FUNCIONOGRAMA - Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro
COORDENADORIA GERAL DO SISTEMA DE INFRA-ESTRUTURA E LOGÍSTICA
COORDENADORIA DE LOGISTICA
OORDENADORIA GERAL DO SISTEMA DE INFRA-ESTRUTURA E LOGÍSTICA
COORDENADORIA DE LOGISTICA
PROCESSOS (voltar)
1. ABASTECIMENTO (voltar)
➢ PROCESSO 01: ABASTECIMENTO DE VEÍCULOS – fornecer crédito de combustível para os veículos pertencentes ao acervo da SMA, estendido a COSIDEC, SMAS, VISA E DCU e acompanhamento dos custos mensais do combustível consumido pelos demais Órgãos da PCRJ. (ver passo a passo) (ver fluxo) (Dados estatísticos)
2. CONTROLE ADMINISTRATIVO DA FROTA (voltar)
➢ PROCESSO 01: FROTA LOCADA TERCEIRIZADA (com motorista) - acompanhar os Contratos firmados pelos diversos Órgãos da PCRJ, através das cópias dos Contratos e demais Documentos das viaturas e dos motoristas que são encaminhados a CLO e dos dados digitados pelos Agentes de Transportes das diversas Unidades, no Sistema SFLO.
(ver passo a passo) (ver fluxo)
➢ PROCESSO 02: FROTA LOCADA TERCEIRIZADA (sem motorista) – controle do atendimento realizado pela Frota Própria e pela Frota Locada sem motorista através do acompanhamento e digitação dos BDT’s. (ver passo a passo) (ver fluxo)
➢ PROCESSO 03: FROTA PRÓPRIA – controle do atendimento realizado pela Frota Própria e pela Frota Locada sem motorista através do acompanhamento e digitação dos BDT’s. (ver passo a passo) (ver fluxo)
3. BAIXA DE VEÍCULOS (voltar)
➢ PROCESSO: BAIXA DOS VEÍCULOS - Providenciar a Baixa Definitiva dos veículos próprios do acervo da SMA, que encontram-se inservíveis para utilização nos diversos serviços prestados pela PCRJ e posterior Doação dos mesmos a Obra Social da Cidade do Rio de Janeiro. (ver passo a passo) (ver fluxo)
4. CONFECÇÃO DE CREDENCIAL (voltar)
➢ PROCESSO: CONFECÇÃO DE CREDENCIAL - Confeccionar Credenciais que permitam aos servidores não ocupantes do Cargo de Motoristas a conduzir veículos oficiais, por interesse do Serviço Público, para que possam prestar serviços de condução de viaturas nos diversos Órgãos da PCRJ que estejam com insuficiência de motoristas para conduzir suas viaturas. (ver passo a passo) (ver fluxo)
5. MANUTENÇÃO DA FROTA (voltar) (Dados estatísticos)
➢ PROCESSO 01: SUPRIMENTOS DE FUNDOS – Operacional - realizar reparos nas avarias sofridas pelas viaturas oficiais próprias, através de serviços executados na Garagem por servidores especializados da CLO, adquirindo peças e pagando a execução de pequenos serviços, através de Verba disponibilizada pelo Suprimento de Fundos da Coordenadoria de Logística. (ver passo a passo) (ver fluxo)
➢ PROCESSO 02: SUPRIMENTOS DE FUNDOS – Administrativa - formular o Processo de Prestação de Contas da Verba liberada mensalmente para conserto das viaturas oficiais na Garagem da CLO, com conferência dos dados contidos nas Notas Fiscais e Relatórios emitidos pelo Sistema SFRO e ainda o controle e acompanhamento do movimento Bancário correspondente. (ver passo a passo) (ver fluxo)
➢ PROCESSO 03: MANUTENÇÃO TERCEIRIZADA – Operacional - realizar reparos nas avarias causadas nas viaturas oficiais próprias, por Contratação de Firma Terceirizada através de Processo de Licitação. (ver passo a passo) (ver fluxo)
➢ PROCESSO 04: MANUTENÇÃO TERCEIRIZADA – Administrativa - formular o Processo de Pagamento dos serviços prestados pela Empresa adjudicatária, responsável pelos consertos das viaturas oficiais, com conferência dos dados contidos nas Notas Fiscais e dos Orçamentos aprovados pela CLO e ainda proceder ao controle e acompanhamento do saldo de Empenho correspondente. (ver passo a passo) (ver fluxo)
6. EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA (voltar)
➢ PROCESSO 01: RECEBIMENTO DO ORÇAMENTO - avaliar os Orçamentos encaminhados pela Garagem e emitidos pela Empresa adjudicatária visando a aprovação do mesmo pela Coordenadoria de Logística para encaminhamento do veículo para conserto na Empresa. (ver passo a passo) (ver fluxo)
➢ PROCESSO 02: SEGURO OBRIGATÓRIO DE VEÍCULOS - Prover o pagamento do Seguro Obrigatório dos veículos oficiais próprios da SMA visando a regularização anual da Documentação das viaturas do nosso acervo. (ver passo a passo) (ver fluxo)
➢ PROCESSO 03: CONCESSIONÁRIAS E FORNECEDORES - prover o pagamento das despesas com o Fornecimento de Materiais e dos Serviços prestados pelas Concessionárias a SMA e acompanhar os saldos de Empenho de cada Empresa. (ver passo a passo) (ver fluxo)
7. TRANSPORTE COM VIATURA OFICIAIS E POOL (voltar)
➢ PROCESSO: TRANSPORTE COM VIATURAS OFICIAIS E POOL - Elaboração de Escalas de motoristas e de atendimentos com viaturas oficiais que prestam serviços aos Órgãos da Prefeitura, cujos serviços prestados são administrados pela Coordenadoria de Logística da SMA. (ver passo a passo) (ver fluxo)
8. DOCUMENTAÇÃO DOS VEÍCULOS (voltar)
➢ PROCESSO 01: MULTAS - providenciar “Recurso” junto aos Órgãos autorizados a penalizar com “multas” as infrações de trânsito imputadas às viaturas oficiais e no caso do indeferimento do Recurso, providenciar o pagamento dos valores correspondentes as mesmas, no caso dos veículos do acervo da SMA, assim como, providenciar o encaminhamento das Infrações de Trânsito para os diferentes Órgãos, cujos veículos não pertençam ao nosso acervo. (ver passo a passo) (ver fluxo)
➢ PROCESSO 02: VISTORIA - providenciar junto ao DETRAN a atualização anual da Documentação (CRV) das viaturas oficiais pertencentes ao acervo da SMA. (ver passo a passo) (ver fluxo)
9 - ATIVIDADES DE ROTINA (voltar)
➢ Comitê ISO
➢ Equipe 5S
➢ GATI - Treinamento
➢ Reuniões de Logística
➢ Tramitação de Processos
➢ Legislação
➢ Informativo
➢ Sindicância Administrativa
➢ Apoio CSIL
PROJETOS (voltar)
CRIAÇÃO DO SISTEMA MUNICIPAL DE COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS (voltar)
➢ PROJETO 01: SISTEMA MUNICIPAL DE COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS - Otimizar e agilizar os procedimento de Comunicações Administrativas no âmbito da PCRJ. Situação atual: minuta de decreto elaborada
( Pert )
CENTRAL DE ATENDIMENTO (voltar)
➢ PROCESSO 01: CENTRAL DE ATENDIMENTO Otimizar e agilizar as informações e procedimentos visando melhorar o atendimento ao público em geral. Situação atual: Aguardando publicações (decretos, resoluções)
( Pert )
AUTOMAÇÃO DOS PROTOCOLOS SETORIAIS (voltar)
➢ PROCESSO 01: AUTOMAÇÃO DOS PROTOCOLOS SETORIAIS - otimizar, agilizar e reduzir erros no Registro dos Expedientes. Situação atual: minutas de decreto e de resolução elaboradas
( Pert )
PASSO A PASSO DOS PROCESSOS
ABASTECIMENTO (voltar) (ver fluxo)
1) A Empresa Ticket – Car Completa todo dia 2 de cada mês em cada cartão crédito de R$ 600,00 p/ carro de representação e R$ 500,00 p/ carro de expediente;
2) No posto houve problema com o abastecimento?
3) Não. Abastecimento realizado.
4) Sim. Motorista entra em contato com o Agente de Transportes de sua Unidade;
5) O Agente de Transporte toma ciência do problema;
6) É limite de crédito no cartão?
7) Não. Entra em contato com o Órgão Gestor;
8) É problema técnico?
9) Não. Soluciona os problemas;
10) Sim. Contacta a Ticket – Car e aguarda a solução;
11) Resposta sim da pergunta no item 6. Encaminha solicitação de crédito extra para o Órgão Gestor;
12) A A/CSIL/CLO, Órgão gestor, analisa a solicitação;
13) Atende?
14) Não. Contacta o Agente de Transportes do Órgão e informa o não atendimento;
15) Sim. Contacta a Ticket-Car e efetua o crédito no cartão;
16) O Órgão Gestor pesquisa e emite relatórios;
17) Envia gráficos ao Coordenador Geral;
18) Analisa os custos de consumo mensal e médias de quilometragem;
19) Custos e médias OK?
20) Não. Contacta Agente de Transportes para juntos resolverem o problema;
21) Sim. FIM.
CONTROLE ADMINISTRATIVO DA FROTA LOCADA (com motorista) –
(voltar) (ver fluxo)
1) A A/CSIL/CLO solicita de cada Órgão cópia do Contrato e/ou documentação do veículo e motorista;
2) Confere a documentação recebida;
3) A documentação está Ok?
4) Não. Reintera a solicitação da documentação em exigência, repetindo o conteúdo do item 1 deste passo a passo;
5) Sim. Alimenta o Sistema SFLO com os dados fornecidos;
6) O Órgão que encaminhou a documentação possui servidor para alimentar o Sistema?
7) Não. Solicita ao Órgão a indicação de um servidor para a execução do trabalho;
8) Recebe através de e-mail o nome do servidor;
9) Solicita à Informática uma senha para o servidor;
10) Libera através de senha, perfil para o usuário e envia e-mail com instruções de como alimentar o Sistema através dos BDTs;
11) O usuário alimenta o Sistema?;
12) Sim. O usuário alimenta o Sistema;
13) Dúvidas do usuário?
14) Sim. É dado o suporte ao usuário;
15) Não. O usuário continua a alimentar o Sistema;
16) É necessário mudar o veículo e/ou o motorista?
17) Sim. A A/CSIL/CLO solicita de cada Órgão cópia do Contrato e/ou documentação do veículo e motorista;
18) Não;
19) Mudou o contrato?
20) Sim. A A/CSIL/CLO solicita de cada Órgão cópia do Contrato e/ou documentação do veículo e motorista;
21) Emite quinzenalmente relatório. FIM
CONTROLE ADMINISTRATIVO DA FROTA PRÓPRIA E LOCADA (sem motorista)
(voltar) (ver fluxo)
1) A A/CSIL/CLO recebe os BDTs dos Agentes de Transportes;
2) Envia os BDTs para a A/CSIL/CLO-GARAGEM;
3) A A/CSIL/CLO-GARAGEM recebe, ordena e digita os BDTs;
4) BDTs OK?
5) Não. Entra em contato com o Agente de Transportes para solucionar o problema;
6) Solucionado o problema;
7) A A/CSIL/CLO-GARAGEM recebe, ordena, digita e arquiva os BDTs;
8) Sim. Arquiva os BDTs. FIM
BAIXA DE VEÍCULOS (voltar) (ver fluxo)
1) A Garagem verifica que a viatura não tem condições de uso;
2) Envia memorando com motivos da baixa;
3) A A/CSIL/CLO recebe o memorando e cria a Comissão Especial de Baixa de
4) Solicita abertura de processo;
5) A A/ADS/GIL autua o processo;
6) A A/CSIL/CLO recebe o processo autuado;
7) Encaminha processo p/ Comissão Especial de Baixa e Avaliação;
8) A Comissão de Avaliação de Baixa imprime através do Sistema SFRO o histórico da viatura;
9) Seleciona a documentação da viatura;
10) Avalia o estado da viatura;
11) Preenche o Termo de Exame e Vistoria;
12) Lavra Termo de Avaliação e Elaboração e Doc. Mov. Patrimonial;
13) Encaminha Relatório Final p/A/CSIL/CLO;
14) A A/CSIL/CLO recebe o processo com o Relatório Final;
15) Examina o Processo;
16) Encaminha p/ apreciação p/ A/CSIL;
17) A A/CSIL recebe o Processo;
18) Encaminha o proc. a Subsecretaria e solicita autorização de Baixa Definitiva;
19) O A/GAB recebe o Processo;
20) Valor excede o limite legal?
21) Sim. Encaminha para o GBP;
22) O GBP autoriza Baixa Definitiva;
23) Providencia a publicação em D.O.;
24) Envia o Processo ao A/GAB;
25) O A/GAB recebe o processo e envia a A/CSIL;
26) A A/CSIL recebe o processo;
27) Toma ciência e envia para A/CSIL/CLO;
28) A A/CSIL/CLO recebe o processo e solicita o Termo de Doação;
29) Envia para a A/5ª PS;
30) A/5ª PS prepara o Termo de Doação;
31) Envia para A/ADS;
32) A A/ADS recebe e providencia a assinatura do Termo de Doação;
33) Envia o Termo de Doação para a Obra Social;
34) A Obra Social recebe e assina o Termo de Doação;
35) Retorna o Termo de Doação para a A/ADS;
36) A/ADS recebe o Termo de Doação;
37) Envia o Termo para assinatura no A/GAB;
38) O A/GAB recebe e assina o Termo de Doação;
39) Envia o Termo para A/CSIL;
40) A A/CSIL recebe e envia o Termo de Doação para A/CSIL/CLO;
41) A A/CSIL/CLO recebe e providencia a emissão do DPM;
42) Encaminha para a CGM;
43) A CGM recebe, analisa e aprova o Termo de Doação;
44) Encaminha para A/CSIL/CLO;
45) A/CSIL/CLO recebe e envia para a Garagem;
46) A Garagem recebe e providencia a entrega do veículo e anexa recibo no processo;
47) Devolve o processo para a A/CSIL/CLO para arquivamento;
48) A/CSIL/CLO recebe e arquiva o processo.
Valor excede o limite legal?
49) Não. O A/GAB autoriza a Baixa Definitiva;
50) Envia para A/CSIL;
51) A A/CSIL recebe o processo, toma ciência e envia para a A/CSIL/CLO;
52) Do item 28 até o item 48 os procedimentos são iguais a resposta “sim” do valor excedente do limite legal. FIM
CONFECÇÃO DE CREDENCIAL (voltar) (ver fluxo)
1) A A/CSIL/CLO recebe os documentos dos Agentes de Transportes e a justificativa para a solicitação da credencial;
2) Documento OK?
3) Não. Devolve para o Agente de Transporte;
4) Sim. Submete ao Coordenador Geral da A/CSIL;
5) De acordo?
6) Não. Devolve para o Agente de Transporte justificando a negativa
7) Sim. Encaminha para a confecção da credencial;
8) Digita e imprime a credencial;
9) Confere a credencial;
10) Estão certas?
11) Não. Corrige e imprime a credencial;
12) Sim. Confecciona a Credencial;
13) Encaminha para a chefia por a rubrica na credencial;
14) Informa ao Agente de Transportes que a credencial está pronta;
15) Entrega ao Agente de Transportes credencial mediante recibo;
16) Encaminha os documentos para cadastro no SFRO;
17) Os documentos são digitados no SFRO;
18) Arquiva os documentos. FIM
MANUTENÇÃO DA FROTA
SUPRIMENTO DE FUNDOS – Operacional - (voltar) (ver fluxo)
1) A A/CSIL/CLO solicita empenhamento e reempenhamento a A/ADS/GIL;
2) Após publicação no D.O. RIO confirma Depósito no Banco através de extrato;
3) A viatura avariada chega na Garagem;
4) São relatadas as necessidades da viatura e abre-se um POS;
5) O Mecânico identifica as peças a serem compradas e informa ao Gerente da Garagem;
6) O Gerente da Garagem entra em contato com o responsável pelas compras de peças e solicita aquisição de peças e/ou serviços;
7) A/CSIL/CLO recebe a solicitação de aquisição de peças e/ou serviços;
8) É realizada a compra das peças e entregue na garagem;
9) As notas Fiscais são atestadas, as 2ª Vias entregues a Garagem p/ posteriores anotações e a 1ª Via entregue ao responsável administrativo do Suprimento de Fundos. FIM
MANUTENÇÃO DA FROTA
SUPRIMENTO DE FUNDOS – Administrativa - (voltar) (ver fluxo)
1) A A/CSIL/CLO recebe as Notas Fiscais e confere dados;
2) Confecciona Quadro Demonstrativo e acompanha despesas com compras correspondente à 80% do valor liberado;
3) Ao chegar no limite de 80% solicita extrato bancário
4) Confere Saldo Bancário com Saldo do Quadro Demonstrativo;
5) Prepara Conciliação Bancária e solicita relatórios do SFRO;
6) Prepara Ofício e solicita abertura de processo;
7) Encaminha o processo para o A/GAB e aguarda a aprovação da despesa;
8) Recebe o processo do A/GAB e o arquiva na CLO;
9) Após publicação da aprovação da despesa, solicita novo Suprimento. FIM
MANUTENÇÃO DA FROTA
MANUTENÇÃO TERCEIRIZADA – Operacional - (voltar) (ver fluxo)
1) A A/CSIL/CLO-GARAGEM verifica o defeito ou a avaria na viatura;
2) Elabora o Pedido de Ordem de Serviço;
3) Encaminha a viatura para a Oficina Autorizada para elaboração do orçamento;
4) A Oficina Autorizada realiza o Orçamento e encaminha para a A/CSIL/CLO-GARAGEM;
5) A A/CSIL/CLO-GARAGEM recebe e avalia o Orçamento;
6) Orçamento Ok?
7) Não. Volta para a Autorizada realizar novo Orçamento;
8) Sim. A A/CSIL/CLO-GARAGEM encaminha o Orçamento para a A/CSIL/CLO para a avaliação;
9) A A/CSIL/CLO recebe o Orçamento...(Ver fluxo de Execução Orçamentária);
10) Passa fax para a Autorizada, comunica a A/CSIL/CLO-GARAGEM e lança no Controle de Orçamentos;
11) A Autorizada executa o conserto e encaminha a viatura para a A/CSIL/CLO-GARAGEM para a constatação do serviço;
12) A A/CSIL/CLO-GARAGEM constata a realização do conserto;
13) O conserto é aprovado?
14) Não. Retorna para a Autorizada refazer o serviço;
15) Sim. Recebe as Notas Fiscais;
16) Faz a atestação do conserto e das Notas Fiscais;
17) Encaminha as Notas Fiscais para a A/CSIL/CLO. FIM
MANUTENÇÃO DA FROTA
MANUTENÇÃO TERCEIRIZADA – Administrativa - (voltar) (ver fluxo)
1) Realizado o conserto, a Garagem recebe as Notas Fiscais da SAMAR e encaminha para a A/CSIL/CLO;
2) A A/CSIL/CLO recebe as Notas Fiscais, confere e elabora Ofício, objetivando abertura de processo para pagamento das mesmas;
3) Procede ao lançamento das despesas realizadas e ao controle do Saldo de Empenho;
4) Acompanha os trâmites do processo até a sua liquidação. FIM
EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA – Recebimento do Orçamento - (voltar) (ver fluxo)
1) A A/CSIL/CLO-GARAGEM recebe Orçamento da SAMAR e encaminha para a A/CSIL/CLO;
2) A A/CSIL/CLO recebe orçamento da GM, tira cópia e encaminha para a Coordenadora aprovar;
3) Orçamento aprovado?
4) Não. Aguarda a solução;
5) Sim. Passa fax para a SAMAR, comunica a GM e lança no Controle de Orçamentos;
6) Devolve o Orçamento para a GM;
7) A GM recebe o Orçamento e arquiva. FIM
EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA - Seguro Obrigatório - (voltar) (ver fluxo)
1) A A/CSIL/CLO realiza o levantamento dos veículos;
2) Retira no banco os boletos para pagamento do seguro;
3) Elabora Ofício e encaminha para a A/ADS o processo para autuação e liquidação da despesa;
4) A A/ADS recebe documento, autua o processo e providencia o empenho e liquidação da despesa;
5) Verifica a data de vencimento dos boletos;
6) Ok?
7) Não. Retira os boletos que estão com datas vencidas;
8) Encaminha para A/ADS;
9) Sim. Encaminha para análise na CGM e posterior pagamento no Tesouro;
10) A A/CSIL/CLO após pagamento retira os boletos;
11) Arquiva junto aos documentos dos veículos. FIM
EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA - Pagamento de Concessionárias e Fornecedores
(voltar) (ver fluxo)
1) A A/CSIL/CLO recebe e atesta as Notas Fiscais de serviços e/ou fornecedores;
2) Elabora o processo com o relatório de gasto para apreciação do Coordenador;
3) Procede as anotações em formulários próprios e faz o controle do Empenho;
4) Encaminha para a A/ADS o Processo para autuação e liquidação da despesa;
5) Controla o saldo do Empenho e Contrato. FIM
TRANSPORTE COM VIATURAS OFICIAIS E POOL (voltar) (ver fluxo)
1) A A/CSIL/CLO-GARAGEM elabora a escala de motoristas;
2) Distribui os motoristas conforme os atendimentos;
3) É para atendimento extra?
4) Não.
5) O pernoite do veículo é na garagem?
6) Não. É expedido o BDT pelo Supervisor;
7) O motorista realiza o atendimento;
8) Sim. O BDT é preenchido pelo motorista e assinado pelo usuário
9) O motorista realiza o atendimento;
10) O atendimento é realizado com a devida dispensa do motorista pelo usuário ao término do serviço;
11) O pernoite do veículo é na garagem?
12) Não. O veículo pernoita no local autorizado;
13) Sim. O motorista retorna com o veículo à Garagem;
14) Resposta positiva do item 3. Recebe a solicitação sobre possibilidade de atendimento;
14) O atendimento é possível?
15) Não. Comunica ao usuário;
16) Sim. O BDT é expedido;
17) O atendimento é realizado com a devida dispensa do motorista pelo usuário ao término do serviço;
18) O motorista retorna com o veículo à Garagem;
19) O Supervisor recebe o BDT devidamente preenchido;
20) Encaminha o BDT para a Gerência da Garagem;
21) O BDT é encaminhado para a digitação;
22) Servidor responsável arquiva o BDT. FIM
DOCUMENTAÇÃO DOS VEÍCULOS - PAGAMENTO DE MULTAS (voltar) (ver fluxo)
1) A A/CSIL/CLO recebe a notificação;
2) Possui BDT?
3) Não. Comunica a chefia imediata e aguarda a identificação do BDT;
4) Foi identificado?
5) Não. Comunica a chefia imediata e aguarda decisão;
6) Sim.
7) Sim. Resposta da questão do item 2;
8) É possível recorrer?
9) Não. Solicita a garagem cópia do BTD e comunica ao infrator a notificação ou penalidade;
10) O infrator comparece a A/CSIL/CLO, toma ciência da multa e apresenta a sua justificativa;
11) Entra com recurso no emissor da multa e aguarda resultado;
12) É deferido?
13) Não. Imprime indeferimento do processo e convoca o infrator a tomar ciência do processo de penalidade e acertar a forma de pagamento da multa;
14) Após o pagamento arquiva o comprovante de pagamento de multa junto com a cópia do recurso/infração;
15) Sim. Imprime deferimento do processo e arquiva junto com a cópia do recurso/infração. FIM
DOCUMENTAÇÃO DOS VEÍCULOS - VISTORIA DE VEÍCULOS (voltar) (ver fluxo)
1) A A/CSIL/CLO faz levantamentos dos veículos;
2) Verifica o pagamento do Seguro obrigatório;
3) Pagamento Ok?;
4) Não. Ver fluxo do processo de pagamento do seguro obrigatório;
5) Sim;
6) Possui multa?
7) Sim. Não é vistoriado;
8) Não. É feito o agendamento;
9) São mais de 25 veículos?
10) Sim. Solicita vistoria volante para o Detran;
11) O Detran agenda a vistoria;
12) Não. Vistoria no Posto do Detran;
13) Viatura apta?
14) Não. Retorna para a Garagem;
15) Pode ser consertada no local?
16) Não. Manutenção na SAMAR;
17) Sim, Manutenção na Garagem;
18) Viatura apta no prazo?
19) Não. Detran agenda vistoria;
20) Sim. Vistoria no Posto do Detran;
21) Resposta: Sim do item 13. O Detran emite e entrega a nova documentação para a A/CSIL/CLO;
21) A A/CSIL/CLO recebe os documentos e tira cópias;
22) Arquiva os originais e distribui as cópias para os veículos.FIM
ABASTECIMENTO (voltar) (ver passo a passo)
EMPRESA
TICKET-CAR
LOCAL DE
ABASTECIMENTO
AGENTES DE
TRANSPORTES
ÓRGÃO GESTOR
DO SISTEMA
A/CSIL/CLO
CONTROLE DA FROTA LOCADA (com motorista) (voltar) (ver passo a passo)
A/CSIL/CLO
CONTROLE DE FROTA PRÓPRIA E LOCADA (sem motorista) (voltar) (ver passo a passo)
A/CSIL/CLO
A/CSIL/CLO
GARAGEM
BAIXA DE VEÍCULOS (voltar) (ver passo a passo)
A/CSIL/CLO
A/ADS/GIL
COMISSÃO
DE
AVALIAÇÃO
DE BAIXA
A/CSIL
A/GAB
A/5ª PS
GBP
OBRA SOCIAL
CGM
TRANSPORTE COM VIATURAS OFICIAIS E POOL (voltar) (ver passo a passo)
A/CSIL/CLO
GARAGEM
CONFECÇÃO DE CREDENCIAL (voltar) (ver passo a passo)
A/CSIL/CLO
SUPRIMENTO DE FUNDOS – Operacional - (voltar) (ver passo a passo)
A/CSIL/CLO
A/CSIL/CLO
GARAGEM
SUPRIMENTO DE FUNDOS – Administrativo - (voltar) (ver passo a passo)
A/CSIL/CLO
MANUTENÇÃO TERCEIRIZADA – Administrativa - (voltar) (ver passo a passo)
A/CSIL/CLO
GARAGEM
A/CSIL/CLO
MANUTENÇÃO TERCEIRIZADA – Operacional - (voltar) (ver passo a passo)
A/CSIL/CLO/
GARAGEM
OFICINA
AUTORIZADA
A/CSIL/CLO
EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA – RECEBIMENTO DO ORÇAMENTO - (voltar) (ver passo a passo)
A/CSIL/CLO
GARAGEM
A/CSIL/CLO
EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA - PAGAMENTO DO SEGURO OBRIGATÓRIO (voltar) (ver passo a passo)
A/CSIL/CLO
A/ADS
PAGAMENTO DE CONCESSIONÁRIAS E FORNECEDORES (voltar) (ver passo a passo)
A/CSIL/CLO
VISTORIA DE VEÍCULOS (voltar) (ver passo a passo)
A/CSIL/CLO
DETRAN
A/CSIL/CLO
GARAGEM
PAGAMENTO DE MULTAS (voltar) (ver passo a passo)
A/CSIL/CLO
[pic]
[pic]
-----------------------
CÂMARA GESTORA DE TELEFONIA
8.
( VISÃO DE FUTURO )
Visão de futuro
Promover a integração real e otimizada das comunicações e do transporte Oficial em todo o âmbito da PCRJ.
CONTROLE ADMINISTRATIVO DA FROTA
* Resp.: Paulo – Assessor III
** Resp.: Eduarda
*** Resp.: Maria do Rosário
ABASTECIMENTO
Resp.: André
Assistente I
DOCUMENTAÇÃO DOS VEÍCULOS
Resp.: João Claudio
Multas
João Claudio
Controle de Custos Operacionais
(André)
Controle dos Cartões de Abastecimento
(André)
Gerencia créditos
(André)
Vistoria
João Claudio
Locada Terceirizada (s/ motorista )
**Eduarda
Própria
***Maria do Rosário
Locada Terceirizada (c/motorista)
*Paulo
CONFECÇÃO DE CREDENCIAL
Resp: João Claudio
TRANSPORTE COM VIATURAS OFICIAIS E POOL
Resp: Jorge
Gerente III
Gerencia Credenciamento de funcionário
( João Cláudio )
CLO
PROCESSOS e PROJETOS
(VOLTAR)
Gerencia escalas das viaturas
(Jorge )
BAIXA DE VEÍCULOS
Resp.: Elias
Assistente I
MANUTENÇÃO DA FROTA
* Resp.: Marcio/Paulo - Gerente I/Assessor III
** Resp.: Jorge – Gerente III
*** Resp.: Emília – Assistente I
Levantamento de Documentos
(Elias)
Acompanhanmen-to do processo
(Elias)
EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA
Resp.: José Carlos Rezende
Assistente I
Suprimentos de fundos
(Marcio/Paulo)
Manutenção terceirizada
(Jorge)
ATIVIDADES DE ROTINA
- Tramitação de Processos
- Legislação
- Informativo
- Apoio CSIL
- Sindicâncias Adm.
- Comitê ISO
- Equipe 5S
- GATI- Treinamento
- Reuniões de Logística
Recebimen-to de Notas Fiscais
(José Carlos Rezende)
Seguro Obrigatório
(José Carlos Rezende)
Conces-sionárias e Fornece-dores
(José Carlos Rezende)
Opera-cional
(Jorge)
Adminis-trativo
( Jorge )
Administra-tivo
(Emíia)
Operacional
(Jorge)
Completa todo dia 2 de cada mês em cada cartão crédido de R$ 600,00 p/ carro de representação e R$ 500,00 p/ carro de expediante
Início
Probl. com o abastecimento?
Não
Abastecimento realizado
Motorista entra em contato com o Agente de Transportes
Sim
É limite de crédito no cartão?
Não
Entra em contato órgão gestor
Toma ciência do problema
Sim
Encaminha solicitação de crédito extra p/ órgão gestor
Sim
Não
Contacta o Agente o de Transporte do órgão e informa o não atendimento
Atende?
Analisa a
solicitação
Contacta a Ticket Car e aguarda a solução
É problema técnico?
Sim
Não
Contacta a Ticket Car e efetua o crédito no cartão
Soluciona os problemas
Envia o gráfico ao Coordenador Geral
Não
Contacta Agente de Transportes p/ juntos resolver problema
Custos e médias OK?
Analisa os custos de consumo mensal e médias de quilometragem
Pesquisa e emite relatórios
Sim
Fim
Não
Documentação OK?
Confere a documentação recebida
Solicita de cada órgão cópia do Contrato e /ou documentação do veículo e motorista
Reintera solicitação de documentação em exigência
INÍCIO
Sim
Possui servidor indicado p/ alimentar o Sistema?
Solicita ao órgão indicação de servidor para execução do trabalho
Recebe através de e-mail com nome do servidor
Não
Alimenta o Sistema SFLO com os dados fornecidos
Sim
Solicita à informática senha para o servidor
Sim
Sim
Libera através de senha, perfil para o usuário e envia e-mail com instruções de como alimentar o Sistema através dos BDT’s
É necessário mudar veículo e/ou motorista?
Mudou o contrato?
Não
Não
Usuário alimenta o sistema
Dúvidas do usuário?
Usuário continua a alimentar o Sistema
Não
Sim
Ë dado o suporte ao usuário
Emite quinzenalmente relatório
FIM
Envia os BDT’s para a A/CSIL/CLO GARAGEM
Recebe os BDT’s dos Agentes de Transportes
INÍCIO
Arquiva os BDT’s
Sim
BDT’s OK/
Ordena e digita os BDT’s
FIM
Não
Solucionado o problema
Entra em contatro com o Agente de Transporte para solucionar problema
Providencia a entrega do veículo e anexa recibo no processo
A/CSIL/CLO
GARAGEM
Início
Devolve o processo para arquivamento
Envia memorando com motivos da baixa
Verifica que a viatura não tem condições de uso
Recebe o memorando e cria a Comissão Especial de Baixa de Veículos
Recebe o processo autuado
Recebe e envia para A/CSIL/CLO-Garagem
12
Encaminha p/ apreciação p/ A/CSIL
Examina o Processo
1
Recebe o processo com o Relatório Final
Encaminha processo p/ Comissão Especial de Baixa e Avaliação
4
Solicita abertura de processo
5
Envia para
A/5ª PS
Recebe e solicita Termo de Doação
Arquiva o processo
Providencia a emissão do DMP
Encaminha para a CGM
10
11
Fim
Providencia a assinatura do Termo de Doação
6
Autua o processo
Recebe o Termo de Doação
8
Envia o Termo para assinatura no A/GAB
9
Envia o Termo de Doação p/ Obra Social
7
Avalia o estado da viatura
Seleciona a documentação da viatura
Imprime através do Sistema SFRO o histórico da viatura
Preenche o Termo de Exame e Vistoria
Encaminha Relatório Final p/A/CSIL/CLO
Lavra Termo de Avaliação e Elaboração e Doc. Mov. Patrimonial
1
Recebe o Processo
Encaminha o proc. a Subsecretaria e solicita autorização de Baixa Definitiva
10
Envia o Termo de Doação p/ A/CSIL/CLO
4
Toma ciência envia p/ A/CSIL/CLO
3
Recebe o processo
Envia para A/CSIL
Providencia a publicação em D.O.
Autoriza a Baixa Definitiva
Recebe o Processo
Valor excede o limite legal ?
Não
Sim
Assina o Termo de Doação
2
Encaminha para o GBP
Envia o Termo para A/CSIL
9
Recebe o processo e envia a A/CSIL
3
Prepara Termo de Doação
Envia para a A/ADS
5
6
2
Autoriza Baixa Definitiva
Providencia a publicação em D.O.
Envia o Processo a A/GAB
3
Assina o Termo de Doação
Retorna o Termo para A/ADS
8
7
11
Analisa e aprova o Termo de Doação
Encaminha para A/CSIL/CLO
12
O pernoite do veículo é na garagem?
É para atendimento extra?
?
Não
O BDT é preenchido pelo motorista e assinado pelo usuário
Sim
Distribui os motoristas conforme atendimentos
Elabora escala de motorisas
Início
Não
É expedido o BDT pelo Supervisor
Sim
Atendimento realizado com a devida dispensa do usuário
Motorista realiza o atendimento
Recebe solicitação sobre possibilidade de atendimento
Sim
É Possível?
O pernoite é na garagem?
Não
Não
Supervisor recebe o BDT devidamente preenchido
Retorna com o veículo na Garagem
Comunica ao usuário
Não
Sim
Sim
Encaminha o BDT para a gerencia da garagem
O BDT é encaminhado para a digitação
O veículo pernoita no local autorizado
BDT é expedido
Arquiva o BDT
Atendimento realizado com a devida dispensa do usuário
Fim
DocumentosOK ?
Não
Devolve para o Agente de Transporte
Recebe os doc. e justif. p/ confecção das credencias
Início
Sim
Submete a solicitação ao Coordenador Geral
De acordo ?
Devolve para o Agente de Transporte justificando a negativa
Encaminha para por a rubrica na credencial
Confecciona a Credencial
Sim
Está certa ?
Sim
Digita a credencial
Confere a credencial
Não
Imprime a credencial
Informa ao Agente de Transportes
Entrega ao Agente de Transportes credencial mediante recibo
Corrige a credencial
Arquiva os documentos
Documentos digitados no SFRO
Encaminha os documentos para cadastro no SFRO
Fim
São relatadas as necessidades da viatura e abre-se um POS
Viatura avariada chega a garagem
Mecânico identifica as peças a serem compradas e informa ao Gerente da Garagem
Gerente da Garagem entra em contato com o responsável pela compra de peças
INÍCIO
As notas Fiscais são atestadas, as 2ª Vias entregues a Garagem p/ posteriores anotaçõese a 1ª Via entregue ao responsável administrativo do Suprimento de Fundos
É realizada a compra das peças e entregue na garagem
Recebe a solicitação de aquisição de peças e/ou serviços
FIM
Confere Saldo Bancário com Saldo do Quadro Demonstrativo
Ao chegar no limite de 80% solicita extrato bancário
Confecciona Quadro Demonstrativo e acompanha despesas com compras correspondente à 80% do valor liberado
Recebe as Notas Fiscais e
confere dados
Após publicação no D.O RIO confirma Depósito no Banco através de extrato
Solicita Empenhamento e reempenhamento ao A/ADS/GIL
INÍCIO
Recebe o processo do A/GAB e o arquiva na CLO
FIM
Após publicação da aprovação da despesa, solicita novo Suprimento
Encaminha o processo para o A/GAB e aguarda a aprovação da despesa
Prepara Ofício e solicita abertura de processo
Prepara Conciliação Bancária e solicita relatórios do SFRO
Realizado o conserto, Recebe Notas Fiscais da Samar e encaminha para a CLO
INÍCIO
Acompanha os trâmites do processo até a sua liquidação
Procede ao lançamento das despesas realizadas e ao controle do Saldo de Empenho
Recebe Notas Fiscais, confere e elabora Ofício, objetivando abertura de processo para pagamento das mesmas.
FIM
Sim
Aprovado?
Verifica defeito ou avaria na viatura
Recebimento de Nota Fiscais
Constatação da realização do conserto
INÍCIO
Não
Elabora o Pedido de Ordem de Serviço
Atestação do conserto e das Notas Fiscais
Avalia o Orçamento
Sim
Encaminha viatura para Oficina autor. p/ elab. do orçamento
Encaminha as Notas Fiscais para A/ACSIL/CLO
Encaminha o Orçamento para a avaliação
OK?
Não
FIM
Executa o conserto
Realiza o Orçamento
Ver fluxo de Execução Orçamentária
Recebe Orçamento da Samar e encaminha p/a CLO
Recebe o Orçamento e arquiva
FIM
INÍCIO
Aprovado?
Sim
Devolve o Orçamento para a GM
Passa fax p/Samar, comunica a GM e lança no Controle de Orçamentos
Recebe Orçamento da GM, tira cópia e encaminha p/a Coordenadora aprovar
Não
Aguarda solução
Realiza o levantamento dos veículos
Retira os boletos que estão com datas vencidas
Após pagamento Retira os boletos
Retira no banco os boletos para pagamento do seguro
INÍCIO
Encaminha para A/ADS
FIM
Arquiva junto aos documentos dos veículos
Elabora Ofício e encaminha para a A/ADS o processo para autuação e liquidação da despesa
Não
Providencia o empenho e liquidação da despesa
OK?
Verifica a data de vencimento dos boletos
Encaminha para análise na CGM e posterior pagamento no Tesouro
Sim
Elabora processo com o relatório de gasto para apreciação do Coordenador
Encaminha o Processo para a A/ADS para autuação e liquidação da despesa
Controla o saldo do Empenho e contrato
Recebe e atesta as Notas Fiscais de serviços e/ou fornecedores
Procede as anotações em formulários próprios e faz o controle do Empenho
FIM
INÍCIO
Possui multa?
Pagamento Ok ?
Fazer levantamentos dos veículos
Verificar o pagamento do Seguro obrigatório
Sim
Recebe os documentos e tira cópias
Não é vistoriado
Sim
INÍCIO
Não
Não
É feito o agendamento
Ver fluxo do processo de pagamento do seguro obrigatório
Arquiva os originais e distribui as cópias p/ os veículos
Sim
São mais de 25 ?
Solicita vistoria volante p/ o Detran
FIM
Não
Viatura apta ?
Agenda a Vistoria
Retorna para
A/CSIL/CLO-Garagem
Vistoria no Posto do Detran
Sim
Emite e entrega a nova documentação
Não
Viatura apta ?
Pode ser consertada no local ?
Sim
Manutenção na A/CSIL/CLO
Vistoria na garagem da A/CSIL/CLO
Não
Sim
Sim
Viatura apta no prazo ?
Manutenção na SAMAR
Funcionário do Detran entrega formulário contendo ok
Não
Foi identificado?
Comunica a chefia imediata e aguarda a identificação do BDT
Possui BDT?
Comunica a chefia imediata e aguarda decisão
Não
Não
Recebe a notificação
INÍCIO
Sim
Sim
O infrator comparece a A/CSIL/CLO, toma ciência da multa e apresenta a sua justificativa
Não
Solicita a garagem cópia do BTD e comunica ao infrator a notificação ou penalidade
É possível recorrer?
Sim
Entra com recurso no emissor da multa e aguarda resultado
É Deferido?
Não
Após o pagamento arquiva o comprovante de pagamento de multa junto com a cópia do recurso/infração
Imprime indeferimento do processo e convoca o infrator a tormar ciência do processo de penalidade e acertar a forma de pagamento da multa
Fim
Sim
Imprime deferimento do processo e arquiva junto com a cópia do recurso/infração
FIM
( VOLTAR )
Coordenadoria de Logística
Composta de 2 gerências:
G1 – Gerência de Transporte
Responsável pela gestão e controle do transporte oficial, próprio e locado, que atende aos órgãos da PCRJ, tendo com objetivo atender com eficácia aos nossos usuários, visando a qualidade e economicidade dos serviços prestados, através do Sistema de Frotas.
G2 – Gerência de Comunicações Administrativas
Inicialmente a idéia seria de criar um Sistema de Comunicação da PCRJ, inicialmente como foco o gerenciamento das comunicações internas estendendo-se posteriormente de forma mas abrangente a todos os órgãos da PCRJ.
( VOLTAR )
( VOLTAR )
( VER GRAFICO 2006 )
( VER GRAFICO 2006 )
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