MANUAL DE POLÍTICAS - Universidad Veracruzana

[Pages:40]MANUAL DE POL?TICAS GENERALES

PACIFICTEL S.A. DIRECTORIO

MARZO DEL 2006

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INDICE

INTRODUCCI?N

Introducci?n............................................................................................................1

1. POLITICAS ORGANIZACIONALES

Pol?tica de Desarrollo Organizacional........................................................................2-4 Pol?tica de Regulaci?n Interna.......................................................................4-5 Pol?tica Salarial......................................................................................................5-6 Pol?tica de Selecci?n y Contrataci?n de Personal........................................................6-7 Pol?tica de Plan de Carrera Empresarial...............................................................7 Pol?tica de Vacaciones..................................................................................8 Pol?tica de Capacitaci?n.............................................................................................8-9 Pol?tica de Relaciones P?blicas...................................................................................9

2. POLITICAS TECNOLOGICAS

Pol?tica de Desarrollo Tecnol?gico.............................................................................9-10 Pol?tica de Tecnolog?a de Informaci?n.......................................................................11-15 Pol?tica de Seguridad de Informaci?n.........................................................................15-16

3. POLITICAS OPERACIONALES

Pol?tica de Operaciones..............................................................................................17-18

4. POLITICAS COMERCIALES

Pol?tica de Negocios............................................................................................18-21 Pol?tica de Servicio y Atenci?n al Cliente....................................................................21-23 Pol?tica de Autogesti?n..............................................................................................23-24 Pol?tica de Mercadeo..................................................................................24-25

5. POLITICAS FINANCIERAS

Pol?tica de Presupuestaci?n........................................................................................26-27 Pol?tica de Cobranza de Cartera Corriente y Anulada.................................................27-29 Pol?tica de Pagos.......................................................................................................29-30 Pol?tica de Informaci?n Financiera............................................................................30-31 Pol?tica de Inversiones Financieras........................................................................31-32

6. POLITICAS ADMINISTRATIVAS

Pol?tica Administrativa..............................................................................................32-33 Pol?tica de Compras...................................................................................................33-34

7. POLITICAS JURIDICAS

Pol?tica Jur?dica.......................................................................................................34-35 Pol?tica Regulatoria....................................................................................................35-36

8. POLITICAS DE AUDITORIA

Pol?tica de Auditoria y Control......................................................................36-38

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INTRODUCCI?N

El Directorio de PACIFICTEL S.A. en ejercicio de una de sus atribuciones determinadas en el art?culo trig?simo quinto del estatuto social, cumple con la responsabilidad de establecer y aprobar las pol?ticas de la compa??a, las mismas que ser?n de cumplimiento obligatorio y en funci?n de ?stas se revisar?n y elaborar?n los planes, programas, procedimientos y presupuestos; se administrar?n los recursos, se organizar? la administraci?n y el funcionamiento de la compa??a.

La iniciativa de identificar y establecer pol?ticas, tiene adem?s la finalidad de permitir a sus integrantes, ejecutivos y trabajadores encausar sus iniciativas, fomentar el trabajo en equipo, de tal forma que integremos y coordinemos los esfuerzos de todas las ?reas de la empresa en una misma direcci?n, dentro de un marco de confianza el mismo que es fundamental seguir para cumplir con los objetivos que se trace la administraci?n. Los sistemas organizativos modernos y el mejoramiento de los procesos internos son extremadamente importantes para que la empresa incremente sus niveles de productividad, eficiencia y eficacia en su gesti?n.

Queremos imprimir una nueva filosof?a de administraci?n, estableciendo pol?ticas enfocadas a los procesos de la compa??a y orientadas al mercado, para ello es necesario que nuestros mayores esfuerzos est?n centrados en el cliente, raz?n de nuestra permanencia como empresa y en reforzar nuestros valores ?ticos y morales para que inspiren nuestros actos.

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1. POL?TICAS ORGANIZACIONALES

POL?TICA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

PROP?SITO: Mantener un proceso de actualizaci?n y mejoramiento permanente de la organizaci?n, que permitan alcanzar los objetivos estrat?gicos de la empresa.

EXPOSICI?N DE LA POL?TICA

DE LA ESTRUCTURA ORG?NICA

a) La Administraci?n deber? redise?ar y posteriormente mantener la estructura org?nica de la compa??a enfocada hacia el cliente, orientada a satisfacer sus necesidades y al desarrollo de productos y servicios innovadores, acordes con los avances tecnol?gicos.

b) Toda modificaci?n en la estructura organizacional deber? ser aprobada por el Directorio, en base a estudios y an?lisis de procesos organizacionales.

c) La organizaci?n estructural contar? con unidades internas aut?nomas y coordinadas, potenciadas, autogestionarias y facultadas con capacidad de decisi?n; ?reas operativas que ejecuten los lineamientos de la alta administraci?n y la retroalimenten.

d) Para presentar un proyecto de reestructuraci?n se deber? adjuntar un documento de an?lisis de procesos organizacionales retrospectivo y prospectivo, que deber? contener las recomendaciones pertinentes.

e) Se deber? limitar al m?ximo posible la creaci?n de unidades organizacionales. La creaci?n y funcionamiento de nuevas unidades ser?n factibles en la medida que conlleve la creaci?n de nuevos servicios o la mejora de los existentes, en t?rminos de costo, tecnolog?a, oportunidad y calidad.

f) La Vicepresidencia de Desarrollo Organizacional, en el mes de noviembre de cada a?o presentar? un estudio actualizado de los procesos de la organizaci?n, al Directorio para an?lisis y de ser el caso, proceder a realizar cambios en la estructura organizacional; para mantenerla adecuada a la estrategia y al entorno. Tambi?n deber? asegurar que los procedimientos y manuales est?n al alcance de los usuarios internos y externos y puedan continuamente ser renovados.

DE LA ORGANIZACI?N

a) La organizaci?n propender? a la descentralizaci?n y desconcentraci?n, donde las sucursales y agencias tengan sus propias ?reas de apoyo. La asignaci?n de recursos se realizar? en funci?n de la demanda y su productividad. Cada gerencia de sucursal o jefatura de agencia es responsable de sus decisiones, y rendir?n cuentas a la matriz.

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b) La organizaci?n deber? contar con un manual de delegaci?n que permita a los administradores enfocarse en la ejecuci?n del plan estrat?gico y del an?lisis competitivo del entorno.

c) La organizaci?n deber? propender a la administraci?n sin papeles utilizando los medios electr?nicos de que dispone la compa??a y complement?ndola con seguridades y nuevas tecnolog?as como la firma electr?nica.

d) Las ?reas de coordinaci?n deber?n orientar sus actividades a lograr una mayor interacci?n entre las distintas ?reas de especializaci?n de la compa??a.

DE LOS PROCESOS Y PROYECTOS

a) Las unidades y ?reas operativas de la organizaci?n deber?n guardar relaci?n con los procesos que realizan, evitando duplicidad de funciones y atribuciones. Independientemente de la especializaci?n, cada proceso debe contar con un responsable (due?o del proceso) que ser? qui?n responda por la eficiencia y eficacia del proceso.

b) La Administraci?n, mediante disposici?n Administrativa nominar? a los jefes de proyectos, quienes tendr?n todo el apoyo de las Vicepresidencias, Gerencias y Unidades en el cumplimiento de sus objetivos. Tambi?n podr? crear comisiones (equipos de trabajo) de manera temporales y/o comit?s de manera permanente, para la soluci?n de asuntos espec?ficos, en todos los casos definir? los miembros, el responsable y unidades participantes, sus prop?sitos, funciones a desarrollar, tiempo de funcionamiento y resultados a lograr.

DE LOS PLANES Y PROGRAMAS

a) En el mes de Octubre de cada a?o, los Vicepresidentes, Gerentes y Jefes de Unidades presentar?n el Plan Operativo de su ?rea en funci?n del Plan Estrat?gico, junto al presupuesto del a?o siguiente. Posteriormente y en forma trimestral presentar?n informes de avance de gesti?n al Presidente Ejecutivo de sus respectivas actividades y resultados. Dichos informes ser?n puestos en conocimiento del Directorio.

b) Los planes, programas y presupuestos de la compa??a se realizar?n en base al Plan Estrat?gico de la Compa??a.

c) El desarrollo de planes, programas y proyectos de la compa??a, incluido el desarrollo de nuevos productos y servicios deber? obedecer a un proceso de planeaci?n integral que garantice su continuidad y culminaci?n.

DEL DESEMPE?O GERENCIAL

a) El desempe?o de la Presidencia Ejecutiva y Vicepresidencias se medir? en funci?n de indicadores de gesti?n y reportes gerenciales los mismos que incluir?n el nivel de cumplimiento de metas establecidas semestralmente durante el per?odo econ?mico. Esta informaci?n deber? ser puesta en conocimiento del Directorio.

b) El desempe?o de las gerencias y unidades se medir? en funci?n de reportes gerenciales e indicadores de gesti?n partiendo de su situaci?n actual y las metas

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establecidas trimestralmente durante el per?odo econ?mico. De no cumplirse las metas establecidas la gerencia entrar? en un proceso de observaci?n y auditoria.

POL?TICA DE REGULACI?N INTERNA

PROP?SITO: Ordenar y difundir el marco normativo interno de la compa??a.

EXPOSICI?N DE LA POL?TICA

a) Es pol?tica de Pacifictel S.A. mantener informados a sus colaboradores sobre las Pol?ticas, Reglamentos, Normas, Procesos, Estructura y Procedimientos, de manera que todo el personal tenga plenamente identificado cu?l es su rol dentro de la organizaci?n, su relaci?n con todas las ?reas, y como ejecutar sus funciones de acuerdo a los procesos y procedimientos en vigencia.

b) Se deben publicar los documentos organizacionales aprobados con la leyenda "Vigentes" para que los usuarios dispongan de todos aquellos que les son necesarios para el desempe?o de sus funciones, los cuales podr?n consultar, imprimir o copiar. De igual manera, se publicar?n los documentos organizacionales no aprobados identificados con la Leyenda "Borrador" para que el anteproyecto o proyecto circule con suficiente antelaci?n a todas las dependencias para que emitan sus criterios, con vistas a considerar otra visi?n del proceso.

c) La estructura de la documentaci?n est? integrada de la siguiente manera: ? 1er Nivel.- Las Pol?ticas y de ?stas se derivan los siguientes niveles de la documentaci?n. ? 2do Nivel.- Lo integran los Reglamentos. ? 3er Nivel.- Se constituye por los Manuales que contendr?n las instrucciones de trabajo en forma detallada para realizar una actividad.

d) Los Gerentes, son los responsables de que en su ?rea operativa, se documenten sus principales actividades y procesos, ya que tienen la autoridad para organizar, controlar, ejecutar y asegurar el cumplimiento de las aplicaciones.

e) Es obligaci?n del responsable de cada proceso, el asegurar que ?ste y la documentaci?n asociada, se revise y se mantenga actualizada para garantizar la correcta ejecuci?n del proceso que le ha sido asignado.

f) La Vicepresidencia de Desarrollo Organizacional debe asegurar que los Manuales de procedimientos sean revisados y actualizados al menos una vez al a?o.

g) La elaboraci?n de documentos relacionados con los procesos, estructura y reglamentos ser? dirigida por la Vicepresidencia de Desarrollo Organizacional, en conjunto con las ?reas involucradas en el tema objeto de documentaci?n. Una vez concluida su elaboraci?n, la misma Vicepresidencia se encargar? de su presentaci?n a la Presidencia Ejecutiva para su tr?mite de aprobaci?n.

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h) La elaboraci?n de los Manuales de Procedimientos ser? responsabilidad de las Gerencias, las que utilizar?n el formato aprobado por la Presidencia Ejecutiva y publicado en la Intranet. La Vicepresidencia de Desarrollo Organizacional en estos casos actuar? como fascilitadora.

i) Una vez aprobadas las pol?ticas y/o reglamentos por el Directorio de la compa??a o los manuales por el Presidente Ejecutivo, deber?n ser entregados a la Vicepresidencia de Desarrollo Organizacional para la custodia de los originales y su publicaci?n respectiva en la Intranet.

POL?TICA SALARIAL

PROP?SITO: Crear un sistema de remuneraci?n ordenado, equitativo para la organizaci?n y para los empleados, que motive eficazmente el trabajo productivo y el cumplimiento de los objetivos y metas de la Compa??a.

EXPOSICI?N DE LA POL?TICA

a) El sistema de remuneraci?n de la organizaci?n obedecer? a un modelo internacionalmente aceptado y su valoraci?n estar? de acuerdo con el mercado laboral local del sector de las telecomunicaciones.

b) El cumplimiento del sistema de remuneraci?n se normar? en base a un Reglamento de Aplicaci?n Escalafonario que ser? aprobado por el Directorio de la Compa??a.

c) Se procurar? establecer un sistema de remuneraci?n variable en funci?n del cumplimiento de objetivos y metas.

d) Las elevaciones salariales se realizar?n ?nicamente como consecuencia de la evaluaci?n de desempe?o y la situaci?n financiera de la empresa, se except?an las disposiciones gubernamentales y legales aplicables a la Compa??a. La Administraci?n deber? propender al cumplimiento de ?ndices internacionales en la relaci?n gastos de personal versus ingresos netos totales.

e) Todo requerimiento de pago de horas extras y vi?ticos deber? obedecer a una programaci?n de trabajo previamente establecida y en funci?n de su costobeneficio; y deber?n ser autorizados por los Gerentes de Sucursales y/o por los Vicepresidentes de ?rea dentro de sus respectivos presupuestos aprobados; el Presidente Ejecutivo o Presidente del Directorio en caso de tratarse de una unidad que dependa de ?stos.

f) Bajo ning?n concepto se pagar?n horas extras a personal de confianza: Coordinadores, Gerentes, Contralor, Auditores, Vicepresidentes y Presidente Ejecutivo.

g) Los empleados sometidos a condiciones y horarios especiales de trabajo, de acuerdo a normas internacionales del trabajo, no podr?n laborar horas extraordinarias y/o suplementarias a fin de precautelar su salud y bienestar.

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POL?TICA DE SELECCI?N Y CONTRATACI?N DE PERSONAL

PROP?SITO: Establecer las normas aplicables a las actividades de selecci?n y contrataci?n del recurso humano que permitan escoger personas id?neas, que se ajusten a los requerimientos de la Compa??a y a los perfiles establecidos para alcanzar sus objetivos estrat?gicos y asegurar su futuro desarrollo.

EXPOSICI?N DE LA POL?TICA

a) Todo proceso de selecci?n de personal se iniciar? con la elaboraci?n del correspondiente "Requerimiento de Personal", el mismo que deber? estar firmada por el Gerente y Vicepresidente del ?rea. Esto se aplicar? para todos los casos de vacantes, reemplazos y creaci?n de nuevos puestos. El Presidente Ejecutivo aprobar? los requerimientos de personal, en base a la documentaci?n sustentatoria que justifique la decisi?n. En el caso de creaciones, deber? adem?s contarse con la autorizaci?n del Directorio.

b) En caso que se genere una vacante, se dar? preferencia al personal estable de la Compa??a, que se ajuste al perfil del cargo, mediante un concurso interno. En caso de declararse desierto el concurso debido a que no existe personal que cumpla con el perfil requerido, se buscar?n fuentes de reclutamiento externo.

c) No se podr? realizar ninguna contrataci?n de personal que no haya cumplido con el proceso de selecci?n.

d) Para la incorporaci?n de personal en los niveles de Coordinaciones, Gerencias y Jefaturas de Unidades, previamente, la Gerencia de Recursos Humanos confirmar? con la Vicepresidencia de Desarrollo la existencia del cargo dentro del organigrama aprobado por el Directorio.

e) Se podr?n reemplazar vacantes ?nicamente en aquellos cargos que ejecuten labores t?cnicas y/o que est?n en unidades de negocios rentables.

f) La contrataci?n de personal nuevo deber? ser efectuada preferentemente bajo la modalidad de contrato por horas y tercerizados.

g) En todo contrato de trabajo se establecer? la obligatoriedad de que vencido el plazo convenido, el empleado se comprometa a no ingresar a su lugar de trabajo sin autorizaci?n expresa del Presidente Ejecutivo. Los modelos de contratos de trabajo a utilizarse en la empresa deber?n previamente ser aprobados por el Directorio.

h) La elecci?n del candidato a ser contratado constituye responsabilidad exclusiva del Vicepresidente del ?rea respectiva, qui?n tomar? su decisi?n en base a la informaci?n provista por el proceso de selecci?n respectivo.

i) No se aceptar?n reingresos de ex empleados o trabajadores de Pacifictel, Emetel o IETEL, que hayan salido de las empresas por:

? Visto Bueno.

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