ICT Boek - SPF Finances
| |
|ICT Boek - Annex |
| |
| |
|Coperfin2 – BPR Stafdiensten |
| |
| |
|Aangepaste versie na |
|stuurgroep 25 april 2003 |
Inhoudstafel
1. Inleiding 6
1.1. Dit document 6
1.2. Scope 8
1.3. Aanpak 9
2. ICT TO BE Architectuur 14
2.1. Inleiding 14
2.2. Uitgangspunten 15
2.3. Het Coperfin1 “Application Framework” als basis 18
2.4. Proces/Applicatie Matrix 21
2.5. Opbouw van de TO-BE architectuur 22
2.6. Overzicht van de applicaties 24
2.6.1. Inleiding 24
2.6.1.1. Strategische Planning & Performantie Management 24
2.6.1.2. Geïntegreerde back-office m.b.v. ERP-systemen 25
2.6.1.3. Front-Office applicaties met integratie naar het ERP-systeem 27
2.6.2. Strategische Planning 28
2.6.2.1. HR Planning 30
2.6.2.2. Financiële Planning 31
2.6.2.3. Supply Chain Planning 31
2.6.2.4. Program Portfolio Planning 31
2.6.2.5. Trend Analyse 32
2.6.3. Beheer FOD Financiën 33
2.6.3.1. MIS/EIS 33
2.6.3.2. HR Management (ERP) 34
2.6.3.3. Financiële modules (ERP) 36
2.6.3.4. Supply Chain Management (ERP) 38
2.6.3.5. Facility Management (ERP) 39
2.6.3.6. Asset Management (beheer van vaste activa) 39
2.6.3.7. Fleet management 40
2.6.4. Aankoop- en contractenbeheer 42
2.6.5. CRM & Customer Support 46
2.6.6. Leerapplicaties 48
2.6.7. Work Management 51
2.6.7.1. Tijdsregistratie 51
2.6.7.2. Scheduling & Resource Management 51
2.6.7.3. Document en content management 52
2.6.7.4. Dossierbeheer 54
2.6.7.5. Programma- & Projectmanagement 55
2.6.8. Knowledge Management 56
2.6.8.1. Marktplaats voor kennis 57
2.6.8.2. Kennisdatabanken 58
2.6.8.3. Vertaalsoftware 58
2.6.8.4. Zoekmotor 58
2.6.8.5. Library Management System (Infotheek) 59
2.6.8.6. Legistieke kennissystemen 59
2.6.8.7. Kennissystemen bij automatisering van Business Processen 61
2.7. Overzicht van de TO-BE Applicatiearchitectuur 64
2.7.1. Financieel-Logistieke modules van ERP in de schoot van het FedCom-initiatief 66
2.7.2. ERP voor Human Resources door samenwerking met de FOD P&O 67
2.7.3. e-Learning applicaties 67
2.7.4. Planning van Resources 67
2.7.5. Informatie- en kennisbeheer 67
2.7.6. Strategische planning, analyse & rapportering 67
2.7.7. CRM & Customer Support 68
2.7.8. Projectmatige werking 68
2.7.9. Beheer van identiteiten 68
3. ICT Behoeften en AS-IS-situatie per BPR 69
3.1. Inleiding 69
3.2. Generieke processen 70
3.2.1. ICT-behoeften 70
3.3. BPR Stafdienst FEO (Functionele Expertise en Ondersteuning) 71
3.3.1. ICT-behoeften 71
3.3.2. As Is situatie 73
3.4. BPR Stafdienst S&L (Secretariaat en Logistiek) 74
3.4.1. ICT-behoeften 74
3.4.2. As Is situatie 77
3.5. BPR Stafdienst S&D (Studie en Documentatie) 79
3.5.1. ICT-behoeften 79
3.5.2. As Is situatie 82
3.6. BPR Stafdienst B&B (Budget en Beheerscontrole) 85
3.6.1. ICT-behoeften 85
3.6.2. As Is situatie 86
3.7. BPR Stafdienst P&O (Personeel & Organisatie) 88
3.7.1. ICT-behoeften 88
3.7.2. As Is situatie 92
3.8. BPR Stafdienst ICT 94
3.8.1. ICT-behoeften 94
3.9. BPR Stafdienst PMO (Program Management Office) 96
3.9.1. ICT-behoeften 96
3.9.2. As Is situatie 97
4. Appendix 98
4.1. Appendix A – Overzicht van de Figuren 98
4.2. Appendix B – Coperfin2 Procesmodel 100
4.3. Appendix C – Applications Framework FOD Financiën 101
4.4. Appendix D – Matrix Proces/Applicatiecategorie 102
4.5. Appendix E – Methodologie 103
4.6. Appendix F – Strategische en Operationele Principes van de ICT Stafdienst 106
4.6.1. Strategische principes 106
4.6.2. Operationele Principes 108
4.7. Appendix G – Leidende principes bij de Informatie Architectuur 116
4.8. Appendix H – ICT Framework 118
4.8.1. Netcentric Enterprise Architecture Framework 118
4.8.2. Framework voor de Informatie Architectuur 120
4.8.3. Framework voor de Delivery Vehicle Architectuur 120
4.8.4. Framework voor de Applicatie Architectuur 120
4.8.4.1. Applicaties in het Framework 120
4.8.4.2. Framework van de bedrijfstoepassingen voor de FOD Financiën 120
4.9. Appendix I – Glossarium 122
Inleiding
1 Dit document
Dit document vormt een annex op het ICT Boek (Coperfin1 – Juli 2002) en beschrijft de bestaande en gewenste applicatiearchitectuur voor de BPR’s van de Stafdiensten[1] van de FOD Financiën (zoals vastgelegd in de scope van het Coperfin2 project), met bijzondere aandacht voor het ondersteunen van de To Be processen van de Stafdiensten van de FOD Financiën.
Het beoogt om gebruikt te worden als leidraad en informatiebron bij het opstellen van Coperfin projectdefinities.
Het resultaat is een verzameling van interpretaties en vertalingen naar een toekomstige architectuur door verschillende medewerkers uit de Stafdiensten, hun ICT vertegenwoordigers en de ICT Stafdienst, bijgestaan door de externe consultants. Het vormt de input voor de – te plannen – “delivery fase” voor Coperfin:
[pic]
Figuur 1 : ICT Boek als onderdeel van de Business Architectuur in de gevolgde BIM methodologie
Naast dit naslagwerk worden ook de inputbestanden (die alle detailinformatie bevat per activiteitenblok) opgeleverd zodat alle verzamelde informatie beschikbaar blijft.
In hoofdstuk 2 wordt de overkoepelende applicatiearchitectuur schematisch voorgesteld en toegelicht.
Het beschrijft op welke manier de applicaties van de Stafdiensten kunnen worden ingepast in het geheel van toepassingen binnen de context van de FOD Financiën en in een bredere context (vb. het Federale ICT-landschap). Er wordt bijzondere aandacht geschonken aan de manier waarop informatie en functionaliteit wordt uitgewisseld tussen de verschillende bedrijfstoepassingen.
De input voor elke Stafdienst, ingezameld door de werkgroepen met het oog op het opbouwen van een applicatiearchitectuur, m.n. de ICT-behoeften per Stafdienst (TO-BE) en de beschrijving van de bestaande situatie qua ICT (AS-IS), wordt in hoofdstuk 3 verwerkt.
In de appendices van dit document is achtergrondinformatie opgenomen die nuttig kan zijn om voorafgaande stappen te kunnen plaatsen t.o.v. dit resultaat.
We verwijzen verder naar het ICT-boek van Coperfin1, vooral wat betreft de hoofdstukken rond de informatie architectuur en de ICT infrastructuur (Delivery Vehicle Architectuur).
2 Scope
Dit document beschrijft de applicatiearchitectuur voor de volgende BPR’s van Stafdiensten van de FOD Financiën:
1. BPR Personeel & organisatie
2. BPR ICT
3. BPR Program Management Office
4. BPR Budget- en beheerscontrole
5. BPR Secretariaat & logistiek
6. BPR Studie & documentatie
7. BPR Functionele expertise & ondersteuning
Het inventariseren van de behoeften op het vlak van ICT applicaties maakt deel uit van de BPR Coperfin2 en baseert zich hierbij op de volgende procesgroepen[2]:
1. Beheer klanten
2. Make and Operate ICT
3. Budget en Boekhouding
4. Personeels- en Organisatieontwikkeling
5. Secretariaat en Logistiek
6. Expertise en Ondersteuning
7. Preventie en bescherming op het werk
8. Info en Kennisbeheer
9. Communicatie
10. Management van Coperfin
11. Programma Management
12. Project Management
13. Monitoring
De studie beperkt zich tot de bepaling van de functionaliteiten van de applicaties die nodig zijn voor de uitvoering van de processen van deze Stafdiensten.
Bij het formuleren van de TO-BE behoeften werd de inspanning bewust beperkt tot het invullen van een Proces/Applicatie matrix.
Er wordt immers verwezen naar het Coperfin1 ICT Boek en de toekomstige analyse en design fases voor wat betreft de stappen “subject area data/process” matrix en “user type/proces” matrix.
De Proces/Applicatie matrix is vooral waardevol om de volledigheid te controleren van de applicaties die een Stafdienst nodig heeft en laat ook zien of werd nagegaan welke automatizering kan worden gebruikt bij de vermelde processen. Bovendien wijst het op potentiële conflicten (één proces komt voor in verschillende applicaties vb.) binnen een BPR of tussen de BPR’s.
De beschrijving van de AS-IS situatie toetst de inzetbaarheid van applicaties die vandaag de dag in gebruik zijn aan de processen van Coperfin2. Er werd geopteerd om geen diepgaande analyse uit te voeren van de bestaande situatie en dit vooral wegens het feit dat er een algemene consensus is dat dit weinig toegevoegde waarde zou opleveren bij de uitwerking van het realisatieplan.
Met betrekking tot de informatie architectuur en de ICT infrastructuur (delivery vehicle architectuur), wordt – gezien de belangrijke synergieën tussen de processen van de Stafdiensten en de overige administraties – verwezen naar het ICT Boek van Coperfin1. Deze architecturen kunnen meer in detail worden uitgewerkt bij het uitwerken van de programma’s en projecten (we verwijzen hierbij naar het realisatieplan voor Coperfin2).
3 Aanpak
De Stafdiensten van de FOD Financiën die deel uitmaken van de Coperfin2 BPR volgen een gemeenschappelijke methodologie om tot een geïntegreerd resultaat te komen voor de Stafdiensten:
[pic]
Figuur 2 : Aanpak Coperfin2
In de onderstaande figuur wordt de aanpak voorgesteld om de ICT behoeften te definiëren en te formaliseren in een applicatiearchitectuur.
[pic]
Figuur 3: Aanpak voor de inventarisatie van ICT behoeften
De verschillende stappen in de aanpak van Coperfin2 worden hier verder uiteengezet.
Stap 1: Presentatie ICT model
[pic]
Figuur 4 : Stap 1 bij de inventarisatie van ICT behoeften
Tijdens de eerste stap worden de resultaten uit het ICT-boek verduidelijkt aan de BPR-werkgroepen. Het is belangrijk om inzicht te hebben in de resultaten van Coperfin1, omdat de ICT architectuur die is beschreven als resultaat van Coperfin1 verder zal worden aangevuld in functie van de stafdiensten. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het “Revenue Applications Framework”[3] dat wordt geïntroduceerd in het ICT-boek en dat verder wordt beschreven in sectie 2.3 (Het Coperfin1 “Application Framework” als basis). De template die gebruikt wordt voor het inventariseren van de functionele behoeften is gebaseerd op dit Revenue Applications Framework.
Stap 2: Inventarisatie functionele behoeften
[pic]
Figuur 5 : Stap 2 bij de inventarisatie van ICT behoeften
Binnen elke BPR werkgroep wordt een ICT vertegenwoordiger aangeduid, die belast is met de inventarisatie van de functionele behoeften.
Elke ICT-verantwoordelijke heeft, samen met de projectleiders, de functionele behoeften gedefinieerd. Deze inventarisatie gebeurt op het niveau van processen of activiteitenblokken (waar meer detail nodig is).
Daarnaast wordt er nagegaan in welke mate de huidige applicaties de To Be processen ondersteunen.
Stap 3: Invullen van de ICT template
[pic]
Figuur 6 : Stap 3 bij de inventarisatie van ICT behoeften
Voor elke stafdienst worden de functionele behoeften geformaliseerd door middel van het invullen van een vooraf gedefinieerde template. De gebruikte template is uitgewerkt op basis van het “Revenue Applications Framework”:
• Work management
• Kennisbeheer
• Planning applicaties
• Beheer applicaties
• Contractenbeheer
• Leerapplicaties
Bij het invullen van de template wordt er ruim aandacht gegeven aan het toevoegen en uitwerken van functionaliteiten in de applicatiecategorieën.
Bij het invullen van de template wordt de belangrijkheid van de functionaliteit voor een bepaald proces (activiteitenblok) aangegeven door een numeriek waarde .
[pic]
Figuur 7 : Gebruik van ICT Template bij stap 3 (illustratief)
Daarnaast gebeurt ook een inventarisatie van de As Is, waarbij de bestaande applicatie en functionaliteiten worden bekeken ten overstaan van de To Be processen.
Stap 4: Analyse van functionaliteiten in het ICT-boek
[pic]
Figuur 8 : Stap 4 bij de inventarisatie van ICT behoeften
De functionaliteiten, die door middel van de templates zijn geïnventariseerd en opgeleverd door elk van de werkgroepen, werden geanalyseerd en geconsolideerd tot de uniforme applicatiesarchitectuur die verder wordt besproken in dit document (zie hoofdstuk 2)
De geïndentificeerde As Is omgeving wordt gebruikt om een kloofanalyse te maken, die zal worden gebruikt bij het uitwerken van een realisatieplan.
Stap 5: Vertalen naar programma’s voor realisatieplan
[pic]
Figuur 9 : Oplevering van een Realisatieplan (Stap 5)
Een realisatieplan wordt uitgewerkt waarbij, op basis van de resultaten van Coperfin1, Federale initiatieven, de uitgetekende applicatiearchitectuur, de operationele en leidende principes, de processen, enz. een stappenplan voor realisatie wordt voorgesteld.
Het realisatieplan geeft hierbij een overzicht van de fases, timing en opsplitsing in programma’s en projecten om de To Be ICT-architectuur voor de Stafdiensten te kunnen implementeren binnen de FOD Financiën.
ICT TO BE Architectuur
1 Inleiding
Dit hoofdstuk wil de gewenste applicatiearchitectuur voor de Stafdiensten van de FOD Financiën vastleggen.
In dit hoofdstuk zetten we het « horizontaal beeld » neer van de To Be architectuur: het geeft het overkoepelend beeld van de applicaties die door de Stafdiensten (al of niet gemeenschappelijk) zullen worden gebruikt bij de uitvoering van hun processen.
Ter informatie worden de uitgangspunten voor de informatiearchitectuur kort verduidelijkt.
Bij het uittekenen van de applicatiearchitectuur worden de verbanden tussen de architectuurcomponenten en de BPR-processen beschreven.
Voor elke type van applicatie wordt in dit hoofdstuk een omschrijving gegeven van de belangrijkste componenten die ertoe behoren. We baseren ons hier vooral op de input van de ICT Template ,op de resultaten uit Coperfin1 en enkele relevante resultaten uit Federale studies of projecten. Indien relevant, wordt in dit hoofdstuk eveneens – per BPR – de unieke kenmerken of speciale aandachtspunten vermeld die zullen moeten worden meegenomen bij het ontwerp en de realisatie van de applicatie.
2 Uitgangspunten
Bij het uittekenen van de architectuur voor de Stafdiensten zijn we vertrokken van de volgende uitgangspunten die van belang kunnen zijn bij het afwegen van mogelijke opties en invullingen:
• Eén ICT-architectuur voor de FOD Financiën
• Identieke ICT-fundamenten
• De business processen van de Stafdiensten zijn vrij generiek
• “Buy vs Build”
• Integratie is een sleutelelement
• Streven naar een maximale synergie
• Integratie binnen de FOD Financiën
• “Back-office” en “Front-office” applicaties
1. Eén ICT-architectuur voor de FOD Financiën
De applicatiearchitectuur voor de Stafdiensten kan niet los worden gezien van de applicatiearchitectuur uit Coperfin1. Beide baseren zich op het Revenu Applications Framework en zullen uiteraard synchroon (niet serieel) moeten worden uitgebouwd.
Het behoort niet tot de scope van deze opdracht om beide architecturen ook te integreren.
2. Identieke ICT-fundamenten
Niet alleen kunnen we stellen dat dezelfde ICT fundamenten (zie Realisatieplan Coperfin1) ook gelden voor de BPR’s van de Stafdiensten, maar ook zullen de hier voorgestelde applicaties voor hun realisatie afhankelijk zijn van deze ICT fundamenten. Hun uitvoering ervan zal dus moeten gealigneerd worden met het realisatieplan voor Coperfin2.
3. De Business Processen van de Stafdiensten zijn vrij generiek
De business processen van de Stafdiensten zijn – over het algemeen – niet uniek aan de FOD Financiën.
De processen zijn m.a.w. meer generiek van aard en toepasbaar in verschillende organisaties en sectoren.
4. “Buy vs Build”
In lijn met de “ICT Leidende Principes” en gezien het generieke karakter van de processen, zal dit document verwijzen naar applicaties die typisch in de vorm van ‘packages’ beschikbaar zijn op de markt. Met behulp van customisatie kunnen deze oplossingen dan verder worden aangepast aan de specifieke manier van werken (processen).
Gezien de grote nood aan integratie, is het wenselijk om zoveel mogelijk ‘geïntegreerd’ te werken. Dit vertaalt zich in het vooropstellen van geïntegreerde oplossingen (vb. ERP), in plaats van een verticale nec plus ultra oplossing.
Ter illustratie, een gelijkaardige afweging vinden we terug in het Management Plan van de DG eHR (FOD P&O):
[pic]
5. Integratie is een sleutelelement
• Er is een sterke integratie nodig tussen de applicaties voor de Stafdiensten en de applicaties voor de lijnadministraties (Coperfin1). Het is wenselijk om zoveel mogelijk synergie na te streven bij de implementatie van oplossingen.
Dit betekent ook dat er – in overleg – samen moet gezocht worden naar het beste product voor gemeenschappelijke noden.
• Net zoals bij de lijndiensten merken we op dat er bij de Stafdiensten ook heel wat nood is aan samenwerking en integratie met andere overheden en instellingen (de voorbeelden zijn legio: FOD B&B, FOD P&O, FOD Economie, Selor, Gewesten, EU, OESO, enz.).
• We merken op dat er sterke afhankelijkheden bestaan tussen de processen van de verschillende Stafdiensten.
• Bovendien stellen we vast dat er vrij veel gelijkenissen voorkomen in de behoeften op het vlak van het type van applicatie (vb. kennisbeheer).
• Er is in elk geval een algemene behoefte waar te nemen om te werken op basis van een geïntegreerde data architectuur (vb. beheer resources).
6. Streven naar een maximale synergie
• Het generieke karakter van de processen en de behoeften voor integratie stimuleren het nagaan van opportuniteiten om synergie te realiseren tussen de Stafdiensten of in een Federale context.
• Initiatieven in dit verband ontstaan typisch bij de ‘authentieke bron’ van de business processen (vb. FOD P&O, FOD B&B, …), of ontstaan uit een ‘precedent’ bij een andere FOD.
• Naast de de technische bouwstenen (FEDMAN, UME, …), kan het realiseren van ‘applicatie bouwstenen’ in een Federaal verband zeker voor de Stafdiensten toegevoegde waarde leveren.
7. Integratie binnen de FOD Financiën
Bovenstaande integratie Federaal per domein moet uiteraard in overeenstemming worden gebracht met de noden qua integratie in de FOD Financiën.
FEDICT kan hier als ‘architect’ en intermediair meewerken om dit evenwicht te helpen realiseren voor de FOD Financiën.
8. Back-office & Front-office applicaties
Ook de Stafdiensten zullen moeten worden uitgerust met back-office en front-office applicaties.
Geïntegreerde back-office systemen staan in voor de (transactionele) verwerking van de sleutelprocessen en worden uitsluitend gebruikt door de ambtenaren van de FOD Financiën.
Hierbij is het gebruik van een back-office applicatie niet beperkt tot één Stafdienst, maar wordt informatie en functionaliteit gedeeld tussen de verschillende Stafdiensten en lijnadministraties.
Front-office applicaties bij de Stafdiensten richten zich vooral tot hun belangrijkste klanten: de ambtenaar, maar uiteraard ook de entiteiten van de FOD Financiën, andere overheden en instanties en toch in zekere zin de burger (vb. Infotheek, ICT elementen in het Contact Center, enz.).
Deze applicaties moeten zorgen voor – al of niet rechtstreekse – dienstverlening via één of andere interactie en hierbij gegevens of functionaliteit van de FOD ter beschikking te stellen (vb. FAQ, Employee Self-Service).
Er zal uiteraard worden gestreefd naar een zo goed mogelijke integratie en een zo klein mogelijke redundantie tussen de front- en back-office applicaties.
3 Het Coperfin1 “Application Framework” als basis
Bij de uitwerking van de applicatiearchitectuurapplicatiearchitectuur voor Coperfin1 werd uitgegaan van Accenture’s Revenue Application Framework. Dit framework was de basis voor de uitdrukking van de behoeften in termen van To Be applicaties.
Het model werd verder aangepast en uitgebreid volgens de noden en wensen van de FOD Financiën. Het resultaat is het “Coperfin1 Application Framework”.
Figuur 10 : Het Coperfin1 Application Framework
Door het feit dat Coperfin1 zich beperkte tot de operationele diensten, werden er processen behandeld waaruit applicatie-behoeften komen in een aantal specifieke categorieën van het framework, m.n.:
• Core Processing
• CRM & Customer Support
• Product & Service Marketing
• Channel Management
• Work Management
• Intelligence, Risk & Knowledge Management
Dit was een evidentie omdat al gauw bleek dat de processen achter de overige applicatie-categorieën zich typisch en vooral situeren in de Stafdiensten (alsook bepaalde managementprocessen) en dus deel zouden uitmaken van de BPR Coperfin2.
Op basis van deze observatie en de intermediaire resultaten van het procesboek van Coperfin2, werd geopteerd om een ICT Template (d.i. een proces/applicatie matrix) aan te reiken aan de BPR werkgroepen van de Stafdiensten die hun keuzes oriënteren naar een gelimiteerde lijst van applicatie-categorieën:
• Strategic Planning:
Applicaties voor strategische planning bieden ondersteuning bij het ontwikkelen van de planning van de bedrijfsvoering en het bepalen van de strategie van de FOD Financiën.
Deze applicaties worden gebruikt in functie van de sturing van het bedrijf door het topmanangement van de FOD Financiën, meer bepaald voor het uitwerken van de planning op middellange en lange termijn.
Toepassingen in deze categorie rond strategische planning zijn vb. toepassingen voor trend- & policy-analyse, balanced score card, financiële planning, HR-planning, enz.
• Managing FOD Finance:
In deze categorie worden toepassingen samengenomen die zich laten kenmerken door het feit dat deze applicaties gericht zijn op de ondersteuning van het beheer van de FOD Financiën als onderneming..
Enerzijds zijn er de applicaties die instaan voor het beheer van de financiële boekhouding, financiële controle, facturatie, klanten en logistiek.
Daarnaast behoren de applicaties voor het beheer van het personeel tot de subcategorie Human Resource Management. Concreet bieden de functionaliteiten mogelijkheden naar de ondersteuning van de stafdienst P&O, via bijvoorbeeld personeelsregistratie, opvolging van vakantiedagen, competentiemanagement, enz.
Tot slotte worden toepassingen aangereikt die gericht zijn op de analyse en rapportage van gegevens (voor het maken van grafieken, rapporten, verslagen, analyses en het opvolgen van performantieindicatoren met behulp van Executive Information Systems en MIS (Management Information Systems) en dit in het kader van de bedrijfsvoering van de FOD Financiën als onderneming..
We onderscheiden in deze categorie volgende toepassingen: Human Resource Management, Financial Management, MIS/EIS, Facility Management, Asset Management en Supply Chain Management.
• Procurement & Contract Management:
Procurement en Contract Management verzamelt een aantal applicaties die ondersteuning bieden bij de bedrijfsvoering van de FOD Financiën, meer bepaald m.b.t. de processen van aankoop en het beheer van kontrakten.
• CRM & Customer Support:
Gezien het feit dat deze categorie reeds uitgebreid aan bod kwam tijdens het Coperfin1 project, verwijzen we hierbij naar het ICT Boek (Coperfin1).
• Learning Applications:
Leerapplicaties ondersteunen de FOD Financiën in het opbouwen van de nodige competenties (vb. kennis, vaardigheden en gedrag). De applicaties bestaan uit een simulatietool waarmee rollenspelen en andere interactieve oefeningen kunnen ondersteund worden. Verder biedt het een basis voor e-learning, waarbij gepersonaliseerde training kan aangeboden worden inclusief evaluatie, coaching, …
We onderscheiden initieel volgende subcategorieën: Simulatie, Opleiding en Referentie
• Work Management:
Work management applicaties laten toe dat middelen (projecten, dossiers of “cases”, personeel, facilities, enz.) efficiënt en effectief worden ingezet en opgevolgd. In deze categorie onderscheiden we vooral “case management”, “workflow management” , “tijds- en middelenbeheer” en “documentbeheer”[4].
• Intelligence, Risk & Knowledge Management:
We verwijzen voor de beschrijving van deze categorie ook naar het ICT Boek (Coperfin1).
Samengevat kunnen we stellen dat de volgende applicatiecategorieën (ingekleurde zones) normaliter in aanmerking komen voor de ICT behoeften voor de BPR’s van de Stafdiensten:
[pic]
Figuur 11 : Applicatie-categorieën voor de Stafdiensten
4 Proces/Applicatie Matrix
Op basis van de input uit de ICT Templates van de Stafdiensten, werd het “Coperfin1 Applications Framework” verder aangepast zodat het als werkinstrument kan worden gebruikt waarop de belangrijkste bedrijfsapplicaties voorkomen die in de FOD Financiën zullen worden gebruikt.
De BPR werkgroepen hebben dit uitgevoerd op basis van een matrix (ICT Template) die het verband legt tussen de business processen en de functionaliteit in een bepaald type van applicatie: de proces/applicatie matrix.
Doordat de werkwijze bovendien de Stafdiensten vrij liet om deze input aan te passen aan hun specifieke business processen en dus extra functionaliteit toe te voegen bij een applicatie (of zelfs gewoon een bijkomend applicatie-type toe te voegen), krijgen we een correct beeld te zien van de gewenste applicaties per stafdienst.
[pic]
Figuur 12 : Proces/Applicatie matrix
5 Opbouw van de TO-BE architectuur
Het opbouwen van een logische applicatiearchitectuur voor de Stafdiensten van de FOD Financiën is een proces waarbij gezocht wordt naar verbanden, patronen, afhankelijkheden en tegenstrijdigheden op het vlak van de processen, gegevens, structuur van de organisatie en type van gebruikers.
Het resultaat is een patroon, een architectuur die het inzetten van bepaalde technologie (applicaties) moet verantwoorden om zo de gewenste business architectuur voor de Stafdiensten (het geheel van resultaten uit de Coperfin2 BPR) te kunnen realiseren.
De methode die hierbij typisch wordt gevolgd bestaat uit de volgende stappen:
Figuur 13 : Methodologie bij de opbouw van een applicatie architectuur
Op basis van:
• de eenduidige definitie van de voorgestelde applicaties,
• de relaties tussen de applicaties (hoe communiceren ze onderling ?),
• de bepaling van de distributie van gegevens en modules in de applicaties,
• het (eventueel) gebruik van een componentenarchitectuur voor de applicaties,
• een subject area data model,
• een subjact area data/proces matrix,
• een proces/applicatie matrix,
• een overzicht van de user types,
kan men dan een voorstel opbouwen voor een applicatiearchitectuur die in staat moet zijn om alle aspecten van de Coperfin2 business architectuur te ondersteunen die te maken hebben met technologie (applicaties).
Hoe meer gegevens hierover worden verzameld, hoe groter de zekerheid zal zijn dat de voorgestelde architectuur overeen zal stemmen met de behoeften.
Doordat de aanpak van Coperfin2 uitnodigde tot een zeer pragmatische aanpak, werd ook gebruik gemaakt van ‘best practices’ om de applicatiearchitectuur samen te stellen.
Op basis van de iteraties die voorzien zijn met de BPR werkgroepen moeten we in staat zijn met deze annex op het ICT Boek een consensus te bereiken in verband met het na te streven doel voor de applicaties van de Stafdiensten.
Qua integratie van deze architectuur met de voorgestelde architectuur in het ICT Boek (Coperfin1) worden een aantal aandachtspunten aangereikt, maar dit wordt niet formeel meegenomen.
6 Overzicht van de applicaties
1 Inleiding
1 Strategische Planning & Performantie Management
Om het management van de Financiën in staat te stellen te begrijpen, te reageren en vooruit te zien (strategische planning) moet financiële, operationele en externe informatie op een efficiënte manier worden georganiseerd en geanalyseerd zodat inzichten ontstaan in de bedrijfsvoering, het beleid en de context.
Men zegt wel eens dat beleid een proces is dat uit 4 stappen bestaat:
• observatie,
• oriëntatie,
• besluitvorming,
• aktie.
De snelheid waarmee men deze 4 stappen kan doorlopen kan de efficiënte van het beleid drastisch beïnvloeden.
Ook een aantal Stafdiensten (P&O, B&B, S&D, PMO, ICT,…) staan in voor het informeren van het management inzake ‘business insight’ en strategische planning. Het zijn inderdaad de Stafdiensten die de applicatiecategorieën ‘Strategische Planning’ en ‘Managing FOD Finance’ invullen voor de FOD Financiën.
Uit benchmarks blijkt duidelijk dat het plannen en budgetteren niet alleen een zeer tijdsintensieve en dure aangelegenheid is[5], maar in veel gevallen wordt er bovendien te weinig gepland vanuit de strategie. Inderdaad, men stelt al te vaak vast in ondernemingen dat er enorm veel tijd en geld wordt besteed aan departementele budgettering, terwijl het strategisch kader niet is ingevuld.
Het gevolg is dat men gauw in een spiraal terechtkomt van:
• distantiëring van cijfergegevens en analyses die op departemeneel niveau worden gehanteerd (“That’s not my number”),
• tijdrovende aktiviteiten om managementrapporten op elkaar af te stemmen, te integreren en te formatteren, in plaats van resultaten te analyseren en aktieplannen uit te werken,
• minder samengewerking tussen de administraties om gemeenschappelijke doelstellingen te kunnen realiseren,
• overrompeling van het management met gegevens in plaats van informatie waarop ze hun beleid kunnen afstemmen.
Ondernemingen daarentegen waar de strategie de planning aanstuurt[6] blijken in de praktijk ook efficiënter te werken.
Zij die dus wél uitgerust zijn met een effectief planning proces, ervaren dat tastbare en substantiële resultaten kunnen worden geboekt:
• een vooruitziend beleid (inspelen op de uitdagingen van de toekomst: wat kunnen we nu ondernemen om klaar te zijn voor morgen ?),
• een betere controle over de kosten,
• hogere operationele performantie,
• verbeterde transparantie en inzicht in business materies,
• een betere inning en invordering.
Dit objectief realiseren betekent dat de strategie, operationele planning, performantie management en rapportage op elkaar moet worden afgestemd, zodat deze verschillende elementen elkaar kunnen versterken.
Wellicht de grootste uitdaging ligt in het creëren van een top-down architectuur die ondersteuning biedt aan een betere besluitvorming op alle hiërarchische niveaus en in alle lagen van de organisatie:
• Verticale integratie om het management het inzicht te bezorgen dat ze nodig hebben om de performantie van hun administraties te optimaliseren doorheen de organisatorische hiërarchie:
o N-1, N-2, N-3, Stafdiensten
o Inzichten volgens geografie
• Horizontale integratie om één enkel, consistent beeld te creëren over kernelementen, vb:
o Fiscale / niet-fiscale inkomsten
o Klanten (al of niet gesegmenteerd)
o Leveranciers
[pic]
Figuur 14 : Creëren van ‘Business Insight’ in de FOD Financiën
Voor de Stafdiensten is hier een bijzondere taak weggelegd om dit objectief mee te helpen realiseren.
2 Geïntegreerde back-office m.b.v. ERP-systemen
De inventarisatie van de ICT behoeften van de Stafdiensten en een paar recente Federale initiatieven (FEDCOM, eHR), leiden ons tot de conclusie dat het wenselijk is om ook voor de Stafdiensten te streven naar een zo groot mogelijke integratie in brede, geïntegreerde ICT systemen.
Om die reden stellen we dan ook voor om de keuze te oriënteren op ‘package’-oplossingen, zoals vb. een Enterprise Resource Planning (ERP) platform:
• Een ERP pakket kan een geïntegreerde oplossing vormen voor de verschillende processen van de Stafdiensten binnen de FOD Financiën in het kader van het efficiënt beheren van de financiële operaties, boekhouding, human resources, logistiek en ondersteuning van de Stafdiensten.
• ERP maakt het maakt het mogelijk om de business processen en technologie van de Stafdiensten te integreren.
Daarbij zijn de oplossingen tevens schaalbaar en aanpasbaar aan de evolutie van de business processen en de technologie, wat ook een stapsgewijze implementatie mogelijk maakt.
• ERP systemen bevatten typisch modules of componenten, die elk een groepering zijn van een aantal transacties binnen bedrijfsprocessen, en die samen een optimaal beheer van de middelen binnen de organisatie ondersteunen.
Voor elk specifiek domein (applicatiesubcategorie) is er een aparte module. Daarbij wordt de efficiëntie en interoperabiliteit gegarandeerd door de integratie van de verschillende modules.
Dit hoeft niet per se te betekenen dat alle applicaties in deze categorieën op één enkel ERP-platform moet worden geschoeid. Uit benchmarks[7] blijkt immers dat amper 17% van de bedrijven meer dan 50% van hun business applicaties in één enkele ERP omgeving heeft en amper 36% heeft 25%-50% van hun functionaliteit in één ERP systeem. Gezien de integratiemogelijkheden die momenteel bestaan tussen de belangrijkste ERP-oplossingen in de markt (via standaardisatie), laat dit de FOD Financiën toe om haar keuze zo mogelijk en gewenst te oriënteren naar een best-of-breed ERP-architectuur.
Met behulp van de input in de ICT template kunnen we een aantal toepassingen identificeren die in aanmerking komen om deel uit te maken van ERP systemen (of minstens in aanmerking komen voor een sterke integratie met een ERP omgeving):
• Financiële Planning
• Financieel Management
• HR Planning
• Human Capital Management
• Supply Chain Management
• Beheer Leveranciers
• Beheer Aankopen
• Beheer Kontracten
• Facility Management (gebouwen)
• Asset Management (in het kader van Fleet Management)
3 Front-Office applicaties met integratie naar het ERP-systeem
In deze fase beschikken we over te weinig gegevens om te kunnen beoordelen welke specifieke front-office applicaties zouden moeten worden voorzien om de processen van de Stafdiensten zo efficiënt mogelijk in te richten.
Eens de nodige gegevens beschikbaar zijn m.b.t. de gebruikers, mobiliteit en de gewenste interacties, kan worden vastgelegd welke front-office applicaties kunnen worden ingevoerd.
We gaan ervan uit dat er een aantal processen bij S&L, B&B, ICT, P&O en S&D zullen leiden tot de implementatie van specifiek front-office applicaties (vb. ‘service’-tool voor werkorders, Employee Self Service (ESS), inventarisatie via barcodes, enz.) in functie van het optimaliseren van de effectiviteit en efficiëntie van de dienstverlening.
Het spreekt voor zich dat het dan zeer wenselijk is dat dergelijke toepassingen naadloos worden geïntegreerd met de de voorgestelde back-office systemen.
2 Strategische Planning
[pic]
Figuur 15 : Situering van Strategische Planning in het Applications Framework van de FOD Financiën
Applicaties voor strategische planning concentreren zich op de lange-termijn visie en bepalen welke stappen er moeten worden ondernomen om de strategische doelstellingen te bereiken.
Dergelijke applicaties gaan verder dan de analytische toepassingen (zoals MIS, EIS, enz.), die Business Performance Measurement mogelijk maken, maar waarin het element ‘strategische planning’ typisch ontbreekt om te komen tot Business Performance Management.
Alhoewel de managementprocessen voor de strategische planning van de FOD Financiën niet worden uitgetekend door de Coperfin2 BPR, toch hebben de Stafdiensten nood aan bepaalde toepassingen voor strategische planning voor de uitvoering van een aantal van hun processen.
In deze applicatiecategorie zullen dus wellicht een paar bijkomende toepassingen moeten worden toegevoegd die helpen om het management een geconsolideerd inzicht te bezorgen over de FOD Financiën (Balanced Scorecard, Dashboards, enz.), geörienteerd op de verschillende aspecten van een BSC:
• Budget
• Portfolio
• Performantie
• Klanten
• Risico’s
• Aligneren van doelstellingen
Zoals reeds vermeld in de inleiding van dit hoofdstuk (zie 2.6.1.1), is het van groot belang dat strategische planning niet ‘bottom-up’ wordt ingvoerd (separaat in elke dimensie van de BSC) , maar wel ‘top-down’ wordt ontworpen, zoniet dan leidt dit gewoonlijk tot het volgende resultaat (illustratief):
Figuur 16 : Strategische planning in departementele silo’s
De gevolgen zijn legio: tijdsintensieve, arbeidsintensieve en foutgevoelige repititieve taken die niet altijd leiden tot bevredigende resultaten.
Daarentegen, uit ‘best practices’ van grote ondernemingen en overheden leren we dat het beste inzicht in de FOD Financiën wordt gebouwd op basis van de behoeften van de management processen (top-down aanpak):
Figuur 17 : Top-down benadering
van strategische planning
Dit pleit in elk geval voor het uitbreiden van het Coperfin1 principe (cfr. ‘Data Architectuur’ en ‘Enig Dossier’ in het Coperfin1 ICT Boek) om één gemeenschappelijk data-model te hanteren binnen de FOD Financiën, inclusief de Stafdiensten.
Het uitvoeren van dit principe laat zich immers vlug terugbetalen via de ondersteuning van het management proces ‘Strategische Planning’ m.b.v. een geïntegreerde benadering:
Figuur 18 : Geïntegreerde strategische planning via een geïntegreerde data architectuur
De 360°-inzichten die zo ontstaan zorgen dan voor tastbare voordelen op alle niveaus van de FOD Financiën (management, departementen, gebruikers, klanten, enz.).
1 HR Planning
Een toepassing voor personeelsplanning zal volgende functionaliteit bieden:
• Het beantwoordt kritische vragen gerelateerd aan sleutelvaardigheden (zoals vb. hoe je personeel beantwoordt aan je vaardighedenbehoeften, en welke vaardigheden zullen tegemoet komen aan je organisationele strategie)
• Het beheer van de volledige personeelsinzet (en personeelsprofielen)
• Het beheer van de wervingsreserve
• Een succession planning tool
Verder moet het ook ondersteuning bieden bij de strategische planning van opleidingen en competentiebeheer (competentiemetingen, loopbaanexamens).
Daarnaast biedt een dergelijke software mogelijkheden om een projectie te maken m.b.t. personeelszaken over een langere periode (typisch drie- tot vijf jaar).
‘What-if’ modellering berekent tenslotte de impact op HR-aangelegenheden en dit via verschillende scenario’s.
2 Financiële Planning
Financiële planning zal de strategie van de FOD Financiën vertalen in een financiële planning (voor het proces ‘Begroting’), waarbij typisch volgende functionaliteit voorkomt:
• Efficiënte financiële consolidatie en rapportage
• Geïntegreerde budgettering, planning en vooruitzichten
• Ondersteuning voor het planningsproces en cycli van planning.
Het moet de FOD Financiën in staat stellen een jaarlijks budget voor werkmiddelen te genereren (zijnde een overzicht met alle geschatte inkomsten die de FOD Financiën verwacht te zullen ontvangen, samen met een lijst met de bedragen van alle geschatte kosten en uitgaven die zullen voorkomen uit het dagelijkse functioneren van de FOD).
Daarnaast biedt een dergelijke software mogelijkheden om een projectie te maken van verwachte inkomsten en uitgaven over drie- tot vijf jaar.
What-if modellering moet de impact meten op basis van verschillende scenario’s.
3 Supply Chain Planning
Supply Chain Planning biedt ondersteuning voor strategische planning, besluitvorming en optimalisering in het domein van vraag en aanbod.
Het biedt inzichten om vb. de voorraad te kunnen minimaliseren, zonder de dienstverlening naar de burger te hypothekeren.
Gewenste functionaliteit:
• Demand planning behandelt complexe voorspellingen rond de vraagzijde, inclusief de budgettaire aspecten.
• Supply planning biedt mogelijkheden een geïntegreerd plan te ontwikkelen om leveringen te optimaliseren (vb. qua aankoop, verwerking, distributie en transport).
• Lifecycle management creëert inzichten m.b.t. planning en vooruitzichten van de levensloop van produkten (vb. het plannen van in- en uitfaseren van produkten).
Daarnaast biedt een dergelijke software mogelijkheden om een projectie te maken over langere periodes, terwijl ‘What-if’ modellering de impact berekent en dit aan de hand van verschillende scenario’s.
4 Program Portfolio Planning
Het succes van een onderneming hangt niet af van één project, maar van elk project en een project is maar een success indien ze de waarde levert die het beoogde.
Het plannen en beheren van de totale projectenportefeuille voor de FOD Financiën is dan ook een belangrijk element in de strategische planning van de FOD en wordt vooral bij de PMO Stafdiensten uitgevoerd en opgevolgd.
Eén van de belangrijkste uitdagingen hierbij vormt het aligneren van de doelstellingen van de vraagzijde (de ‘business’) met het aanbod (ICT, P&O en andere stafdiensten).
Een goede synchronisatie stelt het management van de FOD immers in staat om een onderbouwde strategie uit te werken, de budgettering correct op te stellen en de waarde te meten die de projecten opleveren in de business. Om het management in staat te stellen hun veelvoud van programma’s en projecten in perspectief te bekijken t.o.v. de te verwachten resultaten en gebruikte middelen, en ze te beheren en te controleren, dan zal dit moeten worden ondersteund door een toepassing die meer te bieden heeft dan de klassieke project management tools.
Een project portfolio planning tool (ook soms aangeduid als Enterprise Project Management tools) moeten hier de juiste ondersteuning bieden.
Een dergelijke toepassing mikt ondermeer op volgende doelstellingen:
• Het opvolgen en beheren van de kosten en baten van programma’s en projecten;
• Het toewijzen van de juiste middelen aan het juiste programma en project;
• Het gebruiken van de kostenelementen uit de analytische boekhouding in het beheer van programma’s en projecten;
• Het herhaalbaar maken van succesvolle projecten door hergebruik van ‘best practices’ in het plannen, organiseren en meten van projecten en programma’s;
• Het continu kunnen opvolgen en evalueren van de performantie van de initiatieven t.o.v. de gewenste doelstellingen.
• Enz.
5 Trend Analyse
In een dergelijke toepassing worden representatieve historische gegevens worden gebruikt om patronen te detecteren en deze patronen te extrapoleren naar huidige en toekomstige resultaten toe.
Deze trends worden dan als element meegenomen in de strategische planning van de FOD Financiën.
3 Beheer FOD Financiën
Figuur 19 : Situering van ‘Beheer FOD Financiën’ in het Applications Framework van de FOD Financiën
1 MIS/EIS
In de operationele business applicaties van de FOD Financiën (zoals in het systeem voor geïntegreerde verwerking, ERP, e.a.) wordt elke transactie verwerkt volgens de ‘business rules’ van het systeem. Aanpassingen aan de werkmethodes vergt een aanpassing aan de parametrisatie van het systeem.
Monitoring van de operationele taken gebeurt hier om een status te krijgen van de actuele verwerkingen, waarvan de resultaten kunnen worden vergeleken met doelstellingen die vooraf werden bepaald.
Een analytische omgeving daarentegen (zoals vb. een MIS of EIS systeem) vult een operationeel systeem aan (begint dus daar waar de mogelijkheden van een bedrijfsapplicatie eindigt).
Onder deze noemer brengen we dus een aantal analytische applicaties samen die de gebruiker moet bijstaan in het raadplegen en het uitvoeren van analyse op de beschikbare informatie (zowel in de voorgestelde systemen voor de Stafdiensten, als op de operationele systemen die zijn vermeld in het Coperfin1 ICT Boek en op externe informatiebronnen).
Deze applicaties helpen de gebruiker bij het raadplegen, analyseren en interpreteren van data door het genereren van profielen, segmentaties, analyses en rapporten.
Een analytische applicatie zoals MIS (Management Information Systems) geeft informatie over de processen binnen de FOD Financiën.
Door middel van het genereren van rapporten, grafieken en het gebruiken van performantie-indicatoren hebben de gebruikers de mogelijkheid om de processen te evalueren en bij te sturen.
MIS-applicaties maken gebruik van informatie met betrekking tot de verschillende diensten en administraties binnen de FOD Financiën en worden gevoed vanuit de operationele data, ERP-modules, data marts of data warehouses.
Voor de stafdiensten bieden de MIS-applicaties ondersteuning door rapporten en grafieken te generen over informatie die gebruikt wordt voor het beheren van de FOD Financiën. Daarbij bestaat de mogelijkheid om na te gaan wat de invloed is van bepaalde beslissingen op de performantie en werking van de FOD Financiën, door het aanpassen van parameters.
EIS-applicaties (Executive Information Systems) omvatten dezelfde functionaliteiten als MIS-applicaties, waarbij de rapportering op een hoger (minder gedetailleerd) niveau gebeurt.
Andere analytische toepassingen kunnen binnen ditzelfde kader worden toegevoegd, zoals bv. om kwantitatieve economische analyses uit te voeren (Stafdienst S&D).
In het kader van de bestaande Federale initiatieven (FEDCOM, eHR) is het niet ondenkbaar dat ook hier specifieke hulpmiddelen en ‘best practices’ worden aangereikt via de horizontale FOD’s.
Bestaande initiatieven bij de FOD Financiën (vb. performantiemeting) zullen dan bij gelegenheid moeten worden geplaatst ten opzichte van deze nieuwe realiteit.
2 HR Management (ERP)
Een HRM-module van een ERP-pakket kan best omschreven worden als een applicatie die toelaat om de processen en verrichtingen in verband met Human Resources te automatiseren. Op die manier kan de efficiëntie en effectiviteit ervan verhoogd worden. Ook kan dergelijke applicatie een omgeving creëren waarin de aandacht van de HR-medewerkers verlegd kan worden van de louter administratieve taken naar activiteiten met meer toegevoegde waarde:
[pic]
Figuur 20 : De eHR applicatie zal een belangrijke rol spelen in het kader van de transitie naar de nieuwe HR functie
Uit de BPR P&O werd een gedetailleerde lijst van gewenste functionaliteiten ingediend die een beeld schetst voor een geïntegreerd systeem voor het beheer van HR, Opleidingen, Competentiemetingen, Tijdsbeheer, Tijdsregistratie, enz.
Deze modules voor Human Resources Management (HRM) kunnen deel uitmaken van een ERP omgeving.
De directie eHR van de FOD P&O maakt in haar managementplan een uitgesproken keuze om eHR te implementeren via een module van een (later te bepalen) ERP-pakket.
Gezien het nauw overleg met de FOD P&O i.v.m. ondermeer het eHR initiatief, is het ook hier wenselijk dat de architectuur rekening houdt met Federale initiatieven (FOD P&O, Selor,…).
Dit is in overeenstemming met het beleid dat vanuit de federale overheid wordt gestuurd. We citeren hieromtrent uit het managementplan van de FOD P&O, directie eHR:
« Les projets d’initiative fédérale (ex: mise en œuvre d’un outil HR partagé):
Le projet principal actuel vise la mise en œuvre d’un outil de support pour l’automatisation de certains processus liés à l’administration du personnel et à la gestion des ressources humaines (dans un premier temps au sein d’un premier groupe de SPF, étendu par la suite à d’autres SPF ainsi que l’ajout de nouvelles fonctionnalités (ex: gestion de carrière, succession planning,…) et enfin, étendu à d’autres entités telles que les parastataux, la Poste, la SNCB,…) »
In het managementplan van de FOD P&O worden hun behoeften als volgt samengevat:
[pic]
Figuur 21 : Context van het eHR initiatief van de FOD P&O
Dergelijke HRM modules kunnen dan typisch voor de volgende functionaliteit ingezet worden:
• Personeelsadministratie op basis van centrale gegevens die online beschikbaar zijn
• Selectie en recrutering
• Competentiebeheer, Training en Evaluatie
• Loopbaanbeheer
• Loonadministratie en extra voordelen
• Beheer van de werkuren
Voor elk van deze aspecten kunnen gedetailleerde drill-down rapporten gegenereerd worden.
Tegenwoordig voorzien de leveranciers van dergelijke applicaties veel aandacht aan het zelfbedieningsprincipe, waarbij individuele werknemers op een proactieve wijze aangemoedigd worden om informatie online aan te leveren of op te zoeken.
1 Financiële modules (ERP)
In het kader van de mogelijke implementatie van de financiële modules van een ERP omgeving voor de Federale overheid werd een voorstudie uitgevoerd (FEDCOM).
Alhoewel de resultaten uit deze voorstudie niet onmiddellijk de volledige scope zou invullen van de Stafdienst B&B (vb. analytische boekhouding), toch werden belangrijke onderdelen uitgetekend (invoering van de dubbele boekhouding en budgetcontrole):
• Uitbouw van een boekhoud-technisch kader en openingsbalans
• Algemene en budgettaire boekhouding inclusief afsluiting
• Consolidatie van de rekeningen om te komen tot een globaal beeld van de financiële toestand van de staat
• Budgetopmaak en budgetopvolging voor de federale overheid
• Beheer van de (niet-fiscale) inkomsten vanaf de invoer van het recht
• Beheer van de uitgaven (incl. onkostennota’s)
• Geldbeheer: betalingsverkeer en informatie-uitwisseling met de financiële dienstverleners
• Rapportage op basis van de financiële informatie in de boekhouding:
o Verplichte rapportage
o Beleidsondersteunende rapportage
o Rapportage gericht op controle
o Efficiëntierapportage
Een aandachtspunt bij de invulling van de behoeften voor de Stafdiensten is het vastleggen van de verhouding tussen de financiële modules in:
• een ERP omgeving enerzijds (boekhouding, financiële controle, beheer van de uitgaven, enz.), en
• een systeem voor geïntegreerde verwerking (Coperfin1) anderzijds.
Om de samenwerking tussen een systeem voor geïntegreerde verwerking voor de FOD Financiën in het ERP systeem voor boekhouding en budgetopvolging (via FEDCOM mogelijk voor het algemeen bestuur van de federale overheid) te bepalen is het wenselijk dat deze relatie gedetailleerd wordt uitgewerkt, waarbij volgende uitgangspunten belangrijk zijn:
• Tegemoet komt aan de wensen van de pijlers van de FOD Financiën en B&B,
• Maximaal realiseren van de Coperfin processen waarbij de ontvanger alle gedetailleerde informatie heeft m.b.t. de fiscale schulden van belastingplichtigen,
• Streven naar een minimale redundantie van functionaliteiten en gegevens op beide systemen,
• Streven naar een maximale gebruiksvriendelijkheid (integratie mag geen ongewenste effecten vertonen voor de efficiëntie van de gebruikers van de FOD Financiën).
Als we er van uit gaan dat de gedetailleerde opvolging van de individuele transacties van de fiscale ontvangsten per belastingplichtige (op het niveau hulpdagboek) een kerntaak is van de pijler B&I, terwijl de boekhouding en budgetopvolging van de federale overheid de fiscale ontvangsten opvolgt per type belasting, dan is het evident dat:
• de opvolging van de fiscale ontvangsten in detail plaats vindt in het Geïntegreerd Systeem voor Belastingen van de FOD Financiën,
• het financiële ERP platform via de nodige interfaces wordt voorzien van de nodige gegevens op geaggregeerd niveau per type belasting (op grootboekniveau en geaggregeerd begrotingsniveau)
Anderzijds zou het denkbaar kunnen zijn dat de volledige opvolging van niet-fiscale ontvangsten daarentegen plaats vindt in het ERP-systeem (en dit voor alle betrokken FOD’s).
Omdat deze vorderingen nadien toch worden doorgegeven naar Domeinen (binnen de pijler PD van de FOD Financiën), is het gewenst dat Domeinen voor de verdere invordering van deze niet-fiscale rechten dan met het ERP-systeem werkt.
Hiernavolgend schema is een voorbeeld dat aantoont hoe de beide platformen elkaar zouden kunnen aanvullen (de integratie zal uiteraard in detail moeten worden geanalyseerd):
[pic]
Figuur 22 : Integratie FEDCOM en het Geïntegreerd Systeem voor de verwerking van belastingen
In het kader van de centralisatie van de binnenkomende en uitgaande betalingen door de thesaurie zou het ERP systeem fungeren als exclusieve interface naar de Financiële Post, waarbij alle uitgaande betalingen van de FOD Financiën naar het ERP platform worden getransfereerd en het ERP platform de betalingsgegevens van de Financiële Post die betrekking hebben op fiscale postrekeningen doorgeeft naar het systeem voor geïntegreerde verwerking.
Door het consequent implementeren van de principes van de authentieke bron in zowel het systeem voor geïntegreerde verwerking als het ERP systeem kan dan worden vermeden dat stamgegevens moeten worden uitgewisseld tussen beide platformen.
Eenzelfde studie zal moeten duidelijk maken op welke wijze de integratie moet worden aangericht bij de pijler Patrimonium Documentatie.
Een dergelijke ontwerp voor integratie zal aan bod komen voor elk stuk van de architectuur van de FOD Financiën die een administratie of een FOD overschrijdt (denken we zo vb. ook aan het proces 39 ‘Levering en Distributie’).
Er wordt tijdens de bespreking opgemerkt dat het spoedig verderzetten van het federaal ERP-programma (FEDCOM) van cruciaal belang is voor het naar behoren uitvoeren van de taken van de stafdienst B&B. In dit opzicht zou de stafdienst B&B van de FOD Financiën als pilootimplementatie voor de federale overheid kunnen optreden.
2 Supply Chain Management (ERP)
ERP-modules voor Supply Chain Management (SCM) kunnen de Stafdiensten ondersteunen bij het uitvoeren van de logistieke activiteiten.
Supply chain management gaat over het optimaal beheer van de logistieke stromen en productiemiddelen. Men onderscheidt voor wat betreft supply chain management onder andere volgende functionele groeperingen binnen dergelijke module:
• Materiaalbeheer
o Beheer van de stamgegevens over de artikelen die worden aangekocht, verkocht, gebruikt of verbruikt binnen de organisatie
• Logistiek
o Organisatie en planning van het transport en verplaatsingen van goederen
Gezien de FOD Financiën geen kernactiviteiten heeft die te maken hebben met ‘productie’ zal, voor wat betreft SCM, een verdere analyse moeten bepalen welke modules moeten worden geïmplementeerd om de Stafdiensten te ondersteunen (vb. in verband met het proces 6: ‘Levering en Distributie’ uit Coperfin1).
Indien deze omgeving het consolidatiepunt wordt voor alle ‘produkten’ (brochures, uittreksels (al of niet tegen betaling), briefwisseling, enz.) die aan burgers worden verzonden (implementatie van Coperfin1 proces39: “Levering en Distributie”[8]), dan zal de integratie van deze modules met applicaties uit Coperfin1 (vb. het systeem voor geïntegreerde verwerking, CRM-applicaties) van bij het begin moeten worden bestudeerd.
3 Facility Management (ERP)
Facility management software kan de FOD Financiën helpen bij het integraal plannen, realiseren en onderhouden van de huisvesting.
Een applicatie voor het ondersteunen van het beheer van de gebouwen en uitrusting heeft typisch volgende functionaliteiten:
• Toekennen van kosten voor het beheer aan afdelingen binnen de organisatie, evenredig met de gebruikte fractie
• Financiële benchmark van de kosten van de verschillende gebouwen (kost per m2, kost per gebruiker,…)
• Facility kalenderbeheer: Genereren van waarschuwingsberichten vóór het verstrijken van lease- of huurcontracten, of hun opties
• Globale database met informatie over alle gebouwen en lokalen
• CAD-plannen en foto’s van de gebouwen geïntegreerd in dergelijke database, al dan niet met opname van alle netwerken en bekabeling
• Lange-termijnplanning van noden op het vlak van gebouwen, en het beheer van verhuizingen (inclusief de voorbereiding van de verhuis van meubels, uitrusting en personeel)
• Inventarisbeheer van kantooruitrusting, aan de hand van barcodetechnologie
• Planning van het gebruik van ruimte
• Beheer van noodplannen
• Inplannen, prioritiseren, opvolgen, documenteren en evalueren van werkorders
• Link van informatie over werkorders naar een contact center;
• Mogelijkheid tot opvolgen van werkorders op basis van ESS[9]-principe (wat als een G2E interactie wordt beschouwd);
• Werkploegen zorgen voor updates over uitgevoerde opdrachten via mobiel toestel (vb. PDA).
De gegevens over de lokalen en gebouwen zal uiteraard moeten worden gelinkt aan de HR toepassing.
Op die manier kan de locatie van een persoon (ambtenaar) accuraat bijgehouden worden (bijvoorbeeld voor noodplanning of bij het plannen van een verhuis).
Op basis van verdere analyse kan de gewenste ICT-functionaliteit voor facility management nauwkeuriger in kaart gebracht worden en kan gekozen worden voor één gespecialiseerde software (met links naar ERP voor onder meer de boekhoudkundige aspecten en het asset management), of voor een module van het ERP-pakket die dergelijke functionaliteit ook in grote mate verzorgt.
4 Asset Management (beheer van vaste activa)
Een applicatie, of (ERP)-module, voor het beheer van vaste activa[10] (i.e. rollend materieel, informatica-uitrusting, machines en meubilair), en dit zowel op het financiële als op het logistieke vlak, kan de FOD Financiën helpen bij:
• Het berekenen en boeken van afschrijvingen op basis van gedetailleerde informatie per activum (aanschafwaarde en –datum, afschrijvingsduur,…)
• Het toekennen van afschrijvingen aan posten uit de analytische boekhouding
• Het localiseren van activa, en het bijhouden van de verantwoordelijke ervoor
• De inventarisopname
• Het registreren van interne transfers van activa
De voorkeur van de werkgroepen B&B en S&L van de FOD Financiën gaat uit naar een toepassing voor zowel het logistieke als het boekhoudkundige beheer van Vaste Activa die integraal deel uitmaakt van het ERP-pakket dat door het Fedcom project wordt bestudeerd.
Deze oplossing biedt dan immers het voordeel:
• dat alle beschikbare gegevens van nieuw aangekochte activa, automatisch en zonder dubbele invoer van gegevens, beschikbaar komen in een “vaste activa module”;
• dat alle berekende afschrijvingen automatisch en zonder dubbele invoer van gegevens, beschikbaar komen in een algemene en analytische boekhouding;
• dat de FOD B&B in eenzelfde ERP-toepassing ook een module vaste activa kan aanbieden als logische verbinding tussen een module voor het beheer van de aankopen, en een module voor het beheer van de boekhouding.
• dat een geïntegreerde en eenvormige oplossing kan voorgesteld worden, ook voor de andere FOD’s die dergelijke behoefte hebben. Dit vermijdt dat individuele FOD’s afzonderlijke en misschien uiteenlopende oplossingen uitwerken en overlappende investeringen maken.
5 Fleet management
Voor het beheer van het wagenpark van de FOD Financiën kan beroep gedaan worden op een applicatie die hier specifiek voor op de markt gebracht wordt.
Eventueel kan de inzet van dergelijke software in een federaal kader (FOD-overkoepelend) gebeuren.
Hieronder geven we een overzicht van functionaliteit die dergelijke paketten typisch bieden:
• Ondersteuning van zowel personen- als vrachtwagens, lease-, koop- en huurwagens
• Koppeling met boekhouding
• Toekennen van kosten (onderhoud, leasing, verzekering, taksen,…) aan de afdelingen die gebruik maken van de voertuigen
• Afstand- en prijsberekenen voor trajecten
• Opsporen afwijkingen kilometerprijs en verbruik
• Opvolgen van kosten per type kost, per maand, per voertuig,…
• Beschikbaarheid opvolgen
• Kalenderbeheer (technische controle, preventief onderhoud, aflopen leasecontract,…)
• GPS plaatsbepaling & datacommunicatie met voertuigen
• Dienststaten per voertuig of per bestuurder
• Kwaliteitsgrafieken per bestuurder
Afhankelijk van de noden, kan een functionaliteit zoals die voor het onderhouden van het wagenpark uitgebreid worden naar het machinepark (copieerapparaten, hardware,…) en de uitrusting. In dat licht valt ook het gebruik van een onderhoudsmodule van een ERP-pakket te overwegen.
5 Aankoop- en contractenbeheer
Figuur 23 : Situering van Aankoop- en Contractenbeheer in het Application Framework van de FOD Financiën
Onder deze categorie hebben we 3 modules samengebracht:
• Supplier Relationship Management
• Contract Negotiation
• Contract Management
Voor het realiseren van aankopen en voor contractonderhandeling en –beheer heeft de FOD Financiën vooral nood aan de volgende functionaliteiten:
• Beheer en statusopvolging van afgesloten contracten
• Analyse van de bestellingen en bestedingen
• Aankoopbeheer
o Ondersteuning van de flow van aankopen van goederen en diensten, van bestelaanvraag tot ontvangst van de factuur.
o Leveranciersbeheer en de verscheidene stappen in de aankoopprocedure (bestelaanvraag, bestelbon, ontvangst goederen/levering diensten, ontvangst factuur/credit nota) worden hier gemodelleerd.
• Beheer leveranciers
o Leveranciersevaluatie (informatie over contracten uit het verleden, feed-back van gebruikers, marktinformatie)
o Leveranciersboekhouding
o Boekhoudkundig verwerken en voorbereiden van de betaling van de leveranciersfacturen
• E-commerce toepassingen (B2B)
• Opstellen van een catalogus van materialen die door de ambtenaren besteld kunnen worden (bijvoorbeeld kantoormateriaal)
De hierboven beschreven applicatie moet zeker rekening houden met de specifieke vereisten gesteld door de uitgebreide bepalingen van de aanbestedingsprocedure voor overheidsopdrachten.
In verband met het beheer van kontrakten vermelden we ook dat het beheer van SLA en OLA-kontrakten met interne en/of externe dienstverleners hier zeker niet uit het oog mag worden verloren.
Met betrekking tot het aankoopproces via openbare aanbestedingen, mag een mogelijke integratie met bestaande federale initiatieven niet uit het oog verloren worden (initiatieven opgestart door FOR & ABA[11], JEPP).
Met het oog op meer transparantie en efficiëntie in het kader van de overheidsopdrachten is JEPP (Joint Electronic Public Procurement) een middel voor de aanbestedende diensten om hun aankondigingsberichten op te maken en deze elektronisch over te maken aan de officiële publicatieorganismen:
• het Publicatieblad der Europese Gemeenschappen (PBEG)
• het Bulletin der Aanbestedingen (BDA).
Tegelijkertijd wordt deze informatie en eventueel de bestekken met de aanverwante documenten op het internet geplaatst ().
Algemene informatie over de aanbestedende diensten en specifieke technische notities kunnen eveneens worden gepubliceerd.
De firma’s kunnen zich gratis registreren en een interesseprofiel invullen waardoor JEPP hen automatisch via e-mail zal verwittigen van de nieuwe opportuniteiten die aan de opgegeven criteria beantwoorden.
De firma’s die dit wensen worden automatisch op de hoogte gebracht van eventuele errata aan de documenten die zij hebben gedownload.
De aanbestedende diensten kunnen JEPP eveneens gebruiken voor de notificatie van de selectie, de uitnodiging tot offerte of de publicatie van documenten (bvb. het verslag van de informatiezitting).
Een piramidale architectuur van websites (een nationale gemeenschappelijke portaal, een portaal op niveau publiekrechtelijke persoon en een site op niveau aanbestedende dienst) leidt dit alles in goede banen.
Opmerking bij JEPP:
• JEPP publiceert enkel de opportuniteiten van de aanbestedende diensten die zijn aangesloten bij JEPP. JEPP ging op 6 januari 2003 van start met de volgende aangesloten Federale diensten:
• FOD Defensie
• FedICT
• Regie der Gebouwen
• FOD Kanselarij van de Eerste Minister.
• Enkel de berichten die door de wetgeving zijn voorzien bevinden zich op JEPP (zo vb. bevindt een bericht van prospectie zich niet op JEPP).
• Voor de niet aangesloten diensten dient u voorlopig de vroegere kanalen PBEG en BDA te blijven gebruiken
Op termijn wil men via JEPP ook de gunning van een opdracht ondersteunen en de indiening van offertes vergemakkelijken.
Meer concreet gaat het over :
JEPP Fase 2 : de elektronische aanbiedingen en de bekendmakingen[12]
• E-Bid (voor Electronic Bid) heeft tot doel het indienen van digitale offertes/kandidatuurstellingen in het kader van overheidsopdrachten mogelijk te maken. Twee types van systemen dienen in de plaats te worden gesteld :
o het gecentraliseerd systeem van ontvangst van de offertes/kandidatuurstellingen, dat de offertes/kandidatuurstellingen ontvangt en opslaat voor de uiterste datum van ontvangst. Dit systeem zal uitgebaat worden door een " Trusted Third Party ";
o de systemen voor opening van de offertes/kandidatuurstellingen, gedecentraliseerd bij elke aanbestedende overheid.
• E-Reg (voor " Electronic Registered Mail ") heeft een drieledig doel :
o enerzijds een systeem van aangetekende elektronische briefwisseling in plaats stellen, dat beantwoordt aan alle vereisten van de wetgeving op de overheidsopdrachten (E-RegOut);
o anderzijds de ontvangen mails registreren en er automatisch de ontvangst van bevestigen zoals vereist in dezelfde wetgeving (E-Regln);
o en uiteindelijk een aanwijzer voor inkomende en uitgaande elektronische briefwisseling installeren (E-Register).
De toepassing E-Reg zou overigens kunnen gebruikt worden in een breder kader dan dat van de overheidsopdrachten, zoals dat van de fiscaliteit of van de sociale zekerheid.
Het enig platform E-Bid en E-Reg zal normaal een nationale oplossing zijn, open voor alle Belgische aanbestedende overheden die zouden willen deelnemen.
JEPP Fase 3: Elektronische dossier:
• het project E-Cat dat als ambitie heeft een elektronische catalogus ter beschikking te stellen in het kader van de opdrachten met prijslijsten (kadercontracten met bestelbrieven)
• het project E-Fact dat tot doel heeft het afhandeling- en betalingsproces van de facturen te automatiseren.
6 CRM & Customer Support
Figuur 24 : Situering van CRM & Customer Support in het Applications Framework van de FOD Financiën
De generieke processen zijn geörienteerd op het beheer van de relaties met de klanten en de gebruikers.
Dit vertaalt zich concreet in het leveren van diensten, via verschillende kanalen, ter ondersteuning van deze relaties. De ICT behoeften voor deze processen wijken dan ook weinig af van deze in de lijnadministraties die – in het kader van Coperfin1 – de dienstverlening ondersteunen naar de burger: ook hier is het gebruik van CRM-applicaties opportuun.
De applicatiearchitectuur voor deze dienstverlening is opgebouwd uit applicaties om de performantie van de Stafdiensten en de tevredenheid bij de gebruikers en klanten van de Stafdiensten te verhogen.
Dit gebeurt door ondersteuning te bieden bij het aantrekken, ontwikkelen en in stand houden van relaties met de klant en gebruiker door het leveren van diensten.
De functionele modules van CRM-oplossingen maken het mogelijk om deze relaties te beheren.
De applicatiearchitectuur is opgebouwd uit 3 onderdelen:
• Interactiekanalen
• Interacties
• Analyse & Productontwikkeling
Alhoewel we hier verder integraal kunnen verwijzen naar de beschrijvingen m.b.t. de applicatiearchitectuur voor multikanaal dienstverlening in sectie 3.9.3 van het ICT Boek (Coperfin1), toch is het belangrijk te wijzen op een paar specifieke nuances die van belang zijn bij de invulling van deze ICT behoeften bij de Stafdiensten:
• De doelgroepen (gebruikers, klanten) van de Stafdiensten zijn in een aantal gevallen verschillend aan die van de operationele diensten: de klemtoon ligt hier vb. meer op de ondersteuning van de ambtenaar (vb. P&O) dan op de burger.
• Voor de implementatie van de processen ‘Klantenbeheer’ en ‘Interne Dienstverleningsmodellen’ is het gewenst dat de CRM-toepassingen zo worden ontworpen dat ze toelaten om de afspraken m.b.t. dienstverlening (opgenomen in Service Level Agreements) op te volgen.
Dit moet toelaten om (al of niet m.b.v. MIS tools) de performantie van de dienstverlening aan te sturen en op te volgen.
• Gezien de specificiteit van de dienstverlening door bepaalde Stafdiensten, is het niet uitgesloten dat dit leidt tot de selectie van verschillende ‘software packages’ binnen de schoot van de FOD Financiën. De afweging in hoeverre een ‘one size fits all’-oplossing zin heeft voor de FOD Financiën zal zich typisch baseren op verschillende criteria (doelgroepen, integratie van processen, schaalvoordelen, functionaliteit, ondersteuning, enz.).
Zo is het vb. niet ondenkbaar dat de ICT Stafdienst voor de invulling van haar processen, gebruik zal willen maken van een specifieke ICT Help Desk oplossing, waarbij er moet worden voldaan aan specifieke vereisten:
o Conform de gekozen methodologie (vb. ITIL, CMMI)
o Maximaal geïntegreerd in een Enterprise Systems Management omgeving (waarbij vb. de bedrijfsapplicatis of systemen een interactie kunnen aangaan met het ‘CRM’ pakket)
o Gespecialiseerde kennissystemen zijn geïntegreerd (vb. regelgebaseerde scripts)
o Nadruk op het beheer van SLA’s en OLA’s
Bij het ontwerpen van oplossingen om het thema ‘Multikanaal dienstverlening’ (Coperfin1) te kunnen realiseren, zal de FOD Financiën graag willen nagaan op welke manier de processen 49, 50 en 51 van de Stafdiensten kunnen worden meegenomen en geïntegreerd.
Het is duidelijk dat, gezien de gelijkenissen met de processen bij de lijnadministraties, afhankelijkheden en mogelijkheden voor synergie moeten worden bestudeerd.
7 Leerapplicaties
Figuur 25 : Situering van Leerapplicaties in het Application Framework van de FOD Financiën
Leerapplicaties ondersteunen de FOD Financiën in het opbouwen van de nodige competenties (vb. kennis, vaardigheden en gedrag) voor het uitvoeren van haar kernactiviteiten.
Het introduceert een virtuele campus die toelaat om deelnemers in te schrijven en elke deelnemer te volgen gedurende zijn volledige opleiding en biedt de Stafdienst P&O een aantal functionaliteiten:
• Gedetailleerde statistieken omtrent alle deelnemers: bekomen resultaten, tijd nodig om cursus te volgen, wie heeft deelgenomen aan welke cursus, enz.
• Resultaten voor elke deelnemer, planning voor volgende cursussen.
• Toegangscontroles te organiseren volgens de rol (deelnemer, lesgever, beheerder, enz.)
• Uitvoeren van steekproeven bij deelnemers.
• Opstellen van gepersonaliseerde leertrajecten voor individuele ambtenaren en op groepsniveau.
De applicaties bestaan uit een simulatietool waarmee rollenspellen en andere interactieve oefeningen kunnen ondersteund worden. Ook bij het ontwikkelen van een strategie en dienstverleningsmodellen wordt er gebruikt gemaakt van simulaties om inzichten te genereren in toekomstige behoeften van klanten. Deze simulatietool is een onderdeel van de leerapplicaties.
Verder biedt het een basis voor e-learning waarbij gepersonaliseerde training kan aangeboden worden inclusief, evaluatie, coaching, enz.
Voor het verspreiden van (nieuw) ontwikkelde leermethodes wordt het proces reglementering en werkprocedures onderbouwd door leerapplicaties. Deze kunnen intern als extern aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld.
Op basis van de input van ICT Behoeften van de Stafdienst P&O, kunnen we stellen dat de volgende functionaliteit moet kunnen worden aangeboden:
|SIMULATIE |
|Software simulatie |Een software pakket dat op een interactieve wijze en gebaseerd op een |
| |onderliggend model een bepaald fenomeen, een omgeving of een ervaring |
| |opnieuw aanmaakt of simuleert. |
|Interactieve oefening |Onder interactieve groepen verstaan we onder meer het opdelen in groepen |
| |die brainstormen over een bepaald onderwerp, maar ook het vragen van |
| |feedback of ervaringen over een zeker onderwerp aan het publiek. |
|Rollenspel simulatie |Rollenspel voor groepen en voor individuen. |
|Kwantitatieve simulatie |De gebruiker kan een zeker aantal input variabelen veranderen. Door te |
| |bekijken hoe dit de doelstelling(en) beïnvloedt, kan de gebruiker leren |
| |over de interacties tussen de input variabalen en de doelstelling(en), |
| |negatieve lussen, positieve lussen, ... |
|Web simulatie |Inclusief online labo's. |
|OPLEIDING |
|Evalueer training |Voorzie in feedback via mail, verzoek feedback via vragenlijsten, … |
| |(Voorzie bijhouding van een calender opdat men bijvoorbeeld een reminder |
| |kan sturen naar diegenen die hun feedback nog niet hebben doorgestuurd |
| |binnen een bepaalde termijn) |
|E-learning |zowel intranet als internet opleidingen |
|Gepersonaliseerde |Aanmaak van gepersonaliseerde pagina's gebaseerd op het gebruikersprofiel. |
|training |Lijst van reeds afgewerkte trainingen, alsook van trainingen die nog niet |
| |beëindigd werden (vb. Persoonlijke portal). Link met het POP voorzien. |
|Kennisbeheer |Opdoen van kennis door het implementeren van sjablonen die kunnen gebruikt |
| |worden door een grote groep van content contributors. Stel |
| |gebruikersgemeenschappen op. |
| |(Bvb. 'Kennis Gele Gids') . |
|Zoeken van opleidingen |Zoekfunctie die een antwoord geeft aan een medewerker op een |
| |opleidingsbehoefte (het systeem geeft weer welke opleidingen beschikbaar |
| |zijn om aan een bepaalde behoefte te voldoen) |
|Virtueel klaslokaal |Een opleiding- en leeromgeving in een computer overbrengings- communicatie |
| |systeem. |
|Labo's |Hands-on activiteiten. |
|Interactieve cd-rom |Interactieve CBT (waarbij oefeningen direct resultaat weergeven, waarbij de|
| |persoon zelf keuze kan maken tussen hoofdstukken, waarbij de snelheid en |
| |moeilijkheidsgraad van de cursus aangepast is aan die van de cursist, …) |
|Web cast / multicast |Maak gebruik van het internet om informatie beschikbaar te stellen. |
|ESS |Raadplegen van het totale opleidingsaanbod (Lijsten kunnen dynamisch |
| |gecreëerd worden dmv een zoekpagina, die toestaat opleidingen op te sporen |
| |op basis van titel, onderwerp, business process area, ...) |
| |Raadplegen van specifieke informatie inzake de opleiding (korte |
| |beschrijving inhoud, duur, programma, agenda, daa, contactpersonen, |
| |opleidingsinstelling, …) |
| |Inschrijven voor een opleiding |
| |Raadplegen van het trainingscurriculum |
| |Raadplegen en updaten van het persoonlijk trainingsverleden |
| | |
| |Cockpit: wie/wat/hoe/wanneer/waar/hoeveel |
| | |
| |Workflow: sturen van het proces (toekennen opleidingen, resultaten |
| |opleidingen, ...) |
|REFERENTIE |
|Voorzie in aangepaste |Voorzie in mailto-links (bijvoorbeeld bevestiging van deelname aan een |
|ondersteuningsdiensten |opleiding aan de cursisten), formulieren, FAQ |
|Beschikbare middelen |Voorzie in links naar elektronische versies van documenten. |
|ESS |Indienen van een aanvraag (registratie van syndicale vragen met mail-to |
| |links) |
| | |
| |Indienen van aanvragen |
| | |
| |Beheer van de SIPPT gegevens |
| | |
| |Mogelijkheid voorzien om vragenlijsten of tevredenheidsenquêtes af te |
| |nemen, met mogelijkheid tot al dan niet volledige anonimitiet, waarop men |
| |gemakkelijk grafieken en statistieken kan opmaken |
| | |
| |Communicatie naar bepaalde doelgroep op individu inzake personeelsbeheer |
8 Work Management
De categorie “Work management” bevat een aantal applicaties die behulpzaam zijn bij het organiseren en coördineren van activiteiten, tijd en middelen.
[pic]
Figuur 26 : Situering van de categorie “Work Management” in het Applications Framework
1 Tijdsregistratie
Voor het registreren van de tijdsbesteding kan bijvoorbeeld een toepassing met badge en/of prikklok instaan voor het capteren van de gegevens. De gebruikers kunnen verder, bij voorkeur in een self-service mode, voor hen nuttige gegevens opvragen (bijvoorbeeld saldo) en bepaalde kalendergegevens bijwerken (bijvoorbeeld verlofplanning).
Uiteraard is het hier wenselijk om synergie na te streven op het vlak van fysieke toegangscontrolesystemen (al of niet op federaal vlak).
2 Scheduling & Resource Management
Vanuit verschillende Stafdiensten wordt de behoefte geformuleerd om resources (mensen, vergaderzalen, parking, projector, enz.) te kunnen plannen en beheren.
Ook uit de Coperfin1 BPR kwam deze wens duidelijk naar voor.
Een algemene Scheduling & Resource Management oplossing voor de FOD Financiën invoeren beoogt verschillende doelstellingen:
• Middelen toewijzen aan taken
• Beschikbare competenties zoeken
• Elektronische agenda van medewerkers beschikbaar stellen
• Optimaliseren van dienstverlening (vb. onthaal, contact center)
• Opvolgen van tijdsbesteding
• Enz.
Het is evident dat de invoering van een dergelijk systeem impliceert dat de authentieke bron m.b.t. de elementen ‘tijd’ en ‘scheduling’ zal moeten worden geïnstalleerd voor alle resources (mensen, roerende en onroerende goederen) die men kan/wil delen.
Een dergelijke geïntegreerde aanpak zal grote betrokkenheid vereisen van de Stafdiensten P&O en S&L.
3 Document en content management
Document- en content management systemen ondersteunen de ganse levenscyclus van een document (zowel qua structuur, inhoud als presentatie) en dit van bij de creatie tot en met de archivering.
De volgende stappen kunnen iteratief doorlopen worden :
• Documenten worden gecreëerd (authoring)
• Documenten worden gevalideerd en herwerkt (review)
• Documenten worden formeel & informeel goedgekeurd (approval cycle)
• Documenten worden vrijgegeven en gedistribueerd en verspreid via verschillende kanalen naar een breder publiek (release)
• Documenten worden gearchiveerd wanneer hun “gebruik” beneden een bepaald niveau daalt (archival)
Een document en content management systeem zorgt voor een centraal beheer van dit proces. Het dwingt de gebruikers een bepaald (kwaliteits-)proces te volgen. Zo kan het er vb. voor zorgen dat alle documenten en content voldoen aan de standaarden in verband met de stijl en het imago van het bedrijf.
Bovendien maakt ook het hergebruiken van content makkelijk. Zo wordt de creatie van documenten veel eenvoudiger omdat de structuur, componenten (logo, paragrafen, enz.) en de layout kan worden ‘ge-erfd’ van een document van hetzelfde type. Dit verhoogt de dienstverlening naar klanten toe want het geeft een beeld van de professionaliteit van haar diensten.
Ook het vertalen van documenten wordt eenvoudiger omdat de vertaler geen nieuwe documenten hoeft te maken: er is maar één algemeen document en in functie van de taal wordt een bepaalde versie van een paragraaf op de juiste plaats in het document geplaatst.
De meeste documentmanagement systemen leveren bovendien een aantal specifieke functionaliteiten zoals daar zijn : indexering en zoek-functionaliteit (searching), document beveiliging, workflow, versiebeheer, check-in/check-out functionaliteit, “grafische” opmaak en manipulatie,... .
Een belangrijke functionele vereiste is dat het aanmaken en beheren van documenten vanuit een “gedistribueerd-collaboratief” concept moet mogelijk zijn. Dit wil zeggen dat verschillende betrokken medewerkers tegelijkertijd en op een eenvoudige manier moeten kunnen deelnemen in de opmaak, en/of het beheer van een document, onafhankelijk van hun fysische locatie en hun access methode
Aanmaak van documenten.
Vanaf het ogenblik dat het document aangemaakt is moeten alle belanghebbenden de inhoud van het document kunnen raadplegen vanuit de specifieke “werkplek”.
De auteur kan de rechten (lezen, updaten, verwijderen) van de belanghebbenden op het document zowel in algemene termen als op individueel niveau (profiel) beheren.
Review en Approval van documenten
Eens het document aangemaakt is gaat het meestal doorheen een iteratieve nazichtsprocedure. Dit geeft aanleiding tot een reeks wijzigingen/commentaren en/of voorstellen tot wijziging/commentaren.
Vervolgens gaat het document doorheen een goedkeuringsprocedure (approval).
De motivatie van deze beslissing dient gedocumenteerd en aan het document toegevoegd te worden
Een integratie met e-mail en Groupware platform kan bijdragen tot het automatiseren van de initiële distributie van het document, de routing naar de verschillende reviewers en naar de approvers, heen en terug.
Vrijgave en Distributie van documenten
Van het ogenblik dat een finale versie goedgekeurd is wordt deze vrijgegeven en verdeeld naar een breed publiek, al dan niet via verschillende kanalen (papier, e-mail, internet,..).
Afhankelijk van het verspreidingskanaal kunnen de eigenschappen van hetzelfde finaal document verschillen. Deze specifieke kenmerken worden opgeslagen en kunnen dynamisch aangewend worden (bv in het geval van Web publishing).
Archivering
Op het einde van de levencyclus worden documenten gearchiveerd. Het documentmanagementsysteem dient op dat ogenblik een aantal parameters op te slaan zodat gearchiveerde documenten eenvoudig kunnen opgezocht, herbruikt en eventueel gereactiveerd kunnen worden
Voor de Stafdiensten wordt dan ook een EDMS-oplossing vooropgesteld die zeker invulling moet kunnen geven aan de volgende functionaliteiten:
• Scannen van documenten
• Ondersteunen van de aanmaak van documenten door het centraal beheer van templates (bijvoorbeeld: type-lastenboeken of type-gunningsmededelingen voor S&L) en logo’s met het oog op een uniforme presentatie, hergebruik van bepaalde onderdelen van teksten,…
• Opslaan, updaten en vertalen van documenten, met versie[13]-, status[14]- en link-management
• Workflow management, dat toelaat om documenten automatisch een bepaald proces te laten doorlopen.
o Hierbij wordt een document (dossier) na creatie bijvoorbeeld doorgestuurd naar degene die de tekst moet nazien en valideren, of wordt het elektronisch doorgegeven aan de persoon verantwoordelijk voor de volgende stap in het proces.
o Worklfows kunnen ook de efficiëntie van het vertaalproces verhogen
o Hierbij is het mogelijk om prioriteiten toe te kennen aan individuele dossiers, en deze dossiers centraal op te volgen.
• Indexeren van en opzoekfunctionaliteit voor documenten
• Ondersteunen van verschillende distributiekanalen
Voor de FOD Financiën lijkt het ons aangewezen om van bij het begin een globale aanpak te hanteren bij het uittekenen van de oplossingen voor document- en content management.
Immers, naast de transactionele gegevens, is het ‘document’ een kernelement in veel business processen van de FOD Financiën. Integratie met andere bedrijfstoepassingen uit Coperfin1 en Coperfin2 (kennisbeheer, back-office applicaties, dossierbeheer) is dan ook een duidelijke succesfactor omdat het niet alleen toelaat om informatie uit de transactionele systemen te herbruiken, maar ook de ambtenaar toelaat om vb. een transactie uit te voeren en onmiddellijk een juist en gepersonaliseerde brief af te drukken en aan de klant te geven (vb. in een front-office).
4 Dossierbeheer
Onder dossierbeheer begrijpen we een ‘projectmatige aanpak’ bij de behandeling van dossiers.
Een dossier vertegenwoordigt dan een al of niet complex dossier dat door een (eventueel multidisciplineair) team stapsgewijs afgehandeld wordt en dit binnen een vooraf vastgestelde tijdslimiet en budget.
Het kan worden gebruikt voor routinetaken, evenals voor de uitvoering van niet-routine matige activiteiten.
Dossiers kunnen verschillende vormen aannemen: uit te voeren controles, af te handelen aankopen, in te vorderen bedragen, op te stellen akten, opstellen van een werkprocedure, ….enz.
De volgende standaard stappen zien we typisch verschijnen bij de behandeling van een dossier:
• Identificatie & selectie van dossier(s)
• Opstarten van het dossier & toewijzen van middelen: Administratief openen van het dossier. het selecteren en toewijzen van middelen – in functie van hun competencies en beschikbaarheden. (cfr. Resource Management & Scheduling)
• “Projectmatig” uitvoeren van het dossier
• Afsluiten van het dossier:
Administratief sluiten van het dossier (eventueel met inbegrip van het capteren van relevante ervaringsgegevens).
• Registreren van perfomantie meetresultaten:
Meten van de effectiviteit & de efficientie mbt. Dit dossier met het oog op het opbouwen van ervaringsgevens
De hierboven beschreven applicatie moet zeker rekening kunnen houden met de specifieke vereisten gesteld door de uitgebreide bepalingen van de aanbestedingsprocedure voor overheidsopdrachten.
Voor de afhandeling van dossiers rond informatie dat zich situeert binnen één back-office platform (vb. het ERP-systeem), kan overwogen worden om ook het dossierbeheer binnen diezelfde omgeving af te handelen (i.p.v. dure interfaces te voorzien naar een dossierbeheersysteem zonder dat dit intrinsiek waarde zou toevoegen).
In de andere gevallen zal een dossierbeheersysteem een toepassing zijn die zich baseert op een document- en content management omgeving, en gebruik maakt van workflow technologie.
5 Programma- & Projectmanagement
[pic]
Figuur 27 : Geïntegreerd beheer van projecten binnen de FOD Financiën
Niet alleen voor de realisatie van ICT projecten is een projectmanagement tool een zeer geschikt hulplmiddel.
Standaardisatie in het gebruik over de FOD Financiën heen, zal uiteraard een belangrijk effect hebben voor projectconsolidatie, programmamanagement en management rapportering.
Programma- en projectmanagement tools bieden typisch volgende functionaliteiten aan:
o Opvolgen van status van een project
o Uitvoeren van projectplanning per deeltaken op niveau van individuele medewerker
o Werkbelasting per medewerker visualiseren
o Rapporteren van status, estimate to complete,…
o Issues & Risico’s voor een project te beheren
o Scope- en releasemanagement uit te voeren
o Budgetbeheer
o Web-interface
o Boordtabellen
9 Knowledge Management
Knowledge Management verzekert dat de juiste informatie beschikbaar is in een gepast formaat voor de gebruiker op het ogenblik dat hij de kennis nodig heeft, zodat ervaring wordt gedeeld overheen de FOD en bijdrage kan leveren tot consistente beslissingen, verhoging van kennisgraad, enz.
De focus bij kennismanagement ligt op de 4 R’s: “getting the right knowledge to the right person at the right time and the right place.”
Kennisbeheer is een applicatiecategorie waarbij niet zozeer een document of dossier centraal staat, maar wel de inhoud van documenten, en de waarde ervan voor de organisatie. Omdat deze inhoud vaak een verwoording is van de kennis die in de organisatie beschikbaar is, spreken we van kennisbeheersystemen.
De Stafdienst P&O zal zich toeleggen op het inrichten van het proces ‘kennismanagement’ binnen de FOD Financiën. Dit betekent uiteraard ook (en vooral) dat andere stafdiensten en operationele diensten zullen verantwoordelijk zijn voor het invullen van de kennisbronnen.
Kennisbeheer vertaalt zich in diverse types van ICT applicaties.
• Toegankelijk maken van expertise binnen de organisatie
• Contactinformatie van medewerkers
• Doorgedreven zoek-en indexeerfunctionaliteit
• Ondersteunen van communities[15]
• Verspreiden ‘Best Practices’ (Beste praktijken) en ‘Lessons Learned’ (geleerde lessen)
• FAQ (Vaak gestelde vragen)
• Pro-actieve informatieverspreiding
Op basis van de input in de ICT Template hebben we onder deze noemer een aantal applicaties samengebracht en waarbij ‘kennis’ duidelijk centraal staat:
• Marktplaats voor kennis
• Kennisdatabanken
• Vertaalsoftware
• Zoekmotor
• Library Management System
• Legistieke kennissystemen
• Kennissystemen bij automatisering van business processen
Figuur 28 : Situering van Knowledge Management in het Applications Framework
2 Marktplaats voor kennis
Virtuele marktplaatsen bieden mogelijkheden om op een interactieve wijze kennis te delen.
In dat kader werd door de Federale overheid reeds een initiatief opgestart: eCommunities.
eCommunities zijn samenwerkingverbanden van professionelen en projectgroepen van de Federale administratie, die communiceren, kennis en ervaring delen en samenwerken om een gemeenschappelijk project te verwezenlijken over de grenzen van organisaties heen.
De eCommunities hebben hier een gebruiksvriendelijk en beveiligd platform voor uitwisseling en samenwerking ter beschikking.
Het gebruik van de Federale toepassing eCommunities op de Federale Portaalsite is één mogelijkheid en leent zich er perfect toe om eigen e-communities op te richten (binnen de Stafdienst, met andere Stafdiensten, gebruiker en klant,….) en netwerken te creëren binnen en buiten de FOD Financiën (vb. met Selor, Fod P&O, …).
[pic]
Figuur 29 : Werking van e-Communities
3 Kennisdatabanken
Aangezien ‘kennis’ veelal mbv. “Documenten” gestructureerd wordt is in vele gevallen een integratie met document management oplossing aan te bevelen.
Een kennisdatabank kan zich baseren op (vooral) niet-gestructureerde informatie (hedentendage veelal in de vorm van een ‘Portaal’), waarop geavanceerde technieken en interfaces zorgen voor een gebruikerservaring die zo nauw mogelijk aanleunt bij zijn profiel of zijn interesses (intensie-gebaseerde portals, publish/subscribe faciliteiten, enz.).
Een andere vorm van kennisdatabanken zijn ‘rulebases’ die – op basis van gestructureerde informatie – de gebruiker m.b.v. een dialoog leiden naar het gewenste resultaat. Dergelijke kennis kan worden ‘gekocht’ m.b.t. bepaalde onderwerpen of in-house worden opgebouwd (zie ook sectie 2.6.8.6)
4 Vertaalsoftware
Vertaalsoftware kan in het bijzonder toegevoegde waarde leveren in een omgeving waar teksten met vrij hoog gehalte aan vaktaal vertaald wordt.
Door inzet van dergelijke software, kan een correcte vertaling van een gespecialiseerd lexicon namelijk vlot beschikbaar gemaakt worden aan al degenen die instaan voor het vertalen.
Functionaliteit die door dergelijke software wordt geboden, omvat:
• Computervertalingen als eerste werkversie voor de vertaler
• Hergebruik van eerder vertaalde stukken tekst (vertaalgeheugen)
• Gebruik maken van terminologiedatabank
o Centrale controle op kritische terminologie
o Uniforme communicatie, onafhankelijk van de vertaler
• Integratie met documentbeheer systemen, en workflow
5 Zoekmotor
Een zoekmotor geeft gebruikers de mogelijkheid om op een intuïtieve manier informatie op te zoeken op basis van specifieke criteria en dit op diverse interne en/of externe informatiebronnen die al of niet gestructureerde gegevens bevatten.
Dergelijke technologie laat ook toe om automatisch samenvattingen van teksten of boeken te laten genereren, waarbij de samenvatting wordt aangepast aan de context die de gebruiker meegeeft.
Een zoekmotor zal wellicht geïmplementeerd worden in verschillende toepassingen bij de FOD Financiën, alleen al door het feit dat deze functionaliteit al gauw mee is voorzien in ‘software packages’.
Dit belet niet dat – in het kader van het overkoepelend beheren van verschillende kennissystemen – de FOD Financiën kan overwegen om een overkoepelende zoekmotor te installeren die verbanden zoekt tussen verschillende interne en externe bronnen.
6 Library Management System (Infotheek)
De dienst Studie en Documentatie stelt haar infotheek ter beschikking aan zowel interne als externe lezers.
Voor het ondersteunen van de bibliotheekactiviteiten kan geopteerd worden voor een bibliotheekbeheer-toepassing. Hiervoor bestaan geavanceerde oplossingen in de markt (Library Management Systemen).
Een dergelijke toepassing biedt typisch volgende functionele modules:
• Reservatie- en Uitleenadministratie (registratie van uitleners, opvolgen van ontleningen, uitsturen van herinneringen …) & uitleenhistoriek
• Abonnementenbeheer voor tijdschriften, inclusief elektronische verspreiding
• Grondige indexeringsmogelijkheden (vb. korte inhoud, inhoudstafel, enz.)
• Onderhoud en terbeschikkingstelling van catalogusinformatie voor boeken en artikels (index, trefwoorden,…)
• Bestelsuggesties
• Opvolgen van bestellingen en van het beschikbare budget (met een link naar ERP, zodat Secretariaat & Logistiek haar rol binnen het aankoopproces kan opnemen, terwijl de validatie van de factuur door S&D gebeurt)
Het beheer van de infotheek heeft sterke raakvlakken met processen uit andere Stafdiensten (beheer activa, aankoop, enz.).
Het is dan ook wenselijk dat deze toepassing de nodige interfaces heeft naar de ERP oplossing zoals hierboven beschreven. Alleen zo kan worden vermeden dat redundantie van functionaliteit leidt tot redundante gegevens, dubbele aktiviteiten en onnauwkeurige rapporteringen.
Gezien het generieke karakter van de infotheek, is het wenselijk minimaal na te gaan of deze implementatie niet kan samengaan met een ander initiatief binnen een horizontale of verticale FOD en of de infotheek van de FOD Financiën niet kan worden geïntegreerd met andere bibliotheken.
7 Legistieke kennissystemen
In zijn meest elementaire vorm biedt legistieke software algemene ondersteuning bij het legistieke werk (is dus een juridisch kennissysteem), en dit door formele, taalkundige en materiële controles uit te voeren op ontwerp-teksten van wetgeving (voorzover deze geschikt zijn voor verwerking in een computerprogramma):
• Taalkundige controle:
Hieronder valt iedere controle die gericht is op juist woordgebruik en correcte zinsbouw.
Dit betekent dat er controle wordt uitgevoerd op de woordkeuze en de grammatica van de ontwerptekst. Hieronder valt vanzelfsprekend ook de spellingscontrole.
• Formele controle:
Dit betreft de controle van het formele wetskader waarin de inhoud van de ontwerptekst gevat is.
Men controleert hierin of de vorm van de wet voldoet aan de gestelde vereisten: de juiste aanhef, het juiste slot, goede opbouw van het motiverend gedeelte, enz.
• Materiële inhoudelijke controle:
Dit betreft de controle op de consistentie van de inhoud van de wettekst. Deze controle moet nagaan of de tekst zichzelf niet tegenspreekt, of er geen ‘gaten’ of ‘achterpoortjes’ gebleven zijn, of de tijdsuitdrukkingen wel op een juiste manier gebruikt zijn.
Hierbij wordt de wetgeving, werkprocedures, e.d. op artikelniveau in een databank opgeslagen (bij voorkeur in XML of SGML formaat), zodat deze informatie op een intelligente manier kan worden ingezet en beheerd.
Maar, legistieke software wordt ook wel “Legal rule-based inferencing” genoemd die dan een kennissysteem is m.b.t. wetgeving die toelaat om toepassingen te ondersteunen die conclusies nemen op basis van specifieke feiten (rules). De software wordt ook al wel eens aangeduid als een regelgebaseerd juridisch kennissysteem.
Gezien de grote impact van wetgeving, werkmethodes en regelgeving op het functioneren van de FOD Financiën, is het effect van niet consequent herbruiken van kennis rond wetgeving en werkmethodes gelijk aan:
• Hogere kosten (administratief, politiek, inkomsten)
• Onnauwkeurigheid en een niet-consequent beleid
• Afhankelijkheid van specialisten (“subject matter experts”)
• Grote doorlooptijd bij veranderingen
De uitdaging bij de Staf- en operationele diensten bestaat erin om het beleid op vele plaatsen en in verschillende vormen te laten toepassen zonder in te boeten aan kwaliteit. Het is in deze context dat legistieke kennissystemen een substantiële bijdrage zouden kunnen leveren:
[pic]
Figuur 30 : Vertaling en verspreiding van wetteksten, werkprocedures en regelgeving
Qua technologie is legistieke software vergelijkbaar met ‘expert systemen’, maken dus gebruik van databases met ‘business rules’ (rulebases) en beogen een betere integratie tussen:
• De analyse en ontwikkeling van het beleid
• De opmaak van wetteksten
• Het ontwerpen van werkmethodes, systemen en technieken
• Decision support
Figuur 31 : Betere integratie tussen het beleid en de administratie m.b.v. legistieke kennissystemen
Bovendien kan het hergebruiken van componenten in het kennissysteem (‘rulebase’) leiden tot een snellere doorlooptijd en lagere kosten voor de ontwikkeling van nieuwe ‘produkten’.
Een dergelijk kennissysteem kan ervoor zorgen dat alle materie m.b.t. wetgeving, interpretatie, commentaar, procedures, enz. eenmalig worden opgenomen in een ‘rulebase’ die dan kan worden ingezet om:
• Basiskennis (reglementering, commentaar, instructies, parlementaire vragen, jurisprudentie, studies, ...) rechtstreeks ter beschikking te stellen aan alle ambtenaren van de FOD Financiën
• Als expert-module te worden ingezet bij administratieve systemen (vb. aansturing van opvraging bij een aangifte)
• Op de gepaste plaats ‘help’-faciliteiten in te bouwen in administratieve systemen
• CRM-toepassingen te verrijken met kennissystemen, zodat interacties kunnen worden gestuurd m.b.v. scripts, FAQ, enz. (zonder vb. een contact center te moeten voorzien met personeel met een hoge graad van specialisatie)
• Self-service faciliteiten mogelijk te maken
• Enz.
Indien de FOD Financiën opteert om ‘rulebased inferencing’ technologie in te zetten, dan is er in elk geval afstemming en coördinatie nodig bij het ontwerp van de systemen voor de lijnadministraties (Coperfin1).
8 Kennissystemen bij automatisering van Business Processen
In het kader van de BPR van de ICT Stafdienst werd veel aandacht besteed aan het uittekenen van processen, structuur en organisatie die zich maximaal oriënteren op het ondersteunen van haar klanten en gebruikers.
Eén van haar belangrijkste opdrachten bestaat er in om de administratie bij te staan in het optimaliseren en automatiseren van haar business processen.
Dit automatiseringsproces is een complexe en risicovolle onderneming waarbij kennismanagement een sleutelrol vervult. Immers, het brengt mensen samen met een gespecialiseerde kennis in totaal verschillende materies (specifieke businesskennis, technologie, methodologie, etc.) en technieken.
Dit leidt gemakkelijk tot ongewenste ‘communicatiestoornissen’ als multidisciplinaire teams samen vorm moet geven aan een bedrijfsapplicatie.
De complexiteit van moderne bedrijfstoepassingen is hoog en de slaagkansen van een ontwikkelingstraject zijn nog steeds relatief laag ondanks de indrukwekkende verbeteringen in ontwikkelingsmethodes en technologie.
Bij het falen van een project[16] kan men met vrij grote zekerheid stellen dat er iets verkeerd is gelopen tijdens de eerste fase van het project.
Van bij het begin, en tijdens de realisatie, is weten wat er moet worden ontwikkeld cruciaal om de verwachtingen van iedereen in te lossen.
Dit is zo triviaal, maar ondernemingen worden al te vaak geconfronteerd met symptomen die er op wijzen dat er geen concensus werd bereikt over de reële behoeften in de toepassing die moet worden ontwikkeld:
• Behoeften van de ‘klant’ wordt niet ingevuld
• Inefficiënte systeemarchitectuur, moeilijk te onderhouden of te verbeteren.
• Scope is “moving target”’: (soms exponentiële) uitbreidingen in budget en planning door het uitbreiden van de verwachtingen en functionele verbeteringen
• Deadlines worden niet gehaald; projectresultaat is onduidelijk geworden
Het invoeren van een geïntegreerde oplossing voor kennisbeheer kan een oplossing betekenen om grote efficiëntiewinst te realiseren bij de uitvoering van de processen m.b.t. de ontwikkeling van ICT oplossingen[17] en beoogt:
• Een ‘business model’ succesvol te transformeren in een applicatie:
[pic]
• Een effectieve communicatie te realiseren tussen technische en niet-technische mensen (ICT en business), door het gebruik van een intuïtieve gebruikersinterface
• Te kunnen omgaan met een scope die onvermijdelijk kan evolueren
• Risico’s te identificeren en te elimineren voor ze het project kunnen beïnvloeden
• Hergebruik te stimuleren
• ‘Best Practices’ toe te passen
• Integrale kwaliteitszorg toe te passen in elke fase van het project
Het gebruik van een dergelijke tool voor kennismanagement kan – in de context van de FOD Financiën – een bijdrage leveren in de samenwerking tussen de ICT Stafdienst en haar klanten. Immers, het introduceert één kennissysteem dat gemeenschappelijk wordt gebruikt door de applicatie analysten van vb. Particulieren, de gebruikers van Particulieren en ICT specialisten (ICT Stafdienst, externe dienstverleners).
7 Overzicht van de TO-BE Applicatiearchitectuur
Een applicatiearchitectuur is een voorstelling van de verschillende applicaties die binnen een organisatie in gebruik zijn, waarbij de interacties tussen de verschillende applicaties worden aangeduid.
Het opbouwen van een logische applicatiearchitectuur voor de Stafdiensten van de FOD Financiën is een proces waarbij gezocht wordt naar verbanden, patronen, afhankelijkheden en tegenstrijdigheden op het vlak van de processen, gegevens, structuur van de organisatie en type van gebruikers.
Het resultaat is dus een patroon, een architectuur die het inzetten van bepaalde technologie (applicaties) moet verantwoorden om zo de gewenste business architectuur voor de Stafdiensten (het geheel van resultaten uit de Coperfin2 BPR) te kunnen realiseren.
De architectuur die hier beschreven wordt is enkel de applicatiearchitectuur die volgt uit de analyse van de ICT behoeften van de Stafdiensten. Bijgevolg moet deze architectuur gezien worden als een onderdeel van de volledige applicatiearchitectuur voor de FOD Financiën. Om een volledig beeld te krijgen van de applicatiearchitectuur moeten de architectuur voor de applicaties voor de operationele diensten worden samengevoegd met de architectuur die hier wordt beschreven voor de stafdiensten. De applicatiearchitectuur voor de operationele diensten werd beschreven in het ICT-boek.
[pic]
Figuur 32: De To Be Applicatiearchitectuur voor de Stafdiensten
De applicaties die vanuit een FOD-overstijgend federaal initiatief aangestuurd worden zijn in de applicatiearchitectuur door gele blokjes aangeduid, en werden in de mate van het mogelijke bovenaan gepositioneerd.
De initiatieven die in het kader van Coperfin 1 gedefinieerd werden zijn lichtblauw ingekleurd, terwijl de Coperfin 2-initiatieven die nu toegevoegd worden door roze blokjes voorgesteld worden.
Voor alles wat betreft G2B, G2C, G2E en G2G interacties betreft zal gebruik worden gemaakt van het portaal van de FOD Financiën (CCFF, het CommunicatieCentrum van de Federale Fiscaliteit).
Hieronder wordt een korte beschrijving gegeven van de verschillende elementen uit de applicatiearchitectuur en van de voornaamste verbanden ertussen. Voor een gedetailleerde beschrijving van elke component verwijzen we naar het begin van dit hoofdstuk. De volgorde die gevolgd wordt is de volgorde waarin de programma’s in het realisatieboek van Coperfin 2 worden uitgewerkt.
1 Financieel-Logistieke modules van ERP in de schoot van het FedCom-initiatief
Omwille van de nauwe verbondenheid tussen de financiële en logistieke functionaliteiten, wordt de realisatie ervan binnen eenzelfde ERP-omgeving gezien. Dit kan ook door afzonderlijke applicaties te laten interfacen met dergelijke ERP-toepassing. Een meer uitgebreide analyse moet hiervoor de concrete aanpak bepalen.
We geven hierbij de voornaamste links met andere elementen uit de applicatiearchitectuur:
• Voor wat betreft de boeking van (fiscale) inkomsten is er een link met het systeem voor geïntegreerde verwerking.
• De informatie over lonen zal vanuit de Thesaurie aangeleverd worden.
• De personeelsgegevens zullen gemeenschappelijk gebruikt worden door deze ERP-modules en de ERP-modules voor HR (bijvoorbeeld voor noodplanning, beheer van verhuis,… in een context van facility management).
• Voor wat betreft het beheer van Faciliities wordt een implementatie binnen dezelfde ERP-omgeving gesuggereerd[18].
• Met betrekking tot aankopen en contracten via openbare aanbestedingen kan aangeknoopt worden met JEPP (onder leiding van de FOD Defensie) en initiatieven vanuit de FOD P&O (o.m. diensten ABA & FOR).
• De applicatie voor tijdsregistratie levert een belangrijke input voor de analyse van (de kosten per) tijdsbesteding van de ambtenaren.
• Ten slotte vormt de ERP-applicatie een belangrijke “leverancier” van informatie voor analyse- en rapporteringsdoeleinden.
2 ERP voor Human Resources door samenwerking met de FOD P&O
De Stafdienst P&O van de FOD Financiën wenst zich aan te sluiten bij het initiatief vanuit de FOD P&O rond implementatie van ERP voor HR-aspecten.
Hierbij stippen we een paar interacties met andere applicaties aan:
• Met de e-Learning applicaties voor wat betreft competentiemanagement, evaluatie & monitoring: vaardigheden en trainingshistoriek per personeelslid
• Met de omgeving voor het beheer van identiteiten (waar de vertaalslag wordt voorzien tussen de business-rollen en de implementatie op toepassingsniveau
• Met de applicaties voor planning van resources voor wat betreft de (on)beschikbaarheden van individuen in de toekomst, analyse van de tijdsbesteding per groep personeelsleden,…
3 e-Learning applicaties
Bij e-Learning worden ICT-middelen ingezet om de leerervaring te optimaliseren. Dit gebeurt door bijvoorbeeld computergestuurde cursussen aan te bieden, of door virtuele coaching door domeinexperten.
e-Learning applicaties maken het mogelijk om virtuele trainingssessies te organiseren, i.e. waarbij het niet belangrijk is vanuit welke fysische locatie de opleiding gevolgd wordt.
4 Planning van Resources
In deze categorie onderscheiden we twee applicaties:
Een eerste applicatie staat in voor de registratie van informatie die analyse van de tijdsbesteding toelaat. Het capteren van deze informatie kan (gedeeltelijk) gebeuren door het gebruik van bijvoorbeeld een badge-systeem.
Ten tweede is er een applicatie voor het plannen van resources. Het kan hier zowel gaan om de beschikbaarheid/het kalenderbeheer van middelen zoals vergaderzalen, projectoren,… als om de beschikbaarheden van werknemers met een bepaald profiel.
5 Informatie- en kennisbeheer
Op het niveau van applicaties denken we hierbij aan een applicatie voor document management (beheer van de levensloop van een document, normaal gezien door gebruik te maken van workflows) en kennisbeheer (beheer van het gebruik van de kennis die in deze documenten is opgeslagen).
Concreet spreken we in verband met kennisbeheer over een zoekmotor, over categorisatiesoftware, … Ook de uitbouw van een aantal specifieke kennisdatabanken en expertsystemen, een beheersysteem voor de infotheek en e-communities ondersteunen het beheer van kennis binnen de FOD Financiën.
6 Strategische planning, analyse & rapportering
Voor de planning op lange termijn is er enerzijds behoefte aan tools voor trend & policy analyse (beleidsondersteunde software: what-if, microsimulaties, macrosimulaties, analytische hulpmiddelen,…). Dergelijke analyses zullen voornamelijk gebruik maken van de gegevens die zijn opgeslagen in het MIS en EIS. Ook externe gegevens zijn hierbij vereist.
Voor de rapportering over de realisatie van doelstellingen van de organisatie wordt een balanced scorecard ontwikkeld.
Voor de ondersteuning bij het initiëren van nieuwe veranderingsinitiatieven wordt voorgesteld om gebruik te maken van Program Portfolio Management software.
7 CRM & Customer Support
In deze categorie valt software ter ondersteuning van de interacties tussen de Stafdiensten en (interne of externe) klanten.
8 Projectmatige werking
Enerzijds onderscheiden we hier een applicatie voor het ondersteunen van project-en programmamanagement met een uniforme tool voor de volledige FOD Financiën.
Anderzijds kan het projectmatig werken verhoogd worden door te beschikken over een systeem voor dossierbeheer, met workflow-functionaliteit.
9 Beheer van identiteiten
Onder “beheer van identiteiten”, verstaan we hier het beheer van rechten toegekend aan personen of aan rollen van personen. In eerste instantie (Coperfin 1) lag de focus op de rechten op ICT-vlak. Tijdens Coperfin 2 wordt een initiatief toegevoegd: (toegangs)rechten voor gebouwen en andere facilities van de FOD.
ICT Behoeften en AS-IS-situatie per BPR
1 Inleiding
Het registreren van de AS-IS situatie toetst de bruikbaarheid van de huidige ICT systemen van de FOD Financiën aan de ICT behoeften van de Coperfin2 business processen voor de Stafdiensten.
Het heeft dus niet de intentie om een evaluatie te maken van de kwaliteit, efficiëntie en effectiviteit van de huidige ICT systemen. Het is evenmin een evaluatie van het huidig gebruik van de bestaande applicaties in hun huidige context.
Evenmin is het de bedoeling om een volledige inventarisatie te brengen van de huidige situatie. Dit zou weinig zinvol zijn gezien het feit dat de Coperfin2 business processen toch ingrijpende wijzingen laten zien (alsook het effect van Coperfin1 bij de Stafdiensten).
Het objectief van het opvragen van de AS-IS situatie is het identificeren van systemen of deelsystemen die mogelijk deel kunnen uitmaken van de toekomstige ICT architectuur. Het maakt de kloof duidelijk tussen de situatie van vandaag enerzijds en anderzijds de behoeften voor de realisatie van Coperfin2 (gebaseerd op de processen, organisatie, strategische principes van de functionele entiteiten en stafdiensten).
Voor het structureren van deze bevraging werd gebruik gemaakt van het zelfde framework als bij de beschrijving van de TO-BE applicatiearchitectuur (zie Hoofdstuk 2). Deze benadering verzekert de consistentie en vereenvoudigt de kloofanalyse. Hierbij kan relatief eenvoudig aangeduid worden welke domeinen niet, onvolledig of slechts gedeeltelijk ondersteund worden door de huidige systemen.
2 Generieke processen
Volgende processen zijn generiek in de zin dat ze ondersteunend zijn voor de processen van meerdere staf-en lijndiensten:
• Gebruikersondersteuning
• Klantenbeheer
• Interne dienstverleningsmodellen
• Strategie & Planning
1 ICT-behoeften
Planningapplicatie - Trendanalyse
Ter ondersteuning van het proces Strategie en Planning is er vraag naar een applicatie die instaat voor trendanalyse, financiële planning en HR Planning.
Klantenbeheer
Ter ondersteuning van het proces Klantenbeheer is er functionaliteit vereist zoals die van de subcategorieën Contractonderhandeling en Contractbeheer. Dergelijke functionaliteit maakt normaal gezien deel uit van de tools die ingezet worden voor CRM en customer support.
Kennisbeheer
In het bijzonder met het oog op ondersteuning van het proces gebruikersondersteuning, is er een behoefte aan software voor kennisbeheer. Ook de andere generieke processen kunnen door een dergelijke applicatie ondersteund worden.
4 BPR Stafdienst FEO (Functionele Expertise en Ondersteuning)
FEO concentreert zich op de volgende processen:
• de reglementering;
• de principiële toepassing van de reglementering (commentaar);
• de werkmethodes;
• de opvolging van nieuwe en gewijzigde reglementering, commentaar en werkmethodes;
• het beheer en het ter beschikking stellen van de informatie.
1 ICT-behoeften
Planningapplicatie - Trendanalyse
Ter ondersteuning van de processen Werkmethoden en Opvolging is er vraag naar een applicatie die instaat voor trendanalyse.
MIS/EIS
Nagenoeg alle processen van de stafdienst FEO kunnen gebruik maken van de rapporterings-en analysefunctionaliteiten van een MIS-applicatie.
Hierbij is in het bijzonder vraag naar datamining- en query-functionaliteit voor de processen Reglementering en Opvolging, en naar Prestatiemeting & KPI-functionaliteit ter ondersteuning van het proces Opvolging.
Kennisbeheer
Gezien de aard van de activiteiten van de stafdienst FEO, is het belangrijk dat een kennisbeheerapplicatie de processen kan ondersteunen.
De toekomstige kennisdatabank dient, op fiscaal vlak, inhoudelijk vooral te worden opgebouwd vanuit het proces “Informatie”. De FEO zal via die weg alle basiskennis (reglementering, commentaar, instructies, parlementaire vragen, jurisprudentie, studies, ...) rechtstreeks ter beschikking stellen aan alle ambtenaren van de FOD Financiën. Het verstrekken van deze informatie zal naar de ambtenaren doelgroepgericht worden opgevat. Daarbij zal gebruik worden gemaakt van aangepaste referentie- en ondersteuningstechnieken (mail-to links, links…) en krachtige zoekrobotten.
In het bijzonder vermelden we hier ook een legistieke applicatie. Dergelijke applicatie biedt ondersteuning bij het uitschrijven van reglementering door bijvoorbeeld standaardformuleringen ter beschikking te stellen, maar ook door onderlinge verbanden tussen wetsartikelen te beheren.
Tijdsbeheer en Middelenbeheer
Ter ondersteuning van het proces “werkmethodes” is er vraag naar applicaties die projectwerking en middelenbeheer ondersteunen. Het gaat dan vooral om toepassingen die gericht zijn op het plannen en opvolgen van een project en het opsporen en beheren van middelen.
Document- en dossierbeheer
Alle processen van de stafdienst FEO zullen verder gebruik maken van functionaliteiten van document- en dossierbeheer.
• Scannen van documenten (proces Informatie)
• Opslaan, updaten en vertalen van documenten, met versiebeheer en link-management
• Indexeren van en opzoekfunctionaliteit voor documenten
• Standaarddocumenten
• Workflow-functionaliteit voor dossierbeheer, met de mogelijkheid om dossiers op te volgen en om er prioriteiten aan toe te kennen
2 As Is situatie
Momenteel wordt het proces Reglementering ondersteund door 3 applicaties, die ook alle in de to be nog kunnen ingezet worden:
o “Budgetcontrole”, een Excel-toepassing die toelaat om de budgettaire impact van wijzigingen van de reglementering in te schatten
o “Fisconet”, de fiscale databank beschikbaar via intranet en internet met gegevens over fiscale regelgeving
o “Databank Vonnissen (bij BBI)”, Access-toepassing
Voor de andere To Be-processen zijn vandaag geen applicaties in gebruik, behalve de klassieke MS Office applicaties.
5 BPR Stafdienst S&L (Secretariaat en Logistiek)
De stafdienst Secretariaat en Logistiek heeft als missie het plannen, realiseren en integraal beheren van de huisvesting, de aankopen en de logistiek ondersteunende activiteiten en wel zodanig dat kan worden bijgedragen tot een effectieve, efficiënte en flexibele verwezenlijking van de doelen van de organisatie in een veranderende omgeving.
1 ICT-behoeften
Supply Chain & Contractenbeheer
Naast de generieke functionaliteiten voor het ondersteunen van het aankoopproces (beheer informatie over contracten en beheer in-en uitgaande facturen), worden ook volgende functionaliteiten geïdentificeerd:
• Leveranciers- en productevaluatie: dergelijke functionaliteit moet toelaten om bij het uitsturen van een bestek rekening te kunnen houden met eerdere ervaringen (onder meer ook klachten) met bepaalde leveranciers en/of producten.
• Webpublicatie van lastenboeken
• e-Ordering: het elektronisch doorvoeren van de bestelling, met een minimale rol hierbij voor papieren documenten
• e-Invoicing: idem, voor de facturatie
• self-service functionaliteit die toelaat om de status van een bepaalde bestelling/levering op te vragen
• Contractbeheer
• Behandelen van dringende bestellingen
• Voorraadbeheer, en beheer van teruggezonden goederen
Gebouwenbeheer
In het kader van de processen Beheer van gebouwen, Werkorders, en Juridische ondersteuning worden volgende noden aangegeven:
• Centrale data over gebouwen en lokalen:
o plattegronden van de gebouwen, al dan niet met situering van kantoren en meubels
o eigendomsakten, huurcontracten,…
o informatie met betrekking tot afschrijvingen
• Beheer van herstellingen en onderhoudswerken
• Beheer van conciërge en bewakers
• Beheer van EHBO-teams
• Beheer van verhuizen (gegroepeerde adreswijzigingen)
• Databank werkorders, ook met periodieke werkorders
• Consolidatie van werkorderinformatie
De integratie van dergelijke applicatie met ERP (Facility Management-module) dient geëvalueerd en uitgewerkt te worden.
Planning van middelen
De stafdienst S&L is beheerder van de planning van werkmiddelen zoals parkeerplaatsen & vergaderzalen. Vergaderzalen vallen hierbij onder de verantwoordelijkheid van S&L, terwijl P&O instaat voor het inplannen van het gebruik van trainingslokalen. In dit opzicht is er nood aan software voor de uitvoering van deze planning, op basis van een unieke database voor de FOD Financiën.
Voor de processen Juridische ondersteuning en Beheer van gebouwen, wordt de nood aan een personeelsplanningsfunctionaliteit aangegeven. Deze moet het beheer van conciërges, bewakers en eerste hulp ondersteunen.
Beheer van vaste activa
Voor het ondersteunen van de fysische aspecten van het activabeheer (tegenover de financiële die onder verantwoordelijkheid van de Stafdienst B&B staan) is er nood aan een applicatie die toelaat om voor elk activum volgende gegevens te onderhouden:
• Locatie, verantwoordelijke & status
• Waarde en andere afschrijvingsgegeven
• Resultaten van de inventarisopname (eventueel ondersteund door barcode-technologie)
Wagenparkbeheer
Gezien het aantal voertuigen onder beheer van de stafdienst S&L, kan een applicatie voor wagenparkbeheer (periodieke onderhoudsbeurten en technische inspectie, controle op verbruik,…) ingezet worden voor het proces Beheren van vervoersmiddelen.
De integratie van dergelijke applicatie met ERP dient geëvalueerd en uitgewerkt te worden.
Kennisbeheer
Idealiter kan een kennisbeheerapplicatie het proces Onthaal ondersteunen door aan bezoekers niet enkel informatie te verschaffen over parkeerplaats en lokaal, maar ook onder meer volgende informatie:
• Contactinformatie met betrekking tot de bezochte persoon[19] of zijn afdeling
• Informatie over de aanwezigheid (elektronische agenda) van de te bezoeken persoon
• Informatie over de activiteit/verantwoordelijkheid van de persoon of zijn afdeling
• Antwoorden op FAQ die betrekking hebben op de afdeling/processen in verband met het bezoek
MIS, Workflow en dossierbeheer
Binnen het Management InformatieSysteem kan rapportering voorzien worden over de prestatie van verschillende shared services, zoals bijvoorbeeld de vertaaldienst en juridische dienst.
Verder wordt het belang aangegeven van een ondersteuning van de processen door tools met workflow-functionaliteit voor dossierbeheer, en door tools voor documentbeheer. Dit geldt in het bijzonder van de Juridische Dienst binnen de Stafdienst S&L.
Vertaalsoftware
Ter ondersteuning van de vertaaldienst is het gebruik van professionele vertaalsoftware aangewezen
Lay-out software
In de drukkerij is er nood aan lay-out software.
2 As Is situatie
De drukkerij heeft verder volgende applicaties in gebruik voor het verzorgen van lay-out:
• Celebrant Extreme Workflow (gestion des fichiers – Client-Server applicatie)
• Faroukh Imposition Publisher (programme d’imposition)
• Adobe Design Collection 4.0 (In Design – Photoshop – Illustrator 9.0 – Acrobat 4.0)
• Adobe Streamline 4.0
• Adobe ATM Deluxe
• Quark XPress Passport 4.1
• TOAST Titanium 5.0
• Adobe Pagemaker 7
• Coreldraw 10
• PitStop Enfocus (edition fichier PDF – qualité pre-press)
6 BPR Stafdienst S&D (Studie en Documentatie)
De Studie- en Documentatiedienst:
• ondersteunt het management van de FOD Financiën bij het definiëren, opvolgen, beheren en evalueren van de impact van de economische (inclusief de sociaal-economische aspecten), budgettaire, fiscale en financiële politiek
• draagt bij tot de vertegenwoordiging van de FOD Financiën bij nationale en internationale instanties die belast zijn met de behandeling van vragen over de economische, budgettaire, fiscale en financiële politiek
• verzekert het secretariaat van de Hoge Raad van Financiën
• stelt aan diensten binnen en buiten de FOD Financiën documentatie ter beschikking inzake de door haar uitgevoerde studies & onderzoeken
• beheert de centrale infotheek van de FOD Financiën
1 ICT-behoeften
Bibliotheekbeheer
De dienst Studie en Documentatie stelt haar infotheek ter beschikking aan zowel interne als externe lezers.
Voor het ondersteunen van de bibliotheekactiviteiten kan een bibliotheekbeheerapplicatie, met interactie naar een ERP-systeem ingezet worden.
Dergelijke applicatie kan typisch hulp bieden bij volgende activiteiten:
• Reservatie- en Uitleenadministratie (registratie van uitleners, opvolgen van ontleningen, uitsturen van herinneringen …) & uitleenhistoriek, met self-service functionaliteit (bijvoorbeeld reservaties, opvragen catalogus,…)
• Abonnementenbeheer voor tijdschriften, inclusief elektronische verspreiding
• Onderhoud en terbeschikkingstelling van catalogusinformatie voor boeken en artikels (index, trefwoorden,…)
• Bestelsuggesties
• Opvolgen van bestellingen en van het beschikbare budget (met een link naar ERP, zodat Secretariaat & Logistiek haar rol binnen het aankoopproces kan opnemen, terwijl de validatie van de factuur door S&D gebeurt)
Opmerking: Voor wat betreft categorisatie (aanduiden van trefwoorden, opstellen van samenvattingen,…) van (elektronische) publicaties kan een categoriseringssoftware overwogen worden. Dergelijke software is in staat om trefwoorden aan publicaties toe te kennen, samenvattingen op te stellen,… en dit over het algemeen in meerdere talen.
Voor een boek kan dit bijvoorbeeld gebeuren na het inscannen van de samenvatting ervan.
MIS, EIS en tools voor kwantitatieve economische analyse
Voor de processen Kwantitatieve Analyse en Beheer van Data is er nood aan tools met functionaliteiten zoals MIS/EIS-applicaties. De aandacht wordt getrokken op de vraag om met deze tools econometrische berekeningen te kunnen uitvoeren en simulatiemodellen te kunnen opbouwen.
Ook voor een detailanalyse van de data die opgevraagd wordt uit externe databanken (Nationale Bank van België, OESO, EU,…) zijn de statistische functionaliteiten van dergelijke applicaties vereist. Hieruit blijkt dat de klemtoon voor S&D hierbij eerder ligt op de statistische functionaliteit en de mogelijkheid te linken met externe systemen, dan wel op “Enterprise Information”, i.e. informatie die zich zou beperken tot de FOD Financiën.
Toegang tot fiscale gegevens – “drill-down”
Om haar analyse- en studieopdrachten uit te kunnen voeren is het onontbeerlijk dat S&D, naast onder meer tariefgegevens en gegevens uit bronnen extern aan de FOD Financiën, beschikt over:
• Geaggregeerde gegevens omtrent de evolutie van de fiscale ontvangsten (tijdreeksen) met de mogelijkheid naargelang de behoeften meer gedesaggregeerde gegevens te bekomen (desaggregatie naar sector, grootte van de ondernemingen, naar regio,…).
• Gedetailleerde gegevens ten behoeve van de micro-simulatiemodellen. Hier gaat het om structuurgegevens met het kleinst mogelijke detail (eerder dan over tijdreeksen). Zo is het noodzakelijk om voor een representatief staal over alle informatie uit de belastingaangiften te beschikken, op de identiteitsgegevens van de belastingplichtige na.
De vraag naar programmeersoftware dient ook in deze context gesitueerd te worden, en heeft specifiek betrekking op de door S&D ontwikkelde simulatiemodellen van bijvoorbeeld personen- of vennootschapsbelasting.
Trendanalyse
Vanuit de stafdienst S&D is er vraag naar een tool die het mogelijk maakt om historische gegevens weer te geven. Dit ter ondersteuning van de processen Infotheek (activiteitenblok Opzoeken, consulteren, uitlenen), Beheer van data (Selecteren van data), Kwanitatieve Analyse (Analyseren van de behoeften) en Opmaken Infomap & Nieuwsflash (Input beheren).
Tijd-en middelenbeheer
De stafdienst Studie & Documentatie heeft verder nood aan software om het beheer van tijd en (personeels)middelen te verzorgen. Dergelijke applicatie moet toelaten na te gaan welke personen met welke taken bezig zijn, in hoeverre zij beschikbaar zijn,…
Leerapplicaties
De vraag naar opleidingssoftware valt te interpreteren als een aanduiding dat S&D als gebruiker zal optreden van leerapplicaties die door P&O beheerd worden. Inhoudelijk gaat het om training voor een geïntegreerd statistisch pakket, programmeertalen,…
Kennisbeheer
De Studie & Documentatiedienst zal voor elk van haar processen, als auteur en gebruiker, gebruik maken van een kennisbeheersysteem. Dit systeem wordt door de stafdienst P&O beheerd.
Vertaalsoftware
Ter ondersteuning van de vertalingen binnen de Stafdienst S&D wordt de inzet van een vertaalsoftware gevraagd.
2 As Is situatie
Vandaag worden voornamelijk de volgende programma’s gebruikt:
o Voor bijna elke computergebruiker: Word, Excel en PowerPoint
o Voor een kleiner aantal computergebruikers: Access
o Voor een zeer beperkt aantal computergebruikers: Iode (econometrisch programma van het Federaal Planbureau) en programmeertalen als Visual Basic, TurboPascal. Een beperkt aantal gebruikers gebruikt ook html, Frontpage en ASP
o Voor de vertaler: het vertaalprogramma Trados
Op S&D gebeurt het regelmatig dat nieuwe toepassingen op vrij korte termijn ontwikkeld moeten worden. Er wordt daarom sterk voor gepleit dat een aantal van deze programma’s behouden kunnen blijven. Zonder Word, Excel, PowerPoint, Access en zonder de programmeertalen kunnen een aantal taken, die tevens in de ToBe-processen zijn opgenomen, niet meer efficiënt worden uitgevoerd.
E-mail en internet worden zeer frequent gebruikt om documenten te ontvangen en te verzenden en om gegevens en andere informatie (documenten) op te vragen. In de huidige toestand wordt ook gebruik gemaakt van html, Frontpage, ftp, enz. voor de opmaak en het toegankelijk stellen van de website Docufin.
Er wordt ook sterk de nadruk gelegd op de noodzakelijke compatibiliteit met de buitenwereld: S&D heeft regelmatig gegevensuitwisselingen met instellingen als de EU, de OESO, het IMF (zowel ontvangen als leveren van gegevens) en de academische wereld. Deze uitwisseling moet ook in de toekomst vlot kunnen gebeuren, wil S&D zijn opdrachten blijven vervullen.
Wat de Infotheek betreft, worden voornamelijk de programma’s Word, Excel, Powerpoint en Access gebruikt, naast het programma Basis voor de catalogus van de Infotheek en het opvolgingssysteem van de uitleningen. Ook hier wordt ervoor gepleit om Word, Excel, Powerpoint en Access te kunnen behouden. Het programma Basis zou een modernere en krachtigere opvolger moeten kunnen krijgen.
Wat de infomap betreft, wordt tot op heden bijna geen gebruik gemaakt van de informatica. Het proces geschiedt manueel, afgezien van enkele informaties die ons via e-mail of via het internet worden overgemaakt.
Hierna volgt een gedetailleerd overzicht van de As Is situatie binnen de Stafdienst Studie & Documentatie.
7 BPR Stafdienst B&B (Budget en Beheerscontrole)
De taken van de stafdienst B&B kunnen worden gesitueerd op volgende domeinen:
• opstellen en uitvoeren van de begroting voor de FOD Financiën
• algemene boekhouding
• analytische boekhouding
• begrotingsboekhouding
• financiële rapportering en analyse
• performantiemeting en monitoring
1 ICT-behoeften
Financiële planning
Voor het proces Begroting wordt aangegeven dat functionaliteit voor het bepalen van het jaarlijks budget en voor het opstellen van een financieel meerjarenplan vereist is.
Beheerapplicatie: ERP-toepassing
Typisch zullen de ICT-noden binnen de categorie Beheerapplicatie geboden worden door een ERP-pakket:
• inkomende en uitgaande facturen te beheren en op te volgen
• informatie verstrekken over klanten en leveranciers
• financieel beheer van vaste activa (link met aankooptoepassing onder beheer van S&L)
• beheer van geldstromen en bankrekeningen
• het voeren van de begrotingsboekhouding, de algemene boekhouding en de analytische boekhouding
Aansluitend bij de functionaliteit voor het voeren van een algemene boekhouding, is er nood aan een applicatie voor het beheer van de vaste activa[20]. Op die manier is het namelijk mogelijk om afschrijvingen correct te berekenen en te boeken.
Voor een zo juist mogelijke toewijzing van afschrijvingen aan projecten, kostenplaatsen, gebouwen, geografische gebieden, organisatorische onderdelen van de FOD Financiën, aan specifieke beleids- of beheerdoelstellingen, is er ook de wens om de afschrijvingen te kunnen toewijzen aan verschillende dimensies in een analytische boekhouding. Hiervoor is een “vaste activa toepassing” nodig die ook analytische dimensies toelaat.
Er wordt tijdens de bespreking opgemerkt dat het spoedig verderzetten van het federaal ERP-programma (FedCom) van cruciaal belang is voor het naar behoren uitvoeren van de taken van de stafdienst B&B. In dit opzicht zou de stafdienst B&B van de FOD Financiën als pilootimplementatie voor de federale overheid kunnen optreden.
MIS/EIS
De processen Prestatiemeting en Financiële rapportering en analyse dienen ondersteund te worden door een MIS/EIS-applicatie.
Het belang van een flexibele rapporteringstool (in beheer van de stafdienst) wordt tijdens de bespreking als kritisch onderstreept.
Voor performantiemeting is er nood aan een toepassing van het type Balanced Scorecard, die bij voorkeur zo veel mogelijk geïntegreerd is met de ERP oplossing, en die toelaat om de prestaties binnen de FOD Financiën opgevolgd worden vanuit verschillende gezichtspunten, bijvoorbeeld:
- op basis van drill down functionaliteiten vanuit niveau N1 naar de onderliggende niveau’s
- op basis van performantie indicatoren die binnen elke tak van de FOD op een gemeenschappelijke wijze dienen opgevolgd te worden
- op basis van een gebalanceerde set van indicatoren per dienst, administratie, directie,...
- op basis van de doelstellingen die werden vooropgesteld in de managementplannen en operationele plannen, ...
Kennisbeheer
Een kennisbeheerapplicatie zal instaan voor de ondersteuning van de processen Begroting (activiteitenblok Opstellen richtlijnen), Financiële rapportering en analyse (Creëren en verspreiden van financiële rapportering) en Prestatiemeting.
2 As Is situatie
De Stafdienst B&B beschikt over een SAS-datawarehouse met analytische tools (SAS) voor het uitvoeren van performantiemetingen van de administraties (MIS).
Verder zijn volgende applicaties in gebruik:
Databank AUTPers (BISFIN)
Het is een boekhoudsysteem waarin de begrotingsmidddelen, de vastleggingen, de ordonnanceringen gedetailleerd door de begrotings- en boekhouddienst worden ingegeven en waarin alle gegevens te allen tijde kunnen geraadpleegd worden door de verschillende gebruikers.Het is een systeem met verschillende functionaliteiten.
Bruikbaarheid Coperfin 2: Het toekomstig ERP-systeem zal verschillende functionaliteiten van deze applicatie dienen over te nemen.
Databanken OA2
Het betreft verschillende databanken in open access2, waarin alle te betalen schuldvorderingen en facturen worden ingediend (o.a. voor de buitengewone rekenplichtigen, evenals de ontvangen geldvoorschotten). Met behulp van deze databanken worden de betalingen verricht en kan de stand van zaken van de rekeningen opgevolgd worden. Deze databanken zijn dus anderzijds ook factuurdatabanken waarmee de klanten en leveranciers onmiddellijk kunnen geïnformeerd worden over de toestand van een factuur.
Bruikbaarheid Coperfin 2: Het toekomstig ERP-systeem zal verschillende functionaliteiten van deze applicatie dienen over te nemen.
8 BPR Stafdienst P&O (Personeel & Organisatie)
De taken van de stafdienst P&O kunnen worden gesitueerd op zes hoofddomeinen:
• Rekruteren en Selecteren
• Inzetten en Verplaatsen
• Ontwikkelen en Behouden
• Uitvoeren en Belonen
• Transitie
• Kennisbeheer
1 ICT-behoeften
Content Management
Een applicatie voor content management moet onder meer:
• Zorgen voor organisatie/klassering van informatie: Op een gestructureerde wijze de informatie aanbieden op intranet (bijvoorbeeld met linken per business entiteit, volgens de structuur van de organisatie, actualiteit, …)
• Een krachtige zoekfunctionaliteit bieden, op basis van trefwoorden en datum
• Workflow bieden voor validatie alvorens een document gepubliceerd wordt
• Informatie in de verschillende landstalen aanbieden
• Up-to-date informatie opvolgen (bijvoorbeeld duidelijk datum en bron van de informatie vermelden)
• Mogelijkheid voorzien om gemakkelijk bepaalde interne informatie extern de FOD beschikbaar te stellen (bijvoorbeeld van 'intranet' naar 'internet')
• Geïntegreerd zijn in een inter-FOD aanpak voor content management
• Aanmeldingspunt aanbieden voor het bijdragen van kennis
• De (niet-confidentiële) contactinformatie van alle ambtenaren ter beschikking stellen (gebouw, dienst, bureau, tel, foto, werkadres) (employee self-service)
Human Resource Planning voor de FOD Financiën
Met betrekking tot HR Planning zijn er ICT-noden voor het vervullen van volgende functionaliteiten:
• Inplannen van het personeel, naargelang de profielen
• Beheer van de wervingsreserve
• Succession Planning Tool (binnen de organisatie anticiperen op pensionering/reaffectatie van ambtenaren)
• Planning van opleidingen
• Competentiebeheer (plannen van competentiemetingen, loopbaanexamens,…)
Human Resource Management
Voor wat betreft functionaliteit met betrekking tot HRM, wordt het belang onderstreept van Employee Self-Service. Verder wordt het merendeel van de gevraagde functionaliteit aangeboden door een HR-module van een ERP-pakket.
De functionele noden die door een HRM-applicatie opgevangen dienen te worden, zijn:
• Recrutering
o Ontwikkelen en beschikbaar maken van jobomschrijvingen
o Plaatsen van interne en externe vacature
o Ter beschikking stellen van standaard Curriculum Vitae
o Schedulen van interviews of andere evenementen
o Matchen van personeelsprofielen aan een interne vacante functie op basis van criteria (technishe en generieke competenties) om te zien wie eventueel in aanmerking komt (met als resultaat een rangschikking)
Workflow : Genereer standaard rapporten (bijvoorbeeld selectierapport, … ), standaard documenten (bijvoorbeeld contracten, besluiten,...), standaard communicatie, brief, procedures, uitnodigingen, ... (geeft uiteindelijk aanleiding tot beslissingsprocedure)
• Payroll
o Automatische registratie van salaris- en voordelen deductiegegevens
o Export ervan naar een extern loonlijst systeem
o Globale waardebepaling van compensatiepakket
o Simulatie van wedde, toelagen en vergoedingen in functie van parameters - zowel op micro als op macro gebied
ESS:
▪ kunnen opvragen en bekomen van loonfiches, attesten,…
▪ Indienen van een aanvraag voor een vergoeding of toelage (bijvoorbeeld fietsvergoeding, onkostenvergoeding, km registratie, ...)
Workflow - genereren van de nodige gegevens voor budgetopvolging
• Inzet en transitie
• Uniek personeelsdossier[21]
o Zoekfunctie om bepaalde expertise binnen de organisatie te identificeren
o Scanning van alle documenten die deel uitmaken van het uniek elektronisch personeelsdossier (toegang via verschillende sleutels zodat je bijvoorbeeld alle besluiten inzake loopbaanincidenten kan opvragen van bepaalde groep personeelsleden)
ESS:
▪ Aanpassen van bepaalde gegevens uit het persoonlijk dossier (bijvoorbeeld adreswijziging, of toevoeging aan curriculum vitae, ...)
▪ Inzage van het volledige personeelsdossier
▪ Mutatieaanvraag indienen (met directe link naar up-to-date kandidatenregister)
▪ Inschrijven op een interne vacature (workflow voorzien om automatish applicatie naar een database door te sturen)
▪ Keuze carrièrepad indienen
Workflow: Sturen van een standaard communicatie (bijvoorbeeld inzake acceptatie of afwijzing naar de kandidaten en de opdrachtgever op basis van het kandidatenregister)
• Competentiemanagement, Evaluatie en Mentoring
o Template en documenten inzake individuele evaluatie ter beschikking stellen met bijsluitende instructies, procedure, informatie, FAQ's,…
o Verslaggeving van de resultaten van de competentiemetingen door Selor (rechtstreeks door Selor op het systeem gezet)
o Automatische link met uniek personeelsdossier
o ESS:
▪ Indienen van stageverslagen, evaluatieformulieren voor stagiairen
▪ Mogelijkheid om de evaluatiedocumenten en ontwikkelingsplannen rechtstreeks in het systeem in te vullen door de betrokkenen en door te sturen.
▪ Inschrijven voor een competentiemeting, vergelijkende selectie of andere selectie
Workflow:
▪ opvolgen van de evaluatieprocedure
▪ uitnodigingen versturen, opvolgen van competentiemanagement
• Tijdsregistratie en -beheer
o Link tussen tijdsregistratie en verloning
o Indicatoren inzake inzetbaarheid, aanwezigheid, bezetting, afwezigheid van personeel, ...
ESS:
▪ indienen van een aanvraag voor afwezigheid/ wijziging van werkregime/ziektebeheer/ loopbaanincidenten/cumul (verlof, educatief verlof, moederschapsverlof,…)
▪ kunnen inkijken van de verlofplanning / agenda van collega's
Workflow: beheer van proces tijdsbeheer (opvolgen loopbaanincidenten, controle geneeskundige dienst, toekenning loopbaanincident, ....)
Opleiding
Op het vlak van opleiding kan ICT op meerdere vlakken ondersteuning bieden:
• Zoekfunctionaliteit binnen het opleidingsaanbod op basis van een aantal criteria (vaardigheden, doelpubliek, locatie,…)
• Mogelijkheid om on-line voor een opleiding te registreren
• Opleidingssessies faciliteren:
o e-learning
o creatie van (interactieve) trainingen op CD-ROM
o real-time coaching en begeleiding van cursisten in een virtueel klaslokaal
o inzameling van feed-back vanuit een centraal systeem
• Beheer van het individueel opleidingsplan
e-Community
Een applicatie voor het ondersteunen van werkgroepen met onder meer volgende functionaliteit:
o Vlotte uitwisseling van documenten tussen leden van een werkgroep, of algemener: van een community
o Document–, authorisatie- en versiebeheer
o Kalenderbeheer
o Verspreiding van nieuws
o Identificeren van experts in een bepaalde materie
o Zoekfunctionaliteit
2 As Is situatie
De applicaties die momenteel in gebruik zijn bij P&O zijn te situeren in de subcategorie Human Resources Management en Decision Support. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de bestaande applicaties of functionaliteit (aangeduid met volgnummers; deze worden op volgende bladzijde toegelicht) ter ondersteuning van de processen van de stafdienst P&O.
De nummers in de matrix op vorige bladzijde verwijzen naar de applicaties of functionaliteiten die hieronder toegelicht worden.
9 BPR Stafdienst ICT
De taken van de stafdienst ICT kunnen worden gesitueerd in vier hoofddomeinen:
• Beheer ICT Governance
• Strategie, Architectuur en Planning
• Capability Development
• Service Provision
1 ICT-behoeften
Er worden een aantal behoeften op vlak van ICT aangehaald die betrekking hebben op het garanderen van consistentie op het vlak van ICT-ontwikkelingen overheen verschillende initiatieven binnen de FOD Financiën:
Data dictionary tool
In een 'data dictionary' worden de data-objecten of onderdelen van een datamodel eenduidig beschreven. Naar deze beschrijvingen kan worden gerefereerd door al degenen die betrokken zijn bij het ontwikkelen van applicaties.
Library
Een library is een collectie van gelijkaardige objecten (programmatuur in broncode, databestanden, scripts, templates, etc. ) die worden bijgehouden voor occasioneel gebruik en eventueel hergebruik.
Repository
Een 'repository' is een centrale bewaarplaats waar geaggregeerde data worden opgeslagen.
Grafische modellerings tool
Een grafische modelleringstool beidt de mogelijkheid aan de hand van formeel gedefinieerde bouwblokken een schematisch model van de functionaliteiten en interacties van een toepassing weer te geven
Een aantal noden hebben betrekking op een gecontroleerde migratie tussen ontwikkelings-, test- en productieomgeving
Ontwikkelomgeving
Een ontwikkelomgeving is het platform waarop software wordt gebouwd. Editors en 'code generators' maken deel uit van een ontwikkelingsomgeving.
Workbench
Een "workbench" wordt ingezet om nieuwe applicaties aan doorgedreven tests te onderwerpen
Capaciteit tool
Een 'capaciteit tool' biedt de mogelijkheid een systeem te evalueren bij verschillende niveaus van 'workload'
Deployment tool
Een 'deployment tool' vereenvoudigt aanzienlijk het uitrollen en implementeren van nieuwe toepassingen
Softwaredistributie tool
Een softwaredistributietool laat toe automatisch files, packages, upgrades, patches, etc. te verspreiden. Daarnaast biedt de tool ondersteuning bij onder andere het uitvoeren van scripts en rebooten van servers.
Verder zijn er nog een aantal operationele systemen die de exploitatie kunnen ondersteunen:
Tracking / workflow
Een 'tracking/workflow tool' biedt ondersteuning bij het plannen en monitoren van de uit te voeren taken, de te doorlopen stappen, de te betrekken mensen, de benodigde input/output informatie, etc. van een business proces
Versiebeheer tool
Een versiebeheer tool biedt ondersteuning bij het beheren van verschillende releases van (modules/onderdelen van) software.
Netwerkbeheer tool
Een 'netwerkbeheer tool' laat toe controles en metingen op allerlei parameters met betrekkking tot het netwerk op afstand uit te voeren.
PC-beheer tool
Aan de hand van een 'PC beheer tool' kan op afstand nagekeken welke software op een PC is geïnstalleerd en op basis daarvan kan beslist worden eventuele upgrades, nieuwe versies, etc. te installeren en/of andere software te verwijderen.
Impactanalyse tool
Een 'impactanalyse tool' geeft ondersteuning bij het in kaart brengen van de geïmpacteerde onderdelen van een systeem bij het aanbrengen van wijzigingen en/of introduceren van nieuwe onderdelen
Probleemsimulatie tool
Deze tool laat toe een probleem op afstand na te bootsten en te trachten een oplossing te bieden. Hierbij kan eventueel een functionaliteit van schermovername worden voorzien.
10 BPR Stafdienst PMO (Program Management Office)
1 ICT-behoeften
Leerapplicaties
Voor het Proces Beheren van het communicatienetwerk, wordt interesse aangegeven voor een tool voor real-time coaching en begeleiding van medewerkers.
Kennisbeheer
Voor het beheer van de kennis binnen de stafdienst wordt de behoefte aan een Kennisbeheer-applicatie aangegeven.
Tijds- en Middelenbeheer
Voor het toewijzen van taken, en de opvolging ervan wordt de nood weergegeven aan een projectbeheer-toepassing.
Hierbij denken we typisch aan onder meer volgende functionaliteiten:
o Status van een project, en zijn deeltaken per medewerker op te volgen en te rapporteren
o Issues & Risico’s voor een project te beheren
o Scope- en releasemanagement uit te voeren
e-Community
Een applicatie voor het ondersteunen van werkgroepen met onder meer volgende functionaliteit:
o Vlotte uitwisseling van documenten tussen leden van een werkgroep, of algemener: van een community
o Document–, authorisatie- en versiebeheer
o Kalenderbeheer
o Verspreiding van nieuws
o Identificeren van experts in een bepaalde materie
o Zoekfunctionaliteit
Documentbeheer
Alle processen van de stafdienst PMO zullen verder gebruik maken van functionaliteiten van document- en dossierbeheer.
• Scannen van documenten
• Opslaan, updaten en vertalen van documenten, met versiebeheer en link-management
• Indexeren van en opzoekfunctionaliteit voor documenten
• Standaarddocumenten
• Workflow-functionaliteit voor dossierbeheer, met de mogelijkheid om dossiers op te volgen en om er prioriteiten aan toe te kennenResultaten
Lay-out software
Het layout team heeft nood aan een applicatie die documenten in een gepaste layout kan brengen, alsook om de layout van websites te beheren.
Voor dit laatste aspect wordt verwezen naar de tools die door ICT geïdentificeerd werden.
2 As Is situatie
De Stafdienst maakt bij de uitvoering van meerdere processen gebruik van MS Office.
Verder maakt de communicatie-afdeling gebruik van specifieke Lay-out-software (InDesign van Adobe).
Appendix
1 Appendix A – Overzicht van de Figuren
Figuur 1 : ICT Boek als onderdeel van de Business Architectuur in de gevolgde BIM methodologie 6
Figuur 2 : Aanpak Coperfin2 9
Figuur 3: Aanpak voor de inventarisatie van ICT behoeften 10
Figuur 4 : Stap 1 bij de inventarisatie van ICT behoeften 10
Figuur 5 : Stap 2 bij de inventarisatie van ICT behoeften 11
Figuur 6 : Stap 3 bij de inventarisatie van ICT behoeften 11
Figuur 7 : Gebruik van ICT Template bij stap 3 (illustratief) 12
Figuur 8 : Stap 4 bij de inventarisatie van ICT behoeften 12
Figuur 9 : Oplevering van een Realisatieplan (Stap 5) 13
Figuur 10 : Het Coperfin1 Application Framework 18
Figuur 11 : Applicatie-categorieën voor de Stafdiensten 20
Figuur 12 : Proces/Applicatie matrix 21
Figuur 13 : Methodologie bij de opbouw van een applicatie architectuur 22
Figuur 14 : Creëren van ‘Business Insight’ in de FOD Financiën 25
Figuur 15 : Situering van Strategische Planning in het Applications Framework van de FOD Financiën 28
Figuur 16 : Strategische planning in departementele silo’s 29
Figuur 17 : Top-down benadering van strategische planning 29
Figuur 18 : Geïntegreerde strategische planning via een geïntegreerde data architectuur 30
Figuur 19 : Situering van ‘Beheer FOD Financiën’ in het Applications Framework van de FOD Financiën 33
Figuur 20 : De eHR applicatie zal een belangrijke rol spelen in het kader van de transitie naar de nieuwe HR functie 34
Figuur 21 : Context van het eHR initiatief van de FOD P&O 35
Figuur 22 : Integratie FEDCOM en het Geïntegreerd Systeem voor de verwerking van belastingen 37
Figuur 23 : Situering van Aankoop- en Contractenbeheer in het Application Framework van de FOD Financiën 42
Figuur 24 : Situering van CRM & Customer Support in het Applications Framework van de FOD Financiën 46
Figuur 25 : Situering van Leerapplicaties in het Application Framework van de FOD Financiën 48
Figuur 26 : Situering van de categorie “Work Management” in het Applications Framework 51
Figuur 27 : Geïntegreerd beheer van projecten binnen de FOD Financiën 55
Figuur 28 : Situering van Knowledge Management in het Applications Framework 57
Figuur 29 : Werking van e-Communities 57
Figuur 30 : Vertaling en verspreiding van wetteksten, werkprocedures en regelgeving 60
Figuur 31 : Betere integratie tussen het beleid en de administratie m.b.v. legistieke kennissystemen 61
Figuur 32: De To Be Applicatiearchitectuur voor de Stafdiensten 65
Figuur 33 : Geïntegreerd Coperfin2 procesmodel 100
Figuur 34 : Applications Framework FOD Financiën (Coperfin1 & Coperfin2) 101
Figuur 35 : Coperfin2 processen per applicatiecategorie 102
Figuur 36: ICT-Dimensies van de Blauwdruk 103
Figuur 37: Situering in de Business Integration Methodologie (BIM) 105
Figuur 38: Netcentic Enterprise Architecture Framework 119
Figuur 39: Framework van applicaties voor de FOD Financiën 121
2 Appendix B – Coperfin2 Procesmodel
Figuur 33 : Geïntegreerd Coperfin2 procesmodel
3 Appendix C – Applications Framework FOD Financiën
Figuur 34 : Applications Framework FOD Financiën (Coperfin1 & Coperfin2)
4 Appendix D – Matrix Proces/Applicatiecategorie
Figuur 35 : Coperfin2 processen per applicatiecategorie
5 Appendix E – Methodologie
De re-engineering heeft als objectief om een allesomvattend beeld op te stellen van de toekomstige FOD Financiën.
Dit gebeurt met behulp van de “Business Integration Methodologie” (BIM)[22] die een ‘blauwdruk’ creëert van de toekomstige situatie door het samenbrengen van de verschillende onderdelen die al uitgewerkt zijn en het verder uitschrijven van de elementen die nog zouden ontbreken (zie ook overzicht op pagina 96).
Zo wordt een geïntegreerde visie op de toekomstige werking vastgelegd.
De ‘blauwdruk’ is opgebouwd uit de volgende dimensies:
[pic]
Figuur 36: ICT-Dimensies van de Blauwdruk[23]
Strategie
Elk beeld van de gewenste situatie van een organisatie moet starten met een beschrijving van de bestaansreden ervan. Er moet m.a.w. worden welke waarde men wil toevoegen door deze organisatie een rol te geven. Er moet beschreven worden wie de doelgroepen zijn,… wat er moet gerealiseerd worden aan “toegevoegde waarde”,…
Performantie
De verwachte prestaties van de organisatie in de toekomst moet kunnen uitgedrukt worden in zo meetbaar mogelijke streefcijfers. Deze geven een houvast voor de evolutie, voor het onderscheiden van wat belangrijk is en wat niet,…
Cultuur
De vereiste normen, mentaliteit, gedrag horende bij de gewenste situatie moet expliciet gemaakt worden.
Processen
Een beschrijving dient gemaakt te worden van welke activiteiten in welke volgorde dienen doorlopen te worden om de gewenste resultaten op de meest efficiënte manier te halen. Hierbij moet gekeken worden naar de vooropgestelde toegevoegde waarde in de beschreven strategie en doelstellingen.
Organisatie
De hoofdlijnen van de dagelijkse operaties moeten beschreven worden naar structuur, rollen, verantwoordelijkheden en staffingplan. In eerdere rapporten zijn er al een aantal krijtlijnen uitgetekend.
Competentie
De vereiste competenties voor de verschillende functies moeten beschreven worden
Applicaties
Aansluitend op de procesbeschrijvingen dient een overzicht gemaakt te worden van de karakteristieken van de software die essentieel zijn voor de realisatie van de gestelde doelen volgens de beschreven manier.
ICT Hardware en platformen
Naast de software moet ook gekeken worden naar de hardware en specifieke middelen of uitrusting die nodig zijn om de beschreven activiteiten uit te voeren. Daarbij worden ook de vereisten voor het ICT platform in kaart gebracht
Faciliteiten en infrastructuur
Tot slot worden ook de vereisten op het vlak van infrastructuur beschreven.
[pic]
Figuur 37: Situering in de Business Integration Methodologie (BIM)
6 7 Appendix F – Strategische en Operationele Principes van de ICT Stafdienst
1 Strategische principes
De Stafdienst ICT legt zich toe op 4 kerndomeinen
Le service d’encadrement ICT est composé de 4 grands domaines qui lui permettent de gérer et de garantir d’une part la fourniture quotidienne de services ICT opérationnels et d’autre part le développement de nouvelles initiatives et de leur intégration optimale dans les services existants (pour l’explication des éléments, veuillez voir le premier point du document, expliquant le modèle) :
IT Governance
Strategy, Architecture et Planning
Service provision
Capability Development
ICT fonctionne en tant que ‘facilitateur’ et ‘fournisseur de services’ pour le SPF Finances
ICT est un Partenaire Commercial interne des différents départements du SPF Finances.
La mission de ICT au sein du SPF Finances est double :
ICT fonctionne en tant que “facilitateur” pour le business : ICT propose des solutions afin que le SPF Finances soit en mesure d’optimaliser ses processus
ICT joue le rôle de “fournisseur de services”, c’est-à-dire que ICT fournit des services afin de garantir le bon fonctionnement du SPF Finances
Le service d’encadrement ICT et le business travailleront en collaboration
La collaboration entre le service d’encadrement ICT et le business est essentielle pour atteindre les objectifs communs. Les rôles et responsabilités de chacun seront clairement établis. Les structures adéquates seront mises en place afin de faciliter et d’encourager le dialogue et la collaboration.
Dans le cadre des projets de changement, dans l’élaboration et dans le cas de modifications significatives des SLA’s attribués par le Program Management Office, le service d’encadrement ICT mettra en place les structures et processus qui permettront de livrer les services définis endéans les délais fixés et de générer la valeur attendue (IT Governance)
ICT joue – conjointement au Business – un rôle important dans la détermination et la réalisation des objectifs stratégiques du SPF Finances.
Dès lors, le Business et ICT sont conjointement responsables de l’alignement et de l’intégration durable entre ICT et le business.
Le service d’encadrement ICT veillera, par conséquent, à ce que ses collaborateurs, ses processus et sa technologie soient toujours à même de soutenir les objectifs stratégiques du SPF Finances.
De stafdienst ICT streeft naar maximale synergieën voor overkoepelende ICT projecten
Afin d’assurer une fourniture de services de qualité, le service d’encadrement ICT cherchera à mettre en place des synergies maximales avec ses différents partenaires pour la réalisation des projets ICT horizontaux (tant internes au SPF Finances qu’externes). Plus particulièrement, le service d’encadrement ICT respecte et fait usage des services et des fondements technologiques de Fedict, dans la mesure où cela est possible et pertinent.
Le développement de nouveaux services ICT et l’amélioration de services ICT existants seront organisés sous forme de projet
Tous les Projets ICT sont supportés par le Business et ICT et définis sur la base de plans et d’accords clairs. Les rôles et responsabilités de toutes les parties concernées (ICT, Business,…) seront déterminés préalablement.
Pour chaque initiative ICT, on étudiera les possibilités en termes de ressources et de produits (sourcing), en tenant compte des limites de temps imposées par le plan de réalisation de Coperfin
Ce principe s’applique tant au sourcing de nouveaux projets qu’à celui relatif à la production et la gestion ICT opérationnelle quotidienne.
Le service d’encadrement ICT visera une ré-utilisabilité maximale dans le cadre des développements
Le service d’encadrement ICT vise à des solutions dont les applications sont vastes. Il faut, par exemple, que les connaissances et l’expérience acquises puissent être réutilisables pour le développement de nouvelles solutions ICT au sein du SPF Finances et également par d’autres instances.
A l’inverse, le service d’encadrement ICT devra vérifier si certaines solutions ICT ont déjà été réalisées auprès d’autres instances afin de rechercher la possibilité d’une éventuelle réutilisation.
De ICT stafdienst zal streven naar de optimalisatie van het gebruik van de toegekende middelen (personeel, infrastructuur,…) bij de realisatie van nieuwe projecten en de uitvoering van operationele werkzaamheden
Dans la réalisation des nouveaux projets et dans l’exécution de ses activités opérationnelles, le service d’encadrement ICT visera la réalisation d’économies d’échelle et une cohérence maximale des solutions proposées.
Bij het uitwerken en implementeren van een globaal veiligheidsbeleid zal de stafdienst ICT van de FOD Financiën zich aligneren met de voorschriften op federaal vlak
2 3 Operationele Principes
|Strategische principes |Operationele principes |
|De Stafdienst ICT legt zich toe op 4 kerndomeinen: | |
|IT Governance | |
|Strategy, Architecture & Planning | |
|Service Provision | |
|Capability Development | |
|2. ICT fonctionne en tant que ‘facilitateur’ et ‘fournisseur de services’ |In het kader van haar facilitatorrol zal de stafdienst ICT investeren in sleuteltechnologie en –methoden om processen aan te bieden die de |
|pour le SPF Finances |business strategieën ondersteunen. |
| |Dans le cadre de son rôle de ‘fournisseur de services’, le service d’encadrement ICT mettra en place les structures et procédures qui |
| |permettront d’assurer une disponibilité adéquate de ses services. |
| |Dans le cadre de son rôle de ‘fournisseur de services’, le service d’encadrement ICT s’engagera à respecter des niveaux de services définis |
| |conjointement avec le business dans le respect des principes de gouverance ICT (SLA, Service Level Agreement) et traduira ceux-ci en niveaux|
| |de services opérationnels (OLA, Operational Level Agreement) là où cela s’avère nécessaire. Dans le cadre de ses activités journalières, le |
| |service d’encadrement ICT est responsable de l’entretien et du maintien à jour de ses applications, en collaboration avec le Business. |
| |Le service d’encadrement ICT collaborera activement avec le Business et jouera un rôle de conseiller dans la phase préparatoire de leurs |
| |projets. |
| |Le service d’encadrement ICT organisera de manière structurelle sa communication et son image et établira un catalogue de services. |
|3. Le service d’encadrement ICT et le business travailleront en |Op basis van het strategisch plan dat voor FOD Financiën wordt opgesteld, stelt de Business in samenwerking met de stafdiensten ICT en PMO |
|collaboration |een operationeel plan op, via een jaarlijks en iteratief proces. Hierbij bepalen de Business en PMO de gewenste functionaliteiten en |
| |prioriteiten. |
| |De samenwerking tussen Business en ICT wordt formeel en gepast ingericht. Beide partijen ondersteunen deze samenwerking door |
| |gesprekspartners te voorzien die over voldoende kennis en competenties terzake beschikken. |
| |Voor elk nieuw project en significante aanpassing in de SLA’s wordt er op basis van een vaste reeks rubrieken (opportuniteit, risico, |
| |kosten, urgentie, etc.) een investeringsdossier opgesteld. |
| |De stafdienst ICT zorgt voor een sensibilisering van de Business en de andere gebruikers via een rapportering van kosten, om zo te komen tot|
| |een budgetcultuur en financiële verantwoording van de investeringen. |
| |De business is eigenaar van de gegevens en de business toepassingen en verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens. De stafdienst ICT|
| |is hierbij de exclusieve leverancier voor de realisatie en de exploitatie. |
|4. Dans le cadre des projets de changement et des modifications |Le service d’encadrement ICT ne réalise que des projets qui ont été approuvés, y inclus des projets initiés par ICT même. |
|significatives des SLA’s attribués par le Program Management Office, le |In het kader van de alignering van de business en ICT, zal ICT het Coperfin businessplan realiseren op basis van het voorliggende |
|service d’encadrement ICT mettra en place les structures et processus qui |realisatieplan (incl. budget, timing,…) |
|permettront de livrer les services définis endéans les délais fixés et de |De stafdienst ICT engageert zich tot het kostenefficiënt uitvoeren van zijn activiteiten, rekening houdend met de beschikbare middelen. |
|générer la valeur attendue (IT Governance) |Le service d’encadrement ICT assure la transparence de ses activités en mettant en place les outils/procédures de suivi nécessaires pour |
| |assurer un reporting régulier en termes de budget, délais, etc des projets en cours et des services rendus. |
| |Le service d’encadrement ICT et le Business mettent conjointement en place, aux différents niveaux de l’organisation et au cours des |
| |différents stades du cycle de vie d’un service, les structures nécessaires afin d’assurer que les services existants/développés répondent |
| |aux besoins du Business. |
| |Un nouveau service ou l’adaptation d’un service existant pourra être considéré comme livré dès que les parties concernées, c'est-à-dire le |
| |service d’encadrement et le Business, auront marqué leur accord par rapport et conformément aux clauses du contrat initialement établi. |
|5. De stafdienst ICT streeft naar maximale synergieën voor overkoepelende |Chaque partenaire, interne (le business et les services d’encadrement y compris ICT) et externe (fournisseurs, autres SPF, Fedict, Union |
|ICT projecten |Européenne et autres), dispose d’un point de contact unique compétent pour ses relations avec le service d’encadrement ICT. |
| |De stafdienst ICT streeft naar het operationaliseren van de horizontale Coperfin projecten, meer bepaald de thema’s inzake geïntegreerde |
| |verwerking, multi-kanaal dienstverlening en bijstand, controle, invordering en informatie. |
| |Le service d’encadrement ICT et Fedict collaboreront activement dans le cadre de la matrice virtuelle. |
| |La relation entre le service d’encadrement ICT et ses partenaires sera formalisée et documentée systématiquement aux différents stades du |
| |cycle de celle-ci. |
| |Le service d’encadrement ICT mettra en place un système de mesure de satisfaction du business et lancera des actions correctives si |
| |nécessaire. |
|6. Le développement de nouveaux services ICT et l’amélioration de services|Chaque projet est traduit dans un contrat reprenant de manière univoque les rôles et responsabilités de chaque partie concernée, ainsi que |
|ICT existants seront organisés sous forme de projet |les objectifs à atteindre (délai, moyens, ressources, niveaux généraux de service,…). |
| |Chaque projet est attribué à une équipe de projet. La détermination des rôles et des responsabilités du projet sera effectuée en |
| |collaboration avec les parties concernées conjointement par l’ICT et le Business, dans le respect des principes de gouvernance ICT. |
| |Les projets lancés au sein du service d’encadrement ICT font appel à une méthodologie de travail standard et à des outils informatiques de |
| |gestion de projet. |
| |Le service d’encadrement ICT et le Business assurent conjointement le suivi et le reporting des rôles, responsabilités et engagement |
| |formalisés dans le cadre du contrat de projet établi avec le Business |
|7. Pour chaque initiative ICT, on étudiera les possibilités en termes de |ICT realiseert de projecten volgens de planning, samen opgesteld met de business. Hierbij zal ICT partnerships gebruiken om technologische |
|ressources et de produits (sourcing), en tenant compte des limites de |vaardigheden te verwerven en om kostenefficiënte oplossingen te kunnen aanbieden, zodat implementaties versneld kunnen worden terwijl er |
|temps imposées par le plan de réalisation de Coperfin |kennis opgedaan wordt om in-house support en toekomstige ontwikkeling toe te laten. ICT houdt bijzondere aandacht voor kennisoverdracht, |
| |standaarden en continuïteit van de dienstverlening. |
| |Sleuteloperaties, die hoge business value betekenen of gevoelige informatie behandelen, worden nooit in volledige outsourcing behandeld. De |
| |transfert van know-how en de bewaking van de kwaliteit dient steeds gewaarborgd, zowel bij outsourcing als bij interne realisaties. De |
| |overeenkomst met de geldende wetgeving wordt altijd geanalyseerd. |
| |Om alle controle over projecten en productie te verzekeren levert de FOD Financiën de projectleiders en de productieleiders, bijgestaan door|
| |een voldoende begeleiding van interne oorsprong. De vereiste teams worden samengesteld, intern en eventueel extern, in functie van profiel |
| |en specialisatie. |
| |Pro-actief beleid voor de competentie en de continue bijscholing van het ICT-personeel. |
| |Het beleid inzake sourcing zal, telkens als deze wordt toegepast, gecommuniceerd worden binnen ICT en de Business. |
|8. Le service d’encadrement ICT visera une ré-utilisabilité maximale dans |De stafdienst ICT stelt een globale visie op inzake standaarden, ontwikkeling, methodologie, architectuur, gegevens en infrastructuur. |
|le cadre des développements |Samenwerking met externe partijen zoals Fedict, EU en andere FODs. |
| |De stafdienst ICT zal applicaties ontwikkelen die toelaten dat businesslogica kan gebruikt worden over distributiekanalen en organisationele|
| |eenheden heen. De ICT-ontwikkeling wordt optimaal moduleerbaar en herbruikbaar opgevat: |
| |Actieve ondersteuning door middel van een gedocumenteerde centrale ICT-bibliotheek van alle componenten en gegevens (technische en |
| |functionele analyse). |
| |Gebruik van het principe van de authentieke bronnen voor gegevensopslag en gegevensbenadering. |
| |Gebruik van tools, ter ondersteuning van de ontwikkeling, gebaseerd op een globale methodologie. Controle van de kwaliteit via |
| |gestandaardiseerde methoden. |
|9. De ICT stafdienst zal streven naar de optimalisatie van het gebruik van|Eén departementele ICT-strategie. Een globale visie en concept inzake gestandaardiseerde infrastructuur en gegevensarchitectuur ter |
|de toegekende middelen (personeel, infrastructuur,…) bij de realisatie van|ondersteuning van de ICT-toepassingen. |
|nieuwe projecten en de uitvoering van operationele werkzaamheden |Maximale coherentie tussen de eigen middelen en deze van externe partijen zoals Fedict en de EU. |
| |Uniformisering van de informaticadiensten, de mensen en hun kennis. Ontwikkeling van gemeenschappelijke toepassingen en gebruik van |
| |gemeenschappelijke databanken. |
| |Centrale aankoop en beheer van de ICT infrastructuur. Beslissingen inzake uitbreidingen en nieuwe realisaties toetsen aan de standaarden. |
| |Consolidatie rond dataservers en uitbouw van een degelijk backupcentrum en backupstrategie. |
| |Gebruik van gemeenschappelijke tools, uniforme software en werkposten voor ICT-ontwikkelaars. Gebruik van uniforme werkposten, software en |
| |toepassingen voor eindgebruikers. |
|10. Bij het uitwerken en implementeren van een globaal veiligheidsbeleid |In het kader van het garanderen van de continuïteit van de diensten, zal de stafdienst ICT de nodige maatregelen treffen en de nodige |
|zal de stafdienst ICT van de FOD Financiën zich aligneren met de |procedures opzetten en testen, teneinde over een volwaardig back-up center te beschikken, alsook de fysieke toegang tot de gebouwen en de|
|voorschriften op federaal vlak. |lokalen waar de ICT-infrastructuur gehuisvest wordt te beveiligen, in samenwerking met Secretariaat en Logistiek. |
| |De Stafdienst ICT zal de nodige middelen en infrastructuur in plaats stellen om de integriteit en confidentialiteit van de gegevens te |
| |garanderen en er tevens over waken dat de reglementering omtrent de bescherming van de persoonlijke en bedrijfsgegevens gerespecteerd |
| |wordt voor wat betreft het opslaan en het gebruik van deze gegevens. |
| |Zowel bij het uitwerken van nieuwe toepassingen als voor de bestaande toepassingen zal de business een (voor)studie (laten) uitvoeren die|
| |onder andere een risico analyse zal omvatten en waarbij het vereiste veiligheidsniveau voor de betrokken toepassing zal worden |
| |vastgelegd. Deze studie zal de verschillende aspecten met betrekking tot security omvatten (wie heeft toegang tot de toepassing en op |
| |welke manier, juridische vereisten,…). |
| |De informatie van de business wordt ter beschikking gesteld aan de gebruikers volgens role-based authorisatieregels, bepaald door de |
| |business en gelinkt aan het Human Resources Informatie Systeem. Bovendien zorgt de stafdienst ICT dat deze informatie beschikbaar is en |
| |voor de controlerapportering hieromtrent. |
| |De stafdienst ICT zal de nodige ondersteuning leveren om de vereisten op het vlak van veiligheid om te zetten in technische oplossingen |
| |rekening houdend met het kader van ICT governance en dit voor zowel de nieuwe toepassingen als de bestaande toepassingen. |
| |De stafdienst ICT zal de nodige middelen in plaats stellen om een systeem van intrusion detection op te zetten, een security audit uit te|
| |(laten) voeren en de nodige correctieve maatregelen nemen om de “security gap” op een aanvaardbaar niveau te houden of terug te brengen. |
| |Deze inspanningen zullen steeds kaderen in, en in overeenstemming zijn met het globaal veiligheidsbeleid. |
8 Appendix G – Leidende principes bij de Informatie Architectuur
We beschrijven kort de algemene principes die het resultaat zijn van de analyse in het kader van Coperfin1, en die onveranderd van toepassing zijn voor de informatiearchitectuur voor de stafdiensten.
Een geïntegreerd data model
De FOD Financiën evolueert naar een geïntegreerde data architectuur, welke de ruggengraat zal vormen voor alle applicaties en analytische instrumenten.
Het is een model dat alle informatie binnen de FOD Financiën en alle linken tussen deze verschillende informatiegroepen of « subject areas » bevat.
Principe van het Enig Dossier
Het principe van het Enig Dossier (zie ICT Boek – Coperfin1) staat ook bij de Stafdiensten centraal staan in het uittekenen van een geïntegreerd data model (dit wil zeggen dat de informatie gecentraliseerd wordt rond de burger). Hierdoor beschikken de werknemers over alle informatie over de burger, en kunnen ze deze consulteren mits een gepaste rol en toelating tot het model.
Het Enig Dossier vormt het zicht op alle gegevens (gebaseerd op een geïntegreerd data model) dat de werknemers van de FOD Financiën kunnen zien.
Bijkomende informatie voor het Enig Dossier
Alle informatie wordt automatisch toegevoegd aan het Enig Dossier. Gebaseerd op het geïntegreerd datamodel zal de informatie centraal bewaard worden. Consultatie van het Enig Dossier is mogelijk vanuit verschillende locaties (binnendiensten, buitendiensten, mobiele diensten,…), doordat elke werknemer van de FOD Financiën toegang heeft tot het informatie netwerk, hetzij via een vaste, hetzij via een mobiele verbinding.
De zichten op het Enig Dossier kunnen via verschillende methodes mogelijk gemaakt worden, zoals het onmiddellijk toegang hebben tot gegevens, het overbrengen van gegevens van de ene naar de andere omgeving, het linken van applicaties, enzovoort.
Beschikbaarheid/ toelating van informatie
Informatie binnen de FOD Financiën wordt toegankelijk gemaakt voor interne en externe gebruikers, naargelang de taak die de gebruiker uitoefent.
De toegankelijkheid wordt geformaliseerd door rechten toe te kennen aan de gebruikers van het geïntegreerd data model (vb : manager, toeleveranciers of gebruiker van de informatie)
Hierdoor heeft iedereen binnen de FOD Financiën toegang tot alle informatie die zij nodig hebben en waarvoor ze bevoegd zijn.
Toelatingen, toegangsrechten en eigenaarschap voor bijzondere elementen van de gegevens worden bepaald in de gedetailleerde uitwerking van het project. Deze elementen worden als sleutelelementen beschouwd van de toegang tot informatie en het principe van het Enig Dossier.
Standaardisatie van informatie
Teneinde een optimale kwaliteit van de informatie te bekomen worden integriteitstandaarden opgesteld die van applicatie zijn op de verschillende applicaties. Hiervoor wordt een enkele « data dictionnary » opgesteld voor de FOD Financiën waarin alle standaarden beschreven staan. De verantwoordelijkheid voor het up to date houden op Federaal niveau, niveau van het Ministerie, de Administraties en de entiteiten van de data dictionnary ligt bij de ICT verantwoordelijke(n).
Het concept van een authentieke bron
De idee van een authentieke bron sluit aan bij het principe van éénmalig inzameling van informatie uit één enkele bron.
De dienst of entiteit die de informatie levert, wordt beschouwd als zijnde de authentieke bron en is de eigenaar van de informatie, met als belangrijkste verantwoordelijkheid het verzekeren dat de ingevoerde informatie correct is, up-to-date is en juist gebruikt wordt. De respectievelijke dienst of entiteit moet ook geraadpleegd worden indien de informatie wijzigt.
Historische informatie
De historiek van informatie wordt waar nodig opgeslagen voor eventuele verdere verwerking. De verdere uitwerking van dit concept zal gebeuren in de design en de ontwerpfase.
Externe informatiebronnen
FEDICT, KBO, RR, KSZ en andere gegevensbanken zijn allemaal belangrijke gegevensbronnen voor de FOD Financiën. Linken met deze externe informatiebronnen worden dan ook voorzien.
9 Appendix H – ICT Framework
Een framework is een conceptuele structuur die gebruikt wordt om het werk te omschrijven dat moet uitgevoerd worden. Het moet gebruikt worden als een leidraad of als een test op volledigheid van het afgeleverde werk. Het is onmogelijk om rechtstreeks van een framework een ontwikkeling te starten, maar het moet gezien worden als een startpunt voor het begrijpen en ontwikkelen van de applicaties.
Architectuur is de wijze of de structuur volgens dewelke hardware en software wordt geconstrueerd. Het definieert hoe een systeem of programma is opgebouwd, hoe de verschillende onderdelen met elkaar interageren, en welke protocollen en interfaces er gebruikt worden voor de communicatie en de samenwerking tussen modules en componenten die het systeem uitmaken (Gartner group)
Architectuur handelt over het design en het bouwen van systemen waarbij men vertrekt van eenvoudige bouwstenen en waarbij relatie worden gelegd tussen de componenten. Alle componenten in de blauwdruk – materialen, ruimte, mensen – spelen een rol in het verwezenlijken van de architectuur.
Het gebruik van architecturaal denken in IT, bescrhijft het creëren van zekere structuren die kunnen gemaakt worden, en het werk dat wordt georganiseerd en uitgevoerd op een gestructureerde en systematische manier. Het gebruik van architecturale concepten houdt verder in dat er iets herhaalbaars is rond het werk dat wordt uitgevoerd:, architecten kunnen een structuur creëren en dan de componenten of de structuur opnieuw gebruiken wanneer voor analoge problemen.
Frameworks worden gebruikt om een beter begrip te ontwikkelen rond de componenten die eventueel moeten gebruikt worden in een architectuur en hoe deze elementen kunnen samen gebracht worden. Startend van de inventaris met componenten en de omschrijving van hun onderlinge relaties zullen systeemingenieurs de nodige componenten selecteren voor hun systeemontwikkeling. De scoop van wat verschillende frameworks adresseren kan verschillen. Daarom is het cruciaal om de scoop van het framework goed te begrijpen om het framework te kunnen gebruiken gedurende de ontwikkelingsfase.
Een framework is een conceptuele structuur die gebruikt wordt om het werk te omschrijven dat moet uitgevoerd worden. Het moet gebruikt worden als een leidraad of als een test op volledigheid. Het is onmogelijk om rechtstreeks van een framework een ontwikkeling te starten, maar het moet gezien worden als een startpunt voor het begrijpen en ontwikkelen van de applicaties.
1 Netcentric Enterprise Architecture Framework
Het Netcentric Enterprise Architecture Framework (NEAF) vertegenwoordigt het framework dat gebruikt wordt om een globaal en logisch overzicht te verkrijgen van de verschillende componenten die een netwerkgeoriënteerde architectuur vormen. Sommige componenten zijn meer bepaald geschikt voor de teams die verantwoordelijk zijn voor de informatiearchitectuur, de applicaties en het Delivery Vehicle en worden verder in detail besproken.
Het volgende diagram bevat de verschillende bouwstenen van het « Netcentric Enterprise Architecture Framework (NEAF)[24] » (met inbegrip van de elementen die niet aangepakt zullen worden tijdens het CoperFin-project): de bouwstenen van het NEAF kunnen gegroepeerd worden in drie belangrijke domeinen:
[pic]
Figuur 38: Netcentic Enterprise Architecture Framework
Execution Architectuur (Uitvoeringsarchitectuur)
Sommige delen van dit domein worden aangepakt tijdens CoperFin:
De applicaties
De technische architectuur met verschillende lagen (Delivery Vehicle)
De infrastructuur (Delivery Vehicle)
De gegevens zijn niet opgenomen in dit diagram maar maken deel uit van de uitvoeringsarchitectuur
Development Architectuur (Ontwikkelingarchitectuur)
Wordt niet beschreven in het ICT Boek (Coperfin1 & Coperfin2) maar tijdens latere ontwerpfasen van specifieke projecten.
Operations Architectuur
Zal niet aangepakt worden tijdens CoperFin maar tijdens latere ontwerpfasen van specifieke projecten.
De belangrijkste relatie tussen deze drie architecturen is het feit dat de uitvoeringsarchitectuur in grote mate de voorwaarden inhoudt voor de realisatie van de ontwikkelingsarchitectuur en de architectuur van de operaties. Als er bijvoorbeeld geopteerd wordt voor een gedistribueerde en heterogene uitvoeringsarchitectuur, moeten de ontwikkelings- en operatieomgeving dit weerspiegelen. Om die reden zullen de ontwikkelingsarchitectuur en de architectuur van de operaties later in de loop van het project uitgewerkt worden tijdens een fase die volgt op het CoperFin-project.
10 1 Framework voor de Informatie Architectuur
Informatie m.b.t. het framework voor Informatie Architectuur (Data Architectuur), kan worden gevonden in het ICT Boek (Coperfin1).
2 Framework voor de Delivery Vehicle Architectuur
Informatie m.b.t. het framework voor de Delivery Vehicle Architectuur (ICT Infrastructuur), kan worden gevonden in het ICT Boek (Coperfin1).
3 Framework voor de Applicatie Architectuur
1 Applicaties in het Framework
De applicaties voor de FOD Financiën maken integraal deel uit van de NEAF-architectuur. Ze komen meer gedetailleerd aan bod in deze paragraaf.
Dit diagram toont welke plaats de applicaties innemen in het NEAF. Deze paragraaf (Applicaties ) is gestructureerd rond het framework voor de applicaties van de FOD Financiën.
In het kader van CoperFin is dit het enige deel dat onderzocht zal worden door het team van de Applicatiearchitectuur.
2 Framework van de bedrijfstoepassingen voor de FOD Financiën
Dit framework illustreert het type systeem dat typisch gebruikt wordt in belastingsagentschappen. Het volgende detaillevel onder dit niveau, toont de functionaliteit de wordt uitgevoerd door de systemen in elk van de deelgebieden.
In een typisch project, zouden sommige taken inhouden dat processen opgestart worden om het type functionaliteit te definiëren dat nodig is voor een agentschap. Dit wordt gevolgd door een analyse van deze functionaliteit om te zien welke gebieden samen horen en daarom kunnen geïntegreerd worden in één toepassing. Tenslotte wordt een applicatie requirement en een applicatiearchitectuur gedefinieerd.
Het ‘Applications Framework for the Revenue Agency’ helpt bij de eerste twee taken, als een “checklist” voor diegenen die de huidige en de gewenste processen bestuderen. Door een framework voor de types van systemen te geven en de functionaliteiten erachter, worden de deliverables “gekickstart”. Zonder als een beperking te fungeren, helpt het framework het denkproces in het beginstadium van het architectuur design.
Tenslotte bevindt zich achter het ‘Applications Framework’ een aantal systemen die reeds gebouwd zijn, en de vereiste functionaliteit leveren. De functionaliteit van deze systemen voedt de functionaliteit opgeslagen in het framework. Terwijl de systemen veranderen en evolueren over de tijd, doet het Framework dat ook.
We wijzen erop dat dit framework de applicaties omvat die typisch gebruikt zullen worden binnen de FOD Financiën maar dat het niet noodzakelijk is dat de FOD elke applicatie gebruikt. In het specifieke geval van de FOD Financiën is het mogelijk dat bepaalde toepassingstypes niet aangewezen zijn.
Anderzijds is het in specifieke gevallen mogelijk dat een FOD Financiën nood heeft aan een toepassingstype dat toegevoegd moet worden aan het referentiekader.
Het is belangrijk op te merken dat dit deel betrekking heeft op een framework voor de FOD Financiën en niet op een architectuur voor de FOD Financiën. Dit framework kan gebruikt worden als een element dat de mogelijkheid biedt om de toepassingstypes te identificeren die de FOD Financiën zal nodig hebben, alvorens voort te bouwen op basis van courante applicaties , en die nadien te integreren in de applicatiearchitectuur.
Het onderstaande diagram[25] stelt het framework voor:
[pic]
Figuur 39: Framework van applicaties voor de FOD Financiën
11 12 Appendix I – Glossarium
|Term |Korte Verklaring |
|BIM |Business Integration Methodology |
|BPR |Business Process Reengineering |
|CCFF |Centre de Communication de la Fiscalité Fédérale |
|EDMS |Electronic Document Management Software |
|ERP |Enterprise Resource Planning |
|FedMAN |Fedenet Metropolitan Area Network |
|FEDICT |FOD « ICT » (Federale OverheidsDienst Informatie- en Communicatie|
| |Technologie) |
|FAQ |Frequently Asked Questions |
|FOD |Federale Overheidsdienst |
|ICT |Information Communication Technology |
|KBO |KruispuntBank Ondernemingen |
|KPI |Key Performance Indicator |
|KSZ |KruispuntBank voor Sociale Zekerheid |
|LAN |Local Area Network |
|NEAF |Netcentric Enterprise Architecture Framework |
|OLAP |On Line Analytical Processing |
|RR |RijksRegister |
|UME |Unified Messaging Engine |
-----------------------
[1] Elke vermelding in dit document naar de ‘Stafdiensten’ is beperkt tot de BPR’s van de Stafdiensten die in scope zijn van het Coperfin2 project. Deze informatie is m.a.w. niet toe te passen op de overige Stafdiensten van de FOD Financiën.
[2] Zie ook Appendix B – Coperfin2 Procesmodel op pagina 91
[3] Copyright Accenture, 2003, Alle rechten voorbehouden
[4] Bij deze categorie wordt wel eens verwezen naar functionaliteiten die typisch ook ingebouwd zijn in andere applicaties (vb. workflow of documentbeheer).
[5] FERF – The Buttonwood Group LLP: een gemiddeld bedrijf spendeert jaarlijks ongeveer $1.000 per werknemer om een operationeel plan te produceren.
[6] Het proces waarbij de nadruk ligt op het verfijnen van de strategische richting en het belang van ‘ownership’.
[7] Bron: Hackett 2002 Book of Numbers
[8] Het proces 39 (“Levering en Distributie”) voorziet in 5 aktiviteitenblokken: Ontvangen en evalueren produktaanvraag, Aanmaken produkt, Leveren produkt, Opslag en Aanbestedingen.
[9] Employee Self-Service
[10] gebouwen en verbeteringswerken vallen niet onder verantwoordelijkheid van de FOD Financiën, maar onder de verantwoordelijkheid van de Regie der Gebouwen
[11] FOD Overkoepelende Raamcontracten en Aankoopbeleid en Advies zijn 2 diensten binnen de FOD P&O die in 2002 opgericht zijn als opvolgers van het Federaal Aankoopbureau.
[12] We verwijzen hierbij naar het bericht van marktprospectie van het federale projectteam “Public E-Procurement” van de FOD Defensie
met het oog op het lanceren van een reeks overheidsopdrachten voor het verwezenlijken van de projecten E-Bid en E-Reg.
[13] versiebeheer zorgt ervoor dat een nieuwe versie van een document aangemaakt wordt bij elke wijziging
[14] statusbeheer houdt de status (bijvoorbeeld kladversie, herziene versie, finale versie,…) van een document bij
[15] Een community is een “virtuele club” of ondersteuningsgroep waar medewerkers vanuit de volledige organisatie verenigd worden rond een gemeenschappelijke interesse of taak. Leden van zo’n community zijn met elkaar verbonden door een gemeenschappelijk nood om ideeën uit te wisselen, problemen op te lossen en “best practices” op te sporen en te verbeteren.
[16] Benchmarks tonen aan dat de oorzaak van het falen van projecten vaak rechtstreeks te maken heeft met het vastleggen van de behoeften van de gebruikers en de scope.
[17] Processen 55 t/m 59 op het Coperfin procesmodel (zie Appendix B – Coperfin2 Procesmodel op pagina 91)
[18] De informatie over gebouwen is momenteel in een afzonderlijke Oracle-database opgenomen.
[19] Er werd tijdens de bespreking opgemerkt dat het beheer van informatie over advocaten momenteel onder verantwoordelijkheid van de stafdienst B&B valt, en dat niet duidelijk is of dit in de toekomst onder verantwoordelijkheid van S&L komt.
[20] Aangezien de gebouwen en de verbeteringswerken aan gebouwen onder het beheer vallen van de Regie der Gebouwen, bestaan de vaste activa die onder het beheer van de FOD Financiën vallen, voornamelijk uit rollend materieel, informatica-uitrusting, machines en meubilair.
[21] Een personeelsdossier bevat: persoonsgegevens (naam, privé adres, telefoonnummer, geboortedatum,…) naam functie, afdeling, werkadres, contactgegevens, diploma, expertisegebied, gevolgde bijkomende interne of externe opleidingen, relevante documenten zoals bijvoorbeeld kopie diploma, getuigschrift goed gedrag en zeden, andere getuigschriften en certificaten, POP, curriculum vitae, informatie of iemand lid is van een bepaald comité of werkgroep, taalkennis, bankgegevens, besluiten en beslissingen, loopbaanincidenten, carrièregegevens, contractgegevens, cumulgegevens, evaluatiedocumenten, tuchtdossier, examengegevens, ...
[22] TM & copyright Accenture 2003, alle rechten voorbehouden
[23] TM & copyright Accenture 2003, alle rechten voorbehouden
[24] TM & copyright Accenture 2001, alle rechten voorbehouden
[25] TM & copyright Accenture 2003, alle rechten voorbehouden
-----------------------
[pic]
................
................
In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.
To fulfill the demand for quickly locating and searching documents.
It is intelligent file search solution for home and business.
Related searches
- who finances older vehicles
- up finances a scam
- managing your personal finances textbook
- church finances best practices
- managing finances tips
- how to manage finances effectively
- managing finances worksheet
- yahoo finances and stock quotes
- monthly finances template
- track finances in excel
- finances in retirement
- retirement finances for dummies