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Organization

Maio 2008 Original: ingl?s

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Junta Executiva / Conselho Internacional do Caf? Londres, Inglaterra

Guia para as reuni?es

?ndice

Local das reuni?es ..................................................................................................................... 2 Viagens e hot?is ........................................................................................................................ 2 Vistos ........................................................................................................................................ 2 Credenciais (Membros) ............................................................................................................. 2 Notifica??o de comparecimento (observadores) ....................................................................... 2 Inscri??o e crach?s ..................................................................................................................... 3 Interpreta??o ............................................................................................................................. 3 Documentos da OIC .................................................................................................................. 3 Apresenta??es e documentos dos delegados ............................................................................. 3 Interven??es .............................................................................................................................. 4 Termos de refer?ncia dos ?rg?os da OIC .................................................................................. 4 Decis?es/Vota??o ...................................................................................................................... 4 Servi?o de caf?/Restaurantes locais .......................................................................................... 4 Esclarecimento de d?vidas ........................................................................................................ 4 Informa??es e servi?os .............................................................................................................. 5 Informa??es adicionais ............................................................................................................. 6

Anexo I Anexo II Anexo III Anexo IV

Localiza??o da OIC, informa??es para contato e esta??es de metr? mais pr?ximas Lista de hot?is e pre?os especiais para os delegados da OIC Condu??o das reuni?es Orienta??o aos apresentadores

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Local das reuni?es: As reuni?es transcorrem na sede da OIC, em 22 Berners Street, Londres. A Junta Executiva se re?ne na sala da Junta, no segundo andar, e o Conselho, na sala do Conselho, no andar t?rreo. O Anexo I mostra a localiza??o da OIC, cont?m informa??es para contato e indica as esta??es de metr? mais pr?ximas.

Viagens e hot?is: Cabe aos participantes tomar as provid?ncias para suas viagens e reservas de hotel. No Anexo II encontra-se uma lista de hot?is e pre?os especiais para os delegados da OIC.

Vistos: As informa??es a seguir s?o dadas para orienta??o. Como as exig?ncias mudam periodicamente, os delegados devem sempre consultar a Embaixada Brit?nica em seus pa?ses ou o Consulado mais pr?ximo. No site de vistos do Reino Unido (.uk) h? um formul?rio para consultas online que os delegados podem utilizar para determinar se precisam pedir visto antes de viajar para o Reino Unido.

H? necessidade de passaportes, mas para os cidad?os dos seguintes pa?ses Membros da OIC basta uma Carteira Nacional de Identidade: Alemanha, ?ustria, B?lgica, Bulg?ria, Chipre, Dinamarca, Eslov?quia, Eslov?nia, Espanha, Est?nia, Finl?ndia, Fran?a, Gr?cia, Hungria, Irlanda, It?lia, Let?nia, Litu?nia, Luxemburgo, Malta, Noruega, Pa?ses Baixos, Pol?nia, Portugal, Rep?blica Tcheca, Rom?nia, Su?cia e Su??a. Os passaportes devem ter uma validade m?nima de 6 meses ? chegada.

Os pa?ses Membros da OIC cujos cidad?os precisam de vistos s?o: Angola, Benin, Burundi, Camar?es, Col?mbia, Congo (Rep?blica Democr?tica do), Congo (Rep?blica do), C?te d'Ivoire, Cuba, Equador, Eti?pia, Filipinas, Gab?o, Gana, Guin?, Guin? Equatorial, Haiti, ?ndia, Indon?sia, Jamaica, Madag?scar, Malau?, Nig?ria, Qu?nia, Rep?blica Centro-Africana, Rep?blica Dominicana, Ruanda, Tail?ndia, Tanz?nia, Togo, Uganda, Vietn?, Z?mbia e Zimb?bue.

Os delegados de pa?ses n?o-membros da OIC devem consultar o site de vistos do Reino Unido para se informar sobre as exig?ncias aplic?veis a suas situa??es.

Credenciais (Membros): O Regulamento da Organiza??o (documento EB-3820/02) disp?e que os Membros devem comunicar por escrito ao Diretor-Executivo a composi??o de suas delega??es. Credenciais devem ser emitidas por escrito por um Minist?rio ou ag?ncia governamental desse pa?s ou por um representante da Miss?o Diplom?tica do respectivo Membro no pa?s onde est? situada a sede da Organiza??o ou onde tem lugar uma sess?o. O Presidente examina as credenciais com a assist?ncia da Secretaria e apresenta relat?rio ao Conselho. Durante as reuni?es distribui-se uma lista de delega??es preparada com base nas credenciais dos Membros e nas respostas dos observadores. As delega??es podem ser constitu?das por um representante e um ou mais suplentes. Um Membro pode tamb?m designar um ou mais assessores para seu representante ou suplentes.

Notifica??o de comparecimento (observadores): Solicita-se aos observadores convidados que desejam comparecer ?s sess?es do Conselho que escrevam ao Diretor-Executivo comunicando-lhe sua inten??o de estar presentes, ou que, dentro do prazo estipulado, lhe devolvam por fax (+44 (0)20 7612 0630) ou email (info@) o formul?rio de participa??o. Os observadores podem solicitar ao Presidente do Conselho ou ao Diretor-Executivo permiss?o para fazer declara??es ao Conselho ou distribuir documentos.

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Inscri??o e crach?s: Solicita-se que os participantes se inscrevam no balc?o de informa??es ao chegarem. Crach?s de identifica??o ser?o emitidos na inscri??o, depois de recebidas as credenciais dos Membros ou as comunica??es escritas dos observadores (sess?es do Conselho), ou os formul?rios de participa??o (outras reuni?es organizadas durante o ano).

Somente delegados que estejam usando crach?s amarelos e oradores ser?o admitidos nas reuni?es formais. Para fins de identifica??o e seguran?a, os crach?s devem ser usados todo o tempo. As cores dos crach?s s?o as seguintes:

Amarelo: Delegados oficiais (Membros da OIC) Azul: JCSP, observadores e apresentadores Rosa: Visitantes

Branco: Pessoal da OIC Verde: Imprensa Vermelho: Reuni?o com participa??o restrita

Interpreta??o: Nas sess?es do Conselho e reuni?es da Junta h? interpreta??o para o espanhol, o franc?s, o ingl?s e o portugu?s. Em outras reuni?es, como as da JCSP ou da Comiss?o de Estat?stica, s? se usa o ingl?s. Normalmente s? ? poss?vel oferecer interpreta??o para uma reuni?o de grupo n?o programada se n?o houver outras reuni?es paralelas para as quais interpreta??o ? necess?ria, e se a reuni?o transcorrer dentro do hor?rio de trabalho dos int?rpretes (ver Anexo III).

Documentos da OIC: Os documentos est?o dispon?veis no site da OIC (), e avisos de sua publica??o s?o enviados por email antes da realiza??o das reuni?es. No in?cio da reuni?o pertinente, conjuntos de documentos, dispostos segundo a ordem do dia, s?o postos ? disposi??o dos delegados no balc?o de informa??es (no andar t?rreo, quando se trata de reuni?es do Conselho e de Promo??o; e no segundo andar, quando se trata de reuni?es da Junta Executiva, da JCSP e outras). O conjunto serve para a reuni?o da Junta e a sess?o do Conselho. N?o ? preciso, portanto, que os delegados tragam c?pias dos arquivos em pdf que lhes tenham sido enviados por email. Documentos mais recentes, emitidos durante as reuni?es, s?o disponibilizados no balc?o de informa??es no andar t?rreo ou no segundo andar.

Os documentos da OIC t?m n?meros de refer?ncia relativos ?s reuni?es em que s?o apreciados:

WP-Council WP-Board ICC EB PC WP-Promotion PSCB WP-Finance WP-Statistics WP-SGP WD

Documento de trabalho para o Conselho Documento de trabalho para a Junta Executiva Conselho Junta Executiva Comit? de Promo??o Documento de trabalho para o Comit? de Promo??o Junta Consultiva do Setor Privado Comiss?o de Finan?as Comiss?o de Estat?stica Grupo Diretor de Promo??o Documento de trabalho provis?rio

Apresenta??es e documentos dos delegados: Orienta??o aos apresentadores ? dada no texto reproduzido no Anexo IV, juntamente com orienta??o preparada pela AIIC. Os delegados que desejem fazer uma apresenta??o usando computadores devem avisar a Secretaria antecipadamente e, antes da reuni?o, enviar uma c?pia de sua apresenta??o a evans@.

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Envio antecipado de c?pias: Solicita-se aos delegados que encaminhem ? Secretaria, com um m?nimo de 24 horas de anteced?ncia, documentos ou declara??es cuja distribui??o durante a reuni?o eles desejem, com isso ajudando a interpreta??o e possibilitando a distribui??o dos mesmos aos delegados. Os documentos devem ser enviados por email a info@.

Interven??es: Para indicar seu desejo de intervir durante uma reuni?o, uma delega??o deve colocar em posi??o vertical a placa com o nome de seu pa?s, deixando-a nessa posi??o at? que o Presidente indique que tomou conhecimento.

Termos de refer?ncia dos ?rg?os da OIC: Os termos de refer?ncia dos ?rg?os da OIC figuram nos documentos indicados abaixo, cujo download pode ser feito da se??o de documentos do site da OIC clicando o elo "by category" e selecionando a op??o "Terms of reference").

Junta Executiva (Conv?nio Internacional do Caf? de 2001: Artigos 17-20) Conselho Internacional do Caf? (Conv?nio de 2001: Artigos 9-16) Comit? de Promo??o (PC-02/02) Grupo Diretor de Promo??o (PC-08/03) Junta Consultiva do Setor Privado (JCSP) (Conv?nio de 2001: Artigo 22 e PSCB-4/99) Comiss?o de Finan?as (WP-Finance 02/04) Comiss?o de Estat?stica (EB-3833/02) Comit? Virtual de Revis?o (CVR) (WP-Board 955/04 Rev. 1)

Decis?es/Vota??o: Na pr?tica as decis?es s?o alcan?adas por consenso, e em geral vota??o s? ? usada nas elei??es da Junta Executiva, em setembro de cada ano.

Servi?o de caf?/Restaurantes locais: Caf?, ch? e bolachas s?o servidos o dia todo. Restaurantes e caf?s variados podem ser encontrados na vizinhan?a da OIC, em ruas como a Charlotte Street, a Wardour Street e a Goodge Street.

Esclarecimento de d?vidas: Os atendentes do balc?o de informa??es estar?o ? disposi??o para ajudar aos delegados no esclarecimento de d?vidas. Os detalhes para contato com outros funcion?rios s?o os seguintes:

Jos? Dauster Sette Secret?rio do Conselho

David Moorhouse Chefe de Finan?as e Administra??o (para quest?es financeiras e administrativas)

Gabinete do Diretor-Executivo: Hamida Ebrahim, Secret?ria do Diretor-Executivo

Mirella Glass Oficial de Documentos

Carmen Maqueda Chefe do Pessoal & Administra??o dos Escrit?rios

Helen Wright Oficial de Secretaria

Pascale Evans Auxiliar de Informa??o (para ajuda com apresenta??es)

Primeiro andar 020 7612 0602

Segundo andar 020 7612 0628

Segundo andar 020 7612 0618

Primeiro andar 020 7612 0601

Segundo andar 020 7612 0623

Primeiro andar 020 7612 0624

Primeiro andar 020 7612 0603

sette@ moorhouse@ ebrahim@ documents@ maqueda@ wright@ evans@

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INFORMA??ES E SERVI?OS

Informa??es/servi?os

Localiza??o

Nota

Balc?o de informa??es

Biblioteca Caf?, etc. Computadores/Wi-fi Confirma??o de v?os Contabilidade Documentos

?rea externa da sala do Conselho (andar t?rreo) ?rea externa da sala da Junta (segundo andar) Primeiro andar (09.00 ? 18.00) ?reas externas das salas do Conselho e da Junta no andar t?rreo e segundo andar Biblioteca (primeiro andar) (09.00 ? 18.00) Balc?o de informa??es (andar t?rreo)

Segundo andar (09.00 ? 17.00) Contatar o balc?o de informa??es

Caf?, ch? e bolachas durante todo o dia

Rede Local de Comunica??o sem Fio da OIC. C?digo: 19A3C3972D Lista de n?meros dos telefones e sites de companhias a?reas dispon?vel no balc?o de informa??es Pagamento de contas de telefone e fax & informa??es sobre contribui??es, etc.

Fax Fotoc?pias

Se??o de registro (segundo andar) (aberto durante todo o per?odo de reuni?es) Contatar o balc?o de informa??es

A se??o de registro pode ajudar no envio de faxes. Para receber faxes via OIC utilizar o n?mero +44 (0) 20 7612 0630

Fumantes Guarda-casacos

N?o ? permitido fumar no edif?cio da OIC Andar t?rreo e segundo andar

Os delegados podem fumar fora do edif?cio

Interpreta??o

Primeiros socorros

Salas de reuni?es (adicionais) T?xis

Salas do Conselho e da Junta

Contatar o balc?o de informa??es ou o Porteiro Sala de reuni?es (primeiro andar) Sala dos comit?s (andar t?rreo) Balc?o de recep??o na entrada

Dispon?vel para reuni?es programadas. Apenas em espanhol, ingl?s, franc?s e portugu?s

? favor verificar disponibilidade com o pessoal da Secretaria T?xis podem ser chamados pelo Porteiro

Telefones Toaletes

Andar t?rreo e segundo andar

Cavalheiros: subsolo e segundo andar Senhoras: primeiro a terceiro andares Portadores de defici?ncias: segundo andar

As chamadas locais s?o gr?tis. Todas as chamadas para fora da ?rea de Londres e para telefones celulares s?o cobradas. ? favor pagar as contas pendentes na Se??o de Contabilidade antes do final da reuni?o

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