S TATE F EXAS PROCUREMENT AND CONTRACT MANAGEMENT GUIDE

STATE OF TEXAS

PROCUREMENT AND CONTRACT MANAGEMENT GUIDE

STATEWIDE PROCUREMENT DIVISION

Glenn Hegar Texas Comptroller of Public Accounts

VERSION 3.0

Statewide Procurement Division

TABLE OF CONTENTS

INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

PROFESSIONAL CERTIFICATION AND TRAINING PROGRAM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

ETHICS LAWS AND PROFESSIONAL STANDARDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 State Ethics Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 State Standards of Conduct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Bribery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Gift to Public Servant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Misuse of Official Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Misuse of Government Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Suspected Fraud, Waste, or Abuse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

VENDOR COMMUNICATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

SPD, DIR, SAO, OVERSIGHT TEAMS, AND PLANNING DOCUMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 SPD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 DIR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 SAO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 Contract Advisory Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 Quality Assurance Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 Agency Procurement Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Historically Underutilized Business Program Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Agency Contract Management Handbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Agency Contract Management Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

THE PROCUREMENT CYCLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

PROCUREMENT PLANNING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Needs Assessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Cost Estimate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Acquisition Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

PROCUREMENT METHOD DETERMINATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Texas Procurement and Contract Management Guide - Version 3.0 | i

Statewide Procurement Division

Procurement Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Procurement Method Identification Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Procurement Method ? SPD Non-Delegated Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Texas Correctional Industries Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 The State Use Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Term Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Managed Term Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Travel Services Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 SPD-Administered Agency-Specific Procurements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Proprietary Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Mail and Messenger Services Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Printing Services and In-House Copy Centers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Used Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Purchase of Used Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Trade-In of Used Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Contract Established by Another State Agency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Federal Government Purchases and Interstate Compacts & Cooperative Agreements . . . . . . . . . . . . . . . 27 Procurement Method ? SPD Delegated Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Determining Contract Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Summary of Minimum Requirements for Delegated Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 SPD Delegation by Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Purchases of $10,000 or less ("Spot" Purchases) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 One-Time Purchases of Goods of $50,000 or less . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Purchases of Services of $100,000 or less . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Direct Publications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Professional Memberships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Perishable Goods Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Distributor Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Fuel, Oil, and Grease Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Internal Repair Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Emergency Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 SPD Review and Delegation Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Delegation Request for Goods Exceeding $50,000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Delegation Request for Services Exceeding $100,000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Procurement Outside of SPD Delegation Authority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Competitive Bidding (IFBs, Informal Bidding) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Competitive Sealed Proposals (RFPs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

ii | Texas Procurement and Contract Management Guide - Version 3.0

Statewide Procurement Division

Procurement Method ? SPD Texas Multiple Award Schedule (TXMAS) Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34 Procurement Method ? Reverse Auction Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Procurement Method ? Automated Information Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

Automated Information Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 DIR Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

DIR Cooperative Contracts Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Data Center Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Telecommunication Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Procurement Method ? Professional Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40 Procurement Method ? Consulting Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Procurement Method ? Legal Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Procurement Method ? Interagency Cooperation Contracts (IACs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44 Procurement Method ? Interlocal Cooperation Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45 Procurement Method ? State and Federal Surplus Property Programs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Procurement Method ? Request for Qualifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45 Procurement Method ? Texas Disaster Act of 1975 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46

Solicitation Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Solicitation ? IFB, RFP, RFO, RFQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Request for Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Solicitation ? Preparation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Procurement Lead Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Internal Calendar of Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Drafting Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Minimum Vendor Qualifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Scope of Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Deliverables and Milestones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Professional Licenses and Certifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Established Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Monitoring Activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Additional Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Payment and Pricing Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Reimbursement Methodologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Advance Payment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Texas Procurement and Contract Management Guide - Version 3.0 | iii

Statewide Procurement Division

Early Payment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Retainage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Invoice Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 State and Federal Taxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Contract Term and Termination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Terms and Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Change Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Risk Mitigation Measures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Financial Capability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60 Insurance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Surety Bonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Warranties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Extended Warranty; Maintenance Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Limitations of Liability Clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Remedies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Response Submission Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Response Content, Format, and Delivery Instructions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Electronic Submission and Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Execution of Bid/Offer/Proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 HUB Subcontracting Plan Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Evaluation Criteria for Award . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Solicitation ? Reviews and Approvals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 CAT ? Review of Solicitations With a Value of $5 Million or More . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 QAT ? Review of Major Information Resources Projects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 QAT and LBB ? Review of Non-Cloud Computing Service Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Electronic State Business Daily (ESBD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Texas Register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Centralized Master Bidders List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Solicitation ? Agency Communications With Potential Respondents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Pre-Bid/Offer/Proposal Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Question and Answer Period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Solicitation Addenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Communication with Agency Personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Solicitation ? Receipt and Control of Responses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Receipt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Late Responses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Withdrawal of Response . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Cancellation of Solicitation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Public Opening Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Internal Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

iv | Texas Procurement and Contract Management Guide - Version 3.0

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