigingen ten gronde in het fiscale dossier en meer bepaald van de wijzigingen met betrekking tot “carrousel-fraude” die tevens kunnen gebruikt worden in de strijd tegen de georganiseerde criminaliteit
- Het inhouden van een belastingskrediet (BTW, KB 4, 81 §3 lid)
Indien de schuld zeker, ‘liquide’ en eisbaar is, worden de genomen bewarende maatregelen omgezet in uitvoerende maatregelen.
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Vaststelling of kennisgeving van |Proces 'dossierbehandeling Fraude' |
|gekarakteriseerde fraude in hoofde van een |Proces 'nazicht fiscale situatie' (voor |
|belastingplichtige |andere fiscale entiteiten dan Douane & |
| |Accijnzen) |
| |Proces 'administratieve en boekhoudkundige |
| |controle' (voor Douane & Accijnzen) |
| |Proces 'mobiel toezicht' (voor Douane & |
| |Accijnzen) |
|Elementen die het risico aantonen van een |Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ |
|vermindering van de kredietwaardigheid van een|Proces ‘nazicht fiscale situatie’ (voor |
|potentiële belastingsschuldige |andere fiscale entiteiten dan Douane & |
| |Accijnzen) |
| |Proces 'administratieve en boekhoudkundige |
| |controle' (voor Douane & Accijnzen) |
| |Proces 'mobiel toezicht' (voor Douane & |
| |Accijnzen) |
| |Proces ‘Inputbeheer invordering’ |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Bewarend beslag |Proces 'invordering' |
|De inhouding als bewarende maatregel (BTW) |Proces 'verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens' |
|Ontvangst verklaring van derden van |Proces 'verzamelen en beheren fiscale |
|belastingsinhouding |gegevens' |
5 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Informatie ontvangen van de ondersteunende cel|Extern |
|CDGEFID | |
|Informatie vanwege de ambtenaren belast met |Proces 'nazicht fiscale situatie' (voor |
|diepgaand nazicht |andere fiscale entiteiten dan Douane & |
| |Accijnzen) |
| |'Proces dossier behandeling Fraude' |
| | |
| |Proces 'administratieve en boekhoudkundige |
| |controle' (voor Douane & Accijnzen) |
| |Proces 'mobiel toezicht' (voor Douane & |
| |Accijnzen) |
|Aanvragen tot inhouding ten bewarende titel |Proces ‘verzamelen en beheren van fiscale |
|voor de BTW-kredieten |gegevens’ |
|Machtiging van beslagrechter |Extern |
|Aangevuld enig dossier met concrete |Proces ‘inputbeheer invordering |
|invorderingsgegevens | |
6 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘opvolging’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Ondertekend eenzijdig verzoekschrift tot |Extern |
|inbeslagname | |
11 Proces 'invordering'
1 Bestaansreden
Het proces 'invordering' omvat het uitvoeren van een aantal procedures met als doel:
- de nog verschuldigde belastingen, taksen, douaneschulden, accijnzen, voorheffingen, boeten en toebehoren, enz., voor de federale staat en andere overheden (inclusief supranationale overheden) te recupereren.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Zo snel en zo efficiënt mogelijk recupereren van de nog verschuldigde bedragen (o.a. ondersteund door de processen “bepalen van invorderingsaanpak” en “voorstel voor invorderingsactie” die gebaseerd zijn op 'risicobeheer') en dit met zo weinig mogelijk kosten voor de burger
- Het aansporen van de belastingschuldige om zijn verplichtingen na te komen
- Het nemen van administratieve beslissingen m.b.t. de ingediende klachten
- Opstarten van gerechtelijke acties door de administratie tegen nalatige belastingschuldigen en derden
- Het verdedigen van de administratie tegen gerechtelijke betwistingen i.v.m. ingestelde invorderingsacties.
2 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
• De invordering bewerkstelligen
o Analyseren van de dossiers i.v.m. openstaande schulden
o Acties nemen rekening houdend met de voorgestelde invorderingsaanpak:
▪ Verplichte acties: bijvoorbeeld faillissementen, collectieve schuldenregelingen, concordaten, onbekwaamverklaarden, stuiting van de verjaring, e.a.
▪ Acties op initiatief van invordering: bijvoorbeeld rechtstreekse vervolgingen, onrechtstreekse vervolgingen, bewarende maatregelen,, tenuitvoerleggen van vervangende gevangenisstraffen (voor Douane & Accijnzen en patri.di.), e.a.
o Opvolgen van de ingestelde acties
• Klachten, geschillen en verzoeken in de administratieve fase:
o Behandelen van klachten die betrekking hebben op een specifiek dossier
o Reageren op interventies (ombudsdiensten, parlementairen, ministers, “Paleis”,...)
o Nemen van beslissingen (Behandelen vrijstelling nalatigheidinteresten, behandelen van betwistingen inzake nalatigheidinteresten en vervolgingskosten)
• Geschillen in gerechtelijke fase:
o Dossieranalyse
o Opstellen van conclusies
o Opvolging van de procedures
• Controle
o Controle uitvoeren op de verjaringen
o Behandelen van de dossiers ivm de aansprakelijkheid van de rekenplichtige
• Interactie
o Binnen het kader van dit proces zullen verschillende interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling. Aanvraag afbetalingsplannen. Om een optimale en correcte behandeling te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Niet spontaan betaalde opeisbare schulden |Proces 'ontvangsten' |
|Dagvaarding of verzoekschrift op initiatief |Extern |
|van belastingschuldigen of derden | |
|Vonnis of arrest |Extern |
|Brief Belastingschuldige |Extern |
|(Nalatigheidinteresten, vervolgingskosten) | |
|Contactname door belastingplichtige en/of |Extern |
|professionele intermediairen | |
|Verzoek voor wederzijdse bijstand |Extern |
|Bericht van niet-aangifte voor een geoorloofde|Proces 'verzamelen en beheren pre-arrival |
|bestemming (voor Douane & Accijnzen) |gegevens en aangiften' |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Aangezuiverde schulden |Proces 'ontvangsten' |
| |Proces 'uitgaven' |
|Administratieve beslissing |Proces 'uitgaven' |
| |Proces ‘ontvangsten’ |
5 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Teruggekeerde briefwisseling o.a., positieve |Proces 'ontvangsten' |
|aanslagbiljetten/taxatievoorstellen, aanmaningen, | |
|... | |
|Voorstel invorderingsactie |Proces 'voorstel invorderingsactie' |
|Geautomatiseerd bestand over de niet betaalde |Proces 'ontvangsten' |
|schulden | |
|Vragen van de belastingschuldigen om uitstel van |Extern |
|betaling | |
|Informatie ontvangen van curatoren, notarissen, |Extern |
|gerechtsdeurwaarders en belastingschuldigen | |
|Geautomatiseerd bestand over faillissementen en | |
|concordaten |Proces 'inputbeheer Invordering' |
| |Extern |
|Geautomatiseerd bestandinformatie over collectieve| |
|schuldenregelingen, overlijden en vertrek naar het|Proces 'inputbeheer Invordering' |
|buitenland |Extern |
|Geautomatiseerd bestand over bezwaarschriften en |Proces 'nazicht fiscale situatie' |
|verhalen ingediend voor de rechtbank met |Proces 'dossierbehandeling Fraude' |
|betrekking tot de vestiging | |
|Geautomatiseerd bestand over de geboekte |Proces 'ontvangsten' |
|betalingen i.v.m. schulden in vervolging |Proces 'uitgaven' |
|Vonnissen, arresten en dagvaardingen (verzet tegen|Extern |
|vervolgingen, acties en revindicaties) | |
|Deurwaardersexploot of verzoekschrift op |Extern |
|tegenspraak van belastingschuldige of derde | |
|Vonnis of arrest in kracht van gewijsde |Extern |
|Minnelijke schikking in gerechtelijke fase |Extern |
|Bewarend beslag |Proces 'bewarende maatregelen' |
|Kennisgeving van aanwending (niet-geregistreerde |Proces 'ontvangsten' |
|aannemers) (voor andere fiscale entiteiten dan | |
|Douane & Accijnzen) | |
|Rechtsplegingvergoeding en schadevergoeding |Proces 'ontvangsten' |
| |Proces 'uitgaven' |
|Klachten en interventies |Extern |
|Informatie vanuit andere landen, administraties, |Proces 'inputbeheer Invordering' |
|... | |
|Aangevuld enig dossier met concrete |Proces 'inputbeheer Invordering' |
|invorderingsgegevens | |
|Aanrekening op schulden |Proces 'uitgaven' |
|Geautomatiseerd |Proces 'uitgaven' |
|bestand van de aanwendingstabellen | |
|Administratieve beslissing i.v.m. een klacht |Proces 'uitgaven' |
| |Proces ‘ontvangsten’ |
|Bijgewerkte boekhouding (volgens betalingen) |Proces 'ontvangsten' |
|Bijgewerkte boekhouding volgens de gegevens van |Proces 'ontvangsten' |
|invordering (bijvoorbeeld betalingstermijnen en | |
|invorderingskosten) | |
|Informatie |Proces 'inputbeheer invordering' |
|Volledige aanzuivering |Proces 'ontvangsten' |
6 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Opnieuw verzonden briefwisseling: |Proces 'ontvangsten' |
|aanslagbiljetten/taxatievoorstellen, aanmaningen | |
|Opdrachten aan de gerechtsdeurwaarder |Extern |
|Bewarende maatregelen |Extern |
| |Proces 'uitgaven' |
|Afbetalingsplan |Proces 'ontvangsten' |
|Fiscaal derdenbeslag |Extern |
|Vrijstelling nalatigheidinteresten |Proces 'ontvangsten' |
|Notificaties aan notarissen en |Extern |
|gerechtsdeurwaarders | |
|Aangiften van schuldvordering |Extern |
|Toepassing van artikel. 877 BW (overlijden) |Extern |
| |Proces 'ontvangsten' |
|Ontheffing van vervolgingskosten |Proces 'ontvangsten' |
| |Proces 'uitgaven' |
|Vragen om inlichtingen aan het buitenland of |Extern |
|andere administraties | |
|Vragen om invorderingsbijstand |Extern |
|Gestuite verjaring |Extern |
|Neergelegde conclusies |Extern |
|Briefwisseling |Extern |
|Dagvaarding uitgaande van de administratie |Extern |
|Vonnis of arrest in kracht van gewijsde |Extern |
|Minnelijke schikking in gerechtelijke fase |Extern |
|Beslissing/uitgavenstuk |Proces 'ontvangsten' |
| |Proces 'uitgaven' |
|Opdracht tot omvorming van bewarend in uitvoerend |Extern |
|beslag | |
|Opdracht dringende vaststelling uitvoerbare titel |Proces ‘acties op de fiscale balans’ |
|Opzoekingen en resultaten (invulling van de |Proces ‘bepalen invorderingsaanpak’ |
|feedbackfiche) | |
|Beslissing over klachten |Extern |
|Aanneming in onwaarde of oninbaarheid |Proces 'uitgaven' |
| |Proces 'ontvangsten' |
|Informatie komende van invordering |Proces 'ontvangsten' |
|Klachten, briefwisseling over bijvoorbeeld |Proces 'uitgaven' |
|onverschuldigde bedragen | |
|Ontbreken van adequate invorderingstypologie |Proces ‘beheer invorderingsmodellen’ |
|Rapporten, statistieken en algemene gegevens |Proces ‘opvolging’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Manuele aanmaningen |Extern |
|Informatie aan de PdK ivm alternatieve |Extern |
|strafsancties (Patr.Di.) | |
|Geautomatiseerde bestanden van uit te betalen |Proces ‘uitgaven’ |
|vervolgingskosten en gerechtskosten aan de | |
|uitvoerder | |
|Beknopt verslag aan de Europese Commissie (D&A) |Extern |
|Geautomatiseerd bestand van uit te betalen |Proces ‘uitgaven’ |
|rechtsplegingvergoeding en schavergoeding | |
|Verslag aan Rekenhof |Extern |
|Aangepaste database van de jurisprdudentie |Proces ‘beheer invorderingsmodellen |
| |Proces ‘R en W’ |
12 Proces ‘algemene interactie’
Het proces ‘algemene interactie’ is een type proces dat bestaat uit algemene en specifieke interacties
Algemene interacties zijn niet dossiergebonden interacties. Volgende interacties werden onderscheiden, naar aanleiding van het gebruikte interactiekanaal
▪ Algemene interactie via telefoon
▪ Algemene interactie via correspondentie
▪ Algemene interactie via face-to-face.
Specifieke interacties zijn dossiergebonden interacties die geen deel uitmaken uit de kern van de in de functionele processen beschreven processen.
▪ Vraag tot status behandeling (P, KMO, GO, Inv, D&A, PI)
▪ Vraag tot inzage dossier (P, KMO, GO, Inv, PI)
▪ Specifieke informatieaanvraag/hulp bij het invullen van een aangifte (P, KMO, INV, O&W,RZ, Patrimoniumdiensten)
▪ Afleveren van attesten (P, KMO, Inv)
▪ Vaststellen van schade (KMO, GO)
▪ Specifieke klachten (O&W, RZ, Patrimonium Diensten)
▪ Vraag tot akkoord /Ruling (P, KMO, GO)
▪ Vraag tot uitstel (P, KMO, GO, O&W)
▪ Vraag om gehoord te worden (KMO-GO)
▪ Bespreken en onderhandelen van de te stellen borg (D&A)
▪ Afleveren van een vergunning (D&A)
1 Bestaansreden
Het proces ‘algemene interactie’ heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel pro-actief als reactief met de klant te interageren.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Het klantvriendelijk en professioneel interageren met de klant.
- Het toegankelijk maken van de FOD Financiën voor de klant
- Het beperken van de behoefte aan interactie tussen de klant en de FOD Financiën
2 Omschrijving
Afhankelijk van het type interactie verschillen de te doorlopen taken. De typisch te doorlopen stappen, zijn voorgesteld in het proces algemene interactie via telefoon :
▪ Ontvangen van een algemene informatieaanvraag
▪ Analyse van het onderwerp en behandeling van de informatieaanvraag.
o Analyse van het onderwerp van de interactie:
▪ Evaluatie van de interactie naar:
• Complexiteit: noodzaak eventueel doorverwijzen van de aanvraag naar de meest competente persoon
• Volledigheid van de informatie die werd verstrekt in de aanvraag
• Risico
o Behandelen van het onderwerp van de interactie
▪ 0pzoeken van informatie/aanvragen van producten
▪ Samenstellen van het antwoord
▪ Selecteren van de meest geschikte antwoordstrategie
▪ Beantwoorden van de interactie/voorbereiden van de pro-actieve informatieverstrekking en afsluiten van het interactiedossier.
o Finaliseren van de interactie
o Registratie (updaten van enig dossier) en evaluatie van de interactie.
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Fysiek bezoek, brief, e-mail, telefoon of fax |Extern |
|van een klant | |
|Vraag naar pro-actieve interactie met klant |Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Levering van product/dienst of communicatie |Extern |
| |Proces ‘levering en distributie’ |
|Antwoord op een niet-dossier gebonden klacht |Extern |
|of een klacht, andere dan een bezwaarschrift |Proces ‘levering en distributie’ |
|en de afhandeling van een onregelmatigheid | |
|Opgestelde ruling | |
5 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Dienstverleningsmodel |Proces ‘strategie en uitwerking van |
| |dienstverleningsmodellen’ Proces ‘bepalen |
| |dienstverleningsaanpak’ |
|Database, die de gegevens bevat betreffende |Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke |
|alle klanten en ondernemingen (enig dossier) |gegevens’ |
| |Proces ‘verzamelen en beheren fiscale |
| |gegevens’ |
| |Extern |
|Database met workflow gegevens |Alle andere processen |
|Database, die de gegevens bevat betreffende de|Extern |
|verschillende entiteiten (diensten, | |
|ambtenaren) | |
|Database, met inhoud voor standaardantwoorden |Proces ‘informatie’ |
|en handleidingen, voor het verstrekken van de |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
|correcte antwoorden en inlichtingen via dit | |
|interactie kanaal | |
|Documenten, brochures bestemd voor de klanten |Proces ‘levering en distributie’ |
|Interactiescripts |Extern, Proces ‘strategie en uitwerking van |
| |dienstverleningsmodellen’ |
|Risicoprofielen |Proces ‘risicobeheer’ |
|Notificatie aan de klant van de wijziging in |Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële |
|zijn schulden en tegoeden |risico’s of recht tot terugbetaling’ |
|Overzicht van de betalingen in het |Proces ‘ontvangsten’ |
|wachtregister (voor bijkomende opzoekingen | |
|vooraleer toe te wijzen) | |
|Kennisbeheer Databank |Proces ‘kennismanagement’ |
6 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Update enig dossier |Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’|
| |Extern |
| |Proces ‘klanteninzicht’ |
|Feedback van het dienstverleningsmodel |Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ |
|Aanvulling Kennisdatabank |Extern |
|Vraag om info door buitenlandse administratie |Proces ‘inputbeheer Fraude’ |
|Antwoorden op informatievragen |Proces ‘inputbeheer Fraude’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
Ondersteunende processen
Hier volgen de ondersteunende processen: deze processen leveren de nodige support voor de functionele processen Belastingen en Invorderingen, de functionele processen Patrimoniale Documentatie, de sturende processen en voor de processen voor specifieke verwerking.
1 Proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’
1 Bestaansreden
Het proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’ wordt uitgetekend om de FOD Financiën in staat te stellen professionele en consistente dienstverleningsmodellen uit te werken die conform zijn met het imago en de dienstverleningsstrategie.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Opstellen van een klantgeoriënteerde dienstverleningsstrategie die de basis en de leidraad moeten vormen bij de creatie van een kwalitatieve en klantvriendelijke dienstverlening en communicatie
- De klanttevredenheid en compliance verhogen door middel van de creatie van dienstverleningsmodellen, aangepast aan de noden en de situatie van en georganiseerd rond de intenties van de klanten
o Die kanalen (eigen of derdepartij) identificeren en ontwikkelen die het best zijn aangepast aan de noden en de situatie van de klanten.
▪ Het oprichten van derdepartij interactiekanalen (vb. Het gezamenlijk uitbouwen van een internetsite met een beroepsvereniging van notarissen of met andere overheidsdiensten) als volwaardig alternatief naast de eigen interactiekanalen.
▪ Het aanbieden aan de klant van een keuze aan interactiekanalen.
▪ Het waarborgen van de consistentie van de via de kanalen aangeboden producten/diensten.
o Opstellen van een communicatie of promotie die volgende doelstellingen beoogt:
▪ Communicatie die de klant helpt bij het vervullen van zijn verplichtingen en het waarborgen van zijn rechten (fair play)
▪ Snel en doeltreffend kunnen communiceren, onder meer naar aanleiding van crisissituaties
- Verhogen van de efficiëntie van bepaalde producten/diensten
2 Omschrijving
Het proces ‘strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen” werd opgesplitst in 3 subprocessen: ‘Uitwerking dienstverlenings- en communicatiestrategie’, ‘uitwerking dienstverleningsmodellen’ en ‘uitwerking externe communicatie’.
De reden voor deze opsplitsing ligt enerzijds in het feit dat de drie processchema’s quasi nooit in één beweging zullen doorlopen worden. Zo zal bijvoorbeeld de aanvraag vanuit het subproces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ voor het uitwerken van een nieuw dienstverleningsmodel of de uitwerking van een externe communicatie, geen aanleiding geven tot het realiseren van een nieuw voorstel van dienstverleningsstrategie of communicatiestrategie. Ook omgekeerd zal de vraag voor een herziening van de dienstverleningsstrategie niet automatisch resulteren in het opstarten van een project voor het uitwerken van een nieuw interactiekanaal of de uitwerking van een nieuwe externe communicatie.
Anderzijds werden deze processchema’s opgesplitst op basis van inhoudelijke motieven. Het subproces ‘uitwerking dienstverlenings- en communicatiestrategie’ tekent immers het raamwerk waarbinnen de twee andere ondersteunende operationele processen hun opdrachten kunnen vervullen. Zo zal het subproces ‘Uitwerking dienstverleningsmodellen’ diensten/producten en interactiekanalen uitwerken en prijzen bepalen in lijn met de richtlijnen uitgetekend binnen de dienstverleningsstrategie en promotie uitwerken voor deze dienstverleningsfactoren die conform is aan de bepalingen uit de communicatiestrategie. Net zoals het subproces ‘uitwerking externe communicatie’ communicatie zal uitwerken in het kader van de dienstverlening die beantwoordt aan de communicatiestrategie en kadert binnen het algemene communicatieplan.
Uitwerking dienstverlenings- en communicatiestrategie
Het subproces ‘Opstellen dienstverlenings- en communicatiestrategie’ wordt opgestart bij de creatie van een nieuwe organisatie of bij een periodieke herziening van de strategie, bijvoorbeeld één keer per jaar.
Het doel van dit subproces bestaat er in een nieuwe dienstverlenings- en communicatiestrategie uit te werken die de leidraad moet vormen bij het creëren van nieuwe dienstverlening of nieuwe communicatie binnen de organisatie.
De belangrijkste activiteitenblokken van dit subproces zijn:
- Opstellen dienstverleningsstrategie: Binnen dit activiteitenblok wordt een voorstel van dienstverleningsstrategie uitgewerkt op basis van de input die verworven wordt uit de strategische studie. Dit voorstel van dienstverleningsstrategie zal ter validatie worden voorgelegd aan het management.
- Opstellen communicatiestrategie en communicatieplan : Binnen dit activiteitenblok wordt een voorstel van communicatiestrategie uitgewerkt op basis van de input die verworven wordt uit de strategische studie. Dit voorstel van communicatiestrategie zal ter validatie worden voorgelegd aan het management. Vervolgens wordt binnen de krijtlijnen van de dienstverlenings- en communicatiestrategie een communicatieplan opgesteld
Uitwerking dienstverleningsmodellen
Het startschot van dit proces kan zowel de vraag betreffen naar de aanpassing van een bestaand dienstverleningsmodel als de creatie van een nieuw dienstverleningsmodel.
Met een dienstverleningsmodel bedoelen we de unieke combinatie van de verschillende dienstverleningsfactoren. Meer bepaald de combinatie van een dienst of product met het interactiekanaal waarlangs het wordt aangeboden, de promotie die voor deze dienst wordt gerealiseerd en de prijs die voor deze dienst wordt bepaald. (Kost voor de burger/klant)
Deze vraag naar een dienstverleningsmodel vertrekt vanuit het proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’, waar geen van de bestaande dienstverleningsmodellen geschikt werd bevonden om een antwoord te bieden op de dienstverleningsbehoefte die moet beantwoord worden. De vraag naar een nieuw dienstverleningsmodel betekent niet dat het volledige subproces ‘uitwerking dienstverleningsmodellen’ wordt doorlopen. De vraag kan bijvoorbeeld alleen betrekking hebben op de creatie van een nieuw product of de uitwerking van bijkomende promotie, zonder dat een nieuw interactiekanaal wordt gerealiseerd of een nieuw of aangepast prijsbeleid wordt uitgewerkt. Het resultaat van dit proces is een nieuw of aangepast dienstverleningsmodel dat conform is aan de vraag die gesteld werd en dat kadert binnen de dienstverleningsstrategie. De conformiteit tussen het nieuwe dienstverleningsmodel en de dienstverleningsbehoefte die aan de basis lag voor de vraag naar een nieuw dienstverleningsmodel, wordt niet getest binnen dit proces doch binnen het proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’.
De belangrijkste activiteitenblokken van dit subproces zijn:
- Analyse van de dienstverleningsbehoefte: Binnen dit activiteitenblok wordt de coördinatie gerealiseerd van de verschillende aanvragen naar nieuwe dienstverleningsmodellen. Dit betekent dat beslist wordt welke aanvragen niet zullen beantwoord worden en welke projecten moeten opgestart worden voor de aanvragen die wel zullen behandeld worden. In laatstgenoemde situatie zal beslist worden om aanvragen in de mate van het mogelijke zoveel mogelijk gemeenschappelijk te beantwoorden. Dit wil bij voorbeeld zeggen dat één interactiekanaal zal worden gerealiseerd dat beantwoord aan meerdere vragen naar een nieuw interactiekanaal.
- Creatie van de dienstverleningsfactoren: Afhankelijk van de dienstverleningsbehoeften die geïdentificeerd werden binnen de analyse van de dienstverleningsbehoefte, zullen in dit activiteitenblok één of meerdere dienstverleningsfactoren uitgewerkt worden. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat er een nieuw product dient gerealiseerd worden dat moet worden aangeboden via een nieuw te realiseren kanaal. Aangezien dit een nieuw product betreft, moet in de meeste gevallen ook de doelgroep op de hoogte worden gebracht van het bestaan van dit nieuwe product. Dit zal gebeuren door middel van de realisatie van een nieuwe promotie. Tenslotte zal voor dit product mogelijkerwijze eveneens een prijs moeten bepaald worden. Dit impliceert in dit geval methodologisch dat we eerst het processchema ‘product’ zullen doorlopen, vervolgens hetzelfde processchema voor de creatie van het ‘interactiekanaal’. Tenslotte moeten de processchema’s ‘promotie’ en ‘prijs’ doorlopen worden.
De dienstverleningsbehoefte die moet beantwoord worden kan echter meer beperkte consequenties hebben voor dit proces. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat een bestaand product dat gratis aangeboden wordt via een bestaand interactiekanaal onvoldoende bekend is bij de doelgroep waarvoor het bestemd is. In dit geval zal binnen het activiteitenblok ‘Creatie van de dienstverleningsfactoren’ slechts het processchema voor de creatie van promotie doorlopen moeten worden.
- Samenstellen dienstverleningsmodel als unieke combinatie van de dienstverleningsfactoren: Binnen dit activiteitenblok wordt een selectie en combinatie gemaakt tussen de verschillende dienstverleningsfactoren teneinde een dienstverleningsmodel samen te stellen dat beantwoordt aan de dienstverleningsbehoefte die aan de basis lag voor de uitwerking van het model
Uitwerking externe communicatie
Het startschot voor het subproces‘uitwerking externe communicatie’ kan zowel een punctuele vraag betreffen naar nieuwe communicatie (vb. aanvraag vanuit het proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ als een periodieke cyclus die doorlopen wordt en naar aanleiding waarvan een herziening van de communicatie wordt doorgevoerd. Het resultaat van dit proces betreft een nieuwe communicatie of het advies om niet te communiceren naar aanleiding van de situatie die aanleiding heeft gegeven tot de vraag naar nieuwe communicatie.
De belangrijkste activiteitenblokken van dit subproces zijn:
- Ontvangen van de communicatieaanvraag: Binnen dit activiteitenblok wordt een analyse gerealiseerd van de aanvraag voor de creatie van externe communicatie
- Bepalen plan van aanpak: Binnen dit activiteitenblok wordt de aanpak bepaald met betrekking tot de communicatie die zal gerealiseerd worden. Dit kan zowel betekenen dat een aanpak wordt geselecteerd die reeds werd voorgeschreven binnen het communicatieplan, als dat een aanpak wordt uitgewerkt of dat de beslissing wordt genomen om niet te communiceren
- Implementatie: Binnen dit activiteitenblok wordt de externe communicatie gerealiseerd volgens de aanpak die binnen het vorige activiteitenblok werd voorzien. Vervolgens wordt geverifieerd of de communicatie wel degelijk de objectieven bereikt die bij het begin van het proces werden gedefinieerd
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Vraag naar nieuwe dienstverlenings- en |Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ |
|communicatiestrategie |Proces ‘ werkmethodes’ |
|Vraag naar nieuw dienstverleningsmodel | |
|Vraag naar nieuwe communicatie | |
|Periodieke cyclus |Extern |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Nieuw dienstverleningsmodel |Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ |
| |Proces ‘algemene interactie’ |
| |Proces ‘leveren van patrimoniale informatie’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
|Nieuwe of aangepaste dienstverlenings- of |Extern |
|communicatiestrategie |Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ |
|Nieuwe communicatie |Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ |
| |Extern |
|Advies om niet te communiceren |Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ |
| |Extern |
5 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Input klantenbevraging |Proces ‘klanteninzicht’ |
|Strategische documenten |Extern |
|Interne visie |Extern |
|Benchmark informatie |Extern, Proces ‘klanteninzicht’ |
|Klanteninzicht |Proces ‘klanteninzicht’ |
|Input eerstelijns personeel |Proces ‘klanteninzicht’ |
| |Proces ‘algemene interactie’ |
|Materiële vraag naar nieuw |Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ |
|dienstverleningsmodel of aanpassing bestaand |Proces ‘ werkmethodes’ |
|dienstverleningsmodel | |
|Input organisatie, Informatie van de |Extern, Proces ‘operationele expertise’ |
|organisatie | |
|Testresultaten (indien uitgevoerd door ander |Proces ‘algemene interactie’ |
|proces) | |
|Product/interactiekanaal of aanpassingen aan |Extern |
|het bestaande product/interactiekanaal die | |
|extern werd gerealiseerd | |
|Promotie die extern werd gerealiseerd |Extern |
|Informatie over behoeften van een |Proces ‘klanteninzicht’ |
|klantensegment | |
|Intenties, Markttrends, Behoefteprofiel |Proces ‘klanteninzicht’ |
| |Extern |
|Risicoprofiel |Proces ‘risicobeheer’ |
|Strategische doelstellingen, |Extern |
|Bedrijfsdoelstellingen | |
|Feedback over het dienstverleningsmodel |Proces ‘impulsbeheer’ |
| |Proces ‘algemene interactie’ |
|Gewijzigde/nieuwe werkmethode |Proces ‘werkmethodes’ |
|Informatie R&W (nieuwe of gewijzigde |Proces ‘informatie’ |
|reglementering/commentaar) | |
|Materiële aanvraag voor communicatie |Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ |
| |Proces ‘ werkmethodes’ |
|Informatie R&W |Proces ‘informatie’ |
6 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Nieuwe interactiekanalen |Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ |
| |Proces ‘algemene interactie’ |
| |Extern |
| |Proces ‘leveren van patrimoniale informatie’ |
|Prijsbeleid |Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ |
| |Proces ‘algemene interactie’ Proces ‘leveren |
| |van patrimoniale informatie’ |
|Nieuw product/dienst |Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ |
| |Proces ‘algemene interactie’ |
| |Proces ‘leveren van patrimoniale informatie’ |
|Promotie |Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ |
| |Proces ‘algemene interactie’ |
| |Proces ‘leveren van patrimoniale informatie’ |
|Communicatiebeleid/-plan |Extern |
|Dienstverleningsstrategie |Extern |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Vraag input R&W |Proces ‘informatie’ |
|Vraag aanpassing werkmethodes |Proces ‘werkmethodes’ |
|Aanpak strategische studie: eventueel als |Extern |
|rapporteringinstrument aan het management | |
|Aanvraag klantenbevraging |Proces ‘klanteninzicht’ |
|Een voorstudie (incl. marktstudie) |Extern |
|Feedback |Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ |
|Inhoud en scopeomschrijving |Procedure openbare aanbesteding |
|Ontwerp van het nieuwe/aangepaste |Extern |
|kanaal/product | |
|Opdracht tot uitvoeren test |Extern |
|Analyseresultaten |Extern |
|Testrapport |Extern |
|Ontwerp van de promotie |Extern |
2 Proces ‘beheer controlemodellen’
Bestaansreden
Het proces ‘beheer controlemodellen’ staat in voor uitwerken, onderhouden en ter beschikking stellen van controlemodellen die kunnen ingeschakeld worden binnen het proces ‘bepalen controle aanpak’ om risico’s of risicogebieden, geïdentificeerd vanuit het proces ‘risicobeheer' af te dekken. Het proces ‘beheer controlemodellen’ staat eveneens in voor het ontwikkelen van handleidingen die kunnen gebruikt worden binnen het proces ‘Nazicht fiscale situatie’.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Het verzekeren van een gelijke behandeling van de belastingplichtige.
- Het verhogen van de effectiviteit van nazicht van de fiscale situatie door het aanbieden van een aangepaste waaier controlemodellen waaruit het meest geschikt model kan gekozen worden.
- Het vergemakkelijken van het beheer van het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ door het structuren van de belangrijkste stappen in de verschillende inzetbare controlemodellen.
- Het ondersteunen van de ambtenaren bij het uitvoeren van het proces nazicht fiscale situatie zodat de nazichten eenvormig en efficiënt uitgevoerd worden.
Opmerking: De ruling is geen proces op zich; het zal worden uitgewerkt binnen het proces ‘Algemene interactie-Specifieke interactie’..
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Analyseren van de problematiek: uit de resultaten van uitgevoerde controles of reeds bij de aftoetsing op het terrein van een voorgestelde controlemodel/handleiding, kan het nodig blijken verfijningen aan te brengen aan bestaande modellen of handleidingen. Daarnaast kunnen risico’s waarvoor geen adequate controlemodel bestaat en nieuwe evoluties op wetgevend of technologisch vlak eveneens aanleiding geven tot het ontwikkelen van nieuwe controlemodellen. In deze activiteitenblok worden de doelstellingen bepaald die het te ontwikkelen controlemodel dient te vervullen.Daarnaast worden best practices verzameld zodat er intern kennisbeheer wordt opgebouwd bij het ontwikkelen en verfijnen van controlemodellen.
- Aanpassen/Ontwikkelen controlemodellen: de ontwikkeling omvat het samenstellen van de generieke stappen waaruit het nazicht zal bestaan. Voor elk van deze stappen wordt in grote lijnen bepaald wat er zal plaatsvinden, door wie het wordt uitgevoerd en met welke specifieke ondersteuning. Deze generieke stappen van het controlemodel (het gaat hier om bouwstenen zoals: het vragen om inlichtingen bij derden, het verzamelen van feiten vóór de aangifte, het nemen van steekproeven om de relatie tussen de stukken en de boekhouding te verifiëren, enz.) zijn reeds aanwezig in andere controletypologieën of worden hiervoor gecreëerd. Na deze ontwikkeling wordt afgetoetst of de gestelde doelstellingen zullen gehaald worden en de voorgestelde stappen redelijkerwijze realistisch zijn. Eenmaal het model is uitgewerkt, wordt de werkmethode waar nodig aangepast.
- Aanpassen/ontwikkelen handleidingen. Vanuit het proces Nazicht fiscale situatie worden aanvragen gelanceerd om bestaande handleidingen aan te passen of nieuwe handleidingen te ontwikkelen. Hierbij houdt men rekening met best practices en volgens principes van doeltreffendheid, gebruiksvriendelijkheid, effectiviteit enz. Richtlijnen dienaangaande kunnen aangereikt worden door het proces Werkmethodes. De handleiding zal hieraan ook getoetst worden. De handleiding wordt ter beschikking gesteld voor gebruik door de processen Bepalen controle aanpak en Nazicht fiscale situatie.
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Ontbreken van een adequate controletypologie |Proces ‘bepalen controle aanpak’ |
|Vraag tot een nieuw of aangepast controlemodel|Proces ‘werkmethodes’ |
|Wijziging van de technologische mogelijkheden | |
| |Extern |
|Feedback uit uitgevoerde controles |Proces ‘nazicht fiscale situatie’ |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Controlemodellen (aangepaste of nieuwe) |Proces ‘bepalen controle aanpak’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Nieuwe reglementering |Proces ‘informatie’ |
|Advies over (wettelijke) mogelijkheden |Proces ‘operationele expertise’ |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Vraag tot opname van een nieuw/aangepast |Proces ‘werkmethodes’ |
|controlemodel in de werkmethode | |
3 Proces 'beheer invorderingsmodellen'
1 Bestaansreden
Het proces 'beheer invorderingsmodellen' staat in voor het uitwerken, onderhouden en ter beschikking stellen van een lijst van invorderingsacties die kunnen gehanteerd worden binnen het proces ‘invordering’. Het proces invorderingsaanpak selecteert uit deze lijst de meest aangepaste acties in een bepaalde volgorde rekening houdend met de risicoprofielen.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Het beperken van de invorderingskosten door een grotere standaardisering van de verschillende invorderingstypologieën
- Het verhogen van de effectiviteit en de efficiëntie van de invordering door het aanbieden van een volledige en bijgewerkte lijst van invorderingsacties.
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Behandelen van de informatie
- Vragen over de invorderingsmodellen en aanpassing in de wet- en regelgeving worden onderzocht
- Ontwikkelen en actualiseren van de invorderingstypologie: de ontwikkeling omvat het samenstellen van een lijst van alle mogelijke invorderingsacties en het opstellen van instructies. Voor elk van deze acties wordt in grote lijnen bepaald wat deze inhoudt, door wie het wordt uitgevoerd en met welke specifieke ondersteuning (het gaat hier om acties zoals loonbeslag, het nemen van een hypotheek, bewarende maatregelen, enz.). Na deze ontwikkeling wordt geëvalueerd of de voorgestelde acties redelijkerwijze realistisch en effectief zijn. Eenmaal het model is uitgewerkt, wordt de werkmethode waar nodig aangepast.
- Aanpassen van de handleiding: Het uitwerken van de handleiding en de instructies
2 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Ontbreken van een adequate |Proces ‘invordering’ |
|invorderingstypologie | |
|Vraag naar nieuw of aangepast |Proces ‘werkmethodes |
|invorderingsmodel |Extern |
|Vraag naar advies mbt mogelijke |Proces ‘invordering’ |
|invorderingsacties in een bestaand model | |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Lijst van mogelijke invorderingsacties |Proces 'bepalen invorderingsaanpak' |
|(aangepaste of nieuwe) |Proces 'werkmethodes' |
|Aangepaste handleiding en instructie |Proces ‘invordering’ |
| |Proces ‘bepalen invorderingsaanpak’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
|Vraag naar advies mbt mogelijke |Proces ‘invordering’ |
|invorderingsacties in een bestaand model | |
5 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Te leggen klemtonen in functie van |Proces ‘bepalen invorderingsaanpak’ |
|risicobeheer | |
|Nieuwe reglementering/evolutie van |Proces ‘informatie’ |
|jurisprudentie | |
|Advies over (wettelijke) mogelijkheden |Proces 'operationele expertise' |
6 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Informatie over de |Proces ‘werkmethodes’ |
|invorderingsacties | |
| |
|Advies van de uitvoerende entiteiten|Proces ‘operationele expertise’ |
4 Proces ‘operationele expertise’
Bestaansreden
Het proces ‘operationele expertise’ dient om
- antwoorden op fiscale, sectorale, juridische en informatica gerelateerde (nieuw boekhoudingpakket) vragen te formuleren Het proces ‘operationele expertise’ beantwoordt feitenkwesties en niet-principiële toepassingsvragen. De antwoorden gegeven door ‘operationele expertise’ worden verspreid door de processen ‘Algemene interactie’ en ‘Kennisbeheer’. Principiële toepassingsvragen worden behandeld in het proces ‘commentaar’.
- functionele processen te ondersteunen door fiscale, sectorale, juridische en informatica kennis en experten netwerk op te bouwen en ter beschikking te stellen. De aanvragen tot ondersteuning dienen om kennisgroepen/netwerk van experten te creëren die hun kennis en expertise delen door ondersteuning te bieden en te beantwoorden op vragen van ambtenaren. De experten blijven afhankelijk van de pijler al dan niet hun operationele functies uitoefenen.
- Studies te ontwikkelen met betrekking tot fiscale, sectorale of ICT gerelateerde onderwerpen.
De processen ‘Commentaar’ en ‘Werkmethodes’ kunnen ook aanvragen lanceren naar het proces ‘Operationele expertise’ om de praktische toepasbaarheid van wettelijke maatregelen, reglementen of administratieve richtlijnen af te toetsen.
Dit proces zal uitsluitend ter beschikking zijn van interne gebruikers binnen de FOD Financiën teneinde deze te ondersteunen binnen het kader van hun activiteiten.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Het verzekeren van uniforme en consistente beantwoording van technische, sectorale en juridische vragen.
- Het identificeren van specifieke tendensen inzake fiscale materies
- Het leveren van juridische bijstand in individuele dossiers tot bij de rechterlijke instanties
- Het opbouwen van relevante en gestructureerde kennis op basis van de ervaringen opgedaan in de verschillende processen. Deze kennis zal de vertrekbasis vormen voor het proces kennismanagement (P&O proces)
- Analyseren van vragen tot advies m.b.t. onderzochte externe reglementering, voorgestelde commentaar of werkprocedures.
Opmerking: De ruling is geen proces op zich; het wordt uitgewerkt binnen het proces ‘Algemene interactie-Specifieke interactie’..
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Verzamelen, registreren en valideren van de aanvraag: Na registratie van de aanvraag wordt nagekeken of alle noodzakelijke inlichtingen aanwezig zijn om een antwoord te kunnen formuleren. De aanvraag wordt vervolgens geëvalueerd op risico, impact, complexiteit en precedenten. Om de consistentie te verzekeren en overbodig werk aan identieke vragen te vermijden wordt gezocht naar reeds beantwoorde gelijkaardige vragen. Voor iedere vraag wordt een manier van aanpak bepaald. Daar waar alle vragen zullen beantwoord worden zal bij de beslissing tot uitvoeren van een studie gekeken worden naar het potentiële nut van een dergelijke studie afgezet tegenover de benodigde investering
- Bijeenbrengen en verwerken van de nodige informatie voor een advies: de activiteiten om een antwoord/kennis te formuleren hangen af van de complexiteit van de gestelde kwestie. Eenvoudige vragen kunnen een gemeenschappelijk proces hebben. De meer ingewikkelde kwesties vereisen het onderzoek van de antecedenten of de tussenkomst van het proces ‘Commentaar’ of ‘Werkmethode’. De meest ingewikkelde kwesties vereisen het opstellen van een ontwerp dat vervolgens intern geverifieerd wordt op inhoud en gevolgde procedure. Voor stellingname in principiële toepassingsvragen zal de vraag worden overgemaakt aan het proces ‘commentaar’. Wanneer er zich de noodzaak voordoet, wordt het advies vertaald in één of meerdere talen.
- Bijeenbrengen en verwerken van de nodige informatie voor een ondersteuning. Het betreft hier een punctuele ondersteuning die een expert in een bepaald domein kunnen bijbrengen aan de ambtenaren van de FOD Financiën. De gestelde vragen zijn praktisch van aard en de experten betrekken operationele lijnfuncties. Om tot een netwerk van experten te kunnen komen, moet er een continu beheer zijn van deze groepen
- Bijeenbrengen en verwerken van de nodige informatie voor een studie De studies kunnen betrekking hebben op fiscale, sectorale of ICT gerelateerde onderwerpen. Het doel is het beschikbaar maken van de nodige informatie aan de ambtenaren van de FOD Financiën zodat deze de doelstellingen van de dienstverleningsmodellen, beheer en controle/invordering in de beste omstandigheden en met de meest adequate informatie kunnen realiseren.
- Verspreiden van het antwoord: het antwoord wordt enerzijds geleverd aan het proces van oorsprong en anderzijds wordt ze, via het proces ‘kennismanagement’ (proces P&O) beschikbaar gesteld aan de FOD Financiën. Alle verspreide antwoorden worden geregistreerd. Na het afronden van de aanvraag wordt de werking van het proces geëvalueerd.
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Technische, sectorale of juridische vraag voor|Alle processen |
|een concreet geval (ondersteuning) | |
|Vraag voor advies |Proces ‘reglementering’ |
| |Proces ‘commentaar’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
| |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
|Verzoek tot studie |Alle processen |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Beantwoorde vraag |Initiërend proces (kan elk proces zijn) |
|Advies van de uitvoeringsentiteiten |Proces ‘reglementering’ |
| |Proces ‘commentaar’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
| |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
|Ondersteuningsmateriaal (sectorale analyses, |Alle processen |
|studies monografieën,…) | |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Directieven, juridische beslissingen en |Proces ‘informatie’ |
|rechtspraak | |
|Nieuwe reglementering |Proces ‘informatie’ |
|Nieuwe commentaar |Proces ‘informatie’ |
|Voorontwerp |Proces ‘reglementering’ |
| |Proces ‘commentaar’ |
|Administratieve beslissingen en vroegere |Proces ‘kennismanagement’ (proces P&O) |
|ervaringen binnen Financiën | |
|Antwoorden op vroegere verzoeken / behoefte |Proces ‘kennismanagement’ (proces P&O) |
|aan kennis | |
|Externe gegevens buiten de administratie |Extern |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Vraag voor principiële stellingname |Proces ‘commentaar’ |
|Vraag voor opmaak of wijziging commentaar |Proces ‘commentaar’ |
|Advies over voorontwerp |Proces ‘reglementering’ |
| |Proces ‘commentaar’ |
|Aanvulling advies, kennis en studies aan |Proces ‘kennismanagement’ (proces P&O) |
|kennisdatabank | |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
5 Proces ‘levering en distributie’
Bestaansreden
Het proces ‘levering en distributie’ dient om producten aan te maken en de logistieke impact hiervan te organiseren.
Onder producten verstaan we alle mogelijke brochures, brieven, attesten, documenten, enz… die vanuit de verschillende processen komen en gemaakt en/of verdeeld dienen te worden naar de belastingplichtige of andere belanghebbenden.
Naast het snel en accuraat leveren van standaard en gepersonaliseerde producten voor de fiscale entiteiten zal het bestellen van fiscale bandjes (tabakszegels) vanuit Douane & Accijnzen eveneens behandeld worden binnen het proces ‘levering en distributie’. Bovendien kan dit proces de levering en distributie van producten in de entiteit Patrimonium Documentatie ondersteunen o.a. de activiteiten van de huidige zegelwerkplaats. Dit alles gebruik makend van de voorhanden zijnde technologieën voor productaanmaak en verdeling op een zo optimaal mogelijke wijze. De activiteiten binnen het proces ‘levering en distributie’ zullen onder de stafdienst Secretariaat en Logistieke Diensten ressorteren.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- Het snel en accuraat leveren van standaard en gepersonaliseerde producten
- Zo optimaal mogelijk gebruik maken van de voorhanden zijnde technologieën voor productaanmaak en verdeling
1 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Ontvangen en evalueren productaanvraag: evalueren van de productaanvragen en het verder verzamelen van de documenten die moeten geïntegreerd worden in het product.
- Aanmaken product: op basis van de beschikbare informatie/gegevens binnen het enig dossier, wordt het te leveren product gecreëerd binnen een aangepast formaat (papier, e-mail, poster,…) en verder gepersonaliseerd indien nodig. Bovendien hoort het plannen van de opdrachten die binnenkomen rekening houdend met de gevraagde datum/termijn eveneens bij deze activiteitenblok.
- Leveren product: verzenden van de aangemaakte producten naar de gedefinieerde belanghebbende (intern/extern) via het meest geschikt kanaal. Eens een bestelling is opgemaakt, wordt de status hiervan up-to-date gehouden binnen het kader van het enig dossier. Bijkomende gegevens zoals onder meer de datum van verzending, het gehanteerde formaat kunnen eveneens aangeduid worden.
- Opslag: analyseren of het zinvol is bepaalde producten in stock te plaatsen (centraal/decentraal) en bestaande producten uit opslag halen voor levering.
- Aanbestedingen: het betreft aanbestedingen die op periodieke wijze georganiseerd worden teneinde zowel de creatie van de producten als hun distributie te kunnen realiseren (aanbestedingen voor het drukken van taxatievoorstellen, voor het drukken van verschillende attesten, brochures, enz…)
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Aanvraag creatie product |Alle processen |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Verstuurd product |Extern |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Enig dossier | |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Product |Extern |
|Bevestiging creatie product aan aanvrager |Initiërend proces |
|Bijwerken enig dossier | |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
6 Proces ‘integratie in de economische keten Ondernemingen’
Bestaansreden
Dit proces dient enerzijds om een duurzame relatie tot stand te brengen tussen de FOD Financiën en de verschillende bedrijfssectoren en bedrijven die gevestigd zijn in België, anderzijds om buitenlandse bedrijven die zich willen vestigen in België te begeleiden.
De voornaamste rol van het proces ‘integratie in de economische keten ondernemingen’ omvat het verwerven van een diepgaande kennis van bedrijven en hun economische cyclus. Teneinde de FOD Financiën te laten begrijpen en, indien nodig, zich laten aanpassen aan de realiteit van de bedrijfswereld zal dit proces gerealiseerd worden onafhankelijk van de dagelijkse activiteiten van beheer en controle.
Deze onafhankelijkheid betekent dat de ambtenaren die frequent in contact zullen komen met bedrijven (bijvoorbeeld account manager/account management team) op regelmatige wijze moeten geïnformeerd worden over de resultaten van het proces ‘integratie in de economische keten ondernemingen’.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- De oprichting van een duurzame relatie tussen de verschillende bedrijfssectoren en de FOD Financiën
- Een diepgaand begrip ontwikkelen van de bedrijfswereld, wat de FOD Financiën toe zal laten mee te evolueren met de realiteit van ondernemingen.
- Het begeleiden van in België gevestigde ondernemingen. tijdens de belangrijkste gebeurtenissen van hun bestaan.
- Het bevorderen van buitenlandse investeringen in België.
Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Samenstellen van ‘economische keten ondernemingen’ inzicht: Op basis van de verschillende contacten zal een diepgaand inzicht van de economische cyclus van ondernemingen en van hun behoeften en beperkingen ontwikkeld worden. Deze contacten spruiten voort uit: sectorale en professionele organisaties, fora en economische opdrachten, sectorale studies uitgevoerd door het proces ‘operationele expertise’, en tenslotte uit informatie komend vanuit het proces ‘klanteninzicht. Dit moet leiden tot een inzicht ruimer dan de loutere fiscale situatie.
- Ontwikkelen van ondersteuningsmateriaal:
Op basis van het verworven inzicht, zal dit proces, samen met het proces ‘strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen’, het noodzakelijke ondersteuningsmateriaal ontwikkelen voor toekomstige acties.
- Bevorderen van buitenlandse investeringen: Binnen het kader van fora en economische opdrachten of op het moment dat een zichtbare buitenlandse onderneming interesse toont om zich in België te vestigen, zal de FOD Financiën deze begeleiden bij het nemen van haar beslissing (antwoorden op vragen, vergelijkende analyses,…). Dit gebeurt op dezelfde manier met potentiële investeerders.
- Informeren van professionele en sectorale organisaties. Binnen het kader van de sectorale en professionele organisaties en ondernemingen gevestigd in België, zal de FOD Financiën antwoorden formuleren op de algemene vragen die zij ontvangt en tevens, via de account manager/account management team, de grote ondernemingen begeleiden tijdens belangrijke gebeurtenissen binnen hun bestaan (fusie, verandering van rechtsvorm,…). De sectorale en professionele organisaties zullen eveneens gebruikt kunnen worden als bijkomend communicatiekanaal teneinde bepaalde informatie te kunnen verspreiden.
- Formuleren van interne standpunten: Enerzijds zullen bij het samenstellen van inzicht in de ‘economische keten ondernemingen’ bepaalde informaties ontvangen worden die verspreid moeten worden binnen de FOD Financiën. Anderzijds zal op basis van het verworven inzicht of de ondernomen acties, aanvragen voor het aanpassen of ontwikkelen van reglementering, werkmethodes of dienstverleningsmodellen voorgelegd worden aan de processen ‘reglementering’, ‘werkmethodes’ via het proces ‘impulsbeheer’ en het proces ‘bepalen van dienstverleningsaanpak’. Het doel van dit activiteitenblok is een eerste voorstel te formuleren aan het proces ‘impulsbeheer’.
- Evalueren ondernomen acties naar ondernemingen: Het geheel van de ondernomen acties wordt geëvalueerd teneinde enerzijds te kunnen bepalen of de objectieven behaald zijn, anderzijds of er acties moeten gewijzigd, toegevoegd of geschrapt worden..
Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Fora en economische opdrachten |Extern |
|Bijeenkomsten professionele en/of sectorale |Extern |
|organisaties | |
|Belangrijke gebeurtenis van onderneming |Extern |
Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Bevorderen buitenlandse investeringen |Extern |
|Begeleiden van bedrijfssectoren/bedrijven |Extern |
|gevestigd in België | |
Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Gegevens verzameld in het kader van sectorale |Extern |
|en professionele organisaties | |
|Gegevens verzameld binnen het kader van fora |Extern |
|en economische opdrachten | |
|Sectorale informatie beschikbaar op het niveau|Proces ‘operationele expertise’ |
|van de FOD Financiën | |
|Beschikbaar klanteninzicht |Proces ‘klanteninzicht’ |
|Adviezen/Antwoorden |Proces ‘Commentaar’ |
| |Proces ‘Operationele expertise’ |
|Studies |Extern |
| |Proces ‘Operationele expertise |
|Ondersteuningsmateriaal |Proces ‘Bepalen van de |
| |dienstverleningsaanpak’ |
|Inlichtingen |Proces ‘Verzamelen en beheren persoonlijke |
| |gegevens’ |
| |Proces ‘Impulsbeheer’ |
|Nieuwe of aangepast dienstverleningsmodel |Proces ‘Strategie en uitwerking |
| |dienstverleningsmodellen’ |
|Nieuw of aangepaste wetgeving of werkmethodes |Proces ‘Reglementering’ |
| |Proces ‘Werkmethodes’ |
Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Voorstel tot aanpassing van reglementering |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Voorstel tot aanpassing van werkmethodes |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Impuls voor R&W |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Inlichtingen/vragen |Proces ‘Operationele expertise’ |
| |Proces ‘Commentaar |
|Antwoord op gestelde vraag |Proces ‘Levering en distributie’ |
|Intern standpunt |Proces ‘Strategie en uitwerking |
| |dienstverleningsmodellen’ |
Reglementering en werkmethodes
Hier volgen de processen met betrekking tot reglementering: deze processen leveren de organisatie de nodige ondersteuning op vlak van uitwerking en uitvoering van wetgeving.
1 Proces ‘reglementering’
1 Bestaansreden
Het is de taak van de overheidsdienst om de beleidsbeslissingen in een reglementering uit te werken en een ondersteunende rol te spelen bij de voorbereiding van het beleid. Als onmiddellijk belanghebbende partij is het vereist dat de overheidsdienst actief en pro-actief kan deelnemen bij de totstandkoming van de federale en regionale reglementering. De overheidsdienst beschikt immers vanuit haar dagdagelijkse praktijk over een belangrijke ‘know-how’ terzake.
Bij het uitwerken van deze regelgeving moet gezocht worden naar de grootst mogelijke eenvormigheid, eenvoud en praktische toepasbaarheid. Daarom is een gestructureerd proces ‘reglementering’ nodig.
Reglementering omvat het geheel van wetgeving, reglementaire bepalingen en bepalingen met reglementair karakter die geheel of gedeeltelijk tot de bevoegdheid van de FOD Financiën behoren.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- het tot stand brengen van reglementering die consistent is en op een efficiënte wijze kan worden geïmplementeerd;
- het leveren van een positieve bijdrage tot het verbeteren van de kwaliteit van de reglementering, inzonderheid op het vlak van eenvoud en doelmatigheid.
2 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Uitvoeren voorstudie: deze voorstudie maakt deel uit van de kwaliteitszorg in de voorbereidingsfase van de totstandkoming van de reglementering. De voorstudie richt zich in de eerste plaats op de vraag naar de opportuniteit om al dan niet regelend op te treden. De bedoeling bestaat er in dat een algemeen verkennend onderzoek wordt opgestart dat de Administratie moet toelaten een eerste oordeel te vellen over de budgettaire impact (summiere kosten/baten analyse) en over de doelmatigheid en implementeerbaarheid van de in het vooruitzicht gestelde reglementering. Dit wordt afgesloten met een beleidsbeslissing.
- Opmaken voorontwerp: het concreet, maar ruw, vertalen van de positieve analyse uit de gevoerde voorstudie in een voorontwerp. Het vormt de vertrekbasis voor verder concreet onderzoek en overleg met de beleidsverantwoordelijken en alle andere belanghebbende partijen. Het voorontwerp wordt geëvalueerd en eventueel bijgestuurd rekening houdend met de uitgebrachte adviezen en/of opmerkingen. Het wordt afgesloten met een interne goedkeuring.
- Finaliseren ontwerp: het definitief voorontwerp wordt voor akkoord voorgelegd aan het (de) bevoegde orga(a)n(en). In voorkomend geval wordt het onderworpen aan het advies van de Raad van State om het vervolgens al dan niet aan te passen aan de gemaakte opmerkingen. Dit ontwerp wordt gefinaliseerd door een akkoord (eventuele ondertekening) op regeringsniveau.
- Goedkeuren en (laten) bekendmaken: het doorlopen van de formeel verplichte procedure van goedkeuring en bekendmaking in functie van de aard en het voorwerp van de reglementering met het oog op de inwerkingtreding. Indien nodig, verleent de administratie hierbij bijstand.
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Vraag (opdracht) van de Minister | |
|Vraag (opdracht) van de cel | |
|beleidsvoorbereiding | |
|Vraag (opdracht) van een andere overheid (bv. |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
|De Gewesten) | |
|Initiatief (beslissing) van de FEO |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
| |Proces ‘impulsbeheer’ |
| |Proces ‘opvolging’ |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Nieuwe of gewijzigde reglementering |Proces ‘commentaar’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
| |Proces ‘informatie’ |
| |Proces ‘impulsbeheer’ |
| |Managementprocessen |
|Geen nieuwe of gewijzigde reglementering |Proces ‘informatie’ |
| |Proces ‘impulsbeheer’ |
5 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Opdrachtdocument (beleidsbeslissing, | |
|beleidsnota’s) | |
|Wetsvoorstellen |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Belangrijke documentatie (bv. bestaande |Proces ‘informatie’ |
|reglementering, rechtspraak & rechtsleer, |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
|parlementaire vragen, precedenten, ...) | |
|Parlementaire besprekingen (inclusief |Proces ‘informatie’ |
|amendementen) | |
|Advies van de Raad van State | |
|(Andere) externe adviezen |Proces ‘impulsbeheer’ |
| |Proces ‘informatie’ |
|Advies van de uitvoerende entiteiten |Proces ‘operationele expertise’ |
6 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Evaluatie document | |
|Rapport voorstudie | |
|Krachtlijnennota | |
|Voorontwerp |Proces ‘operationele expertise’ |
| |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
|Ontwerp administratief besluit | |
|Finaal ontwerp | |
|Goedgekeurde reglementering (c.q. |Proces ‘commentaar’ |
|parlementaire documenten) |Proces ‘werkmethodes’ |
| |Proces ‘informatie’ |
| |Proces ‘opvolging’ |
|Feedback aan impulsbeheer |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Identificatiefiche met vermelding van de | |
|aangewezen doelgroep en communicatiekanalen | |
|(Officiële) bekendmaking | |
2 Proces ‘commentaar’
1 Bestaansreden
Het proces ‘commentaar’ bestaat erin een eenvormige, duidelijke en begrijpbare interpretatie te geven van de reglementering, met inbegrip van deze die een impact heeft op de fiscaliteit of op de werking van de FOD Financiën.
Het omvat ook de studies over algemene problemen en het beantwoorden van principiële toepassingsvragen en parlementaire vragen.
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op:
- het correct informeren van de burger en de ambtenaar
- het verzekeren van rechtszekerheid en rechtsgelijkheid
- het beperken van geschillen en klachten
- het bijdragen tot een getrouwe en uniforme beleidsuitvoering
- het verkorten van de termijn tussen het van kracht worden van de reglementering en de uitvoering daarvan
Opmerking: De ruling is geen proces op zich; het zal onder andere geconcretiseerd worden binnen de activiteiten van dit proces.
2 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Uitvoeren analyse: het analyseren van de concrete opdracht bestaat o.m. in het verzamelen en analyseren van bestaande gegevens en reglementering, het inwinnen van informatie en advies van de regelgevende dienst en het inwinnen van informatie en advies bij externen.
- Opmaken commentaar: dit impliceert, na grondige analyse van het gehele dossier, het opstellen van een voorontwerp, het intern overleggen binnen de FEO, het overleggen met de uitvoeringsentiteiten, en het finaliseren van het ontwerp. Met het oog op publicatie, definiëren van de doelgroep en het meest aangewezen publicatiekanaal.
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Definitief ontwerp van nieuwe of gewijzigde |Proces ‘reglementering’ |
|reglementering | |
|Publicatie van externe reglementering in de |Proces ‘impulsbeheer’ |
|gevallen waarin de FEO geen kennis had van het| |
|definitief ontwerp | |
|Vraag tot opmaak of wijziging van commentaar |Proces ‘impulsbeheer’ |
| |Proces ‘operationele expertise’ |
|Vraag tot principiële stellingname |Proces ‘impulsbeheer’ |
| |Proces ‘operationele expertise’ |
|Parlementaire vragen |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Initiatief van FEO (publicaties – vonnissen & |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
|arresten; bestaande reglementering; output |Proces ‘impulsbeheer’ |
|bottom-up, ... ) |Proces ‘opvolging’ |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Commentaar |Proces ‘werkmethodes’ |
|(Circulaire, algemene commentaar, dienstbrief,|Proces ‘informatie’ |
|antwoord parlementaire vraag, gecoördineerde |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
|commentaar) |Proces ‘impulsbeheer’ |
| |Managementprocessen |
|Beslissing om commentaar niet te wijzigen |Proces ‘informatie’ |
| |Proces ‘impulsbeheer’ |
6 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Het dossier van de reglementering (zowel |Proces ‘reglementering’ |
|ontwerp als goedgekeurde tekst) | |
|Relevante documentatie |Proces ‘informatie’ |
|(o.a. bestaande reglementering, rechtsleer en | |
|rechtspraak, bestaande commentaar over de | |
|reglementering, bestaande werkmethodes) | |
|Advies van uitvoeringsentiteiten |Proces ‘operationele expertise’ |
|Advies van andere diensten binnen de FOD | |
|Financiën | |
|Advies van regelgevende dienst of van externen|Proces ‘extern advies en medewerking’ |
| |Proces ‘impulsbeheer’ |
7 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Analyseverslag | |
|Voorontwerp commentaar |Proces ‘operationele expertise’ |
|Ontwerp van commentaar |Proces ‘werkmethodes’ |
| |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
| |Proces ‘opvolging’ |
|Feedback aan impulsbeheer |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Identificatiefiche met vermelding van de | |
|aangewezen doelgroep en communicatiekanalen | |
|Commentaar | |
3 Proces ‘werkmethodes’
1 Bestaansreden
Het proces ‘werkmethodes’ wordt uitgetekend om de reglementering en commentaar te vertalen in praktische werkinstrumenten ten behoeve van de uitvoeringsentiteiten. Het proces zal ook waken over de consistentie en de coördinatie verzekeren van alle werkmethodes.
Methodes voor specifieke verwerkingsprocessen (modellen van controle, invordering en dienstverlening) dienen eveneens afgetoetst te worden op hun consistentie met de algemene werkmethodes en eventueel opgenomen in de werkmethodes.
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op :
- het te gepaste tijden garanderen van een effectieve en uniforme toepassing van de reglementering
- het verzekeren van een optimaal gebruik van de beschikbare middelen
- het voorzien van controlepunten bij de toepassing van de wetgeving
Specifiek voor R&W Fiscale Entiteiten:
Prioritair zal dit proces de methodes ontwikkelen die de uitvoeringsentiteiten zullen gebruiken voor de functionele processen Belastingen en Invorderingen.
2 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Opdracht analyseren: de elementen die aanleiding geven tot het opstellen of het herzien van de werkmethodes worden geïdentificeerd en geanalyseerd.
- Krachtlijnennota opstellen: uitwerken van een ontwerp (krachtlijnennota), na de nodige adviezen ingewonnen te hebben binnen de FEO.
- Werkmethode op punt stellen: een projectplan opstellen en een team samenstellen dat de werkmethode zal opmaken. Definitief op punt stellen van de werkmethode in optimale samenwerking met de uitvoeringsentiteiten op basis van een reeds opgesteld ontwerp. Dit resulteert in een definitief ontwerp dat wordt goedgekeurd.
- Implementatieplan opstellen: de nodige middelen definiëren en waarborgen voor toepassing in de praktijk van de nieuwe werkmethode en een timing vastleggen; coördinatie van de verwezenlijking van de nieuwe werkmethode. Eventueel wordt een pilootproject opgezet. Na goedkeuring wordt de werkmethode definitief. Met het oog op publicatie, definiëren van de doelgroep en het meest aangewezen publicatiekanaal.
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Definitief ontwerp reglementering (of in |Proces ‘reglementering’ |
|voorbereiding) | |
|Nieuwe of gewijzigde commentaar of aanvulling |Proces ‘commentaar’ |
|Reglementering, commentaar of werkmethodes |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
|extern aan de FOD Financiën |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Initiatief van de FEO (verslag van een |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
|functionele entiteit of van het netwerk ICT in|Proces ‘impulsbeheer’ |
|verband met de bestaande werkmethode) |Proces ‘opvolging’ |
|Vraag of opdracht van de Minister (federaal of| |
|regionaal) | |
|Vraag van de Ombudsman (federaal of regionaal)| |
|Nieuw controlemodel, invorderingsmodel, |Proces ‘strategie en uitwerking |
|dienstverleningsmodel |dienstverleningsmodellen’ |
| |Proces ‘beheer controlemodellen’ |
| |Proces ‘beheer invorderingsmodellen’ |
|Vraag tot aanpassing of aanvulling |Proces ‘impulsbeheer’ |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Nieuwe of gewijzigde werkmethode |Proces ‘informatie’ |
| |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
| |Proces ‘impulsbeheer’ |
| |Proces ‘opvolging’ |
| |Managementprocessen |
|Beslissing om werkmethode niet te wijzigen |Proces ‘informatie’ |
| |Proces ‘impulsbeheer’ |
5 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Resultaatsanalyse |Proces ‘opvolging’ |
|Advies van de uitvoeringsentiteiten |Proces ‘operationele expertise’ |
|Belangrijke documentatie |Proces ‘informatie’ |
|(o.a. reglementering, commentaar en bestaande | |
|werkmethodes) | |
|Nieuwe technologieën en ‘beste praktijken’ | |
|Uitgewerkt controle-, invorderings- of |Proces ‘strategie en uitwerking |
|dienstverleningsmodel |dienstverleningsmodellen’ |
| |Proces ‘beheer controlemodellen’ |
| |Proces ‘beheer invorderingsmodellen’ |
6 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Analyseverslag | |
|Krachtlijnennota | |
|Ontwerp van werkmethode (of aanpassing) |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
|Vraag tot opmaak van een controle-, |Proces ‘strategie en uitwerking |
|invorderings- of dienstverleningsmodel |dienstverleningsmodellen’ |
| |Proces ‘beheer controlemodellen’ |
| |Proces ‘beheer invorderingsmodellen’ |
|Projectplan | |
|Implementatieplan, behoeftenstudie en timing |Managementprocessen |
|Nota over pilootproject | |
|Feedback aan impulsbeheer |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Identificatiefiche met vermelding van de | |
|aangewezen doelgroep en communicatiekanalen | |
|Werkmethodes | |
4 Proces ‘informatie’
1 Bestaansreden
Het proces ‘informatie’ heeft als doel om zowel de ambtenaren, als de belastingplichtigen via de processen ‘bepalen van dienstverleningsaanpak’ en ‘algemene interactie’, permanent correcte en gerichte informatie te geven. Enerzijds gaat het er om zo snel mogelijk informatie te verstrekken op vraag van de geïnteresseerden en anderzijds om hen permanent relevante documentatie ter beschikking te stellen.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- een betere eerstelijnszorg en het verminderen van het aantal beslissingsniveaus
- het verbeteren van het imago van de administratie
- een positief werkklimaat
2 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Opdracht analyseren: verzamelen, selecteren en analyseren van alle nodige en relevante gegevens om een zo volledig en adequaat mogelijke informatie te verstrekken. De doelgroepen definiëren.
- Inhoud samenstellen en informatie ter beschikking stellen: voorbereiden en opmaken van doelgerichte informatie en het eventueel bijvoegen van toelichting. Bepalen op welke manier de informatie het best wordt verstrekt en de informatie verstrekken.
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Publicatie van reglementering |Proces ‘reglementering’ |
| |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Nieuwe of gewijzigde commentaar of werkmethode|Proces ‘commentaar’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
|Vraag tot terbeschikkingstelling van |Proces ‘impulsbeheer’ |
|informatie |Proces ‘bepalen van dienstverleningsaanpak’ |
|(o.a. van ombudsman, burger, interne dienst, |Proces ‘algemene interactie’ |
|Minister, ...) | |
|FEO (persartikel, antwoord parlementaire |Proces ‘impulsbeheer’ |
|vragen, ontdekken van relevante informatie) |Proces ‘opvolging’ |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Strikt interne informatie van de FOD |Managementprocessen |
|Algemene informatie |Proces ‘bepalen van dienstverleningsaanpak’ |
| |Proces ‘algemene interactie’ |
| |Proces ‘strategie en uitwerking |
| |dienstverleningsmodellen’ |
|Beslissing tot het niet verspreiden van de |Proces ‘impulsbeheer’ |
|informatie | |
5 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Reglementering, commentaar en werkmethodes |Proces ‘reglementering’ |
|intern aan de FOD |Proces ‘commentaar’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
|Reglementering, commentaar en werkmethodes |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
|extern aan de FOD |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Contact met beroepsorganisaties | |
|Adviezen van de uitvoeringsentiteiten |Proces ‘operationele expertise’ |
|Dienstverleningsaanpak |Proces ‘Bepalen van dienstverleningsaanpak’ |
|Relevante documentatie |Proces ‘impulsbeheer’ |
|(o.a. persartikelen, rechtspraak & rechtsleer,| |
|vakliteratuur, seminaries,..) | |
6 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Geselecteerde bestemmelingen | |
|Gekozen verspreidingskanalen | |
|Gegevensdatabank | |
|Feedback aan impulsbeheer |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Identificatiefiche met vermelding van de | |
|aangewezen doelgroep en communicatiekanalen | |
|Relevante interne en externe informatie | |
5 Proces ‘extern advies en medewerking’
1 Bestaansreden
In dit proces wordt overleg gevoerd met andere overheidsdiensten, overheden of internationale organisaties met de bedoeling advies te verlenen en/of te komen tot een gezamenlijk standpunt inzake externe reglementering, commentaar en werkmethodes met een impact op de fiscaliteit of de werking van de FOD Financiën.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
- actief en pro-actief meewerken aan reglementering, commentaar en werkmethodes van andere overheden en internationale instellingen
- een up-to-date en internationaal gerichte fiscaliteit ontwikkelen
- onderzoek van de implicaties van externe reglementering, commentaar en werkmethodes op de werking van de FOD Financiën
- toetsen van de implementeerbaarheid van de daaruit voortvloeiende werkmethodes
- in voorkomend geval, de noodzakelijke wijzigingen voorstellen
2 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Opdracht analyseren: analyseren van de opdracht, van de bestaande reglementering, commentaar of werkmethodes van andere overheidsdiensten of van internationale instellingen. Verzamelen van de noodzakelijke inlichtingen bij de uitvoeringsentiteiten, bij andere departementen, bij andere overheidsdiensten of bij internationale organisaties.
- Opstellen ontwerp advies of standpunt bepalen: uitwerken van het standpunt (advies) van de FOD Financiën betreffende de voorgelegde opdracht. Opstellen van een eerste ontwerptekst.
- Overleggen: uiteenzetten van het standpunt (advies) van de FOD Financiën bij de andere overheidsdiensten of bij de internationale instellingen. Overleg voeren en aanpassen standpunt of advies. Uitwerken van een gemeenschappelijk standpunt of document.
- Resultaat opstellen: formaliseren van het resultaat dat na overleg is bereikt. Publiceren van het resultaat door de bevoegde instelling.
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Vraag uitgaande van : |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Cel beleidsvoorbereiding/ | |
|Minister | |
|andere overheidsdiensten | |
|buitenlandse instellingen | |
|Initiatief van F.E.O. | |
5 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Advies verstrekken |Proces ‘reglementering’ |
| |Proces ‘commentaar’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
| |Proces ‘informatie’ |
| |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Goedgekeurde en bekendgemaakte |Proces ‘reglementering’ |
|gemeenschappelijke tekst |Proces ‘commentaar’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
| |Proces ‘informatie’ |
| |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Beslissing de medewerking stop te zetten |Proces ‘informatie’ |
| |Proces ‘impulsbeheer’ |
7 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Document dat aanleiding geeft tot de |Proces ‘impulsbeheer’ |
|medewerking of adviesverlening | |
|Reglementering, commentaar en werkmethodes |Proces ‘reglementering’ |
| |Proces ‘commentaar’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
|Advies van de uitvoeringsentiteiten |Proces ‘operationele expertise’ |
|Alle andere relevante informatie |Proces ‘informatie’ |
8 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Analyseverslag | |
|Voorontwerp met het standpunt van de | |
|F.O.D.-Financiën | |
|Document met het definitief standpunt van de | |
|F.O.D.-Financiën | |
|Gemeenschappelijk einddocument of | |
|gemeenschappelijk standpunt | |
|Protocol | |
|Feedback aan impulsbeheer |Proces ‘impulsbeheer’ |
|Identificatiefiche met vermelding van de | |
|aangewezen doelgroep en communicatiekanalen | |
|Processen-verbaal van de vergaderingen | |
7 Proces ‘impulsbeheer’
1 Bestaansreden
De maatschappelijke tendensen, verzuchtingen en noden van de burger, van de doelgroepen alsmede van de diensten opsporen, ze onderzoeken en tijdig de gepaste initiatieven nemen.
Het proces ‘impulsbeheer’ wordt uitgetekend om tot een degelijke verwerking van alle impulsen te komen. Iedere impuls behoeft een antwoord.
Het proces heeft betrekking op de impulsen Reglementering en Werkmethodes en op alle andere impulsen die binnen de FEO terechtkomen.
De belangrijkste doelstellingen van het proces hebben betrekking op:
- Optimaliseren van de reglementering, commentaar en werkmethodes
- Het verhogen van de efficiëntie en van de uitvoerbaarheid van de reglementering en van de werkmethodes
- Stimuleren van de betrokkenheid van de belastingplichtige en de motivatie van de ambtenaar door het waarborgen van een reactie op enigerlei impuls
- Verbeteren van het imago van de administratie
2 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Impulsen capteren: teneinde geen impulsen verloren te laten gaan, dienen deze op een georganiseerde wijze te worden opgevangen en verzameld.
- Impulsen kanaliseren en afhandelen: de vloed aan impulsen die her en der ontstaan, dienen geleid te worden naar de bevoegde persoon of dienst, zodat er binnen de kortst mogelijke termijn een passend gevolg aan gegeven kan worden. Eenmaal de impuls is binnengekomen bij de bevoegde dienst dient deze behandeld. In voorkomend geval, wordt eventueel het respectieve REG proces aangeduid. De afhandeling van de impuls wordt opgevolgd. Er wordt een antwoord geformuleerd dat aan de impulsverstrekker wordt kenbaar gemaakt.
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Interne impulsen |Alle Processen |
|Externe impulsen |Alle Processen |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Antwoord aan de impulsgever |Alle processen |
|Afgehandelde impuls |Alle Processen |
5 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Relevante informatie |Alle Processen |
|Feedback / resultaat uit het aangeduide R&W |Proces ‘reglementering’ |
|proces |Proces ‘commentaar’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
| |Proces ‘informatie’ |
| |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
| |Proces ‘opvolging’ |
|Organogram met opgelijste bevoegdheid |Managementprocessen |
6 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Doorsturen naar bevoegde dienst | |
|Voorlopig antwoord |Oorspronkelijk proces |
|Ontvangstmelding |Oorspronkelijk proces |
|Aanduiden REG proces |Proces ‘reglementering’ |
| |Proces ‘commentaar’ |
| |Proces ‘werkmethodes’ |
| |Proces ‘informatie’ |
| |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
| |Proces ‘opvolging’ |
|Definitief antwoord |Oorspronkelijk proces |
8 Proces ‘opvolging’
1 Bestaansreden
Met het proces ‘opvolging’ wordt, aan de hand van interne gegevens en vaststellingen, en indien nodig op een permanente wijze, nagegaan of de reglementering, commentaar en werkmethodes beantwoorden aan de doelstellingen die zijn vooropgesteld. Met dit proces wordt ook onderzocht of de ingezette middelen toereikend zijn en hoe eventuele moeilijkheden kunnen worden opgelost.
2 Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
- Gegevens inzamelen: noodzakelijke informatie inzamelen aan de hand van de vooropgestelde controle-instrumenten om de opvolging uit te voeren.
- Gegevens evalueren: evalueren van de bekomen resultaten in het licht van de vooropgestelde doelstellingen.
- Rapportering opstellen: Opstellen van een rapport ten behoeve van het beleid of de opdrachtgever over het al of niet bereiken van de vooropgestelde doelstellingen. Indien nodig wordt een aanzet gegeven om de reglementering, commentaar of werkmethodes aan te passen.
3 Startschot
|Naam startschot |Interface |
|Nieuwe of gewijzigde werkmethodes |Proces ‘werkmethodes’ |
| |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
|Initiatief van FEO |Proces ‘impulsbeheer’ |
4 Resultaat
|Naam resultaat |Interface |
|Rapport over het al dan niet bereiken van de |Proces ‘reglementering’ |
|doelstellingen en eventueel voorstel tot |Proces ‘commentaar’ |
|wijziging of aanpassing van de maatregel |Proces ‘werkmethodes’ |
| |Proces ‘informatie’ |
| |Proces ‘extern advies en medewerking’ |
5 Belangrijkste inputs
|Naam input |Interface |
|Controle- en meetinstrumenten |Alle Processen |
|Criteria en indicatoren | |
|Verslagen van de uitvoeringsentiteiten |Alle Processen |
|Gegevens (data) en statistieken |Alle Processen |
|Relevante informatie |Alle Processen |
6 Belangrijkste outputs
|Naam output |Interface |
|Verkregen informatie |Managementprocessen |
|Statistieken |Proces ‘informatie’ |
|Analyseverslag | |
|Evaluatie | |
|Rapport |Proces ‘informatie’ |
Managementprocessen (P.M.)
Hieronder volgen de managementprocessen: deze processen leveren de nodige sturing aan het functioneren van de organisatie. Deze processen worden niet uitgewerkt binnen deze BPR, maar zijn omwille van de volledigheid in het processchema opgenomen.
De verantwoordelijkheid voor dit proces bevindt zich mede op niveau N-1 en N-2.
De managementprocessen zijn weergegeven in het processchema en betreffen de processen rond B&B, Personeel en Organisatie, ICT, Secretariaat & logistieke diensten, Interne Audit en Studie & Onderzoek.
Het zijn leidende processen die ervoor zorgen dat de doelstellingen, gesteld binnen de organisatie, bereikt worden en dat de middelen het best en efficiënt worden ingezet. Deze processen organiseren en ondersteunen de andere functionele processen.
-----------------------
[1] Opmerking: In dit proces worden niet alleen de directe belastingen en BTW behandeld, maar ook Verkeersbelasting met fiscaal kenteken (VB/MFK), Verkeersbelasting zonder fiscaal kenteken(VB/ZFK), automatische ontspanningstoestellen (AO), eurovignet (EUV), spelen en weddenschappen (SW), onroerende voorheffing (OV).
[2] Opmerking: in dit proces worden niet alleen de directe belastingen, douanerechten, accijnsrechten en BTW behandeld, maar ook Verkeersbelasting met fiscaal kenteken (VB/MFK), Verkeersbelasting zonder fiscaal kenteken(VB/ZFK), automatische ontspanningstoestellen (AO), eurovignet (EUV), spelen en weddenschappen (SW), onroerende voorheffing (OV).
[3] De processen van D&A zijn hierdoor niet betrokken bij dit proces, omdat daar doorgaans een onmiddellijke betaling nodig is om de aangifte te kunnen valideren. De aangever heeft een gevalideerde aangifte nodig om met zijn goederen verder te mogen gaan.
[4] Het juridische Kadaster, inventaris van de onroerende patrimonia, levert het bewijs van het eigendomsrecht en maakt de onroerende overdrachten zo betrouwbaar mogelijk. Daartoe moet zijn documentatie een maximale rechtszekerheid waarborgen. Dat betekent dat alle gewenste duidelijkheid moet bestaan over het onroerend goed waarop de juridische akte betrekking heeft, en dat bij de akte een opmetingsplan gevoegd wordt, dat opgemaakt is op basis van opmetingen op tegenspraak der partijen. Bovendien moet de informatie over een onroerend goed natuurlijk altijd gekoppeld zijn aan dat goed, dat op een eenduidige manier geïdentificeerd is.
[5] Het juridische Kadaster is datgene dat het bewijs levert van het eigendomsrecht. Voor wat het plan betreft, is het nodig dat dit een exacte weergave biedt van het voorwerp van de contracten.
Voor wat het perceel betreft, impliceert het voorgaande dat, telkens wanneer een gedeelte van een perceel wordt verkocht, het betrokken gedeelte voorafgaandelijk aan de akte zijn eigen perceelsidentificatie krijgt (een nieuw perceelnummer). Die perceelsidentificatie zal zowel door de partijen als door de notarissen worden gebruikt, en zal worden opgenomen in de verschillende openbare registers, hetgeen elke dubbelzinnigheid zal vermijden.
[6] De juridische validatie wordt uitgevoerd door Opmetingen en Waarderingen.
[7] Voor een voorafgaandelijk kadastrale identificatie wordt geen opmeting uitgevoerd. De analyse van de stukken van het dossier laat daarentegen toe nieuwe perceelsnummers te creëren en ze te introduceren in de databases.
[8] Een georeferencering op het terrein gebeurt enkel in geval van een juridische kwaliteit.
[9] Dit houdt acties voor kadastratie van het niet-gekadastreerde openbaar domein in.
[10] In de mate dat alle vereiste gegevens over de personen en de onroerende goederen nog niet kunnen worden verzameld via de Kruispuntbank van Patrimonium Documentatie, moeten externe bronnen worden geconsulteerd.
[11] De onbeheerde nalatenschappen worden nu beheerd door een curator, aangesteld door de rechter. Gelet op bepaalde misstanden uit het verleden, zal worden onderzocht of de curatele van de onbeheerde nalatenschap niet kan/moet worden toevertrouwd aan Patrimoniumdiensten.
Traditioneel wordt de Staat beschouwd en behandeld als erfgenaam van de erfloze nalatenschap. Er zal worden onderzocht of het juridisch verantwoord en opportuun is de Staat niet als erfgenaam, maar als ‘soeverein’ tot de erfloze nalatenschap te laten komen.
[12] Er is geen analyse van de finaliteit van de rentabiliteit voor alle opdrachten waarbij een waarde moet worden vastgelegd (venale waarde voor Patrimoniumdiensten).
[13] De tekortvaststelling (de aangegeven waarde door de klantbelastingplichtige is lager dan de waarde bepaald door Opmetingen en Waarderingen) wordt gecommuniceerd aan Rechtszekerheid dat de successierechten berekent op basis van de waarde bepaald door Opmetingen en Waarderingen en betekent deze aan de klantbelastingplichtige. Deze laatste kan de waarde betwisten bij Opmetingen en Waarderingen.
[14] Door toedoen van producten met betrekking tot de vastgoedmarkt die beantwoorden aan de noden van de klanten en een economische rol kunnen spelen binnen onze maatschappij (statistieken, benchmarks,waarderingen "en masse", etc.)
[15] De eigenaar zal bijgestaan worden door de bouwheer of architect om dit formulier in te vullen.
[16] Op basis van parameters van marktevolutie.
[17] Opmetingen en Waarderingen berekent een constructiewaarde voor de nieuwbouwen of belangrijke verbouwingen met behulp van een mathematisch model (op basis van de elementen met betrekking tot het bepalen van het kadastraal inkomen, en op basis van de gegevens van de interne databases zoals bij voorbeeld de waarde van materialen). Deze constructiewaarde wordt gecommuniceerd aan de entiteiten P – KMO – GO, die ze vergelijken met de aangifte (facturen) van de bouwheer en die de nodige gevolgen geven op het vlak van BTW inning. De bouwheer kan de constructiewaarde betwisten bij Opmetingen en Waarderingen.
[18] De tekortvaststelling (de aangegeven waarde door de klantbelastingplichtige is lager dan de waarde bepaald door Opmetingen en Waarderingen) wordt gecommuniceerd aan Rechtszekerheid dat de successierechten of de bijkomende registratierechten berekent op basis van de waarde bepaald door Opmetingen en Waarderingen et betekent deze aan de klantbelastingplichtige. Deze laatste kan de waarde betwisten bij Opmetingen en Waarderingen.
[19] De beschrijving en eventueel de instructies voor bepaalde bijstandsprocedures, controleprocedures of invorderingsprocedures maken eveneens deel uit van een afgewerkt risicoprofiel; de uitwerking van deze procedures of aanpak gebeurt wel in de processen ‘bepalen van controle aanpak’, ‘bepalen van dienstverleningsaanpak’ en ‘bepalen van invorderingsaanpak’, en dienen om de geïdentificeerde risico’s of risicogebieden te dekken.
[20] Kosten-baten studie: Naast een budgettaire inschatting zijnde de som van de toekomstige kosten ten opzichte van de som van ingeschatte toekomstige opbrengsten, zullen verschillende andere criteria moeten worden in acht genomen:
- Welke effecten heeft de controleaanpak op de compliance van de fiscale operator?
- Welke preventieve of afschrikeffecten heeft de controleaanpak op de fiscale operator?
- Zijn opbrengsten theoretische opbrengsten, moeilijk invorderbare opbrengsten (met een lage kans op invordering) of gemakkelijke invorderbare opbrengsten (met een hoge kans op invordering)?
- Welke effecten heeft de controleaanpak op het aantal geschillen?
[21] Kosten-baten studie: De taak ‘kostenbaten analyse uitvoeren’ betreft het opmaken van een kostenbaten analyse van het uitgewerkt risicoprofiel. Naast een theoretische en globale budgettaire inschatting, zijnde de som van de toekomstige kosten ten opzichte van de som van ingeschatte toekomstige opbrengsten, zullen verschillende andere criteria moeten worden in acht genomen:
- Welke effecten heeft de invorderingsaanpak op de compliance van de fiscale operator?
- Welke preventieve of afschrikeffecten heeft de invorderingsaanpak op de fiscale/ niet-fiscale operator?
- Welke effecten heeft de invorderingsaanpak op het aantal geschillen?
- De simulatie tussen de benodigde middelen op basis van historische gegevens tegenover de beschikbare middelen wordt eveneens gedaan om de impact op de organisatie te kennen. Een onevenwicht zou kunnen leiden tot een verandering van de invorderingsaanpak
[22] Selectievoorstel lokaal: vrije ruimte voor lokale selectie
................
................
In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.
To fulfill the demand for quickly locating and searching documents.
It is intelligent file search solution for home and business.
Related searches
- who finances older vehicles
- up finances a scam
- managing your personal finances textbook
- church finances best practices
- managing finances tips
- how to manage finances effectively
- managing finances worksheet
- yahoo finances and stock quotes
- monthly finances template
- track finances in excel
- finances in retirement
- retirement finances for dummies