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International

Organizaci¨®n Internacional del

Organiza??o Internacional do

Organisation Internationale du

Coffee Organization

Caf¨¦

Caf¨¦

Caf¨¦

Junta Executiva /

Conselho Internacional do Caf¨¦

Londres, Inglaterra

27 fevereiro 2007

Original: ingl¨ºs

Guia para as reuni?es

?ndice

Local das reuni?es ..................................................................................................................... 2

Viagens e hot¨¦is ........................................................................................................................ 2

Vistos ........................................................................................................................................ 2

Credenciais (Membros) ............................................................................................................. 2

Notifica??o de comparecimento (observadores) ....................................................................... 2

Inscri??o e crach¨¢s ..................................................................................................................... 3

Interpreta??o ............................................................................................................................. 3

Documentos da OIC .................................................................................................................. 3

Apresenta??es e documentos dos delegados ............................................................................. 3

Interven??es .............................................................................................................................. 4

Termos de refer¨ºncia dos ¨®rg?os da OIC .................................................................................. 4

Decis?es/Vota??o ...................................................................................................................... 4

Servi?o de caf¨¦/Restaurantes locais .......................................................................................... 4

Esclarecimento de d¨²vidas ........................................................................................................ 4

Informa??es e servi?os .............................................................................................................. 5

Informa??es adicionais ............................................................................................................. 6

Anexo I

Anexo II

Anexo III

Anexo IV

Localiza??o da OIC, informa??es para contato e esta??es de metr? mais pr¨®ximas

Lista de hot¨¦is e pre?os especiais para os delegados da OIC

Condu??o das reuni?es

Orienta??o aos apresentadores

P

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Local das reuni?es: As reuni?es transcorrem na sede da OIC, em 22 Berners Street,

Londres. A Junta Executiva se re¨²ne na sala da Junta, no segundo andar, e o Conselho, na

sala do Conselho, no andar t¨¦rreo. O Anexo I mostra a localiza??o da OIC, cont¨¦m

informa??es para contato e indica as esta??es de metr? mais pr¨®ximas.

Viagens e hot¨¦is: Cabe aos participantes tomar as provid¨ºncias para suas viagens e reservas

de hotel. No Anexo II encontra-se uma lista de hot¨¦is e pre?os especiais para os delegados da

OIC.

Vistos: As informa??es a seguir s?o dadas para orienta??o. Como as exig¨ºncias mudam

periodicamente, os delegados devem sempre consultar a Embaixada Brit?nica em seus pa¨ªses

ou o Consulado mais pr¨®ximo. No site de vistos do Reino Unido (.uk) h¨¢

um formul¨¢rio para consultas online que os delegados podem utilizar para determinar se

precisam pedir visto antes de viajar para o Reino Unido.

H¨¢ necessidade de passaportes, mas para os cidad?os dos seguintes pa¨ªses Membros da OIC

basta uma Carteira Nacional de Identidade: Alemanha, ?ustria, B¨¦lgica, Bulg¨¢ria, Chipre,

Dinamarca, Eslov¨¢quia, Eslov¨ºnia, Espanha, Est?nia, Finl?ndia, Fran?a, Gr¨¦cia, Hungria,

Irlanda, It¨¢lia, Let?nia, Litu?nia, Luxemburgo, Malta, Noruega, Pa¨ªses Baixos, Pol?nia,

Portugal, Rep¨²blica Tcheca, Rom¨ºnia, Su¨¦cia e Su¨ª?a. Os passaportes devem ter uma

validade m¨ªnima de 6 meses ¨¤ chegada.

Os pa¨ªses Membros da OIC cujos cidad?os precisam de vistos s?o: Angola, Benin, Burundi,

Camar?es, Col?mbia, Congo (Rep¨²blica Democr¨¢tica do), Congo (Rep¨²blica do), C?te d'Ivoire,

Cuba, Equador, Eti¨®pia, Filipinas, Gab?o, Gana, Guin¨¦, Guin¨¦ Equatorial, Haiti, ?ndia, Indon¨¦sia,

Jamaica, Madag¨¢scar, Malau¨ª, Nig¨¦ria, Qu¨ºnia, Rep¨²blica Centro-Africana, Rep¨²blica

Dominicana, Ruanda, Tail?ndia, Tanz?nia, Togo, Uganda, Vietn?, Z?mbia e Zimb¨¢bue.

Os delegados de pa¨ªses n?o-membros da OIC devem consultar o site de vistos do Reino

Unido para se informar sobre as exig¨ºncias aplic¨¢veis a suas situa??es.

Credenciais (Membros): O Regulamento da Organiza??o (documento EB-3820/02) disp?e

que os Membros devem comunicar por escrito ao Diretor-Executivo a composi??o de suas

delega??es. Credenciais devem ser emitidas por escrito por um Minist¨¦rio ou ag¨ºncia

governamental desse pa¨ªs ou por um representante da Miss?o Diplom¨¢tica do respectivo

Membro no pa¨ªs onde est¨¢ situada a sede da Organiza??o ou onde tem lugar uma sess?o. O

Presidente examina as credenciais com a assist¨ºncia da Secretaria e apresenta relat¨®rio ao

Conselho. Durante as reuni?es distribui-se uma lista de delega??es preparada com base nas

credenciais dos Membros e nas respostas dos observadores. As delega??es podem ser

constitu¨ªdas por um representante e um ou mais suplentes. Um Membro pode tamb¨¦m

designar um ou mais assessores para seu representante ou suplentes.

Notifica??o de comparecimento (observadores): As formalidades que os observadores

devem seguir s?o indicadas no documento de trabalho WP-Council 141/06 Rev. 1.

Solicita-se aos observadores convidados que desejam comparecer ¨¤s sess?es do Conselho que

escrevam ao Diretor-Executivo comunicando-lhe sua inten??o de estar presentes, ou que,

dentro do prazo estipulado, lhe devolvam por fax (+44 (0)20 7612 0630) ou email

(info@) o formul¨¢rio de participa??o. Os observadores podem solicitar ao Presidente

do Conselho ou ao Diretor-Executivo permiss?o para fazer declara??es ao Conselho ou

distribuir documentos.

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Guia para as reuni?es

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Inscri??o e crach¨¢s: Solicita-se que os participantes se inscrevam no balc?o de informa??es

ao chegarem. Crach¨¢s de identifica??o ser?o emitidos na inscri??o, depois de recebidas as

credenciais dos Membros ou as comunica??es escritas dos observadores (sess?es do

Conselho), ou os formul¨¢rios de participa??o (outras reuni?es organizadas durante o ano).

Somente delegados que estejam usando crach¨¢s amarelos e oradores ser?o admitidos

nas reuni?es formais. Para fins de identifica??o e seguran?a, os crach¨¢s devem ser usados

todo o tempo. As cores dos crach¨¢s s?o as seguintes:

Amarelo: Delegados oficiais (Membros da OIC)

JCSP, observadores e apresentadores

Azul:

Visitantes

Rosa:

Pessoal da OIC

Branco:

Imprensa

Verde:

Vermelho: Reuni?o com participa??o restrita

Interpreta??o: Nas sess?es do Conselho e reuni?es da Junta h¨¢ interpreta??o para o

espanhol, o franc¨ºs, o ingl¨ºs e o portugu¨ºs. Em outras reuni?es, como as da JCSP ou da

Comiss?o de Estat¨ªstica, s¨® se usa o ingl¨ºs. Normalmente s¨® ¨¦ poss¨ªvel oferecer interpreta??o

para uma reuni?o de grupo n?o programada se n?o houver outras reuni?es paralelas para as

quais interpreta??o ¨¦ necess¨¢ria, e se a reuni?o transcorrer dentro do hor¨¢rio de trabalho dos

int¨¦rpretes (ver Anexo III).

Documentos da OIC: Os documentos est?o dispon¨ªveis no site da OIC (), e

avisos de sua publica??o s?o enviados por email antes da realiza??o das reuni?es. No in¨ªcio

da reuni?o pertinente, conjuntos de documentos, dispostos segundo a ordem do dia, s?o

postos ¨¤ disposi??o dos delegados no balc?o de informa??es (no andar t¨¦rreo, quando se trata

de reuni?es do Conselho e de Promo??o; e no segundo andar, quando se trata de reuni?es da

Junta Executiva, da JCSP e outras). O conjunto serve para a reuni?o da Junta e a sess?o do

Conselho. N?o ¨¦ preciso, portanto, que os delegados tragam c¨®pias dos arquivos em pdf que

lhes tenham sido enviados por email. Documentos mais recentes, emitidos durante as

reuni?es, s?o disponibilizados no balc?o de informa??es no andar t¨¦rreo ou no segundo

andar.

Os documentos da OIC t¨ºm n¨²meros de refer¨ºncia relativos ¨¤s reuni?es em que s?o apreciados:

WP-Council

WP-Board

ICC

EB

PC

WP-Promotion

PSCB

WP-Finance

WP-Statistics

WP-SGP

WD

Documento de trabalho para o Conselho

Documento de trabalho para a Junta Executiva

Conselho

Junta Executiva

Comit¨º de Promo??o

Documento de trabalho para o Comit¨º de Promo??o

Junta Consultiva do Setor Privado

Comiss?o de Finan?as

Comiss?o de Estat¨ªstica

Grupo Diretor de Promo??o

Documento de trabalho provis¨®rio

Apresenta??es e documentos dos delegados: Orienta??o aos apresentadores ¨¦ dada no texto

reproduzido no Anexo IV, juntamente com orienta??o preparada pela AIIC. Os delegados

que desejem fazer uma apresenta??o usando computadores devem avisar a Secretaria

antecipadamente e, antes da reuni?o, enviar uma c¨®pia de sua apresenta??o a evans@.

Guia para as reuni?es

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Envio antecipado de c¨®pias: Solicita-se aos delegados que encaminhem ¨¤ Secretaria, com um

m¨ªnimo de 24 horas de anteced¨ºncia, documentos ou declara??es cuja distribui??o durante a

reuni?o eles desejem, com isso ajudando a interpreta??o e possibilitando a distribui??o dos

mesmos aos delegados. Os documentos devem ser enviados por email a info@.

Interven??es: Para indicar seu desejo de intervir durante uma reuni?o, uma delega??o deve

colocar em posi??o vertical a placa com o nome de seu pa¨ªs, deixando-a nessa posi??o at¨¦

que o Presidente indique que tomou conhecimento.

Termos de refer¨ºncia dos ¨®rg?os da OIC: Os termos de refer¨ºncia dos ¨®rg?os da OIC

figuram nos documentos indicados abaixo, cujo download pode ser feito da se??o de

documentos do site da OIC clicando o elo ¡°by category¡± e selecionando a op??o ¡°Terms of

reference¡±).

Junta Executiva (Conv¨ºnio Internacional do Caf¨¦ de 2001: Artigos 17-20)

Conselho Internacional do Caf¨¦ (Conv¨ºnio de 2001: Artigos 9-16)

Comit¨º de Promo??o (PC-02/02)

Grupo Diretor de Promo??o (PC-08/03)

Junta Consultiva do Setor Privado (JCSP) (Conv¨ºnio de 2001: Artigo 22 e PSCB-4/99)

Comiss?o de Finan?as (WP-Finance 02/04)

Comiss?o de Estat¨ªstica (EB-3833/02)

Comit¨º Virtual de Revis?o (CVR) (WP-Board 955/04 Rev. 1)

Decis?es/Vota??o: Na pr¨¢tica as decis?es s?o alcan?adas por consenso, e em geral vota??o

s¨® ¨¦ usada nas elei??es da Junta Executiva, em setembro de cada ano.

Servi?o de caf¨¦/Restaurantes locais: Caf¨¦, ch¨¢ e bolachas s?o servidos o dia todo.

Restaurantes e caf¨¦s variados podem ser encontrados na vizinhan?a da OIC, em ruas como a

Charlotte Street, a Wardour Street e a Goodge Street.

Esclarecimento de d¨²vidas: O Sr. George Valls-Jov¨¦ e os atendentes do balc?o de

informa??es estar?o ¨¤ disposi??o para ajudar aos delegados no esclarecimento de d¨²vidas.

Os detalhes para contato com outros funcion¨¢rios s?o os seguintes:

Pablo Dubois

(Secret¨¢rio do Conselho)

Primeiro andar

020 7612 0602

dubois@

David Moorhouse

(Chefe de Finan?as e Administra??o)

para quest?es financeiras e administrativas

Segundo andar

020 7612 0628

moorhouse@

Gabinete do Diretor-Executivo:

Hamida Ebrahim, Secret¨¢ria do Diretor-Executivo

Segundo andar

020 7612 0618

ebrahim@

Mirella Glass

Oficial de Documentos

Primeiro andar

020 7612 0601

documents@

Carmen Maqueda

Chefe do Pessoal & Administra??o dos Escrit¨®rios

Segundo andar

020 7612 0623

maqueda@

Helen Wright

Oficial de Secretaria

Primeiro andar

020 7612 0624

wright@

Pascale Evans

Auxiliar de Informa??o (para ajuda com apresenta??es)

Primeiro andar

020 7612 0603

evans@

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INFORMA??ES E SERVI?OS

Informa??es/servi?os

Balc?o de

informa??es

Biblioteca

Caf¨¦, etc.

Computadores/Wi-fi

Localiza??o

?rea externa da sala do Conselho

(andar t¨¦rreo)

?rea externa da sala da Junta

(segundo andar)

Primeiro andar

(09.00 ¨C 18.00)

?reas externas das salas do Conselho e

da Junta no andar t¨¦rreo e segundo andar

Biblioteca (primeiro andar)

(09.00 ¨C 18.00)

Confirma??o

de v?os

Balc?o de informa??es (andar t¨¦rreo)

Contabilidade

Segundo andar

(09.00 ¨C 17.00)

Contatar o balc?o de informa??es

Documentos

Fax

Nota

Caf¨¦, ch¨¢ e bolachas durante todo o dia

Os delegados que desejarem usar a

Internet nos per¨ªodos de reuni?es da OIC e

que tenham seus pr¨®prios laptops sem fio

devem consultar Pascale Evans ou Richard

Marks, que lhes dar?o acesso ¨¤ ¨¢rea da

Rede Local de Comunica??o sem Fio da

OIC.

Lista de n¨²meros dos telefones e sites de

companhias a¨¦reas dispon¨ªvel no balc?o

de informa??es

Pagamento de contas de telefone e fax &

informa??es sobre contribui??es, etc.

Se??o de registro (segundo andar)

(aberto durante todo o per¨ªodo de

reuni?es)

Contatar o balc?o de informa??es

A se??o de registro pode ajudar no envio

de faxes. Para receber faxes via OIC

utilizar o n¨²mero +44 (0) 20 7612 0630

Os delegados podem fumar fora do

edif¨ªcio

Guarda-casacos

N?o ¨¦ permitido fumar no edif¨ªcio da

OIC

Andar t¨¦rreo e segundo andar

Interpreta??o

Salas do Conselho e da Junta

Dispon¨ªvel para reuni?es programadas.

Apenas em espanhol, ingl¨ºs, franc¨ºs e

portugu¨ºs

Primeiros socorros

Salas de reuni?es

(adicionais)

T¨¢xis

Contatar o balc?o de informa??es ou o

Porteiro

Sala de reuni?es (primeiro andar)

Sala dos comit¨ºs (andar t¨¦rreo)

Balc?o de recep??o na entrada

Telefones

Andar t¨¦rreo e segundo andar

Toaletes

Cavalheiros: subsolo e segundo andar

Senhoras: primeiro a terceiro andares

Portadores de defici¨ºncias: segundo

andar

Fotoc¨®pias

Fumantes

Guia para as reuni?es

? favor verificar disponibilidade com o

pessoal da Secretaria

T¨¢xis podem ser chamados pelo Porteiro

As chamadas locais s?o gr¨¢tis. Todas as

chamadas para fora da ¨¢rea de Londres e

para telefones celulares s?o cobradas. ?

favor pagar as contas pendentes na Se??o

de Contabilidade antes do final da reuni?o

Organiza??o Internacional do Caf¨¦

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