Secretaria de Estado da Fazenda Guia prático para emissão de Nota ...

Secretaria de Estado da Fazenda Guia pr?tico para emiss?o de Nota Fiscal Eletr?nica (NF-e)

Para dar mais agilidade e seguran?a ? administra??o tribut?ria, os Estados brasileiros, o Distrito Federal e o Minist?rio da Fazenda criaram o projeto da Nota Fiscal Eletr?nica (NFe), com o objetivo de substituir o papel e padronizar a emiss?o de notas fiscais em todo o Pa?s.

A NF-e tamb?m traz importantes benef?cios aos contribuintes, pois proporciona mais rapidez na recep??o de mercadorias e melhor planejamento log?stico e praticamente elimina a ocorr?ncia de erros de informa??o nos documentos. Outra vantagem ? a dispensa de armazenamento de papel, que chega a exigir das empresas espa?os especiais como salas ou at? mesmo galp?es.

Para emitir Notas Fiscais Eletr?nicas, a empresa deve ter certifica??o digital, acesso ? internet, software emissor de NF-e e credenciamento na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz).

Confira a seguir o passo a passo para se tornar um emissor do documento.

? Credenciamento A empresa dever? estar habilitada, via site da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz).

? Certifica??o digital Para emitir a NF-e, o contribuinte precisa ter certificado digital, padr?o ICP-Brasil, tipo A1 ou A3, com os dados do seu CNPJ. Se a empresa tiver filiais, poder? usar o mesmo certificado da matriz.

Outras informa??es sobre Certificado Digital podem ser conferidas no site .br.

? Emissor de Nota Fiscal Eletr?nica

? necess?rio um software para a emiss?o de NF-e. O programa pode ser baixado

gratuitamente

na

p?gina

da

Sefaz

() ou desenvolvido de

acordo com o Manual de Orienta??o do Contribuinte.

Caso o contribuinte opte por desenvolver o emissor de NF-e, cabe a ele manter atualizado o software, com aten??o ?s Notas T?cnicas publicadas no portal nacional da NF-

e (nfe..br/portal/). O emissor gratuito sempre alertar? o contribuinte sobre a necessidade de atualiz?-lo, bastando clicar no ?cone respectivo.

? Como ? emitida a NF-e? A NF-e ? emitida pelos contribuintes a partir de um programa espec?fico, que ? instalado nos computadores da empresa. Depois de preenchida, a NF-e deve ser validada ? isso significa verificar se os dados est?o de acordo com os requisitos m?nimos do projeto, como informa??o do CNPJ, dados do produto etc. Ap?s a valida??o da NF-e, que ocorre de forma off-line, o documento ? assinado e transmitido para a Sefaz, para verifica??o da assinatura e de dados como a regularidade fiscal do emitente. Caso n?o seja detectado nenhum erro, o contribuinte recebe o n?mero de Autoriza??o de Uso e ent?o a NF-e passa a ter validade. Este procedimento ocorre de forma online, atrav?s da internet e software emissor de NF-e. A autoriza??o de uso da NF-e concedida pela Sefaz n?o significa valida??o das informa??es contidas no documento. A Sefaz-ES compartilha as informa??es com a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda do estado para onde a mercadoria ? destinada ? no caso de opera??es interestaduais.

? Fase de testes (credenciamento em homologa??o) Nesta etapa, que tem o objetivo de adaptar o contribuinte ? nova tecnologia, a NF-e (em teste) ser? emitida antes do in?cio da emiss?o oficial do documento eletr?nico ou de maneira paralela ? Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A. A Nota Fiscal modelo 1 ou 1A ser? o documento que ter? validade fiscal at? a empresa passar a emitir NF-e em produ??o. Os dois modelos (eletr?nico e papel) n?o precisam ser emitidos no mesmo instante, mas, para que a empresa consiga avaliar melhor o impacto da utiliza??o de NF-e em seus processos internos, ? aconselh?vel que a emiss?o dos dois modelos de Nota Fiscal ocorra em momentos pr?ximos. Caso a empresa inicie as atividades j? emitindo a NF-e, poder? emitir documentos eletr?nicos hipot?ticos para se familiarizar com a ferramenta. Veja a seguir os requisitos b?sicos recomendados a serem cumpridos nesse per?odo: ? Emitir Nota Fiscal Eletr?nica durante dez dias, obedecendo o limite m?nimo de 200 documentos, ou 5% do n?mero de opera??es totais estimadas (o que for maior). Tamb?m ? necess?rio simular o envio de, pelo menos, um lote com 50 NF-es. ? Consultar o retorno de recep??o de todos os lotes enviados no per?odo. ? Fazer o cancelamento de, no m?nimo, 20 NF-es.

? Realizar, pelo menos, 20 consultas ? NF-e, ainda que seja uma por dia. ? Inutilizar, pelo menos, cinco n?meros de NF-es.

A fase de testes n?o ? obrigat?ria, mas fortemente recomendada pela Sefaz. O

contribuinte deve estar ciente que erros na fase de produ??o da NF-e podem acarretar autua??es. Por isso, ? sugerido que essa fase seja cumprida. O Ambiente de Homologa??o estar? sempre dispon?vel para a empresa, a fim de que no futuro novos funcion?rios sejam treinados ou sejam realizados testes de novos programas emissores.

Os programas emissores gratuitos apresentam vers?es de produ??o e de teste, sendo necess?rio que as duas sejam baixadas nos computadores das empresas. J? os emissores particulares, em geral, apenas mudam o endere?o na hora de transmitir a NF-e em teste (h? dois links diferentes, um para produ??o e outro para testes).

A Nota T?cnica 2011.004 modificou a 2011.002, que estabelecia regras para emiss?o de NF-e em teste. Na emiss?o dos documentos em teste o preenchimento do CNPJ e da Inscri??o Estadual do destinat?rio deve ser feito com qualquer n?mero v?lido.

No campo Raz?o Social do destinat?rio, deve ser escrito NF-E EMITIDA EM AMBIENTE DE HOMOLOGACAO ? SEM VALOR FISCAL. ? importante observar que a palavra homologa??o deve ser escrita sem o cedilha (?) e o til (~).

Caso n?o seja inserida a Raz?o Social dessa maneira, o contribuinte ser? informado do erro "598 Rejei??o: NF-e emitida em ambiente de homologa??o com Raz?o Social do destinat?rio diferente de NF-E EMITIDA EM AMBIENTE DE HOMOLOGACAO - SEM VALOR FISCAL".

? importante que as empresas estejam atentas ao prazo de in?cio de obrigatoriedade de emiss?o da NF-e ? a partir deste prazo, apenas as notas emitidas em produ??o ter?o validade.

? Fase de produ??o (credenciamento em produ??o)

Depois de passar pela fase de testes, o contribuinte est? preparado para a fase de

produ??o.

Basta

acessar

o

endere?o

eletr?nico

e solicitar a entrada em

produ??o. Para isso, ? preciso informar o CPF do contabilista e a senha da Ag?ncia Virtual.

Depois de ser aprovado no ambiente de produ??o, o contribuinte vai deixar de emitir Nota Fiscal no modelo convencional (modelo 1 ou 1A), passando a emitir somente a NF-e, observando sempre o regulamento do ICMS do Estado do Esp?rito Santo.

DANFE As mercadorias devem circular sempre com o DANFE, que ? um documento auxiliar ? NF-e. Trata de uma representa??o simplificada do arquivo da NF-e, com a finalidade de tornar mais f?cil as consultas ?s informa??es. O DANFE dever? ser impresso em papel (exceto papel jornal), no tamanho m?nimo A4 e m?ximo of?cio 2, podendo ser utilizadas folhas soltas, formul?rio de seguran?a, Formul?rio de Seguran?a para Impress?o de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletr?nico (FSDA), formul?rio cont?nuo ou formul?rio pr?-impresso. O DANFE dever? ser impresso ap?s o recebimento da Autoriza??o de Uso da NF-e. Apresenta um c?digo de barras que facilita a consulta ? exist?ncia e validade da nota no site da Sefaz. Observa??es: ? O DANFE emitido pelo programa de testes n?o tem validade jur?dica e, portanto, n?o deve acompanhar as mercadorias.

? Como verificar a validade da NF-e? A validade da NF-e pode ser verificada na se??o Consulta do Portal Estadual da NF-e, informando-se a chave de acesso contida no DANFE. Recomenda-se o uso do leitor de c?digo de barras. ? poss?vel tamb?m realizar a consulta do documento no Portal Nacional da NF-e (nfe..br). H? ainda um programa visualizador de notas que pode ser baixado gratuitamente no portal nacional da NF-e, para que se consulte a exist?ncia e validade da nota com o uso do arquivo XML e n?o pela chave de acesso.

? Como cancelar uma NF-e? Caso seja encontrado algum erro no preenchimento do documento ap?s sua autoriza??o, o cancelamento deve ser feito no prazo m?ximo estabelecido pelo Manual de Orienta??o do Contribuinte (MOC), desde que a mercadoria n?o tenha sido enviada. Para cancelar a NF-e, basta selecion?-la no programa emissor e clicar no bot?o Cancelar. A solicita??o de cancelamento ? enviada ? Sefaz, que autoriza eletronicamente o cancelamento.

? Como inutilizar numera??es? Caso haja quebra na sequ?ncia de emiss?o dos n?meros da NF-e, o contribuinte dever? fazer uso da fun??o Inutilizar Numera??o do programa emissor. O pedido ? enviado pela internet para a Sefaz, que autoriza eletronicamente a inutiliza??o. Como exemplo, depois de emitir a NF-e n?mero 100, foi emitida a NF-e n?mero 120. Com o programa, inutilize os n?meros 101 a 119. O programa emissor usado inutiliza as numera??es no m?ximo de 1000 em 1000. Caso a opera??o seja em uma sequ?ncia de 1500 n?meros de NF-e, por exemplo, o procedimento dever? ser feito em duas etapas.

? O que fazer se a internet falhar? Mesmo quando n?o for poss?vel o acesso ? internet, devido a falhas t?cnicas, ? poss?vel a emiss?o da NF-e, em Conting?ncia. Veja a seguir como deve ser o procedimento: a) Preencher normalmente a NF-e, indicando Conting?ncia no campo Forma de emiss?o e informando data, hor?rio e motivo da conting?ncia ? sem estas informa??es a NF-e n?o ser? validada. b) Imprimir o DANFE em duas vias em Formul?rio de Seguran?a. c) Remeter a mercadoria acompanhada de uma via do DANFE e arquivar a outra via. d) Quando a conex?o com a internet voltar, e no prazo m?ximo de at? 168 horas da impress?o do Formul?rio de Seguran?a (FS), o contribuinte deve transmitir imediatamente, via programa emissor, todos os documentos emitidos em Conting?ncia para a Sefaz. Na p?gina da NFe no site da Sefaz, ao clicar em Conting?ncia o contribuinte ver? o passo-apasso para se emitir nessa situa??o. O Formul?rio de Seguran?a (FS) e o Formul?rio de Seguran?a para Documento Auxiliar (FSDA) s?o pap?is especiais onde o contribuinte pode imprimir a NF-e em caso de falha da internet. As empresas devem manter um estoque desses formul?rios, para que n?o deixem de emitir os documentos diante de falhas t?cnicas. A rela??o dos fabricantes de formul?rios est? dispon?vel no ambiente do Confaz do site do Minist?rio da Fazenda (.br/confaz/). A lista das empresas credenciadas para distribui??o dos formul?rios pode ser consultada no site da Secretaria de Estado da Fazenda, na p?gina da NF-e.

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