Estado Libre Asociado de Puerto Rico Oficina del Contralor

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

Oficina del Contralor

Yesm?n M. Valdivieso

Co111ralora

Carta Circular OC-21-11

Gobernador, presidentes del Senado de Puerto Rico y de la C?mara de Representantes; secretarios de Gobierno; directores de organismos de las tres ramas del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico incluidas las corporaciones p?blicas y sus subsidiarias; alcaldes, presidentes de las legislaturas municipales, de las juntas directivas de las corporaciones municipales y de las juntas de alcaldes de las ?reas locales de desarrollo laboral: directores ejecutivos de las corporaciones municipales y de las ?reas locales de desarrollo laboral 1

A?o Fiscal 2020-2021 12 de mayo de 2021

Asunto: Reglamento 33, Registro de Contratos de la Oficina del Contralor del Estado Libre Asociado de Puerto Rico

Estimados se?ores y se?oras:

La Ley N?m. 18 del 30 de octubre de 1975 (Ley 18), seg?n enmendada, requiere que toda entidad gubernamental o municipal, sin excepci?n alguna, mantenga un registro de los contratos que otorgue, incluidas las enmiendas a los mismos. Adem?s, establece que estas entidades deben registrar y remitir copia de estos a la Oficina del Contralor de Puerto Rico (OCPR), dentro de los 15 d?as siguientes a la fecha del otorgamiento, o 30 d?as si el contrato se otorga fuera de Puerto Rico.

El Art?culo 14 de la Ley N?m. 9 del 24 de julio de I 952, seg?n enmendada. faculta a la Contralora del Estado Libre Asociado de Puerto Rico a promulgar los reglamentos que sean necesarios para el mejor desempe?o de las funciones de la OCPR.

1 Las nonnas de la Oficina proh?ben el discrimen por cualquier motivo prohibido por ley. Para prop?s itos de esta Carta Circular, se debe entender que todo t?nnino utilizado para referirse a una persona o puesto es sin alusi?n a g?neros.

PO BOX366069 SAN JUAN PUEmo RJCO 00936-6069

105 AVENIDA PONCE DE LE?N, HATO REY, PUERTO RJCO 00917- 1136

TEL. (787) 754-3030 FAX (787) 751-6768

G1 E-MAJL: ocpr@.pr INTERNET: .pr

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ocpronline

Carta Circular OC-21-11 P?gina 2 12 de mayo de 2021

En virtud de esta facultad se aprob? el Reglamento 33, Registro de Contratos de la Qficina del Contralor del Estado Lihre Asociado de Puerto Rico, del 8 de diciembre de 2020 (Reglamento)2. La Oficina establece la aplicaci?n del Registro de Contratos (aplicaci?n) y dispone mediante el Reglamento, entre otras cosas, lo siguiente:

1. Las responsabilidades del funcionario principal de la entidad (Articulo 6).

2. Las responsabilidades del oficial de enlace encargado del registro y la remisi?n de los contratos (Art?culo 7).

3. Los datos que el oficial de enlace debe registrar en la aplicaci?n (Art?culo 8.1).

4. Los documentos que se deben registrar y remitir mediante la aplicaci?n (Art?culo 8.2).

5. El t?rmino para el registro y la remisi?n de los contratos (Art?culo 9).

6. Los documentos que deben contener los expedientes de los contratos (Art?culo /0).

7. El per?odo de conservaci?n de los expedientes de los contratos (Articulo 11).

8. Los contratos exentos de remitir el documento a la OCPR (Art?culo 13).

9. Las normas sobre el registro de acuerdos confidenciales (Art?culo 14).

l O. Las normas para el registro y la remisi?n de los contratos interagenciales (Art?culo 15).

11. El t?rmino para atender los reparos anotados a los contratos (Articulo 17).

El Reglamento tambi?n establece que la OCPR puede requerir la informaci?n en cualquier medio electr?nico que se considere apropiado, de acuerdo con los avances tecnol?gicos. A tales efectos, la OCPR desarroll? una nueva aplicaci?n del Registro de Contratos que se comenzar? a utilizar a partir del 1 de julio de 2021. Una vez la OCPR comience a utilizar esta aplicaci?n, la entidad no puede volver a registrar los contratos bajo la versi?n anterior. La aplicaci?n estar? disponible en nuestra p?gina en Internet: .pr, bajo la secci?n Contralor?a D?gital/ReKistro de Contratos (ley 18).

2 El mismo derog? el Reglamento 33 del 15 de septiembre de 2009. El 9 de diciembre de 2020 se registr? el Reglamento en el Departamento de Estado y se le asign? el n?mero 9239. Esto, en cumplimiento de la ley 38-2017, ley de l'rocedimiemo Administrati,?o U11f/im11e del Gobierno de Puerto Rico, seg?n enmendada. Este Reglame1110 entr? en vigor el 9 de enero de 2021 y est? disponible en nuestra p?gina en Internet: .pr, bajo la secci?n Contralor?a Digital/ Registro de Comrnto.1? (Ley 18).

Carta Circular OC-21-11 P?gina 3 12 de mayo de 2021

Esta Carla Circular tiene el prop?sito de impartir las instrucciones a seguir en la utilizaci?n de la nueva aplicaci?n y para infonnar los requisitos m?nimos que deben tener para poder acceder a esta.

La nueva aplicaci?n provee al oficial de enlace informaci?n general de f?cil acceso y le permite navegar por las siguientes pantallas:

l. Solicitar Pr?rroga - puede solicitar una extensi?n de tiempo de 15 d?as para registrar y remitir un contrato.

2. Nuevo - entrar los datos requeridos para hacer el registro de un nuevo contrato o escritura.

3. Enmendar - entrar los datos requeridos relacionados con el registro de una enmienda a un contrato.

4. Cancelar - registrar los datos relacionados con la cancelaci?n de un contrato.

5. Cancelaciones En Reparo - ver la lista de las cancelaciones con reparo pendientes a corregir.

6. En Proceso - ver la lista de los contratos creados que a?n no se han registrado.

7. En Reparo - ver la lista de los contratos con reparo pendientes de corregir.

8. Registrados - ver un hist?rico de todos los contratos, enmiendas y escrituras registrados por la entidad.

9. N?mero Patronal gubernamental.

registrar el n?mero de identificaci?n patronal de la entidad

1O. Representantes de la Entidad - puede a?adir, editar o inactivar a los representantes autorizados a firmar contratos.

A. Instrucciones Espec?ficas:

l. Las entidades mantienen en la OCPR, mediante el acceso a la aplicaci?n. un registro de todos los contratos y las escrituras que otorguen, as? como de cualquier enmienda, acuerdo. determinaci?n, constancia o acci?n que los rescinda. Este registro no sustituye el registro interno que tienen que mantener las entidades. sino que debe ser un reflejo de este.

2. Todos los contratos otorgados tienen que registrarse en la aplicaci?n. incluidos:

a. Las escrituras sobre la adquisici?n o la disposici?n de bienes inmuebles.

Carta Circular OC-21-11 P?gina 4 12 de mayo de 2021

b. Los contratos entre entidades gubernamentales (contratos interagenciales) la entidad responsable de realizar un desembolso de fondos est? obligada a registrarlo y remitirlo. Si el contrato no conlleva un desembolso de fondos, la responsabilidad de registrarlo es de quien comparece como primera parte en el contrato. Ambas entidades deben registrar el contrato en el registro interno de su entidad. Los memorandos de entendimiento no se consideran contratos interagenciales, por lo que no tienen que registrarse.

c. Los contratos entre una entidad gubernamental y una empresa privada en los que la privada es la que desembolsa fondos - le corresponde a la entidad gubernamental receptora de los fondos registrarlos y remitirlos.

d. Los contratos otorgados por las ?reas locales de desarrollo laboral o por cualquier otra entidad que administre fondos provenientes del Gobierno Federal mediante la Ley P?blica 113-128 del 22 de julio de 2014, ley de Oportunidades y de Innovaci?n de la Fuerza Laboral (Wor~force lnnovation and Opportunily Act), o cualquier otro programa federal o estatal similar a este.

e. Las ?rdenes de cambio (change orden;) para proyectos y obras de construcci?n que se emiten con relaci?n a los contratos registrados en la OCPR - estas constituyen enmiendas a los respectivos contratos y deben registrarse dentro de los t?rminos establecidos por ley.

f. Los contratos ele servicios profesionales a contingencia - seg?n las instrucciones impartidas en la carta circular emitida sobre este particular.

g. Los contratos otorgados en virtud de la ley 95-2015, Ley para Asegurar la Conlinuidad de los Servicios de los Servicios de Telecomunicaciones en las Entidades Gubernamentales - seg?n las instrucciones impartidas en la Carta C ircular OC-20-11, Registro de Contratos en virtud de la Ley 95-2015 para Asegurar la Continuidad de los Servicios de Telecomunicaciones en las Entidades Guhernamenlales del l de noviembre de 2019.

h. Los contratos cuya copia no tiene que ser remitida a la OCPR.

1. Las cancelaciones de contratos.

3. No se registran en la aplicaci?n:

a. Las ?rdenes de compra, las cuales no son objeto de registro o remisi?n para efectos de la Ley 18.

Carta Circular OC-21-11 P?gina 5 12 de mayo de 2021

b. Ninguna transacci?n de personal, conforme a lo dispuesto en la Carta Circular OC-20-09. Aclaraci?n sobre las transacciones de personal y su registro en el Registro de Contratos de la Oficina del Contralor, del 30 de octubre de 2019.

4. El oficial de enlace, designado por el funcionario principal de la entidad, es la persona encargada de registrar y remitir a trav?s de la aplicaci?n los contratos, corregir los reparos notificados en coordinaci?n con el funcionario principal y atender cualquier petici?n de informaci?n adicional de la OCPR.

5. Para registrar y remitir los contratos, el oficial de enlace debe tener conocimiento b?sico en el uso de computadoras y un equipo con las siguientes especificaciones:

? Equipo de computaci?n especificado por el fabricante para funcionar correctamente con el sistema operativo Micro.w?fi Windows. Deben tener uno de los siguientes navegadores de Internet: Google Chrome. Micro.w4i Edqe o Mozil/a Firefox.

? Acceso a Internet.

? Equipo de digitalizaci?n (esc?ner) capaz de digitalizar documentos tama?o carta y legal con resoluci?n de:

300 dpi, si la entidad utiliza un tama?o de letra igual o mayor de 9 puntos para redactar contratos.

400 dpi, si la entidad utiliza un tama?o de letra menor de 9 puntos para redactar contratos.

? Aplicaci?n con capacidad para convertir im?genes digitalizadas en documentos en

fonnato PDF con OCR (Optical Characler Recognilion). Ciertos equipos multifuncionales proveen este servicio.

6. Para acceder a la nueva aplicaci?n, el oficial de enlace debe estar registrado en la aplicaci?n Registro tle Oficiales de Enlace siguiendo las instrucciones impartidas en la Carta Circular OC-20-10, Registro tle Oficiales de E11lace de la Ofici11a tlel Contralor tle Puerto Rico del 1 de noviembre de 2019. La aplicaci?n se encuentra disponible en nuestra p?gina en Internet: .pr, bajo la secci?n Conlralor?a Digital/ Registro de Oficiales de Enlace.

7. Las instrucciones sobre c?mo utilizar la nueva aplicaci?n se especifican en el Manual de la Aplicaci?n del Registro de Contratos que se publicar? en nuestra p?gina en internet: .pr, bajo la secci?n Contralor?a Digital/Registro de Contratos (Ley 18)/Descargas. El mismo est? disponible a partir de la fecha en que se comience a

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