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|REVISÃO |MOTIVO DA ALTERAÇÃO |DATA |RESPONSÁVEIS |
|001 |Inclusão do Politica na Intranet |04/09/2018 |Silvia H. Lopes |
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Índice
1. Considerações Iniciais 3
2. Código de Ética e Conduta 3
3. Direito de Uso do Cartão 3
4. Limite do Cartão 4
5. Gastos Efetuados 4
6. Aviso Viagem 5
7. Aprovações 5
8. Prestação de Contas 5
8.1 Extravio de Documentos 6
9. BTB (Business Travel Bradesco) - Tesouraria 6
9.1 Solicitação 7
9.2 Aprovação 7
9.3 Prestação de Contas 8
10. Perda ou Extravio do Cartão de Crédito 8
11. Da Devolução do Cartão de Crédito 8
12. Desligamento do Colaborador 8
13. Falha no Funcionamento do Cartão 9
1. Considerações Iniciais
O objetivo deste procedimento é definir e padronizar o processo de utilização do cartão de crédito corporativo para pagamento das despesas em serviço da Enaex Britanite. As regras serão desdobradas nos itens abaixo relacionados:
a) Direito de uso
b) Limite do cartão
c) Gastos efetuados
d) Aprovações
e) Prestação de contas
f) Vedação a utilização do cartão de crédito
g) BTB – Business Travel Bradesco
2. Código de Ética e Conduta
A presente Política deve sempre cumprir com os princípios éticos descritos no Código de Ética e Conduta da Britanite, conforme Política P035/37 (Código de Ética e Conduta).
3. Direito de Uso do Cartão
O cartão de crédito corporativo poderá ser disponibilizado para a Presidência, Diretores e Gerentes, coordenadores ou cargos de confiança.
A solicitação do cartão deve ser feita através de e-mail para o financeiro@.
Limite do Cartão
O limite do cartão será estabelecido pela seguinte regra:
Presidência: R$ 50.000,00 (cinquenta mil Reais)
Diretoria: R$ 25.000,00 (vinte e cinco mil Reais)
Gerentes: R$ 25.000,00 (vinte e cinco mil Reais)
Coordenadores ou cargos de confiança: R$ 10.000,00 (dez mil Reais)
É possível o aumento temporário de limite do cartão de crédito em um período de 1 (um) mês, sendo necessário submeter aprovação ao CFO com as devidas justificativas. A redução do limite será efetuada pela Tesouraria após 1 (um) mês da liberação da alteração do limite.
Gastos Efetuados
A utilização do cartão de crédito deve estar em linha com a Política de Viagem para fins de compras de passagens, hospedagens e locação de veículos (control 006).
Os gastos efetuados através do cartão de crédito devem ser destinados estritamente para uso referente ao negócio da empresa, sendo proibida a utilização para fins pessoais, ou que se tornam posse do portador do cartão. Constatado a utilização indevida do cartão, o colaborador deve restituir a Enaex Britanite com multa de 34% acrescida do principal.
Pode ser utilizado o cartão de crédito corporativo para compras de passagens internacionais, desde que esteja em linha com a Política de Viagem (Control 006).
As despesas realizadas com o cartão magnético só podem ser feitas para compras físicas, tais como: restaurantes, viagens, alugueis de veículos, não sendo permitido qualquer tipo de compra ou pagamento via Internet (compras online), exceto para as lojas de aplicativos e passagens aéreas.
Obs: É permitido a utilização do cartão de crédito em caso emergencial, quando devidamente comprovado e avisado. Neste caso, pode ser desconsiderado a multa, contudo o gasto deve ser reembolsado à Enaex Britanite. Esta comunicação deve ser enviado ao financeiro@ nas 24 horas posterior a compra.
Aviso Viagem
Em caso de viagens internacionais, o viajante deve enviar para o e-mail financeiro@ , com 48 horas úteis de antecedência, os dados da viagem abaixo descritos, afim de ser solicitado junto ao Banco gestor do cartão a liberação para uso no exterior:
( País destino;
( Período da viagem.
Aprovações
A aprovação das despesas, via workflow, até R$ 1.000,00 (um mil Reais) será feita pelo gestor do centro de custo; valores superiores serão submetidos à aprovação do CFO da Enaex Britanite.
Gastos efetuados pelo CFO superiores a R$ 1.000,00 (um mil Reais) devem ser aprovados pelo Presidente.
4. Prestação de Contas
A prestação de contas deve ser realizada em DGS, através do usuário CARTAO.CORPORATIVO no P12, de acordo com procedimento já existente para lançamento.
A cada lançamento no sistema deverá ser anexado as documentações correspondentes aos gastos, as quais devem estar organizadas e coladas em folha A4 e digitalizadas. Quando houver mais de um participante na despesa, devem ser informados os nomes e sobrenomes para identificação e entendimento do gasto e a justificativa do evento. É imprescindível que os documentos estejam legíveis e poderá ser solicitado o reenvio quando necessário.
A prestação de contas deverá ser efetuada até o 5º dia corrido após a recepção do e-mail com a fatura. Caso a prestação de contas não seja efetuada dentro do mês, as despesas serão baixadas no respectivo centro de custo. O Financeiro irá avaliar as despesas descritas na fatura, podendo haver questionamentos referente à natureza dos gastos, mesmo com a aprovação da prestação no DGS.
Havendo qualquer problema ou dúvida, seja de sistema ou lançamento, o titular deverá procurar a solução através do Help Desk e/ou Controladoria, sempre colocando em cópia dos e-mails para financeiro@.
1 Extravio de Documentos
Havendo extravio de documentos que impossibilitem a prestação de contas, o portador do cartão deverá relacionar os documentos extraviados e assinar um termo de responsabilidade, conforme Anexo I, o qual será utilizado como documento suporte. A conta a ser utilizada é a “Despesas Gerais Indedutíveis”, no Tipo 000083.
BTB (Business Travel Bradesco) – Tesouraria
O cartão virtual BTB-Tesouraria é uma ferramenta de pagamentos para compras on-line, como por exemplo: assinaturas de revistas/periódicos, aquisições de licenças, acessos de plataformas, etc., e tem por finalidade evitar eventuais bloqueios do cartão magnético quando o portador estiver em viagens internacionais e faça concomitantemente compras on line.
1 Solicitação
Este cartão virtual será disponibilizado para cada compra sendo necessário o envio da solicitação para o e-mail financeiro@ com os seguintes dados:
Nome:
Valor da compra:
Finalidade da compra:
No prazo de 24 horas será disponibilizado o número do cartão com validade de 48 horas para operação.
A administração dos processos quanto à geração e cancelamento do cartão virtual será de responsabilidade do setor Financeiro.
Esta modalidade de uso do cartão virtual só está liberada para uso da Presidência, Diretores, Gerentes e Coordenadores da Companhia.
2 Aprovação
A aprovação para a geração do cartão virtual seguirá a seguinte regra:
• Presidência e Diretores → não há a necessidade de passar por fluxo de aprovação. O cartão é gerado e liberado pela coordenação do Departamento Financeiro;
• Gerentes → há a necessidade da aprovação da respectiva Diretoria e da Coordenação do Departamento Financeiro.
1 Prestação de Contas
A prestação de contas deve ser feita conforme já descrito no item 8 acima.
Perda ou Extravio do Cartão de Crédito
Em caso de perda ou extravio, entrar em contato imediatamente com a operadora do cartão solicitando o cancelamento em sequência enviar e-mail para financeiro@ relatando o ocorrido.
Da Devolução do Cartão de Crédito
Não havendo mais necessidade de uso do cartão de crédito, o portador deverá devolver imediatamente à Tesouraria. Concomitante enviar e-mail para financeiro@ solicitando o cancelamento do cartão e acertos finais.
A conta pode ser bloqueada havendo constatação de qualquer tipo de fraude, mau uso ou utilização a benefício próprio do titular.
O Financeiro poderá a qualquer momento cancelar o cartão e instruir uma nova forma de gestão.
Desligamento do Colaborador
Havendo pendências de prestação de contas, será dado ao colaborador desligado prazo de 24 horas (úteis) para apresentação dos comprovantes dos gastos efetuados. Após este prazo, não havendo manifestação do ex colaborador, o valor será descontado na rescisão contratual.
Falha no Funcionamento do Cartão
No momento da utilização do cartão, havendo falha que impossibilite o pagamento, o portador deve reportar o ocorrido através do e-mail financeiro@, e para o WhatsApp 41 98844-1999, informando o estabelecimento e horário da tentativa, para que o Financeiro possa averiguar junto ao Banco gestor do cartão o motivo da impossibilidade do uso.
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