96-1809 Texas Procurement and Contract Management Guide Version 2

STATE OF TEXAS

PROCUREMENT AND CONTRACT MANAGEMENT GUIDE

STATEWIDE PROCUREMENT DIVISION

Glenn Hegar Texas Comptroller of Public Accounts

VERSION 2.1

Statewide Procurement Division

TABLE OF CONTENTS

INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

PROFESSIONAL CERTIFICATION AND TRAINING PROGRAM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

ETHICS LAWS AND PROFESSIONAL STANDARDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 State Ethics Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 State Standards of Conduct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Bribery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Gift to Public Servant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Misuse of Official Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Misuse of Government Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Suspected Fraud, Waste, or Abuse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

VENDOR COMMUNICATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

SPD, DIR, SAO, OVERSIGHT TEAMS, AND PLANNING DOCUMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 SPD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 DIR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 SAO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 Contract Advisory Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 Quality Assurance Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 Agency Procurement Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Historically Underutilized Business Program Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Agency Contract Management Handbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Agency Contract Management Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

THE PROCUREMENT CYCLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

PROCUREMENT PLANNING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Needs Assessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Cost Estimate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Acquisition Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

PROCUREMENT METHOD DETERMINATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Texas Procurement and Contract Management Guide - Version 2.1 | i

Statewide Procurement Division

Procurement Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Procurement Method Identification Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Procurement Method ? SPD Non-Delegated Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Texas Correctional Industries Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 The State Use Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Term Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Managed Term Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Travel Services Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 SPD-Administered Agency-Specific Procurements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Proprietary Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Mail and Messenger Services Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Printing Services and In-House Copy Centers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Used Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Purchase of Used Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Trade-In of Used Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Contract Established by Another State Agency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Federal Government Purchases and Interstate Compacts & Cooperative Agreements . . . . . . . . . . . . . . . 27 Procurement Method ? SPD Delegated Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Determining Contract Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Summary of Minimum Requirements for Delegated Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 SPD Delegation by Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Purchases of $10,000 or less ("Spot" Purchases) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 One-Time Purchases of Goods of $50,000 or less . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Purchases of Services of $100,000 or less . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Direct Publications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 PROFESSIONAL MEMBERSHIPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Perishable Goods Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Distributor Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Fuel, Oil, and Grease Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Internal Repair Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Emergency Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 SPD Review and Delegation Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Delegation Request for Goods Exceeding $50,000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Delegation Request for Services Exceeding $100,000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Procurement Outside of SPD Delegation Authority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Competitive Bidding (IFBs, Informal Bidding) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Competitive Sealed Proposals (RFPs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

ii | Texas Procurement and Contract Management Guide - Version 2.1

Statewide Procurement Division

Procurement Method ? SPD Texas Multiple Award Schedule (TXMAS) Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34 Procurement Method ? Reverse Auction Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Procurement Method ? Automated Information Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

Automated Information Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 DIR Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

DIR Cooperative Contracts Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Data Center Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Telecommunication Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Procurement Method ? Professional Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40 Procurement Method ? Consulting Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Procurement Method ? Legal Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Procurement Method ? Interagency Cooperation Contracts (IACs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44 Procurement Method ? Interlocal Cooperation Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45 Procurement Method ? State and Federal Surplus Property Programs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Procurement Method ? Request for Qualifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45 Procurement Method ? Texas Disaster Act of 1975 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46

Solicitation Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Solicitation ? IFB, RFP, RFO, RFQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Request for Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Solicitation ? Preparation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Procurement Lead Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Internal Calendar of Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Drafting Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Minimum Vendor Qualifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Scope of Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Deliverables and Milestones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Professional Licenses and Certifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Established Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Monitoring Activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Additional Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Payment and Pricing Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Reimbursement Methodologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Advance Payment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Texas Procurement and Contract Management Guide - Version 2.1 | iii

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