Obrigações relativas a faturas, arquivo de documentos e ...

[Pages:12]Obriga??es relativas a faturas, arquivo de documentos e programas

de fatura??o e de contabilidade

Decreto-Lei n.? 28/2019, de 15 de fevereiro O Decreto-Lei n.? 28/2019, de 15 de fevereiro, vem proceder ? regulamenta??o das obriga??es fiscais relativas ao processamento das faturas, obriga??o de conserva??o de livros, registos e documentos de suporte, bem como dos programas de contabilidade.

I ? EMISS?O DE FATURAS E DEMAIS DOCUMENTOS FISCALMENTE RELEVANTES As regras ora publicadas incidem sobre os requisitos formais das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, nomeadamente quanto ? sua emiss?o e certifica??o dos programas de fatura??o.

a) Emiss?o de documentos As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes devem ser processados por uma das seguintes formas:

a) Programas inform?ticos de fatura??o certificados pela AT1, incluindo aplica??es de fatura??o disponibilizadas pela Autoridade Tribut?ria e Aduaneira (AT) a disponibilizar gratuitamente no futuro; b) Outros meios eletr?nicos para a emiss?o de faturas previstas no artigo 40.? d? C?digo do IVA, nomeadamente m?quinas registadoras, terminais eletr?nicos ou balan?as eletr?nicas; c) Documentos pr?-impressos em tipografia autorizada.

No diploma em an?lise s?o consideradas algumas defini??es, a saber: Fatura - o documento em papel ou em formato eletr?nico que:

i) Contenha os elementos referidos nos artigos 36.? ou 40.? do C?digo do IVA, incluindo a fatura, a fatura simplificada e a fatura-recibo;

1 Os requisitos e procedimento de certifica??o ser?o definidos por portaria do governo a publicar. At? l?, mant?m-se em vigor a Portaria n.? 338/2015, de 8 de outubro.

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ii) Constitua um documento retificativo de fatura nos termos legais (nota de cr?dito e nota de d?bito); Documentos fiscalmente relevantes - os documentos de transporte, recibos e quaisquer outros documentos emitidos, independentemente da sua designa??o, que sejam suscet?veis, nomeadamente, de apresenta??o ao cliente que possibilitem a confer?ncia de mercadorias ou de presta??o de servi?os.

b) Programas de fatura??o certificados Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento est?vel ou domic?lio em territ?rio nacional e outros sujeitos passivos cuja obriga??o de emiss?o de fatura se encontre sujeita ?s regras estabelecidas na legisla??o interna nos termos do artigo 35.?-A do C?digo do IVA, est?o obrigados a utilizar, exclusivamente, programas inform?ticos que tenham sido objeto de pr?via certifica??o pela AT, sempre que:

- Tenham tido, no ano civil anterior, um volume de neg?cios superior a 50 000 ( 75.000,00 no ano de 2019) ou, quando, no exerc?cio em que se inicia a atividade, o per?odo em refer?ncia seja inferior ao ano civil, e o volume de neg?cios anualizado relativo a esse per?odo seja superior ?quele montante; - Utilizem programas inform?ticos de fatura??o; - Sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou por ela tenham optado.

Em caso de inoperacionalidade do programa de fatura??o, os sujeitos passivos devem emitir faturas ou documentos fiscalmente relevantes pr?-impressos em tipografias autorizadas, os quais devem posteriormente ser recuperados para o programa. Excluem-se da obrigatoriedade de ser emitidos por programa de fatura??o certificado, quando pr?-impressos em tipografias autorizadas ou emitidos por meios eletr?nicos sem capacidade de registo da opera??o em base de dados e sem capacidade de comunica??o com base de dados exterior, os bilhetes de transporte, ingressos ou outros documentos ao portador comprovativos do pagamento de presta??es de servi?os de estacionamento, de portagens, entradas em espet?culos, bibliotecas, arquivos, museus, galerias de arte, castelos, pal?cios, monumentos, parques, per?metros florestais, jardins bot?nicos, zool?gicos e servi?os prestados por sujeitos passivos que exer?am a atividade econ?mica de divers?o itinerante enquadrados nas subclasses 93211 e 93295 da Classifica??o Portuguesa das Atividades Econ?micas, Revis?o 3 (CAE - Rev 3), aprovada em anexo ao Decreto-Lei n.? 381/2007, de 14 de novembro, na sua reda??o atual, bem como das transmiss?es de bens efetuadas atrav?s de aparelhos de distribui??o autom?tica.

c) Elabora??o dos documentos por outra entidade As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes s?o emitidos pelos pr?prios sujeitos passivos, podendo ser elaborados pelos adquirentes dos bens ou servi?os ou por um terceiro, em nome e por conta do sujeito passivo, sendo, nestes casos, o sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos servi?os respons?vel pela sua emiss?o e pela veracidade do seu conte?do.

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Os sujeitos passivos interessados neste procedimento devem submeter um pedido via eletr?nica, no qual identifique o pa?s terceiro onde pretendem localizar o sistema inform?tico de fatura??o e se responsabilizem pela verifica??o continuada de v?rias condi??es, nomeadamente que o sistema inform?tico utilizado seja um programa de fatura??o certificado e respeite as exig?ncias vigentes em territ?rio nacional. Dever? tamb?m ser assegurado, atrav?s de terminais localizados em territ?rio nacional, o acesso em linha, o descarregamento e a utiliza??o dos dados pela AT. A autoriza??o ser? concedida caso, entre outras condi??es, exista entre os pa?ses mecanismos de troca de informa??o ou coopera??o administrativa no ?mbito da fiscalidade. Estes procedimentos entrar?o em vigor em 2020. As autoriza??es anteriormente concedidas podem ser mantidas pelo prazo m?ximo de 5 anos.

d) Requisitos dos documentos emitidos Os sujeitos passivos devem garantir a autenticidade da origem, a integridade do conte?do e legibilidade das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos, desde o momento da sua emiss?o at? ao final do per?odo de arquivo, implementando controlos de gest?o que criem uma pista de auditoria fi?vel entre aqueles documentos e as transmiss?es de bens ou as presta??es de servi?os. Tais controlos de gest?o devem estar devidamente documentados, atualizados e dispon?veis para consulta pela AT. Nas faturas processadas atrav?s de programas inform?ticos ou de outros meios eletr?nicos, devem ser inseridos pelo respetivo programa ou equipamento todas as men??es obrigat?rias nos termos do C?digo do IVA. As faturas e os documentos fiscalmente relevantes, identificados atrav?s das respetivas designa??es, s?o emitidos em uma ou mais s?ries, convenientemente referenciadas, de acordo com as necessidades comerciais, devendo ser datados e numerados de forma progressiva e cont?nua, dentro de cada s?rie, por um per?odo n?o inferior a um ano fiscal. A partir de 2020, nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes deve constar um c?digo de barras bidimensional (c?digo QR) e um c?digo ?nico de documento. Esta mat?ria carece ainda de regulamenta??o por portaria do membro do Governo respons?vel pela ?rea das finan?as. Os sujeitos passivos devem comunicar por via eletr?nica ? AT, antes da sua utiliza??o, a identifica??o das s?ries utilizadas na emiss?o de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado. Por cada s?rie documental comunicada, a AT atribui um c?digo, que deve integrar o c?digo ?nico de documento. Estes procedimentos ser?o implementados apenas em 2020.

e) Dispensa da impress?o das faturas Os sujeitos passivos est?o dispensados da impress?o das faturas em papel ou da sua transmiss?o por via eletr?nica para o adquirente ou destinat?rio n?o sujeito passivo, exceto se este o solicitar, quando se verifiquem cumulativamente as seguintes condi??es:

- As faturas contenham o n?mero de identifica??o fiscal do adquirente; - As faturas sejam processadas atrav?s de programa inform?tico certificado; e

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- Os sujeitos passivos optem pela transmiss?o eletr?nica dos elementos das faturas referidos no n.? 4 do artigo 3.? do Decreto-Lei n.? 198/2012, de 24 de agosto, na reda??o introduzida pelo presente decreto-lei, ? AT em tempo real, mat?ria que ainda ir? ser regulamentada por portaria do membro do Governo respons?vel pela ?rea das finan?as. Ir? ser disponibilizado no Portal das Finan?as, aos adquirentes ou destinat?rios os elementos das faturas sem papel. Em suma, a dispensa de impress?o de fatura ocorre quando o adquirente ? um particular que forne?a o seu NIF e a entidade tenha optado pela transmiss?o eletr?nica dos elementos das faturas em tempo real.

II ? OBRIGA??O DE EMISS?O DE OUTROS DOCUMENTOS

a) Emiss?o de recibos para efeitos de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares O disposto no presente decreto-lei n?o prejudica a obriga??o de emiss?o de recibo, nos termos do C?digo do IRS, por parte dos titulares de rendimentos da categoria B.

b) Emiss?o de documentos por entidades isentas A partir de 2020, os sujeitos passivos de IRC que n?o emitam fatura por se encontrarem dispensados nos termos da al?nea a) do n.? 3 do artigo 29.? do C?digo do IVA devem, para titular as transmiss?es de bens e presta??es de servi?os, emitir documentos, datados e numerados sequencialmente, que contenham os seguintes elementos:

- Nome ou denomina??o social e n?mero de identifica??o fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos servi?os; - N?mero de identifica??o fiscal do adquirente ou destinat?rio, quando este for sujeito passivo de IVA ou, em qualquer caso, quando o adquirente ou destinat?rio o solicite; - Quantidade e denomina??o usual dos bens transmitidos ou dos servi?os prestados; - Valor da contrapresta??o, designadamente o pre?o; - Data em que os bens foram transmitidos ou em que os servi?os foram prestados. A emiss?o destes documentos n?o est? abrangida pela obrigatoriedade de programa de fatura??o certificado.

c) Algumas altera??es aos C?digos do IVA, IRS e IRC e outros diplomas A dispensa de emiss?o de fatura por sujeitos passivos que pratiquem exclusivamente opera??es isentas de IVA apenas ter? aplica??o at? final de 2019. A partir de 2020 apenas beneficiam da dispensa de emitir faturas as pessoas coletivas de direito p?blico, organismos sem finalidade lucrativa e institui??es particulares de solidariedade social que pratiquem exclusivamente opera??es isentas de imposto e que tenham obtido para efeitos de IRC, no per?odo de tributa??o imediatamente anterior, um montante anual il?quido de rendimentos

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n?o superior a 200.000,00. Ficam dispensados da entrega do mapa recapitulativo de clientes os sujeitos passivos com sede, estabelecimento est?vel ou domic?lio em territ?rio nacional. Os sujeitos passivos que exer?am a atividade econ?mica de divers?o itinerante e estejam enquadrados nas subclasses 93211 e 93295 da Classifica??o Portuguesa das Atividades Econ?micas ficam dispensados da entrega dos Anexos M,O e P da IES/DA. Na emiss?o de faturas, passa a ser obrigat?ria a indica??o do nome do adquirente apenas nos casos em que este ? sujeito passivo de imposto, independentemente do valor. Nos C?digos do IRS e de IRC s?o alteradas ou revogadas as disposi??es legais que se referem ? emiss?o de fatura e arquivo de documentos e remetem para as disposi??es espec?ficas previstas neste diploma. A partir de 2020, a comunica??o de faturas passa a ser efetuada at? ao dia 10 do m?s seguinte ao da emiss?o da fatura. At? final de 2019 a comunica??o dever? ser efetuada at? ao dia 15 do m?s seguintes ao da emiss?o das faturas. A comunica??o dos invent?rios passa a ser valorizada. A dispensa de comunica??o que anteriormente era aplicada a sujeitos passivos cujo volume de neg?cios do exerc?cio anterior n?o excedia 100.000,00, ? alterada, passando agora a ser dispensados os sujeitos passivos a que seja aplic?vel o regime simplificado de determina??o de tributa??o em sede de IRS ou IRC, independentemente do volume de neg?cios.

? aditado o artigo 35?A ao C?digo do IVA: ?Artigo 35.?-A - Delimita??o de compet?ncias em mat?ria de fatura??o 1 - A emiss?o de fatura pelas transmiss?es de bens e presta??es de servi?os efetuadas no territ?rio nacional est? sujeita ?s regras estabelecidas no presente C?digo. 2 - A emiss?o de fatura fica ainda sujeita ?s regras previstas no presente C?digo quando o sujeito passivo tenha no territ?rio nacional a sua sede, estabelecimento est?vel ou, na sua falta, o domic?lio a partir do qual a transmiss?o de bens ou presta??o de servi?os ? efetuada e, de acordo com as regras de localiza??o: a) A opera??o se considere localizada noutro Estado membro e a obriga??o de liquida??o do imposto recair sobre o sujeito passivo a quem os bens foram transmitidos ou os servi?os prestados; b) A opera??o n?o se considere efetuada na Uni?o Europeia. 3 - N?o obstante o disposto no n.? 1, a emiss?o de fatura por sujeito passivo que n?o possua no territ?rio nacional a sua sede, estabelecimento est?vel ou, na sua falta, o domic?lio a partir do qual a transmiss?o de bens ou presta??o de servi?os ? efetuada, n?o est? sujeita ?s regras estabelecidas no presente C?digo quando a obriga??o de liquida??o do imposto recai sobre o sujeito passivo adquirente dos bens ou destinat?rio dos servi?os. 4 - As regras previstas no presente C?digo s?o ainda aplic?veis ? fatura elaborada pelo sujeito passivo adquirente dos bens ou destinat?rio dos servi?os que tenha sede, estabelecimento est?vel ou, na sua falta, o domic?lio em territ?rio nacional, quando as opera??es aqui se considerem efetuadas e a obriga??o de liquida??o do imposto recair sobre ele.

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5 - N?o obstante o disposto no n.? 1, a emiss?o de fatura pelas opera??es efetuadas por sujeitos passivos que utilizem Portugal como Estado membro de identifica??o para efeitos do regime especial aprovado pelo Decreto-Lei n.? 158/2014, de 24 de outubro, est? sujeita ?s regras estabelecidas no presente C?digo.?

III - PROGRAMAS INFORM?TICOS DE FATURA??O E CONTABILIDADE

a) Requisitos gerais dos programas inform?ticos de fatura??o e contabilidade Os produtores e instaladores de programas inform?ticos destinados a processar faturas, outros documentos fiscalmente relevantes ou registos contabil?sticos, bem como os sujeitos passivos que os utilizem, devem assegurar que os respetivos programas respeitam a integridade operacional, a integridade dos dados de suporte aos programas de fatura??o e contabilidade e a disponibilidade da documenta??o t?cnica relevante.

Para estes efeitos, os programas devem garantir: - O controlo de integridade, exatid?o e fiabilidade da informa??o criada, recebida, processada ou emitida, atrav?s de fun??es de gest?o de acessos ?s fun??es do programa, dete??o de altera??es diretas ou an?nimas ? informa??o gerida ou utilizada no sistema e da preserva??o da informa??o necess?ria ? reconstitui??o e verifica??o da corre??o do processamento de opera??es fiscalmente relevantes suportadas pelo sistema;

- A possibilidade de os utilizadores autorizados fazerem as c?pias de seguran?a necess?rias ao cumprimento do dever legal de conserva??o de arquivos; - A impossibilidade de continua??o da utiliza??o do sistema quando se verifiquem altera??es ? informa??o gerida ou utilizada no sistema que possam colocar em causa a integridade, a exatid?o e a fiabilidade da informa??o criada, recebida, processada ou emitida, enquanto o produtor do programa n?o produzir relato t?cnico a identificar a anomalia detetada; - A acessibilidade e legibilidade pela AT da informa??o, atrav?s da disponibilidade de fun??es ou programas para acesso controlado aos dados, independentemente dos sistemas inform?ticos e respetivas vers?es em uso no momento do processamento, que permitam a exporta??o de c?pias exatas para suportes externos.

Nos casos em que, ao longo do per?odo legalmente previsto de conserva??o dos dados, tenham sido usados diferentes sistemas ou diferentes vers?es do mesmo sistema, a documenta??o prevista no n?mero anterior deve estar dispon?vel, para cada sistema ou vers?o, nas mesmas condi??es de acessibilidade e legibilidade. Os sistemas inform?ticos de fatura??o ou contabilidade devem ter a possibilidade de exportar o ficheiro de auditoria tribut?ria previsto no n.? 8 do artigo 123.? do C?digo do IRC. Os sujeitos passivos utilizadores de programas inform?ticos que processem faturas, outros documentos fiscalmente relevantes ou registos contabil?sticos devem garantir a exist?ncia de c?pias de seguran?a dos dados.

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b) Fatura??o eletr?nica As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes podem, mediante aceita??o pelo destinat?rio, ser emitidos por via eletr?nica. Considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conte?do dos documentos emitidos por via eletr?nica se adotado, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos:

a) Aposi??o de uma assinatura eletr?nica qualificada nos termos legais; b) Aposi??o de um selo eletr?nico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.? 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014; c) Utiliza??o de um sistema de interc?mbio eletr?nico de dados, desde que os respetivos emitentes e destinat?rios outorguem um acordo que siga as condi??es jur?dicas do ?Acordo tipo EDI europeu?, aprovado pela Recomenda??o n.? 1994/820/CE, da Comiss?o, de 19 de outubro. At? 31 de dezembro de 2020, para efeitos de aplica??o das al?neas a) e b) podem continuar a ser adotados os procedimentos de aposi??o de uma assinatura eletr?nica avan?ada ou de aposi??o de um selo eletr?nico avan?ado.

No caso de lotes que compreendam v?rios documentos transmitidos ou disponibilizados ao mesmo destinat?rio, as men??es comuns aos v?rios documentos podem ser feitas apenas uma vez, na medida em que, para cada documento, esteja acess?vel a totalidade da informa??o.

c) Impress?o tipogr?fica de faturas e de documentos de transporte A impress?o de faturas e de outros documentos de transporte s? pode ser efetuada em tipografias devidamente autorizadas pelo membro do Governo respons?vel pela ?rea das finan?as, devendo obedecer a um sistema de numera??o un?voca. Este diploma vem regulamentar quer a autoriza??o para a atividade de tipografia, quer os procedimentos pr?ticos com a requisi??o de documentos pelos sujeitos passivos e respetiva emiss?o pelas tipografias.

IV - OBRIGA??O DE ARQUIVO Os sujeitos passivos s?o obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo n?o resultar de disposi??o especial. Esta obriga??o ? extensiva ? documenta??o relativa ? an?lise, programa??o e execu??o dos tratamentos inform?ticos, e ?s c?pias de seguran?a dos dados de suporte aos programas de fatura??o e contabilidade. Sempre que os sujeitos passivos exer?am direito cujo prazo ? superior ao referido, a obriga??o de arquivo e conserva??o de todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte mant?m-se at? ao termo do prazo de caducidade relativo ? liquida??o dos impostos correspondentes. Quando a contabilidade ou a fatura??o for estabelecida por meios inform?ticos, deve ser assegurado quanto aos respetivos registos o seguinte:

a) O seu armazenamento seguro durante o per?odo legalmente estabelecido, atrav?s de:

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i) Preserva??o em condi??es de acessibilidade e legibilidade que permitam a sua utiliza??o sem restri??es, a todo o tempo; ii) Exist?ncia de controlos de integridade, impedindo a sua altera??o, destrui??o ou inutiliza??o; iii) Abrang?ncia dos dados que sejam necess?rios ? completa e exaustiva reconstitui??o e verifica??o da fundamenta??o de todas as opera??es fiscalmente relevantes; b) A sua acessibilidade e legibilidade pela AT da informa??o, atrav?s da disponibilidade de: i) Fun??es ou programas para acesso controlado aos dados, independentemente dos sistemas inform?ticos e respetivas vers?es em uso no momento do processamento; ii) Fun??es ou programas permitindo a exporta??o de c?pias exatas para suportes ou equipamentos correntes no mercado; iii) Documenta??o, apresentada sob forma leg?vel, que permita a sua interpreta??o.

a) Formato e localiza??o do arquivo Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento est?vel ou domic?lio em territ?rio nacional s?o obrigados a manter as faturas emitidas e recebidas, os livros, registos e demais documentos, abrangendo igualmente as opera??es realizadas no estrangeiro:

- Quando se apresentem em formato papel, em estabelecimento ou instala??o situado em territ?rio nacional; - Quando se apresentem em suporte eletr?nico, incluindo o arquivamento das c?pias de seguran?a da informa??o processada, em qualquer Estado membro. Os sujeitos passivos que pretendam proceder ao arquivamento das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, emitidos e recebidos por via eletr?nica, fora do territ?rio da Uni?o Europeia devem solicitar autoriza??o pr?via ? AT (aplic?vel apenas a partir de 2020). Quanto aos sujeitos passivos sem sede ou domic?lio em territ?rio nacional, mas que a? disponham de estabelecimento est?vel, a centraliza??o do arquivo abrange apenas as opera??es que lhe sejam imputadas, devendo, no caso de existir mais do que um estabelecimento est?vel, abranger as opera??es imput?veis a todos. Caso pretendam manter o arquivo fora do territ?rio da Uni?o Europeia, devem solicitar autoriza??o pr?via ? AT (aplic?vel apenas a partir de 2020).

Os sujeitos passivos devem indicar, na declara??o de in?cio de atividade referida no artigo 31.? do C?digo do IVA ou, quando for o caso, na declara??o a que se refere o artigo 32.? do mesmo C?digo, o estabelecimento ou instala??o em que seja feita a centraliza??o do arquivo, bem como a localiza??o do arquivo em suporte eletr?nico. Norma transit?ria: Os sujeitos passivos devem proceder ? entrega de declara??o de altera??es no prazo de 30 dias contados a partir da entrada em vigor do presente decreto-lei.

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