Gestão de Processos de Estoque e Armazenagem Visando ...

[Pages:17]Gest?o de Processos de Estoque e Armazenagem Visando Redu??o de Custos

Sergio Roberto Masenssine sergio@.br

FaSF

Elaine Maria Corr?a elainefortes3@

FaSF

Adival de Sousa Monteiro adivalmonteiro@

FaSF

Marcus Vinicius Barbosa marcus.barbosa@

FaSF

Resumo:Os processos log?sticos passaram a ser parte indispens?vel para que as empresas possam se organizar e melhorar seus custos e faturamento, n?o se limitando apenas ?s atividades de transporte. Este estudo tem como objetivo discutir a gest?o dos processos de estoques e armazenagem, visando ? redu??o de custos nas empresas. A falta de profissionais qualificados permite que ocorram falhas na execu??o das ferramentas necess?rias na gest?o desses processos. Embora a empresa desenvolva a??es para o correto gerenciamento do estoque, a falta de profissionais qualificados faz com que as ferramentas (softwares) n?o sejam utilizadas corretamente, acarretando assim a falta de mercadorias, e sua armazenagem n?o ? classificada e codificada no sistema, dificultando o planejamento e controle de estoque da empresa e tamb?m a localiza??o dos itens. Metodologicamente, este estudo est? embasado em uma pesquisa bibliogr?fica, a fim de nivelar os conhecimentos sobre o tema e em e uma releitura de um Estudo de Caso, estabelecendo em seguida, a an?lise cr?tica sobre os resultados. Por fim, constatou-se a necessidade de uma gest?o qualificada no tocante a estoques e armazenagens para que dessa forma, possa obter redu??o de custos nas opera??es log?sticas.

Palavras Chave: Log?stica - Estoque - Armazenagem - Redu??o de Custos -

1 - INTRODU??O

Pode-se definir gest?o de processos, como uma ferramenta de planejamento desenvolvida dentro da empresa que por sua vez reside num controle de tarefas que engloba v?rias atividades para que o planejamento de pessoas seja levado a diante.

A qualidade de um sistema de gest?o bem estruturada pelo mapeamento de processos organizacionais com foco nas atividades e suas decorr?ncias para identificar as imperfei??es e melhor?-los antes de qualquer automatiza??o. O T.I tem uma participa??o ativa, pois atrav?s dele, ser? poss?vel atualizar os processos, come?ando agir dentro da empresa, at? o desenvolvimento dos colaboradores da organiza??o.

Contudo o n?o acompanhamento destas tarefas pode acarretar em grandes problemas dentro da organiza??o. As falhas de controle e gest?o de estoques proporcionam diferen?as not?veis na concilia??o do invent?rio f?sico e cont?bil de produtos acabados de uma empresa. Os problemas decorrem da falta de controle no fluxo desses produtos e podem ocasionar perdas significativas para a empresa como, por exemplo, o aumento nos custos, na falta de informa??es precisas para o faturamento, a insatisfa??o de clientes e conflitos internos entre funcion?rios. Desse modo, faz-se necess?rio uma gest?o de processos de alta qualidade.

Hoje a log?stica n?o ? somente vista como distribui??o e armazenagem, mais sim como uma liga??o de setores tais como: produ??o, armazenagem, compras, financeiro e marketing. Tornando assim mais estreitas, aproximando assim, o conceito e pr?tica da log?stica que no in?cio eram duas coisas distintas.

O objetivo geral deste estudo ? fazer um diagn?stico da ?rea de armazenagem e estoque e elaborar um conjunto de melhorias para o sistema de armazenagem e estoque dos produtos no CD, visando sempre um melhor armazenamento na parte de estoque e armazenagem buscando integrar a parte do TI e softwares capazes de interagir com o programa correspondente a fim de gerar uma melhor resposta dentro das opera??es log?sticas executadas pela organiza??o, visando a redu??o de custos visto que este processo impacta diretamente no financeiro da empresa.

A gest?o de processos vem com o intuito de beneficiar a empresa, tanto na armazenagem quanto na estocagem de materiais, produtos ou insumos a fim de que quanto melhor for esta gest?o dos processos melhor ser?o os benef?cios para a organiza??o, aplicando sempre ferramentas ou softwares capazes de ajudar ou proporcionar benef?cios e redu??o de custos.

A metodologia adotada neste estudo pauta de uma revis?o da literatura para melhor compreens?o do tema. O trabalho comp?e-se de uma abordagem a cerca dos processos log?sticos, a evolu??o da log?stica e suas atividades prim?rias, a gest?o de estoques e uma an?lise cr?tica sobre com a releitura do Estudo de caso da empresa Titto Embalagens localizada na cidade de Lins, estado de S?o Paulo.

1.1 Conceitos de Processos na Log?stica

A log?stica se iniciou ligada ?s opera??es militares, pois os generais tinham a necessidade de reposi??o de armamento, alimenta??o, socorro m?dico na hora certa no campo

de batalha.

Desde os tempos b?blicos os l?deres militares j? se utilizavam da log?stica. As guerras eram longas e geralmente distantes, eram necess?rios grandes e constantes deslocamentos de recursos. Para transportar as tropas, armamentos e carros de guerra pesados aos locais de combate onde eram necess?rios um planejamento, organiza??o e execu??o de tarefas log?sticas, que envolviam a defini??o de uma rota, nem sempre a mais curta, pois era necess?rio ter uma fonte de ?gua pot?vel pr?xima, transporte, armazenagem e distribui??o de equipamentos e suprimentos (DIAS, 2009, p.27).

A log?stica foi, por muito tempo, confundida com transporte e armazenagem. Conforme foi evoluindo a fabrica??o e distribui??o de produtos, o conceito log?stico foi se modificando. Para Ballou (2012), a log?stica se compreende como a movimenta??o e armazenagem que facilitam o escoamento de produtos desde o ponto de aquisi??o da mat?riaprima at? o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informa??o que colocam os produtos em movimento, com o prop?sito de providenciar n?veis de servi?o adequados aos clientes a um custo razo?vel.

Logo ap?s a segunda guerra mundial, muitos conceitos log?sticos foram gerados e utilizados. Essa influencia durou poucos anos, mas em 1945 as empresas come?aram a colocar o transporte e armazenagem na responsabilidade de um ?nico gerente. Segundo Pozo (2010) "As for?as armadas da Am?rica foram os primeiros a utilizar esse conceito de log?stica, na Segunda Guerra Mundial, e com sucesso [...] no inicio dos anos 50." Entre 1950 e 1970 - o desenvolvimento: entre o in?cio dos anos 50 e a d?cada de 60 houve uma evolu??o muito grande da teoria e a pr?tica da log?stica.

Com essa evolu??o da teoria, professores de marketing e administra??o ficaram contrariados porque as empresas davam mais aten??o ? compra e venda do que ? distribui??o f?sica. Depois de 1970 - anos do crescimento: a log?stica empresarial come?ou a colher os benef?cios de seu uso, por?m as empresas pareciam estar mais preocupas com lucros do que com controle dos custos. Muitas vezes essa evolu??o era mascarada pela inefici?ncia do mercado, tanto na distribui??o quanto na produ??o. Segundo Bowersox e Closs (2001), a log?stica empresarial, como campo da administra??o de empresas, entrou na d?cada de 70 em estado descrito como de semimaturidade.

Alguns eventos foram fundamentais para essa evolu??o, como por exemplo, as ind?strias petrol?feras, que a partir de 1973 aumentaram os pre?os do petr?leo no decorrer dos setes anos seguintes, influenciando na diminui??o do mercado e no aumento da infla??o. Hoje a log?stica n?o ? vista somente como distribui??o de materiais, mas sim como administra??o de materiais e distribui??o f?sica. A liga??o entre setores de produ??o, armazenagem, compras, financeiro e marketing se tornaram mais estreitas, aproximando, assim, o conceito e pr?tica da log?stica que no inicio eram duas coisas distintas. A seguir ser?o descritas as principais atividades log?sticas, dividas em prim?rias e de apoio.

1.2 Evolu??o da Log?stica

Desde os tempos b?blicos, os l?deres militares j? se utilizavam da log?stica. As guerras eram longas e geralmente distantes e eram necess?rios grandes e constantes deslocamentos de recursos. Para transportar as tropas, armamentos e carros de guerra pesados aos locais de combate eram necess?rios o planejamento, organiza??o e execu??o de tarefas log?sticas, que

envolviam a defini??o de uma rota; nem sempre a mais curta, pois era necess?rio ter uma fonte de ?gua pot?vel pr?xima, transporte, armazenagem e ditribui??o de equipamentos e suprimentos. Na antiga Gr?cia, Roma e no Imp?rio Bizantino, os militares com o t?tulo de Logistikas eram os respons?veis por garantir recursos e suprimentos para a guerra.

Hoje, a log?stica se tornou preponderante no contexto da economia, al?m de proporcionar a movimenta??o de mercadorias, contribui para uma significativa empregabilidade principalmente no setor de presta??o de servi?os. Estudos apontam que a log?stica tem ampliado seu segmento de forma a atender as exig?ncias do mercado que cresce constantemente, com isso tem surgido novas modalidades de atividades log?sticas.

1.3 Atividades Prim?rias da Log?stica

Sabe-se que a log?stica busca otimizar os fluxos de informa??es e materiais desde o ponto de origem (aquisi??o) at? o ponto de destino final (consumidor), visando assim proporcionar n?veis de servi?o adequados as necessidades dos clientes/fornecedores e a um custo competitivo.

Independente se a atividade se inserir como prim?ria ou de apoio, todas possuem uma import?ncia consider?vel dentro da log?stica, onde n?o ? mais poss?vel separar essas atividades, elas formam um conjunto que funcionando em conson?ncia, contribui para que a pr?tica da log?stica ocorra dentro das necessidades do mercado. Transportar, armazenar e distribuir tem o mesmo grau de import?ncia em qualquer etapa da log?stica.

1.3.1 Transporte

Transporte ? uma das atividades log?sticas mais importante pois absorve em m?dia dois ter?os dos custos log?sticos. Nenhuma empresa, mesmo as mais modernas, pode trabalhar sem uma forma de transporte, porque ela sempre ter? produtos acabados e ter? que lev?-los at? o consumidor final.

Essa atividade ? composta por v?rios modais dispon?veis para movimenta??o de mat?ria-prima, materiais, produtos e servi?os, s?o eles: rodovi?rio, ferrovi?rio, hidrovi?rio, dutovi?rio e o aerovi?rio. Segundo Pozo (2010) "O transporte refere-se aos v?rios modelos dispon?veis para se movimentar mat?ria-prima, materiais, produtos e servi?os, e os modais utilizados s?o: rodovi?rio, ferrovi?rio, hidrovi?rio, dutovi?rio e o aerovi?rio." O transporte adiciona valor de "lugar" ao produto e tem sua import?ncia reconhecida em um grande n?mero de empresas, tanto de pequeno quanto de grande porte.

Considerada como a atividade principal da log?stica at? certo tempo, a atividade de transporte ganhou uma nova dimens?o em face do crescimento do mercado e a movimenta??o de outros tipos de mercadorias, apesar de ainda possuir uma participa??o elevada na forma??o de pre?os, pode-se afirmar que ainda se trata da atividade carro-chefe da log?stica, praticamente n?o se pratica log?stica sem considerar a vari?vel transporte.

1.3.2 Estoque

O estoque agrega valor de tempo ao produto, pois envolve a disponibilidade do mesmo a ser entregue para o consumidor final. ? necess?rio manter estoques, por?m sua

administra??o se torna um desafio para as empresas, pois envolve manter n?veis os mais baixos poss?veis, pelo alto custo, mas ao mesmo tempo, tendo que prover a disponibilidade certa para atender aos clientes, e isso requer uma administra??o cuidadosa.

Segundo Ballou (2012, p.24), "O uso extensivo de estoques resulta no fato de que, em m?dia, eles s?o respons?veis por aproximadamente um a dois ter?os dos custos log?sticos, o que torna a manuten??o de estoques uma atividade - chave da log?stica". Para uma agrega??o de valor din?mico ao estoque, ele deve estar posicionado pr?ximo aos consumidores ou ?s f?bricas. Manter v?rios pontos de estoque gera um alto custo, fazendo com que os produtos armazenados tenham adicionados ao seu valor de mercado de 25 a 30% por ano, por isso requer uma administra??o bem cautelosa.

O estoque tem sido considerado um fator primordial para a log?stica. As novas exig?ncias do mercado consumidor t?m imputado ?s empresas a necessidade de uma vigil?ncia constante na quest?o relativa ao estoque. Sendo tamb?m uma atividade que determina um grau elevado na qualidade final do processo log?stico, requer um constante monitoramento, pois sua falta implica em preju?zo e a sobre, por sua vez, n?o ? diferente.

1.3.3 Pedidos

Esta atividade prim?ria que inicializa a movimenta??o de produtos e a entrega de servi?o age como um gatilho para o atendimento das necessidades de demanda, com objetivo de obter o m?ximo de velocidade e precis?o ao m?nimo de custos. Para Pozo (2010, p.10), "Sua import?ncia deriva do fato de ser um elemento cr?tico em termos do tempo necess?rio para levar bens e servi?os aos clientes, em rela??o, principalmente, ? perfeita administra??o dos recursos log?sticos dispon?veis"

Essas tr?s atividades s?o consideradas prim?rias porque o objetivo do resultado final de um pedido ? conseguir atender os clientes quando e onde eles quiserem e essas atividades s?o cruciais para cumprir essa miss?o. Ballou (2012) salienta que "O resultado final de qualquer opera??o log?stica ? prover servi?os por conseguir mercadorias para os clientes quando e onde eles quiserem".

1.4 Atividades de Apoio na Log?stica

Com a antiga miss?o de "guardar estoques", o que representava um custo a mais no neg?cio, a armazenagem depara-se com sua nova e imprescind?vel miss?o, que ? "gerenciar o fluxo f?sico e de informa??es". Com a crescente demanda do mercado por novos produtos e a necessidade de pronta entrega, as atividades de apoio ? log?stica t?m ganhado uma propor??o significativa no setor. Uma base s?lida de apoio ?s atividades pode significar a continuidade das opera??es, contribuindo assim, para que a empresa cumpra com suas obriga??es dentro das normalidades.

Na aus?ncia de um aparato que garanta a manuten??o das atividades de apoio, a empresa se torna alvo de erros considerados prim?rios na log?stica, como sobra ou falta de estoque, armazenagem inadequada, n?o cumprimento de prazos, o que, de certa forma impede que a empresa se mantenha "viva" no mercado.

1.4.1 Armazenagem

Segundo Pozo (2010), "Armazenagem ? o processo que envolve administra??o dos espa?os necess?rios para manter os materiais estocados". Esta atividade envolve fatores como localiza??o, arranjo f?sico, equipamentos de movimenta??o e grande necessidade de recursos financeiros e humanos. Seus custos podem absorver de 10 a 40% das despesas log?sticas, por?m, se bem administrada, agrega valor ao produto, se diferenciando no atendimento aos clientes.

A exemplo do estoque, a armazenagem tem papel decisivo na log?stica. A sua correta aplica??o contribui para que as demais atividades ocorram dentro das normalidades. Armazenar tem se tornado fundamental nos processo log?sticos, visto que, ao criar estoque, ? preciso armazenar e da? surge uma s?rie de atividades que comp?e a armazenagem como: controle de tempo, ordem de entrada e sa?da, as prioridades de armazenamento, etc..

1.4.2 Manuseio de Materiais

Esta atividade est? relacionada ? armazenagem e manuten??o de estoques, relaciona-se ? movimenta??o dos produtos do momento de sua chegada no armaz?m at? o local da armazenagem e at? o ponto de despacho da mercadoria.

Essa atividade envolve movimenta??o de materiais no local de estocagem, que pode ser tanto estoques de mat?ria-prima como de produtos acabados. Pode ser a transfer?ncia de materiais do estoque para o processo produtivo ou deste para o estoque de produtos acabados, pode ser tamb?m a transfer?ncia de um dep?sito para outro (POZO, 2010, p.12).

Para Ballou (2012) s?o considerados problemas importantes selecionar bem os equipamentos de movimenta??o, procedimentos para forma??o de pedidos e balanceamento da carga de trabalho por parte das empresas. Entende-se que nesta ?rea todo o cuidado deve ser tomado, pois uma simples falha ou movimenta??o equivocada poder? afetar de forma consider?vel o restante da opera??o visto que existe alguns tipos de materiais que necessitam de controle especifico.

A Tecnologia tem contribu?do decisivamente para o coreto manuseio de cargas e mercadorias nos centros de distribui??o. J? ? poss?vel operar algumas etapas atrav?s de equipamentos eletr?nicos, favorecendo sobremaneira a qualidade nas opera??es, bem como dispensando o esfor?o humano. Constata-se que ainda se trata de um custo representativo para as empresas, por?m, tem se tornado de suma import?ncia o investimento em equipamentos, para que as atividades possam ocorrer dentro dos tempos estimados, n?o contribuindo de forma negativa nas atividades da empresa.

1.4.3 Embalagem

Seu objetivo ? movimentar bens sem danific?-los, por?m, com pre?os acess?veis a empresa. No??es exatas de empacotamento ajudam no manuseio e armazenagem eficiente. Segundo Pozo (2010), "Um bom projeto de embalagem do produto auxilia a garantir a perfeita e econ?mica movimenta??o sem desperd?cios. Al?m disso, dimens?es adequadas de empacotamento encorajam manuseio e armazenagem eficientes".

Levando-se um pouco para o quesito marketing o fator embalagem gera bastantes pontos positivos em rela??o ao cliente que ao longo do tempo se tornam cada vez mais exigentes com o que se diz respeito ao fator embalagem, com isso as ind?strias e empresas

tendem a viver em constantes mudan?as a fim de agradar e aproximar cada vez mais o p?blico alvo neste caso os clientes.

Relativamente ? quest?o seguran?a e praticidade, as embalagens t?m gando contornos e modelos mais adequados a cada tipo de mercadoria. Outro aspecto bastante relevante observado nos ?ltimos tempos trata-se da durabilidade e do seu reaproveitamento. J? existem diversos tipos de embalagens reaproveit?veis e quando n?o, podem se transformar em produtos recicl?veis. Tem sido verificada uma preocupa??o constante dos produtores em criar embalagens que atendam as diversas necessidades da log?stica, levando em conta a diversifica??o de mercadorias nos transportes.

2 GEST?O DE ESTOQUE

O maior objetivo da administra??o de estoque ? maximizar o feito feed back de vendas e ajuste do planejamento da produ??o. Devendo-se diminuir o capital investido em estoques, pois s?o caros e sempre est?o aumentando. N?o existe possibilidade de nenhuma empresa trabalhar sem estoque, a responsabilidade de seus gerenciadores s? aumenta. Uma das prioridades dos gerentes financeiros ? a redu??o dos estoques, dito isso o cap?tulo tem como objetivo explanar sobre a gest?o de estoque.

Uma das raz?es por que muitas empresas mant?m estoques elevados, aos padr?es modernos, ? que essa atitude permite ? firma comprar e produzir em lotes econ?micos, que ? a vis?o ultrapassada da produtividade. No entanto, qualquer que sejam os n?veis de estoques, eles incorrem na an?lise de v?rios custos que est?o correlacionados (POZO 2010, p.26).

De acordo com o com o controle de estoque dentro da log?stica, levamos em considera??o a estipula??o nas quais os n?veis de materiais e produtos que as empresas devem manter dentro de seus par?metros econ?micos. O estoque engloba diversos materiais como: Mat?ria-prima , material auxiliar, material de manuten??o , material de escrit?rio , pe?as em processos e material e produtos acabados. Para Pozo (2010), "A raz?o pela qual ? preciso tomar uma decis?o acerca das quantidades dos materiais a serem mantidos em estoque est? relacionada com os custos de estocar."

A administra??o de estoque foi integrada recentemente a log?stica. O motivo pelo qual n?o foi inclu?do antes est? ligado a duas raz?es: os custos de movimenta??o de material a ser menor que o custo de distribui??o, que em m?dia ? de 3 a 10% das vendas e a distribui??o f?sica dos produtos t?m custos duas vezes maior que os custos de materiais. Outra raz?o ? definir o local de materiais dentro das atividades log?sticas , tarefa que n?o ? f?cil, pois v?rias diverg?ncias s?o criadas e debates mesmo fazendo parte da log?stica.

2.1 Tipos de Estoque

O almoxarifado de mat?ria ? prima tem como responsabilidade de estocagem de pe?as que produzem os produtos acabados ou at? mesmo produtos agregados aos acabados. Pozo (2010) defende que, "Por mat?ria-prima entende-se em geral o material b?sico que ir? receber um processo de transforma??o dentro da f?brica, para, posteriormente, entrar no estoque de acabados como produto final".

Toda empresa necessita de uma estocagem de mat?ria-prima, a quantidade estocada varia de acordo com o tempo de reposi??o, da frequ?ncia de uso, do investimento exigido e

das caracter?sticas f?sicas do produto.

Segundo Dias (2009), "Outros fatores que afetam o n?vel das mat?rias-primas s?o certas caracter?sticas f?sicas, como tamanhos e durabilidade. Um item barato, que requer longo tempo de reposi??o [...], certamente estragaria ou se deterioraria antes de ser usada".

Um estoque maior acarreta maiores custos, pois o capital estar? imobilizado durante um per?odo de tempo mais longo. O ciclo total do estoque, que vai desde a compra da mat?ria-prima at? a venda do produto acabado, deve ser minimizado e ao mesmo tempo as faltas de estoque mantidas ao m?nimo poss?vel (DIAS, 2009 p.15).

A administra??o eficiente minimiza o n?vel ao m?nimo ao estoque de produtos em processos, diminuindo a necessidade de caixa, de acordo com o aumento da rotatividade. Almoxarifado com produtos acabados mant?m produtos finalizados, por?m ainda n?o foram vendidos, os estoques s?o reduzido a quase zero, pois s?o produzidas as encomendas. No entanto, h? empresas que produzem antes de efetuarem as vendas, fazendo assim uma renda baseada nas previs?es, processos e investimentos exigidos em produtos acabados. Segundo Pozo (2010), "Este ? o estoque dos produtos prontos e embalados que ser?o enviados aos clientes. O resultado do volume desse estoque ? fun??o da credibilidade de atendimento da empresa!.

2.2 Custo de Estoque

Os custos de estoque est?o ligados diretamente ? administra??o de estoque. Os custos s?o divididos em tr?s t?picos: custos de estoque, custo de pedidos e custo de falta de estoque (BALLOU, 2012 p. 27). Na manuten??o de estoque s?o os custos que mant?m as mercadorias estocadas, fazendo assim uma liga??o entre todos custos presentes em log?stica, na qual cada um assumi e controla seus gastos.

O segundo custo de armazenagem, est? ligado diretamente a impostos e seguros, sendo a taxa de impostos ligados ? quantidade de materiais e quanto tempo ? preciso para mant?-lo estocado, em contra partida a taxa de seguro est? indiretamente ligado a armazenagem, estando ligada a quantidade de mercadorias mantidas no armaz?m.

Custos de pedidos refere-se a aquisi??o do processo de materiais para reposi??o do estoque. Ocorrendo a emiss?o de um pedido de compra e chegando ao fornecedor, os custos aumentam, por exemplo, custo de pedidos processados, custo de envio at? o fornecedor; custo de prepara??o de produ??o; custo de desvio e por fim o pre?o das mercadorias. De acordo com Pozo (2010), "Os custos vari?veis consistem nas fichas de pedido e no processo de enviar esses pedidos [...] o custo de pedido est? diretamente determinado com base no volume das requisi??es ou pedidos que ocorrem no per?odo".

Custo por falta de produtos no estoque, ocorre devido ? m? administra??o do estoque, ocasionando assim dois tipos de custos de falta referente a esse incidente: perda das vendas, ocorre quando o pedido do cliente ? pedido e com isso a imagem da empresa fica manchada, acarretando a perda dos lucros futuros , devido a incredibilidade gerada pelo cliente. Na vis?o de Ballou (2012) "[...] ? um tipo de custo de oportunidade, onde n?o h? desembolso direto. ? tamb?m dif?cil a mensura??o, uma vez que exige a capacidade de prever as inten??es futuras do cliente quanto ?s novas compras".

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