Fluxogramas



UNIVERSIDADE NOVE DE JULHO – UNINOVE

DISCIPLINA: PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

PROF. RESP. PELA DISCIPLINA: SYNESIO C. FILHO

Fluxogramas

O fluxograma é um recurso gráfico amplamente utilizado no âmbito da administração de empresas. No decorrer de nosso estudo, serão conhecidas as utilidades dessa ferramenta para os analistas de OMS, bem como os principais tipos de fluxograma: o vertical o parcial e o global. Além disso aprenderá que o fluxograma poderá ser elaborado manualmente ou com auxílio de softwares, como o Visio®, o Graham Process Mapping® ou, até mesmo, o próprio Microsoft Word®. Por último, também serão apresentadas orientações gerais para a confecção de relatórios sobre o fluxograma de sua empresa.

Conceito e utilidade do fluxograma

As empresas podem ser vistas como “coleções de processos”. Vale lembrar que processos são conjuntos de atividades que seguem uma seqüência lógica, nos quais é possível identificar a existência de entradas, processamentos e saídas.

A indústria automobilística, por exemplo, submete peças e materiais (entradas) processo fabril (processamento) com o objetivo de produzir carros (saídas). Na teoria, pode parecer simples; mas, ra prática, escolher a ordem mas apropriada para as operações é bastante complexa. Não é à toa que muitas empresas enfrentam problemas ligados ao fluxo dos seus processos: algumas alocam tarefas demais em determinados departamentos, sobrecarregando-os; outras duplicam funções e criam tramitações desnecessárias, o que gera demora e custos adicionais.

A fim de tornar os processos mais ágeis e eficientes, é preciso melhorar a distribuição de tarefas entre os setores e a ordem em que as atividades são executadas. Os relatórios podem ser úteis para avaliar esses aspectos, porém não favorecem a visualização rápida e sistemática dos fluxos de ações. Nessas horas, o fluxograma é uma ferramenta indispensável, pois oferece à equipe de analistas uma visão clara do caminho percorrido pelo processo até atingir seu objetivo final. Como permite identificar falhas no fluxo de trabalho, o fluxograma consolidou-se como um instrumento valioso no campo da administração. O analista de OMS pode utilizá-lo para identificar problemas na divisão de responsabilidades, na tramitação de documentos e no tempo de execução do processo, por exemplo. Vejamos a definição o fluxograma:

Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.

Em outras palavras, o fluxograma é um recurso gráfico que serve para descrever ordem em que é executado um determinado conjunto de atividades, possibilitando a avaliação e o redesenho do modus operandi, se for o caso. A fim de aproveitar todo o potencial dessa ferramenta, cabe ao analista de OSM estudar e utilizar corretamente os símbolos que designam os diferentes tipos de ação.

A comparação entre fluxogramas é uma forma eficiente de detectar problemas no percurso dos processos. O analista de OMS pode, por exemplo, comparar a ordem atual das atividades que formam um determinado processo à seqüência que ele considera ideal. A partir das diferenças entre os dois fluxogramas, ele pode identificar as falhas repensáveis pelos resultados indesejáveis e sugerir mudanças. Isso só é possível porque os fluxogramas contêm as informações mais importantes acerca do fluxo de processos; eles geralmente incluem cinco componentes:

• tipos de operações realizadas;

unidades organizacionais responsáveis pelas diferentes operações;

entradas e saídas de cada operação;

tramitação de informações e documentos;

volume de trabalho delegado a cada unidade organizacional.

Não é por acaso que os fluxogramas são bastante populares entre os analistas de OMS. Confira na figura abaixo as vantagens que eles oferecem a esses profissionais.

Vantagens do fluxograma

Tipos de fluxograma

Os próximos tópicos apresentarão os principais tipos de fluxograma: o vertical, o parcial e o global. No decorrer da leitura, será percebido que cada tipo conta com simbologia própria e é útil em contextos específicos.

Fluxograma vertical

Também conhecido como diagrama de processo, o fluxograma vertical é um formulário impresso que contém colunas verticais Ele costuma ser amplamente utilizado para detalhar as operações executadas por um departamento específico da empresa, fragmentando atividades complexas em pequenas etapas. Contudo, também pode ser aplicado quando as operações envolvem mais de um setor, desde que o processo relativamente simples.

Em geral, o fluxograma vertical conta com símbolos padronizados que facilitam o preenchimento e a leitura. Ainda assim, convém explicar o significado de cada símbolo em uma legenda na parte superior do formulário (Quadro 1).

A fim de resumir o conteúdo do fluxograma, é inserida ao lado da legenda uma coluna com o total de vezes que cada símbolo aparece. Isso permite ao analista de OMS identificar rapidamente a freqüência com que documentos e materiais são transportados, ou quantas vezes ocorrem atrasos, por exemplo.

Vejamos um caso prático: observe o Quadro 2 e indique possíveis problemas no fluxo do processo em análise.

Mesmo sem conhecer detalhes sobre o processo retratado no Quadro 2, é fácil deduzir que falhas impedem um funcionamento eficiente.

Quadro 1 - Legendado fluxograma vertical

| |Análise ou operação |

| |Execução ou inspeção |

| |Demora ou atraso |

| |Arquivo provisório |

| |Arquivo definitivo |

| |Transporte |

Em primeiro lugar, não convém que uma seqüência com apenas duas operações e uma inspeção transporte materiais e documentos de um departamento para outro três vezes. Provavelmente, esse deslocamento excessivo é responsável pelo cumprimento dos prazos, provocando tr~es atrasos ao longo do processo. Outro possível problema diz respeito à falta de documentação caL c> rs. Quanoo a a;vídade sege - ~‘-c .ntade organizao ocaí para outra, é imonrtanr¾ rentar sua entrada e saída. No entanto, não é isso que ocorre segundo o Quadro 2: embora o processo sofra deslocamentos sucessivos, só é realizado um registro provisório.

Quadro 2 – Total por símbolo

| |

|2 |

| |

|1 |

| |

|3 |

| |

|1 |

| |

|0 |

| |

|3 |

| |Análise ou operação |

| |Execução ou inspeção |

| |Demora ou atraso |

| |Arquivo provisório |

| |Arquivo definitivo |

| |Transporte |

Além de listar os totais de cada símbolo, é necessário preencher alguns campos com informações sobre o processo. É preciso citar por exemplo, se o fluxograma corresponde ao formato atual do processo ou ilustra uma proposta para reformulá-o. Tanto a identificação quanto a assinatura do autor do fluxograma também devem constar no documento, acompanhadas da data em que o formulário foi preenchido. É importante especificar o tipo de rotina em estudo e o departamento responsável por ela. Vale a pena ressaltar que o departamento indicado nesse campo deve ser a unidade organizacional encarregada de cuidar do processo como um todo. Isso não significa, necessariamente, que só exista um setor envolvido no fluxo de trabalho: outros setores também podem atuar no decorrer das operações, porém é indispensável identificar quem exerce autoridade máxima sobre o processo.

A parte inferior esquerda do formulário representa graficamente o caminho percorrido pelas atividades até sua conclusão. Do lado direito, há campos para que o analista de OMS especifique a unidade organizacional encarregada por cada etapa e descreva os passos tomados. O preenchimento do fluxograma vertical é simples: basta escurecer o símbolo que corresponde à atividade executada. No Quadro 3, por exemplo, o primeiro passo é o recebimento de uma nota fiscal. Logo, é preciso escurecer a seta, símbolo que representa tarefas ligadas a transporte. A próxima etapa consiste na em emissão de um aviso de recebimento, atividade simbolizada pelo círculo.

Assim, os símbolos são escurecidos de acordo com a seqüência de operações que constitui o processo. Uma vez concluída a primeira etapa do preenchimento, é preciso ligar os símbolos escurecidos, tornado mais fácil a visualização do fluxo do processo. O quadro 3 apresenta o fluxograma vertical completo, incluindo o percurso do processo e sua descrição.

Quadro 3 – Fluxograma vertical

| |Análise ou operação | |

| |Execução ou inspeção |2 |

| |Demora ou atraso |0 |

| |Arquivo provisório |2 |

| |Arquivo definitivo |3 |

| |Transporte |9 |

|ORDEM |SÍMBOLOS |UNIDADES ORGANIZACIONAIS |DESCRIÇÃO DOS PASSOS |

|1 | | | | | | |Recepção |Recebe do fornecedor nota |

| | | | | | | | |fiscal (N.F.) e material |

|2 | | | | | | | |Emite aviso de recebimento |

| | | | | | | | |(A.R.) em quatro vias. |

|3 | | | | | | | |Arquiva 4ª via do A.R. em |

| | | | | | | | |ordem numérica crescente. |

|4 | | | | | | | |Remete N.F. e 1ª via do A.R. |

| | | | | | | | |para o setor de contas a |

| | | | | | | | |pagar. |

|5 | | | | | | | |Remete 2ª via do A.R. para o |

| | | | | | | | |setor de compras. |

|6 | | | | | | | |Remete 3ª via do A.R> e |

| | | | | | | | |material para o almoxarifado.|

|7 | | | | | | |Contas a |Recebe N.F. e 1ª via do A.R. |

| | | | | | | |pagar | |

|8 | | | | | | | |Confere N.F. com A.R. |

|9 | | | | | | | |Arquiva 1ª via do A.R. por |

| | | | | | | | |ordem numérica crescente e |

| | | | | | | | |aguarda pagamento. |

|10 | | | | | | | |Arquiva N.F. em ordem |

| | | | | | | | |alfabética de fornecedor e |

| | | | | | | | |aguarda fatura. |

|11 | | | | | | |Compras |Recebe 2ª via do A.R. |

|12 | | | | | | | |Registra entrada de material |

| | | | | | | | |pela 2ª via do A.R. |

|13 | | | | | | | |Remete 3ª via do A.R. para o |

| | | | | | | | |setor de contabilidade – |

| | | | | | | | |controle de estoque. |

|14 | | | | | | |Controle de |Recebe 2ª via do A.R. |

| | | | | | | |estoque | |

|15 | | | | | | | |Registra entrada do material |

| | | | | | | | |na ficha de estoque |

| | | | | | | | |correspondente. |

|16 | | | | | | | |Arquiva 2ª via do A.R. em |

| | | | | | | | |ordem cronológica – data de |

| | | | | | | | |lançamento. |

|17 | | | | | | |Almoxa- |Recebe 3ª via do A.R. e o |

| | | | | | | |rifado |material. |

|18 | | | | | | | |Verifica a exatidão do A.R. |

| | | | | | | | |pelo material recebido. |

|19 | | | | | | | |Arquiva 3ª via do A.R. em |

| | | | | | | | |ordem cronológica. |

Obs. Alguns fluxogramas verticais podem apresentar diferenças em relação ao modelo adotado no Quadro 3. Existem fluxogramas, por exemplo, que trazem uma coluna adicional em que o analista de OMS registra anotações sobre as atividades executadas. Em outros, há uma coluna na qual é assinalado o tempo médio de duração das operações.

Fluxograma parcial

O fluxograma parcial também é conhecido como descritivo, porque seu objetivo é justamente descrever com mais detalhes as atividades, documentos e informações que circulam em um processo. Embora seu desenho seja mais complexo que o fluxograma vertical, eles compartilham algumas semelhanças. Entre elas, destaca-se o fato de ambos serem úteis para o levantamento de dados sobre processos envolvendo poucos departamentos.

O fluxograma parcial também conta com símbolos próprios. No Quadro 4 se encontram os mais comuns.

O caráter dinâmico do fluxograma parcial é garantido pela interligação dos símbolos de acordo com a ordem do processo em questão. A circulação de documentos e a seqüência de atividades são representadas por uma seta convencional, enquanto a troca oral de informações é simbolizada por uma seta tracejada, como mostra o Quadro 5.

Continua [...].

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Descrição de qualquer tipo de processo

Fluxograma

Simplificação da leitura e da identificação dos processos

Visão clara e ampla de todo o processo

Representação gráfica padronizada

S

Í

M

B

O

L

O

S

S

Í

M

B

O

L

O

S

T

O

T

A

I

S

T

O

T

A

I

S

S

Í

M

B

O

L

O

S

Rotina De recepção

de material

Unidade

Organizacional: Suprimentos

Estudado por: Fernanda Matos

Em 20 de abril de 2012.

Assinatura:

Atual X

Propos-

ta

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