Iniciativa e-Processo Processo Administrativo Digital

Iniciativa: e-Processo ? Processo Administrativo Digital

Coordena??o-Geral da Arrecada??o e Cobran?a Receita Federal do Brasil

Respons?vel: Jo?o Paulo M. Silva, Coordenador Geral da Arrecada??o e Cobran?a

Equipe: Denis Coutinho Aguiar, Jose Eduardo Dinamarco Rodrigues, Luis Fernando Coutinho Fernandes, Marcelo de Sousa Silva, Paulo Roberto Andrade de Souza, Ricardo Jose Dantas Santana e Ronald Cesar Thompson.

Endere?o: Esplanada dos Minist?rios, edif?cio anexo ao Minist?rio da Fazenda, bloco P, 2? andar, sala 202G Bras?lia - DF CEP: 70048-900 Telefone: (61) 3412-3205 joao-paulo.silva@receita..br

Data do in?cio da implementa??o da iniciativa: Mar?o de 2006

Resumo A iniciativa visa ? extin??o do uso de papel nos processos dentro do ?rg?o p?blico mediante a cria??o do Processo Administrativo Digital (e-Processo). A promo??o da transpar?ncia dos atos p?blicos, com gest?o do conhecimento, maior autonomia e descentraliza??o administrativa, fortalece a democracia, melhora o ambiente de neg?cio e a confian?a no governo. O sistema foi implantado em todas as ?reas de neg?cios de 700 unidades administrativas, com 33 mil servidores conectados nos tr?s ?rg?os p?blicos federais: Receita Federal do Brasil (RFB), Procuradoria da Fazenda Nacional (PFN) e Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (Carf). A substitui??o de um documento papel por um documento imagem tem o cond?o de promover no Estado uma verdadeira reengenharia procedimental e administrativa.

Caracteriza??o da situa??o anterior Desde quando foi inventado, o papel propiciou o registro e o tr?mite da informa??o. Ele faz parte do nosso dia a dia, como suporte ?s intera??es humanas, em especial entre a sociedade e o Estado. A introdu??o da imagem digital como um documento v?lido em ?rg?os p?blicos traz no seu bojo uma grande mudan?a cultural, capaz de alterar conceitos administrativos e operacionais que conduzam a rela??o entre Estado e sociedade para um ambiente de maior intera??o e democracia, no qual o ato administrativo ? publicizado em um processo digital acess?vel via internet. Trata-se da materializa??o do governo eletr?nico em todos os ?mbitos, pois na imagem, da mesma forma que no papel, cabe qualquer informa??o, s?o conceitos gen?ricos e vers?teis aplic?veis em qualquer ?rea de neg?cio de qualquer ?rg?o p?blico.

Descri??o da iniciativa A ideia de ter um processo digital refor?a os conceitos de responsabilidade e compromisso, j? que propicia a transpar?ncia e a rastreabilidade do ato p?blico. Essas s?o as diretrizes desse sistema, de forma a permitir que todos possam enxergar o que todos est?o fazendo, tornando a organiza??o viva, no

sentido de corrigir distor??es, bem como alavancar a capacidade de aprendizado organizacional, uma vez que as melhores pr?ticas procedimentais poder?o ser observadas e seguidas pelos demais componentes da organiza??o. Quando uma demanda ou problema n?o pode ser resolvido mediante a intera??o direta do cidad?o contribuinte e dos sistemas eletr?nicos do ?rg?o, permanecemos no mundo jur?ssico do papel, que envolve uma s?rie de restri??es no que tange ? disponibilidade, seguran?a, agilidade, padroniza??o e gest?o pela qualidade. A transforma??o do processo para o formato digital minimiza consideravelmente essas restri??es e ? o foco da solu??o descrita nesse documento. A transpar?ncia dos processos administrativos digitais, acess?veis via internet, fortalece a democracia, melhora o ambiente de neg?cio e a confian?a no governo.

Concep??o da inova??o e trabalho em equipe A ideia de extinguir o papel come?ou com o anelo do secret?rio da Receita Federal, quando ainda era administrador de uma pequena unidade, passando, anos depois, pela constitui??o e amplia??o de um grupo de dezenas e, em seguida, de centenas de pessoas interessadas e altamente motivadas em tornar a ideia uma realidade, por meio da constru??o e implanta??o do sistema Processo Administrativo Digital (e-Processo). Importante ressaltar que as pessoas se comunicam por meio de ferramentas similares ?s utilizadas em redes sociais, com f?runs de discuss?o sobre os mais diversos aspectos e defini??es de como o sistema deveria funcionar. Foram realizados muitos semin?rios, n?o somente para treinamento e dissemina??o da informa??o e do conhecimento, mas para integrar pessoas afins, de forma que a colabora??o de uma era rapidamente incorporada por todas.

Objetivos da iniciativa ? Extin??o do papel dentro do ?rg?o p?blico mediante uso do Processo Administrativo Digital (e-Processo). ? Promo??o da transpar?ncia dos atos p?blicos, com gest?o do conhecimento, permitindo maior autonomia e descentraliza??o administrativa.

P?blico-alvo da iniciativa Todas as ?reas de neg?cios dos ?rg?os federais de controle do cr?dito tribut?rio: Receita Federal do Brasil (RFB), Procuradoria Geral da Fazenda Nacional e Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (Carf), compreendendo cerca de 33 mil servidores p?blicos.

A??es e etapas da implementa??o A seguir, um breve hist?rico da iniciativa: ? Em 2002-2003, a ideia de trabalhar com processos digitais foi concebida por um grupo multidisciplinar de servidores p?blicos das unidades administrativas da Receita Federal em Salvador (BA). ? Em 2005, foi eleito o projeto estrat?gico priorit?rio na RFB, canalizando recursos humanos e financeiros para o in?cio efetivo do desenvolvimento e da implanta??o do sistema. ? Em mar?o de 2006, foi criado e julgado o primeiro processo fiscal digital nas unidades administrativas de Salvador (BA). ? Em julho de 2008, iniciou-se a dissemina??o do e-Processo para 23 unidades da RFB e para o Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (2? inst?ncia de julgamento administrativo fiscal). ? Em 2009, o e-Processo foi disseminado para as 56 maiores unidades e teve in?cio nas unidades da Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (PGFN). ? Em 2010, houve a consolida??o do e-Processo no Carf, com a digitaliza??o de seu estoque de processos em papel e o in?cio de sess?es de julgamentos virtuais. ? Em 2011, o e-Processo foi implantado em todas as unidades e para todas as ?reas de neg?cio, inclusive a ?rea de pessoal e log?stica da RFB, totalizando 700 unidades administrativas em todo territ?rio nacional, com digitaliza??o do estoque das 17 Delegacias da Receita Federal de Julgamento (1? inst?ncia de julgamento administrativo fiscal) e nas unidades regionais da PGFN.

Descri??o dos recursos financeiros, humanos, materiais e tecnol?gicos

Tabela 1: Custo de desenvolvimento

Ordem

M?dulo

0

Estudo preliminar

1

Operacional

2

Cidad?o

3

Gerencial

4

Bir? de digitaliza??o

5

Emissor de documentos

6

Julgamento

Total

Fonte: RFB.

Prazo (meses) Inicial 24 8 16 8 8 16

Valor (R$) R$ 400.000,00 R$ 6.000.000,00 R$ 2.000.000,00 R$ 4.000.000,00 R$ 2.000.000,00 R$ 2.000.000,00 R$ 4.000.000,00 R$ 20.400.000,00

Tabela 2: Detalhamento do custo de desenvolvimento Equipe do projeto de desenvolvimento de alto desempenho 1 Gestor usu?rio (com equipe de usu?rios colaboradores de diversos ?rg?os participantes) 1 Gerente de projeto 1 L?der de equipe de desenvolvimento 14 Analistas de requisitos/desenvolvimento (podendo aumentar na fase de constru??o) 1 Engenheiro de computa??o

Consultorias especializadas Instala??es f?sicas para at? 20 pessoas: aluguel, condom?nio, telefone, internet, material de escrit?rio etc. Outras despesas Total

Custo mensal (R$) 30.000,00

20.000,00 15.000,00 70.000,00

15.000,00 20.000,00 10.000,00

70.000,00 250.000,00

Por que considera que houve utiliza??o eficiente dos recursos na iniciativa? Ainda que as despesas de desenvolvimento do sistema tenham sido significativas ? aproximadamente R$ 20,4 milh?es ?, h? que se destacar que esse mesmo valor j? representa a economicidade anual gerada para o ?rg?o pela digitaliza??o dos estoques de processos, uma vez que o sistema reduziu a necessidade de envio de malote pelos Correios para remessa de processos a serem julgados nas 17 Delegacias de Julgamento (DRJ) e para o Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (Carf).

Tabela 3: Retorno sobre o investimento da Delegacia da Receita Federal de Salvador e estimativa da Secretaria da Receita Federal

* O valor estimado para o Brasil, exceto para o ?ltimo item, foi calculado tendo como par?metro de proporcionalidade os dados da arrecada??o administrada da DRF Salvador com a arrecada??o nacional no ano de 2002. ** Estudo feito pela Secretaria de Reforma do Poder Judici?rio revela que 70% do tempo do tr?mite do processo ? consumido por problemas burocr?ticos, carimbos, idas e vindas dos volumes e at? com a costura de pastas.

Monitoramento e avalia??o da iniciativa O e-Processo integra os mais de 500 sistemas diferentes de tecnologia de informa??o que existem na Receita Federal, em mais de 60 unidades administrativas, e consolida todas as informa??es processuais sobre a arrecada??o de 16 tributos e contribui??es federais. Os gr?ficos a seguir demonstram a evolu??o da utiliza??o do sistema e-Processo.

Gr?fico 1: Quantidade de usu?rios e acessos ao sistema

Gr?fico 2: Quantidade de documentos e espa?o de armazenamento

Resultados quantitativos e qualitativos concretamente mensurados

? Aumento da arrecada??o com a redu??o dr?stica do tempo de tr?mite processual. Encontram-se em

julgamento, em processos em papel, cerca de R$ 400 bilh?es, cuja arrecada??o pode ser majorada pela

tempestiva cobran?a administrativa e judicial. A seguir, apresentam-se os marcos do projeto e sua

expectativa de redu??o do tempo de tr?mite (em dias).

Item

Marcos de a??es

1

Processo papel - situa??o atual

2

Implanta??o dos processos digitais

3

Integra??o sess?o de jul. com o CT

4

Recep??o de peti??es via internet (e-CAC)

5

Integra??o com o sistema Decis?es W

6

Peti??es em formul?rio eletr?nico

7

Decis?es eletr?nicas malha PF/SCC/e-Safira

8

Massifica??o da Ci?ncia Eletr?nica

Fonte: RFB.

Gr?fico 3: Marcos do projeto e expectativa de redu??o do tempo de tr?mite em dias. ? Economia direta para a administra??o p?blica sobre despesas de materiais de expediente e dos Correios para dar ci?ncia de documentos em papel, o que custa dezenas de milh?es de reais por ano e consome cerca de 30% do tempo de tr?mite processual. ? Celeridade e comodidade no atendimento ao cidad?o via internet. ? Redu??o do n?vel de corrup??o pela maior transpar?ncia e rastreabilidade dos atos e da gest?o p?blica. ? Valoriza??o do servidor, mediante a elimina??o de atividades manuais, rotineiras e at? alienantes. Com o tempo, as pessoas ser?o treinadas a fazer atividades mais criativas, que necessitem realmente de um t?cnico especializado. Ou seja, os profissionais poder?o trabalhar em um ambiente limpo e agrad?vel, sem as pilhas de processos empoeirados. ? Redu??o dos n?veis hier?rquicos, propiciada pelo melhor gerenciamento dos processos em meio digital, com controles de estoque, distribui??o, produtividade, temporalidade e verifica??o de procedimentos de forma simples e on-line. O sistema e-Processo n?o traz consigo apenas uma mudan?a procedimental pela extin??o do papel, mas, sobretudo, introduz uma nova cultura gerencial pela qualidade. ? Gest?o do Conhecimento pela facilidade de dissemina??o das melhores pr?ticas procedimentais.

Obst?culos encontrados e solu??es adotadas Na Receita Federal do Brasil, o projeto e-Processo j? completou oito anos, desde a sua concep??o, passando pelas fases de convencimento e prioriza??o de recursos; pelas descontinuidades administrativas; e at? pelo engessamento por conta de pol?ticas de governo, seja na ?rea de compras, seja na ?rea de seguran?a da informa??o. Por mais que seja bem gerida, uma organiza??o p?blica ? regida por princ?pios administrativos p?blicos que demandam tempo para serem evidenciados, absorvidos e cumpridos. O fundamental ? que se tenha um patrocinador estreitamente alinhado com a equipe do projeto.

Fatores cr?ticos de sucesso A transforma??o dos processos em papel em processos digitais abre espa?o para uma revolu??o procedimental e tamb?m provoca, como qualquer mudan?a estrutural, resist?ncias de toda ordem, afinal,

substituem-se antigos h?bitos de trabalho por outros inteiramente novos. Muito mais do que modificar a forma de fazer as coisas, altera-se o que se faz, a partir do uso otimizado das tecnologias GED (Gerenciamento Eletr?nico de Documentos) e Workflow. O aprendizado organizacional no n?vel operacional ? um aspecto importante a ser considerado, mas n?o menos relevante ? a necessidade de que um projeto dessa magnitude seja apoiado pela sociedade e pelo governo. O ritmo de realiza??o do projeto depende de diversas pessoas que ocupam posi??es-chave na estrutura de poder dos ?rg?os. As ideias necessitam ser amadurecidas e aceitas por todos, o que requer tempo e firmeza nos prop?sitos, e uma comunica??o ampla e efetiva com os p?blicos.

Por que a iniciativa pode ser considerada uma inova??o em gest?o? Infelizmente, mesmo com o advento da Tecnologia da Informa??o (TI), a cultura burocr?tica ainda permanece com as mesmas estruturas organizacionais, refletindo a administra??o do papel e da assinatura com todo seu ritual de poder. Apesar do desenvolvimento de v?rios sistemas e da redu??o do controle burocr?tico das decis?es dentro de sistemas padronizados de entradas e sa?das, a imensa maioria das decis?es carece do papel e da caneta para serem homologadas. O que muda na gest?o p?blica com a imagem do papel? A imagem rompe a barreira f?sica e temporal de controle concentrado e local, e permite o controle amplo, difuso, atemporal e a dist?ncia, gra?as ? transpar?ncia e ? rastreabilidade garantidas pela Tecnologia da Informa??o. Aumenta a seguran?a dos atos por inibir adultera??es, por facilitar a responsabiliza??o, bem como refor?a o compromisso do servidor p?blico com seu trabalho, seja ele um funcion?rio da ponta, um gestor p?blico ou um pol?tico, pois estar? sempre sendo observado por todos. A imagem induz a um comportamento mais ?tico e eficiente, o que permite uma simplifica??o da estrutura de controle burocr?tico, com redu??o dos n?veis de inst?ncias de julgamento por via da descentraliza??o administrativa, permitindo julgamentos colegiados virtuais em turmas especializadas por assunto, em ?mbito nacional. Boa parte da necessidade de v?rios centros pulverizados de decis?o ? por conta da dificuldade e do custo da movimenta??o f?sica do papel. Se um papel fosse protocolado no Oiapoque (AP) e julgado no Chu? (RS), o custo para transportar os processos seria maior que toda a folha de pagamento do ?rg?o. J? passou o momento de evoluir de uma administra??o burocr?tica, por absoluta falta de funcionalidade, para uma administra??o gerencial com foco no processo de trabalho e nos resultados. Para tanto, deve-se utilizar uma estrutura em rede, que permita, ao mesmo tempo, maior controle e publicidade dos atos processuais, e que tamb?m seja composta por novas estruturas concentradas, de decis?es tomadas em equipe e mais especializadas. O trabalho dos servidores, em ?ltima an?lise, consiste em organizar as informa??es, alimentar sistemas que auxiliam na tomada de decis?o, segundo uma regra de neg?cio oriunda, na maioria dos casos, de uma legisla??o. Quando os fundamentos da decis?o s?o transparentes para todos os p?blicos interessados, a administra??o p?blica se comporta como um sistema integrado ? com regras de neg?cio mais aderentes ? norma ?, mais uniforme e mais funcional, ou, melhor ainda, permite que as regras sejam revisadas mais rapidamente para acompanhar a evolu??o dos trabalhos. A imagem permite que as pessoas aprendam mais facilmente pelo acesso ao trabalho realizado por outro colega, quebrando a maior barreira do crescimento organizacional: a absor??o da informa??o e do conhecimento. Ela tamb?m introduz novos elementos para repensar a forma de trabalho, com a inclus?o do teletrabalho, vencendo barreiras f?sicas e temporais, o que enseja a redu??o do n?mero de unidades administrativas por via da especializa??o dos trabalhos reorganizados no ?mbito nacional. Segundo estudos do Banco Mundial, o Brasil se tornou um dos pa?ses mais burocratizados, nos ?ltimos 20 anos, justamente no momento em que a prosperidade no mundo foi impulsionada pelo aumento da velocidade do fluxo da informa??o em meio digital, rompendo as amarras do papel. Por analogia, a substitui??o de um documento papel por um documento imagem tem o cond?o de promover no Estado uma verdadeira reengenharia procedimental e administrativa.

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