ACESSO AOS DOCUMENTOS JUDICIAIS, REGISTRAIS ... - Madeira

ACESSO AOS DOCUMENTOS JUDICIAIS, REGISTRAIS/NOTARIAIS E ADMINISTRATIVOS SOB

CUST?DIA DO ABM

Objetivo

Uniformizar as regras de acesso aos documentos judiciais, registrais/notariais e administrativos sob cust¨®dia do

Arquivo Regional e Biblioteca P¨²blica da Madeira (ABM); cumprir a legisla??o aplic¨¢vel em mat¨¦ria de acesso a estes

tipos de documentos.

I.

DOCUMENTO JUDICIAIS

1.

O acesso aos documentos judiciais sob cust¨®dia do ABM rege-se, em termos gen¨¦ricos, pelo artigo 17.? do

Decreto-Lei n.? 16/93, de 23 de janeiro (Regime Geral dos Arquivos e do Patrim¨®nio Arquiv¨ªstico).

2.

Princ¨ªpio Geral: N?o s?o comunic¨¢veis documentos que contenham dados pessoais de car¨¢ter judicial, policial ou

cl¨ªnico, ou dados pessoais que n?o sejam p¨²blicos; que contenham dados de qualquer outra ¨ªndole que possa afetar

a seguran?a das pessoas, a sua honra ou a intimidade da sua vida privada e familiar e a sua pr¨®pria imagem.

2.1. Exce??o: Podem ser comunic¨¢veis:

a) Quando o acesso for requerido pelos titulares dos interesses leg¨ªtimos a salvaguardar (os pr¨®prios, os

seus descendentes ou ascendentes);

b) Havendo consentimento un?nime e autoriza??o expressa dos titulares dos interesses leg¨ªtimos a

salvaguardar;

c) Efetuando-se expurgo de dados pessoais do documento;

d) Passados 50 anos sobre morte da pessoa a que respeitam os documentos;

e) Passados 75 anos sobre a data dos documentos (no caso de desconhecimento da data de morte da

pessoa a que digam respeito os documentos).

3.

Os tipos de processos judiciais cujo teor informacional mais frequentemente coloca em causa a reserva da

intimidade da vida privada (podendo ser, como tal, n?o comunic¨¢veis) s?o os seguintes:

a)

b)

c)

d)

e)

Processos de anula??o de casamento;

Processos de div¨®rcio;

Processos de separa??o de pessoas e bens;

Processos de estabelecimento ou impugna??o de paternidade;

Processos de natureza criminal em que esteja em causa, por exemplo, crime contra a liberdade e

autodetermina??o sexual (coa??o sexual, viola??o, abuso sexual, lenoc¨ªnio, etc.) ou outros como

aborto, viol¨ºncia dom¨¦stica, maus tratos.

4.

A informa??o relativa ¨¤ comunicabilidade dos documentos judiciais dever¨¢ ser apresentada pelo ABM nos

instrumentos de descri??o documental (idd) que forem disponibilizados aos leitores/utilizadores, cabendo ao

arquivista, aquando da elabora??o dos mesmos idd, a sua defini??o/pondera??o;

5.

Instituem-se apenas dois n¨ªveis de acesso para os documentos judiciais sob cust¨®dia do ABM: comunica??o total

e comunica??o parcial ou diferida;

6.

O n¨ªvel de acesso comunica??o total aplica-se (1) a todos os documentos judiciais cujas partes (ou titulares dos

dados) tenham falecido h¨¢ pelo menos 50 anos; (2) quando passarem 75 anos sobre a data dos documentos (no

caso de desconhecimento da data de morte da pessoa a que digam respeito);

7.

O n¨ªvel de acesso comunica??o parcial ou diferida aplica-se a todos os documentos judiciais que contenham

dados pessoais e enquanto n?o forem decorridos 50 anos sobre a data de falecimento dos respetivos

intervenientes ou 75 anos sobre a data dos documentos, ficando o acesso aos mesmos diferido ou condicionado

¨¤ verifica??o das condi??es definidas nas al¨ªneas a) a c) do ponto 2.1.;

8.

Os idd produzidos pelo ABM dever?o indicar o ano a partir do qual as s¨¦ries documentais ou documentos de

comunica??o parcial ou diferida passam a ser, uma vez decorridos 75 anos sobre as datas dos mesmos, objeto de

comunica??o total.

9.

Os pedidos de consulta de documentos ou processos judiciais de comunica??o parcial ou diferida, efetuados ao

abrigo das al¨ªneas a) e b) do ponto 2.1., requerem preenchimento de declara??o de compromisso por parte do

utilizador (Anexo 1) sempre que o pedido em causa for efetuado por descendente ou ascendente da pessoa a

que digam respeito os documentos ou por representante da mesma que, circunstancialmente, n?o se encontre

munido de procura??o ou autoriza??o expressa; quando o pedido de consulta for efetuado pela pr¨®pria pessoa a

que digam respeito os documentos, o acesso fica apenas diferido ou condicionado ¨¤ apresenta??o de

documento de identifica??o pessoal;

10. ? exce??o dos processos judiciais identificados no ponto 3., e sempre que se trate de pedidos de consulta

sistem¨¢tica para efeitos de investiga??o hist¨®rica, toda a documenta??o judicial de acesso condicionado pode

ser comunicada, sem qualquer restri??o, desde que se verifiquem as seguintes condi??es:

a) ser subscrito um documento (Anexo 2) em que o interessado identifique as s¨¦ries documentais ou os

tipos de processos ou documentos judiciais que pretende consultar, e em que se comprometa a n?o

utilizar os documentos judiciais que contenham dados pessoais para fins diversos dos que determinaram

o acesso, sob pena de responsabilidade por perdas e danos, nos termos legais, bem como a

despersonalizar todos os resultados (estudos, textos, publica??es, etc.) decorrentes da consulta dos

documentos;

b) ser apresentado, quando aplic¨¢vel, comprovativo da realiza??o de trabalhos acad¨¦micos (por

exemplo, declara??o de orientador cient¨ªfico ou de institui??o universit¨¢ria de acolhimento)

conducentes ¨¤ necessidade de acesso a documentos judiciais que contenham dados pessoais.

11.

Em situa??es de pedidos de consulta pontual de processos judiciais, nomeadamente para efeitos de

reprodu??o e emiss?o de certid?es, n?o h¨¢ lugar ¨¤ modalidade excecional de acesso prevista no ponto anterior;

12.

Na sala de leitura/servi?o de certid?es dever¨¢ constar um quadro, a colocar em lugar vis¨ªvel, em que se apresente,

de forma simples e sucinta, para f¨¢cil assimila??o do p¨²blico, as regras de acesso aos documentos judiciais

praticadas no ABM; todos os anos, no m¨ºs de janeiro, esta informa??o p¨²blica dever¨¢ ser atualizada, adicionandose um ano ¨¤ data limite at¨¦ ¨¤ qual se aplica a comunica??o total dos documentos judiciais, subtra¨ªdos 75 anos ¨¤

data presente (1933 no ano de 2008, 1934 no ano de 2009, 1935 no ano de 2010, e assim sucessivamente);

13.

Em caso de reiterada pretens?o de consulta de documentos judiciais sob cust¨®dia do ABM, formulada em termos

n?o conformes ¨¤s presentes regras de acesso, dever¨¢ a dire??o do ABM pronunciar-se por escrito;

14.

Em casos de maior complexidade e de especial d¨²vida sobre a determina??o do n¨ªvel de acesso aplic¨¢vel a um ou

v¨¢rios documentos judiciais, pode a dire??o do ABM solicitar parecer ao Conselho Consultivo da ProcuradoriaGeral da Rep¨²blica.

II.

DOCUMENTOS REGISTRAIS E NOTARIAIS

1.

Toda a documenta??o proveniente das conservat¨®rias do registo civil e dos cart¨®rios notariais ¨¦ objeto de

comunica??o total e qualquer pessoa tem legitimidade para requerer certid?o dos respetivos registos e

documentos, salvo as exce??es previstas nos n¨²meros seguintes;

2.

Do assento de perfilha??o s¨® pode requerer certid?o o titular dos interesses leg¨ªtimos, ou seja, a pessoa

perfilhada, quem a representar, ou seu ascendente ou descendente; n?o apresentando o requerente prova da

ascend¨ºncia/descend¨ºncia, dever¨¢ o mesmo subscrever a declara??o que consta do Anexo 1 ¨¤ presente

Instru??o de Trabalho;

3.

Do certificado m¨¦dico de ¨®bito s¨® podem ser passadas certid?es a quem comprove interesse leg¨ªtimo e

fundado no respetivo pedido;

4.

De um registo cancelado s¨® podem ser passadas certid?es a quem comprove interesse leg¨ªtimo e fundado no

respetivo pedido;

5.

Testamentos p¨²blicos, escrituras de revoga??o de testamentos, instrumentos de dep¨®sito de

testamentos cerrados e internacionais e dos respetivos registos: s¨® podem ser extra¨ªdas certid?es, depois

de falecidos os testadores, quando esteja averbado o falecimento deles, ou, na aus¨ºncia deste averbamento,

mediante apresenta??o de certid?o de ¨®bito;

6.

Termos de abertura de sinal: s¨® podem ser extra¨ªdas certid?es a pedido das pessoas a quem respeitam

(mediante apresenta??o de documento de identifica??o) ou por requisi??o das autoridades judiciais ou

policiais;

7.

Quaisquer restri??es de acesso aos documentos registrais e notariais cessam se se verificar que o titular dos

dados do registo tenha falecido h¨¢ pelo menos 50 anos ou que tenham passado 75 anos sobre a data dos

registos;

8.

?s autoridades judiciais ou policiais e ao Instituto dos Registos e do Notariado n?o se aplicam restri??es de

acesso, podendo estas entidades sempre requerer certid?o de qualquer registo ou documento;

9.

Quaisquer pedidos de certid?o que n?o estejam previstos nos pontos anteriores ou suscitem d¨²vidas em

termos de acesso devem ser colocados ¨¤ considera??o da dire??o do ABM, devendo o despacho dos mesmos

pedidos observar, em especial, as disposi??es do C¨®digo do Registo Civil e do C¨®digo do Notariado.

Disposi??es relativas ¨¤ elabora??o de instrumentos de descri??o

10.

A informa??o relativa ao acesso ou ¨¤ comunicabilidade dos documentos registrais e notariais dever¨¢ ser

apresentada pelo ABM nos idd que forem disponibilizados aos leitores/utilizadores, cabendo ao arquivista,

aquando da elabora??o dos mesmos idd, a sua defini??o/pondera??o;

11.

Instituem-se apenas dois n¨ªveis de acesso para os documentos registrais e notariais sob cust¨®dia do ABM:

comunica??o total e comunica??o parcial ou diferida;

12.

Todos os documentos registrais e notariais s?o objeto de comunica??o total, ¨¤ exce??o dos casos previstos

nos pontos 2. a 6. da sec??o II da presente Instru??o de Trabalho, aos quais se aplica comunica??o parcial ou

diferida;

13.

Os idd produzidos pelo ABM dever?o indicar o ano a partir do qual as s¨¦ries documentais ou documentos de

comunica??o parcial ou diferida passam a ser objeto de comunica??o total em virtude da respetiva

antiguidade (uma vez decorridos 75 anos sobre as datas dos mesmos).

III.

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Considerando que:

O acesso aos documentos depositados em arquivos hist¨®ricos rege-se pelo Regime geral dos arquivos e do

patrim¨®nio arquiv¨ªstico, aprovado pelo Decreto-Lei n.? 16/93, de 23 de janeiro;

O acesso ¨¤ produ??o documental da Administra??o P¨²blica rege-se pela Lei n.? 46/2007, de 24 de agosto, que

regula o acesso aos documentos administrativos e sua reutiliza??o (LADA) e institui a Comiss?o de Acesso

aos Documentos Administrativos (CADA), entidade administrativa independente que funciona junto da

Assembleia da Rep¨²blica e a quem cabe zelar pelo cumprimento das disposi??es daquele diploma;

A LADA consagra claramente que todos os cidad?os, sem necessidade de enunciar qualquer interesse, t¨ºm

direito de acesso aos documentos administrativos (compreendendo a respetiva consulta, reprodu??o e

informa??o sobre a sua exist¨ºncia e conte¨²do);

Adotam-se, numa ¨®tica de harmoniza??o dos dois diplomas referidos, as seguintes regras de acesso para os

documentos administrativos sob cust¨®dia do ABM:

1.

S?o comunic¨¢veis todos os documentos administrativos sob cust¨®dia do ABM independentemente das suas

datas de acumula??o ou antiguidade1;

2.

N?o s?o comunic¨¢veis os documentos nominativos (documentos administrativos que contenham, acerca de

pessoa singular, aprecia??o ou ju¨ªzo de valor, ou informa??o abrangida pela reserva da intimidade da vida

privada)2, ou que contenham dados sens¨ªveis respeitantes a pessoas coletivas (nomeadamente, segredos

comerciais, industriais ou sobre a vida interna de uma empresa);

3.

Os documentos identificados no ponto anterior podem ser comunic¨¢veis verificando-se uma das seguintes

condi??es:

a)

b)

c)

d)

e)

f)

g)

Apresenta??o de autoriza??o escrita dos titulares dos interesses a salvaguardar;

Expurgo de dados pessoais do documento;

Passados 50 anos sobre morte da pessoa a que respeitam os documentos;

Passados 75 anos sobre a data dos documentos (no caso de desconhecimento da data de morte da

pessoa a que digam respeito os documentos);

Passados 50 anos ap¨®s extin??o da pessoa coletiva;

Preenchimento de declara??o de compromisso por parte do utilizador (Anexo 1) sempre que o

pedido em causa for efetuado por descendente ou ascendente da pessoa a que digam respeito os

documentos ou por representante da mesma que, circunstancialmente, n?o se encontre munido de

procura??o ou autoriza??o expressa;

Apresenta??o de prova de interesse direto, pessoal e leg¨ªtimo suficientemente relevante, devendo

neste caso o leitor subscrever declara??o que consta do Anexo 2 ¨¤ presente IT, bem como apresentar,

quando aplic¨¢vel, comprovativo da realiza??o de trabalhos acad¨¦micos (por exemplo, declara??o de

1 Por documentos administrativos entendem-se todos os documentos provenientes de ¨®rg?os do Estado e das Regi?es Aut¨®nomas

que integrem a Administra??o P¨²blica, bem como das mais entidades identificadas no art.? 4.? da LADA.

2 No seu parecer n.? 38/2008, de 20 de Fevereiro, a CADA entende serem nominativos todos os documentos ¡°que revelem

informa??o do foro ¨ªntimo de um indiv¨ªduo, por exemplo, a de sa¨²de (incluindo a gen¨¦tica) ou a que respeite ¨¤ vida sexual, a relativa

¨¤s suas convic??es ou filia??es filos¨®ficas, pol¨ªticas, religiosas, sindicais, a que contenha aprecia??es ou ju¨ªzos de valor e ainda a

informa??o vertida em documentos cujo conhecimento por terceiro seja suscet¨ªvel, por via do seu teor, de traduzir-se em invas?o

da reserva da intimidade da vida privada¡±.

orientador cient¨ªfico ou de institui??o universit¨¢ria de acolhimento) conducentes ¨¤ necessidade de

acesso a documentos nominativos.3

4.

A informa??o relativa ¨¤ comunicabilidade dos documentos administrativos dever¨¢ ser apresentada pelo ABM

nos instrumentos de descri??o documental (idd) respetivos que forem disponibilizados aos

leitores/utilizadores, cabendo ao arquivista, aquando da elabora??o dos mesmos idd, a sua

defini??o/pondera??o;

5.

A informa??o relativa ¨¤ comunicabilidade ou ao acesso dever¨¢ ser individualizada ao n¨ªvel da s¨¦rie documental

(quando o idd seja constitu¨ªdo por invent¨¢rio) ou do documento simples ou composto (quando o idd seja

constitu¨ªdo por cat¨¢logo);

6.

Instituem-se apenas dois n¨ªveis de acesso para os documentos administrativos/provenientes de ¨®rg?os da

Administra??o P¨²blica: comunica??o total e comunica??o parcial ou diferida;

7.

O n¨ªvel de acesso comunica??o parcial ou diferida aplica-se a todos os documentos identificados em 2.

(documentos nominativos ou que contenham dados sens¨ªveis respeitantes a pessoas coletivas), ficando o seu

acesso diferido ou condicionado ¨¤ satisfa??o de uma das al¨ªneas do ponto 3;

8.

O n¨ªvel de acesso comunica??o total aplica-se a todos os documentos restantes (de natureza n?o nominativa);

9.

Os idd produzidos pelo ABM dever?o indicar a data (ano civil) a partir do qual as s¨¦ries documentais, no caso

dos invent¨¢rios, e os documentos simples ou compostos, no caso dos cat¨¢logos, passar?o futuramente a ser

objeto de comunica??o total (uma vez decorridos 75 anos sobre as datas dos mesmos);

10.

No caso das s¨¦ries documentais de acesso parcial ou diferido compostas, em simult?neo, por unidades de

instala??o (u.i.) com mais e menos de 75 anos, a men??o de comunicabilidade deve ser individualizada, no

invent¨¢rio, ao n¨ªvel da u.i., por forma a que se diferencie, dentro da s¨¦rie, as u.i. totalmente comunic¨¢veis

(encerradas h¨¢ mais de 75 anos) das que apenas o s?o parcialmente (encerradas h¨¢ menos de 75 anos). Para

evitar, nestes casos, sucessivas revis?es das men??es de comunicabilidade nos idd consoante se forem

completando 75 anos sobre o encerramento das u.i., dever-se-¨¢ tamb¨¦m identificar o ano civil a partir do qual

a u.i. passar¨¢ a ser objeto de comunica??o total.

ANEXOS

Anexo 1 ¨C Declara??o para familiares/representantes dos titulares dos dados

Anexo 2 ¨C Declara??o para efeitos de pesquisa hist¨®rica

LEGISLA??O APLIC?VEL

Lei n.? 16/93, de 23 de janeiro (que estabelece o Regime geral dos arquivos e do patrim¨®nio arquiv¨ªstico);

Lei n.? 65/93, de 26 de agosto (que regula o acesso aos documentos administrativos);

Lei n.? 14/94, de 11 de maio (que altera a lei n.? 65/93);

Lei n.? 107/2001, de 8 de setembro (que estabelece as bases da pol¨ªtica e do regime de protec??o e valoriza??o

do patrim¨®nio cultural);

Lei n.? 46/2007, de 24 de agosto (que regula o acesso aos documentos administrativos e sua reutiliza??o,

revogando a lei n.? 65/93 e transpondo para a ordem jur¨ªdica nacional a directiva comunit¨¢ria n.? 2003/98/CE);

3

As condi??es de acesso constantes da presente al¨ªnea f) foram estabelecidas pela CADA, entendendo esta que, em tais termos, e,

portanto, por motivos de interesse leg¨ªtimo relevante, podem tornar-se acess¨ªveis e comunic¨¢veis mesmo os documentos

nominativos cujo conte¨²do pessoal e sigiloso n?o ¨¦ suscet¨ªvel de ser expurgado ou destacado.

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