MANUAL DO UTILIZADOR - OCC

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Manual do Utilizador TOConline

Data de Publica??o: Setembro de 2014 ?ltima Atualiza??o: Dezembro de 2015

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?ndice

Introdu??o ................................................................................................................................................... 7

Conceitos B?sicos......................................................................................................................................... 9 Objetivos Gerais .................................................................................................................................................................... 9 Requisitos de Utiliza??o e Seguran?a.................................................................................................................................. 10 Vantagens e Oportunidades................................................................................................................................................ 11 Elementos Comuns do Interface com o Utilizador.............................................................................................................. 14 Menu de P?gina e ?rea de Trabalho Principal .................................................................................................................... 15

Configura??o e In?cio de Trabalho .............................................................................................................. 18 Acesso ao TOConline........................................................................................................................................................... 18 P?gina Inicial do CC no TOConline....................................................................................................................................... 20 Gest?o de Utilizadores e Perfis de Acesso .......................................................................................................................... 22

Envio de Convite ao Empres?rio...................................................................................................................................... 22 Ativa??o do Acesso do Empres?rio ................................................................................................................................. 23 ?rea de Utilizadores ........................................................................................................................................................ 24 Cria??o de Utilizadores.................................................................................................................................................... 25 Recupera??o de Senha .................................................................................................................................................... 26 Bot?o Utilizador .................................................................................................................................................................. 27 Editar Dados do Utilizador............................................................................................................................................... 27 Configura??o dos Alertas por Correio Eletr?nico ............................................................................................................ 29 Bot?o Empresa .................................................................................................................................................................... 31 Editar Empresa ................................................................................................................................................................ 31 Gerir Utilizadores ............................................................................................................................................................ 31 Ativar M?dulos da Empresa ............................................................................................................................................ 31

Menu Empresa........................................................................................................................................... 33 Painel de Bordo ................................................................................................................................................................... 33 Defini??es ........................................................................................................................................................................... 38

Dados da Empresa ........................................................................................................................................................... 39 Modelos de Documento.................................................................................................................................................. 43 S?ries de Documentos..................................................................................................................................................... 45 Fam?lias de Produtos e Servi?os ...................................................................................................................................... 49 Unidades de Medida ....................................................................................................................................................... 51 C?digo de Contas SNC ..................................................................................................................................................... 53 Bancos ............................................................................................................................................................................. 67 Utilizadores ..................................................................................................................................................................... 70 Clientes e Fornecedores...................................................................................................................................................... 71 Cria??o e Gest?o de Clientes ........................................................................................................................................... 71 Cria??o e Gest?o de Fornecedores.................................................................................................................................. 77 Produtos, Servi?os e Categorias de Despesa....................................................................................................................... 82 Cria??o e Gest?o de Produtos e Servi?os ........................................................................................................................ 82 Parametriza??o e Gest?o das Categorias de Despesa ..................................................................................................... 86 Importa??o e Exporta??o de Dados .................................................................................................................................... 90 Importa??o de Ficheiro SAF-T (PT) .................................................................................................................................. 90 Exporta??o de Ficheiro SAF-T (PT) de Fatura??o............................................................................................................. 92 Exporta??o de Ficheiro SAF-T (PT) com Documentos de Transporte .............................................................................. 94 Exporta??o de Movimentos Contabil?sticos .................................................................................................................... 96 Comunica??o de Documentos de Fatura??o ? Autoridade Tribut?ria .............................................................................. 100 Comunica??o de Fatura??o ? Autoridade Tribut?ria mediante Remessa do Ficheiro SAF-T (PT) ................................. 101 Comunica??o de Fatura??o ? Autoridade Tribut?ria por Transmiss?o Eletr?nica de Dados via Webservice ............... 103 Consulta das Faturas comunicadas no Portal e-Fatura ................................................................................................. 107 Comunica??o de Documentos de Transporte ? Autoridade Tribut?ria............................................................................. 111

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Menu Vendas........................................................................................................................................... 112 Cria??o de um Documento de Transporte ........................................................................................................................ 113 Cria??o de uma Fatura ...................................................................................................................................................... 119

Emiss?o de Fatura com Reten??o na Fonte .................................................................................................................. 124 Emiss?o de Fatura em Moeda Estrangeira .................................................................................................................... 125 Emiss?o de Recibo em Moeda Estrangeira ................................................................................................................... 126 Cria??o de um Registo de Saldo Inicial.............................................................................................................................. 127 Cria??o de uma Nota de Lan?amento a D?bito / a Cr?dito............................................................................................... 131 Configura??o de Aven?as .................................................................................................................................................. 133 Emiss?o de Relat?rios ....................................................................................................................................................... 137

Menu Compras ........................................................................................................................................ 150 Notas de Encomenda a Fornecedor .................................................................................................................................. 151

Emiss?o de Nota de Encomenda a Fornecedor ............................................................................................................. 154 Guias de Transporte de Fornecedor.................................................................................................................................. 156

Registo de Guia de Transporte de Fornecedor.............................................................................................................. 159 Emiss?o de Guia de Devolu??o a Fornecedor ............................................................................................................... 161 Comunica??o de Guia de Devolu??o a Fornecedor ? Autoridade Tribut?ria ................................................................ 163 Faturas de Compra ............................................................................................................................................................ 165 Registo de Saldos Iniciais de Fornecedores ................................................................................................................... 169 Emiss?o de Nota de Lan?amento a D?bito / a Cr?dito .................................................................................................. 170 Registo de Fatura de Compra de Fornecedor................................................................................................................ 171 Registo de Nota de Cr?dito / Nota de D?bito de Fornecedor ....................................................................................... 173 Emiss?o de Pagamento a Fornecedor ........................................................................................................................... 175 Consulta dos Pagamento Emitidos ................................................................................................................................ 177 Autofatura??o ................................................................................................................................................................... 178 Cria??o de S?rie de documento Autofatura??o ............................................................................................................ 180 Emiss?o de Fatura de Autofatura??o ............................................................................................................................ 181 Exporta??o do Ficheiro de Auditoria SAF-T (PT) de Autofatura??o ............................................................................... 183 Despesas ........................................................................................................................................................................... 184 Separador Empresa ....................................................................................................................................................... 185 Separador Colaboradores.............................................................................................................................................. 187 Separador Por Aprovar.................................................................................................................................................. 190 Separador Por Pagar...................................................................................................................................................... 192 Separador Pagamentos ................................................................................................................................................. 194 ?rea de Despesas do Colaborador ................................................................................................................................ 195 Registo de Despesa da Empresa.................................................................................................................................... 196 Registo de Despesa do Colaborador.............................................................................................................................. 198 Registo de Mapa de Desloca??es em Viatura Pr?pria ................................................................................................... 200

Gest?o de Stocks...................................................................................................................................... 203 Configura??o Inicial do M?dulo ........................................................................................................................................ 204

Ativa??o do Controlo de Stocks e Op??o por Stocks Negativos .................................................................................... 204 Defini??o das Op??es de Stocks e da Estrutura de Custos Indicativa dos Produtos...................................................... 205 Registo da Inventaria??o Inicial..................................................................................................................................... 207 Registo de Custos Adicionais com a Compra................................................................................................................. 211 Separador Exist?ncias ....................................................................................................................................................... 212 Separador Produtos a Encomendar .................................................................................................................................. 213 Separador Acertos de Stock .............................................................................................................................................. 214 Comunica??o de Invent?rio de Exist?ncias ................................................................................................................... 216 Documentos de Regulariza??o de Stock........................................................................................................................ 218 Separador Sugest?o de Stock............................................................................................................................................ 222 Relat?rios de Stocks .......................................................................................................................................................... 225 Extrato de Artigo ........................................................................................................................................................... 226 Mapa Geral de Stocks.................................................................................................................................................... 227 Mapa de Artigos em Ponto de Encomenda ................................................................................................................... 228 Mapa de Prepara??o de Invent?rio ............................................................................................................................... 229

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P ? g i n a |6 Mapa de Pendentes de stocks....................................................................................................................................... 230

Menu Colaboradores ............................................................................................................................... 231 Menu Documentos .................................................................................................................................. 232 ?rea de Mensagens ................................................................................................................................. 233

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Introdu??o

O TOConline ? um Sistema de Gest?o Online para Profissionais Liberais, Micro e Pequenas Empresas. Lan?ado em Janeiro de 2013, o TOConline ? j? a ferramenta de gest?o quotidiana de milhares de Contabilistas Certificados e Empreendedores. Face ? publica??o da legisla??o que alarga o ?mbito da obrigatoriedade de utiliza??o de programas inform?ticos de fatura??o certificados (Portaria n.? 340/2013, de 22 de novembro ? Quarta altera??o ? Portaria n.? 363/2010, de 23 de junho), a Ordem dos Contabilistas Certificados disponibiliza o TOConline, um sistema de fatura??o eletr?nica certificado pela Autoridade Tribut?ria, com o Certificado n.? 1662/AT, de 2112-2012. Com o TOConline, a Ordem dos Contabilistas Certificados prossegue a sua pol?tica de apoio aos seus membros, ?s Micro e Pequenas Empresas e aos Empres?rios em Nome Individual, disponibilizando-lhes uma solu??o de gest?o certificada, que lhes permite efetuar a fatura??o e a gest?o das tarefas e opera??es di?rias de encomendas, compras e vendas. A Ordem dos Contabilistas Certificados disponibiliza este manual de apoio ? configura??o e utiliza??o do TOConline e que permitir? aos utilizadores usufruir de todas as potencialidades da aplica??o. Adicionalmente, coloca ? disposi??o dos Contabilistas Certificados e demais utilizadores os servi?os de suporte TOConline, pelo telefone 217 999 700 e pelo email suporte@toconline.pt.

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